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Les 9 règles d’or de l’organisation d’un événement

marketing

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale • 07/12/2018  4 minutes de lecture

Faire un événement au service du marketing peut recouvrir de

nombreuses formes : meet-up,  web-conférence, conférence de presse,
making-off, promotion, … Si dans l’absolu, l’organisation d’un événement
peut paraître simple, il s’avère indispensable  de respecter certaines
règles d’or qui vous permettront que celui-ci. devienne une réussite.

1- Dé�nissez votre événement avec

 précision.
Avant de vous lancer dans la réservation d’une salle, il vous faut d’abord
commencer par définir la forme qu’il prendra. Voyage, conférence, week-
end, street marketing, … les contraintes ne seront pas les mêmes suivant le
format que vous décidez d’adopter. Commencez par déterminer les
grands points de celui-ci  comme le public ciblé, le nombre de personnes
désirées, le budget, les dates, le message ainsi qu’un programme éventuel.
Vous en aurez ainsi les grandes lignes. A noter que la date s’avère souvent
déterminante car certains de vos prestataires auront peut-être déjà un
agenda chargé.

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2- Réalisez-le étape par étape

Une fois les grandes étapes définies, n’hésitez pas à écrire les grands items
de celui-ci :

location de salle, restauration, animation, déplacement, … Certains formats

entraînent des contraintes supplémentaires et il vous faut donc les Cerner
le plus en amont possible. Ainsi si vous décidez d’organiser un événement
avec prise de parole, des micros seront nécessaires. Vous devrez ainsi
prendre en compte l’ensemble de celles-ci pour chaque partie de votre
événement et vous assurez que vous n’oubliez rien.

3- Contactez plusieurs prestataires

Il est souvent tentant de contacter un prestataire que vous connaissez
bien et de se limiter à un devis. N’hésitez pas à en contacter plusieurs en
étant le plus précis possible sur votre budget, le type d’animation que
vous souhaitez réaliser, … Il s’agit de pouvoir comparer l’ensemble de vos
prestataires en fonction de la qualité du service fourni et du prix. Vous
pourrez également en profiter pour vérifier que vous avez bien pris en
compte les différentes contraintes et la présence du matériel nécessaire
afin de ne rien omettre. Inutile par exemple de commander de la
nourriture si elle doit être réchauffée et que le lieu ne dispose pas du
matériel nécessaire. N’hésitez pas à poser des options pour vous assurer
que vous aurez bien le temps de tout comparer.  Prenez votre temps pour
échanger avec eux, ils pourraient vous dévoiler des informations utiles.

4- Réalisez votre checklist

S’il y a bien quelque chose d’utile lors de la réalisation d’un événement
marketing, c’est bien de faire ce document. Il vous permettra de vérifier
que vous n’avez rien oublié le jour de l’événement mais également les
jours précédant votre événement. De nombreuses tâches doivent se
dérouler avant l’événement mais peuvent également se poser dans la
continuité de l’événement. Si vous souhaitez relayer votre événement par
exemple, mieux vaut avoir pensé à obtenir des visuels, vidéos, …  et donc
d’avoir réservé le prestataire ou attribué la tâche à une personne de votre
équipe.

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5- Prévenez tout le monde avant le jour

J
Un événement marketing réussi commence souvent  par la présence des
personnes utiles le jour J. Si vous souhaitez avoir des journalistes lors de
votre événements, mieux vaut vous y prendre  à l’avance. L’envoi des
invitations (au moins 3 semaines à l’avance) se révèle souvent l’étape
décisive. Prévoyez donc vos invitations en amont ainsi que vos différentes
communications. N’hésitez pas à faire des rappels à J-7, J-1 et le jour-
même afin de rester à l’esprit de vos participants.

6- Testez les équipements

Afin de vérifier que votre événement ne rencontrera aucun problème
logistique , n’hésitez pas à vous rendre sur place la veille et à vérifier la
présence du matériel ainsi que son positionnement. Il peut par exemple
s’avérer utile de vérifier que votre matériel est compatible avec celui
installé sur place ou encore que les prises sont bien présentes et que vous
n’aurez pas besoin d’une rallonge. Faites très attention aux détails car le
moindre élément pourrait perturber votre événement. Pour orienter vos
participants, il peut être utile par exemple de poser dès l’arrivée un poteau
de guidage. Ils pourront ainsi facilement s’orienter et ne pas se mettre à
déambuler dans toutes les directions.

7- Faites un débrief en �n d’événement à

chaud.
Avant de quitter vos équipes et prestataires, n’hésitez pas à faire le point
avec l’ensemble d’entre eux afin de déterminer ce qui s’est bien passé et
mal passé . Certaines difficultés rencontrées pourront vous permettre
d’établir un meilleur brief et des contraintes pourraient apparaître au
grand jour alors que vous n’y aviez pas du tout pensé en amont. N’hésitez
pas à prendre le ressenti de chaque membre de votre équipe sur les
différentes prestations. Certains outils dédiés en ligne sont
particulièrement efficaces tels que Google Forms.

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8- Réaliser des enquêtes de satisfaction

auprès de vos participants
Pour déterminer si votre événement s’est bien déroulé ou pour vérifier que
la qualité de vos prestataires est bien en adéquation avec votre public, rien
de mieux qu’une bonne vieille évaluation. Il s’agit d’obtenir le ressenti des
participants à chaud mais également à froid quelques jours plus tard que
vous pouvez administrer à la sortie de votre événement autant que par
l’intermédiaire d’évaluation en ligne. Vous pourrez ainsi déterminer les
points forts de votre événement mais également les priorités de
progression. Le retour des participants vous permettra aussi d’avoir des
idées mais également de les impliquer dans votre prochain événement.

9- Evaluez l’impact de votre événement

Une fois votre événement terminé, vous pouvez commencer par analyser
l’impact de celui-ci tant en terme de présence que des retombées.
N’oubliez pas que ce n’est pas parce que votre événement s’est achevé
qu’il n’y a plus à rien faire. Communication post-événement avec
notamment relai sur les différents réseaux sociaux, remerciements,
questionnaire de satisfaction, … Autant d’éléments qui devront être pensés
en amont pour être rapidement administrés. Les métriques vous
permettront notamment de savoir si votre prochain événement marketing
s’est avéré plus efficace ou non que le premier. Elles pourront être
intégrées à des indicateurs pour savoir si votre prochain événement
s’avère plus performant que ce soit dans la présence dans l’impact avant,
pendant ou après l’événement.

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