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Un kick off meeting est indispensable pour officialiser le lancement d'un projet auprès
de toutes les parties prenantes du projet.
Si vous devez gérer un lancement de projet très important et ne savez pas comment vous
y prendre ou par quoi commencer, vous êtes au bon endroit !
Découvrez les 4 points clés qui vous permettront de réussir votre réunion de
lancement.
Et en bonus, je vous propose un modèle de support de réunion prêt à l’emploi à
télécharger.
Sommaire
Qu'est-ce qu'un kick off meeting ?
4 conseils pour réussir votre kick-off meeting
Modèles de support Kick-off et Macro planning
Erreurs à éviter dans une réunion kick off
Conclusion
Qu'est ce qu'un kick off meeting ?
Un kick off meeting est la première réunion qui se tient avant de passer
concrètement à l’action et concrétiser le lancement d'un projet. Il a un rôle
préparatoire indispensable au bon fonctionnement du travail d’équipe.
La réunion de lancement marque la fin de la phase d'initialisation et le début de
la phase de planification.
Son but premier est de mettre autour de la table les différentes parties prenantes
d’un projet (fournisseurs, clients, responsables, etc.).
Elle permet ainsi de clarifier les objectifs pour tout le monde, et de s'assurer que les
rôles sont bien définis, et qu’un macro planning est convenu entre les parties
prenantes.
Vous êtes chef de projet, il vous incombe donc d’établir en amont de la réunion de
lancement, un plan précis des étapes du projet.
Il vous faudra décrire les principaux chantiers et aussi les différents acteurs qui y
seront impliqués.
Essayez de prévoir toutes les étapes du plan si tout se déroule correctement, mais
également les aléas qui peuvent le mettre à mal.
En savoir davantage sur l'identification des risques projet.
Consultez en amont les experts techniques pour obtenir des macros estimations des
charges, et essayez d'en déduire des jalons à fixer pour les différents chantiers.
Moins vous laissez de place au hasard, plus vous voyez votre objectif et les moyens
à mettre en place clairement, plus il vous sera facile d’identifier les bonnes
personnes à convier à la réunion de projet.
C’est très souvent une bonne idée pour bien entrer en matière.
TÉLÉCHARGER LE MODÈLE
Celui-ci doit être aussi clair et précis que possible.
Si possible, essayez de définir un temps imparti pour chaque point à traiter, cela
vous évitera d’avoir des réunions interminables qui parlent de tout, sauf du projet.
Voici un exemple d'un ordre du jour de réunion :
4. Parlez planning
Dans un kick off meeting, il faut parlez planning ! Rappelez la date Time To
Market souhaitée par le commanditaire du projet et proposez des jalons pour
chacun des chantiers du projet.
Par ailleurs, une réunion de lancement est l’occasion de fédérer l’équipe autour
d’un objectif commun : le projet. L'objectif de cette réunion d'équipe est donc de
pouvoir valider la répartition des rôles et des tâches de chacun, des délais à
respecter et de l’implication des différents acteurs.
À la fin d'une réunion réussie, il faut que l’objectif soit clair pour tout le monde,
que le plan d’action soit identifié, que les rôles soient définis, et qu’un macro
planning soit convenu entre les parties prenantes.
Je suis convaincu que cette réunion est indispensable, même lorsque les personnes se
connaissent déjà ou font partie de la même équipe.
Mettre les choses à plat, clarifier et fédérer autour du projet sont toujours des étapes
indispensables.
Réussir la réunion kick off est donc un moment essentiel dans la réussite de votre projet !
Découvrez ici les 5 réunions indispensables pour contrôler et piloter votre projet.