Comment créer un plan de

communication projet
Temps de lecture : environ 9 min

En tant que chef de projet, vous avez le rare privilège de devoir

assumer une centaine de responsabilités à la fois, notamment
déléguer les tâches, éliminer les obstacles éventuels et veiller à ce
que tous les intervenants poursuivent le même objectif.

Mais si une gestion de projet efficace implique la décomposition

d’objectifs généraux en missions plus modestes de manière à
respecter une échéance fixe, un chef de projet vraiment compétent
sait qu’aucune initiative, quelle que soit son envergure, ne réussira
sans un plan de communication projet.

Besoin d’aide pour créer votre propre plan de communication ?

Se lancer à l’aide de notre modèle de plan de communication projet

Qu’est-ce qu’un plan de communication

projet ?
Un plan de communication en gestion de projet définit la manière
dont les informations importantes seront communiquées aux parties
prenantes tout au long du projet. Il détermine également les
destinataires de ces communications, leur nature, ainsi que le
moment et la fréquence auxquels ils doivent s’attendre à les
recevoir.

Par exemple, si vous êtes un chef de projet chargé du lancement

d’un nouveau site Web, vous avez probablement déjà segmenté
 votre projet en tâches telles que la modélisation du site, la rédaction
de son contenu et son codage. Mais avez-vous déterminé les
informations que vous allez transmettre à vos parties prenantes à
chaque étape du projet ? Probablement pas.

Lorsque vous rédigez votre plan de communication projet, assurez-

vous qu’il comprend les éléments suivants :

 Le but ou les objectifs du plan de communication

 Des informations sur les parties prenantes et leurs rôles
 Les types d’informations qui doivent être partagées avec les
parties prenantes
 Les méthodes utilisées pour communiquer
 La fréquence à laquelle chaque partie prenante souhaite recevoir
des informations

Pour en revenir à notre exemple de plan de communication de

projet informatique, après la modélisation du site, votre plan de
communication pourrait prévoir que vous fassiez le point avec votre
directeur technique par e-mail, en y joignant vos wireframes au
format PDF.

En quoi un plan de communication dans

un projet est-il important ?
Une communication insuffisante risque de mener à l’échec du projet
et donc générer des pertes financières considérables pour
l’entreprise. Inversement, les entreprises les plus performantes
communiquent plus fréquemment et plus efficacement que les
autres.

Un plan de communication projet vous permettra de maintenir votre

initiative sur de bons rails, car il :
 constitue une documentation écrite que l’équipe peut consulter ;
 définit les modalités de communication avec les parties
prenantes ;
 renforce la visibilité des parties prenantes sur le projet et son
avancement ;
 offre aux parties prenantes la possibilité de formuler des
commentaires, ce qui peut aider l’équipe à détecter rapidement
les problèmes et à réduire les pertes de temps ;
 augmente la productivité des réunions ou les remplace
complètement.

Ainsi, si vous tenez à ce que votre projet soit mené à bien et dans
les délais, apprenez à créer un plan de communication efficace.

Comment créer le plan de

communication d'un projet
Après avoir découvert les avantages expliqués ci-dessus, vous êtes
certainement impatient de créer votre propre plan de
communication projet. Suivez les étapes ci-dessous pour vous
lancer :

1. Choisir un format

Choisissez une plateforme qui vous permettra de recueillir

facilement des commentaires sur votre plan de communication et
de le partager ou de le stocker pour que votre équipe et les parties
prenantes puissent le consulter.

De nombreux chefs de projet créent leur plan de communication en

tableau dans un document Word ou une feuille de calcul à partir
d’un modèle, mais vous pouvez aussi envisager une solution plus
visuelle, comme une frise chronologique ou un logigramme, pour
illustrer clairement la fréquence des communications ou la meilleure
méthode à adopter selon la partie prenante.
Exemple de plan de communication project (cliquez sur l’image pour le modifier en ligne)
Matrice de communication project (cliquez sur l’image pour la modifier en ligne)

2. Fixer un objectif de communication

Quel que soit l’objectif que vous souhaitez atteindre, la première

étape de l’élaboration d’un plan de communication pour un projet
réussi consiste à le mettre par écrit. Comme nous l’avons vu dans la
section sur l’importance d’un plan de communication, votre objectif
sera probablement de tenir les parties prenantes informées de l’état
d’avancement du projet, voire de les sensibiliser à ses avantages afin
qu’elles continuent à le soutenir.

3. Identifier les parties prenantes

La plupart des projets comptent plusieurs parties prenantes, dont la

majorité a des niveaux d’intérêt et d’influence différents. Vous devez
recenser les parties prenantes avec lesquelles vous allez
communiquer tout au long du projet et en dresser la liste.

Obtenez l’adhésion dont vous avez besoin en effectuant une analyse des parties
prenantes.

En savoir plus

4. Préciser les méthodes de communication

Votre directeur technique ne lit jamais ses e-mails, mais passe ses
journées sur Slack. À l’opposé, votre designer principal n’a jamais
installé l’application, mais ne quitte pas des yeux sa boîte mail.
Quant à votre directeur artistique, il vous faudra tracer des
messages dans le ciel pour communiquer avec lui.

L’un des objectifs de votre plan de communication est d’attirer

l’attention des bonnes personnes sur les informations appropriées.
Ainsi, en plus de préciser qui sont vos parties prenantes, votre plan
de communication doit également indiquer comment vous comptez
communiquer avec elles.
 Envisagez les méthodes suivantes en fonction de ce qui conviendra
le mieux à vos parties prenantes :

 Suivis hebdomadaires
 Réunions, que ce soit en personne, par téléphone ou par
vidéoconférence
 Résumés de réunion
 Rapports d’avancement
 Présentations formelles
 Questionnaires
 Listes de tâches
 Tableaux de bord de projet
 Applications de collaboration, telles que Slack ou Google
Hangouts

La méthode de communication que vous choisissez peut également

dépendre des informations que vous devez transmettre. Vous n’avez
probablement pas besoin d’organiser une réunion formelle en
personne chaque semaine pour faire le point sur votre projet ; vous
pouvez envoyer un e-mail hebdomadaire avec les derniers
développements et organiser des réunions lorsque l’équipe franchit
un jalon important.

5. Déterminer la fréquence des communications

Indiquez la fréquence à laquelle vous enverrez chaque type de

communication (par exemple, envoyer un e-mail hebdomadaire le
lundi avec l’avancement du projet, des liens vers les livrables
achevés, l’état du budget, etc.) ou la fréquence à laquelle vous devez
informer chaque partie prenante (par exemple, chaque membre de
l’équipe doit envoyer un e-mail quotidien pour informer le chef de
projet, mais seulement inclure la partie prenante de la direction lors
de la visioconférence qui suit chaque jalon important).
En plus d’inclure ces informations dans votre plan de
communication projet, pensez à programmer les communications
sur votre calendrier ou dans votre logiciel de gestion des tâches.

6. Définir les collaborateurs responsables des communications

Le plus souvent, cette tâche incombe au chef de projet, mais si ce

n’est pas le cas, le responsable d’une communication spécifique doit
être clairement identifié dans votre plan.

Que faire si votre projet évolue ?

Aucune entreprise n’est à l’abri de la dérive des projets. Même les
mieux organisées d’entre elles seront confrontées à des
changements d’objectifs et le plan de communication devra évoluer
en conséquence. Si des changements s’avèrent nécessaires,
reprenez la vue d’ensemble de votre projet et adaptez votre plan de
communication à sa nouvelle version. Il vous servira de boussole en
cas de difficultés.

Comment communiquer des

informations sensibles ?
Il peut arriver que l’identification de la personne à contacter et des
informations à communiquer constitue un risque de sécurité.
Prévoyez cette éventualité lorsque vous élaborez votre plan de
communication. Nous vous recommandons d’élaborer un
logigramme indiquant comment partager des données sensibles.
Processus de communication d’informations sensibles (cliquez sur l’image pour le modifier
en ligne)

Comment utiliser un plan de

communication projet
Une fois que votre plan de communication est en place, vous devez
en faire bon usage, notamment en le partageant avec tous les
membres de votre équipe et toutes les parties prenantes
concernées.

Et c’est là que la magie de cet outil opère : en plus de tenir tout le

monde au courant de l’état d’avancement du projet, il évitera aux
membres de votre équipe et parties prenantes de vous importuner
pour obtenir des informations.

Si votre directeur technique sait, grâce au plan de communication

projet, qu’il recevra un message Slack contenant un lien vers le
compte rendu après chaque réunion de suivi hebdomadaire, il ne
vérifiera pas ses e-mails ou ne se rendra pas à votre bureau pour
faire le point. Plutôt que de laisser les membres de votre équipe
travailler de manière tristement cloisonnée, vous leur donnerez le
sentiment que les choses avancent et les motiverez en leur montrant
qu’ils ne sont pas seuls sur le projet.

En outre, il est encourageant de recevoir régulièrement l’actualité du

projet : cela renforce sa dynamique et permet à votre équipe de ne
pas perdre l’échéance de vue.

Ne vous laissez pas submerger par les détails

Un plan de communication est certes indispensable à la réussite de

votre projet, mais ne vous sentez pas obligé de communiquer
chaque détail en cours de route. Clarté et exhaustivité ne font pas
toujours bon ménage. Si vous communiquez trop et trop souvent,
vos informations risquent d’être ignorées.

Optez pour des e-mails précis et ciblés. Vous pouvez également

rédiger un modèle de message qui définit clairement les aspects les
plus importants du projet. Ainsi, si la tentation vous vient de
digresser, votre plan vous permettra de vous concentrer sur les
points importants.

Standardisez le processus

Si c’est la première fois que vous intégrez un plan de

communication dans votre projet, il peut être difficile de faire
comprendre son importance à tous les intervenants. Cette première
fois ne se passe pas aussi bien que vous l’aviez espéré ? Apprenez
de vos erreurs et réessayez. Avec un peu de pratique, vous
constaterez que vos communications facilitent le déroulement des
projets, réduisent le stress et contribuent à améliorer le respect des
échéances. Ces avantages justifient à eux seuls l’effort consacré à
élaborer un plan de communication.

Tenez votre plan à jour

Aucune entreprise n’est à l’abri de la dérive des projets. Même les

mieux organisées d’entre elles seront confrontées à des
changements d’objectifs et le plan de communication devra évoluer
en conséquence. Si des changements s’avèrent nécessaires,
reprenez la vue d’ensemble de votre projet et adaptez votre plan de
communication à sa nouvelle version. Il vous servira de boussole en
cas de difficultés.

Protégez les informations sensibles

Il peut arriver que l’identification de la personne à contacter et des

informations à communiquer constitue un risque de sécurité.
Prévoyez cette éventualité lorsque vous élaborez votre plan de
communication. Nous vous recommandons d’élaborer un
logigramme indiquant comment partager des données sensibles.

En résumé, un plan de communication projet permet de visualiser

les attentes du projet pour tous les membres concernés de l’équipe
et rend votre initiative plus facile à suivre. Mais ne vous arrêtez pas
en si bon chemin ! Il existe de nombreux autres supports visuels
pour vous aider à gérer l’ensemble du cycle de vie de vos projets.
Essayez un diagramme de Gantt ou un tableau de bord de plan de
communication pour suivre votre avancement et responsabiliser les
membres de l’équipe.

https://www.lucidchart.com/blog/fr/plan-de-communication-projet