SOMMAIRE

INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .P2

I-CHOIX DES LIEUX . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. .. .. P3

II-AMMENAGEMENT DES LIEUX . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. .. . . .P3

III-PREPARATION DE LA LOGISTIQUE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . P5

1. Matériel informatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . P5
2. Papeterie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. .. . . .P5
3. Sonorisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . P5
4. Collation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. .. . . P5

IV- LE TRANSPORT DES PARTICIPANTS ET DES PERSONNES

RESSOURCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. ..P6

CONCLUSION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. P7

Préparation matérielle de la réunion 1

 INTRODUCTION

Une réunion est une assemblée de personnes qui se réunissent en vue d’échanger sur
un sujet donné et de réaliser ou non des travaux collectif. Pour mener à bien cette
réunion, il faudrait la préparer. La préparation ne s’improvise pas, elle obéit à un
ensemble de règles rigoureusement établies visant à faire de la réunion un véritable
cadre de travail. Chaque étape doit être scrupuleusement respectée.

En ce qui nous concerne, l’objectif de notre travail sera de présenter la préparation

mais surtout matérielle de la réunion.

La préparation matérielle consiste à la mise en place de la logistique nécessaire pour

améliorer les conditions du bon déroulement de la réunion. Etant donné que la
logistique est fonction du type de réunion, nous avons choisi dans le cadre de notre
exposé, une réunion décisionnelle avec une durée maximum d’une heure trente
minutes (1h30mn) et un effectif de 20 participants.

La préparation matérielle se présente comme suit :

Préparation matérielle de la réunion 2

I- CHOIX DU LIEU (la salle de réunion)

Le choix de la salle est tout aussi déterminant et doit répondre aux commodités exigées
pour la réussite de la rencontre (climatisation, nombre de place, un tableau ou
paperboard…).il faut choisir le lieu en fonction du nombre des participants, réserver la
salle, s’assurer de la disponibilité des matériels techniques.

Ainsi le choix du lieu est fait En fonction de ces quelques critères :

 Accessibilité de la salle: privilégier la localisation la plus démocratique possible ;

 Une salle sécurisée ;
 Une salle insonorisée ;
 Choisir un lieu calme ;
 Choisir une salle appropriée du point de vue de la dimension (une salle
suffisamment grande.il doit y avoir de l’espace autour de la table pour bouger,
respirer…) ;
 La salle doit être lumineuse et à température correcte ;
 Il faudrait prévoir une salle d’eau propre.

II- AMENAGEMENT DU LIEU

Concernant la mise en place ou disposition des participants, dans les règles celle-ci est
étroitement liée à l’objet de la réunion. Pour se faire on distingue les dispositions
suivantes :

 La table ronde

Cette disposition est idéale pour le travail en atelier ou les gens échangent en sous-
groupes pour ensuite partager leurs constats avec l’ensemble. Elle permet des
rapprochements plus serrés entre les membres des sous-groupes et favorise
l’émergence des points de vue ou de solutions différentes provenant des sous-groupes.

Préparation matérielle de la réunion 3

  Le demi-cercle

Cette disposition permet une interaction idéale entre tous les participants. L’animateur
se trouve devant le groupe et éventuellement l’écran ou le tableau blanc pour focaliser
l’attention sur le contenu ou les constats de la rencontre. Elle maximise le contact sans
créer de rapports de force. Par contre, l’animateur conserve le contrôle du groupe et
anime les discussions avec davantage de facilité.

 Le U carré

Cette disposition réduit la distance qui sépare les participants les uns des autres.
Comme a table est carrée, le bout est moins clairement définit, ce qui réduit
l’importance du pôle d’autorité, moins présent que dans le U rectangulaire.

 Le U rectangulaire

Plus propice aux échanges entre participants à proximité, il a le désavantage de limiter

le contact entre les personnes situées aux extrémités. Plus le U est allongé, plus il
brime l’interaction. De plus, dans des situations conflictuelles, les participants auront
tendance à se cantonner de part et d’autre de la table, assis les uns en face des autres.

 Le carré

L’animateur prend place autour de la table sans avoir une place prépondérante. Il a une
place égale aux autres et se fond au groupe. Avec une telle disposition, tous les
participants se trouvent dans le champ de vision de chacun. L’attention est portée sur
les participants et non sur la problématique.

Cette disposition est la plus favorable à tisser des liens et à établir un climat de
confiance ou chacun a la même valeur.

Préparation matérielle de la réunion 4

Notons que la disposition (des chaises, des fauteuils, chevalets…) doit être faite selon
l’ordre protocolaire ;

il serait aussi important de prévoir des serviettes de tables.

III- PREPARATION DE LA LOGISTIQUE

 Le matériel informatique

Il s’agit des projecteurs, ordinateurs, paper-board, rétroprojecteurs(en cas de grosses

réunion en particulier lorsqu’il y a plusieurs groupes qui travaillent en même temps).

 La papeterie

Supports, stylos, blocs- note, marqueurs, scotchs

 La sonorisation

Les micros, haut-parleurs, postes enregistreurs etc.

 La collation

Il ne faudrait pas faire l’impasse sur ce sujet qui joue beaucoup sur le moral des
participants de la réunion. En fonction de l’heure prévue pour la réunion, il serait
nécessaire de prévoir une pause-café et au besoin, un déjeuner pour ceux-ci.

Pause café

Il faudrait prévoir de l’eau minérale, du café, du thé, des petits fours, des croissants,
des cafetières, des tasses et cuillères à café, du sucres et des jus a différents parfums.

Préparation matérielle de la réunion 5

 Déjeuner

Il faudrait prévoir à ce niveau, des entrées, ensuite des plats de résistance et enfin des
desserts, et du vin ou des boissons non alcoolisées.

IV- LE TRANSPORT DES PARTICIPANTS ET DES PERSONNES

RESSOURCES

Venir à la réunion doit pouvoir être simple pour tous :

Cette partie consistera à favoriser le covoiturage, informer les participants sur les
possibilités de transport en commun (bus, taxis, train…) et également prévoir des
navettes entre les arrivées de ces transports et le lieu de réunion.

Préparation matérielle de la réunion 6

 CONCLUSION

Au vu de ce qui précède il convient de retenir que la réussite d’une réunion

décisionnelle obéit au respect de ces différents principes que nous venons de
développer. Aussi, la préparation technique, financière et informationnelle sont
d’autres aspects qui entrent en ligne de compte quand à la préparation d’une réunion,
et qu’il convient d’étudier.

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