REPUBLIQUE DU DEPARTEMENT DE GENIE

CAMEROUN CIVIL
Paix-travail-patrie REPUBLIC OF CAMEROON

UNIVERSITE DE YAOUNDE I Peace-work-fatherland

Sapienta- collativa-cognito UNIVERSITY OF YAOUNDE I

ECOLE NATIONALE Sapienta-collativa-cognito
SUPERIEURE NATIONAL ADVANCED
POLYTECHNIQUE DE SCHOOL OF
YAOUNDE ENGINEERING OF YAOUNDE I
DEPARTEMENT DE GENIE DEPARTEMENT OF CIVIL
CIVIL
ENGENEERING

THEME : ORGANISATION D’UNE REUNION

Rédigé par :

➢ ABO’OZE NGUEMA STEVE BRONDON

➢ OKONO AMOU’OU NASSER CARDIN
➢ MENDZANA OLOUA LINUS

Sous la direction de :
M. WILLIAM BADIÉ

Année : 2022- 2023

Plan du travail

PLAN DU TRAVAIL

PLAN DU TRAVAIL ............................................................................................................................ 2

INTRODUCTION ................................................................................................................................. 4
I. REUNION ...................................................................................................................................... 5
I.1. Définition ................................................................................................................................. 5
I.2. Les types de réunions ............................................................................................................... 5
a. La réunion d’informations ................................................................................................... 5
b. La réunion de simulation (créativité) .................................................................................. 5
c. Réunion de discussion ........................................................................................................... 5
d. La réunion de prise de décision ............................................................................................ 6
e. Réunion en vue d’une négociation ....................................................................................... 6
f. Réunion de sondage ............................................................................................................... 6
g. Réunion de formation ........................................................................................................... 6
h. Réunion de coordination ....................................................................................................... 6
I.3. Les objectifs d’une réunion ..................................................................................................... 6
II. PREPARATION D’UNE REUNION ...................................................................................... 7
II.1. Cerner le sujet de la réunion .................................................................................................... 7
II.2. Définir les objectifs de la réunion ............................................................................................ 7
Exemples : ...................................................................................................................................... 8
II.3. Composer le groupe de travail ................................................................................................. 8
a. Le nombre des participants .................................................................................................. 8
b. Le choix des participants ...................................................................................................... 8
II.4. Programmer la réunion ............................................................................................................ 9
a. Le jour .................................................................................................................................... 9
b. L'heure ................................................................................................................................... 9
II.5. Planifier la progression du groupe........................................................................................... 9
II.6. Rédiger la convocation .............................................................................................................. 9
II.7. Assurer l’organisation matérielle de la réunion ................................................................... 10
III. DEROULEMENT D’UNE REUNION .................................................................................. 10
III.1. Faire « un tour de table » ...................................................................................................... 10
III.2. Désigner un rapporteur ......................................................................................................... 11
III.3. Faire circuler une feuille d’émargement.............................................................................. 11
III.4. Faire une récapitulation du relevé de décision précèdent .................................................. 11
Plan du travail

III.5. Rappeler de l’ordre du jour .................................................................................................. 11

III.6. Mettre à l’aise ......................................................................................................................... 11
III.7. Rédiger un relevé de décision ............................................................................................... 11
III.8. Donner la date de la prochaine réunion............................................................................... 12
IV. COMPTE RENDU D’UNE REUNION ET EVALUATION DE LA REUNION .............. 12
IV.1. Rédaction d’un compte rendu............................................................................................... 12
IV. L’évaluation de la réunion .................................................................................................. 12
CONCLUSION ..................................................................................................................................... 14
REFERENCES .................................................................................................................................... 15
Introduction

INTRODUCTION
Pour de nombreux travailleurs assisté à une réunion de travail est une comme une
contrainte administrative. Le problème est que les réunions auxquelles ils ont eu l’occasion de
participer jusqu’ici n’étais pas satisfaisantes, elles n’étaient pas efficaces et de nombreux
disfonctionnement ont été constaté. De ce fait, la question que nous nous posons est de savoir
comment organiser une bonne réunion de travail où les organisateurs et les participants
pourrons atteindre l’objectif viser par ladite réunion ? La réponse à cette question fera l’objet
de notre étude.

Pour mener à bien l’étude soumise à notre analyse nous allons d’abord présenter la réunion de
façon générale en donnant sa définition et en énumérant les types de réunions ainsi que les
objectifs d’une réunion. Ensuite, nous allons également énumérer les étapes de préparation
d’une réunion. En outre, nous allons parler du déroulement d’une réunion de travail en
présentant ces différentes étapes. Enfin, nous allons montrer comment élaborer un compte rendu
d’une réunion de travail.
Organisation d’une réunion

I. REUNION
I.1. Définition
Une réunion est définie comme une rencontre d’au moins de deux personnes, organisée
dans le but de partager et de mettre en commun des idées, des opinions, des connaissances et
des expériences, afin d’obtenir un résultat précis, que ce soit la résolution d’un défi
organisationnel, la réalisation d’un projet ou encore la régie d’un service ou d’une fonction au
sens d’une entreprise ou d’un organisme.

I.2. Les types de réunions

Dans le milieu professionnel, les réunions sont fréquentes. Les raisons de se réunir
correspondent à des besoins variés. Il est possible de distinguer plusieurs types de réunion :

a. La réunion d’informations
Elle permet de communiquer et de faire passer des informations ou des instructions. Comme
réunion d’information nous avons :

 La réunion d’information descentes : le supérieur hiérarchique transmet des

informations aux subordonnés ;
 La réunion d’informations ascendantes : permet aux dirigeant de recueillir des
informations de la base.

b. La réunion de simulation (créativité)

Dans ce type de réunion on écoute l’avis de chacun, on essaye de s’enrichir les uns les autres
et engendrer des idées créatives. Par exemple trouver des idées dans une réunion de créativité.

L’animateur est le catalyseur des idées, et aide chacun à prendre la parole librement. Exemples
de techniques d’animations: brainstorming, idées sur grands post-it, …

c. Réunion de discussion
Elle permet les échanges d’idées sur un sujet donné entre les collaborateurs dans l’optique de
garantir et d’assurer le bon fonctionnement de leur service. Obtenir des résultats, des conclusions,
des décisions communes.

L’animateur canalise la discussion vers les objectifs à atteindre.

Organisation d’une réunion

d. La réunion de prise de décision

Ce type de réunion permet de valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous. Par
exemple réunion pour une résolution de problème.

e. Réunion en vue d’une négociation

C’est une réunion organisée pour apporter une réponse à une situation conflictuelle.

L’animateur distribue le temps de parole de façon équilibrée aux différentes parties, évite les
débordements, reste impartial par rapport au conflit.
f. Réunion de sondage
Ecouter les avis de chacun pour prendre une décision ultérieure ou tester certains éléments.

L’animateur prévient les généralisations hâtives, et est attentif à l’amplification de la rumeur et

aux fuites.

g. Réunion de formation
Aborder un thème en vue de l’apprendre ou de faire apprendre.

L’animateur est dynamique, bien préparé, et surtout possède la connaissance à faire acquérir.

h. Réunion de coordination
Informer sur l’évolution d’un projet ou d’une activité.

L’animateur distribue équitablement le temps de parole des participants et évite les

enlisements possibles des échanges.

I.3. Les objectifs d’une réunion

L’organisation d’une réunion est une tache fastidieuse, mais cela n’empêche pas que de
nombreux services organisent régulièrement des réunions pour garantir leurs bons
fonctionnements. La réunion est donc organisée pour plusieurs raisons qui sont :

 donner ou récolter l’information : il se peut qu’un ensemble ne réduit de

personne veuille faire passer un message, donner des renseignements et il se peut
également qu’on soit en besoin de rassembler des impressions, des avis ou des
connaissances des participants à la réunion.
 préciser un objectif : les responsables de la réunion veulent préciser un objectif.
Cela peut concerner des différents rivaux.
Organisation d’une réunion

 résoudre un problème : les situations soulevées en réunion peuvent concerner

des problèmes d’organisation du travail au sein du service, des problèmes entre
les collaborateurs, des problèmes de discipline.
 élaborer une stratégie d’ensemble : ce type de réunion concerne les responsables
d’un ou d’une formation. Ils établissent un plan et une philosophie de séjour,
incluant la façon dont l’animation peut avoir lieu, la pédagogie appliquée.
 renforcer les qualités d’écoutes et d’adaptation.

II. PREPARATION D’UNE REUNION

Les réunions de travail sont le passage obligé pour coordonner les compétences
nécessaires au travail en équipe pluridisciplinaire. Or les réunions mal préparés entrainent des
pertes considérables de temps pour tous les participant et sont les sources principales des
conflits en entreprise. Ainsi, l’efficacité d’une réunion dépend de sa préparation, cette étape
passe en amont c’est-à-dire avant la réunion. La préparation se fait selon les étapes suivantes :

II.1. Cerner le sujet de la réunion

C'est vraiment la phase préparatoire par excellence. Un problème existe mais il n'est pas
clairement identifié. Dans cette phase, l'animateur :

 recueille un maximum de données ;

 trie, regroupe, synthétise les informations reçues ;
 commence à analyser le problème posé ;
 évalue assez rapidement si le problème peut être résolu en une séance ou s'il est
nécessaire de constituer un groupe de travail (et donc de planifier une série de réunions
pour traiter la question) ;
 contacte les personnes susceptibles de résoudre le problème.

II.2. Définir les objectifs de la réunion

Définir les objectifs de la réunion avec rigueur est certainement le point le plus
important et le plus difficile que rencontre tout animateur.

Un objectif correctement rédigé évite au groupe de s'égarer et permet à l'animateur de recentrer

les débats lorsqu'il constate une dérive du groupe.

Un objectif doit être:

 suffisamment précis pour être perçu de façon identique par tous les participants ;
Organisation d’une réunion

 adapté au temps imparti ;

 formulé dans un style direct (généralement avec un verbe d’action) :
Exemples :
 identifier les dysfonctionnements rencontrés dans le projet ;
 hiérarchiser ces dysfonctionnements en fonction de leur importance ;
 proposer des modalités permettant de réguler cette situation ;
 arrêter des échéances pertinentes.

L’atteinte (ou la non atteinte) de l’objectif doit pouvoir être vérifiée à l’issue de la réunion.

II.3. Composer le groupe de travail

a. Le nombre des participants
Ce nombre est déterminé par la finalité de la réunion. Deux cas relativement opposés peuvent
se rencontrer :

 la réunion d’information : une personne parle, les autres écoutent et posent des questions
à tour de rôle ;
 la réunion de résolution de problème : la progression vers l’objectif se fait à partir des
échanges entre les participants.
Dans le premier cas de figure, le nombre de participants peut être élevé (une quarantaine) ;
dans le deuxième, par contre, il n’est pas souhaitable de dépasser 10 à 12 personnes ; au-delà
de ce chiffre :

 l'animateur risque de ne plus maîtriser le groupe ;

 des sous-groupes vont se constituer ;
 tout le monde ne pourra pas se faire entendre (situation génératrice de tensions).
Entre ces deux extrêmes, l’éventail des réunions est relativement ouvert. Il appartient à
l’animateur d’identifier le nombre le plus pertinent de participants.
b. Le choix des participants
Quelques critères précis doivent présider à ce choix :

 Le niveau de compétence : les personnes compétentes pour résoudre le problème sont

seules invitées à la réunion ; tout autre participation ne ferait que perturber le bon
déroulement de la séance.
Organisation d’une réunion

 Le degré de motivation : ne seront retenues que les personnes qui se sentent

véritablement impliquées par l'atteinte de l'objectif.
 La capacité à travailler en groupe : Les personnes trop agressives, en conflit ouvert avec
un membre du groupe de travail, trop bavardes (etc.) sont parfois un obstacle à l'atteinte
de l'objectif. Si des problèmes de susceptibilité ne se posent pas, il est parfois utile
d’oublier ces personnes.

II.4. Programmer la réunion

a. Le jour
Il est souhaitable d'éviter les veilles de départ ou les retours de vacances, si l'on souhaite avoir
des participants véritablement concentrés sur leur sujet.

b. L'heure
 Le matin de préférence : les personnes ont toutes leurs capacités physiques puisqu'elles
sortent d'une nuit de repos ; si la réunion a lieu dans l'après-midi, les digestions « lentes
et difficiles » risquent de causer des problèmes d'attention à certains membres du
groupe.
 Intégrer éventuellement les contraintes de déplacement de certains membres du groupe
pour fixer les horaires de la réunion.
 Prévoir des temps de pause en fonction de la durée moyenne de concentration
intellectuelle (1h30).

II.5. Planifier la progression du groupe

 Une progression logique sert de fil conducteur à la réflexion, elle ne doit pas être
cependant un carcan (le groupe doit pouvoir éventuellement en changer en cours de
réunion).

 L'animateur doit prévoir, pour chaque point du débat, une durée approximative afin de
pouvoir réguler la progression du groupe (et vérifier par la même occasion si l’ordre du
jour n’est pas trop ambitieux).

II.6. Rédiger la convocation

La convocation adressée à tous les participants comporte généralement :

 l'ordre du jour ;
 l'objectif de la réunion ;
Organisation d’une réunion

 le type de réunion ;
 le jour, l'heure et la durée de la réunion ;
 le lieu de la réunion ;
 la liste des participants invités ;
 le plan de travail prévu, – un dossier préparatoire (si possible).

II.7. Assurer l’organisation matérielle de la réunion

Il incombe à l'animateur de s'occuper de l'intendance de la réunion.

 La réservation et le choix de la salle La réservation de la salle est parfois un préalable

incontournable avant d’arrêter une date de réunion. La chaleur, la fumée, le bruit, le
froid, (etc.), sont autant de parasites à une bonne concentration des membres du groupe
qu’il convient d’identifier avant de retenir une salle.
 La disposition spatiale des participants La disposition en fer à cheval permet à
l'animateur de voir l'ensemble des membres du groupe et aux participants d'échanger
entre eux.
 L'état de marche du matériel L'animateur est responsable de la bonne marche du
matériel audiovisuel utilisé (rétroprojecteurs, projecteurs, etc.) et de
l'approvisionnement en fournitures (tableaux de papiers, feutres, etc.). Si les membres
du groupe ne se connaissent pas, préparer des plaques d'identification.

III. DEROULEMENT D’UNE REUNION

Selon la loi APA, toute activité importante doit comporter un avant, un pendant et un
après. Etant donné que la réunion est une activité importante elle a un avant qui est sa
préparation, un pendant qui est son déroulement et un après inclura les activités concernant
son compte rendu. En effet, pour le bon déroulement d’une réunion les étapes suivantes
doivent être respectées et pratiquées :

III.1. Faire « un tour de table »

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre
aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de
la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles.
Organisation d’une réunion

III.2. Désigner un rapporteur

Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S’il
s’agit d’une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.

III.3. Faire circuler une feuille d’émargement

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est
nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers
de valider les frais de déplacement. Une feuille d’émargement type est en annexe de ce
document.

III.4. Faire une récapitulation du relevé de décision précèdent

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion
précédentes peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur
réalisation.

III.5. Rappeler de l’ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre du
jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en débuts de
réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en
fin de réunion.

III.6. Mettre à l’aise

Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou
bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Par ailleurs, une salle
correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront de rendre une réunion
plus efficace.

III.7. Rédiger un relevé de décision

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet
de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de
décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en
œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle.
Organisation d’une réunion

III.8. Donner la date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des
participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante
(s).

IV. COMPTE RENDU D’UNE REUNION ET

EVALUATION DE LA REUNION

IV.1. Rédaction d’un compte rendu

Le compte rendu de la réunion est destiné aux participants et aux personnes
intéressées par les conclusions du groupe. Ce résumé doit être suffisamment complet et
explicite (une personne qui n'a pas assisté à la réunion doit être capable de saisir la logique
des débats et les fondements de la décision finale). Il doit être court et facile à lire. Ce
document est rédigé par l'animateur ou par un « secrétaire de séance » à partir des points
reformulés tout au long de la réunion.

Ce document reprend :

– L'ordre du jour ;

– La liste des participants invités / présents ;

– Le dossier préparatoire ;

– Les différentes étapes de la réflexion ;

– Les solutions possibles évoquées ;

– La (ou les) solution(s) retenue(s) ;

– Le plan d’action / Les modalités pratiques d'application ;

– La date (éventuellement) de la prochaine réunion.

Il doit être rédigé le plus rapidement possible, pour éviter de perdre des informations, pour
contribuer à l'application des décisions prises, etc.

Avant de diffuser le compte rendu, il est parfois nécessaire de le faire valider par les participants
(ou par la hiérarchie) qui peuvent ainsi, au préalable, le vérifier ou l'amender.

IV. L’évaluation de la réunion

Après une réunion, il appartient à l'animateur de porter un regard critique sur :
Organisation d’une réunion

– sa façon d'animer

– la pertinence de l'(ou les) objectif(s) de la réunion,

– la méthode de travail suivie,

– le comportement des participants.

Il est souvent intéressant de retenir les critiques formulées par les participants pendant ou après
la réunion. Ce type d’autoévaluation permet à l'animateur d'améliorer ses performances et
d’aborder la réunion suivante avec plus de décontraction.
Conclusion

CONCLUSION
En somme, dans la vie professionnelle de l’ingénieur de génie civil il est très fréquent qu’il
rencontre des situations et problèmes à résoudre liés à son métier qui l’obligent à échanger avec
ces collaborateurs. Ces échanges entre collaborateurs, employé et employeur se fonts par le
biais des réunions. En effet, pour l’ingénieur se génie civil connaître organiser des réunions des
est un nécessité pour le métier qu’il exerce. C’est la raison pour laquelle il était question pour
nous dans cette exposé de montrer comment on organise une bonne réunion de travail en
énumérant les différentes étapes. Il en ressort que, la réunion comme toute activité importante
a un avant qui est la préparation de ladite réunion, un pendant qui est le déroulement de la
réunion, un après qui est un compte rendu et une évaluation de la réunion.
Références

REFERENCES
1) AMADO Gilles / GUITTET André (2003) – « Dynamique des communications dans les
groupes » - Collection U - Armand COLIN - PARIS.
2) ANZIEU Didier / MARTIN Jacques-Yves (2007) – « La dynamique des groupes
restreints » - PUF - (Collection Le psychologue) – PARIS.
3) CHALVIN Dominique (2001).– « Les réunions d'expression des salariés » - Éditions
ESF – PARIS.
4) DEMORY Bernard (1990 )– « Comment animer les réunions de travail en 60 questions
» - CHOTARD & Associés Éditeurs - PARIS.
5) DOYLE Michaël (1995) – « Réunions mode d'emploi » - Collection BUSINESSMAN -
ALBIN MICHEL - PARIS.
6) GOURGAND Pierre (1993) – « Les techniques de travail en groupe » - PRIVAT éditeur
- TOULOUSE.
7) GUITTET André (2002) – « L'entretien » - Collection U - Armand COLIN - PARIS. MUCCHIELLI
Roger (2007) – « Le travail en équipe » Éditions ESF - PARIS.
8) Institut Atlantique d’Aménagement du Territoire, Poitou-Charentes, Guide
méthodologique du travail en commun :
Animer une réunion, 2005.
http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/animer_reunion.pdf
9) Conseilrh.ca, Un milieu de travail convivial : Réunions fructueuses.
http://hrcouncil.ca/info-rh/milieux-de-travailreunions.cf.
10) Le Réseau ontarien de l’entraide, Guide pour former et animer un groupe
communautaire, Trois notions à l’intention
des nouveaux animateurs, 2007, pages 24 à 29.
http://www.selfhelp.on.ca/frenchshmanual.pdf#page=24.
11) J.N. Pretty, I. Guijt, J. Thompson et I. Scoones, A Trainer’s Guide for Participatory
Learning and Action, London,
IIED, 1995.
12) Le Réseau ontarien de l’entraide, Guide pour former et animer un groupe
communautaire, Trois notions à l’intention
des nouveaux animateurs, 2007, pages 24 à 29.
http://www.selfhelp.on.ca/frenchshmanual.pdf#page=24.
13) Réseau CS, Le pouvoir de la réflexion : Introduction aux techniques d’évaluation
participative, 2016. http://reseaucs.
ca/images/2016/PouvoirReflexion.pdf.
14) Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail (APSSAP), Santé
psychologique : Quelques clés pour
avoir des réunions efficaces, 2013. http://apssap.qc.ca/wp-
content/uploads/2013/08/Reunion_efficace.pdf.
15) Ville d’Ottawa et l’IVTF, Guide de l’Optique d’équité et d’inclusion : Une ressource pour
les organismes
Références

communautaires, rév. 2015, p. 5. http://www.cawi-

ivtf.org/sites/default/files/publications/ei_lens_communityagencies-jan-2016-fr-print.p