Cours GED Formateur Ver 9

Gestion Electronique des données
Royaume du Maroc
Office de la Formation Professionnelle
et de la Promotion du Travail
MODULE :
GESTION ELECTRONIQUE
DES DONNEES
Filière : Technicien Spécialisé en Gestion
Option : Toutes les options
Septembre 2021
Manuel formateur
Réalisé par :
DRIF
- MME KORCHI AMAL
CDC GC
- MME BOUGRINI HASNA
1
Module M105 : Gestion Electronique des Données
Durée : 40 H
OBJECTIF OPERATIONNEL
DE COMPORTEMENT
COMPORTEMENT ATTENDU
Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit
Maitriser les techniques de gestion des données
Selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent.
CONDITIONS D’EVALUATION
 Individuellement
 A l’aide de cas marocains
 Avec Utilisation du mobilier, du matériel et des logiciels
CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE
 Respect des consignes et du temps alloué.

 Respect des règles d’utilisation de l’équipement de classement et gestion de temps.
 Souci de la qualité
Précisions sur le comportement attendu Critères particuliers de performance
A. Definition
Ii. Les ordres de classement
A. Gestion des dossiers papier
Etude de la norme z 44-001
1. Classement alphabétique
2. Le classement numérique
3. Le classement idéologique
4. Le classement géographique
5. Le classement chronologique
6. Le classement alphanumérique
2
7. Le classement décimal
Iii. Définition :
Iv. La chaîne du document numérique
1- qu’est-ce qu’un document numérique ?
2- qu’est-ce que le cycle de vie du document
numérique ?
3- l’acquisition des documents
B. Gestion électronique de documents
E- le workflow
V. Enjeux relatifs à la ged
1-enjeux organisationnels et stratégiques
2-enjeux techniques
A- l’interopérabilité des formats
B- la pérennité des formats et des supports
de stockage
C- la sécurité des données
D- les aspects juridiques du document
numérique
La valeur légale du document numérique
Vi. La démarche d’installation d’une ged,
les composants matériels et logiciels
1-définition du périmètre, des objectifs et des
enjeux
2-les composants matériels et logiciels
Sommaire
3
Contenu
INTRODUCTION..................................................................................................................................................3
LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER.....................................................................................................................9
I. DEFINITION.............................................................................................................................................9
II. LES ORDRES DE CLASSEMENT.................................................................................................................9
ETUDE DE LA NORME Z 44-001..................................................................................................................9
1. Classement alphabétique.....................................................................................................................13
2. Le classement numérique.....................................................................................................................14
3. Le classement idéologique...................................................................................................................14
4. Le classement géographique................................................................................................................15
5. Le classement chronologique...............................................................................................................15
6. Le classement alphanumérique............................................................................................................15
7. Le classement décimal..........................................................................................................................16
Qu’est ce que la GED ?.....................................................................................................................................18
Vidéo à visualiser avant de lancer le cours...................................................................................................18
III. Définition :........................................................................................................................................19
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels concourant à
réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».19
1- Avantages de la GED.............................................................................................................................20
IV. La chaîne du document numérique..................................................................................................20
1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?..............................................................................................21
2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?.....................................................................21
3- L’acquisition des documents................................................................................................................24
e- Le WorkFlow.....................................................................................................................................28
V. Enjeux relatifs à la GED.........................................................................................................................30
1-Enjeux organisationnels et stratégiques...................................................................................................30
2-Enjeux techniques.....................................................................................................................................30
a- L’interopérabilité des formats..........................................................................................................31
b- La pérennité des formats et des supports de stockage....................................................................31
c- La sécurité des données...................................................................................................................32
d- Les aspects juridiques du document numérique..............................................................................33
4
La valeur légale du document numérique................................................................................................33

VI. La démarche d’installation d’une GED, les composants matériels et logiciels..................................33
1-Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux................................................................................34
2-Les composants matériels et logiciels.......................................................................................................34
Conclusion........................................................................................................................................................37
Lexique.............................................................................................................................................................38
5
INTRODUCTION
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à
l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les
comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de
prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de
l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à
des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à
l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.
De nos jours, nous constatons une croissance exponentielle de la masse de documents et la quantité
d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur classement
fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un problème persistant
au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche indispensable à la
performance et au développement des organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et
leurs secteurs d’activité
L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et de

communiquer. Le passage du document papier au document numérique a permis de repenser de
nouvelles organisations. En effet, le document numérique comporte des spécificités que le document
papier ne possède pas : la structuration des contenus, les solutions techniques pérennes et la
traçabilité.
6
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les entreprises à
partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de l’évolution des systèmes de
gestion de l’information, désormais capables de reproduire le document sous forme numérique et de
proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont pu voir le jour qu’en raison des évolutions
technologiques qui ont rendu possible l’acquisition de documents sous forme numérique ; les plates-
formes offrent des espaces de stockage plus importants, l’architecture réseau type Intranet favorise
l’accès aux documents.
7
A partir de l’analyse de chacun des documents ci-dessous, demander aux stagiaires de définir les
critères permettant de les classer méthodiquement.
8
9
10
PARTIE I :
LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER

Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de
preuve. Il est donc indispensable de les classer.
I. DEFINITION
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

approprié.
Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer

les documents anciens.
II. LES ORDRES DE CLASSEMENT
Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :
Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)
Classement alphabétique
Classement alphanumérique
Classement numérique Classement chronologique
Classement idéologique ou thématique Classement géographique
Classement décimal
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ETUDE DE LA NORME Z 44-001
Dans une dénomination comportant plusieurs mots, le choix du mot directeur exige pour
éviter toute ambiguïté, l’application de principes et de règles uniformes.
Ces principes et ces règles sont énoncés dans la norme Z 44-001.
Les règles de l’AFNOR, observées d’une façon rigoureuse, assurent pour chaque dénomination un
classement unique et rapide. Elles suppriment les hésitations, donc les pertes de temps, aussi bien
pour le classement que pour la recherche.
Nous vous conseillons de vous la procurer auprès de l’AFNOR Z 44-001 et de la mettre en

place si vous devez gérer un classement important de dossiers d’entreprises : dossiers fournisseurs ou
dossiers client par exemple.
12
1. Classement alphabétique
Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.
Principe
 La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue après avoir
procédé à leur indexage.
Indexer une rubrique, c’est :
1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.
Les règles d’indexage

2. Le classement numérique
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des
nombres, à leur arrivée.
Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée.
Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.
Exemple des deux répertoires :
Liste numérique ou répertoire numérique Répertoire alphabétique
(Les dossiers sont numérotés selon leur arrivée)
1 Etablissements Bouarfa AL MASSIRA (Parfumerie) 5

2 Ecole de « l’Avenir »
3 Café Bachiri AVENIR » (Ecole de « l’) 2
4 Ecole Bichri
BACHIR (Café) 3
5 Parfumerie Al Massira
.
BICHRI (Ecole) 4
.
BOUARFA (Etablissements) 1
.
.
EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP
3. Le classement idéologique
Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les
classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.
Exemple : Sujet SCIENCES APPLIQUEES
Sous-sujet Agriculture-élevage
Art de l’industrie
Industrie diverse
15
Sciences commerciales
Sciences médicales Pédiatrie
Neurologie
EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .
4. Le classement géographique
Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements,
villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.
5. Le classement chronologique
Le classement chronologique est un classement numérique par date.
Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la date
d’émission d’un document envoyé.
Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre.
EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP.
6. Le classement alphanumérique
Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement

numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la date d’arrivée pour
effectuer le classement numérique par date.
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7. Le classement décimal
Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.
L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

Exemple « voir plan comptable »
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TABLEAU RECAPUTILATIF DES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT
Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations
Alphabétique Alphabet français Simple, rapide pour Lent, peu sûr, Toutes
les dénominations nombreux renvois correspondances
courantes, extensible
Numérique Ordre naturel des Simple, sûr, discret Nécessité d’un Commandes, factures,
nombres répertoire pièces comptables,
alphabétique, lent classements
confidentiels
Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite Organisation longue, Documentation

à la recherche et au emploi délicat, bibliothèque
classement de la renvois nécessaires,
documentation manque de sécurité
Chronologique Dates Simple, document le Recherche très Journaux, revues,

plus récent visible difficile, contrôle des doubles de lettres,
manquants bordereaux de
impossibles banques, de chèques
postaux, etc.
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide Nécessité d’un Clients, fournisseurs,
pour le classement répertoire plaques
et la recherche, alphabétique par minéralogiques
discrétion tranche de classement,
lent
Géographique Noms de lieux Simple, précis, Consultation Presse, publicité,

extensible fréquente du services commerciaux,
dictionnaire des agences
communes
Décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, comptable général,
regroupement peu sûr, emploi bibliothèque
logique délicat, plan de
classement codifié
indispensable
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PARTIE II :
Qu’est-ce que la GED ?
Vidéo à visualiser avant de lancer le cours
Cliquer sur le lien pour une vidéo de 7mn

https://www.youtube.com/watch?v=VIHc0a9S_Yk
Suite à la vidéo ci-dessus, veuillez répondre à ce questionnaire.
1- Qu'est-ce que la GED (Gestion électronique des documents)?
Un système informatisé de gestion des documents.

Des documents qui se classent et se traitent de façon automatisée.
Imprimer en double tous les documents stratégiques.
2- Classer par ordre chronologique les étapes de la GED

1;2;3;4
 Le stockage
 Numérisation des documents
 Le classement
 La diffusion des documents
3- Quels sont les avantages de la GED ?
Baisse de la consommation de papier

Un partage des documents efficaces
Un gain de temps
Des économies d'énergie
Une optimisation de l'espace dans l'entreprise
4- Qu'est-ce que la dématérialisation de l’archivage ?
Détruire l’ensemble de ses archives, car cela ne sert a rien.

Transformer l'archivage papier en archivage numérique.
Confier l'archivage à une machine.
19
20
5- Quelle est le moyen de stockage le plus adapté à une entreprise?
Disque dur.
Clés USB.
Serveur.
6- Compléter par les mots adaptés :

La mise en place d'un projet d'archivage se décompose en trois phases : établissement d'une
, choix du
, processus d'
Sécurisé.
7- Les logiciels de GED permettent aux entreprises :
Améliorer la gestion de leurs documents

Améliorer la productivité
Centraliser les différentes fonctions de l'entreprise
Accéder rapidement et facilement à l'information
III. Définition :
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels

concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement
d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».
Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et
organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.
1- Avantages de la GED
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La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :
 Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents
 Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans
l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des
documents
 Conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
 Accès ubiquiste aux documents : le système GED est accessible de partout dans l’entreprise,
plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
 Réduction des coûts liés au papier : l’existence d’un document papier induit des coûts
(consommables, recherche, archivage.). La GED réduit au moins en partie ces coûts.
 Démarche qualité : Tout document produit ou transitant par votre entreprise est enregistré dans
la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre la démarche qualité
IV. La chaîne du document numérique
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1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?
Le document numérique représente un ensemble composé d'un contenu, d'une structure logique,
d'attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d'une signification
intelligible par l'homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l'état natif
ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, on parle dans ce cas de
document numérisé.
On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents électroniques:

mode caractère, mode image, mode vectoriel.
2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.
Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue
s’affrontent.
Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.
Ainsi du point de vue du records management, les étapes du cycle de vie du document, s’organisent de
la façon suivante :
a- LA CREATION
 La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé

(création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une numérisation de documents
papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des consignes pour la création et la mise en forme
du document pour pouvoir en garantir l’exploitation ultérieure.
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 L’enregistrement. On parle également de copie numérique. Cette phase correspond à la «

mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (conservation, diffusion, archivage)
» ; on peut également inclure un système de workflow lors de l’enregistrement.
 Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur,

…) accessible aux utilisateurs. L’organisation du classement doit être compatible avec le plan de
classement.
 L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le
document dans le système de classement par la suite.
b- LA GESTION
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle souvent
de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction d’actions
sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux personnes
autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est également
nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.
c- LA DIFFUSION
On distingue deux techniques de restitution du document :
 Le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les documents
après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au document).
 Le mode pull : c’est la distribution du document. Le système transfère automatiquement les

documents (souvent par la messagerie électronique) à des destinataires qui sont désignés
préalablement. Il faut alors bien gérer les listes de diffusion (changement d’adresses
électroniques, départ de l’entreprise, …) pour que les bonnes personnes puissent avoir les bons
documents.
24
d- LA CONSERVATION
L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de

communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.
La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à travers
trois périodes (âge) :
Les documents passent durant leur cycle de vie par trois stades : le stade courant
(actif), le stade intermédiaire (semi actif) et le stade historique (définitif).
Le stade courant est la période pendant laquelle les documents « actifs » sont indispensables
au soutien des activités quotidiennes d’une administration. Appelés à être utilisés fréquemment, ils
doivent demeurer le plus près possible de l’utilisateur. Quand se termine leur période d’activité, ces
documents deviennent semi actifs (intermédiaires) ou passent directement à la période d’inactivité
(archives définitives).
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Le stade semi courant est la période pendant laquelle les documents « semi actifs »
doivent être conservés pour des raisons administratives, légales ou financières mais n’ont pas à être
utilisés pour soutenir les activités quotidiennes d’une administration. Ces documents doivent toujours
répondre aux objets de leur création mais la faible fréquence de leur utilisation ne justifie pas une
conservation près de l’utilisateur ou en mémoire d’ordinateur. Donc ils sont conservés dans des locaux
spéciaux appelés « locaux de pré archivage. »
On parle du stade historique des archives lorsque leur l'intérêt administratif disparaît et
qu’il n'y a plus d'obligations légales de les conserver. Les documents sont alors triés : ceux qui ne
présentent aucun intérêt sont détruits (90 à 95% de la masse des archives), les autres utiles à la
recherche et à la connaissance c'est-à-dire les archives définitives (5 à 10%) sont versées au dépôt
d'archives historiques pour une conservation permanente.
Figure 1: Evolution de la valeur primaire et secondaire des archives durant les trois
stades
3- L’acquisition des documents
Vidéo numérisation des documents

https://www.youtube.com/watch?v=ELFVlL0Nxg0
a- L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit
être disponible sous forme numérique. Il existe trois modes
d’acquisition :
 L’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
26
 La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
 La conservation numérique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour

numériser les documents (les scanners, les cartes de numérisation, …)
b- La numérisation des documents
« La numérisation permet de passer d’une représentation analogique de la réalité à une représentation

numérique par échantillonnage. » La numérisation (ou digitalisation en anglais) est la conversion d’un
objet réel (image, texte, …) en une suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique
ou en électronique numérique.
Le poids du fichier va dépendre de la fréquence d’échantillonnage et de l’amplitude de la quantification.

C’est pourquoi il est important de bien connaître ses besoins et de choisir la technologie adaptée aux
types de documents (différents selon qu’on ait des documents textes, images ou vidéos, etc.).
Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit
se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :
 Modification/réutilisation des documents
 Nécessité d’une gestion des versions de documents
 Modalités de création ou d’acquisition
 Pérennité dans l’accès aux documents
 Interopérabilité entre les plates-formes
 Assemblage de fragments divers au sein d’un même document
27
 Intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes ou

animées
On remarque une coexistence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards.
Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :
LAD : Lecture Automatique des Documents

RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
OCR : Reconnaissance Optique des Caractères (Optical Character Recognition)
Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte ASCII.
Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.
Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer dans
une base de données, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents (grâce à
l’indexation en texte intégral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du fichier. En
effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus gros qu’un fichier de texte ASCII.
Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des
plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »
Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du texte,
mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus dans le
document final.
Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de
reconnaissances varient selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours
prises en compte, la présence d’un fonds coloré peut gêner le logiciel, etc.
28
LAD : Une numérisation par lecture automatique de documents

La lecture automatique de documents, aussi appelée LAD est un ensemble des technologies (OCR, RAD,
ICR…) qui permet lors de la numérisation de lire et de récupérer de multiples informations et contenus sur
tout type de document physique. Cet ensemble de technologies, complémentaire à la gestion électronique
de documents, rend possible une capture très rapide des données. Les informations extraites peuvent alors
être utilisées comme métadonnées dans un système de GED, facilitant ainsi leurs recherches.
RAD : Une reconnaissance automatique pour un classement efficace des

documents
La RAD ou reconnaissance automatique de documents est une application qui permet de numériser un
document à l’aide d’un scanner via le principe de la LAD et d’un logiciel d’OCR. La technologie LAD RAD
consiste à reconnaitre le type du document à traiter en s’appuyant sur différents critères et contraintes
(reconnaissance caractères numérique, alpha, codes barre…) définis par la GED. Ces critères peuvent
renvoyer à des logos des codes-barres, l’emplacement d’image ou d’encadré présents sur le document.
Cette technologie permet alors de déterminer la nature des documents numérisés (devis, facture,
commande…) pour un classement efficace des informations.
Les bénéfices :
 Accroissement de votre productivité : Les opérations manuelles qui vous font perdre du temps sont remplacées
par des processus de capture de données entièrement automatisés.
 Réduction des coûts opérationnels : Les coûts de gestion manuelle des documents sont réduits. Il en est de même
des efforts liés à l’extraction.
OCR : Une technologie intelligente de capture de données

La technologie OCR, ou autrement appelé vidéocodage, consiste à lire et à analyser un texte (formes des
mots, des caractères…) pour en produire une version informatique au format d’un fichier texte. La
reconnaissance optique de caractères permet de capturer les informations, de les analyser (détection des
formes et comparaison à des bibliothèques de formes pour en faire correspondre un caractère ou un mot),
de les traiter pour enfin en comprendre les données. Ainsi, toutes les lignes du texte sont définies en mots
et en caractères. Cette saisie peut soit être réalisée à partir d’un scanner lorsque le texte est au format
papier soit être directement reconnue s’il s’agit d’une image numérique.
Les bénéfices :
 Des documents reconnus ont la même mise en page que les originaux.
 Création rapide de vos propres documents sans devoir les ressaisir manuellement.
 Possibilité de capturer des textes sur tous types de documents rencontrés : affiches, posters, panneaux de
signalisation, articles de presse…
29
c- L’indexation des documents numériques
Qu’est-ce que l’indexation ?
L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED
L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les représenter
sous forme d'un index ou d'un modèle appelé métadonnées dans les bibliothèques numériques.
Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à « fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche ».
Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document, et
à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.
Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.
Ce qui fait la différence par rapport aux documents classiques est que le document électronique contient
lui-même tous les éléments d'information pour l'indexer.
En d'autres termes, le document électronique est la source directe d'information et non plus une source
externe qu'on l'analyse pour extraire les informations nécessaires à l'indexation.
Il existe deux grandes catégories d’indexation :
30
 L’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du

document, « cette approche classificatoire « universelle » est idéaliste et naïve ». Elle n’est pas
adaptée pour l’indexation de documents numériques destinés à un système de GED.
 L’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description du
contenu du document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois trop
univoque de la classification ».
d- Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
 Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un
temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité mais de
disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis
comme preuve).
 L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte,
vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
 La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter le
stockage et d’alimenter les archives.
 La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
31
e- Le WorkFlow
Le terme « WorkFIow » représente « le processus industriel ou administratif au cours duquel des tâches,
des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de
réaliser un produit ou de fournir un service.
Le « WorkFIow » est donc associé à un processus métier dans l'organisation, les personnes sont
davantage concentrées sur l'objectif que sur les seules activités de production. L'objectif essentiel est la
satisfaction du client final.
32
Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un « WorkFIow »
est donc la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont impliqués
dans la réalisation d'un processus métier.
Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.
WorkFIow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.
 Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités à
accomplir et de résultats à obtenir.
 Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
33
 Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels.
V. Enjeux relatifs à la GED
1-Enjeux organisationnels et stratégiques
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une rationalisation
des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :
 Localiser plus rapidement l’information
 Eviter la perte de documents
 Eviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.
2-Enjeux techniques
D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED

garantit :
 La pérennité des documents et de leur support
 L’interopérabilité : les documents peuvent être
accessibles sur différentes plates-formes et pour des
usages divers
 La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
 La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen
d’identifications enregistrées »
34
a- L’interopérabilité des formats
Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et

interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse être
accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran, impression,
stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise notamment la
faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des médias
différents.
Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité et la portabilité des
fichiers. L’élaboration du standard XML est sensé répondre à ces objectifs. XML favorise notamment la
diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout en conservant
le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.
Avantages XML :
 Il est extensible : un auteur peut définir de nouvelles balises
 Il décrit la structure du document : l’intérêt est de pouvoir conserver la structure du document

indépendamment de la plate-forme utilisée et donc de garantir l’interopérabilité du fichier
 Il dissocie la structure et la présentation du document
b- La pérennité des formats et des supports de stockage
La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans
leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci.
Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des
systèmes de lecture utilisés.
Format d’enregistrement et systèmes de lecture
35
Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève la
question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et logiciel
(système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application évoluent.
Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les versions
précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques grâce à :
 La migration (changement de support, de version du logiciel)
 La recodification (changement du format de présentation et de structuration)
En outre, il importe de veiller à conserver le document dans son intégrité, sans modification de mise en
forme et avec les enrichissements typographiques d’origine. Le choix du format est alors très important.
Le support de stockage
En voici les principaux, les plus performants.

 Support de stockage : disque dur réseaux, la valeur sûre. ...
 Les serveurs, la nouvelle génération de supports de stockage. ...
 La clé USB, un support de stockage mobile. ...
 CD et DVD, deux formats de support de stockage classiques mais sûrs. ...
 Les cartes mémoires, pour des besoins assez restreints.
c- La sécurité des données
Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiés comme
suit :
 Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet

d’attester que le document n’a pas subi de modification
 Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base
36
 Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des données
 Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
 Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.)
Et nous pouvons relever deux différents types de protections :
d- Les aspects juridiques du document numérique
Les projets d’archivages numériques de toutes sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la
réorganisation d’une GED ou la mise à plat des process). Ils répondent à la prise de conscience par le
management des enjeux liés à la dématérialisation massive de l’information. Or, la numérisation des
documents est sujet à débat dans le domaine juridique.
La valeur légale du document numérique
Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi. Les
documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au
développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non
reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.
Deux cas se posent :
 Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
 Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.
37
VI. La démarche d’installation d’une

GED, les composants matériels et
logiciels
La mise en place d’un outil de gestion

documentaire doit respecter certaines étapes
indispensables à une démarche structurée et
maîtrisée.
1-Définition du périmètre, des objectifs et des enjeux
Au préalable, une réflexion doit être menée pour définir précisément :

 Le périmètre du projet : Quels sont les départements, services ou activités impactés ?
Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur volumétrie
actuelle et prévisionnelle,
 Les objectifs du projet : Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances à
court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations seront-
elles diffusées ? Quelles sont les priorités de diffusion ?…
 Les enjeux du projet : d’un point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,…
2-Les composants matériels et logiciels
Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :
38
 Un réseau informatique et des moyens de communication. De plus en plus

fréquemment, il s'agit du réseau général d'entreprise avec des outils banalisés de
communication, d'une part, internes (accès aux applications informatiques et
émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.,) et, d'autre
part, externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des
banques de données externes, etc.)
 Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
(factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,) ; contenant les
applications qui traitent les données (méthode de calcul de la facturation, gestion des
stocks,) ; où résidera le contenu des écrans (pages) qui seront présentés aux
utilisateurs (texte, graphiques, tableaux à remplir, …).
 Des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l'utilisateur. De plus
en plus fréquemment, les postes de travail seront ceux dont l'entreprise est équipée :
PC sous MS-Windows, PC sous OS/2, stations UNIX, etc; cette infrastructure est
construite et organisée selon des choix et des règles d'architecture, par exemple une
architecture de type «client-serveur».
 Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des documents à
partir d’un copieur, scanneur, spool d’impression, l’application de couches OCR,
l’indexation, la recherche, la diffusion et la modification de l’information, …
 Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web) qui
permettent d'accéder aux informations et services sont universels et disponibles
gratuitement.
On distingue trois types de GED

La GED administrative
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques,
bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés
sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de
l’entreprise.
39
La GED bureautique
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des
logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par
tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
La GED documentaire
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des
critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs
de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).
Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).
Vidéo synthèse des différentes étapes de mise en place d’un système d’archivage électronique
Vidéo synthèse
https://youtu.be/Akl53x6D38Q
Conclusion
On imaginer un système d'information sans GED ?
Aujourd'hui, les acteurs de l’entreprise utilisent de plus en plus le document numérique. Celle-ci doit
pouvoir réagir rapidement, en sollicitant les connaissances qui sont à sa portée afin d'être et de rester
compétitive. La GED est donc un outil incontournable pour répondre à cette exigence.
En effet, la GED permet de localiser rapidement l'information, en quelques clics. Le document est
facilement accessible. Il peut être partagé par plusieurs personnes au même moment. La GED garantit
également la sécurité des données et crée une dynamique de travail collaboratif. Le seul bémol à ce
système réside dans les supports de stockage ; il convient de veiller particulièrement à ceux-ci afin de
garantir la pérennité des données et des documents.
40
On peut donc dire que la GED est un composant majeur dans le système d'information de l'entreprise.
En plus des changements techniques qu’elle suppose, la mise en place d’une solution de GED a des
incidences sur l’organisation du travail et sur la culture d’entreprise. Elle instaure notamment de
nouvelles pratiques de recherche de documents et systématise les processus de création et de publication
de ceux-ci.
Enfin, si la mise en place d’une solution de GED présente un coût important pour l’entreprise (achat du
logiciel, frais d’installation et de maintenance, formation du personnel), la solution mise en place va
favoriser une rationalisation du travail et une amélioration de la productivité de l’entreprise. Le système
de GED va en effet permettre d’éviter la perte d’informations précieuses pour l’entreprise, d’optimiser
les processus de production et de traitement des documents et de faciliter l’accès à ceux-ci.
Quel avenir pour la GED ?

Le monde des technologies de l'information et de la communication évolue rapidement, et à l'heure du
numérique, il faut pouvoir apporter une solution pour ne pas crouler sous le non-papier. On s'aperçoit
cependant que la GED glisse de plus en plus vers la gestion de contenu. Dans l'entreprise, les échanges
sont de plus en plus transverses, autorisant une plus large autonomie des acteurs. Ce faisant, chaque
acteur devient éditeur et publie, généralement par le biais d'une interface web, ses informations.
41
Résumé
Webinaire : Comment réussir son projet GED
https://www.youtube.com/watch?v=TpIqf1badcg
Un système de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle capable de
gérer les différentes étapes du cycle de vie du document (création, traitement, diffusion, élimination). La
mise en place d’une telle solution répond au besoin de maîtriser et d’organiser la masse de documents
qui circulent dans l’entreprise. Pour réussir un tel projet, il importe cependant de bien identifier les
besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre en considération tous les aspects : le coût, le
facteur humain et l’environnement technique du projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de
GED et l’analyse comparative de plusieurs solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent
ensuite une étape indispensable à la réussite du projet. Cette synthèse présente les enjeux de la mise en
place d’une telle solution dans l’entreprise et propose une démarche de mise en œuvre d’un système de
GED ainsi qu’une analyse de certains logiciels du marché.
42
Lexique
AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur le classement
alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de déterminer de manière
indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va classer. L’intérêt de cette règle réside dans
son caractère indiscutable : elle met tout le monde d’accord.
RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne, une entreprise,
une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier.
Exemple : société BADAOUI et Cie
MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va diriger « le
classement alphabétique » et ensuite les recherches. Exemple : le mot « BADAOUI » de la rubrique «
société BADAOUI et Cie ».
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot directeur. On écrit le
mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèses les mots qui le précèdent.
Exemple : BADAOUI et Cie (Société)
Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient classées,
facilement identifiées, facilement réutilisables.
Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en fichiers
informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages
Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce peut être une
image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en œuvre des
systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme de fichiers
numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail collaboratif. Ces
documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l'entreprise via intranet ou extranet.
Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes issus d’un langage
documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.
43
Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il puisse être
enregistré sur un support informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la disposition des
postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à
atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des utilisateurs ou
des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode simultané (envoi à tous les
destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre).
44

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Gestion Electronique des données

Office de la Formation Professionnelle

Filière : Technicien Spécialisé en Gestion

Option : Toutes les options

Module M105 : Gestion Electronique des Données

CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE

 Respect des consignes et du temps alloué.

Précisions sur le comportement attendu Critères particuliers de performance

La valeur légale du document numérique................................................................................................33

L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et de

LA GESTION DES DOSSIERS PAPIER

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier

Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer

II. LES ORDRES DE CLASSEMENT

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés :

Modes de classement principal (fondamental) Mode de classement dérivé (mixte)

Classement numérique Classement chronologique

Classement idéologique ou thématique Classement géographique

ETUDE DE LA NORME Z 44-001

Ces principes et ces règles sont énoncés dans la norme Z 44-001.

Nous vous conseillons de vous la procurer auprès de l’AFNOR Z 44-001 et de la mettre en

Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.

Indexer une rubrique, c’est :

Les règles d’indexage

Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

Exemple des deux répertoires :

Liste numérique ou répertoire numérique Répertoire alphabétique

(Les dossiers sont numérotés selon leur arrivée)

1 Etablissements Bouarfa AL MASSIRA (Parfumerie) 5

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP

Exemple : Sujet SCIENCES APPLIQUEES

Sciences médicales Pédiatrie

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

Le classement chronologique est un classement numérique par date.

Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre.

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP.

Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.

L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

EXERCICES PRATIQUES : voir manuel des TP .

TABLEAU RECAPUTILATIF DES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT

Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations

Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite Organisation longue, Documentation

Chronologique Dates Simple, document le Recherche très Journaux, revues,

Géographique Noms de lieux Simple, précis, Consultation Presse, publicité,

Vidéo à visualiser avant de lancer le cours

Cliquer sur le lien pour une vidéo de 7mn

Un système informatisé de gestion des documents.

2- Classer par ordre chronologique les étapes de la GED

Baisse de la consommation de papier

4- Qu'est-ce que la dématérialisation de l’archivage ?

Détruire l’ensemble de ses archives, car cela ne sert a rien.

5- Quelle est le moyen de stockage le plus adapté à une entreprise?

6- Compléter par les mots adaptés :

Améliorer la gestion de leurs documents

La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels

IV. La chaîne du document numérique

1- Qu’est-ce qu’un document numérique ?

On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents électroniques:

2- Qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?

Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.

 La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé