SEMINAIRE INTERNATIONAL DE FORMATION SUR LE THEME 

: LA DEMATERIALISATION
DES PIECES ET DES PROCEDURES

MODULE I
LES PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA
DÉMATÉRIALISATION

Cotonou, Nobila Airport Hotel, 29 novembre 2022

M AGONVINON
 SOMMAIRE

I. INTRODUCTION

II. PRINCIPES DE LA DÉMATÉRIALISATION DES PROCÉDURES ET

DES PIÈCES
I. INTRODUCTION (1/2)

 Dématérialiser : remplacer les documents au format papier par des fichiers numériques, ou les
produire directement au format numérique, stocker et conserver les documents. Elle comprend
:
 La dématérialisation des documents (numérisation)
 La dématérialisation des échanges
 La dématérialisation des activités et des processus : gestion électronique des documents
(GED)...
 Problématique : délai moyen de traitement des dossiers, tâches chronophages et sans valeur
ajoutée, risques d’erreurs très élevée, indicateurs d’évaluation, relation usagers – organisation
I. INTRODUCTION (2/2)

 Pourquoi dématérialiser ? : gagner en productivité, réduire les coûts et la distance, rendre

fiable les données, pouvoir modifier à distance les documents, accès rapide aux données,
protéger la planète, simplifier la vie des usagers,
 La gestion électronique des documents (GED) permet une meilleure gestion de
l'information : plus rapide, plus efficace, moins chronophage ;
 L'information est centralisée dans un référentiel unique plutôt que fragmentée (Papier/
Numérique, Logiciels métiers, Pièces jointes dans les adresses de messagerie, ...) ;
 Sécurisation du patrimoine documentaire ;
 Diffusion et partage immédiat de l'information d'où que l'on soit ;
 Recherche étendue dans le corps du document et non plus dans le titre
II. PRINCIPES DE LA DEMATERIALISATION DES
PRCEDURES ET DES PIÈCES (1/2)
 cadre législatif et réglementaire : simplification des procédures, cadre d’emploi des moyens
électroniques en justice, le paiement électronique, la signature électronique ou numérisée, les
règles et les normes d’archivage électronique, identification et protection des données à
caractère personnel, réorganisation des services et des ressources humaines
 développement des infrastructures de connectivité, de stockage et de traitement, l’accès
universel au réseau (inclusion numérique)
 identification et définition claires des acteurs, des besoins/services et des processus
(workflow), implication dès le départ de tous les acteurs
 Certificat unique d'identité numérique (IAM) : authentification, autorisation et gestion
centralisée des comptes
 authenticité, confidentialité, traçabilité, conservation horodatée des documents et des données
II. PRINCIPES DE LA DEMATERIALISATION DES
PRCEDURES ET DES PIÈCES (2/2)
 séparation des portails publics et privés
 relèvement du niveau de compétences numériques des acteurs de la chaine et la conduite du
changement
 équipement adéquat des acteurs
 disponibilité d’expertises techniques et métiers
 choix des outils de travail collaboratif, GED, SAE, GEC et parapheur électronique
MERCI POUR VOTRE ATTENTION