03 Gestion Du Système Documentaire

CHAPITRE 3 – SYSTÈME DOCUMENTAIRE
Sommaire
1 G ES TI O N DU S YS TÈ ME DO CUME NT AI RE ........................................................................................ 3
1 .1 G É N É R A L I T É S ............................................................................................................................................ 3
1 .2 P A R A M É T R A G E D U S Y S T È M E D O C U M E N T A I R E ............................................................................................. 6
1 .2 . 1 O pt io n s gé n é ra le s d u m od ule ................................................................................................. 6
1 .2 . 2 S ign at u re s ..................................................................................................................................... 7
1 .2 . 3 Fré qu en ce s de s re vu e s ............................................................................................................ 7
1 .2 . 4 E n vo i de s me ssa ge s a ut om at iqu e s .......................................................................................7
1 .2 . 5 Mo dè le s de do cu me n t s ............................................................................................................. 7
1 .2 . 6 I nt e rve n an t s ................................................................................................................................. 8
1 .2 . 7 Fo rm a t s d e ré f é ren ce s .............................................................................................................. 9
1 .3 A J O U T D ’ U N D O C U M E N T , P A R A M É T R A G E E T P L A N I F I C A T I O N D E L A C R É A T I O N ..........................................1 0
1 .4 P A R A M É T R A G E D ' U N E P R O P O S I T I O N D E D O C U M E N T .................................................................................1 5
1 .5 C Y C L E DE VIE : R É D A C T I O N , V É R I F I C A T I O N , A P P R O B A T I O N E T D I F F U S I O N ..............................................1 5
1 .5 . 1 I nf orma t ion s gé né ra le s ........................................................................................................... 1 5

1 .5 . 2 Réd a ct ion du do cum en t .......................................................................................................... 1 6
1 .5 . 3 V é rif ica t io n e t A pp ro ba t io n d 'un do cum en t : ..................................................................1 7
1 .5 . 4 Dif f usio n du do cu me n t ............................................................................................................ 1 7
1 .5 . 5 Dif f usio n pa p ie r d e s d o cu me nt s .......................................................................................... 1 8
1 .5 . 6 I mp re ssio n de s do cu me n t s .................................................................................................... 1 9
1 .6 M O D I F I C A T I O N , A R C H I V A G E E T S U I V I D E S D O C U M E N T S ...........................................................................2 0
1 .6 . 1 Mo d if ica t io n d es d ocum en t s ................................................................................................. 2 1

1 .6 . 2 A rch iva ge d e s d ocu me nt s ...................................................................................................... 2 2
1 .6 . 3 S u ivi de s d o cu me nt s ............................................................................................................... 2 2
1 .6 . 4 A jou t de de st in a ta ire p ou r d if f u sion e n ma sse ...............................................................2 2
1 .7 S U I V I D E S R É V I S I O N S .............................................................................................................................. 2 3
1 .8 G E S T I O N D E S T H È M E S ............................................................................................................................ 2 3
1 .8 . 1 Cré a t io n de s th èm es ............................................................................................................... 2 4
1 .8 . 2 Con su lt at io n de s d o cu me nt s p a r t hè me ............................................................................2 5
2 UTI LI S ATI O N DU S YS TÈ ME DO CUME NT AI RE ..............................................................................2 5
2 .1 C O N S U L T A T I O N ....................................................................................................................................... 2 5
2 .1 . 1 Con su lt at io n s de s d o cu me nt s d an s Ka liL ab ....................................................................2 5
2 .1 . 2 V isua lisa t ion d es d ocum en t s : ............................................................................................ 2 7
2 .2 A T T E S T A T I O N D E L E C T U R E ...................................................................................................................... 2 7
2 .2 . 1 A tt e sta t ion d e le ctu re .............................................................................................................. 2 7
Chap3- 1
KaliLab | Guide utilisateur | Version 13 09/2014
2 .2 . 2 S u ivi de s a t te sta t io n s d e le ctu re ......................................................................................... 2 8
2 .3 P A R T I C I P A T I O N A U C Y C L E D E V I E D U D O C U M E N T ....................................................................................2 9
2 .3 . 1 L es re sp o n sa b le s ..................................................................................................................... 2 9
2 .3 . 2 L es pa rt icip an t s ........................................................................................................................ 3 1
Chap3 - 2
1 GESTION DU SYSTÈME DOCUMENTAIRE
1.1 Généralités
 Le logiciel permet la gestion du système documentaire qualité. Il permet de suivre et maîtriser le cycle de vie
d’un document (rédaction, vérification, approbation, diffusion, modification, archivage, revue et révision …).
KaliLab favorise également la consultation en ligne des documents.
Il permet en outre un suivi des attestations de lecture de document.
Seuls les administrateurs et les utilisateurs ayant les droits nécessaires ont accès à la gestion des
documents, en se rendant dans l’administration des documents .
 L'ensemble des documents existant au laboratoire (sous format informatique) peut être récupéré et intégré au
logiciel. Ce dernier attribue et gère automatiquement la codification de vos documents. Si le laboratoire est déjà
accrédité ou certifié, il est nécessaire d’établir un tableau de correspondance pour assurer la traçabilité du
changement de codification et de modifier cette référence dans vos documents. Si vous ne souhaitez pas
utiliser la codification de KaliLab, lorsque vous paramétrez le titre de votre document, pensez à indiquer
également votre codification.
 Type de document : L’architecture documentaire proposée est une structure pyramidale classique
MQ
M anuel Q ualité
PQ
P lan Q ualité
PROCEDURES
PG PT
P rocédure P rocédure
G énérale T echnique
INSTRUCTION "Terrain"
IT MT
M ode
I nstruction opératoire
T ravail T echnique
ENREGISTREMENTS DOCUMENTS EXTERNES
DE
DX
D ocument
D ocument e X terne
d' E nregistrement
Chap3 - 3
 Exemple de Définition :
Manuel Qualité (MQ) : Document qui décrit le système de Management de la Qualité du Laboratoire,
l'architecture de la documentation de celui ci, le rôle et les responsabilités de la direction technique et du
responsable qualité.
Plan Qualité (PQ) : Document spécifiant quelles procédures et ressources associées doivent être appliquées
par qui et quand, pour un projet, un produit, un processus ou un contrat particulier du laboratoire.
Procédure Générale (PG) : Document qui décrit les règles d’organisation générale du laboratoire. Elle décrit
notamment le rôle et les responsabilités de chaque fonction intervenant dans l’enchaînement des tâches
nécessaires, dans la circulation des informations et dans les mécanismes de décisions.
Procédure Technique (PT) : Description de la méthodologie, de la manière dont le travail doit être réalisé en
utilisant certains principes, certaines étapes et certains outils, matériels ou instruments.
 Concernant les analyses : Description détaillée du processus pour accomplir une analyse (de la
phase pré à la phase post analytique).
 Concernant le matériel : Document qui présente les caractéristiques et les opérations d’étalonnage
et de maintenance pour un appareil.
Modes opératoires Technique (MT) : Description de la méthode pour réaliser une analyse ou un acte sur
matériel.
Instruction de Travail (IT) : Description de la méthode pour réaliser une tâche, une action . Ces documents
correspondent par exemple à des notices d’utilisation, des consignes administratives, des consignes de
sécurité…
Elles viennent quelques fois préciser une procédure multi-sites, par des particularités liées à un ou plusieurs
sites.
Document d' Enregistrement (DE) : Les enregistrements documentent la traçabilité et apportent la preuve de la
réalisation des dispositions définies dans la documentation qualité.
Documents externes (DX) : Textes réglementaires, normatifs, revues, articles, notices … directement utilisés
pour l'activité du laboratoire.
Chap3 - 4
 Exemple de méthodologie pour la gestion du système documentaire :
Personnel concerné par le document Proposition de document
Non
Accord par le responsable qualité ?
Oui
Responsable qualité
Paramétrage terminé ?
Planification de la création ou modification et paramétrage du document
Oui
Non
Rédacteur désigné :
Rédaction des documents qualité
Brouillon
Rédacteur désigné ou responsable qualité Rédacteur désigné :

Mise en forme informatique du document Validation de l'étape de rédaction dans le logiciel
Vérificateur désigné :
Vérification des documents qualité
Non Oui Vérificateur désigné :

Accord ? Validation de l'étape de vérification dans le logiciel
Approbateur désigné :
Approbation des documents qualité
Non Oui Approbateur désigné :

Accord ?
Validation de l'étape d'approbation dans le logiciel
Document existant dans une Oui
Archivage des versions antérieures dans le logiciel
version antérieure ? (Les indices de révision sont automatiquement
mis à jour)
Non
Surveillance de la diffusion automatique des documents
et formation pour leur application
Personnel concerné
Application du document et révision (consultation en
ligne dans le logiciel)
Chap3 - 5
 Exemple de page de garde d’un document géré dans KaliLab :

N° document :
Coordonnées et logo du Laboratoire PG-X0-XXX-XX Page X / Y
TITRE PROCEDURE :
SOMMAIRE :
1. Objet et domaine d'application
2. Références et interfaces
3. Terminologies
4. Responsabilités
5. Méthodologie
6. Classement et archivage
ANNEXES :
A S T U C E : Les informations de gestion (comme les intervenants du cycle de vie, la diffusion,

l'historique de modifications …) sont disponibles dans le logiciel et peuvent être intégrées à votre
document si vous l’imprimez.
1.2 Paramétrage du système documentaire
Rendez-vous dans l’administration des documents puis cliquez sur «Paramétrage du module ». Cet endroit
vous permet de réaliser les paramétrages qui vont influer sur votre module Documents.
1.2.1 Options générales du module
Vous pouvez ici cocher les options que vous souhaitez mettre en place pour votre module.
- Ne pas utiliser le serveur de documents pour les documents confidentiels
- Afficher le processus dans les fiches de non-conformité
Enregistrer les options cochées ci-dessus sur : sélectionnez les sites où vous souhaitez enregistrer les options
générales cochées et renseignées (sont uniquement affiché les sites auxquels vous avez accès)
Chap3 - 6
1.2.2 Signatures
Si vous avez activé l'option de demande de signature, vous serez amené à retaper celle-ci à la validation de
chaque étape du cycle de vie. Il ne s'agit pas d'une exigence à ce jour.
1.2.3 Fréquences des revues
Vous pouvez paramétrer la fréquence de revue de vos documents selon leur type.
Si vous possédez le droit de Gestion des documents sur différents sites, vous pouvez modifier simultanément
les valeurs des fréquences sur les sites que vous sélectionnez.
Si un document n'est pas modifié avant l’occurrence souhaitée, un message d'alerte « Revue de document à
faire » apparaîtra en page d'accueil des personnes ayant les droits de gestion documentaire.
Vous pouvez visualiser les traces indiquant les changements opérés sur les fréquences des revues en cliquant
sur .
Vous pouvez aussi paramétrer une période de revue personnalisée par document, au moment où vous créez le
document (étape 1).
1.2.4 Envoi des messages automatiques
Il est possible de suspendre l’envoi de messages automatique, (par exemple, cela peut être utile si vous
souhaitez intégrer rapidement l’ensemble de votre système documentaire dans KaliLab, en désignant une seule
et même personne pour l’ensemble des étapes…)
1.2.5 Modèles de documents

Vous pouvez insérer un modèle de document de format MS Office (Word, Excel...) .
Chap3 - 7
Ces modèles pourront être utilisés par la suite lors de la création des documents par les rédacteurs.
1.2.6 Intervenants
Au niveau de chaque étape il est possible de désigner des personnes précises qui sont susceptibles d'être
intervenant. Si l'on a accès à plusieurs sites, on peut faire ce paramétrage pour tous les sites à partir d'un seul
site. Toute modification apportée à cet onglet « Intervenants » sera reprise dans le bouton « Traces »
Si vous ne souhaitez pas utiliser utiliser cette fonctionnalité, il ne faudra pas la renseigner.
Droits de consultation des documents :

Droit du personnel Document diffusé Document non diffusé
Serveur Serveur Serveur KaliLab Serveur local
Chap3 - 8
KaliLab local
Accès au document si
Administrateur ou personnel ayant le Accès au Accès au Accès au
vous êtes intervenant
droit complet de gestion documentaire document document document
de l'étape en cours
Personnel ayant le droit de suivi ou Accès au Accès au Accès au
d'impression des documents document document document
Accès au
Personnel ne disposant pas de droit de Accès au Accès au document si vous
gestion documentaire document document êtes intervenant de
l'étape en cours
1.2.7 Formats de références
Il est possible de gérer vous même la codification des documents. Vous pouvez créer autant de formats de
références que vous le souhaitez.
 Vous pouvez, à partir de cet endroit, personnaliser vos références. Différents éléments peuvent y être
intégrés comme la référence abrégée du service, la liste des sites pour les documents multi-sites, le thème du
laboratoire, le thème Bio Qualité ou encore le processus concerné.
Vous pouvez également paramétrer les références correspondantes aux types de documents.
Chap3 - 9
En cliquant sur « Régénérer les références », les références vont être régénérées pour tous les documents déjà
diffusés dans KaliLab.
Vous pouvez visualiser les traces des changements de format des références en cliquant sur l'icône
 Lors de la création d'un document, vous devez choisir quel format des références utiliser parmi ceux qui
sont disponibles.
Il est également possible, pour chaque document lors de sa création, de modifier la version et le numéro
incrémental de départ.
1.3 Ajout d’un document, paramétrage et planification de la création

Rendez-vous dans l’administration des documents puis cliquez sur « Gestion des documents » et sur « Ajouter
un document »
Chap3 - 10
 Vous devez renseigner les champs demandés lors de chaque étape. Les champs obligatoires sont spécifiés
par un astérisque rouge à côté du champ.
Les « Fichiers associés » sont disponibles dans les différentes étapes du document.
La personne étant affectée à l'étape de rédaction, et/ou vérification, et/ou approbation pourra intégrer un fichier
(ceci remplacera le document actuel sur le serveur).
 Étape 1 : onglet « Informations générales »
- Indiquer le titre du document (champ obligatoire)

- Indiquer des mots clés qui pourront vous permettre de retrouver le document à partir du moteur de
recherche.
- Fréquence de revue : indiquer une fréquence de revue propre à ce document. Ne rien saisir si cette
fréquence est la même que celle paramétrée dans le paramétrage du module : Fréquence des revues
(en mois).
- Site principal du document (champ obligatoire) : indiquer le site principal du document. Attention, en
cas de changement du site principal, des informations concernant la référence seront peut-être
perdues car elles dépendent du site principal.
- Sites concernés : indiquer les sites concernés par le document. Attention, il ne s'affiche que les sites
où vous disposez d'un droit de gestion documentaire.
- A S T U C E : Si le format de référence des documents ne comporte pas le label « liste des sites »,
vous pouvez ajouter ou supprimer un site en cours de version. Si le format de référence des
documents comporte le label « liste des sites », il faudra réaliser une nouvelle version du document
pour modifier la liste des sites affectés au document.
- Indiquer le format de référence (champ obligatoire) qui va être attribué au document

- Indiquer le type du document (champ obligatoire): manuel qualité, procédure générale, document
d'enregistrement, etc...
- Indiquer la version du document
- Indiquer le thème concerné du document . Les thèmes correspondent à des classeurs de documents
(ex : thème ISO 15189, avec pour sous thèmes les chapitres de cette norme).
- Ce thème sert uniquement à générer la référence du document (configurable dans les options de la
gestion documentaire). Le document ne sera pas automatiquement associé au thème sélectionné
dans la gestion des thèmes si vous êtes en modification d'un document existant. Il faut faire la liaison
manuellement en passant par l'onglet « Classement ». Une information à ce sujet vous est présentée
grâce à l'icône .
- Indiquer le processus du document . Ce processus sert uniquement à générer la référence du
document (configurable dans les options de la gestion documentaire). Le document ne sera pas
automatiquement associé au processus sélectionné dans la gestion des processus si vous êtes en
modification d'un document existant. Il faut faire la liaison manuellement en passant par l'onglet
« Classement ». Une information à ce sujet vous est présentée grâce à l'icône .
Chap3 - 11
- Indiquer les intervenants du cycle de vie (champs obligatoire): rédacteur, vérificateur, approbateur,
responsable de la diffusion et de l’archivage. Vous pouvez également spécifier un délai d’intervention
(date prévue). Les différentes personnes sélectionnées seront, tour à tour, automatiquement averties
via la messagerie interne de KaliLab et une alerte en page d'accueil. Si le délai fixé n’est pas
respecté, des messages automatiques de relance seront envoyés.
Au laboratoire, plusieurs intervenants peuvent participer à une même phase du cycle de vie (par exemple, pour
la rédaction ou la vérification). Dans le logiciel, vous ne désignez qu’une seule personne pour chaque étape,
celle qui est responsable et qui viendra valider la réalisation dans KaliLab.
Pour chacune des 3 premières étapes (rédaction, vérification, approbation), vous pouvez désigner des
participants.
Les participants peuvent voir le document en lecture seulement afin de donner leur avis à la personne en
charge de l'étape courante.
Un participant peut uniquement insérer des commentaires sans pouvoir modifier le contenu du
document.
Une alerte en page d'accueil dans le pavé « Document » sera présente pour les participants tant que leurs
étapes concernées sont en cours.
 Étape 2 : onglet « Destinataires »
- Indiquer les services concernés par le document sur chaque site . (obligatoire) Le document peut
être codifié avec le chiffre correspondant au service désigné et le label correspondant au site. Si
plusieurs services sont sélectionnés, la codification associée est 0. Si plusieurs sites sont
sélectionnés, la codification associée sera fonction du paramétrage établi dans le menu « format
des références » Vous pouvez par la suite trier ou retrouver des documents par service. Une fois le
document approuvé, il ne sera plus possible de modifier les services du site principal. En cas de
modification du paramétrage du document, un message signalant que les services du site principal
n'ont pas été modifiés s'affichera sur la page de récapitulatif.
P A R AM É T R A G E R AP I D E M U L T I - S I T E : Dans le cas d'un document multi-site, il vous est possible

de paramétrer cette page pour chaque site en modifiant le filtre d'affichage.
Il ne s'affiche ici que les sites dont vous avez les accès avec un droit de gestion documentaire.
- Identifiez les personnels concernés , en sélectionnant les fonctions et qualifications correspondantes

(paramétrées par vos soins dans la « gestion du personnel »). Toutes les personnes associées aux
fonctions ou aux qualifications sélectionnées devront attester de la prise de connaissance du
Chap3 - 12
document après diffusion. Il est également possible d'affecter directement du personnel sans passer
par les qualifications ou les fonctions (diffusion nominative).
- Confidentialité / Consultation : cochez cette case si vous souhaitez que le document ne soit visible
que pour les personnes à qui vous diffusez le document.
NB : Les autres documents seront diffusés aux personnes choisies, mais accessibles par tous (par le
moteur de recherche par exemple)
- Confidentialité / Administration : permet de restreindre l'accès à la modification du paramétrage du
document à certains administrateurs. Uniquement les administrateurs sélectionnés auront accès au
paramétrage du document et verront les documents dans liste générale des documents.
 Étape 3 : onglet « Classement »
- Indiquer le thème du laboratoire . Les thèmes correspondent à des classeurs de documents (ex :
thème ISO 15189, avec pour sous thèmes les chapitres de cette norme).
Ce thème permettra le classement du document. Vous pouvez lier le document à un ou plusieurs
thèmes dans la gestion des thèmes, sur chacun des sites sélectionnés en utilisant le filtre d'affichage.
- Indiquer le processus du document. Ce processus permettra le classement du document, sur chacun
des sites sélectionnés en utilisant le filtre d'affichage.
- Indiquer le chapitre et la référence de votre document dans le référentiel BioQualité.
Les thèmes du document dans l'onglet 'Classement' sont modifiables à tout moment.
Les thèmes du document dans l'onglet 'Informations générales' sont modifiables en cours
de version uniquement s'ils ne sont pas utilisés dans la référence du document. Dans tous
les cas, lors d'un changement de version, les thèmes sont modifiables. Il en est de même
pour les processus.
- Indiquer la référence source du document (Référence d'un ancien système documentaire)

- Localisation : Associer votre document au(x) local (locaux) éventuellement concerné(s). Vous
retrouvez les locaux correspondants au(x) service(x) sélectionné(s) lors de l’étape précédente.
- Matériel : Associer votre document au(x) matériel(s) éventuellement concerné(s). Vous pouvez le lier
de manière générale à un type de matériel (dans ce cas il sera lié à tout les matériels du type), ou plus
précisément à des matériels particuliers d’un type. Exemple d'un document lié à un automate et à
l'ensemble des automates.
- Technique manuelle : Associer votre document au(x) technique(s) manuelle(s) éventuellement
concernée(s).
- Hygiène et sécurité (droit administrateur requis) : Permet de lier le document à la page d'hygiène et
sécurité.
- Indiquer si le document concerne une application de KaliLab, afin de créer un lien pour pouvoir
retrouver et consulter votre document à partir de l’écran correspondant à l’application sélectionnée
sous l'icône .
Chap3 - 13
 Étape 4 : onglet « Liaisons »
Vous pouvez paramétrer ici des liens pour pouvoir retrouver et consulter vos documents dans KaliLab (en
naviguant dans les écrans correspondants) :
- Modèle existant : Vous pouvez lier un modèle de document déjà existant.

Ces modèles se paramètrent dans le paramétrage du module : Modèles de documents.
- Fichiers joints annexes : Vous pouvez lier à votre document n’importe quel fichier, enregistré sur un
PC en réseau. Les fichiers associés sont repris dans la page de gestion du document afin de pouvoir
les ouvrir et les consulter directement (par exemple, vous pouvez lier un document source).
- Documents joints : Vous pouvez lier entre eux des documents diffusés de votre système documentaire
qualité (ce qui permet de se passer du chapitre « documents associés » ou « référence et interface »
au sein de vos procédures …). Les documents associés sont repris dans la page de gestion du
document afin de pouvoir les ouvrir et les consulter directement. Les liens établis sont tenus à jour
automatiquement, en cas d’évolution de version ou d’archivage des documents associés …
A S T U C E : Lors d'une évolution de version, il est possible de récupérer automatiquement les

fichiers et les documents joints de la version précédente.
 Étape 5 : onglet « Récapitulatif »
- Le récapitulatif des informations que vous venez d’enregistrer s’affiche.
REMARQUE : si un changement provoque une modification de la référence, cela sera clairement indiqué après
confirmation de la modification.
A la fin de votre paramétrage, vous avez deux solutions :

- Soit vous ajoutez directement le document
Vous avez ici la possibilité de modifier la référence automatiquement proposée par KaliLab et ainsi de pouvoir
remplir les « vides » dans les références provoquées par les suppressions de documents antérieurs.
Chap3 - 14
- Soit vous enregistrez le brouillon afin de reprendre plus tard votre paramétrage.
Une codification différente des documents est attribuée afin de l'identifier rapidement.
REMARQUE : Si des champs obligatoires ne sont pas renseignés, il sera uniquement possible d'enregistrer un
brouillon du document.
1.4 Paramétrage d'une proposition de document

Depuis la version 13, vous avez la possibilité de faire des propositions de documents.
• Pour les administrateurs KaliLab :
Accès par l’administration des documents puis cliquez sur « Gestion des documents » et sur « Proposer un
document »
• Pour les utilisateurs KaliLab sans droits spécifiques sur la gestion documentaire :
Accès par le raccourci Kali – Documents - « Proposer un nouveau document »
A S T U C E : Veillez au préalable à avoir activé le raccourci « Documents » dans la personnalisation des

raccourcis via le portail personnel.
L'utilisateur peut alors paramétrer sa proposition, sur le même principe qu'un paramétrage de document
classique.
Une fois la proposition enregistrée, les personnes disposant des droits de gestion documentaire ont une alerte
spécifique en page d'accueil propositions en attente.
L'administrateur peut alors accepter ou refuser la proposition de document.
S'il refuse la proposition, ce dernier peut ajouter un commentaire justifiant le refus de proposition. La proposition
pourra alors être supprimée ou bien reprise comme elle était précédemment.
Dans ce cas, la personne émettrice de la proposition recevra un message informant du refus de sa proposition.
Si l'administrateur des documents accepte la proposition, cette dernière sera convertie en brouillon, puis pourra
être enregistrée en document valide du système documentaire quand les informations nécessaires seront
renseignées et suivra alors le cycle de vie documentaire classique.
1.5 Cycle de vie : rédaction, vérification, approbation et diffusion
1.5.1 Informations générales

 Les différentes personnes définies seront, tour à tour, automatiquement averties, dès validation de l'étape
précédente par messagerie ainsi qu'une alerte en page d'accueil. Pour le personnel activé sur plusieurs sites,
l'alerte en page d'accueil indique le site auxquels appartiennent les documents sur lesquels il doit intervenir.
Chap3 - 15
Si le délai fixé n’est pas respecté, des messages automatiques de relance sont envoyés.
Les noms des responsables et les dates de validation sont automatiquement tracés.
: Permet d’accéder à la rédaction du document dans KaliLab ou de récupérer et intégrer dans le serveur
KaliLab, le fichier (enregistré sur le réseau) correspondant à votre document.
: Permet de valider une étape
: Permet de ne pas valider l'étape, et de renvoyer le document à l’étape précédente (envoi automatique
d’un message d’annulation à l’intervenant précédent)
: Permet de relancer les participants par messagerie
Une date d'application doit être obligatoirement renseignée (modifiable)
NOUVEAUTE V13 : Il est possible à tout moment de générer ou joindre un fichier PDF de diffusion. Lorsque le
document sera diffusé, les utilisateurs ne verront que le fichier PDF via la visualisation du document. La version
d'origine (.doc, .odt, .xls,...) sera accessible via l'Administration des documents.
A S T U C E : Pour les documents du type OpenOffice (.odt), vous pouvez insérer directement dans le PDF
généré les éléments d'impression (page de garde, en-tête, pied de page, référence, etc...)
1.5.2 Rédaction du document

Le rédacteur va intégrer le document à KaliLab. Il pourra par la suite, le modifier puis valider son étape.
Si le document est de type fichier (Document Word par exemple), il sera stocké à deux endroits différents :
– Serveur KaliLab : copie de stockage, le document est ici en lecture seule. Ce dossier se trouve directement
sur le serveur.
Chap3 - 16
– Serveur Local : copie de travail, accessible en modification à la personne responsable de l'étape en cours
(rédaction, vérification ou approbation). Cela permet à la personne rédigeant le document de travailler
directement sur le document Word sans avoir à le réintégrer .
Lors d'une modification directe du fichier en l'ouvrant sur le Serveur Local, le fichier est uniquement modifié
sur le Serveur Local. Pour mettre à jour la version du Serveur KaliLab, il faut effectuer une synchronisation
soit validant l'étape en cours, soit en éditant le fichier par l'icône puis en sélectionnant l'option de
synchronisation « Synchroniser: mettre la copie de travail sur le serveur » .
Vous pouvez travailler sur la copie locale d'un document même dans le cas de travail multi-site. Il est
possible de déplacer le document d'un serveur local à l'autre directement, sans synchronisation sur le
serveur KaliLab. Une option apparaîtra vous proposant de récupérer le document sur votre serveur local
quand vous serez sur un autre site.
Si vous travaillez directement sur un fichier présent sur le disque dur d'un poste, vous pouvez envoyer le
nouveau fichier en éditant le document puis en sélectionnant l'option de renvoi de fichier « Mettre un
nouveau fichier sur le serveur ». Celui-ci est alors mis à jour sur le Serveur KaliLab ainsi que sur le Serveur
Local.
A S T U C E : Vous pouvez citer dans votre document l’adresse d’un site internet. Si vous disposez
d’une connexion, lors de la consultation, vous pourrez vous rendre directement sur le site en cliquant
sur l’adresse citée. Vous pouvez également établir dans votre document des liens hypertexte, pour ce
faire, écrivez « http://kalilab/référence du document sans la version » pour les serveurs internes ou
« http://adresseip/référence du document dans kalilab sans la version » pour les serveurs externes, par
exemple : « http://kalilab/PG-A0-001»
La version ne doit pas être indiquée afin de toujours ouvrir la version en cours d'application de ce
document en cliquant sur ce lien.
1.5.3 Vérification et Approbation d'un document :

Le vérificateur ou l’approbateur peut, pendant qu’il consulte le document, réaliser des corrections (dans ce cas
l’intervenant précédent est automatiquement averti que des modifications sont apportées) en modifiant le
document directement sur le Serveur Local soit en réintégrant un nouveau document. Ils peuvent aussi
renvoyer le document à l'étape précédente ou valider leur étape. L'approbateur est la dernière personne qui
peut modifier le document, de ce fait, s'il fait partie de la liste du personnel de diffusion du document une
attestation de lecture sera automatiquement créée lorsqu'il approuvera le document, lui évitant ainsi d'avoir a
attester le document après diffusion.
Tant qu’un document n’est pas approuvé, il est ouvert en « version de travail » afin de pouvoir le
modifier et l’enregistrer sur le serveur.
1.5.4 Diffusion du document
 Le diffuseur peut annuler l'approbation du document en cliquant sur . L'approbateur est alors prévenu.
Chap3 - 17
 La diffusion d’un document (4ème phase du cycle de vie dans KaliLab) n'est pas automatisée après
approbation, car le laboratoire peut ainsi diffuser quand il le souhaite (en période de vacances, il attendra la
rentrée …). Quand un document est diffusé, il devient alors accessible à l'ensemble du personnel pour
consultation et un message est adressé aux personnels directement concernés (définis lors de la création) pour
les avertir de la mise en application d'un nouveau document. Ces personnels valident alors un accusé/réception
(traçabilité datée et nominative) après avoir visualisé le document.
 Seul le diffuseur et l'approbateur n'auront pas à attester la lecture du document, s'ils sont dans les
destinataires du document. Ceci pour la simple raison que le document ne peut plus être modifié.
 Il est possible d'ajouter une pièce jointe lors de la diffusion du document.

 Si un document est « en cours » en V1 dans KaliLab, au moment de diffuser la V2, vous aurez la possibilité
d'archiver automatiquement la V1 si vous en êtes l'archiveur ; en cliquant sur le bouton « Archiver et diffuser »
vous diffuserez la nouvelle version et archiverez l'ancienne. Si vous n'êtes pas l'archiveur de la V1, un message
vous avertira qu'elle est à archiver et un lien vous permettra d'accéder au document en question. De même, un
message est envoyé au responsable de la diffusion papier et au responsable de la version papier du document
obsolète, afin que celle ci soit détruite.
Un document diffusé ne peut plus être supprimé ou modifié.
1.5.5 Diffusion papier des documents

Si vous imprimez des exemplaires « papier » de vos documents, vous pouvez également suivre dans KaliLab
cette diffusion (en cliquant sur l’icône .) En naviguant dans le plan de votre laboratoire vous pouvez
retrouver également un récapitulatif des exemplaires papier diffusés.
Cette diffusion peut également se faire pour plusieurs sites, la gestion pourra alors se faire de tous les sites
concernés.
Chap3 - 18
Lorsque vous ajoutez une diffusion papier à un document vous devez choisir les sites de diffusion.
Vous pourrez renseigner :
– La date de la diffusion
– Le nombre d'exemplaires disponibles
– Qui est le responsable de la diffusion papier du document
– Le commentaire
– Ajouter une pièce jointe .

– Le type de diffusion (interne ou externe)
Pour une diffusion interne :
– Le service
– la localisation
– Le personnel
Pour une diffusion externe
– L'organisme extérieur concerné
– Les destinataires de cette version papier
 Par la suite il est possible de « modifier » et de visualiser les traces des modifications de cette diffusion
papier en cliquant sur . Vous pouvez aussi « Archiver en détruisant les exemplaires papiers ».
Lorsque vous choisissez d'« archiver en détruisant les exemplaires papiers », un message est envoyé au(x)
responsable(s) de la diffusion papier du document.
A S T U C E : Vous pouvez imprimer le suivi de la diffusion papier en cliquant sur « Impression » en

étant dans la gestion de la diffusion papier d'un document.
1.5.6 Impression des documents

Les personnes ayant le droit « Impression des documents » peuvent imprimer les documents en passant par
Administration des documents puis impression des documents. Les personnes ayant le droit « gérer les
documents » peuvent imprimer les documents en passant par Administration des documents puis
Gestion des documents.
Pour imprimer un document, il faut cliquez sur l'icône au niveau du document, puis sur l'icône .
Ensuite, pour les documents de type Microsoft Word et OpenOffice, il est possible d'intégrer différents éléments
au document :
– La page de garde comprenant la personne ayant imprimé le document, la date d'impression, la date
d'application, la date d'archivage, la date de dernière révision, la date de prochaine révision, le rédacteur, la
date de rédaction, la vérificateur, la date de vérification, l'approbateur, la date d'approbation, le diffuseur, la
date de diffusion, la description du document et l'historique des modifications
Chap3 - 19
– L'en-tête comprenant le logo du laboratoire, le nom du laboratoire, le titre du document, la référence du
document, la version du document, le code barres du document et la date d'application du document.
– Le numéro de page
– La référence du document et la version
– La personne ayant imprimé le document
– La date d'impression.
Enfin, cliquer sur le bouton ou pour pouvoir imprimer le
document.
La date d'application doit avoir été enregistrée avant ajout de l'en-tête dans le document, sinon la
date apparaîtra à 0.
A S T U C E : Lors de la création d'un document vous avez la possibilité de sélectionner un

groupement de site auquel ce document sera rattachée. Lors de son impression, vous pouvez
sélectionner l'adresse du groupement que vous avez au préalable configurée dans la gestion des
groupements de laboratoire.
Cette adresse apparaîtra à ce moment là dans l'entête du document.
A S T U C E : Lorsque vous imprimez un document, un code à barres est également édité sur l'en-tête
pour vous permettre de le retrouver facilement dans KaliLab. Une liste de documents associés à leurs
codes à barres est également éditable dans la recherche de documents.
1.6 Modification, archivage et suivi des documents
Chap3 - 20
Seuls les administrateurs et les utilisateurs ayant les droits nécessaires peuvent modifier ou
archiver les documents approuvés et diffusés, en se rendant dans l’administration des documents et en
sélectionnant le document concerné.
: Permet d'accéder à la modification du document.
: Permet de créer une nouvelle version du document
: Permet de créer un nouveau document en utilisant celui-ci comme modèle
: Permet d'archiver le document par l'archiveur
: Permet d'accéder à la diffusion papier des documents.
: Permet de synchroniser la version du serveur KaliLab sur les serveurs locaux.
: Permet de visualiser l'historique du document.
: Permet d'accéder directement aux commentaires du document.
1.6.1 Modification des documents

 Des demandes de modification peuvent être émises par le biais de la messagerie (en joignant le document
concerné au message). Vous avez aussi la possibilité d'ajouter et de faire suivre des commentaires sur la page
de gestion des documents pour formuler des demandes de modification, pour indiquer des modifications dans
l’attente de mise à jour du document, ou pour appliquer des modifications importantes à prendre en compte par
les utilisateurs avant la diffusion de la version supérieure. Cette dernière utilisation sera préférée en vue de
conserver une trace dans l'historique du document. Une information par mail est alors recommandée. Lorsque
des commentaires sont renseignés, l'administrateur retrouve les documents concernés, listés dans l’application
« Suivi des documents », de l’administration des documents .
Le personnel ayant les droits sur la gestion des documents peut éditer et supprimer un commentaire à partir
du moteur de recherche ainsi que lors de la consultation des documents par thème.
Pour ajouter des sites à un document multi-site diffusé, il y a deux cas possibles :
– vous utilisez la référence de chaque site dans la référence du document « A/B/C » et dans ce
cas, vous devrez faire une évolution de version (puisque vous changez de référence), et le
nouveau document aura un lien vers l'ancien
– vous utilisez la référence du site créateur ou une référence du type « MU » dans la référence du
document et dans ce cas, vous pourrez simplement modifier le paramétrage sans faire une
évolution de version et un nouveau cycle de vie.
Chap3 - 21
 Lors d'une évolution de version, penser à indiquer l’objet des modifications car un historique pour chaque
version est tracé.
 Lors de la création d'un nouveau document avec l'ancien comme modèle, le modèle ne sera pas modifié.
L'intérêt de pouvoir créer un nouveau document à partir d'un existant est qu'on peut, par exemple, choisir
directement sur quel(s) site(s) il sera applicable.
 Toutes les interventions réalisées sur le paramétrage d' un document sont également tracées .
1.6.2 Archivage des documents

 Un document archivé n’est plus accessible aux utilisateurs, une fois que la date d’application définie pour
la nouvelle version est atteinte. Cependant, les versions archivées sont identifiées (listées en gras) et toujours
accessibles dans l’administration des documents pour les administrateurs et les utilisateurs ayant les droits
nécessaires
 Lors de l'archivage, un commentaire est demandé afin d'en enregistrer le motif. Ce commentaire est visible
par la suite dans la page de garde du document. Il est possible pour la personne qui a archivé le document de
modifier le motif.
 De plus, si les diffusions de versions papier ont été tracées, le récapitulatif apparaît ici, vous permettant de
les actualiser. Un message automatique est envoyé au(x) administrateur(s) du système documentaire, au(x)
destinataire(s) et au responsable de l'exemplaire papier pour demande de destruction.
1.6.3 Suivi des documents

 Il est possible de suivre l'avancement du cycle de vie des documents et connaître ainsi l'état de son système
documentaire à tout instant, en se rendant dans l’application « Suivi des documents », de l’administration des
documents . Les documents sont classés en deux catégories, les documents en attente de validation et les
documents ayant des remarques. Par ailleurs, vous disposez également d’un système de couleur vous
permettant de visualiser l’état de chaque étape du cycle de vie d’un document dans « Gestion des documents
».
1.6.4 Ajout de destinataire pour diffusion en masse

 Il est possible de rajouter en masse sur un document du personnel pour la diffusion. Cela sert par exemple si
une nouvelle fonction a été créée ou encore un nouvel arrivant doit attester des documents qui ne sont pas
forcément lié à sa fonction ou sa qualification. Cela évite de passer document par document pour en faire une
modification de paramétrage.
Afin de faire ce paramétrage rendez-vous dans l’administration des documents puis dans « Ajout de
destinataire pour diffusion en masse ». Il faudra définir le filtre et l'appliquer. Finalement après avoir sélectionner
les documents, vous devez cliquer sur « Ajouter des destinataire » et en faire la sélection.
Chap3 - 22
1.7 Suivi des révisions
Une modification dans la terminologie est apportée ici afin de répondre aux exigences normatives.
En effet, la norme ISO 15189 dit que : « les documents font l'objet de revues périodiques, et qu'ils sont
révisés si nécessaire ... »
Dans le logiciel et dans ce présent guide, les termes sont donc modifiés en conséquence.
Revue : Action de relire le document pour vérifier s'il est encore applicable.
Révision : Action de modifier un document suite à une revue, une demande (utilisateur), un audit, …
Entraîne un nouveau cycle de vie.
 Vous pouvez gérer, planifier et suivre la revue des documents (afin de contrôler régulièrement la validité de
vos documents) dans « Suivi des revues des documents » :
Vous avez accès à un certain nombre de filtres pour effectuer votre recherche:
 Le type (Manuel Qualité, Plan Qualité, Procédures,...)
 Le service concerné
 Le réviseur
 La référence
 L'état (en détail ci-dessous)
 Document(s) à revoir : vous retrouvez, ici, la liste des documents diffusés ou revus, il y a plus de X mois. .
Vous pouvez planifier la revue à réaliser , en précisant un responsable et un délai (un message automatique
est envoyé à la personne désignée, des messages de relance sont envoyés si le délai n’est pas respecté).
Vous pouvez saisir la date de dernière revue de document .dans le cas où vous intégrez des documents
déjà existants et à jour de leur révision
 Document(s) en cours de revue : Liste des documents pour lesquels vous avez planifié une revue. La
planification peut être modifiée .
 Document(s) révisé(s) : Liste des documents diffusés ou revus, il y a moins de X mois. Vous pouvez anticiper
et planifier une revue .
 La traçabilité de la dernière revue réalisée est assurée sur la page de gestion du document. Toutes les
revues sont tracées dans l’historique du document .
1.8 Gestion des thèmes
Chap3 - 23
1.8.1 Création des thèmes
 Vous pouvez personnaliser le classement des documents. Dans un premier temps, vous allez créer des
thèmes (comme si vous donniez des titres à des classeurs) dans Administration des documents puis
dans le menu « gestion des thèmes ».
 Vous pouvez ajouter des thèmes manuellement ou alors ajouter les thèmes d'une norme. Il est également
possible de créer des « sous-thèmes » afin de subdiviser vos thèmes principaux.
 Vous pouvez rendre visible un sous-thème dans la page 'Hygiène et Sécurité' en cochant la case 'Hygiène et
Sécurité' dans la page de modification des thèmes.
ASTUCE : Les thèmes peuvent par exemple être les têtes de chapitre du référentiel selon lequel
vous travaillez au laboratoire, permettant ainsi :
– de voir si vous avez traité dans votre SMQ l'ensemble de la norme,
– de trier vos document en vue d'un audit,
– de répondre à un auditeur ...
 Vous avez aussi accès à la liste des processus sur cette page (voir chap15-7 : Processus). Il est possible de
convertir un thème en processus de la manière suivante :
- onglet « Thème »
- cliquer sur le thème que vous souhaitez convertir
- sélectionner la ligne « Convertir en processus ».
Chap3 - 24
 En faisant un clic droit sur le thème, vous pourrez aussi le supprimer, l'archiver et le désarchiver. La
suppression sera possible, si le thème (ou ses fils) n'ont pas de documents liés
1.8.2 Consultation des documents par thème

Dans un deuxième temps, vous pouvez associer les documents souhaités aux thèmes créés, dans « Gérer les
documents de ce thème ». Les thèmes créés, avec les documents associés, sont immédiatement consultables
dans « Consultation des documents par thème » .
 Vous pouvez également filtrer la liste des documents grâce aux thèmes dans la visualisation des documents
« Gestion des documents ».
2 UTILISATION DU SYSTÈME DOCUMENTAIRE
2.1 Consultation
2.1.1 Consultations des documents dans KaliLab

L’un des principes de KaliLab est de favoriser la consultation d’un document en ligne et d’éviter ainsi au
maximum les documents « papier » dans le laboratoire. Il existe 3 principales possibilités pour retrouver des
documents :
 Recherche contextuelle des documents, via l’arborescence :
Quand vous cliquez sur , disponible en haut de l’écran, c’est comme si vous « attrapiez un classeur ».
Selon où vous vous trouvez dans l’arborescence, vous accédez aux documents correspondants.
A S T U C E : Après avoir cliqué sur , vous pouvez utiliser le filtre d’affichage pour sélectionner le
type de document que vous souhaitez consulter. Vous pouvez ensuite trier l'affichage par référence ou
titre en cliquant sur le titre de la colonne.
 Exemple :
Chap3 - 25
En cliquant sur en page d’accueil, le logiciel vous propose l’ensemble des documents existant dans la
base documentaire
En cliquant sur en étant dans un des services, local ou matériel et technique manuelle de l’arborescence,
le logiciel vous propose seulement les documents correspondants à la localisation où vous vous êtes positionné
(dans un local de biochimie, vous accédez à l’ensemble des documents de Biochimie, en cliquant sur un
automate de biochimie, vous accédez uniquement aux documents relatifs à l’automate …)
 Recherche des documents par thème :
Cliquer sur dans kali et choisissez votre thème dans le menu déroulant. La liste des documents classés
sous ce thème apparaît. Encore une fois, en sélectionnant un thème, c’est comme si vous ouvriez un classeur
portant le titre du thème correspondant.
Vous pouvez également imprimer cette liste.
 Recherche multicritères (moteur de recherche) :
Cliquer sur dans Kali, puis sur « documents ». Sélectionner le critère de recherche souhaité .
Voici une liste non exhaustive des critères de recherche qui peuvent être employés pour la recherche sur les
« Documents »:
 Mots clés : saisir un mot clé en entier ou tronqué

 Référence et titre : saisir le titre ou la référence du document (en entier ou tronqué)
 Matériel : sélectionnez le matériel correspondant au document recherché
 Techniques manuelles : sélectionnez la technique correspondante au document recherché
 Fonction KaliLab : sélectionnez l’application correspondant au document recherché (gestion des stocks, des
audits, commandes…)
 Localisation : sélectionnez le service et local correspondant au document recherché
 Type : sélectionner le type de document concerné (procédure, mode opératoire..)
 Personnel Fonction : sélectionnez la fonction concernée par le document recherché (ce critère peut être
particulièrement utile afin qu’un nouveau personnel prenne connaissance et atteste les documents qui le
concerne)
 Vous pouvez cumuler plusieurs critères de recherche en cochant « Ajouter le critère dans la recherche
actuelle ».
 Les administrateurs peuvent effectuer une recherche administrateur en cochant « Recherche administrateur
(tous les statuts) », afin d'afficher également les documents en cours ainsi que ceux archivés.
 Pour les recherches sur le « contenu des documents » vous pouvez inscrire deux critères de recherche.
 Une fois sur la page de garde du document, les utilisateur ont la possibilité d'associer des fichiers aux
documents (fichiers joints utilisateurs). Les administrateurs des documents peuvent également joindre des
fichiers joints dans la partie « Fichiers joints administrateur ».
Chap3 - 26
Pour tous ces types de consultation, un document déclaré confidentiel dans son paramétrage ne sera visible
que pour les personnes concernées par ce document et cette confidentialité (ce sont les personnes à qui il a été
diffusé).
 Les résultats peuvent être édités sous forme de liste de documents faisant apparaître pour chacun : sa
référence, son titre, sa version, l’approbateur et la date d’approbation.
 Pour consulter un document, il suffit de cliquer sur sa référence. La page de garde du document apparaît.
Cliquer sur « ouvrir le document », en bas de page, pour le visualiser.
 En bas de page, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des commentaires concernant le document (par
exemple, vous pouvez préciser des modifications nécessaires en attente de mise à jour …)
 Vous pouvez également faire suivre le document lorsque vous avez ajouté un commentaire en cliquant sur le
bouton « Faire suivre pour commentaire à consulter ».
 Un message en haut de la page de garde indique quand une nouvelle version d'un document est en cours.
2.1.2 Visualisation des documents :

Lorsqu'un document est créé avec un logiciel, il ne pourra être visualisé correctement que sur les postes où le
logiciel est installé.
KaliLab propose des logiciels optionnels permettant de visualiser certains types de documents. Vous pouvez les
installer en allant dans « Menu » sur la page d'identification de KaliLab, puis en cliquant sur « Installer un
logiciel optionnel »
Les documents créés à partir de Microsoft Word 2007 (.docx, xlsx...) ne peuvent pas être visualisés par les
versions antérieures de Microsoft Word sans l'utilisation d'un pack de compatibilité qui vous est également
proposé par KaliLab.
2.2 Attestation de lecture
2.2.1 Attestation de lecture

 Lorsqu’un nouveau document est diffusé, les différents destinataires concernés sont avertis directement sur
la page d’accueil. Il vous suffit de cliquer sur l’avertissement apparu en page d’accueil « A/R nouveau doc en
application : xxxx » puis sur la référence du document correspondant :
Chap3 - 27
OU
 Lorsqu’un nouveau document est diffusé, les différents destinataires concernés sont également avertis via la
messagerie. Dans la messagerie, vous pouvez cliquer sur le sous-dossier « document » de la boite de
réception. Vous avez alors accès au message annonçant la diffusion d’un nouveau document. Cliquez sur
« Visualiser ce document » :
 Une fois sur la page de garde du document, cliquez sur le bouton « J'atteste avoir lu et compris le document
pour information et application », afin d’attester que vous avez lu le document. (Vous ne pouvez attester la
lecture que si vous avez ouvert le document)
A S T U C E : Un nouvel employé au laboratoire peut aussi se rendre dans le moteur de recherche

afin de retrouver les documents par « personnel concerné » et les attester …
2.2.2 Suivi des attestations de lecture

 Une liste des documents en attente d'attestation et attestés est visible sur la page « Suivi des attestations de
lecture des documents » accessible par Administration des documents . Pour la visualiser, vous devez
renseigner l'utilisateur et cocher, si besoin, les cases « Documents lus » et « Document dont la date
d'application est dépassée ». Pour faciliter la recherche d'information, vous avez la possibilité de filtrer les
résultats de la recherche par fonction, qualification et personne et de trier les colonnes affichées à l'aide des
petits triangles présent à gauche des intitulés de colonnes. Le filtre concernant le personnel est prioritaire, c'est
à dire qu'il est impossible de filtrer par fonction ou qualification si ce filtre est renseigné.
Dans le cas présenté 1465 documents sont « en attente d'attestation de lecture (4161/55213) ». Sur ces 1465
documents il y a 55213 attestions demandées. Sur ces 55213 attestations demandées, il y en a 4161 qui n'ont
pas été faites.
Pour le premier document de la liste : « Liste des détenteurs de la clé du laboratoire» sur les 57 attestations
demandées il y en 3 qui sont en attente. Ces chiffres correspondent au nombre de personnes ayant accès à au
moins un des sites, un des services et possédant une des fonctions, qualification sélectionnées dans les filtres.
Chap3 - 28
Il est possible d'afficher la liste des personnes concernées en cliquant sur la référence du document. Cette liste
est filtrée, mais vous avez la possibilité de supprimer ce filtre afin de visualiser la liste complète des personnes
devant ou ayant attesté le document.
Toutes ces données peuvent être utilisées comme indicateurs de suivi de votre base documentaire.
A S T U C E : Lorsque l'on sélectionne une seule personne, cela va afficher uniquement les documents
en attente d'attestation pour cette personne en particulier. Il sera alors possible de lui envoyer un rappel
de lecture via l'icône « Envoyer un rappel à ... ».
 En ce qui concerne le suivi, dans le cadre « personnel concerné » de la page de gestion du document, vous
pouvez cliquer sur « Voir les validations » afin de visualiser la traçabilité des accusés/réception de diffusion. De
plus, dans l’administration des documents, vous avez une application « Suivi des attestations de lecture des
documents », afin de consulter les attestations manquantes par document, les documents restant à attester ou
lus par personne. Enfin, un message de relance est envoyé tous les lundi aux personnes qui n’ont pas encore
attesté, ainsi qu’au diffuseur pour lui indiquer les attestations manquantes par document.
 Il est possible d'imprimer la liste de suivi des attestations de lecture en cliquant sur l'icône .
2.3 Participation au cycle de vie du document
2.3.1 Les responsables

 Rédaction, vérification et Approbation
Si vous avez été désigné comme rédacteur, vérificateur ou approbateur d’un document, vous en serez informé
en page d’accueil et par messagerie (même principe que précédemment pour l’attestation de lecture).
 Si vous êtes rédacteur :
- Cliquer sur l'icône éditer dans la case « rédaction ». Écrire votre texte (si le document est à
rédiger directement sur 'KaliLab') ou intégrer votre document en cliquant sur « parcourir » pour aller
chercher le fichier correspondant sur le réseau ou le poste.
- Si le document est à rédiger avec un modèle, vous pouvez soit enregistrer le modèle attribué sur votre
bureau en l'ouvrant via le serveur KaliLab, soit rédiger directement le document à partir du modèle
présent sur le serveur local.
- Valider la rédaction en cliquant sur l’icône , ce qui permet également d’avertir le vérificateur à
l’étape suivante : un message surligné en vert vous indique alors que le vérificateur est informé. Une
confirmation sera demandée si la version du document du serveur local est modifiée (quelque soit
l'étape validée) ainsi que lors d'une demande de signature électronique.
Chap3 - 29
A S T U C E : Vous pouvez, une fois le document intégré, le modifier, enregistrer les modifications, ne
pas valider l'étape, et revenir ultérieurement le compléter. Lorsque votre document est terminé, vous
validez alors l'étape.
 Si vous êtes vérificateur ou approbateur :
- Vous pouvez valider votre étape et avertir la personne affectée à l'étape suivante en cliquant sur
(si vous avez réalisé des modifications sur le document au niveau du serveur local, le logiciel vous
propose alors de le synchroniser) : un message surligné en vert vous indique alors que l’approbateur
ou le diffuseur est informé.
- Vous pouvez annuler la validation précédente et avertir la personne chargée de cette étape de
travailler à nouveau sur le document, en cliquant sur .

- Si l'approbateur modifie le document, un message sera envoyé aux responsables des étapes
précédentes.
A S T U C E : Tant qu’un document n’est pas approuvé, il est ouvert en « version de travail » afin de
pouvoir le modifier et l’enregistrer dans le serveur, à la place de la version initiale, en le « synchronisant
».
Lors de la rédaction ou modification d'un document par un rédacteur, un vérificateur ou un

approbateur, le type du document peut être changé à tout moment. Il n'y a plus de type de fichier
imposé.
- Après avoir réalisé des modifications éventuelles, enregistrer et fermer le fichier. Ensuite, cliquer sur
et synchroniser (dans ce cas l’intervenant précédent est automatiquement averti que des
modifications sont apportées).
- Cette icône peut servir également à parcourir pour intégrer et remplacer le document existant par
un nouveau fichier du réseau.
Un document diffusé ne peut plus être supprimé mais uniquement archivé (ni modifié sans
évolution de version)
 Si vous êtes désigné pour la révision d’un document :
Vous pouvez être amené à revoir un document à la demande, via la messagerie, de l’administrateur de la
documentation qualité (revoir ne veut pas dire obligatoirement modifier mais simplement vérifier que le
document est toujours conforme …).
Dans ce cas, vous serez informé de cette tâche via la messagerie. Dans la messagerie, cliquer dans le sous-
dossier « document » de votre boîte de réception, puis sur le message de revue. Cliquer ensuite sur le lien
« Visualiser ce document ».
Chap3 - 30
Vous pourrez attester de la revue du document en cliquant sur le bouton « revoir le document ».
A S T U C E : Pour visualiser les différences en deux versions d'un document texte (.doc, .odt), vous
pouvez cliquer sur « Voir les différences avec la version précédente ». Une fenêtre s'ouvre avec le
document actuel à droite, et la version précédente à gauche. Des couleurs permettent de faire
apparaître les différences.
2.3.2 Les participants

 Pour la rédaction, approbation et vérification d'un document, des participants ont pu être désignés.
 Si vous êtes participant :
Vous pouvez accéder à la liste des documents pour lesquels vous collaborez en cliquant sur le message
« Document en attente de collaboration » apparaissant en page d'accueil. Vous pouvez alors visualiser le
document en cours de rédaction, de vérification ou d'approbation selon le cas.
Vous pouvez noter vos remarques par l'ajout de commentaires au document.
 Si vous êtes responsable d'une étape :
Vous pouvez demander l'avis des participants en cliquant sur apparaissant sous les icônes d'édition et de
validation.
Chap3 - 31

03 Gestion Du Système Documentaire

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CHAPITRE 3 – SYSTÈME DOCUMENTAIRE

1 .5 . 1 I nf orma t ion s gé né ra le s ........................................................................................................... 1 5

1 .6 . 1 Mo d if ica t io n d es d ocum en t s ................................................................................................. 2 1

2 UTI LI S ATI O N DU S YS TÈ ME DO CUME NT AI RE ..............................................................................2 5

2 .2 . 1 A tt e sta t ion d e le ctu re .............................................................................................................. 2 7

1 GESTION DU SYSTÈME DOCUMENTAIRE

ENREGISTREMENTS DOCUMENTS EXTERNES

 Exemple de méthodologie pour la gestion du système documentaire :

Personnel concerné par le document Proposition de document

Accord par le responsable qualité ?

Rédacteur désigné ou responsable qualité Rédacteur désigné :

Non Oui Vérificateur désigné :

Non Oui Approbateur désigné :

 Exemple de page de garde d’un document géré dans KaliLab :

A S T U C E : Les informations de gestion (comme les intervenants du cycle de vie, la diffusion,

1.2 Paramétrage du système documentaire

1.2.1 Options générales du module

1.2.3 Fréquences des revues

1.2.4 Envoi des messages automatiques

1.2.5 Modèles de documents

Droits de consultation des documents :

1.2.7 Formats de références

1.3 Ajout d’un document, paramétrage et planification de la création

 Étape 1 : onglet « Informations générales »

- Indiquer le titre du document (champ obligatoire)

- Indiquer le format de référence (champ obligatoire) qui va être attribué au document

 Étape 2 : onglet « Destinataires »

P A R AM É T R A G E R AP I D E M U L T I - S I T E : Dans le cas d'un document multi-site, il vous est possible

- Identifiez les personnels concernés , en sélectionnant les fonctions et qualifications correspondantes

 Étape 3 : onglet « Classement »

- Indiquer la référence source du document (Référence d'un ancien système documentaire)

 Étape 4 : onglet « Liaisons »

- Modèle existant : Vous pouvez lier un modèle de document déjà existant.

A S T U C E : Lors d'une évolution de version, il est possible de récupérer automatiquement les

 Étape 5 : onglet « Récapitulatif »

- Le récapitulatif des informations que vous venez d’enregistrer s’affiche.

A la fin de votre paramétrage, vous avez deux solutions :

1.4 Paramétrage d'une proposition de document

A S T U C E : Veillez au préalable à avoir activé le raccourci « Documents » dans la personnalisation des

1.5 Cycle de vie : rédaction, vérification, approbation et diffusion

1.5.1 Informations générales

: Permet de valider une étape

: Permet de relancer les participants par messagerie

Une date d'application doit être obligatoirement renseignée (modifiable)

1.5.2 Rédaction du document

1.5.3 Vérification et Approbation d'un document :

1.5.4 Diffusion du document

 Il est possible d'ajouter une pièce jointe lors de la diffusion du document.

Un document diffusé ne peut plus être supprimé ou modifié.

1.5.5 Diffusion papier des documents

– Ajouter une pièce jointe .

A S T U C E : Vous pouvez imprimer le suivi de la diffusion papier en cliquant sur « Impression » en

1.5.6 Impression des documents

Gestion des documents.

A S T U C E : Lors de la création d'un document vous avez la possibilité de sélectionner un

Cette adresse apparaîtra à ce moment là dans l'entête du document.

1.6 Modification, archivage et suivi des documents

: Permet d'accéder à la modification du document.

: Permet de créer une nouvelle version du document

: Permet de créer un nouveau document en utilisant celui-ci comme modèle

: Permet d'archiver le document par l'archiveur

: Permet d'accéder à la diffusion papier des documents.

: Permet de synchroniser la version du serveur KaliLab sur les serveurs locaux.