Le principe de la GED

o Stockage de l'information
Une fois numérisés, les documents sont stockés et indexés selon des règles déterminées au
préalable.

o Accès à l'information
Ils sont alors accessibles, selon une thématique, en recherche par mots clés ou en recherche
intégrale.

o Echange de documents
La facilité d'échange offerte par la dématérialisation n'est pas le seul avantage. En un même
instant, plusieurs correspondants peuvent tout à fait travailler autour d'un même document
en des lieux différents.

Le projet GED et Gestion de contenu ECM

Tous les documents ne méritent pas d'être numérisés. Il est préférable de travailler par projet en
étudiant précisément l'apport de chacun des documents. Tous les documents n'ont pas non plus la
même durée de vie. Quelques documents spécifiques, soumis à des contraintes juridiques par
exemple, nécessitent un traitement particulier. Enfin le concepteur se posera la question des
modifications. Les documents sont-ils modifiables ? Par qui ? Faut-il alors conserver les versions
antérieures ?

Dans tous les cas, l'estimation de la valeur ajoutée du document une fois numérisé servira de
juge de paix pour définir la nécessité de la dématérialisation. Le calcul du ROI complet
s'avère indispensable.

Cet article s'inspire de l'ouvrage : "Le bon usage des technologies expliqué au
manager" Editions d'Organisation ©.

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de

l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux
projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux
Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers
d'exemplaires et régulièrement réédités.
 A ce sujet, voir aussi
• Le wiki au service de la documentation projet . Conserver la
"mémoire" projet au cours de sa préparation, sa réalisation et sa mise en oeuvre.

Ressources GED et Gestion de contenu ECM

L'ECM ou "Management" de l'ensemble des contenus de l'entreprise propose une gestion plus
globale de tous les contenus produits ou utilisés par l'entreprise sans s'en tenir aux seuls documents
entrant dans la GED. Cette dernière est une composante de l'ECM qui peut aussi englober les
documents web (en croissance exponentiel), les informations commerciales (dossier clients, contrats,
courriers, emails...) et plus généralement les images, vidéos, sons, des scans...

À lire
Les techniques et méthodes organisationnelles et juridiques pour dématérialiser les documents sur
support physique afin d'en faciliter le transfert, le stockage, la gestion et l'exploitation :

Dématérialisation et archivage électronique

Mise en oeuvre de l'ILM
(Information Lifecycle Management)
Jean-Marc Rietsch, Marie-Anne Chabin

Dispo chez :
www.amazon.fr

et Eric Caprioli
Dunod
207 pages
Prix librairie : 31,35 Euros.

Piloter l'Entreprise Innovante...

La prise de décision en équipe ne s'improvise pas. Pour parvenir à ce mode de management
délégataire, crucial pour les organisations actuelles, privées comme publiques, un indispensable
travail de fond prélable est nécessaire. La méthode SOCRIDE centrée sur les questions
incontournables de Confiance et de Reconnaissance est ici expliquée, illustrée et détaillée :

Les tableaux de bord du manager innovant

Une démarche en 7 étapes pour faciliter la prise de décision en
équipe
Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

Consultez la fiche technique »»»

Pour acheter ce livre :

Format ebook : PDF & ePub, Format Kindle

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