Fiche de poste

Assistant (e) de direction au sein de la Direction Générale des

Services

Contexte :
L’Université Paris 13 est une université pluridisciplinaire ancrée dans le territoire de la Seine
Saint Denis.
L’établissement compte environ 25 000 étudiants, 2 000 personnels permanents, 9
composantes (5 UFR, 3 IUT et Institut), un Département des activités physiques et sportives,
29 laboratoires de recherche installés sur 5 campus situés sur les communes de Villetaneuse,
Bobigny, Saint Denis et Argenteuil.
L’assistant (e) de direction est rattachée à la Direction générale des services (DGS).

Il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistante pour la Directrice Générale des Services, la
Directrice Générale des Services (DGSA), la Directrice Générale des Services – Directrice
des Affaires Financières et du Pilotage (DGSA-DAFP) et le Directeur du patrimoine.

Il (elle) assure également la gestion administrative et logistique d’instances : le CHSCT, le

Groupe de Travail sur les Risques Psychosociaux (GT RPS) et la Commission interne Des
Finances (CDF).

L’assistant (e) de direction est hiérarchiquement rattachée à la Directrice Générale des

Services et fonctionnellement à la DGSA, la DGSA-DAFP et au Directeur du patrimoine.

Missions :
L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement
de la Direction Générale des Services. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les
interlocuteurs internes et externes.
Il (elle) prend en charge, en lien avec la DGSA, l’organisation matérielle et logistique des
réunions du CHSCT et du GT RPS.
Il (elle) prend en charge, en lien avec la DGSA-DAFP, l’organisation matérielle et logistique
des réunions de la CDF.

Activités :
1. Gestion administrative

 Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

 Assurer les prises de rendez-vous
 Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
 Suivre la circulation des parapheurs
 Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
  Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les
reproduire et les diffuser
 Traiter et diffuser des informations internes et externes
 Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
 Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
 Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
 Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures
bureautiques, photocopieur …)
 Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
 Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la
structure en appliquant les procédures dédiées
 Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
administrative
 Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
 Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
administrative
 Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des
élections
 Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen,
…) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

2. Organisation administrative et logistique réunions des CHSCT, du Groupe de

Travail sur les Risques Psychosociaux (GT RPS), de la Commission interne des
Finances (CDF)

 Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions

 Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
 Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
 Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes
rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des
procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
 Suivre le prestataire de prise de notes

Connaissances :

 Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.

 Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
 Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
 L'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des
Universités.
Compétences opérationnelles :

 Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

 rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
 Sens des priorités
 Sens de l'organisation
 Capacité à prendre des initiatives
 Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
 Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
 Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs
directeurs

Savoir être :

 Discrétion
 Très bon sens relationnel
 Calme
 Autonome
 Accueillante
 Capacité d’anticipation
 Force de proposition
 Sens de l'écoute
 Sens du service public

Recrutement :
Ce poste (niveau catégorie B) est à pourvoir immédiatement.

Il est ouvert à la mobilité interne au sein de l’Université et aux salariés du secteur privé
(contractuel de droit public) dans le cadre d’un CDD d’un an renouvelable.

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.

Transmettre CV et lettre de motivation à helene.grabois@univ-paris13.fr et

recrutbiatss@univ-paris13.fr