TERME DE REFERENCE :

FINALISATION DU MANUEL DE
PROCEDURES ADMINISTRATIVE
COMPTABLE ET FINANCIERE DE
L’INSTITUT DE RECHERCHE ET
D’ACTIONS EN AFRIQUE
(IRAA)

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I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

L’Institut de Recherche et d’Actions en Afrique (IRAA) est une Organisation Non

Gouvernementale (ONG) de droits ivoirien à but non lucratif et apolitique qui œuvre dans le
domaine de la Recherche, de la Santé, de l’Education, du Développement Durable, de la
Protection, de l’Environnement, de la Formation et de la réinsertion.
Il a pour missions de :
- Contribuer à l’amélioration des conditions de vie des populations en Afrique et
particulièrement en Côte d’Ivoire à travers la recherche et les actions de développement
durable ;

- Promouvoir les soins de santé primaires, particulièrement la Prévention de la Transmission

Mère-Enfant du VIH, et la lutte contre le VIH /SIDA en général, la lutte contre la
Tuberculose et le Paludisme ;

- Appuyer les activités de santé maternelle et infantile pour accompagner les programmes
nationaux en charge de ce volet ;

- Œuvrer pour l’amélioration du niveau de vie des populations rurales et urbaines à travers
des recherches en santé publique ;

- Elaborer, soumettre et diffuser des projets et programmes d’actions dans les domaines de
la promotion sanitaire, et de l’assainissement ;

- Aider à l’utilisation effective des résultats de la recherche dans les domaines sanitaire,
social et environnemental pour améliorer le quotidien des populations

IRAA est doté d’un Secrétariat Exécutif animé par des ressources humaines adéquates, de
ressources financières et matérielles appropriées afin de pouvoir atteindre les objectifs qu’il
s’est fixé. Il convient en conséquence de mettre en place des capacités suffisantes de gestion
permettant d’assurer les prestations attendues de lui. Ces capacités porteront sur la
conception et la mise en place d’un manuel d’exécution, sa coordination avec le dispositif de
gestion retenu par IRAA pour l’exécution financières de l’ensemble des activités et enfin la
formation du personnel aux documents de référence conçus.

Les présents termes de référence définissent l’étendue de la mission qui sera confiée à un
consultant pour analyser, adapter et améliorer les manuels de procédures administratives,
comptables et financières existant afin d’être approuvé par IRAA et ses partenaires techniques
et financiers.

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2. OBJECTIFS :

2.1 Objectif Général

L’objectif général de la mission est d’analyser les manuels de procédures existants, le système
d’organisation et de gestion mis en place en vue de le rendre plus performant, afin qu’il réponde
aux besoins spécifiques du Secrétariat exécutif en ce qui a trait aux procédures des différents
partenaires techniques et financiers de IRAA.

En résumé doter IRAA d’un manuel de procédures administrative, financière et comptable unique
et consensuel en rapport avec les dispositions légales en vigueur Côte d’Ivoire.

2.2 Objectifs spécifiques

Le ou la consultant(e)travaillera en étroite collaboration avec le Responsable Administratif et

Financier de IRAA et a pour mission de :

- Passer en revue tous les manuels élaborés, existants ;

- D’assurer la cohérence entre les manuels existants de IRAA et les dispositions légales en
vigueur en Côte d’Ivoire ainsi qu’aux normes « US Government (USG A-133) » ;
- Mettre en forme les manuels de procédures ;
- Accompagner la mise en adéquation des documents administratifs et financiers de IRAA et
du manuel de procédures administrative, financière et comptable.

3. RESULTATS ATTENDUS
- Un manuel de procédures administrative, financière et comptable finalisé approuvé par IRAA
et ses partenaires techniques et financiers est disponible.

- Les différents documents administratifs et financiers sont mis en cohérence avec le manuel
de procédures

4. METHODOLOGIE
Le consultant disposera des manuels existants et la mise à disposition également des
documents nationaux en vigueur. Parmi ces documents, la convention collective
interprofessionnelle de Côte d’Ivoire et tout autre document de référence au plan national.
En plus de cette revue de la littérature, des séances de travail seront organisées pour le suivi
de l’intervention avec le Directeur Exécutif et son staff.
Une fois le document finalisé il sera validé par une équipe de IRAA et HAI.
Secondairement le consultant travaillera avec l’équipe IRAA pour mettre en cohérence les
documents produits et le manuel de procédures.

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 5. CONTENU DU MANUEL
Le manuel de procédures doit préciser pour le compte du Secrétariat Exécutif, l’organisation,
les principes de gestion, les tâches et procédures à appliquer. Les normes et procédures qui s’y
trouveront doivent s’appliquer à l’ensemble des activités de IRAA.

Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes

fonctions. A chaque fonction correspondent plusieurs tâches à mener, chacune d’elles
s’analysant en termes d’opérations successives à exécuter.

6. ETENDUE DE LA MISSION

Une fois le manuel adopté et validé, le consultant accompagnera la mise en adéquation des
documents administratifs et financiers de IRAA et du manuel de procédures administrative,
financière et comptable. Avec un sous bureau à Bouaké, le consultant sera amené à faire une
mission de terrain.

7. LE BIEN LIVRABLE
IRAA attend du consultant un manuel de procédures administrative, comptable et financière
intégrant différents modules de gestion de manière à ce que les intervenants puissent à tout
moment s’y référer dans l’exécution de leurs missions. L’ensemble des intervenants doit être en
mesure de collecter les données de base utiles à l’exécution de ses tâches. En retour, les procédures
devraient permettre à chacun des intervenants de rendre compte de ses propres activités.

8. PROFIL DU CONSULTANT

- Qualifications :
 Avoir un diplôme universitaire Master ou équivalent en droit, sciences humaines, sociales
ou administrateur
- Expériences
 Avoir une expérience avérée dans le monde communautaire ;
 Avoir une bonne capacité de travail en équipe ;
 Avoir une excellente capacité rédactionnelle et de synthèse ;
 Avoir une parfaite maitrise de l’outil informatique ;
 Avoir une expérience avérée dans l’organisation et la mise en place de système de
gestion au sein de structures bénéficiant d’apports internes (budget national) et
externes (fonds d’origine extérieure).
 Avoir une parfaite maîtrise des normes USG A-133
 Le Consultant doit disposer d’une équipe complète et/ou compétente dans le domaine
de l’élaboration de manuels de procédures de gestion, d’organisation et de tenue de
la comptabilité et de gestion. Le Consultant doit être disponible à travailler avec IRAA
dans le cadre de son mandat. Il doit démontrer une capacité à rendre compte
promptement et efficacement de la gestion de son mandat.

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 9. Durée de la consultance

La durée de la mission est de 30 jours calendaires couvrant aussi bien la revue documentaire que
la mise de mise en adéquation des manuels de procédures et les différents documents déjà en
circulation au sein de IRAA.

10. Instruction aux candidats

Les postulants devront soumettre les offres techniques et financières en deux (02) exemplaires (un
original et une copie) rédigées en français au plus tard le mercredi 15 février 2019 à 17H00.

Lieu de dépôt du dossier

Adresses : Bouaké : Quartier KENNEDY Ex Bureau Health Alliance International (HAI)
Téléphone : 31 63 08 21/48 78 28 45
Abidjan : Cocody Angré PETROIVOIRE STAR II Villa N°06
Téléphone : 22 42 10 58/43 46 95 91
Ou par mail à l’adresse : contact@ong-iraa.org