MANUEL DE PROCEDURE DE GESTION

ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DE
L’ENTRAIDE LOMA POUR LE
DEVELOPPEMENT(E.L.P.D)

Introduction :
Entraide Loma Pour le Développement (E.L.P.D) est une coopérative née le 30
Septembre 2017 à Macenta et comprend tous les 19 cantons de la Préfecture.
C’est un model de coopérative communautaire basée essentiellement sur la
valorisation de nos cultures, maintien de la PAIX pour un Développement
harmonieux et Durable.

Objectif général : Promouvoir (le relèvement), les valeurs humaines,

culturelles, économiques et technologiques.

Objectifs spécifiques :
Pour atteindre son but, la Coopérative se fixe les objectifs suivants :
 Encourager l’entraide Loma ;
 Revaloriser la culture Loma ;
 Redynamiser les foyers culturels ;
 Mettre en place un Comité d’étude technique (pour des analyses et des
réflexions) ;
 Soutenir des activités économiques ;
 Encourager des idéaux d’entraide et d’accompagnement ;
 Encourager la promotion de l’éducation féminine ;
 Elaborer un document historique de la communauté Loma (réhabiliter
l’histoire de notre communauté) ;
 Former des groupements/associations selon les filières d’activités
(regroupement socioprofessionnel) ;
 Promouvoir la commercialisation de nos produits locaux ;
 Lutter pour la restauration de nos forêts dégradées ;
 Encourager la protection de l’environnement et des têtes de source ;
 Promouvoir l’alphabet Loma.

Domaine d’intervention
 Activités culturelles
 Activités économiques
 Activités sociales.

Ainsi dans le cadre de la mise en œuvre de son programme, un plan stratégique

est élaboré pour ressortir un plan opérationnel plus efficace. L’adoption de ce
document stratégique s’accompagne d’une structuration de l’administration du
sommet à la base, du niveau des opérations et de son partenariat financier.
Pour permettre à cet effet de mieux assurer son mandat et de mieux rendre
Compte aux cantons, aux antennes, ses partenaires, le manuel des procédures
administratives, financières et comptables fait l’objet d’une adoption à son
environnement de coopération technique et financière.
But et objectif du manuel
Le manuel de procédures permet de s'assurer de l'utilisation optimale des
ressources humaines, matérielles et financières de l’Entraide Loma Pour le
Développement (E.L.P.D) en relation avec les objectifs qui lui sont assignés.
Il répond aux objectifs suivants :
- Définir les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du
système de gestion mis en place ;
- Fixer les niveaux de responsabilité et les tâches des différents agents
impliqués dans les procédures administratives, comptables et financières ;
- Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la
transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs et
comptables ;
- Permettre l'élaboration dans des délais réduits, d'états financiers fiables et
traduisant de manière fidèle et sincère les résultats (économiques, financiers,
culturel, comportemental/ idéologique) du l’E.L.P.D.

Structuration et mode d’emploi

Ce Manuel de Procédures décrit les procédures les plus souvent appliquées aux
activités quotidiennes. D’autres manuels et documents légaux (Statuts,
règlements intérieurs et autres Manuels …) ont été élaborés pour fournir des
informations sur l'histoire, la philosophie, les valeurs, les règlements en vigueur
au sein de la coopérative. Ce Manuel vous donne une idée de la manière dont
vous pourrez bien remplir votre mission et, au mieux de vos capacités, satisfaire
et dépasser les attentes du conseil d’administration.
Il résulte de ce manuel l’ensemble des préoccupations des cantons, des antennes,
des partenaires et autres en terme de gestion cohérente et efficace des
ressources.
Ce manuel devra être mis à jour à chaque fois que cela parait nécessaire pour le
bonheur de la coopérative afin de refléter les changements qui
interviendraient dans l'organisation et les procédures de l’E.L.P.D. De tels
changements les décisions seront prises en assemblée générale et le C.A
adressera un écrit aux instances avant leur application.
Les procédures énoncées dans ce Manuel remplacent et annulent toutes les
procédures précédentes, écrites ou orales, et ont un effet immédiat.

SIGLES ET ABREVIATIONS
 TABLE DES MATIERES

Chapitre : 1- Présentation de l’E.L.P.D

Chapitre : 2- Planification et Budget

Chapitre : 3- Procédures administrative et financières

Chapitre : 4- administration du Personnel

Chapitre : 5- Comptabilité

Chapitre : 6- Suivi-évaluation
 Chapitre : 1- Présentation de l’E.L.P.D

STRUCTURES-INSTANCE-FONCTIONNEMENT

1.1 Organigramme

.
Rôle des organes

1.3 Outils de coopération et de partenariat

Pour compléter le dispositif institutionnel mis en place, le
CORAF/WECARD a opéré un choix stratégique novateur garantissant
une approche plus générale et plus intégrée de ses activités pour une
coordination et une collaboration efficaces avec les principaux partenaires
et parties prenantes du CORAF/WECARD à savoir :
- les Communautés Economiques Régionales (CER),
- les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA),
- les gouvernements,
- le FARA,
- les bailleurs de fonds,
- les organisations régionales,
- les organisations du secteur privé à l’intérieur et à l’extérieur des
sous régions Afrique de l’Ouest et du Centre.
L’approche programme, sur laquelle repose sa stratégie, est complétée par
le dispositif de réseautage comprenant essentiellement les Réseaux de
recherche, les Centres régionaux d’excellence et les Pôles de recherche.
Le Fonds compétitif régional est utilisé pour financer les projets de
recherche, sélectionnés sur une base concurrentielle. Ainsi, il les oriente
vers la demande sociale, contribue à améliorer leur qualité et assure la
promotion de l’excellence.
Les huit programmes de recherche, développés et mis en oeuvre sont :
- Elevage, pêche et aquaculture
- Cultures vivrières
- Cultures non vivrières
- Gestion des ressources naturelles
- Biotechnologie et la biosécurité en Afrique de l’Ouest et du Centre
- Les politiques, les marchés et le Commerce
- Gestion de la connaissance agricole
- Renforcement des capacités et de la coordination.

Les structures
Pour atteindre ses objectifs, l’E.L.P.D dispose de trois (3) instances qui sont :
 Assemblée Générale (AG)
 Conseil d’Administration (CA)
 Directeur Exécutif
 Conseil et Réflexion(CR).

Entraide Loma Pour le Développement s’est dotée d’instances solides et

efficaces qui dirigent et animent l’Institution.
Le manuel de gouvernance de la coopérative approuvé par l’Assemblée
Générale lors de sa session du 23au 24 Mars 2017, en complément des statuts et
règlements intérieurs, définient les procédures de gouvernance.
A leur tête, l’Assemblée générale,

Assemblée Générale ordinaire

L’Assemblée Générale est l’instance suprême de la Coopérative ; elle adopte et
modifie les statuts et règlements intérieurs, sous la demande des 2/3 des
membres statutaires. Elle adopte le budget et le plan d’action annuel. Elle élit et
révoque les personnes qui animent l’ensemble des organes, approuve les
rapports annuels d’activité, examine toutes les questions qui lui sont soumises.
Sa convocation comporte toujours un ordre du jour, la date et le lieu de la
réunion ; elle est adressée trois (3) mois avant sa tenue qui a lieu une fois par an.

Assemblée Générale extraordinaire

L’Assemblée Générale extraordinaire est convoquée sous proposition du conseil
d’administration 15 à 30 jours avant sa tenue sous la demande des 2/3 des
membres statutaires.

Le Conseil d’Administration
Il est l’organe d’exécution de la Coopérative, mandaté par l’assemblée générale.
Il coordonne les affaires de la Coopérative et met en œuvre les décisions
conformément aux directives fixées par l’Assemblée générale, il peut créer des
commissions permanentes ou ad hoc et ainsi fixé leur mandat et le nombre.
Il est chargé notamment de proposer des nouvelles orientations et actions
susceptibles de permettre la réalisation des objectifs de la Coopérative.
Il reçoit les problèmes d’exécution, les sanctions et les lettres de démission, pour
des éventuelles analyses à travers sa direction exécutive.
Il ordonne l’organisation des sessions de l’AG de l’E.L.P.D.
Le C.A est tenu de soumettre chaque année à l’approbation de l’Assemblée
Générale ordinaire et/ou extraordinaire le résultat de ses stratégies nationales et
internationales, les comptes de l’exercice écoulé et le budget du prochain
exercice (après réception des programmes sectoriels proposés par la direction
exécutive) et reçoit les demandes d'admission à l'Organisation;

La Coopérative E.L.P.D est administrée par un conseil d’administration

composé de quinze (11) membres qui sont entre autres : 1 président, 1 vice-
présidente, 2 secrétaires administratifs, 1 trésorier, des auditeurs internes et les
conseillers. (comité scientifique et technique ),
Le Conseil d’administration
Il est composé de dix neuf (11) membres appelés administrateurs :
1. Un(e) président (e)
2. Un Vice-président (e)s
 3. Deux secrétaires administratifs
4. Un (e) trésorier (e)
5. Comité scientifique et technique
6. Auditeurs Internes(02)
7. Trois conseillers (économique, juridique et social).

Audi Interne
- L’auditeur interne veille au respect des procédures définies par le manuel des
procédures Administratives et Financières,
- procéder à des contrôles réguliers de procédures de chaque service,
- fait le suivi de la mise en œuvre des recommandations des auditeurs externes à
la direction du Conseil,
- propose un compte-rendu de ses audits au conseil d’administration et à la
direction Exécutive,
- procède à l’audit des procédures et systèmes internes de l’organisation,
- effectuer la liaison avec les auditeurs externes sur les tâches préalables du
Contrôleur/auditeur interne.

Direction exécutive
La Direction exécutive, est l'organe d'exécution des décisions du Conseil
d'Administration. Elle est chargée essentiellement :
de veiller à la préparation des programmes, projets et budgets à soumettre au
Conseil d'Administration et à l'Assemblée Générale ; de coordonner la mise en
œuvre des activités des programmes ; d’assurer le développement du partenariat
financier et la mobilisation des fonds ; d’assurer le secrétariat des réunions du
Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale.
 Elle est responsable du fonctionnement quotidien de l’organisation et
de l'encadrement du personnel ;
 Elle est responsable de l’ensemble des activités de l’organisation et de la
bonne exécution de ses programmes de travail ;
 Elle est responsable de l'administration interne de l'Organisation, de
l'engagement et de la discipline du personnel;
 Elle supervise également l’exécution de l’organisation de recherche de
l’E.L.P.D, en veillant à ce qu’il reste aussi fidèle que possible aux grande
orientations fixées par l’Assemblée générale ou émanant de cette dernière.
- assure un appui méthodologique et technique pour élaborer les documents de
programmation des activités.
- renforce la capacité du personnel responsable de la coordination et ceci à partir
des moyens disponibles.

Direction des Programmes

- Coordonner la mise en place des programmes spécifiques de recherche et de
développement de l’E.L.P.D ;
- Participer à la réflexion au sein de l’E.L.P.D en ce qui concerne les thèmes et
les problématiques du programme ;
- initier, développer et au besoin gérer de nouveaux projets et programmes ;
- organiser des rencontres scientifiques et techniques ;
- promouvoir les contacts entre les chercheurs, les partenaires de l’E.L.P.D et ses
acteurs ;
- préparer des propositions de recherche et des requêtes de financement sur des
thèmes liés à leurs domaines d’expertise à la demande du Direction exécutive ;
- assurer la liaison avec les organismes de financement sous la direction du
directeur exécutif et en collaboration avec les autres départements.
- et prêter main forte à la réalisation d’autres activités de l’Organisation ;

Planification
- assurer la cohérence des stratégies d’intervention développées par
les chercheurs de sa composante ;
- consolider, en collaboration étroite avec les intervenants chargés de
Programme responsable du budget, au plan de travail budgétisé du
Direction Exécutive.

Suivi Evaluation
- renforcer la fonction et les capacités de suivi et d’évaluation axées
sur les résultats ;
- améliorer les programmes et projets afin de mesurer le niveau
d’atteinte des objectifs au niveau de l’organisation et la
responsabilité;
- proposer des méthodes permettant de relier les produits des projets,
programmes, et politiques partenariats du de l’E.L.P.D à la
réalisation des effets selon le cadre de résultats stratégiques;
- expliquer les innovations et méthodes nouvelles du suivi et de
l’évaluation axés sur les résultats, y compris le rôle des partenaires;
- recueillir des informations au sujet de l’efficacité de la stratégie de
partenariat de l’E.L.P.D dans la réalisation des effets
recherchés.

Gestion de l’Information et de la communication

- piloter un Système d'Information cohérent, qui fonctionne et qui
réponde aux besoins de l’E.L.P.D et aux utilisations en
dehors de l’organisation ;
- conseiller et appuyer Le Secrétaire Exécutif dans la conception et
l’exécution de la politique d’information et de communication
(technique et usages, pédagogique et administratif) ;
- Conduire et mettre en oeuvre le schéma directeur local des systèmes
d'information.
- gérer tous les supports informatiques nécessaires au bon
fonctionnement des activités de l’E.L.P.D (maintenance,
sécurité et système de sauvegarde).
- gérer l’édition des publications et en superviser la fabrication avec
les prestataires externes et personnes-ressources composant la
chaîne ;
- coordonner la diffusion des publications et en gérer le stock;
- organiser et gérer les archivages

Direction Administrative et Financière

- superviser la comptabilité et l'équipe jusqu’à la clôture annuelle des
comptes ;
- assurer la gestion du système d’informations administratives,
juridiques et comptables ;
- superviser la gestion administrative et sociale du personnel (paie,
contrats de travail…)
- assure le contrôle de gestion et la comptabilité analytique (création
tableaux de bord…)
- gérer les finances, la trésorerie et les comptes bancaires et veiller à
l'optimisation de la gestion des flux de trésorerie ;
- assurer la liaison avec les organismes de financement sous la
direction du Directeur exécutif ;
- assurer la construction du budget annuel global de l’organisation et
le suivi des dépenses engagées par rapport aux prévisions ;

Service Comptabilité
- assurer l’établissement des documents de comptabilité générale et
analytique et de suivi budgétaire ;
- assurer la révision régulière de ces mêmes comptes ;
- veiller au respect des principes comptables généraux ;
- procéder à la réalisation des déclarations fiscales et sociales de
l’organisation ;
- assurer la sortie rapide, régulière et fiable des résultats comptables et
financiers intermédiaires ; de même que les états financiers annuels ;
- assurer la gestion de la paie, des déclarations sociales et fiscales ;
- appuyer la préparation du budget et son suivi prévisionnel ;
- assurer le suivi de la comptabilité analytique ;
- assister les auditeurs externes dans l’exécution de leur mission.
Service Administratif
- assurer avec efficacité la gestion administrative et l’organisation des
missions, séminaires et ateliers, des voyages ;
- élaborer les termes de référence des missions de consultation prévues et
apporter un appui technique aux différents travaux des consultants
entrant dans ses domaines de compétence ;
- assurer l’appui permanent et le suivi des activités du département
administratif et financier ;
- assurer la gestion administrative et sociale du personnel ;
- assurer la gestion des assurances (du bâtiment et des biens)
- assurer la gestion et la maintenance des locaux ;
- assurer la gestion du parc automobile.