AEEMCI République de Côte d’Ivoire

Association des Elèves et Etudiants Musulmans de Côte d’Ivoire Union – Discipline – Travail

CAHIER DE CHARGES DU SECRETARIAT REGIONAL

Ce cahier des charges fixe les modalités d’exercice des fonctions de Secrétaire Régional pour la
mandature 2023-2025. Par ailleurs, il servira de moyen d’évaluation des activités et
performances des Secrétaires Régionaux à l’échéance de leur mandat.

Il passe en revue les différents axes de gestion en lien avec les SERA à savoir :

I. La gestion administrative (SERAFAD) ;

II. La gestion de la mobilisation et de l’organisation (SERAMO) ;
III. La gestion financière (SERAFI) ;
IV. La gestion de la communication et des relations extérieures (SERACREX) ;
V. La gestion des affaires sociales, du sport et de l’environnement (SERAFSSE) ;
VI. La gestion de la formation, de la culture et des questions idéologiques (SERAFOCI) ;
VII. La gestion des cellules féminines (SERACEF).

Pour rappel, le bureau du Secrétariat Régional est composé de 16 membres (1 SR, 1 Vice-SR et
14 SERA). Ces présents textes visent à préciser et donner une orientation sur les charges de chacun
d’entre eux.

➢ Le Secrétaire Régional (SR)

Les responsabilités du SR :

- le SR est chargé de la gestion de l’association dans son Secrétariat Régional. Il détient

par conséquent le pouvoir de décision.
- le SR est responsable devant le Conseil Régional, les autorités religieuses, politiques,
administratives et le Comité Exécutif.
- le SR adresse toute demande d’autorisation aux autorités compétentes
- le SR ne décide qu’après consultation des membres du bureau et de ses conseillers.
Néanmoins, pour une question urgente engageant la vie du groupe (association), il peut
décider sans avis du bureau. Dans ce cas, il est tenu d’informer le bureau de sa décision
dans un bref délai.
- le SR nomme et révoque ses collaborateurs dans l’intérêt de l’association. Ses
collaborateurs sont responsables devant lui et sont tenus de le consulter avant de
prendre toute décision engageant l’association à moins de n’avoir reçu au préalable
une délégation de pouvoir.
- le SR est tenu de mener des politiques de financement de l’association, il établit un
programme annuel appuyé d’un devis. Il engage toute(s) dépense(s) relative(s) au
fonctionnement de l’association.

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➢ Le Vice-Secrétaire Régional (Vice-SR)

Les responsabilités du Vice-SR :

- il est chargé de suppléer le SR dans sa tâche, le SR peut le consulter pour les différentes
prises de décisions ;
- il assure de facto l’intérim du SR en cas d’absence de celui-ci ;
- l’intérim du vice SR est acté par écrit avec indication de la durée de l’intérim ;
- en cas d’absence prolongée du SR, le Vice-SR assure l’intérim si le reste du mandat
est de moins d’un an sinon le Comité Exécutif procède à la nomination d’un nouveau
SR.
- le SR selon les objectifs de son mandat lui confie des tâches stratégiques.

➢ Les 02 Secrétaires Régionaux adjoints chargés des Affaires Administratives

(SERAFAD)

Les responsabilités des SERAFAD :

- gérer les courriers et les archives du Secrétariat Régional ; se conformer à la

présentation homologuée des courriers et veiller à son utilisation par les organes de
base ;
- veiller au respect de l’utilisation du logo homologué ;
- numériser (informatiser) tous les documents relatifs au Secrétariat Régional ;
- organiser régulièrement des réunions internes et avec les organes de base ;
- envoyer, sur validation du SR, au Comité Exécutif les rapports des réunions avec les
organes de base chaque trimestre ;
- vulgarisation des textes régissant l’AEEMCI ;
- travailler en collaboration avec les SENAFAD à la confection des cartes de membre
format PVC.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionaux adjoints chargés de la Mobilisation et de
l’Organisation (SERAMO)

Les responsabilités des SERAMO :

- planifier et coordonner les activités des organes de base ;

- établir et tenir à jour un répertoire de tous les organes de base (sections et sous-comités)
de sa zone de compétence avec les contacts des membres des différents bureaux ;
- accroitre le nombre de sections et de sous-comités dans sa zone de compétence ;
- suivre l’organisation des activités par les organes de base ;
- élaborer et mettre une stratégie de mobilisation et/ou de redynamisation des organes
de base ;
- faire un suivi des structures spécialisées des organes de base ;
- établir et tenir à jour la liste des militants en classe de terminale (toutes séries) ainsi
que les bacheliers ;
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-recenser et suivre l’utilisation du matériel des organes de base de la région

-faire, sur validation du SR, un point du matériel chaque trois (3) mois aux
Commissaires aux Comptes Régionaux.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionaux adjoints chargés des Finances (SERAFI)

Les responsabilités des SERAFI :

-faire, sur validation du SR, un point de ses finances chaque trois (3) mois aux
Commissaires aux Comptes Régionaux ;
- mettre en place une politique d’autofinancement en utilisant par exemple des activités
génératrices de revenus et un projet économique ;
- assurer le bon recouvrement des cotisations annuelles et verser le quota dédié au
Comité Exécutif ;
- s’assurer que tous les membres disposent des cartes de membres et des PAF ;
- gérer efficacement le patrimoine financier de la région ;
- suivre la gestion du patrimoine financier des organes de base ;
- établir un répertoire des donateurs de la région et des organes de base ;
- établir un budget prévisionnel de fonctionnement de la région et un budget prévisionnel
des activités ;
- recenser et suivre l’utilisation du matériel des organes de base de la région.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionaux adjoints chargés de la Communication et des
Relations Extérieures (SERACREX)

Les responsabilités des SERACREX :

- mettre en œuvre une stratégie de communication avec les organes de base ;

- mettre en œuvre une stratégie de communication externe (page Facebook, Twitter,
etc.) ;
- créer et entretenir de bonnes relations avec les autorités administratives, politiques,
religieuses et coutumières de sa région ;
- créer et entretenir de bonnes relations avec les autres associations religieuses et non
religieuses, les ONG, etc. ;
- collaborer avec les organes de presse locaux ;
- faire circuler toute information essentielle pour les AEEMCIstes ;
- communiquer sur les activités des organes de base et du Secrétariat Régional ;
- envoyer des courriers et des cartes de vœux à l’occasion des évènements religieux et
non religieux.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionaux adjoints chargés des Affaires Sociales, du Sport
et de l’Environnement (SERAFSSE)

Les responsabilités des SERAFSSE :

- organiser des visites (courtoisie ou à l’occasion d’un évènement heureux ou

malheureux) chez les AEEMCIstes, parents d’AEEMCIste, etc. ;
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- organiser des actions sociales lors des événements heureux et/ou malheureux ;
- assister les AEEMCIstes en difficulté ;
- constituer le répertoire des AEEMCIstes diplômés en quête d’emploi ;
- appuyer la recherche de stages et emplois pour les AEEMCIstes en quête d’emploi ;
- vulgariser les différentes bourses nationales et internationales à l’AEEMCI ;
- nouer des partenariats pour la prise en charge sociale des AEEMCIstes ;
- recevoir, gérer et redistribuer les dons d’ordre social faits à la région ;
- initier des activités sportives ;
- organiser des activités de promotion de l’environnement.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionaux adjoints chargés de la formation, de la culture
et des questions Idéologiques (SERAFOCI)

Les responsabilités des SERAFOCI :

-vulgariser le PAF ;
-suivre le contenu des formations (thème et conférencier) données durant les activités
de la base ;
- initier des activités culturelles ;
- suivre la création des lieux de prières dans les organes de base ;
- suivre la gestion des mosquées de l’AEEMCI de la région ;
- veillez eu respect de l’esprit du creuset ;
- mettre sur place et actualiser un répertoire des bibliothèques et mosquées de
l’AEEMCI de la région ;
- créer et mettre à jour le répertoire des encadreurs, formateurs et imams des organes de
base de la région ;
- organiser un CIMA Régional ;
- participer au CIMA National ;
- organiser des ateliers de formation en entreprenariat, gestion associative, leadership et
tout autre domaine selon les besoins (initiation et renforcement de capacité) ;
- introduire un module sur la connaissance de l’AEEMCI à toute activité de masse des
organes de base et de la région (séminaires, JMA, journée culturelle, etc.) ;
- définir des formations spéciales pour les sœurs.
➢ Les deux (02) Secrétaires Régionales adjointes chargées des Cellules Féminines
(SERACEF)

Les responsabilités des SERACEF :

- créer, mobiliser et/ou redynamiser les cellules féminines dans chaque organe de base ;
- créer et mettre à jour un répertoire des cellules féminines de la région ;

- créer des activités de promotion du leadership féminin ;

- valoriser la formation sur les métiers de la main,
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- créer des cadres d’échanges avec les anciennes ;

- rechercher et tisser des partenariats avec des ONG nationales et internationales de
promotion et de protection de la femme ;
- organiser la JMA régionale et initier des activités spéciales pour les sœurs ;
- définir des formations spéciales pour les sœurs en collaboration avec les SERAFOCI.

Note :

En plus des charges énumérées ci-dessus, le Secrétaire Régional ainsi que son bureau devra :

➢ informer le Comité Exécutif de toutes difficultés ou problèmes rencontrés dans l’exercice

de sa fonction,
➢ faire un état des lieux de la région au Comité Exécutif de manière périodique
(Chaque trois mois au minimum) ;
➢ demander l’avis du Comité Exécutif avant tout partenariat ou activités engageant
l’AEEMCI vis-à-vis d’organismes locaux, nationaux ou internationaux ;
➢ informer le Comité Exécutif des activités des organes de base et de la région.

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