MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES

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PROCEDURES D’ACHATS DES MATERIAUX ET FOURNITURES DE
CHANTIER

SOMMAIRE

3 LES PROCÉDURES D’ACHATS DES MATÉRIAUX ET FOURNITURES DE CHANTIER ...........................2

3.1 OBJECTIF...................................................................................................................................2
3.2 CHAMPS D’APPLICATION...............................................................................................................2
3.3 INTERVENANTS...........................................................................................................................2
3.4 PRINCIPE DIRECTEUR....................................................................................................................2
3.5 DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE...........................................................................................................2
3.6 OUTILS.....................................................................................................................................2
3.7 DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE...................................................................................................3
3.8 ANNEXES................................................................................................................................5
3.8.1 DEMANDE D’ACHAT.........................................................................................................................6
3.8.2 Etat consommation dernier stock..............................................................................................7
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3 Les procédures d’achats des matériaux et fournitures de chantier

3.1 Objectif

Les commandes d’approvisionnement pour la réalisation des chantiers sont exécutées dans les
meilleurs délais.

3.2 Champs d’application

Achat de tout matériau et fournitures pour de chantier.

3.3 Intervenants

 Comité de Direction et de Gestion de la trésorerie

 Département technique,
 Département Logistique,
 Département Comptabilité Finances,
 Service Contrôle interne,
 Direction Générale

3.4 Principe directeur 

Les achats sont fonction des besoins d’approvisionnement prévus dans le budget réel du
marché et des stocks minimums.

3.5 Documents de référence

 PV réunions Comités de Direction et Gestion de la Trésorerie

 Fiches de stocks
 Budget réel du marché à exécuter
 Factures pro forma fournisseurs

3.6 Outils 

 Demande d’achat
 Bon de commande
 Etat consommation dernier stock
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3.7 Déroulement de la procédure

Responsables Tâches

Département Travaux Les Responsables des Départements Travaux et Logistique

assurent la gestion des matériaux et fournitures.

Dès que, pour un matériau, le stock minimum est jugé

insuffisant, le responsable Travaux déclenche la procédure de
commande. Ce stock minimum est fonction du rythme
d’avancement des travaux.

Département Technique Le Responsable du Département Travaux transmet une

demande d’approvisionnement de chantier au Responsable de la
Logistique. La Demande d’approvisionnement doit contenir les
informations suivantes :
 Date ;
 Description des matériaux et fournitures demandés ;
 Quantité ;
 Signature :
o Du Responsable de Travaux ;
o Du responsable de la Logistique ;

Département Logistique Si les matériaux et fournitures demandés sont disponibles dans

l’entreprise, le Responsable de la Logistique prépare un bon de
livraison et effectue la livraison.

Dans le cas contraire, il demande au Responsable des Achats

d’établir une demande d’achat à laquelle sera joint l’état de
consommation du précédent stock (annexe) concerné et le
transmet au Service Contrôle interne. Cet état fournira les
renseignements suivants :
 Date,
 Stock initial en quantité,
 Approvisionnement précédent en quantité,
 Stock total de la période en quantité,
 Consommation période en quantité
 Stock final après consommation en quantité.

L’état des stocks est toujours matérialisé par un procès-verbal

d’inventaire validé par le Chef du Département de la
Logistique.
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Service contrôle interne Dès réception de la DA, le Chef du Département Contrôle

interne procède aux pointages suivants :
 Rapprochement avec le budget du marché faisant l’objet de
la demande ;
 Rapprochement avec les consommations.

Après ces vérifications, le Chef Servie Contrôle interne transmit

le dossier au DLOG.

Département logistique Le Responsable des Achats du Département logistique procède

à la consultation des fournisseurs pour l’obtention des factures
pro forma.

Dès réception, la pro forma est jointe au dossier qui aussitôt, est

transmis au DCF.

Département Comptabilité A la réception du dossier ainsi constitué , vérifie :

Finances  que les différentes étapes du dossier ont fait l’objet de
mentions prouvant leur exercice,
 que la trésorerie permet la dépense, appose son visa
favorable et transmet à son tour le dossier à la Direction
Générale pour décision finale.

Direction Générale La Direction Générale autorise ou non l’acquisition après

consultation du dossier et requête éventuelle de précisions.

Toute demande d’achats de matériaux et fournitures validée par

la Direction Générale est ensuite transmise au Département
Logistique.
Département Logistique
Reçoit les demandes approuvées et lance la commande au
fournisseur dont l’offre est retenue.

S’il s’agit d’un fournisseur local, il applique les procédures

d’achat local sinon il déclenche celles d’importation.
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3.8 ANNEXES

1. Demande d’achat

2. Etat consommation dernier stock

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3.8.1 Demande d’achat

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DEMAMDE D’ACHAT

Département demandeur :…………………………… DA N°………………

N°
Description et caractéristiques techniques Quantité
Ordre

Dépt. Technique Dépt. Logisti Contrôle Interne DCF Direction Générale

……………… ……………. …………… ……….… ……………….

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3.8.2 Etat consommation dernier stock.

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ETAT CONSOMMATION DERNIER STOCK

Département :…………………………… Date : …………………………..

Stock initial en quantité (1)

Dernier approvisionnement en quantité (2)

Stock total de la période en quantité (3) = (2) + (1)

Consommation de période (4)

Stock final après consommation en quantité (5) = (3) – (4)