Gestion Des Stocks SOP

Procédures opérationnelles
normalisées
GESTION DES STOCKS
XYZ Processing India (P) Limited

Table des matières
Page No.
Procédures opérationnelles normalisées........................................................................................................1
Table des matières......................................................................................................................................2
1. GÉNÉRALITÉS..............................................................................................................................4
1.1 VERSION CONROL...............................................................................................................4
1.2 REGISTRE DES QUESTIONS ET DES COMMENTAIRES...............................................4
1.3 Procédures opératoires normalisées (PON).............................................................................4
1.4 PROPRIÉTÉ............................................................................................................................4
2. APERÇU DU PROCESSUS...........................................................................................................5
2.1 RÉSUMÉ DU PROCESSUS...................................................................................................5
2.2 SOUS-PROCESSUS................................................................................................................5
3. PROCESSUS DE RÉCEPTION DES MATÉRIAUX....................................................................6
3.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS..................................................................................6
3.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS.........................................................................................6
4. PROCESSUS D'EXAMEN DES QUESTIONS MATÉRIELLES...............................................10
4.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS............................................................................................11
5. MATÉRIEL ENVOYÉ SUR UNE BASE RETOURNABLE......................................................13
5.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS................................................................................13
5.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS.......................................................................................13
6. TRANSFERT DE LIEU................................................................................................................15
7. VÉRIFICATION PHYSIQUE......................................................................................................16
8. CONTRÔLE DE L'INVENTAIRE PERMANENT.....................................................................19
9. SUIVI DES STOCKS...................................................................................................................22
10. ÉLIMINATION DES STOCKS................................................................................................23
10.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE
QUALITÉ)........................................................................................................................................24
10.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE QUALITÉ)
24
10.3 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE
PRODUCTION)................................................................................................................................26
10.4 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE PRODUCTION)
26
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11. RÉCEPTION DES SOUS-PRODUITS EN MAGASIN...........................................................28
11.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS..........................................................................................29
12. EXCEPTIONS ET RÉSOLUTIONS.........................................................................................29
13. CATALOGUE DE RAPPORTS ET CALENDRIER...............................................................30
14. Indicateurs clés de performance (ICP)......................................................................................31
15. GLOSSAIRE..................................................................................................................................31
15.1 GLOSSAIRE DES TERMES UTILISÉS.................................................................................31
15.2 GLOSSAIRE DES ORGANIGRAMMES...............................................................................31
16. ANNEXES......................................................................................................................................32
16.1 LISTE DES ANNEXES............................................................................................................32
1.1
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1. GÉNÉRALITÉS
1.1 VERSION CONROL
N°
Version Description Date Conçu par Révisé par Approuvé par
SOP
1 Projet
2 Finale
1.2 REGISTRE DES QUESTIONS ET DES COMMENTAIRES
Sr. Non. Questions / Commentaires Élevé par Recommandations Date cible
1.3 Procédures opératoires normalisées (PON)

Sr. Non. Processus / Code Nom du processus / de la SOP
SOP
1. --- Achats (autres que fruits et immobilisations)
2. --- Achats (fruits)
3. --- Assurance qualité
4. --- Fonctions de vente
5. --- Contrôles de production
1.4 PROPRIÉTÉ
Département Siège social Sites / Usines
Magasins --- M. Santosh Pandey
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2. APERÇU DU PROCESSUS
2.1 RÉSUMÉ DU PROCESSUS

Cette procédure couvre les procédures et les lignes directrices à suivre pour la gestion des stocks autres que les
fruits et les biens d'équipement. Toutes les marchandises sont stockées dans le magasin principal sous la garde du
directeur du magasin. Ces marchandises sont délivrées sur la base d'une demande de matériel approuvée dans
l'ERP.
La vérification physique obligatoire est effectuée pour tous les articles en présence de personnel autre que l'équipe
de conservation des stocks, conformément aux plans préétablis. En outre, les contrôles d'inventaire perpétuels sont
activés pour certaines catégories d'inventaire.
Cette procédure couvre également les procédures d'identification des stocks à rotation lente et à rotation lente. Une
réunion du comité opérationnel est convoquée et des mesures appropriées sont prises pour cet inventaire.
Outre ce qui précède, les procédures de transfert entre départements, de transfert entre entrepôts et d'élimination
des stocks sont également couvertes par cette procédure.
Après l'entrée du matériel, les aspects qualitatifs et quantitatifs sont contrôlés conformément aux spécifications
établies pour le matériel reçu. Tous les détails techniques et les résultats des contrôles de qualité pour les articles
spécifiés sont enregistrés et conservés dans le module de qualité intégré à l'ERP.
L'objectif de ces procédures est de garantir l'entrée correcte et en temps voulu des matériaux reçus à l'usine et la
documentation adéquate des pièces justificatives afin de faciliter l'établissement de factures exactes.
2.2 SOUS-PROCESSUS
- Réception du matériel
- Délivrance de matériel
- Matériel envoyé sur une base consignée
- Transfert d'entrepôt
- Vérification physique
- Contrôle perpétuel des stocks
- Suivi de l'inventaire
- Réception des sous-produits en Magasins
- Cession des stocks
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3. PROCESSUS DE RÉCEPTION DES MATÉRIAUX
Déclencheur : ARRIVÉE DU MATÉRIEL À LA PORTE DE L'USINE
Fin : L'ENSEMBLE DES DOCUMENTS (FACTURE, CHALLAN, FICHE D'ASSURANCE QUALITÉ, FICHE DE PESÉE, GRN, ETC.
Comptabilité
Fréquence : MULTIPLE ; CHAQUE FOIS QUE LE MATÉRIEL ARRIVE À LA PORTE DE L'USINE
3.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS
3.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

Activité du processus Responsabilité
3.2.1 Portail d'entrée
- À l'arrivée du matériel à l'entrée de l'usine, récupérer les documents d'achat auprès
de l'acheteur.
la personne transportant le matériel et vérifier.
- Vérifier le nom de XYZ au recto des documents d'achat et son état physique Porte d'entrée
du véhicule et du matériel transporté. Sécurité
- Autoriser le matériel pour le passage de la porte et effectuer l'entrée dans le

registre des entrées de matériel.
sur la base du contrôle initial du matériel et des documents et délivrer un jeton de
déchargement à la personne transportant le matériel.
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Responsable de magasin intime.
- L'inscription au registre d'entrée des matières doit être effectuée en temps réel
(immédiate).
base.
- L'avis au service des magasins doit être envoyé immédiatement après l'entrée
dans la base de données.
Registre d'entrée des matières.
2A- Les véhicules ne doivent entrer que par l'entrée désignée de l'usine.
- S'assurer que le chèque / la facture du fournisseur est au nom de "XYZ
Processing India (P)".
Ltd" et l'adresse correcte de l'entreprise y est mentionnée.
- Veiller à ce qu'il n'y ait pas de matériel non autorisé (matériel ne disposant pas
de documents adéquats),
) pénètre dans l'usine sans l'approbation de l'autorité concernée.
- Tous les détails requis doivent être inscrits dans le registre d'entrée des matières
conformément à l'annexe I.
format défini.
- Une fois entrés dans l'usine, les véhicules doivent être garés aux emplacements
prévus à cet effet.
Uniquement l'espace de stationnement, avant la pesée / l'autorisation AQ /
l'intimation pour le déchargement, etc. selon le cas.
- Si l'espace de stationnement désigné est entièrement occupé, les véhicules
doivent être garés
à l'extérieur des locaux de l'usine et ne seront autorisés à se déplacer à l'intérieur
qu'en fonction de la disponibilité de l'espace de stationnement.
- Les véhicules ne doivent pas être autorisés à pénétrer dans l'enceinte de l'usine
la nuit ou à y séjourner.
passer la nuit dans les locaux de l'usine (entre 22 heures et 6 heures).
Points de données d'entrée : Les données suivantes doivent être saisies dans le
registre d'entrée des fruits :
- Numéro d'entrée de la porte (numéro de série),
- Date d'entrée,
- Nom du vendeur,
- Description du matériau,
- Quantité du matériel reçu (selon les documents joints),
- Unité de mesure (UOM),
- Nom du transporteur / personne chargée du transport du matériel,
- Numéro du jeton d'entrée,
- Le temps de l'intérieur,
- Le temps de l'extérieur,
- Signature duPersonne chargée de la sécurité,
- Remarques, le cas échéant, spécifiques à l'entrée des matériaux.
Points de données de sortie : Entrée dans le registre des entrées de matières
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3.2.2 Vérification des documents relatifs aux matériaux et déchargement des matériaux
Dès réception de l'avis du service de sécurité de la porte d'entrée, réceptionner les
documents de la personne transportant les matériaux et vérifier le nom du fournisseur,
l'article reçu, la référence au bon de commande, etc.
Si un pesage est nécessaire :

- Demander au conducteur de déplacer le véhicule vers le pont-bascule.
- Obtenir le poids brut du véhicule et préparer le bordereau de pesée
- Décharger le matériel au lieu de stockage désigné
- Obtenir le poids à vide du véhicule et le poids net des matériaux
- Accuser réception de l'exemplaire du bordereau de livraison remis par le
conducteur et le renvoyer avec l'instruction.
se déplacer à l'extérieur de l'usine
Si le pesage n'est pas requis :

- Demander à la personne qui transporte les matériaux de les décharger à l'endroit Magasin -
prévu à cet effet. Responsable
zone de stockage
- Vérifier physiquement la quantité des matériaux (comptage physique, balance,
etc.).
- Accuser réception de l'exemplaire du bordereau de livraison remis par le
conducteur et le renvoyer avec l'instruction.
se déplacer à l'extérieur de l'usine
2 gh
Le matériel doit être déchargé dans les deux heures suivant l'entrée dans l'usine.
X
- Pas de matériel non autorisé (matériel ne disposant pas de documents adéquats,
matériel suspect, etc.
) ne doivent pas être autorisés à être déchargés sans l'approbation de l'autorité
concernée.
- S'assurer que le véhicule est correctement garé et qu'aucun autre matériel, objet
ou articlePréparation
3.2.3 ne repose sur
de le
la véhicule.
GRN
PO dans ERP
- Après le déchargement des matériaux, identifier la commande contre laquelle les
matériaux ont été reçus.
et de faire de la GRN dans l'ERP.
- Apposer le numéro de référence unique généré par l'ERP (GRN No.) sur l'achat.
les documents et les transmettre au service de la comptabilité pour qu'ils soient Magasin -
comptabilisés. Responsable
- Intimez l'équipe d'assurance qualité au cas où un contrôle de qualité serait
nécessaire.
Pas de PO dans l'ERP

- Si l'OP n'a pas été créée jusqu'au moment du déchargement des matériaux, un
suivi est assuré.
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processus de création.
- Une fois le BC créé, établir la GRN en fonction du BC ; apposer le numéro unique
généré par le système.
numéro de référence (GRN No.) sur les documents d'achat et transmettre les
documents au service comptabilité à des fins comptables.
- Informez le responsable de l'assurance qualité au cas où un contrôle de qualité
serait nécessaire.
Se référer au POS "Assurance de la qualité" pour le processus d'assurance
de la qualité.
- Dans le cas où des tests d'assurance qualité sont effectués, sur la base des
résultats de l'assurance qualité, préparer la GRN en
ERP.
- Le GRN doit être préparé dans un délai d'un jour après le déchargement du
matériel.
- De même, tous les documents d'achat doivent être envoyés au département des
comptes.
dans la journée.
•4
- Aucune GRN n'est préparée sans qu'une PO ne soit levée.
- Les marchandises reçues sont conformes aux spécifications et aux conditions du
bon de commande ; l'approbation est prise en compte.
les cas présentant des écarts par rapport aux spécifications de qualité.
- Les marchandises sont conservées à l'endroit approprié jusqu'à ce que
l'autorisation de transport soit accordée, afin d'éviter tout vol ou dommage.
- Des GRN multiples seront préparées dans le cas où les matériaux ont été reçus
contre
différents PO dans la même facture.
- Les GRN ne doivent pas être imprimés. Au lieu de cela, seul le numéro GRN doit
être mentionné sur
les documents d'achat à des fins de comptabilité et de référence future.
Points de données d'entrée : Bordereau de pesée / Bordereau d'assurance qualité

(avec les spécifications de qualité souhaitées, le cas échéant)
Points de données de sortie : GRN dans l'ERP (quantité reçue, quantité
acceptée/rejetée, date de la facture/du bon de livraison, etc.)
4. PROCESSUS D'EXAMEN DES QUESTIONS MATÉRIELLES

Déclencheur : DEMANDE D'ARTICLES PAR L'UTILISATEUR
Fin : DÉLIVRANCE DU MATÉRIEL AVEC ACCUSÉ DE RÉCEPTION PAR L'UTILISATEUR
Fréquence : MULTIPLE ; CHAQUE FOIS QU'UNE DEMANDE D'ACHAT DE MATÉRIEL EST INTRODUITE PAR L'UTILISATEUR.
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4.1 ORGANIGRAMME DU
PROCESSUS

4.2.1 Demande de matériel
En fonction des besoins, lancer une demande de matériel dans l'ERP en remplissant
les informations suivantes :
- Article requis,
- Quantité requise,
- Délai de livraison, le cas échéant est spécifique,
1 Notes
Lors de la demande de matériel par l'utilisateur, une alerte ERP sera
automatiquement envoyée au responsable du magasin pour qu'il délivre le matériel. Utilisateur
2 g
- Les spécifications souhaitées, y compris la priorité le cas échéant, sont saisies (Demande de
dans l'ERP lors de l'augmentation de l'offre. matériel)
Demande de matériel.
- La réquisition ne doit être lancée que si le matériel souhaité n'est pas disponible.
- Des articles multiples ne doivent pas être demandés avec le même code d'article.
Un code d'article distinct doit être créé dans l'ERP si l'article requis n'est pas
maîtrisé.
Se référer à la SOP "Création de fiche" pour le processus de création de
fiche d'élément.
Données d'entrée : Nom de l'article, quantité requise et spécifications souhaitées, le
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Points de données de sortie : Demande d'articles
4.2.2 Vérifier la disponibilité du matériel

- À la réception de l'avis de réquisition de matériel, vérifier si le matériel nécessaire
est disponible.
est disponible dans d'autres départements.
- Si du matériel inutilisé se trouve dans un autre service, il convient d'en informer le
service concerné.
concerné le chef de service par le biais d'un courrier électronique pour renvoyer
le matériel inutilisé.
- Si le matériel n'est pas disponible dans un autre département, vérifiez le matériel.
la disponibilité dans le magasin et l'émission. S'il n'est pas disponible, adresser
une demande d'achat au service des achats.
(Voir la procédure opérationnelle standard sur les achats - autres que les Magasin -
fruits et les immobilisations pour le processus d'achat de matériel).
Responsable
La disponibilité doit être identifiée dans un délai d'un jour à compter de la

réception de la demande de matériel.
A
- Si le matériel est en cours d'essai, il ne doit être considéré comme disponible
pour la distribution qu'après avoir obtenu l'approbation écrite du service d'assurance
qualité.
Points de données d'entrée : Demande d'articles

Points de données de sortie :
4.2.3 Question matérielle
- Délivrer à l'utilisateur le matériel disponible en magasin. Pour les documents de
sortie, sélectionnez
Article, quantité, département et autres détails requis dans le journal des
mouvements de l'ERP, puis délivrer les articles.
- Imprimez le bordereau de sortie de matériel et faites-le signer par l'utilisateur pour
archivage.
Le directeur du magasin peut donner son accord pour que le matériel soit livré
dans un but précis.
Magasin -
Responsable
Le matériel doit être distribué dès qu'il est disponible dans les magasins 2g
- Le matériel doit être distribué sur la base FIFO ou dans l'ordre de la date de
péremption.
- Le matériel ne doit pas être distribué sans que le niveau d'inventaire ait été mis à
jour dans le système ERP.
- Les dates d'expiration / de validité des matériaux doivent être suivies
régulièrement et
en conséquence, il convient d'émettre des matériaux.
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5. MATÉRIEL ENVOYÉ SUR UNE BASE RETOURNABLE
Déclencheur : IDENTIFICATION DE LA NÉCESSITÉ D'ENVOYER DU MATÉRIEL SUR UNE BASE RETOURNABLE
Fin : RÉCEPTION DU MATÉRIEL AVEC LA CARTE D'ACCÈS
Fréquence : SELON LES BESOINS

5.2.1 Identification de l'exigence
Identifier les besoins en matériel à envoyer à l'extérieur de l'usine et obtenir
l'approbation du chef de service concerné.
Le matériel peut être envoyé à l'extérieur de l'usine dans les deux cas suivants :
Matériel envoyé pour réparation
Lancer une demande de service dans l'ERP et générer un bon de commande de Département
service. Dans l'ordre de service, mentionnez l'article, les détails des réparations utilisateur
requises, la date de retour prévue, etc.
(Voir la procédure opérationnelle standard "Achats - autres que les fruits et les
immobilisations" pour la création de bons de commande de services)
Une fois le bon de commande généré, le matériel est envoyé au magasin avec
l'instruction de préparer un laissez-passer pour les produits consignés.
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Matériel envoyé pour d'autres raisons
Envoyer le matériel au magasin et informer le responsable du magasin qu'il doit
préparer un laissez-passer consigné.
5.2.2 Préparation du laissez-passer
- Préparer la carte d'accès à la réception d'une demande du service utilisateur.
- Saisissez le matériel sortant, la quantité, la date de retour prévue, la personne.
Responsable du suivi, etc.
- Une fois demandée, la demande est soumise à l'approbation de l'autorité
compétente.
l'autorité.
- Si une modification doit être apportée au laissez-passer, modifiez le laissez-passer
conformément à ce qui suit
les commentaires de l'autorité d'approbation.
Magasins - Dans-
- Imprimez la carte d'accès, signez-la et envoyez-la avec le matériel. charge
Le Gate Pass doit être approuvé dans un délai d'un jour à compter de la réception
de l'avis du service utilisateur.
g
- Le laissez-passer doit indiquer la date de retour prévue pour le matériel sortant.
Points de données d'entrée : Service PO

Points de données de sortie : Passage d'une porte consignée
5.2.3 Approbation du laissez-passer
- Vérifier le matériel à envoyer sur une base consignée et le laissez-passer établi par
l'entreprise.
Responsable de magasin.
- Approuver le Gate Pass dans l'ERP en fonction des besoins.
- Rejeter le laissez-passer si le matériel est envoyé pour des raisons illégitimes ou si
le laissez-passer n'est pas utilisé.
Le passeport est incomplet en ce qui concerne les détails.
Autorité
d'approbation
Le Gate Pass doit être approuvé dans un délai d'un jour à compter de la réception
de l'avis du Store Executive.
p
- S'assurer que le matériel est envoyé pour des raisons authentiques et légitimes.
Points de données d'entrée : Service PO

Points de données de sortie : Passage d'une porte consignée
5.2.4 Préparation de la porte d'entrée

Magasins -
Au moment de la réception du matériel envoyé sur une base consignée, réceptionner
le matériel selon le processus prédéfini (voir section 3.2 - Processus de réception Responsable
du matériel).
Marquer une entrée par rapport à la référence de la carte d'entrée consignée dans
l'ERP. Mentionner la date réelle de réception et mentionner la remarque pour le
Returnable Gate Pass.
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jour de la réception des marchandises.
- Veillez à ce que l'entrée de la porte d'entrée soit indiquée sur le laissez-passer

retournable.
- Le matériel envoyé sur une base consignée doit faire l'objet d'un suivi régulier et
doit être
6. TRANSFERT DE LIEU
Déclencheur : BESOIN DE MATÉRIEL ET IDENTIFICATION DES MATÉRIAUX INUTILISÉS SE TROUVANT À L'AUTRE ENDROIT.
Fin : ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU MATÉRIEL REÇU DE L'AUTRE SITE
Fréquence : SELON LES BESOINS

6.2.1 Transfert de matériel
- Sur réception d'une notification de l'équipe du magasin, identifier le matériel
inutilisé.
disponible à l'étage.
- Transférer le matériel au magasin par le biais du journal des mouvements de
stock. Utilisateur
- Obtenir l'approbation de l'autorité compétente.
- Une fois approuvée par l'autorité compétente, préparer une note de retour de
matériel
avec le poste, la quantité, les raisons du transfert, etc.
- Renvoyer le matériel à l'équipe du magasin et obtenir un accusé de réception.
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Le matériel doit être envoyé dans un délai d'un jour à compter de la réception de
l'avis de l'équipe du magasin.
•
- Les transferts interdépartementaux de matériel ne doivent pas être effectués
directement et
doivent être acheminés par l'intermédiaire des magasins.
- Si des changements sont requis, les modifications nécessaires seront
apportées.
La demande est ensuite soumise à l'approbation de l'autorité compétente.
Points de données d'entrée : Information de la direction du magasin

Points de données de sortie : Note de retour de matériel
Référence aux formulaires / modèles / politiques : Format de la note de retour de
matériel
6.2.2 Approbation du transfert du matériel
À la réception de l'avis du PGI, vérifier le poste, l'emplacement, les raisons du transfert,
etc. et approuver/rejeter la demande.
Directeurs
départementaux
respectifs
L'approbation Le rejet doit être donné dans un délai d'un jour à compter de la
réception de la demande de transfert de matériel.
6.2.3 Réception du matériel

Recevoir le matériel de l'utilisateur et accuser réception du bordereau de transfert de
matériel. Mentionner la date de réception sur le bon de transfert de matériel.
Magasin - Cadre
Conserver un exemplaire du bordereau de transfert de matériel dans les archives du
magasin et renvoyer un exemplaire accusé de réception pour les archives de
l'utilisateur.
7. VÉRIFICATION PHYSIQUE
Déclencheur : PLAN DE VÉRIFICATION PHYSIQUE
Fin : ACTION APPROPRIÉE POUR LES AJUSTEMENTS D'INVENTAIRE, LE CAS ÉCHÉANT, ET APPROBATION DES
TRANSACTIONS COMPTABLES
Fréquence : ANNUELLE
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7.1 ORGANIGRAMME DU
PROCESSUS

7.2.1 Planification Vérification physique

- Extraire l'état des stocks de l'ERP selon la catégorisation ABC.
- Préparer un plan et programmer la vérification physique en consultation avec
l'autorité compétente de l'UE.
respectif HOD.
- Apporter les modifications nécessaires, le cas échéant, au plan de vérification
physique, conformément aux dispositions de l'annexe I.
Finances /
les commentaires de l'autorité d'approbation.
Audit interne
- Définir la date limite pour les mouvements de stock au moment de la vérification L'équipe
physique.
et transmettre le calendrier à l'équipe de vérification physique.
- Intimiser le calendrier auprès du directeur général de l'usine et des chefs d'équipe
concernés.
- Télécharger la liste d'inventaire après s'être assuré que toutes les entrées en
suspens ont été enregistrées.
dans l'ERP et le transfert à l'équipe de vérification physique.
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2 - Heure limite La procédure doit prévoir l'heure limite exacte pour la réception,
l'envoi et la réception des marchandises.
et d'autres mouvements.
- S'assurer que les GRN de tous les matériaux ont été comptabilisés avant la
production.
de l'état des stocks à partir de l'ERP.
- Entrée pour le stock qui a été physiquement transféré d'un département à un
autre.
un autre doit être passé dans l'ERP avant la génération du rapport de stock à
partir de l'ERP.
- S'assurer que la liste d'inventaire ne contient pas la quantité de stock prévue par
le système ERP.
- L'équipe de vérification physique ne doit pas inclure la personne de la même
entreprise.
Le département de l'administration et de la gestion des stocks est chargé de
7.2.2 veiller physique
Vérification à la séparation des tâches.
- Réception de la liste d'inventaire pour vérification physique et vérification physique

selon le calendrier prévu.
- Mention de l'inventaire sur la fiche de vérification physique et d'obtenir
l'accusé de réception du chef de service concerné.
- Enregistrer le comptage physique dans l'ERP et transmettre la vérification
physique de l'inventaire.
Feuille au service de la comptabilité.
1 Notes
Selon les besoins, des membres de la production, de la qualité, etc. peuvent être
inclus en fonction de l'étendue de la vérification. Toutefois, la vérification doit être
supervisée par des personnes qui ne sont pas normalement concernées par la gestion
des stocks.
•
- Les équipes chargées de la vérification physique des stocks doivent être
composées de représentants Physique
des services de la comptabilité et de la garde. Équipe de
vérification
- Produits finis pour lesquels des factures ont été générées dans le système ERP,
mais qui
ne sont pas expédiés aux clients doivent être conservés séparément et ne
doivent pas être pris en compte pour la vérification physique. Si cela est
envisagé, il convient de procéder à une réconciliation en bonne et due forme.
- Les mouvements d'inventaire doivent être complètement interrompus lors de la
réalisation de l'inventaire physique.
vérification.
- Dans le cas de matériaux à vérifier avec à l'aide d'équipements (pesage
), s'assurer que les équipements utilisés sont calibrés et affichent des mesures
correctes.
- Une fois vérifié, il convient d'apposer une marque distinctive sur l'inventaire
vérifié afin d'éviter les doublons.
compter.
- Les articles endommagés ou inutilisables doivent être traités de manière
appropriée.
marqués sur les fiches d'inventaire afin de pouvoir s'y référer facilement.
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dans les zones fermées, etc.
Points de données d'entrée : Feuille de liste d'inventaire

Points de données de sortie : Comptage physique des stocks
Référence aux formulaires / modèles / politiques : Politique d'inventaire (Lignes
directrices concernant la vérification physique)
7.2.3 Rapprochement des stocks
- Recevoir la fiche de vérification physique des stocks de l'équipe de vérification
physique.
Évaluer les écarts éventuels entre l'inventaire ERP et l'inventaire physiquement
vérifié.
- S'il n'y a pas de différence, le processus se termine ici.
- En cas de pénurie, identifier la criticité.
- En cas d'écarts importants, recompter et revérifier le niveau d'inventaire des
articles critiques. En
dans le cas d'écarts non critiques :
V Demander aux services concernés les raisons appropriées des écarts.
V Évaluer l'impact et les raisons invoquées par les services.
V En cas de rapprochement des manques, enregistrer les explications
appropriées et obtenir l'approbation.
des autorités compétentes et préparer les détails nécessaires pour effectuer
les ajustements comptables dans les livres. Service de la
comptabilité
- En cas d'écarts mineurs, ajuster le stock dans l'ERP par le biais du journal des
stocks.
- S'il y a des stocks excédentaires :
V Identifier les documents comptables significatifs afin de vérifier les points non
enregistrés ou les points qui n'ont pas fait l'objet d'une vérification.
Le cas échéant, les recettes comptabilisées sont supérieures aux recettes
réelles dans le PGI.
V Si aucune raison n'est identifiée pour l'excédent de stock, préparer une note
pour la mise à jour des stocks.
dans l'ERP.
V Passer l'entrée de l'ajustement des stocks dans l'ERP et obtenir l'approbation du
responsable de l'approbation.
l'autorité.
Le rapprochement des stocks doit être effectué dans les deux jours suivant la
8. CONTRÔLE DE L'INVENTAIRE PERMANENT

Déclencheur : RAPPORT D'INVENTAIRE DE L'ERP
Fin : AJUSTEMENT DE L'INVENTAIRE DANS L'ERP
Fréquence : ANNUELLE / TRIMESTRIELLE / MENSUELLE
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8.1 ORGANIGRAMME DU
PROCESSUS

8.2.1 Vérification physique
- Téléchargez l'état des stocks et identifiez l'inventaire nécessitant des stocks
perpétuels.
contrôle.
- Procéder à une vérification physique et enregistrer le décompte physique.
- Obtenir l'approbation des directeurs généraux respectifs.
- Déterminer les écarts entre le stock selon le système ERP et le stock selon le
système physique.
Compter.
- Transmettre au magasin la fiche de vérification physique accompagnée d'une
Magasin - cadre
déclaration de variance.
pour approbation.
Catégorie A - Mensuelle, Catégorie B - Trimestrielle, Catégorie C - Annuelle
9 - Les documents de vérification de l'inventaire doivent être dûment signés et

classés.
- Produits finis pour lesquels des factures ont été générées dans le système ERP
mais qui
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mesure.
- Une fois vérifié, il convient d'apposer une marque distinctive sur l'inventaire vérifié
afin d'éviter les doublons.
compter.
- Les articles endommagés ou inutilisables doivent être traités de manière
appropriée.
marqués sur les fiches d'inventaire afin de pouvoir s'y référer facilement.
- Veiller à ce que les GRN de tous les matériaux soient comptabilisés avant la
génération de l'information.
rapport sur les stocks de l'ERP.
- Entrée pour le stock qui a été physiquement transféré d'un département à un
autre.
un autre doit être passé dans l'ERP avant la génération du rapport de stock.
Points de données d'entrée : Liste de l'inventaire

Données de sortie : Inventaires et écarts, le cas échéant
8.2.2 Évaluation des écarts
- Recevoir la fiche de vérification physique des stocks ainsi que la fiche de variance
de la part de
le magasin - exécutif. Si les écarts sont critiques, identifiez les raisons et décidez si
l'ajustement des stocks est nécessaire dans l'ERP.
- Dans le cas où un ajustement des stocks est nécessaire, transmettre la liste des
stocks nécessitant un ajustement.
l'ajustement au service de la comptabilité. Magasin -
Responsable
Les écarts doivent être évalués dans la journée qui suit la vérification physique
des stocks.
Points de données d'entrée : Rapport sur les stocks en inventaire
Points de données de sortie : Calendrier de vérification physique avec liste
d'inventaire
8.2.3 Rapprochement des stocks
Prendre les mesures appropriées en cas d'écarts et ajuster les stocks dans le système
ERP.
Si des pénuries sont constatées :
- Demander aux services les raisons appropriées pour justifier les écarts
- Évaluer l'impact et les raisons invoquées par les services.
- Dans le cas où des manques sont rapprochés, il convient d'enregistrer les
explications appropriées.
et approuvés par les autorités compétentes et préparer les détails nécessaires
Service de la
pour effectuer les ajustements comptables dans les livres.
comptabilité
S'il y a des stocks excédentaires :
- Identifier les documents comptables importants afin de vérifier les éléments non
enregistrés ou la réception.
comptabilisée plus que la valeur réelle dans l'ERP, le cas échéant.
Si aucune raison n'est identifiée pour l'excédent de stock, préparez une note pour la
mise à jour des stocks dans le système ERP.
Passer l'entrée d'ajustement de l'inventaire dans l'ERP et obtenir l'approbation de

l'autorité compétente.
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31
9. SUIVI DES STOCKS
Déclencheur : --
Fin : SUIVI DE L'ÉTAT DES STOCKS ET RAPPORT AU COMITÉ DES OPÉRATIONS
Fréquence : MENSUELLE

9.2.1 Identification des stocks non mobiles / à faible rotation

- Extraire le rapport sur le vieillissement des stocks de l'ERP et identifier les stocks
non mobiles et les stocks à faible rotation.
déplacer les stocks conformément à la politique définie.
- Préparer une liste des éléments qui n'évoluent pas ou qui évoluent lentement et la
transmettre aux personnes concernées.
HODs. Magasin -
Responsable
La liste des postes à faible ou à faible rotation doit être préparée mensuellement
dans les 7 jours suivant la fin du mois.
Points de données d'entrée : Rapport sur le vieillissement de l'inventaire

9.2.2 Évaluation et identification des raisons
- Recevoir du responsable du magasin la liste des stocks à rotation lente et à HODs
rotation lente.
Évaluer et identifier les raisons de la lenteur et de l'absence de mouvement des
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plan d'utilisation.
- Après avoir intégré les réponses relatives aux plans d'utilisation des ressources de
la catégorie "non mobile" et de la catégorie "non mobile", la Commission a décidé de mettre en
place un plan d'utilisation de ces ressources.
Inventaire à rotation lente, transmettez les raisons à la direction du magasin.
Le plan d'utilisation doit être communiqué au responsable du magasin dans les

deux jours suivant la réception de la liste des stocks à rotation lente ou nulle.
A
' Veiller à ce que les justificatifs et les documents appropriés soient conservés pour
les raisons suivantes
à l'équipe du magasin.
Données d'entrée : Liste des stocks non mobiles / à faible rotation

9.2.3 Consolidation et rapport final
- Recevoir le plan d'utilisation des stocks à rotation lente ou lente par département.
et consolider les informations reçues des différents chefs de service.
- Préparer une présentation finale dans le format requis.
- Transmettre la présentation au directeur du magasin / au directeur général de
l'usine.
Magasin - Cadre
La présentation finale doit être transmise au directeur du magasin ou au directeur
général de l'usine dans les deux jours.
Données d'entrée : Raisons pour lesquelles les stocks ne bougent pas / bougent
lentement / Plan d'utilisation
Données de sortie : Rapport sur les stocks non mobiles / à faible rotation
Référence aux formulaires / modèles / politiques : Format de la présentation au
Conseil d'administration
9.2.4 Discussion et mise en œuvre du plan d'utilisation
- Présenter le plan d'utilisation lors de la réunion du comité opérationnel.
- Évaluer le rapport sur les éléments lents et non mobiles et finaliser le plan
d'utilisation.
- Diffuser le plan d'action approuvé lors de la réunion auprès des personnes
concernées et
le suivi des plans d'action précédents discutés avec les résultats obtenus. Comité des
opérations
régulier.
-
g A
Veiller à ce que l'état d'avancement du plan approuvé fasse l'objet d'un suivi
10. ÉLIMINATION DES STOCKS

Déclencheur : REJETS DE MARCHANDISES / DÉCHETS DE PRODUCTION
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Fin : MOUVEMENT DE SORTIE DES REJETS/DÉCHETS DE L'USINE
Fréquence : EN FONCTION DES BESOINS
10.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE

QUALITÉ)
10.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE

QUALITÉ)
10.2.1 Rejet des stocks
En cas de rejet des matériaux par l'équipe d'assurance qualité / le personnel autorisé,
séparer les matériaux des autres matériaux de qualité et étiqueter les matériaux en
tant que rebuts / rejetés. Qualité / Autorisé
Personne
g
- Seuls les matériaux non utilisables doivent être rejetés.
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10.2.2 Séparation des stocks Magasins -
- Déplacer le matériel rejeté à l'endroit désigné. Responsable
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- Déterminer si les stocks rejetés ont une valeur marchande.
V Les stocks ayant une valeur de vente seront vendus avec une facture de
vente.
(Se référer au SOP pour les ventes pour le processus de facturation des
ventes)
V Les stocks dont la valeur de vente est nulle seront radiés du système ERP
10.2.3 Radiation des stocks
Comptabiliser le matériel dans le système ERP avec la quantité rejetée et imputer la
perte au compte de résultat. Comptabilité -
1 Notes Cadre
"En cas de radiation, une notification est envoyée à l'autorité compétente pour
approbation.
10.2.4 Approbation de la radiation des stocks

Autorité
Dès réception de l'avis de l'ERP, examiner la demande de radiation des stocks. d'approbation
Approuver la demande de radiation dans l'ERP.
10.3 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE

PRODUCTION)
10.4 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE

PRODUCTION)
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31
10.4.1 Collecte des déchets de production
- Obtenir le poids à vide des véhicules transportant les déchets de production.
Production - Chef
- Charger les véhicules avec les déchets de production et obtenir le poids brut et le d'équipe
poids net.
Poids.
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31
- Déverser à nouveau les déchets de production dans les réservoirs prévus à cet
effet.
- Enregistrer les détails du déchet dans le registre manuel.
e - Les déchets de production doivent être régulièrement déplacés vers les

réservoirs de déchets de production situés à
la déchetterie.
- Le chargement des véhicules doit être contrôlé afin de s'assurer que les déchets
ne sont pas dispersés. des déchets dans l'ERP
10.4.2 Enregistrement
Enregistrer la quantité de déchets par rapport à l'ordre de production dans l'ERP au
moment de la clôture de l'ordre de production. Production - Chef
d'équipe
Les déchets doivent être enregistrés par rapport à l'ordre de production dans
l'ERP au moment de la clôture de l'ordre de production.
10.4.3 Radiation des stocks

Comptabiliser le matériel dans le système ERP avec la quantité de déchets de
production enregistrée dans l'ordre de production et imputer la perte au compte de
résultat. Comptabilité -
Cadre
Le matériel doit être radié dans le système ERP dès qu'il est déplacé vers les
réservoirs de déchets de la cour de triage et enregistré dans l'ordre de production.
10.4.4 Approbation de la radiation des stocks
Autorité
Dès réception de l'avis de l'ERP, examiner la demande de radiation des stocks. d'approbation
Approuver la demande de radiation dans l'ERP.
11. RÉCEPTION DES SOUS-PRODUITS EN MAGASIN

Déclencheur : PRODUCTION DE SOUS-PRODUITS Fin : SOUS-PRODUITS STOCKÉS DANS DES MAGASINS
Fréquence : CONTINUE
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11.1 ORGANIGRAMME DU
PROCESSUS

11.2.1 Envoi de sous-produits aux magasins Production - Sr.

Se référer au mode opératoire normalisé pour les contrôles de production Gestionnaire
11.2.2 Réception des sous-produits dans les magasins

- Lors de la réception des sous-produits en magasin, confirmer la quantité de sous-
produits dans le système ERP.
- Stocker les sous-produits dans la zone désignée conformément aux directives
définies.
Magasins - Dans-
charge
Confirmer et stocker les sous-produits reçus dès leur réception.
.g
- Veiller à ce que les sous-produits soient stockés en toute sécurité à l'endroit prévu
à cet effet.
Données d'entrée : Quantité de sous-produits
12. EXCEPTIONS ET RÉSOLUTIONS
Sr. Résolutions et Référence de

Exception Remarques
Non. Actions à entreprendre l'activité
1. Matériau rejetée Si le matériel reçu à l'entrée est rejeté lors du Section 3.2.1 ---
alors que initial contrôle initial effectué par le service de sécurité
le criblage à l'entrée de l'entrée, une approbation par courrier
de l'usine électronique doit être demandée au directeur de
l'usine ou de l'achat, et ce n'est qu'à ce moment-là
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Sr. Résolutions et Référence de
Exception Remarques
Non. Actions à entreprendre l'activité
sera autorisé à pénétrer dans l'usine.
2. Matériau rejetée Si le matériel est refusé lors de la vérification Section 3.2.2 ---
alors que physique par le responsable du magasin, une
vérification approbation par courrier électronique doit être
par les obtenue de l'usine / du responsable des achats et
Magasin c'est seulement à ce moment-là que le matériel
Cadre pourra être déchargé.
4. Matériel reçu en Dans ce cas, le pesage n'est généralement pas Section 3 ---
main propre, par nécessaire. Les articles seront comptés
coursier, etc. physiquement par la personne du magasin et la
note de frais sera préparée en conséquence.
5. Matériau Enjeu Dans ce cas, l'approbation sera demandée au Section 4 Le matériel sera
sans demande directeur général de l'usine et au chef de service délivré sans
d'information concerné dans un délai d'un jour. le relèvement a
demande est
ERP uniquement
en cas d'urgence.
6. Matériel envoyé en Dans ce cas, un suivi sera assuré avec la Section 5 ---
retour base personne concernée. S'il n'est pas reçu, il doit être
non reçu en retour passé par pertes et profits et imputé au compte de
résultat.
Se référer à la procédure d'élimination des
7. Différence de Le rapprochement sera effectué avec la Qté ERP Section 10.2.2 ---
quantité de par (ordre de production) et les différences
produits envoyés convenues, le cas échéant, devront être
par le Production approuvées par le responsable de la production.
Département. et (Ordre de production) et les différences
reçu à les convenues, le cas échéant, doivent être
Magasins approuvées par le Production - Sr. Directeur.
13. CATALOGUE DE RAPPORTS ET CALENDRIER
Sous Référence au
Sr. Objectif / Description Personne
Nom du rapport Fréquence format, le cas
Non. détaillée du rapport responsable l'autorité de
échéant
---
Délai en GRN préparé dans les deux Magasins -
Production -
Mensuellemen
1. préparation de jours suivant la réception Responsabl t, avant le du7
GM
GRN des matériaux e mois suivant
Retard dans la Détails de l'article et retard Magasins - Production - Idem que ci- ---
2.
délivrance des dans les émissions avec les Responsabl GM dessus
matériaux raisons de jours de stocks
Nombre e ---
de matières premières / Production -
Magasins -
Stock Analyse produits finis par rapport GM / Idem que ci-
4. Responsabl
Rapport aux normes et Contrôleur dessus
e
comparaison des 3 mois financier
précédents
Écart dans les stocks selon Production - ---
Stock Variance Comptabilité - Selon le
5. les enregistrements ERP et GM /
Rapport Gestionnaire calendrier PV
Comptage physique Contrôleur
financier
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14. Indicateurs clés de performance (ICP)
Sr. Sous
Non Mesure Unité / Particularités Responsabilité l'autorité Fréquence
. de
15. GLOSSAIRE
15.1 GLOSSAIRE DES TERMES UTILISÉS
Durée Description
FIFO Premier entré, premier sorti
GM Directeur général
Bon de réception des
GRN
marchandises
HOD Chef de service
P/L Profits et pertes
PO Bon de commande
QA Assurance qualité
15.2 GLOSSAIRE DES ORGANIGRAMMES
Activité sur
E-Mail /
Téléphone
Flux de Flux de
travail travail
selon la selon
matrice la matrice
Pré- définie définie
Activité
Processus
manuell
défini
e
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31
16. ANNEXES
16.1 LISTE DES ANNEXES
Document
Sr. Non. Description Document
Réf. Nombre
Politique de gestion des stocks ---
(Lignes directrices relatives à la classification ABC,
1. aux niveaux d'inventaire, à la classification des
articles à rotation lente ou lente, à la vérification
physique, à la délivrance de matériel, aux contrôles
perpétuels, à la méthode des mouvements de stocks,
etc.) ---
2. Registre d'entrée des matières
Feuille de vérification physique (feuille de comptage ---
3.
des matériaux)
---
4. Fiche de pesée
5. Fiche de poste - Paramètres critiques Annexe - I
6. Classification des stocks Annexe - II
7. Calendrier de vérification physique des stocks ---
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ANNEXE I : FICHE DE POSTE - PARAMETRES CRITIQUES
Niveau de stock utilisé dans le système de contrôle des stocks Formules
Il s'agit du niveau le plus bas auquel les stocks devraient normalement être
Min = Niveau de commande - (utilisation moyenne dans
Niveau minimum autorisés à descendre, et qui sert de stock tampon à mettre à disposition en cas
le délai de livraison moyen)
de non-livraison de la part d'un fournisseur.
Niveaux d'inventaire
Il s'agit du niveau le plus élevé auquel les stocks doivent normalement être Max = Niveau de commande + Qté de
Niveau maximum autorisés à augmenter, faute de quoi un fonds de roulement trop important est réapprovisionnement - (utilisation minimale dans la
immobilisé, ce qui sacrifie les liquidités, et il existe un risque de perte due à la période de livraison minimale)
détérioration et à l'obsolescence.
Niveau de C'est à ce niveau qu'un ordre serait normalement donné". Il tient compte de Nouvelle commande = utilisation maximale * délai de
réapprovisionne
l'utilisation maximale dans la période de livraison maximale. livraison maximal
ment
Le stock de sécurité est le stock détenu par une entreprise en plus de ses
Niveau de Stock de sécurité = (utilisation journalière maximale -
besoins pour le délai de livraison. Les entreprises détiennent des stocks de
sécurité utilisation journalière moyenne) * Délai de livraison
sécurité pour se prémunir contre les ruptures de stock.
EcoNomic
Il s'agit de la quantité qu'il est le plus éco-nomique de commander, car elle
Quantité de EOQ = (2AP/S)^2
minimise les coûts de commande et les coûts de possession.
commande
Il s'agit du temps qui s'écoule entre la passation d'une Il s'agit d'un coût encouru au moment de la commande
Autres paramètres critiques
Délai commande et la réception effective des marchandises Coût de la de l'article et de la sécurisation de son
d'exécution commande
commandées approvisionnement.
Classification Classer les stocks selon le principe d'ALFREDO Coût encouru pour la détention du volume de stock et
Coût comptable
ABC PARETO pour un contrôle sélectif. mesuré en pourcentage du coût unitaire d'un article.
La valorisation des stocks est un aspect important et très Il s'agit de la méthode de contrôle de la liste d'inventaire
Inventaire Contrôle
dynamique car elle affecte le coût des marchandises à intervalles réguliers de la réception et de l'émission afin
Évaluation perpétuel
vendues dans le revenu de l'entreprise. de faciliter un contrôle régulier.
A : Demande annuelle en unités

P : Coût de la commande
S : Coût de portage d'une unité pendant
un an
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Gestion Des Stocks SOP

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Procédures opérationnelles

GESTION DES STOCKS

XYZ Processing India (P) Limited

1.1 VERSION CONROL

1.2 REGISTRE DES QUESTIONS ET DES COMMENTAIRES

Sr. Non. Questions / Commentaires Élevé par Recommandations Date cible

1.3 Procédures opératoires normalisées (PON)

2. --- Achats (fruits)

3. --- Assurance qualité

4. --- Fonctions de vente

5. --- Contrôles de production

Département Siège social Sites / Usines

Magasins --- M. Santosh Pandey

2.1 RÉSUMÉ DU PROCESSUS

Fréquence : MULTIPLE ; CHAQUE FOIS QUE LE MATÉRIEL ARRIVE À LA PORTE DE L'USINE

3.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS

3.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

- Autoriser le matériel pour le passage de la porte et effectuer l'entrée dans le

Si un pesage est nécessaire :

Si le pesage n'est pas requis :

Pas de PO dans l'ERP

Points de données d'entrée : Bordereau de pesée / Bordereau d'assurance qualité

4. PROCESSUS D'EXAMEN DES QUESTIONS MATÉRIELLES

4.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

Données d'entrée : Nom de l'article, quantité requise et spécifications souhaitées, le

4.2.2 Vérifier la disponibilité du matériel

La disponibilité doit être identifiée dans un délai d'un jour à compter de la

Points de données d'entrée : Demande d'articles

5.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS

5.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

Points de données d'entrée : Service PO

Points de données d'entrée : Service PO

5.2.4 Préparation de la porte d'entrée

- Veillez à ce que l'entrée de la porte d'entrée soit indiquée sur le laissez-passer

6.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS

6.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

Points de données d'entrée : Information de la direction du magasin

6.2.3 Réception du matériel

7.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

7.2.1 Planification Vérification physique

- Réception de la liste d'inventaire pour vérification physique et vérification physique

Points de données d'entrée : Feuille de liste d'inventaire

8. CONTRÔLE DE L'INVENTAIRE PERMANENT

8.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

Catégorie A - Mensuelle, Catégorie B - Trimestrielle, Catégorie C - Annuelle

9 - Les documents de vérification de l'inventaire doivent être dûment signés et

Points de données d'entrée : Liste de l'inventaire

Passer l'entrée d'ajustement de l'inventaire dans l'ERP et obtenir l'approbation de

9.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS

9.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS

9.2.1 Identification des stocks non mobiles / à faible rotation

Points de données d'entrée : Rapport sur le vieillissement de l'inventaire

Le plan d'utilisation doit être communiqué au responsable du magasin dans les

Données d'entrée : Liste des stocks non mobiles / à faible rotation

10. ÉLIMINATION DES STOCKS

10.1 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE

10.2 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES MATÉRIAUX DE

10.2.4 Approbation de la radiation des stocks

10.3 ORGANIGRAMME DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE

10.4 DESCRIPTION DU PROCESSUS (ÉLIMINATION DES DÉCHETS DE

e - Les déchets de production doivent être régulièrement déplacés vers les

10.4.3 Radiation des stocks

11. RÉCEPTION DES SOUS-PRODUITS EN MAGASIN