Examen professionnel de contrôleur des services technicien de classe exceptionnelle

Session 2008

''Meilleure copie''

(Ce document est repris in extenso et sans aucune correction de la part du bureau et de la
promotion professionnelle)

rapport technique – spécialité Gestion des matériels

Note obtenue : 14,25/20

*****

Lognes, le 15 Mars 2008

Service Ville, le 15 mai 2008

Affaire suivie par :

Le candidat

NOTE
à l’attention
du

Objet : Traçabilité des livraisons des commandes dans le cadre de l’externalisation

Afin d’externaliser de l’approvisionnement, du stockage, de la gestion des

commandes et de la distribution, la Direction de l’administration de la police nationale (DAPN)
réalise différentes études afin d’analyser l’existant et d’étudier les solutions pour définir un cahier
des charges techniques relatif à la mise en place de cette externalisation.

Ce rapport porte sur l’étude d’un point important de l’externalisation. Il s’agit du traitement
des commandes, de leur traçabilité. Cette présentation est faite en trois parties. Dans la première
partie la traçabilité sera présentée. Dans la seconde les moyens à mettre en œuvre pour satisfaire
cet objectif et dans la dernière partie le suivi de cet objectif.

I Externalisation des commandes, leur traçabilité.

En préambule, nous pouvons distinguer 3 typologies d’utilisateur qui réalise des commandes avec
des contraintes propres et leurs spécificités.

Les fonctionnaires : Ils sont actuellement 107 285 de fonctionnaires qui bénéficient de
compte à points. A chaque agent est alloué par an 800 points soit la somme de 160 € afin qu’ils
puissent renouveler leur équipement. Le montant total des commandes individuelles pour cette
catégorie est de plus de 17 millions d’euros. Ils peuvent commander à tout moment et plusieurs
fois. Le délais de livraison est de 3 semaines après la commande. En raison de leur statut des règles
doivent être adaptées et des questions doivent être soulevées (domicile, colis banalisé, lieu de
travail). La solution la plus adéquate est la livraison au poste de police ou il est affecté
opérationnellement par rapport à son affectation administrative. Chaque agent peut suivre sa
commande grace au dispositif informatique à mettre en place (comme celui existant actuellement
GTMPN avec amélioration de la convivialité pour simplifier la saisie de la commande) soit par
l’intermédiaire d’un référent par service qui suit les livraisons et avertit le fonctionnaire de
l’arrivée de sa commande. (pour livraison partielle ou totale), qui valide la perception du colis et
convoque le fonctionnaire pour que ce dernier vérifie le matériel livré correspond bien à sa
demande. Le référent procède ensuite à l’acceptation du contenu ou procède aux échanges, ou aux
retours en cas d’erreur. Le compte à points est mis à jour à chaque commande ou restitution de
matériels. Le fonctionnaire peut commander des effets selon les règles définies par la DAPN et la
DGPN (…)

Les services de police :

700 services de police existent en métropole. Le budget annuel est de 4 millions d’euros.
Après passation de la commande du service, ce dernier doit être livré sous un délai de 15 jours.
Après contrôle des règles de gestion, de la bonne imputation budgétaire, des crédits, que le matériel
commandé, les quantités sont correctes, la commande peut être traitée par le prestataire qui procède
à sa préparation, à sa livraison au service. Dans le respect des délais impartis, le référent peut
suivre sa commande saisie sur une application informatique, suivre sa commande, réceptionner les
colis, les contrôler afin de vérifier qualitativement et quantitativement le matériel reçu. Au vue des
documents fournis, du matériel reçu de sa commande, il peut procéder à l’établissement d’un
certificat de réception et de vérification via l’informatique pour que le prestataire puisse facturer le
matériel envoyé.

Les écoles :

8 écoles incorporent 5000 nouveaux agents par an pour un budget annuel de 8 millions
d’euros. Les délais de livraison dans des écoles de 1 mois doit être respecté. En fin d’année,
l’administration, les écoles, le prestataire peuvent réaliser une extention des demandes futures des
écoles sachant l’historique des commandes précédentes, de la répartition homme, femme, et des
dates d’incorporation dans les écoles. En fonction de l’incorporation et de la répartition homme,
femme, du stock détenu, l’école effectue une commande de matériels afin d’habiller les élèves. Elle
est saisie sur informatique, possibilité de suivi, de réception, d’acceptation du matériel et
facturation correspondante.
 Traçabilité des commandes :

Chaque commande dispose d’un numéro d’enregistrement ainsi que chaque ligne de
commande ou figurent le numéro de nomenclature de l’article, sa désignation, sa taille ou
caractéristique, le conditionnement, la quantité commandée, le prix unitaire, le montant total. A
partir de cette saisie de commande, son statut peut être suivi (attente validation, validée, en cours
de traitement, traitée totalement, partiellement, instance de livraison, livrée, validée).
A chaque commande dispose d’un numéro d’enregistrement ainsi que chaque ligne de la
commande où figurent le numéro de nomenclature, de l’article, sa désignation, sa taille ou
caractéristique, le conditionnement, la quantité commendée, le prix unitaire, le montant total.

A partir de cette saisie de commande, son statut peut être suivi (attente validation, validée,
en cours de traitement, traitée totalement, partiellement, instance de livraison, livrée, validée).
A chaque modification de statut, une date est renseignée afin d’établir des durées de traitement, de
contrôler les aléas.

Suivi des livraisons : Chaque livraison est accompagnée d’un bon de livraison où est
renseigné le destinataire, le matériel livré, le nombre de colis.

Réception colis :
La personne qui réceptionne le colis contrôle l’état des colis et émet des réserves le
cas échéant. Il dispose dans ce cas de 48 heures pour effectuer une lettre en recommandé au
transporteur.

Validation colis :
Contrôle qualitatifs et quantitatifs des colis pour vérifier le matériel au vue des
documents (bon de livraison, bon de commande) et réalisation d’un certificat de réception et de
vérification (CRV).

Service fait :
Au vue de la commande et du CRV, le chef de service peut certifier que le service
est fait et la facturation émise est bien conforme à la commande initiale, aux matériels livrés
conformément aux règles de l’achat public et qu’il peut procéder au XXXXXXXX.

Afin de suivre le matériel fourni, il est possible d’envisager des équipements qui
facilitent la traçabilité des commandes et la réduction des saisies, et donc des risques d’erreur,
d’augmenter la rapidité.

II - Equipements pour la traçabilité

Deux solutions sont possibles et sont à examiner suivant plusieurs critères comme le
coût, la facilité d’emploi, avantage et inconvénients de chaque solution, contraintes, les gains
attendus, les conditions de réussite, les moyens à mettre en place.

Les codes à barres et les lecteurs associés

 Les marqueurs appelés radioétiquettes et les lecteurs.

Les étiquettes à codes à barres ou les radioétiquettes sont à poser sur chaque
emballage, de l’article unitaire, au colis personnalisé, pour chaque fonctionnaire, service, école,
pour les cartons, palettes pour les commandes regroupées.

A chaque stade de contrôle ou d’étape de distribution du matériel,

approvisionnement, stockage le cas échéant, distribution effectuée du matériel), le service de
police, les écoles doivent posséder un appareil de lecture des étiquettes positionnées sur les
palettes, colis, emballages individuels pour procéder à la réception puis à la validation du contenu
après contrôle quantitatif et qualitatif.

Il faut au moins au niveau national 708 appareils en ne comptant que les services de
police situés en métropole et les écoles auxquelles il faudrait ajouter les services d’outre mer, les
SGAP, les services possédant des particularités.

Toutes ces données fournies par les différentes étiquettes doivent être compatibles
au système informatique mis en place et permettre ensuite de suivre la livraison, les commandes,
afin d’établir des indicateurs de résultats.

III – Indicateurs de résultats.

Afin de suivre la prestation d’externalisation, des indicateurs de résultat doivent être

mis en place.

Des indicateurs de « compteur » comme le nombre de commandes passées, le

nombre de commandes livrées, le nombre de commandes livrées dans les délais, les commandes
livrées hors délais, les dus, les échanges, le nombre de retour. Ces comptes peuvent être global,
national, par service, par agent, avec des périodicités définies (semaines, mois, trimestre, annuel),
par type de matériels, de famille, de catégories. Montant des commandes oblige.

Des indicateurs ‘ratios » afin de comparer aux objectifs définis, délais, satisfaction,
qualité prestation, satisfaction client, échanges retour. Ces ratios peuvent être comparés avec
d’autres indicateurs sur une même période année antérieure, sur plusieurs mois pour savoir si
amélioration ou détérioration de la situation.

Ces indicateurs de résultat permettront de contrôler les prestations fournies par le prestataire de
l’externalisation, de réaliser le règlement des factures allouées aux commandes individuelles
(fonctionnement collectivités (services de police, écoles), de lui appliquer des pénalités, retenues
par rapport au cahier des charges établies par la DAPN, de faire des réunions de suivis, de mise au
point, et dans le cas extrême de mettre fin à la réalisation par le prestataire choisi à l’externalisation
soit en cours, soit lors de la reconduction.