Manuel de Procedure RESORE Mali

RESEAU DES OSC SPECIALISEES POUR LES REFORMES ET LES
ELECTIONS AU MALI
(RESORE MALI)
Siège social : Faladiè, Rue : 210, P : 1283
Tél : (0023) 76473903/66526905
Email : sadiosissoko10@yahoo.fr
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET
COMPTABLES
DE L’ONG AJPC
Janvier 2019
Association Non Gouvernementale à but non lucratif

Siège social : Bamako/Faladjé,
République du Mali – Ordonnance N° 41/PCG du 28 Mars 1959
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TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION DU MANUEL
A-Objectif du manuel
B-Utilisation du manuel
C-Maintenance du manuel
D-Mise à jour du manuel
E- Renseignement généraux sur l’ONG
EMPLOIS, DESCRIPTION DES POSTES ET PROCEDURES ADMINISTRATIVES
A. Gestion du personnel
1. Description des tâches et les conditions générales

2. Recrutement
3. Congés
4. Absences / Permission
5. Evaluation
6. Rémunération
7. Sanction : avertissement / mise à pieds / suspension
8. Licenciement / résiliation de contrat
9. Formation / Recyclage
10. Communication personnelle
11. Politique de stage
12. Dossier du personnel
B. Gestion des Activités :
1. Choix des activités

2. Recherche de financement
3. Critères de choix des bénéficiaires
4. Suivi et évaluation des activités
5. Evaluation des activités
6. Programmation des activités
7. Compte rendu des activités
C.) Classement et Archivage des documents Administratifs
1. Courrier à l’arrivée
2. Courrier au départ
3. Classement des documents administratifs
4. Archivages
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D. Gestion de la Collaboration avec les structures Partenaires
1. Choix des collaborateurs

2. Evaluation de la collaboration
3. Communication avec les collaborateurs
E. Politique de Perdiem
PROCEDURES FINACIERES ET COMPTABLES

A. Normes des Pièces Justifications
B. Procédures :
1. Procédure de décaissement de fonds
2. Procédure d’encaissement de fonds
3. Procédure de contrôle de la caisse et de la banque
4. Procédure des immobilisations et du stock
a. Gestion des immobilisations
b. Gestion du stock
5. Autres procédures
a. Rapport financier
b. Gestion budgétaire
c. Procédure de classement / archivage
d. Procédure de codification
C. Documents du système
1. Bon de caisse
2. Reçu
3. Pièce comptable
4. Journal des imputations
5. Journal des coûts directs
6. Journal des frais généraux
7. Fiche de suivi des fonds à recevoir
8. Fiche de suivi des dettes fournisseurs
9. Fiche de stock
10. Fiche de valorisation de stock
11. Fiche des immobilisations
12. Rapprochement bancaire
13. Rapport financier
ANNEXES.
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INTRODUCTION
Le Réseau des Organisations de la Société civile Spécialisées pour les Réformes et les
Elections au Mali (RESORE-MALI) est une plateforme conçue par plusieurs organisations de
la société civile afin de participer à la refondation de notre Pays, le Mali. Le Réseau dispose
de personnes ressources qualifiées et de spécialistes de différents bords sur les questions de
bonne gouvernance, de démocratie et de Genre ; d’experts électoraux certifies dotées
d’expériences avérées sur la scène nationale et internationale.
Le RESORE-MALI, organisé autour d’un bureau exécutif national et un démembrement au

niveau régional, local et communal a pour objectifs de :
*Rechercher et proposer des stratégies efficace et durable de sortie de crise

compatibles avec les principes démocratiques ;
*Assurer la veille citoyenne, l’alerte et le plaidoyer sur les politiques relatives à la

bonne gouvernance, la démocratie et les élections en République du Mali ;
*Concevoir et promouvoir la consolidation de la paix, de la bonne gouvernance, de la

démocratie et des élections au Mali.
Pour atteindre ce but, le RESORE Mali est amené à réaliser des services de fonctionnement et de
projets qui sont financées sur les fonds propres et ceux des prestations. Dans le souci d’assurer une
bonne gestion de ces fonds, leur justification et de répondre plus efficacement aux attentes des
Partenaires Techniques et Financiers (PTF) ainsi qu’aux membres de l’ONG, il s’est doté d’un système
de gestion financier adopté à ses besoins. Afin de renforcer le système et de formaliser les pratiques de
gestion, l’ONG a élaboré un manuel de procédures administratives financières et comptables. Ce
manuel comporte les documents et les procédures qui régissent leur utilisation.
Ce manuel est au RESORE Mali car il a été conçu sur la base de ses réalités. Il est le
document de référence dans la gestion des projets ou programmes et de fonctionnement. A ce titre il
mérite une attention particulière de la part de tous les membres et du personnel.
Il peut faire l’objet de modification suivant les nouvelles orientations du RESORE Mali. Il doit
être mis à la disposition des membres et du personnel en vue de faciliter son utilisation, son
exploitation et d’introduire plus de transparence dans la gestion quotidienne.
A-OBJECTIFS DU MANUEL
Le manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,
opérationnelle, financière et comptable du RESORE Mali. Il a pour objectifs de :
- décrire l’organisation administrative, technique, financière et comptable ;
- décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle
interne efficace ;
- formaliser les contrôles à effectuer ;
- garantir la sincérité et la régularité des activités et des opérations ;
- servir de référentiel à l’exécution des activités et des opérations ;
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- décrire les procédures à mettre en œuvre par les différents acteurs intervenant dans la
réalisation des activités du RESORE Mali (personnel comptable, administratif et technique,
autres partenaires) ainsi que les tâches qui leur incombent ;
- utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis en œuvre
à savoir les moyens humains matériels et financiers.
B-UTILISATION DU MANUEL
Le manuel est applicable à toutes les activités confiées au RESORE Mali. Toutefois, le Président
peut émettre chaque fois que nécessaire des notes de service pour en préciser ou en compléter ou en
améliorer les modalités d’application pour assurer l’atteinte des objectifs. Ces notes de service seront
annexées aux procédures correspondantes.
C-MAINTENANCE DU MANUEL
Le Président et le Comptable sont responsables de la conservation et de l’actualisation du Manuel
qui est à large publication. Le Comptable est responsable de la communication de toutes les mises à
jour.
D-MISE A JOUR DU MANUEL

La mise à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est
pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son
efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par la Direction du RESORE Mali pour
permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification est réalisée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :

- des changements dans l’organisation ou dans les activités du RESORE Mali suivant une
décision du bureau exécutif ;
- des modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
- des changements rendus nécessaires par l’application des textes et décrets concernant les lois
et règlements en vigueur au Mali ;
- des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel ou des tâches lui incombant.
La responsabilité de la mise à jour du manuel de procédures incombe à la Direction du RESORE Mali.
Elle décide en outre des copies à mettre à la disposition des utilisateurs.
Lorsque la modification des procédures existantes est envisagée par les utilisateurs ou l’auditeur, le
bureau exécutif convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les acteurs impliqués dans la
mise en œuvre des activités du RESORE Mali.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A
l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
- les procédures devant être modifiées ;
- les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
- les principes des modifications à apporter ;
- la personne chargée de conduire la rédaction des nouvelles procédures à inclure dans le
manuel.
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Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le Président du
RESORE Mali fait distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés. Le secrétariat du
RESORE Mali doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel et
les références de transmission des nouvelles sections.
E-RENSEIGNEMENTS GENERAUX
Dénomination Réseau des Organisations de la Société Civile Spécialisées pour les Réformes et les
Elections au Mali
Sigle RESORE Mali
Adresse Siège social : Faladiè, Rue : 210, P : 1283
Email : sadiosissoko10@yahoo.fr
Pour cela, il nécessite l’adhésion de tous aux contenus de ce manuel. Cette adhésion permet
entre autre :
- éviter les incompatibilités en vue de respecter les normes

comptables
- avoir des informations disponibles et à temps
- responsabiliser les personnes impliquées dans la gestion
Ce manuel comprend
- le mode d’utilisation du manuel ;
- les procédures administratives ;
- les procédures financières et comptables ;
- les procédures du système de gestion financières et les documents
annexes.
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EMPLOIS, DESCRIPTION DES POSTES ET PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
FICHES DE POSTE
Les emplois faisant l’objet de fiches descriptives sont les suivants :
1. DESCRIPTION DES RESPONSABILITES ET TACHES
Titre : Le Président
IDENTIFICATION ET LOCALISATION DU POSTE

Intitulé : Président/Présidente
Intitulé: Présidence (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Bureau exécutif du RESORE Mali
Nombre de postes : 01
Localité : Bamako
Catégorie de classification : A
Direction/Antenne : Direction RESORE Mali
PROFIL REQUIS
Profil Administratif (ve)

- Corps : Juriste, Sociologue et Administrateur, économiste, Planificateur.
- Catégorie : A
Compétences
 Diplôme
- Niveau du diplôme : Maîtrise/Master, Doctorat
- Durée minimum d’étude dans la spécialité : 5 ans
- Spécialisation requise : Droit, sociologie, administration, économie.
RAISON D’ETRE DE LA FONCTION

Veiller au bon fonctionnement du RESORE Mali sur les plans technique, financier et administratif et cela
sous les directives du bureau exécutif et des partenaires techniques du RESORE Mali.
ATTRIBUTIONS DU POSTE
- Représenter le RESORE Mali dans les actes de la vie civile en vue d'affirmer la personnalité morale
dont bénéficie celle-ci d'une part et de défendre ses intérêts partout où de besoin d'autre part ;
- Prendre toutes les mesures tendant à réaliser le programme de travail du RESORE MALI et à
atteindre les objectifs fixés par le Bureau Exécutif afin que le service exécute effectivement les
missions qui ont justifié sa création ;
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- Administrer et gérer le RESORE Mali pour toutes les matières non expressément réservées au
Bureau Exécutif en vue d'atteindre l'efficacité et l'efficience recherchées par l’ONG et ses PTF.
Pour ce faire, le Président :

- Recrute et licencie le personnel en fonction des besoins du service et dans le strict respect des lois
et règlements sur le travail salarié au Mali ;
- Exécute personnellement ou fait exécuter les décisions du Bureau Exécutif ;
- Négocie et passe les baux, conventions et contrats dans la limite des montants réglementaires ;
- négocie et soumet à l'autorisation préalable de l'autorité de tutelle avant signature, les contrats et
conventions dans la limite des montants réglementaires ;
- anime, coordonne et contrôle l'ensemble des activités du RESORE MALI ;
- prépare et soumet à l'approbation du Bureau Exécutif un rapport annuel d'activités ;
- prépare et soumet au Bureau Exécutif les plans, programmes, budgets et documents entrant dans
les attributions spécifiques de celui-ci ;
- préside les réunions du Comité de gestion du RESORE Mali ;
- ordonne les dépenses du RESORE Mali dans les limites autorisées ;
- remplit toutes autres fonctions relevant de son ressort ;
- exécute toute autre tâche à lui confiée dans le cadre de ses attributions.
MOYENS MIS A DISPOSITION
- outils bureautiques et informatiques;
- logistiques ;
- manuels de procédures ;
- textes législatifs et réglementaires ;
- accords et conventions ;
- programmes d’activités.
 Savoirs spécifiques :
- connaissance des textes régissant la vie des ONG et Associations en République du Mali, des
règles de déontologie liées au travail de la vie des ONG, des principes d’organisation, et de
Conduite des projets,
- avoir participé à l’exécution d’un projet ou programme de grande envergure et conduit
l’exécution d’un projet ou programme de grande envergure et une connaissance de l’approche
genre et développement ;
- savoir utiliser l’outil informatique.
 Savoir-faire (habilité) : être physiquement apte, aptitude à rédiger, surveiller, inspecter, conseiller,
concevoir, diriger, coordonner.
 Savoir-être (qualités personnelles, attitudes) : être réactif, organisé et méthodique, discret,
précis et rigoureux, endurant, savoir déléguer, savoir gérer les conflits, avoir le sens des relations
humaines.
 Conditions particulières : aptitude à travailler à tout moment, capacité de travailler sous pression.
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Date d’actualisation :
Titre : Directeur des programmes et du Suivi

Intitulé : Directeur (trice) des programmes et de Suivi
Intitulé: Directeur des programmes (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Président/Présidente
Localité : Bamako
Direction/Antenne : Direction du RESORE Mali
Profil Administratif
- Corps : Juriste, Sociologue et Administrateur, économiste.
- Catégorie : A
Compétences :
 Diplôme
- Niveau du diplôme : Maîtrise/Master, Doctorat
Veiller à la programmation et au suivi des activités sous les directives du Président et des partenaires
techniques du RESORE Mali.
- définir les canevas relatifs à l’élaboration des projets et programmes d’actions ;
- collecter les données nécessaires à l’élaboration des projets et programmes d’actions ;
- élaborer les documents de projet ;
- préparer les dossiers et assurer le rapportage des réunions du bureau exécutif et de ses
commissions spécialisées de travail ;
- collecter et analyser les données relatives à l’exécution des activités ;
- élaborer les rapports de suivi, de supervision et d’évaluation des activités sur le terrain et des
organes de coordination;
- préparer et organiser les actions de promotion de la citoyenneté et du genre (le 08 Mars, etc.) ;
- élaborer actualiser au besoin les fiches et indicateurs de suivi et de performance des rapports
d’activités mensuels et annuels du RESORE Mali.
- préparer en rapport avec les autres agentes et antennes/points focaux, le rapport d’activités de
l’ONG ;
- assurer le suivi et l’exécution des accords et conventions avec les bailleurs de fonds et autres
partenaires nationaux ;
- assurer le suivi de l’application des décisions du bureau exécutif du RESORE Mali.
- exécuter toute autre tâche à lui confier dans le cadre de ses attributions.
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- identifier les besoins en formation des agents de terrain ;
- assurer et suivre la formation des coordinateurs et animateurs (en gestion financière / technique
d’animation etc.) ;
- superviser les coordinateurs ;
- planifier les activités des projets ;
- diriger les équipes de suivi et évaluation ;
- contrôler l’exécution des budgets projets en fonction du plan de décaissement des coordinateurs ;
- faire les prévisions budgétaires mensuelles avec le comptable ;
- remplacer le Président en cas d’absence.
- connaissance des textes régissant la vie des ONG et associations en République du Mali, des
règles de déontologie liées au métier d’ONG, des principes d’organisation, et de Conduite des
projets;
- avoir participé à l’exécution d’un projet de grande envergure, conduit l’exécution d’un projet par
une ONG de grande envergure et une connaissance de l’approche genre et développement ;
- savoir utiliser l’outil informatique, savoir tenir les dossiers à jour.
 Savoir-faire (habilité) : être physiquement apte, aptitude à rédiger, surveiller, inspecter, conseiller,
concevoir, diriger, coordonner.
 Savoir-être (qualités personnelles, attitudes) : être réactif, organisé et méthodique, discret,
précis et rigoureux, endurant, savoir déléguer, savoir gérer les conflits, avoir le sens des relations
humaines, avoir l’esprit d’équipe ;
- logistiques ;
Titre : Agent comptable

Intitulé : Agent Comptable
Intitulé: Comptable (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Directeur des programmes et du suivi
Localité : Bamako
Direction/Antenne/points focaux: Agence Comptable
- Corps : Economiste, Comptable, Finance, Planificateur.
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- Catégorie : A
Compétences
 Diplôme
- Niveau du diplôme : Licence, Maîtrise/Master
Veiller à l’application des procédures comptables de l’ONG sous les directives de la Direction Générale.
- faire l’inventaire et le contrôle périodique de la caisse ;
- superviser et coordonner les activités comptables ;
- tenir à jour les écritures de la comptabilité générale ;
- tenir les journaux, livres et registres comptables ;
- vérifier les livres de caisse et de banques ;
- établir la balance générale ;
- assurer la gestion du crédit budgétaire ;
- produire mensuellement les états de rapprochement bancaire ;
- produire les états financiers annuels ;
- produire le compte de gestion ;
- procéder aux règlements de tous les engagements financiers de l’Institut ;
- tenir à jour les écritures de la comptabilité analytique ;
- mettre en règle vis à vis des impôts et de l’I N P S.
Suivi des équipements et stocks
- tenir à jour les fiches de stocks ;
- recenser les besoins en fournitures et équipements ;
- proposer le choix de fournisseurs appropriés ;
- suivre l’utilisation des équipements (par ex : téléphone, photocopieuse).
- connaissance des textes régissant la vie des ONG et association en République du Mali, les
règles de déontologie liées au métier des finances et de la comptabilité privée ;
- savoir utiliser l’outil informatique ;
Savoir-faire: être physiquement apte, aptitude à rédiger, surveiller, inspecter, conseiller, concevoir,
diriger et coordonner.
Savoir être: être réactif, organisé et méthodique, discret, précis et rigoureux, endurant, savoir déléguer,
savoir gérer les conflits et avoir le sens des relations humaines
Conditions particulières: aptitude à travailler à tout moment, capacité de travailler sous pression.
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Titre : Secrétaire
Intitulé: Secrétaire (H/F)
Superviseur : Directeur des programmes et du suivi
Intitulé: Secrétaire (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Directeur des programmes /Directrice des programmes
Localité : Bamako
Catégorie de classification : B
Direction/Antenne/ points focaux: Secrétariat Général
- Corps : Secrétaire
- Grade : B
Compétences
 Diplôme
- Niveau du diplôme : 4 ans en Secrétariat
- Spécialisation requise : Secrétariat Administration
Assister le Directeur des programmes dans les travaux relatifs au Secrétariat Général.
- réceptionner les courriers au départ et à l'arrivée ;
- procéder à la répartition des courriers en fonction des imputations ;
- assurer le suivi du traitement des courriers par les différents responsables ;
- procéder au classement des courriers.
- Ordinateur
- Logiciel de traitement du courrier
- Téléphone
- Liste de distribution du courrier
- Matériel de reproduction
- Documentation technique relative au RESORE Mali.
 Savoirs spécifiques
- Savoir utiliser l’outil informatique
- Connaissance des textes régissant la vie des ONG et association.
 Savoir-faire : Être physiquement apte à exécuter les travaux confiés, tenir les dossiers à jour.
 Savoir-être : être réactif, organisé et méthodique, discret, précis et rigoureux, endurant, avoir le
sens des relations humaines.
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Titre : Coordinateur de projet
Intitulé: Coordinateur de projet (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Directeur des programmes /Directrice des programmes
- Corps : Economiste, Juriste, Planificateur
- Catégorie : A
Compétences
 Diplôme
- Spécialisation requise : Droit, sociologie, Planification.
Raison d’être du poste :
Participer de la planification et à la coordination des activités du projet, la circulation de l’information au
sein de l’administration du projet.
Responsabilités et tâches
Planification et de la coordination
- Planifier les activités du projet avec le directeur des programmes ;
- Faire et suivre un plan annuel, mensuel et hebdomadaire, si nécessaire avec les animateurs ;
- Définir clairement avec les animateurs, leurs tâches et volume de travail suivant les objectifs du
projet ;
- Superviser les animateurs ;
- Assurer la formation des animateurs et / ou les structure mises en place par le projet avec le directeur
des programmes;
- Identifier les opportunités et menaces pour le projet ;
- Identifier d’autres besoins de la population avant la fin du projet en cours.
Information
- Développer la collaboration avec les autorités, les notables et la communauté dans la zone
d’intervention sur le déroulement du projet ;
- Organiser des réunions hebdomadaires d’informations sur le projet avec les animateurs ;
- Participer à toutes les rencontres et formations dans le cadre du projet.
Administration
- Coordonner et compiler les statistiques et autres informations et rapports entre les animateurs et le
siège de l’ONG ;
- Envoyer périodiquement les rapports d’activités et financiers au siège de l’ONG ;
- Gérer et justifier le budget de fonctionnement du projet.
Savoir-faire: être physiquement apte, aptitude à rédiger, surveiller, inspecter, conseiller, concevoir,
diriger et coordonner.
Savoir être: être réactif, organisé et méthodique, discret, précis et rigoureux, endurant, savoir déléguer,
savoir gérer les conflits et avoir le sens des relations humaines
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Conditions particulières: aptitude à travailler à tout moment, capacité de travailler sous pression.
Titre : Animateur
Intitulé: Animateur (H/F)
Titre du supérieur immédiat : Coordinateur du projet
Nombre de postes: /
- Corps : Juriste, Sociologue, Planificateur.
- Catégorie : A
Compétences
 Diplôme
- Spécialisation requise : Droit, sociologie, Planification.
Résumé du poste : Chargé d’activités IEC (Information, Education, Communication) et CCC
(communication pour le changement de comportement) du projet, former et informer les populations de
sa communauté et l’administration.
Responsabilités et tâches
Activités IEC /CCC
- effectuer les visites à domicile ;
- faire le counseling ;
- organiser les séances d’animations, les Assemblées Générales ;
- aider les communautés à s’organiser.
Formation
- identifier les besoins de formation de la population ;
- former ou recycler les populations ;
- faire le suivi des activités ;
- participer à toutes les formations dans le cadre du projet.
Information
- participer aux réunions d’information hebdomadaire avec le coordinateur ;
- entretenir des bonnes relations avec les leaders communautaires pour s’assurer de leur soutien
continu au projet.
Administration
- faire les rapports mensuels suivant un plan préétablit et les remettre au coordinateur ;
- noter les problèmes rencontrés et les exposer au coordinateur lors des réunions hebdomadaires ;
- élaborer ses plans de travail ;
- collecter toutes les statistiques et autres informations sur le projet ;
- suivre les activités génératrices de revenus ;
- gérer les stocks (si nécessaires).
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2. RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Il se déroule de la manière suivante :
a. Demande de recrutement
L’expression des besoins est faite par les responsables. Une fois le besoin exprimé, une
commission est mise en place pour faire le recrutement. Cette commission est composée d’un membre
du Bureau Exécutif, du Président et du responsable avec lequel travaillera le postulant (superviseur
direct). Le recrutement du personnel peut être fait par les responsables de l’ONG ou par une structure
qui à des compétences dans le domaine.
b. Analyse de la demande de recrutement
Après le recensement des besoins, les informations sont dépouillées et analysées.
c. Définition du poste :
Après l’analyse, le(s) poste(s) à pourvoir est (sont) défini(s).
d. Recherche de candidature :
Dès que le poste est définit un avis d’appel d’offre écrit est lancé par les responsables de l’ONG. Cet
avis doit comporter toutes les informations utiles détaillées pour le (choix) des futurs agents.
L’avis doit être diffusé par voix de presse et affiché au moins dans deux endroits déférents au moins
une semaine avant la date limite de dépôt de dossiers.
Dans le premier cas les dossiers de candidature sont réceptionnés par la secrétaire ou le Directeur
Exécutif.
e) Dépouillement des dossiers :

La commission de recrutement constituée définit les critères de présélection avant l’appel
d’offre.
Après le dépouillement les résultats du dépouillement sont rédigés par un membre de la commission
désigné à cet effet et signé par le Président de la commission.
f) Déroulement du test :
Les candidats retenus après l’examen des dossiers sont invités à subir une interview. Ceux retenus à
l’issue de l’interview seront soumis à une période d’essaie de trois (3) mois conformément à la
législation du travail en République du Mali.
g) décision de recrutement :
A la fin de la période d’essai les deux 2 parties (postulant et ONG) peuvent juger utile de signer un
contrat de travail sur la base de l’évaluation qui sera faite par les responsables de l’ONG.
h) Durée du contrat
Le contrat peut être à durée déterminée ou indéterminée. La gestion des contrats est réglée par les
textes en vigueur en République du Mali.
3. CONGES :
a) Durée des congés :
La durée des congés est déterminée à raison de deux jours et demi par mois de travail
accompli au cours de la période de référence, soit 30 jours par an, jours non ouvrables compris ou 22
jours ouvrables.
Pour la détermination de la durée des congés acquis, sont considérées comme période de travail
- les périodes d’indisponibilité pour accident de travail ou maladie professionnelle ;
- dans la limite de six mois, les absences pour maladies médicalement constatées ;
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- les périodes de repos des femmes en couches ;
- les absences pour les congés spéciaux (congé parental, congé pour décès)
Au moment d’aller en congés, une décision de congés est établie et approuvée par son superviseur en
deux exemplaires au nom de l’agent, qui précise la période des congés. Une copie sera remise à
l’agent et l’autre classée dans ses dossiers.
b) Planification des congés :
Le Directeur Exécutif est chargé d’élaborer un planning de congés en collaboration avec ses
différents agents.
Pour le Directeur Exécutif sa proposition de période de congés est approuvée par le comité exécutif
après concertation.
C/ Paiement des congés :
Le paiement du salaire du mois des congés s’effectue au moment du départ de l’agent en
Congés
Congés de maternité :
Toute femme employée enceinte à droit à des congés de maternité de 14 semaines. Ces
congés commencent 6 semaines avant la date présumée de l’accouchement et se terminent 8
semaines après l’accouchement.
d) Décision de reprise :
Après la période de congés quelque soit le motif une attestation de reprise est établie pour
constater que l’agent a effectivement repris le travail après avoir jouit de ses congés. Cette attestation
de même que la décision de congés sont en double exemplaire dont un sera remis à l’agent et l’autre
classé dans ses dossiers.
4. ABSENCES :
Pour le personnel de la direction les absences sont suivies à partir du cahier de présence et du
tableau de mouvement du personnel. Pour le personnel de projet, le suivi se fait avec le programme.
A part les absences spécifiées par les congés et pour raison syndicale, toutes les autres formes
d’absences non justifiées sont sanctionnées par les dispositions en vigueur suivant le code de travail.
Ces absences si possibles doivent être déclarées (48 heures) avant.
5 Evaluation des Activités :
Elle a pour objectif de :
- identifier les besoins de formation et d’assurance des agents :

- faire des critiques objectives aux agents
- faire la promotion des agents (le motiver en changeant de statut : exemple un animateur
qui devient coordinateur, ou en augmentant son salaire etc.)
L’évaluation a lieu une fois par an. Cependant lorsque l’ONG le juge nécessaire elle peut procéder à
des évaluations par la commission d’évaluation.
Procédures :
Les évaluations peuvent être faites pour les agents par leurs responsables directs, le Directeur
Exécutif et les membres du comité exécutif. Pour les responsables l évaluation se fait par le Comité
exécutif ou la commission d’évaluation.
Le gardien est évalué par le Directeur Exécutif et les responsables de l’ONG.
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Pour chaque catégorie d’agent, il est prévu un formulaire d’évaluation, élaboré en fonction de la
description des tâches et des objectifs des projets ou de la direction, qui est rempli par les évaluateurs
de celui – ci. Un rapporteur est désigné parmi les évaluateurs, il est chargé de restituer les résultats de
l’évaluation.
Ensuite une séance de restitution doit recueillir les réactions de l’agent. Sur la base des réactions de
l’agent et des résultats de la commission d’évaluation une analyse est faite par chacun des évaluations.
Chaque membre de la commission d’évaluation attribue une note pour chaque point d’évaluation dont la
moyenne déterminera par la note de ce point.
Ensuite le rapporteur détermine la note finale en faisant la somme des moyennes par le nombre de
point d’évaluation. Cette note peut servir de références pour une augmentation de salaire de l’agent.
A la fin de l’évaluation. Une copie du résultat sera remise à l’agent.
6. REMUNERATION :
Sont rémunérés par l’ONG, les agents recrutés par elle pour la conduite de ses activités.
Chaque agent de l’ONG recevra en fonction de sa catégorie une rémunération conformément à la grille
de la convention collective du commerce.
7. SANCTIONS :
Avertissement / Mise à Pied / Suspension.
L’avertissement et la mise à pied relève de la compétence des responsables de l’ONG. Quant à la
suspension la décision est prise par le comité Exécutif sur proposition des responsables de l’ONG.
Et selon le cas un avertissement de deux (2) jours est donné à l’agent, une (1) semaine pour la mise à
pied et un (1) mois pour la suspension. Le code de travail explique clairement dans quels cas un
avertissement peut être fait à un agent (un exemple : cas des absences répétés sans raisons valables)
8 LICENCIEMENT/RESILIATION DU CONTRAT
Le licenciement peut être précédé de l’avertissement de la mise à pied et de la suspension au
cas où la faute n’est pas grave.
Il ne peut être mis fin avant terme à un contrat à durée déterminé qu’en cas de faute grave avec
l’accord des parties constaté par écrit ou de force majeure. La rupture injustifiée du contrat par l’une des
parties donne droit aux dommages intérêts à l’autre partie.
Quant au contrat à durée indéterminée il peut être mis fin à tout moment par la volonté de l’une des
parties. Un préavis de licenciement ou de résiliation est déposé un mois à l’avance par la partie
initiatrice de rupture (voir code du travail)
9 FORMATION RECYCLAGE :
La formation et/ou recyclage s’inscrit dans le cadre de la politique de renforcement des
capacités des membres de l’ONG de même que du personnel. Ainsi chaque année, une identification
des besoins de formation est effectuée par le Président. Après l’identification des besoins, un plan de
formation pour tous les agents est élaboré et soumis à l’Assemblée Générale pour approbation. Le
Comité Exécutif procède à une identification des structures compétentes pour assurer l’exécution des
différentes activités de formation et ou recyclage. Les coûts des programmations de formation pourront
être totalement ou partiellement pris en charge par l’ONG. Dans le cas ou l’agent bénéficiaire doit
participer financièrement à la formation le montant de sa contribution est déterminé par le Bureau
Exécutif.
17
10. Communication :
Il existe un système de communication interne renforcé par le système de classement. Il y’a les
affichages, les réunions, les assemblées générales.
Le Président et le secrétaire à l’information s’occupent de la communication interne pour les projets. Les
outils de la communication sont : PV, notes de services, lettres ordres de jours.
11. POLITIQUES DE STAGE :
Le RESORE Mali accepte des bénévoles en son sein. En cas de recrutement, les bénévoles qui
répondent aux critères sont prioritaires.
12. DOSSIER DU PERSONNEL :
Chaque agent doit avoir un dossier dans le quel sont classés tous ses documents : contrat de
travail, attestation, diplôme, CV, acte de naissance, décision de congé, de reprise, Bulletin de salaires,
évaluation, etc.
B. GESTION DES ACTIVITES
Elle concerne :
1. CHOIX DES ACTIVITES :
Les activités sont proposées par les communautés. Le choix des activités se fait par le
Président et le Bureau Exécutif. Les activités doivent être choisies en fonction des politiques et
stratégies d’intervention du RESORE Mali, par rapport aux zones, axes stratégiques d’intervention
(Sécurité alimentaire, promotion du genre, les questions de redevabilité des autorités vis-à-vis de leurs
populations, la sensibilisation et formation citoyenne, Education Santé communautaire, autopromotion
des groupes cibles, Environnement Condition socio économique du groupe cible, le renforcement
institutionnel du RESORE Mali).
Les activités prévues sont élaborées par le Directeur des programmes en collaboration avec les
communautés.
Des quêtes peuvent également être organisées au sein de la communauté.
2. RECHERCHE DE FINANCEMENT :
Une fois que les activités choisies et leur budget déterminé, des contacts sont pris avec les
partenaires/ bailleurs potentiels pour la soumission du document de projet. Cependant au cas où une
partie des activités doit être financée par la communauté (bénéficiaires), il sera procédé à la
détermination de sa contribution.
3. CRITERES DE CHOIX DES BENEFICIAIRES :
Les bénéficiaires du RESORE Mali sont choisis en fonction du groupe cible, défini dans le plan
stratégique. Les critères de choix des bénéficiaires sont déterminés par l’Assemblée Générale et en
fonction des situations qui motivent l’activité. Entre autres critères, il y aura la disponibilité et l’adhésion.
Ces critères s’appliquent en tenant compte de toutes les considérations de maintien de la cohésion
sociale.
4. SUIVI DES ACTIVITES :
Les responsables de suivi sont désignés suivants les descriptions de tâches.
Le Directeur des programmes est responsable du suivi des activités de projet. A son absence cette
activité est menée par le Président. Le président fait le suivi des activités du Directeur des programmes,
de la secrétaire et du comptable. Le Président supervise le Directeur des programmes, les
coordinateurs supervisent les animateurs.
18
5. EVALUATION DES ACTIVITES :
L’évaluation interne des activités est faite par une commission mise en place par le bureau exécutif
composé de (Directeur des programmes, membres du bureau, personnes Ressources). Elle est faite
une fois par an.
Si l’évaluation Externe n’est pas commanditée par le PTF, le RESORE Mali choisira les évaluateurs
externes parmi les services techniques du secteur concerné. Ce choix est fait par le comité exécutif,
pour les consultants par avis d’appel d’offre. Il existe une documentation de l’évaluation.
Le feed – back est fait à l’équipe du projet ou à la personne évaluée. La restitution de l’évaluation est
ensuite faite au comité exécutif, le rapport d’évaluation est donné aux bénéficiaires et au bureau
exécutif.
L’auto-évaluation du projet est faite par l’équipe terrain et les populations bénéficiaires.
Après chaque projet deux visites post – projet sont organisées (une visite par an pendant 2 ans) pour
voir la soutenabilité et la pérennité ou l’impact à long terme du projet au niveau des populations
bénéficiaires.
Les PTF, les services techniques et / ou les autres ONG sont informés à travers des séances de
restitution des résultats de l’évaluation.
Les personnes impliquées dans l’élaboration du programme des activités des projets sont les
coordinateurs et les personnes ressources externe et internes. Les personnes impliquées dans
l’élaboration du programme de la Direction sont le Président et le Directeur des programmes.
6. PROGRAMMATION DES ACTIVITES :
- Le programme des activités des projets est d’abord approuvé par les populations bénéficiaires et
ensuite par le bureau exécutif.
Le programme de la Direction Exécutive est soumis au Bureau exécutif et approuvé par l’Assemblée
générale.
- La révision des programmes des activités de projet se fait en séance de travail entre la Direction
Exécutive et le bureau exécutif.
- La supervision de l’exécution des programmes terrains est faite par la Direction Exécutive. Celle de la
Direction est faite par le bureau Exécutif.
- Les outils de la programmation sont : les plans d’actions annuels, mensuels, les chronogrammes, les
budgets prévisionnels, les rapports d’identification entre autres.
7. COMPTE RENDU DES ACTIVITES :

Le compte rendu des activités sont faites :
- entre les membres et le personnel
- avec les partenaires techniques et financiers ;
- et avec les bénéficiaires.
Les comptes rendus entre les membres et le personnel n’ont pas une périodicité fixe. Ils se font selon
les besoins. Ils peuvent se faire sur la base de documents élaborés à cet effet ou sous forme de
contrôle de tâches : contact avec les partenaires, suivi des activités, etc.
Les comptes rendus des activités aux partenaires se font conformément à la périodicité arrêtée dans
le cadre des accords qui les lient à l’ONG.
Les comptes rendus des activités aux bénéficiaires se font en fonction de l’avancement de l’exécution
des activités sous forme d’assemblée générale.
19
Ces comptes rendus sont toujours faits sous forme de rapports d’activité et financier.
C : CLASSEMENT ET ARCHIVAGES DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :

Il s’agit essentiellement du traitement du courrier à l’arrivée et au départ et de leur classement.
Ceci se fera par la secrétaire qui est chargée de la gestion des documents administratifs. Les politiques
de classement et d’archivage des documents sont définis par le bureau Exécutif.
1. LE COURRIER A L’ARRIVEE :
La secrétaire reçoit le courrier, émarge le bordereau de transmission, fait le dépouillement,
enregistre dans un registre dénommé « Courrier Arrivée ». Ce registre comprend :
Le numéro de réception ;
La date de réception ;
Les références du courrier ;
L’origine du courrier ;
L’objet du courrier.
Ensuite, elle appose le cachet sur le courrier à l’arrivée et le transmet aux organes ou aux personnes
concernées. Après ventilation et traitement du courrier, l’original est envoyé au secrétariat pour
classement.
2. LE COURRIER DEPART :
Après la rédaction, la correction et la signature des correspondances, eIles sont envoyées par la
secrétaire sous forme de courrier généralement accompagné d’une lettre.
Cette dernière procède à l’enregistrement du courrier dans le registre du “Courrier au départ ” sur
la base des références contenant dans la lettre. Celles – ci sont les suivantes :
- le numéro d’ordre d’envoi ;
- la date de rédaction de la lettre ;
- le nom, adresse du destinataire ;
- la désignation et l’objet du courrier.
Au départ du courrier, la secrétaire garde une copie du courrier dans le classement. Le courrier devant
être acheminé par poste, est timbré et envoyé à la poste (celui qui est chargé de poster le courrier
émarge dans le cahier de transmission).
Pour les courriers transmis directement sans passer par la poste, la secrétaire remplit le cahier de
transmission en mettant :
-le numéro de transmission;
- la date de transmission ;
- la désignation complète du destinataire ;
- la signature du document transmis et le nombre ;
Le courrier est acheminé au destinataire qui émarge dans le cahier de transmission.
3. CLASSEMENT DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :
Tous les tiroirs sont marqués ainsi que chaque chemise.
Quant un document est dans le système il est envoyé à la prochaine étape le plus tôt que possible.
La secrétaire s’occupe du classement.
Chaque semaine un temps est programmé pour la secrétaire afin de classer les documents.
Annuellement le contenu de chaque chemise est révisé et les documents inutiles sont jetés.
Le Président contrôle le classement.
20
La consultation du classement se fait par demande à la secrétaire qui cherche le document demandé.
Le document déjà consulté est remis à sa place chaque fois qu’on fini la consultation. La consultation
se fait sur place.
Les personnes qui ont accès au classement sont : le Président, les coordinateurs, le Directeur des
programmes, les membres du bureau exécutif.
4. ARCHIVAGE :
L’archivage des documents se fait par catégorie et par an.
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LE SYSTEME DE CLASSEMENT
Secrétaire
Document/Courrier Document /Courier

Reçu à l’ONG Produit par l’ONG
S
Secrétaire Pour
Enregistrement L’interne Pour l’externe
reçu
de courrier
reçu
Président décide
Qui/quoi Copie à
Garder Original
envoyé
Action nécessaire Pas d’action nécessaire
Responsable Secrétaire enregistre

Coordinateur courrier à envoyer
Président
Du Bureau exécutif,
Affichage etc.) Agit
sur l’information
Président
Décide si le RESORE Mali a besoin de garder cette information
Non Oui
Poubelle Président
Indique la catégorie de
classement sur le document
Secrétaire
Classe le document
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LES CATEGORIES DE CLASSEMENT /INFORMATION
CLASSEUR 1 CLASSEUR 2 ETAGIAIRE
Activités Administration Bibliothèque

Référence
Projet/courant(s) Document légaux Mali/Afrique

(Statuts etc.) (Généralités)
A
B
C Politiques écrites de L’ONG Développement
D (généralité)
Projet (anciens) Assemblées Générales

(PV, Cotisation membres etc.) ONG (généralité)
A
B Comité Exécutif (PV etc.) Education
C
D Publicité/Marketing Santé
Services Directs Bâtiment/Location Environnement

(Location, équipement,
Saisie, accords, frais etc.) Equipement (certificat de garantie
Manuel de procédure etc.)
Projet (en attente)

A
B Personnel
C
D Finance
Bailleurs/Partenaires
Potentiels
(Dépliants, critères et,)
23
d. GESTION DE LA COLLABORATION AVEC LES STRUCTURES PARTENAIRES :
1. CHOIX DES COLLABORATEURS :
Les principes de collaboration sont définis par le Bureau Exécutif et le personnel.
Pour cela, le RESORE Mali identifie les différentes structures potentielles avec lesquelles elle peut
collaborer en fonction de ces orientations stratégiques. Les informations collectées auprès de ces
structures sont discutées par le Bureau Exécutif et soumises à l’assemblée générale pour approbation.
La collaboration peut revêtir plusieurs formes (partenariat avec d’autres structures nationales ou
internationales, affiliation à des collectifs et organisation de visites des structures analogues, etc.) La
collaboration concernera les différents domaines d’intervention de l’ONG.
2. EVALUATION DE LA COLLABORATION :
Des objectifs doivent être assignés à chaque collaboration. L’évaluation portera sur ces différents
objectifs et les activités menées pour atteindre ces objectifs. Elle sera faite par le comité exécutif.
3. COMMUNICATION AVEC LES COLLABORATEURS :
Elle s’effectue de la même manière que la politique de communication avec les partenaires (voir compte
rendu des activités).
E. POLITIQUE DE PERDIEM
La politique de perdiem concerne le déplacement du personnel du RESORE Mali à l’intérieur aussi bien
qu’à l’extérieur du Mali. Ces montants couvrent la nourriture des agents en mission et leurs frais
d’hébergement.
Il existe une politique de facturation pour le personnel en déplacement. Le montant est fixé à 40 000
F/jour. Le paiement est en espèce. Il y’a une révision de taux. Cette révision se fait suivant le taux
d’inflation et en assemblée générale. La périodicité de la révision du perdiem dépend de l’inflation.
PROCEDURE FINANCIERE ET COMPTABLE :
A LES NORMES DES PIECES JUSTIFICTIFS :
Une pièce justificative doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
1. la date de l’opération
2. le nom et l’adresse complète du fournisseur partenaire
3. le montant de l’opération en lettres et en chiffres ;
4. la nature de l’opération
5. les signatures des différentes personnes concernées par l’opération ;
6. le cachet du fournisseur partenaire
B- LES PROCEDURES :
1. PROCEDURES DE DECAISSEMENT DE FONDS
a) Caisse
Le système de caisse est celui des dépenses. Elle est toujours alimentée par la banque. Le montant
plafond est de 50 000 F CFA et le montant plancher est de 10 000 francs. La petite caisse n’autorise
pas les dépenses d’un montant supérieur à 200 000 F.
Elle sert à effectuer les dépenses de montant relativement faible. Pour des raisons de sécurité la caisse
ne doit pas contenir des montants assez élevés. Chaque sortie de fonds au niveau de la caisse doit être
matérialisée par une pièce provisoire avant l’obtention de la pièce justificative réelle. Cette caisse est
gérée par la secrétaire.
NB : Pour toute dépense supérieure à 200 000 francs le paiement s’effectue par chèque.
24
b) Banque
Toute dépense supérieure à 200 000 francs doit faire l’objet d’un chèque. Pour l’émission du chèque les
étapes suivantes sont à suivre :
ACTION RESPONSABLE
- Expression de besoin
- L’évaluation du besoin en termes de prix et approbation
- L’autorisation écrite de dépense
- Le choix d’un fournisseur suivant la qualité et le prix sur

la facture pro forma
-L’établissement du chèque de ce montant

- Approbation du chèque Président, Trésorier,
C Conditions générales de décaissement :

Le Directeur Exécutif autorise les dépenses suivant un budget prévisionnel mensuel fait par le
directeur des programmes.
Pour l’antenne les dépenses sont autorisées suivant un budget trimestriel. Les dépenses de la direction
sont autorisées par le Président suivant un budget prévisionnel mensuel.
La fiche de demande de fonds signé par celui qui est responsable de l’autorisation matérialise des
dépenses.
Le comptable détient le chéquier.
Le président, le trésorier et/ou le directeur exécutif sont signataires des chèques.
2. PROCEDURE D’ENCAISSEMENT DE CAISSE

a) Caisse :
Les encaissements au niveau de la caisse sont uniquement l’approvisionnement et les
réapprovisionnements.
Pour les réapprovisionnements un chèque d’un montant égal aux pièces justificatives est établi.
NB : Les montants des petites recettes sont gardés au niveau du comptable jusqu’à concurrence de
100 000 F CFA. Après le montant effectué par le trésorier, lesdits montants sont versés dans le compte
bancaire.
b) Banque :
Pour toute entrée de fonds au niveau de la banque on doit exiger une pièce justificative (bordereau de
chèque, bordereau de versement, avis de crédit).
Toute recette par chèque doit être déposée dans le compte bancaire avant de procéder à son retrait.
Ceci dans le souci de faire apparaître sur le relevé bancaire toutes les recettes par chèque et de faciliter
la réconciliation du compte bancaire avec la colonne du journal des imputations
25
- Les sources de revenu de l’ONG sont : les cotisations, les fonds des projets et les prestations
(location de matériel, téléphone, saisie, photocopie), les concours des partenaires techniques et
financiers nationaux ou étrangers, les dons, legs et subventions autres que celles de l'Etat.
PROCEDURE DE CONTROLE DE LA CAISSE ET DE LA BANQUE :
A. Caisse :
Le contrôle de la petite caisse doit se faire à chaque réapprovisionnement ou de façon inopinée
(généralement le premier jour ouvrable de chaque mois). Le trésorier est habilité à faire le contrôle de la
petite caisse. Il s’agit du décompte du contenu de la caisse c’est à dire l’argent liquide et les autres
valeurs en place ; bons, avances non justifiées et les pièces justificatives non enregistrés. A chaque
contrôle le détenteur de la caisse est tenu de mettre à la disposition du contrôleur toutes les pièces
justificatives, les avances non justifiées, la caisse proprement dite et le journal de petite caisse. Les
différents contrôles doivent être consignés dans le journal de petite caisse.
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
Etape 1 : Vérifier si le dernier contrôle de la caisse a été documenté et voir si ces
recommandations sont appliquées.
Etape 2 : Prendre chaque pièce justificative, vérifier si elle correspond aux normes comptables
(date de l’opération, nom de la personne qui a fait l’opération/fournisseur, la nature de
l’opération, le montant en chiffres et en lettre, la signature de l’intéressé, la signature et
le cachet du fournisseur) l’approbation du secrétaire permanent ou toute autre
personne désignée.
Etape 3 : Pointer ces pièces justificatives par rapport à la colonne « sortie » et voir si elles
correspondent à l’imputation du journal de la petite caisse.
Etape 4 : Faire le décompte physique de la caisse (en faisant la somme des espèces des bons
non justifiés et des pièces non enregistrées) et comparer le montant obtenu au solde du
journal de la petite caisse.
Etapes 5 : Arrêté le journal de la petite caisse après toutes régularisations.
B. Banque
Le contrôle des fonds s’effectue à travers le rapprochement bancaire. Pour cela à la fin de
chaque mois il serait nécessaire d’obtenir de la banque le relevé bancaire du mois afin de procéder à la
réconciliation du compte entre le journal des imputations tenu par le comptable et le relevé de la
banque. Il arrive généralement que le solde banque du journal des imputations ne coïncide pas avec
le solde de relevé bancaire.
Cette différence de solde peut être due à des écarts qui peuvent se présenter entre le journal et la
comptabilité pour des raisons suivantes :
- les chèques émis par l’ONG et non présentés à la banque par les bénéficiaires ;
- les agios et commissions bancaires (avis de débit non reçu par le RESORE Mali) ;
- les versements ou remises de chèques faits par l’ONG non pris en compte sur la relève
bancaire, ‘opération fin de mois ; ’
- les virements de fonds effectués par les bailleurs non pris en compte dans le journal
des imputations de l’ONG (avis de crédit non reçus) ;
- les intérêts versés par la banque non comptabilisés dans le journal des imputations ;
les erreurs d’écritures (chiffres non exacts, opération d’une tierce personne).
26
Pour situer ces écarts, les documents suivants sont nécessaires :
- le journal des imputations
- le relevé bancaire du mois concerné ; l’état de rapprochement bancaire vierge ;
- le dernier état de rapprochement bancaire s’il existe ;
- le(s) chéquier (s) ;
- les bordereaux de versement ;
- remplir le document.
Pour remplir le document de “ rapprochement bancaire ”, les étapes à suivre sont :
Etape 1 Reporter la période du relevé, le solde selon le relevé bancaire et le solde du journal
des imputations sur les lignes prévues dans le tableau de rapprochement bancaire vierge.
Etape 2 Faire le pointage simultané des montants et des numéros de chèques émis du relevé et
du journal des imputations (colonne “ Banque ”) depuis la date du dernier
rapprochement bancaire qui correspondent dans les 2 documents mettre une croix sur
les montants.
Etape 3 : Mettre dans la rubrique “ Chèque non débités ” tous les montants non pointés du
journal des imputations se trouvant à la colonne “ Banque Sorties ” en précisant pour
chaque chèque le numéro et la date d’émission.
Etape 4 : Mettre dans la partie “ Dépôts en transit ” tous les montants non pointés du journal des
imputations se trouvant à la colonne partie “Banques Entrées ” en précisant la date
pour chaque dépôt.
Etape 5 : Calculer le solde rapproché selon le relevé bancaire en suivant la méthode de calcul
indiqué sur le tableau de rapprochement bancaire.
Etape 6 : Mettre sur la ligne ” Commissions et Agio bancaire ” en suivant la méthode de calcul
indiqué sur le tableau de rapprochement bancaire.
Etape 7 : Mettre sur la ligne ” Paiement constaté par la banque et non constaté dans le journal
des imputations ” les montants non pointé dans le relevé bancaire à la colonne ” Débit”
et concernant ces opérations.
Etape 8 Mettre sur la ligne ” Intérêt versés par la banque” les montants non pointés dans la
colonne ” Crédit ” du relevé bancaire concernant ces opérations
Etape 9 Mettre dans la partie ” Dépôt reçus par la banque et non compatibilisés dans le journal
des imputations ” les montants non pointés dans le relevé bancaire à la colonne ”
Crédit” du relevé bancaire concernant les dépôts de fonds en précisant chaque fois la
date de dépôt.
Etape 10 : Calculer le solde rapproché selon le journal des imputations en suivant la méthode de calcul
indiquée sur le tableau de rapprochement bancaire.
Etape 11 : Régulariser dans le journal des imputations toutes les écritures du relevé bancaire qui ne
figuraient pas dans la colonne ” Banque” du journal des imputations après le rapprochement bancaire.
Etape 12 : Vérifier l’égalité entre le solde rapproché selon le relevé bancaire et le solde rapproché
selon le journal des imputations.
NB : Le solde rapproché selon le journal des imputations est égal au solde rapproché selon le relevé
bancaire toute différence constaté doit faire l’objet de recherche devant aboutir à des écritures de
régularisation dans le journal des imputations
27
4. GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DU STOCK :
a) Gestion des immobilisations :
a. 1. Achat :
Tout achat d’immobilisation suit la procédure suivante : l’expression des besoins, la prospection du
marché (recherche de facture pro forma). L’identification d’un fournisseur, l’autorisation de la dépense
et la réception du matériel.
La procédure : La consultation du prix est faite pour les petites dépenses et la collecte de factures pro
forma pour les dépenses dépassant 100 000 F.
- Les coordinateurs et le directeur des programmes expriment les besoins, collectent les
factures pro formas ;
- Le comptable appuyé du coordinateur qui exprime les besoins collectent les factures
pro formas
- le nombre de facture pro formas exigés est de trois (03) ;
- le comptable fait la commande ;
- celui qui a exprimé le besoin fait les achats
- le montant exigé pour les factures pro formas est de 100 000 F ;
- le comptable réceptionne les articles ;
- le bordereau de livraison, le bon de réception et la facture d’achat accompagnent les
articles.
a.2. Suivi immatriculation et utilisation du matériel :
A la réception du matériel, le comptable ouvre une fiche de suivi pour le dit matériel qui portera
aussi le code d’immatriculation du matériel. Ce code comporte le numéro d’ordre, l’année budgétaire,
l ‘initial du partenaire qui a financé le matériel selon le cas, la localisation du matériel au siège ou à
l’antenne (la lettre AN désigne les antennes et SI le siège).
Exemple : Achat du premier téléviseur de l’année budgétaire 2018 pour l’antenne de Bougouni sur
financement du Plan Mali. L’immatriculation est la suivante : 1/18/PLAN, la mise en service est
autorisée par le responsable de l’ONG ou tout autre décideur. Le directeur exécutif fait le suivi des
immobilisations et rend compte au comité de gestion tous les six mois.
a.3 Inventaire :
C’est l’opération qui consiste à faire la situation des immatriculations. Il est effectué tous les
trois mois par un membre du comité exécutif désigné à cet effet et le Président. A l’issue de chaque
inventaire un rapport est élaboré.
a.4 Réforme :
Une durée de vie probable est effectuée à chaque matériel. Cette durée de vie est la base de
renouvellement du matériel. Le comptable gestionnaire propose les matériels destinés à la reforme au
bureau du comité Exécutif qui approuve à la fin de chaque année. Cette décision doit être matérialisée
dans un procès verbal dûment signé par les deux parties.
a. 5 Cession :
Le comité décide de la vente et des reformes, les immobilisations reformées sont vendues
prioritairement aux membres du RESORE Mali. En cas d’absence d’acquéreur la vente est faite sous
plis fermé.
Pour la vente aux membres le paiement se fait par tranche fixée par le comité exécutif et l’acquéreur.
Le montant est directement retenu sur le salaire par mois.
28
Pour la vente sous pli fermé le paiement se fait au comptant sans garantie.
Les frais de transports et autres dépenses sont à la charge de l’acquéreur.
a.6 Contrôle :
Il consiste à :
- vérifier l’état physique des immobilisations ;
- calculer les amortissements des immobilisations en vue de formuler des
recommandations pour la gestion de certaines immobilisations.
Procédure :
Etape 1 : Vérifier que les immobilisations inscrites en comptabilité au cours de l’exercice l’ont été
à des valeurs d’entrées déterminées conformément aux règles d’évaluation comptable.
Etape 2 : Rechercher tous les documents justificatifs relatifs à chaque immobilisation
comptabilisée pour s’assurer que leur valeur d’entrée est exacte.
Etape 3 : Vérifier si les immobilisations cédées ont été comptabilisées

.
Etape 4 : Recenser les immobilisations disparues (mise au rebut, destruction, etc.) et s’assurer
de leur comptabilisation correcte.
Etape 5 : Vérifier que toutes les immobilisations ont été codifiées
Etape 6 : Vérifier qu’une fiche est ouverte pour chacune des immobilisations
Etape 7 : Vérifier que toutes les immobilisations amortissables ont donné lieu à un
amortissement (contrôle des fiches d’immobilisation).
Etape 8 : S’assurer que les dotations en amortissement sont correctement calculées ;

Respect du principe de la permanence des méthodes, taux d’amortissement
raisonnables, etc.)
Etape 9 : S’assurer que la période prévue pour l’inventaire périodique des immobilisations est
respectée.
Etape 10 : Vérifier s’il y’a un programme d’entretien pour chaque type d’immobilisation
Etape 11 : S’assurer que ce programme est suivi.

b) Gestion du stock :
Le comptable s’occupe de la gestion du stock
b.1 Tout achat de fourniture suit la procédure suivante : l’expression des besoins, la prospection du
marché, lancement de la commande, la réception et la mise en stock.
- Expression de besoins :
A la fin de chaque trimestre ou selon les cas, le recensement des besoins est fait par le comptable.
Ensuite ces besoins sont soumis pour approbation au responsable concerné de l’ONG. Pour tout
montant supérieur ou égal à 100 000 F la collecte d’au moins trois factures pro formas devient
29
obligatoire. Le fournisseur est choisi par une commission en fonction de la qualité des articles, du prix
du service après vente et du mode de règlement.
-Emission de bon de commande :
Sur cette base un bon de commande est établi par le comptable et remis à la signature. Les achats de
petits montants au plus de 100 000 F peuvent se faire directement chez le fournisseur habituel par toute
personne désignée ou par consultation de prix.
- La réception et la mise à prix :
Elles sont faites sur la base de bordereau de livraison, du bon de commande et de la facture du
fournisseur. La facture peut suivant le cas être envoyée après la réception des fournisseurs ou
matériels. Un responsable de l’ONG doit être désigné pour faire la réception des articles. La facture doit
être jointe à la photocopie du bon de commande et au bordereau de livraison pour enregistrement.
Tous les achats importants sont effectués au siège. Dans les antennes, les achats de petite quantité
doivent se faire selon la procédure suivante :
- expression des besoins par chaque agent responsable d’une activité ;
- approbation par le coordinateur ;
- achat et réception par la personne faisant office de comptable sous le contrôle du
coordinateur.
b.2 .Sortie des articles :
En fonction des besoins exprimés par les utilisateurs, la sortie de l’article est faite par le comptable. La
fiche de stock de l’article concerné est automatiquement mise à jour et signée par l’intéressé en
observation de la fiche. Les sorties sont autorisées par le directeur exécutif.
b.3 : Inventaire :
L’inventaire physique du stock est effectué selon les périodicités fixées par l’ONG. Une fiche de stock
est tenue pour chaque article en stock.
L’inventaire est fait par le trésorier. La valorisation de stock est faite par la méthode du coût moyen
pondéré.
A l’issue de chaque inventaire, un rapport d’inventaire est élaboré par le comptable et approuvé par le
directeur exécutif.
b.4 : Procédure de contrôle de la gestion du stock :
Etape 1 : Voir pour les achats de fournitures de 100 000 F et plus si trois factures pro-formats au
moins ont été collectées et sont jointes au bordereau de livraison et au bon de
commande.
Etape 2 : S’assurer que les quantités livrées correspondent à celles se trouvant sur le bordereau
de livraison
Etape 3 : Comparer le bordereau de livraison au bon de commande et à la facture et s’assurer

qu’ils contiennent les mêmes informations (quantité, prix, etc.) si non chercher les
raisons.
Etape 4 : Vérifier si les quantités livrées ont été bien enregistrées sur les fiches de stock, sinon
faire les régularisations nécessaires.
Etape 5 : Vérifier si les soldes des fiches de stock sont bien calculés, si non faire les
Régularisations nécessaires.
30
Etape 6 : Faire l’inventaire physique de tous les articles et comparer le solde physique de
chaque article de la fiche de stock concernée.
Faire les régularisations nécessaires sur les fiches de stock.
Etape 7 : Matérialiser dans un cahier les résultats de contrôle.
5. Autres procédures :
a .Rapport financier :
Il existe deux sortes de rapports financiers ; le rapport financier externe c’est à dire celui destiné aux
partenaires bailleurs financiers et le rapport financier interne destiné aux membres de l’ONG.
Le rapport financier externe est élaboré par le comptable avec l’aide du directeur exécutif pour
l’approbation, la périodicité du rapport financier externe dépend des clauses du contrat, mais le rapport
financier interne est élaboré chaque semestre. Les rapports financiers internes sont approuvés par
l’Assemblée Générale et préparées par le directeur exécutif.
Procédure d’élaboration d’un rapport financier :
Etape 1 : Regrouper les originaux de toutes les pièces justificatives de la période concernée par
le rapport financier (les photocopies de ces pièces resteront dans le classement de
l’ONG au cas où le partenaire ne retourne pas les originaux après vérification).
Etape 2 : S’assurer que toutes les pièces justificatives ont été imputées
(Codifiées) approuvées par un responsable de l’ONG puis,
enregistrées dans les différents documents comptables du système.
Faire le pointage des pièces justificatives avec les colonnes
correspondantes des journaux des imputations, des coûts directs et
des frais généreux.
Etape 3 : Regrouper les dépenses de même rubrique budgétaire puis calculer
le total des montants des dépenses pour chaque rubrique
Etape 4 : S’assurer que le total du montant des dépenses des pièces justificatives de la même
rubrique budgétaire correspond au total de la colonne concernée du journal des coûts
directs frais généraux.
Etape 5 : Cherché le relevé bancaire pour la période couverte par le rapport financier, faire le
rapprochement bancaire avec le journal des imputations et le chéquier puis passer les
écritures de régularisation nécessaire
Etape 6 : Faire le décompte de la caisse pour déterminer la situation de la disponibilité.
Etape 7 : Faire la différence entre les avances reçues et les dépenses effectuées au comptant et
à crédit, la différence donne la liquidité disponible (caisse + banque-
engagement/crédits).
Etape 8 : Pour chaque rubrique budgétaire, faire une page de garde qui comprend le montant
total dépensé durant la période et le nombre de pièces justificatives relatives à ce
montant
Etape 9 : Remplir le formulaire de rapport financier rubrique par rubrique et le faire approuver par
le Directeur Exécutif.
Etape 10: Joindre l’original du relevé bancaire et du rapprochement bancaire au cas où un

compte bancaire a été ouvert pour le projet.
31
N.B : une copie du rapport financier externe doit être gardée au niveau de l’ONG pour d’éventuels
besoins.
b. Gestion budgétaire :
Les budgets sont élaborés par le directeur exécutif et d’autres personnes ressources
en fonctions des types de budgets. Le budget est approuvé par le comité exécutif.
Il existe deux types de budget :
- Le budget des frais généraux ou de fonctionnement ;
- Le budget des projets/contrats.
Le budget des frais généraux doit être élaboré pour chaque exercice. Le budget du nouvel an est
élaboré et approuvé avant la fin de l’exercice en cours. Dans le souci de respecter la période élaboré et
approuvé avant la fin de l’exercice en cours. Dans le souci de respecter la période budgétaire
l’élaboration du budget commence à 3 mois avant la fin de la période en cours et est soumis en début
du dernier mois au comité exécutif pour approbation
Le budget des coûts directs est élaboré en fonction des activités chaque fois que cela est nécessaire.
b.1 Procédure de budgétisation :
Procédure de budgétisation des coûts directs :
Etape 1 : Recenser les phases d’exécutions du projet
Etape 2 : Pour chaque phase, identifier et estimer les dépenses qui sont directement liées à
l’exécution du projet et qui ne sont pas couvertes par les frais généraux.
.
Etape 3 : Regrouper par rubrique les dépenses de mêmes types des différentes phases
Etape 4 : Calculer les dépenses totales par rubriques pour avoir le budget des coûts directs par
rubriques.
Etape 5 : Identifier et estimer les autres types de dépenses qui ne sont pas dans les différentes
phases et qui sont directement liées à l’exécution des contrats : exemple : assurance,
imprévu, les regrouper dans une rubriques appelé
“ Divers”
Etape 6 : Faire le total des différentes rubriques pour avoir le budget des coûts directs du projet.
Procédure de budgétisation des frais généraux.

Etape1 : Déterminer la période pour laquelle on fait le budget Exemple : 3 mois,
6 mois, 1 an.
Etape 2 : Lister les différents types de dépenses de frais généraux de l’ONG en se referant aux
périodes antérieures. Tenir compte des activités futures pouvant engendrer de
nouveaux types de dépenses de frais généraux. Exemple : Projet d’installation de
téléphone – Projet de recrutement de secrétaire etc.
Etape 3 : Regrouper les dépenses listées en rubriques budgétaires :
Exemple : Frais de Personnel
- Salaire secrétaire, comptable, chauffeur
- Frais médicaux pour le personnel
32
- Frais de transport pour le personnel
Etape 4 : Déterminer la périodicité pour chaque dépense par périodicité. Calculer le montant de la
dépense pour la période du budget (montant de la dépense par périodicité x nombre de
périodicité dans la période du budget). Exemple : pour une période budgétaire de 6 mois,
l’estimation du budget électricité est la suivante :
Montant estimé par facture x 6 mois
Etape 5 : Calculer le montant du budget pour chaque rubrique en faisant le total des montants des
différentes dépenses qui composent la rubrique.
Etape 6 : Calculer le budget des frais généraux en faisant le total des budgets des différentes
rubriques.
b.2. Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire est fait dans le journal des frais généraux pour le budget des frais généraux et dans
le journal des coûts directs pour le budget des projets / contrats.
b3. Le contrôle budgétaire
Il existe deux types de contrôle : le contrôle à priori et le contrôle à posteriori. Il porte sur les suivants :
- Voir si les dépenses effectuées ont été budgétisées ;
- Voir s’il n’y a pas eu les dépassements budgétaires.
c. Procédure de Classement / Archivage
Le comptable s’occupe du classement et de l’archivage des documents comptables. Le directeur
exécutif fait le contrôle de façon mensuelle.
c1. Classement :
- Bon de Commande, Bordereau de livraison, facture pro forma :
Le classent est fait de façon chronologique pour les documents suivants :
* Facture pro forma;
* Bon de commande ;
* Bordereau de livraison
Ces différents documents seront agrafés successivement et le numéro de la pièce comptable ayant
servi à l’enregistrement de l’opération sera porté sur lesdits documents.
- Pièces comptables :
Le classement des pièces justificatives se fait par la création de numéros successifs pour les pièces
comptables
Pour chaque enregistrement le comptable doit prendre le précédent numéro du journal des imputations
dans l’ordre chronologique plus (+) un (1). La numérotation de la pièce comptable se fait de la manière
suivante :
* Le premier chiffre représente le rang du mois ;
* Le second est l’année en cours ;
* Le dernier est l’ordre chronologique des pièces comptable
Exemple : 1/18/2 cela se traduit comme la deuxième pièce comptable
du mois de janvier de l’année 2018
NB : Pour chaque mois les numéros des pièces comptables doivent être renouvelés de 1 à N.
- Fiches de suivi des fonds à recevoir et dettes fournisseurs

Les fiches doivent être classées par ordre alphabétique dans le classeur.
33
- Fiches de stock, Valorisation de stock, Immobilisations
Elles doivent être classées dans le classeur.
- Le rapprochement bancaire et le relevé bancaire
Après chaque réconciliation du compte, l’état de rapprochement bancaire et le relevé bancaire doivent
être agrafés.
c.2. Archivage
-Documents Comptables
A la fin de chaque mois, le comptable doit archiver toutes les pièces comptables dans une chemise et
les classer dans le tiroir. Les factures pro formas, bon de commande, bordereau de livraison sont
classés dans les chemises de même que les rapports financiers, les rapprochements bancaires et les
relevés bancaires.
Quant aux autres documents : journal des imputations, journal des coûts directs, journal des frais
généraux et les chéquiers doivent être classés dans les tiroirs.
- Comment rechercher une facture ou une pièce justificative ?
Supposons qu’on ait à rechercher une facture ou une pièce justificative déjà enregistrée et classée. Il
suffit de regarder dans le journal des imputations la date d’enregistrement et le numéro correspondant
à la pièce comptable. Il faut se reporter à la chemise et chercher le numéro de la pièce comptable à
partir des séries notées en tenant compte du mois et de l’année. Une fois la chemise retrouvée il faut
trier suivant l’ordre chronologique pour faire sortir la pièce recherchée. Ensuite remettre la pièce
comptable à sa place vérification.
d) Procédure de gestion entre le Siège et les points focaux :
Pour les projets dont les fonds sont domiciliés au Siège, des avances de fonds sont faites aux points
focaux sur demande de celles-ci et sont justifiées à la fin de chaque trimestre.
Cette justification se fait en apportant toutes les pièces justificatives accompagnées du relevé bancaire.
Chaque antenne doit élaborer un budget prévisionnel mensuel et sur cette base faire une demande
d’avance de fonds qui est adressée au siège. En revanche le siège doit envoyer avec l’avance sollicitée
la situation des rubriques budgétaires. Les points focaux doivent avoir toujours les avances pour une
période de 3 mois. Toute fois elles ne peuvent pas prétendre à une nouvelle avance sans l’envoi des
justificatifs des avances de trois mois faites.
Les achats de fourniture de bureau, des immobilisations sont faites généralement au siège dans le but
d’avoir des factures remplissant les normes comptables. Le stock de fournitures de bureau est mis à la
disposition des antennes. Périodiquement des recensements de besoins en fournitures sont effectués
au niveau des Antennes par le gestionnaire de stock. Ces besoins sont ensuite exprimés au niveau du
Siège
Pour les projets dont les fonds sont virés directement au niveau des points focaux les rapports
Financiers seront toujours fait au siège avant leur transmission aux bailleurs.
c) Procédure de codification :
Pour permettre de faire la différence entre les dépenses relatives à un contrat (projet) et au
fonctionnement on a recourt à la codification, cette procédure facilite l’élaboration du rapport financier et
le suivi des différentes rubriques budgétaires. La codification est aussi valable pour les dépenses que
les recettes.
Exemple :
34
Elle est faite de la manière suivante.
Les recettes
Pour le fonctionnement
RA I : Recette des activités courantes
1 . Secrétariat (frappes, photocopie, tirage
2 . Location Véhicule
3 Téléphone
4 Autre.
RA II : Contribution des projets aux frais généraux
1. Projet B
2. Projet C
3. Projet D
Les recettes de coûts directs ne sont pas codifiées
Les dépenses :
Pour le fonctionnement (frais généraux)
Les rubriques sont numérotées de 1 à N. Ces numéros sont suivis de la lettre A qui désignent les frais
de transport à Ségou.
Pour les contrats :
Les rubriques sont numérotées de 1 à N. Ces numéros sont suivis des lettres B à Z, suivant l’ordre de
signature des contrats et ensuite sont suivies de l’indice = 1…n désignant le numéro de sous rubrique.
NB : Au cas où un bailleur de fonds à une codification pour ses rubriques, celle là sera prise en compte.
35
ANNEXES
36
ORGANIGRAMME – RESORE Mali
L’organigramme montre les différents postes de responsabilités et des rapports qui existent
entre eux.
Assemblée Générale
Bureau Exécutif
DIRECTION EXECUTIVE
Président Exécutif
Comptable
Secrétaire
Direction des programmes
Agent Agent terrain Agent Agent

terrain terrain terrain
Légende : Liens d’hiérarchie
Liens de communication
37
CONTRAT DE TRAVAIL
Entre les soussignés
Le Réseau des Organisations de la Société civile Spécialisées pour le Réformes (RESORE-MALI) est une
Organisation Non Gouvernementale à but non lucratif, Siège social : Bamako Faladjé Rue… Porte …..
D’une part :
Et
M/Mme /Melle……………………………………………………………………………………….
Filles/Fils de………………………………………………………………………………………….
Exerçant la profession………………………………………………………………………….
De nationalité…………………………………………………………………………………...
Carte d’identité N°………………………………………………………………………-
D’autre part :
Il est convenu ce qui suit :
Article – 1er : M/Mme /Melle …………………est engagé (e) en qualité de ………au RESORE Mali
pour servir à……………… La durée du présent contrat est de ………renouvelable.
Article – 2 : M/Mme /Melle ……………….est classé (e) à la catégorie…professionnelle suivante ……de la

Convention Collective Fédérale du Commerce
Il/Elle percevra la rémunération suivante :

- Salaire de base………………………………………………………………………………...
- Indemnité spécial(1973) …………………………………………………………………….
- Indemnité de cherté de vie (1974) ……………………………………………………………
- Majoration de 10 % (1976) …………………………………………………………………..
- Majoration de 5 % (1978) …………………………………………………………………….
- Majoration de 10 % (1980) ……………………………………………………………………
- Majoration de 10 % avec minimum 3000 f CFA (1985)……………………………………
- Indemnité de solidarité
- Indemnité spécial(1982) …………………………………………………………….
- Augmentation 10% avril (1994)……………………………………………………………..
- Augmentation 5% (1994)……………………………………………………………..
TOTAL BRUT
- Retenues (IGR) et retraite (INPS)……………………………………………………………………
Autres primes et indemnités non taxables

Prime de risque : ……………………………………………………………………………….
Prime de déplacement : ………………………………………………………………………
Responsabilité de caisse : ……………………………………………………………………………
NET A PAYER ……………………………………………………………… …………………………
38
1-Préciser la Convention Collective, l’accord d’établissement ou le statut applicable à la relation du travail
Article-3:M/Mme /Melle…………………………………………………engagé(e) à……………………………….

Pourra bénéficier en ce lieu de ses congés à raison de deux jours et demi par mois de service effectif.
Article – 4 : Pour toute disposition non précisée explicitement au présent contrat, il est fait expressément
référence aux textes suivants.
- Loi N° 62 – 68/ARRM du 09/08 1962 instituant le code de prévoyance social en République du
Mali ;
- Loi N° 92 –020 de septembre 1992 instituant le code de travail en République du Mali.
Convention Collective Fédérale du Commerce

Manuel de procédure administrative et financière du RESORE Mali……………………………………
Article 5 : Dispositions diverses
M/Mme /Melle ……………………sera chargé (e) des fonctions contenues dans la « description des tâches et
responsabilités » jointe en annexe à ce contrat.
Compte tenu de la spécialité de son travail, on pourrait avoir besoin de M
--------------------- à tout moment.
Toutes les heures supplémentaires effectuées ne seront pas payées. Elles rentreront en déduction des heures
normales de travail quant les activités le permettent.
Le présent contrat écrit est exempt de tous droits de timbre et d’enregistrement
Il sera toutefois établi en quatre (4) exemplaires et soumis après visite médicale du travailleur au visa de
l’inspecteur du travail de Bamako conformément à l’article 24 du code du travail.
L’EMPLOYEUR LE TRAVAILLEUR VISA DU MEDECIN DU CMIE
L’INSPECTEUR DU TRAVAIL
39
RESORE Mali
Tel : 76 47 39 03/ 66 52 69 05
Email: sadiosissoko10@yahoo.fr
BAMAKO
Bamako, le …………………………
ORDRE DE MISSION N°……
Je soussigné, Monsieur …………………………………Président du RESORE MALI certifie qu’une équipe du

RESORE MALI se rend en mission à …………………………………….
Moyen de TRANSPORT : ………………………………………………
COMPOSITION DE L’EQUIPE …………………………………………..
……………………………………………
Date de départ : ……………………………………………
Date de retour : ……………………………………………
OBJET DE LA MISSION ……………………………………………
Le Président
40
RESORE Mali
Tel: 76 47 39 03/66 52 69 05
BAMAKO
BULLETIN DE PAIE
Période du ______________ au __________ Etat Civil _____________

Nom : __________________________________ Catégorie______________
Fonction : ______________________________
- Salaire de base
- Indemnité spéciale (1973)
- Indemnité de cherté de vie (1974)
- Majoration de 10 % (1976)
_Majoration de 5 % (1978)
-Majoration de 10 % (1980)
- Indemnité spéciale (1982)
- Majoration de 10 % avec min 3000 F CFA (1985)
- Indemnité de solidarité (1991)
- Majoration de 10% avril (1994)
- Majoration de 5% octobre (1994)
- Majoration de 5% janvier (1997)
- Majoration de 5% juillet ((1998)
- Majoration de 7 % août (1999)
- Sursalaire
- Salaire brut
- Autres primes et indemnités non taxables
-Retenue totale :
-Montant soumis à l’ITS
- Retenues (ITS)
-Montant soumis à l’INPS :
-INPS 3.6%
Net à payer ………………………………………………………………………………………………………
41
RESORE Mali
Tel: 76 47 39 03/66 52 69 05
BAMAKO
AUTORISATION D’ABSENCE
Monsieur, Mlle, Mme …………………………………………………………………………
Est autorisée à s’absenter pour une période allant du ………………………………………..
Au :……………………………………………………………………………………………..
En foi de quoi cette autorisation lui est accordée.
Bamako, le ……………………………..
Le Président
Ampliation
- Intéressé (e)
- Dossier intéressé (e)
42
RESORE Mali
Tel: 76 47 39 03/66 52 69 05
BAMAKO
Bamako, le …………………………
DECISION DE CONGES
Conformément à l’article N°148 du code de travail de la République du Mali Il est accordé à
M/Mme /Melle:……………………………………………………………………………….
Fonction :…………………………………………………………………………
……………………jours de congés allant du …………………….. au …………….inclus
Signature de l’intéressé (e) Le Président
Ampliation :
-Intéressé (e)
43
RESORE Mali
Tel : 76 47 39 03/66 52 69 05
BAMAKO
Bamako, le …………………………
ATTESTATION DE REPRISE DE SERVICE
Nous soussignés, ONG RESORE MALI attestons que :

M/Mme…………………………………………………………………….
Fonction :…………………………………………………………………………
……………………a repris effectivement son travail le ……………. Après avoir bénéficié de ………………………
jours de congés.
Signature de l’intéressé (e) Le Président
Ampliation :
-Intéressé (e)
44
RESORE Mali
Tel: 76 47 39 03/66 52 69 05
BAMAKO
EVALUATION DE PERFORMANCE DES EMPLOYES
EMPLOYE PERIODE
SUPERVISEUR
Le but de l’évaluation
Le but de cette évaluation est le maintien ou l’amélioration de l’efficacité du travail de l’employée. Elle permet
d’évaluer la performance de l’employé suivant sa description de responsabilités et tâches.
L’employé et son superviseur remplissent cette fiche chacun pour soi en avance d’une discussion sur les forces
et faiblesses de la performance de l’employé et l’identification mutuelle des points à améliorer.
Comment remplir cette fiche :
A. Indiquer brièvement et Inscrire le numéro correspondant à chaque tâche

sur la description de responsabilités et tâches
B. Indiquer brièvement ce qui a été réalisé de chacun des tâches pendant la

période précédente de l’évaluation
C. Noter brièvement des commentaires à propos des réalisations des tâches,

qui permettront une discussion des forces et faiblesses de la performance
D. Marquer le niveau de performance atteint suivant
1 MEDIOCRE 2 MOYEN 3 SATISFAIT 4 TRES BON 5 EXCELLENT

Après la discussion, marquer les changements qui doivent être porté et les points à améliorer.
A. TACHES B.REALISATIONS C.OBSERVATIONS D.NIVEAU
45
DOCUMENTS DU SYSTEME
46
Bon de Caisse
a. Présentation du document
Organisation : ……………………..(1) Le ……………..19 ……..(2)
BON DE CAISSE N ° (11)

(Dépense)
Montant (en lettres)

CODE : _______________ (3)
Payé la somme de (en lettres) : ………………. (4)

…………………………………………………….. ………………… (5)
Nom : __________________________________ (6)
Libellé : ________________________________ (7)
Caissier Intéressé
(9) (8) Approbation
(10)
b. Objectif
Le bon de caisse est utilisé à chaque fois qu’il y ‘a une dépenses de caisse. Dans la mesure du
possible l’intéressé qui signe doit être le fournisseur direct du service s’il n’y a pas de facture.
c. Moment d’utilisation :
Le bon de caisse est utilisé à chaque fois qu’il y ‘a une sortie effective d’argent par la petite caisse pour
effectuer les dépenses liées à un contrat ou au fonctionnement.
Il peut être utilisé également pour un règlement de dettes d’un fournisseur.
d. Mode de remplissage
Mettre dans la partie numéro :
(1) le nom de l’organisation

(2) la date à laquelle la dépense a été effectuée ou la date de la justification ;
47
(3) le numéro d’imputation de la rubrique budgétaire correspondant à la
dépense (contrat/frais généraux) ;
(4) le montant décaissé en chiffres ;
(5) le montant décaissé en lettres ;
(6) le nom du fournisseur ou de celui qui a effectué la dépense ;
(7) la nature de l’opération justifiant le décaissement ;
(8) la signature de la personne ayant reçu le montant ou effectué la dépense.
(9) La signature de la personne qui remet l’argent
(10) La signature de la personne responsable ;
(11) Le numéro d’ordre du bon de caisse
e. Exemple d’illusion N° 1
Le 02 janvier 2019 le garçon de course de l’ONG ASD Mamoudou GUINDO paye en espèce 1000 F
CFA de frais de transport pour le dépôt des courriers.
f. Corrigé de l’exemple d’illusion
Organisation : …………………….. Le ……………..19 ……..
BON DE CAISSE N ° (11)

(Dépense)
Montant (en lettres)

CODE : _______________ ___________
Payé la somme de (en lettres) : _____________________ ____________

______________________________________________
Nom : _________________________________ ________

Libellé : _____________________________________
Caissier Intéressé Approbation
48
2. REÇU
a. Présentation du document.
ONG : ____________________________ (1) DATE : _____________19 ____(2)
RECU N° : (13)
NOM : _______________________________(3) CODE : _____________ (4)
LIBELLE : ___________________________________________________(5)
____________________________________________________________
MONTANT A PAYER (en chiffres) ___________(6) RESTE (en chiffres) _____ (7)
MONTANT RECU (en chiffres) ______________ (8) (en lettres) ____________(9)
Intéressé Approbation Caissier

(10) (12) (11)
b. Objectif
Le reçu a pour objectif de servir de justificatif pour une réception de chèques/d’espèces immédiate ou
future pour laquelle le partenaire ne dispose pas de pièce justificative.
Dans la mesure du possible l’intéressé qui signe doit être le partenaire.
c. Moment d’utilisation
Le reçu et utilisé pour les opérations d’encaissement immédiats ou futurs de fonds effectuées au
compte d’un contrat ou du fonctionnement.
Mettre dans l’espace numéro :
(1) le non de l’organisation

(2) la date à la quelle l’opération a été effectuée
(3) le nom du partenaire
49
(4) le numéro d’imputation correspondant à la recette (frais
généraux/activités courantes/contrat
(5) la nature de l’opération
(6) le montant de la nature en chiffres
(7) le montant non payé en chiffres
(8) le montant encaissé en chiffres
(9) le montant encaissé en lettres
(10) la signature de la personne ayant versée le montant
(11) la signature de la personne qui a reçu l’argent
(12) la signature de la personne responsable de la structure
(13) le numéro d’ordre du reçu
e. Exemple d’illustration de N° 2
Le 03 janvier 2019 l’ONG ASD effectue des photocopies pour Mme Djénébou pour un montant de 5000
F CFA, il paye 3 000 F CFA en espèces et le reste payé à la fin du mois.
f. Corrigé de l’exemplaire d’illustration
ONG : ____________________________ DATE : _____________19 ____
RECU N° :
NOM : _______________________________ CODE : _____________ _______
LIBELLE : ________________________________________________________
_________________________________________________________________
MONTANT A PAYER (en chiffres) ___________(6) RESTE (en chiffres) _____ __
MONTANT RECU (en chiffres) ______________ (8) (en lettres) ____________

________________________________________________________________
Intéressé Approbation Caissier
50
3. PIECE COMPTABLE
Pièce comptable N° :___________________(1) * Espèce de chèque émis N°_______ (2)
MONTANT INTITULE RECETTE DEPENSE
(3) (4) (5) (6)
_________________ _________________
TOTAL (7) (2)
Préparée par : _____________(8) Approuvée par : ______________ (10)
Date : ___________________ (9) Date :_____________________(11)
*Rayer la mention inutile
b. Objectif
La pièce comptable a pour objet de permettre l’enregistrement chronologique des opérations

financières dans les documents à l’aide des pièces justificatives et de faciliter le classement et la
recherche de celles-ci. Son approbation est obligatoire.
La pièce comptable est utilisée chaque fois qu’il y’a :
- établissement de chèque
- entrée en espèces ou par chèque suite à la signature d’un contrat, d’un règlement de
partenariat ;
- régularisation d’écriture ;
- opération de dépense par la caisse
Mentionner dans la partie numéro :

(1) le numéro de la pièce comptable
(2) le numéro de chèque émis par l’ONG
(3) le numéro du code suivant la codification des rubriques budgétaires ;
(4) la nature de l’opération ;
(5) le montant encaissé ;
(6) le montant décaissé
51
(7) le montant total de la colonne concernée ;
(8) le non, prénom et la signature de celui qui a préparé la pièce comptable
(9) la date de l’établissement de la pièce :
(10) le non, prénom et la signature de celui qui approuvé la pièce comptable
(11) la date d’approbation de la pièce comptable
NB. Le numéro de la pièce comptable se compose de : mois/année/numéro d’ordre.

Le classement se fait mensuellement.
Il n’existe pas d’imputation ou de code pour les règlements de fonds à revoir et dettes fournisseurs, les
alimentations de caisse, les signatures de contrat/projet (les recettes de coûts directs) et les avances de
mission ou avances dans les antennes.
e. Exemple d’illustration N° 3
Le 10 Février 2018, le comptable de l’ONG ASD Lamine THIAM règle par chèque N° 0033817 la
facture Sotelma du mois de Janvier pour un montant de 200 273 F CFA.
La pièce est approuvée par le directeur exécutif Mr DIALLO le même jour.
f. Corrigé de l’exemple d’illustration
Pièce comptable N° : ____________ * Espèce ou Cheque émis N°
IMPUTATION INTITULE RECETTE DEPENSE
TOTAL
Approuvée par :
Préparée par :
Date : Date :
* Rayer la mention inutile
52
4 JOURNAL DE BANQUE :
JOURNAL DE BANQUES
DATE LIBELLE REFERENCES BANQUE Avance et justifications

N°P.C N° IMPUT ENTREES SORTIES SOLDE
CHEQUES
EMIS
(1) REPORT(2)
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

(3)
///// /////// ///// (11) (11) .

TOTAL ///// /////// /////
b. Objectif :
Le journal de Banque a pour objectif de faciliter l’enregistrement chronologique de toutes les opérations
de recettes/dépenses au comptant/crédit ou avec une avance à l’aide des pièces comptables
auxquelles sont agrafées les pièces justificatives. Il montre à tout moment la situation du compte
bancaire, le niveau des recettes et des dépenses par activité pour une période donnée. Il est le
document centralisateur de toutes les opérations financières par la banque de l’ONG au siège.
Le journal des imputations est utilisé chaque fois qu’il y’a :
* signature d’un contrat avec un bailleur au comptant, à crédit, ou avec avance

* transfert de fond sur terrain ;
* réajustement d’un contrat (amendement de budget) ;
* dépenses au comptant comme à crédit ou avec avance ;
* versement en espèces ou par chèque ou par virement d’une banque à une autre ;
* régularisation ou annulation d’écriture ;
* arrêt des écritures du journal des imputations pour une période donnée et le report des nouveaux
soldes dans les colonnes (banque, fonds à recevoir, dettes fournisseurs et avances et justification des
avances) pour la période suivante.
(1) la date de l’opération ;
53
(2) le report de la page précédente à la fin d’une période/page ou solde de la mise en
place pour les colonnes banque, s’il s’agit uniquement de la fin de page ;
(3) la nature de l’opération comptable ;
(4) le numéro de la pièce comptable ;
(5) le numéro de chèque émis (s’il s’agit d’un décaissement) ;
(6) le numéro de rubrique d’imputation concernée ;
(7) les entrées d’argent en banque pour les nouvelles recettes les sorties d’argent en
banque pour les dépenses ;
(8) les sorties d’argent au niveau de la banque
(9) le nouveau solde bancaire en augmentant ou en diminuant le solde précédent selon
qu’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie d’agent
(10) le montant de l’avance accordée pour une mission quelconque ou le montant de la
justification des avances déjà faites. Dans le cas de la justification le montant
est mis entre parenthèses ;
(11) le total de la colonne concertée (en faisant la différence entre les montants avancés
et ceux justifiés de la colonne avances et justification des avances).
* NB : Pour les colonnes solde le total ne doit pas être fait, il suffit de reporter le dernier solde de la
colonne concernée après toutes les vérifications.
e. Exemple d’illustration N°4 :
Le 2 janvier 2018, l’ONG ASD avait dans son compte bancaire un montant de
4 500 000 F CFA.
Le 9 janvier 2018, le comptable de l’ONG achète par chèque N° 0033216 des fournitures de bureau
pour un montant de 50 000 F CFA (facture N° 26 A/TF dans le cadre du contrat MST/SIDA. Le
budget se présente comme suit :
POSTE RUBRIQUES MONTANTS

IC Fournitures de bureau 150.000
IIC Frais de transport 300 000
IIIC Contraceptifs 500 000
IVC Salaire 400 000
VC Frais administratifs 135 000
TOTAL 1 485 000
f Corrigé de l’exemple d’illustration :
54
JOURNAL DE BANQUE
DATE LIBELLE REFERENCES BANQUE

N°P.C N° IMPUT ENTREES SORTIES SOLDE AVANCES ET
CHEQUES JUSTIFICATI
EMIS ON des
AVANCES
REPORT
TOTAL ////// //////////// /////////

////// //////// //////
JOURNAL DE PROJET
Présentation du document
JOURNAL DE PROJET
Date SITUATION DES FONDS (2) (2) (2)

Libelles Montant Montant Montant Montant solde Montant solde Montant solde
Avancé dépensé
(1) Report budget (3) (4) (5) (6) (6) (6)
(8) (9) (10) (9) (10) (9) (10)
Total (12) - (11) - (11)
BUDGET GLOBAL
Montant Solde Montant Solde Montant Solde
(6) (6) (7)
(9) (10) (9) (10) (9) (10)
(11) (11) (11)
a. Objectif :
E journal des coûts directs a pour objet de suivre toutes es dépenses d’un projet par rapport au budget
qui a été accepté par le bailleur.
b. Moment d’utilisation :
Ce document et utilisé chaque fois qu’il y a :
- signature d’un contrat/projet qui nécessite un suivi par rubrique budgétaire ;

- réaménagement budgétaire d’un contrat projet ; dépense relatives à un contrat/projet ;
- régularisation ou annulation d’écriture ;
55
- arrêt des écritures du journal de coût direct pour la période du rapport financier ;
- report/budgétaire pour un contrat/projet en cours :
- clôture d’un contrat/projet (fin contrat/projet) ;
Mettre dans la colonne numéro !

(2) le nom de rubrique budgétaire et le code ;
(3) le montant avancé par le partenaire ;
(4) le montant décaissé ;
(5) le montant restant après chaque opération ;
(6) le montant de la prévision budgétaire du projet/contrat par rubrique/ou le solde
de la page antérieure ;
(7) le montant total de la prévision budgétaire du projet/contrat
(9) le montant de la dépense pour une rubrique budgétaire ;
(10) Nouveau solde après avoir défalqué le montant de la dépense du solde
précédente ;
(11) montant total de la colonne par rubrique de dépense pour la période.
*NB : Pour les colonnes “ Solde ” le total ne doit pas être fait, il suffit de reporter le dernier solde dans la
colonne concernée après toutes les vérifications.
e. Exemple d’illustration N°5 :

Reporter le budget MST/SIDA du Plan International dans le journal des codes directs (voir l’exemple
d’illustration N°4) sachant que tout le montant du budget a été payé à la signature.
Enregistrer l’opération du 9 janvier 2018 dans le journal des coûts directs (voir l’exemple d’illustration
N° 4).
Corrigé de l’exemple d’illustration :
Date Libelle SITUATION DES COUTS

report Montant Montant Solde Montant Solde Montant Solde Montant Solde Montant Solde
avancé dépensé
Total
BUDGET GLOBAL
Montant Solde Montant Solde Montant Solde
56
6. JOURNAL DES FRAIS GENERAUX
JOURNAL DES COUTS DIRECTS
Date (2) (2) (2)

LIBELLE Montant Montant Montant Solde Montant Solde Montant Solde Montant
Avancé dépensé
(1) Report budget (6) (3) (6) (3) (6) (3) (6)
(5) (7) (7) (7)
Total (12) (12) (12) (12)
(2) (2) Total Cumul Contribution des budgétaires

dépense dépenses (0)
Montant Solde Montant Solde Montant Cumul
Recettes
(3) (6) (3) (6) (4) (4)
(7) (7) (8) (9) (10) (11)
(12) - (12) - (12) - (12) -
b. Objectif :
E journal des coûts directs a pour objet de suivre toutes les dépenses de fonctionnement par rubrique
budgétaire, le montant total des dépenses et la contribution des contrats aux frais de fonctionnement
(frais administratif). Il permet de connaître le solde de chaque rubrique budgétaire et le solde par
rapport au budget global.
c). Montant d’utilisation :

Le journal des frais généraux est utilisé chaque fois qu’il y a :
-écriture dans les colonnes dépenses ou recettes des frais généraux du journal des imputations ;
- réaménagement budgétaire ;
-régularisation budgétaire ;
- régularisation ou annulation d’écriture
- rapport financier interne à faire pour la période
c. Mode de remplissage :
(0) le montant total du budget de la période :
(2) le code et le nom de la rubrique budgétaire ;
(3) le montant du budget de la rubrique concernée/ou le solde de la page antérieure ;
(4) le montant total de la contribution existante à ce point ;
(6) le montant de la dépense pour les rubriques budgétaire ;
57
(7) le nouveau solde après avoir retranché au solde précédent de la rubrique le moment de la
dépense ;
(8) la somme des dépenses de cette date ;
(9) le montant total des dépenses jusqu’à cette date ;
(10) le montant des recettes/contribution aux frais généraux;
(11) le montant total des recettes de contribution ;
(12) le total de la colonne concernée ;
 NB : Le total des soldes ne doit pas être fait, il suffit de reporter le dernier solde après
toutes les vérifications.
e. Exemple d’illustration N° 6
Le 2 janvier 2019, l’ONG ASD avait élaboré son budget de fonctionnement pour la période du 02/01/18
au 30/06/95. Le budget représente comme suit :
RUBRIQUES MONTANT
1A fourniture du bureau 250 000
11 A Personnel 575 000
111A Frais de communication 145 000
1V Equipement 500 000
V Divers (loyer, entretiens et représentant etc.) 200 000
TOTAL 1 670 000
Le 10 janvier 2018, Mr Seydou TRAORE de l’ONG achète pour le fonctionnement 5 chaises en bois à 5
000 F CFA la chaise soit au total 25 000 F CFA. Le paiement a été effectué par chèque N° 0033217.
La contribution aux frais généraux s’élève à 125 000 f CFA.
Travail à faire :
Reporter le budget et passer l’écriture dans le journal des frais généraux.
f) Corrigé de l’illustration
JOURNAL DES FRAIS GENERAUX :
DATE LIBELLE MONTANT SOLDE MONTANT SOLDE MONTANT SOLDE
REPORT
TOTAL
TOTAL CUMUL CONTRIBUTION AU BUDGET

DEPENSES DEPENSES
MONTANT SOLDE MONTANT SOLDE Montant Recette Cumul
58
7. FICHE DE SUIVI DES FONDS A RECEVOIR
Présentation du document
FICHE DE SUIVI DES FONDS A RECEVOIR
Nom du Partenaire : ___________________ (0)
Date Libelle Echéance Montant à Montant règle Montant Avoir Observation

recevoir restant
Report (2)
(1) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Total ////////////////// (10) (10) - //////////////////
///////////// /////////////
b. Objectif
Il permet de suivre individuellement les opérations à crédit effectuée avec chaque partenaire.
Ce document est utilisé chaque fois que l’ONG effectue des opérations à crédit avec les partenaires
ainsi que les règlements.
c. Mode de remplissage :
(0) Nom du partenaire
(1) La date de l’opération
(2) Le report du solde précédent à la fin d’une page ou le solde de la mise en place pour les
colonnes (montant à recevoir et montant restant) ;
(3) La nature de l’opération ;
(4) Le délai de règlement ;
(5) Le montant attendu du partenaire ;
(6) Le montant du règlement partiel ou total par le partenaire sur l’ancien crédit ;
(7) Le montant restant à régler par le partenaire ;
(8) Le montant que l’ONG doit au partenaire
(9) Toutes les informations particulières sur l’opération ;
(10) Le total de chaque colonne concernée.
*NB : Pour ces colonnes le total ne doit pas être fait, il suffit de reporter le dernier montant
après toutes les vérifications.
d. Exemple d’illustration N° 7
Le 20 février 2018, l’ONG ASD signe un second contrat de lutte contre le SIDA avec le personnel Plan
international pour un montant de 9 000 000 F CFA. Le contrat sera exécuté sur préfinancement de
l’ONG.
f. Corrigé de l’exemple d’illustration.
59
FICHE DE SUIVI DES FONDS A RECEVOIR
Nom du Partenaire :
DATE LIBELLE ECHEANCE MONTANT MONTANT MONTANT AVOIR OBSERVATION

A REGLE RESTANT
RECEVOIR
Report (2)
(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(1)
Total ////////////////// (10) (10) - //////////////////
///////////// /////////////
8. FICHE DE SUIVI DES DETTES FOURNISSEURS
FICHE DE SUIVI DES DETTES FOURNISSEURS
Nom du Partenaire : ___________________ (0)
DATE LIBELLE ECHEANCE MONTANT MONTANT MONTANT AVOIR OBSERVATION

A REGLE DU
RECEVOIR
Report (2)
(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(1)
Total (10) (10) - - -
e. Objectif
Il a pour objet de suivre individuellement les opérations à crédit effectuée avec chaque fournisseur
Ce document est utilisé chaque fois que l’ONG effectue des opérations à crédit avec les Fournisseurs
de même que les règlements de dettes.
d. Mode de remplissage :
Mettre dans l’espace numéro :
(0) Le Nom du Fournisseur
(1) La date de l’opération
(2) Le report du solde précédent à la fin d’une page ou le solde de la mise en place pour
les colonnes (montant dû montant dette) ;
(3) La nature de l’opération
(4) Le délai de paiement
(5) Le montant attendu du partenaire ;
60
(6) Le montant de la dette contractée par l’ONG
(7) Le montant du règlement partiel ou total sur l’ancienne dette ;
(8) Le montant restant à régler à chaque fournisseur
(9) Le montant que le fournisseur doit à l’ONG.
(1) Toutes les informations particulières sur l’opération ;
(10) Le total de chaque colonne concernée.
*NB : Le total de ces colonnes ne doit pas être fait, il suffit de reporter le dernier montant après les
vérifications.
Exemple d’illustration N° 8
Le 25 février 2018, l’ONG ASD reçoit la facture d’électricité du mois de janvier pour un montant de 43
746 FCFA.
Corrigé de l’exemple d’illustration
FICHE DE SUIVI DES DETTES FOURNISSEURS

Nom du Fournisseur :
DATE LIBELLE MONTANT MONTANT MONTANT MONTANT AVOIR OBSEVATION
DE DETTE REGLE DU
Report
TOTAL
9 FICHE DE STOCK
FICHE DE STOCK
Activité ______________ (1)

Article ____________ (3) Unitaire :___________(2)
____________ (9)
Date ENTREES SORTIES SOLDE OBSERVATION

(4) (5) (6) (7) (8)
b. Objet
Il a pour objet de suivre les entrées, les sorties et l’existant en stock afin de faciliter l’inventaire et
l’identification des besoins.
(1) La nature de l’activité
(2) Le prix unitaire d’achat de l’article
(3) Le nom de l’article
(4) La date du mouvement du stock
61
(5) La quantité entrée en stock (suite à un achat, don etc.)
(6) L a quantité sortie du stock (suite à une consommation, vente etc)
(7) La quantité restante en stock à la date de l’opération ;
(8) Toutes les informations utiles pour l’opération
(9) Le nouveau prix unitaire d’achat de l’article en cas de changement de prix.
e. Exemple d’illustration N° 9 :
Le 28 Février 2018, l’ONG ASD a acheté 20 paquets de papier rame A4 pour son fonctionnement au
prix unitaire de 5 000 FCFA.
Le même jour Mme MAIGA fait une demande de 2 rames pour le secrétaire.
FICHE DE STOCK
Activité
Article _____________ Prix Unitaire
Date ENTREES SORTIES SOLDE OBSERVATIONS
10. FICHE DE VALORISATION DE STOCK

FICHE DE VALORISATION DE STOCK
ONG :_________( 1)
DATE:________ (2) ______ ACTIVITE :_________(3)
DESIGNATION Quantité Prix Unitaire Total

(4) (5) (6) (7)
TOTAL ////////////// //////////////// (8)
//////// / //// /
b. Objectif
Ce document a pour objet de connaître en un moment donné le nombre d’articles en stock, la valeur de
chacun et leur valeur totale.
Il est utilisé chaque fois qu’on fait un inventaire physique ou lorsqu’on veut connaître la valeur totale du
stock à une date donnée.
(1) le nom de l’organisation
(2) la date de remplissage du document
62
(3) la nature de l’activité
(4) Nom /nature des articles
(5) Le nombre de chaque article
(6) Prix d’achat unitaire de l’article
(7) La valeur par catégorie d’article
(8) La valeur totale des articles en stock à cette date.
e. Exemple d’illustration N°10
Au 2 janvier 2018, l’inventaire du stock a donné les situations suivantes :
- 50 bics bleus à 60 f l’un ;
- 1 cartouche pour photocopieuse à 70 000fcfa ;
- 10 paquets de papier ram A4 à 5 500fcfa
Travail à faire : remplir la fiche de valorisation de stock à la date du 2 janvier 2018.
FICHE DE VALORISATION DE STOCK
ONG : _______________ ACTIVITE :
DATE :
DESIGNATION Quantité Prix Unitaire Total
TOTAL /////////// //////////////
11. FICHE DES IMMOBILISATIONS
FICHE DES IMMOBILISATIONS
Article : (1) ______________ Nombre (2) _______________ Date d’acquisition ________(3)
Code : ______________(4)
Valeur d’acquisition _______________ (5) Durée de vie ________________(6)
Amortissement Annuel _________________(7) Amortissement mensuel _________(8)
63
ANNEE VALEUR DEBUT D’ANNEE AMORTISSEMENT VALEUR EN
FIN D’ANNEE
(9) (10) (11) (12)
b. Objectif
Ce document a pour objet de suivre l’utilisation d’un bien destiné à servir longtemps au niveau de l’ONG
(immobilisation). Elle permet aussi de calculer la dépréciation ou la diminution de la valeur d’un bien
due à l’usage, au temps … (amortissement).
La fiche d’immobilisation est utilisée à chaque fois qu’il y a :
 une nouvelle acquisition d’immobilisation ;
 un dépôt et cautionnement (EDM, SOTELMA etc.) ;
 une cession d’immobilisation ;
 une mise à jour de la fiche en fin d’année pour déterminer la nouvelle valeur.
d. Mode de Remplissage
(1) le nom du matériel
(2) la quantité de matériel de même nature acheté à la même date
(3) la date d’achat du matériel (jour, mois et année)
(4) le code du matériel
(5) le prix d’achat du matériel
(6) la durée sur laquelle s’étend l’amortissement du matériel (elle s’exprime en année).
(7) la valeur de la diminution par an : Valeur d’acquisition (5)
Durée de vie (6)
(8) la valeur de la diminution par mois : Amortissement annuel (7)
12
(9) l’année à laquelle l’amortissement a été calculé
(10) la valeur de l’article en début d’année (pour chaque nouvelle année, cette valeur
correspond à la valeur en fin d’année précédente).
(11) L’amortissement annuel ou, si la période ne vaut pas une année, l’amortissement
mensuel multiplié par le nombre de mois d’utilisation.
(12) La valeur restante après une période : valeur en début d’année(10) moins les
amortissements (11).
e. Exemple d’illustration N°11
Au 2 janvier 2018, l’ONG ASD possédait un véhicule Land Cruiser acheté à 12 750 000fcfa le 25 juin
2017, la durée de vie est de 5 ans. Créer une fiche des immobilisations pour ce véhicule. Le numéro
d’immatriculation est de 1/ 18/ B/ LC.
e. Corrigé de l’exemple d’illustration.
64
FICHE DES IMMOBILISATIONS
Article : ___________ Nombre ___________ Date d’acquisition __________
Code :
Valeur d’acquisition ___________ Durée de vie______________________
Amortissement Annuel ___________ Amortissement mensuel ______________
ANNEE VALEUR DEBUT AMORTISSEMENT VALEUR EN

D’ANNEE FIN D’ANNEE
12. ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
PERIODE DU : ___________AU :___________201.
SOLDE SELON LE RELEVE BANCAIRE :
A déduire : chèques Non Débités
N° CHEQUE DATE MONTANT

1._________ __________ ______________
2.__________ __________ ______________
3.__________ __________ ______________
4.__________ __________ ______________
A ajouter : les dépôts en transit :

DATE MONTANT
1.___________ ___________ ___________
2.___________ ____________ ____________
3.___________ ____________ _____________
SOLDE RAPPROCHE SELON LE RELEVE BANCAIRE
SOLDE SELON LE JOURNAL DES IMPUTATIONS
65
A déduire :
- Commissions et Agios Bancaires
- Paiement constaté par la banque et non
constaté dans le journal des imputations
A ajouter
- Intérêts versés par la banque

- Dépôts reçus par la banque et non
comptabilisés dans le journal des imputations
DATE MONTANT
1.______________ _____________ _______________
2.______________ ______________ _______________
3.______________ _______________ _______________
SOLDE RAPPROCHE SELON LE JOURNAL DES IMPUTATIONS
b) Objectif :
Le rapprochement bancaire à pour objectif de comparer pour un compte donné, les enregistrements
faits dans les livres de l’organisation au relevé bancaire envoyé par la banque. Il permet de constater
les erreurs, les omissions etc, et de faire les régularisations éventuelles.
A la fin du mois, lorsque l’organisation reçoit son relevé bancaire, elle peut parfois constater que le
solde “Solde/Bancaire” du journal des imputations ne coïncide pas avec le solde du relevé bancaire.
Cette différence de solde peut être due à plusieurs causes :
- des chèques non encore pris en compte par la banque ;

- des dépôts en transit non encore pris en compte par la banque ;
- des commissions et agios bancaires
- des effets payés directement par la banque (Ex : Traite) ;
- des intérêts bancaires versés par la banque dans notre compte ;
- des dépôts de fonds à la banque non enregistrés dan le journal des imputations.
Pour situer cette différence dans les écritures, il faut les documents suivants :
- le journal est imputations
- le relevé bancaire
- un état de rapprochement bancaire vierge ;
- le dernier état de rapprochement bancaire s’il existe ;
- les chéquiers
66
C. Moment d’utilisation
Ce document est utilisé dès la réception du relevé bancaire pour connaître le montant exact de son
compte bancaire.
Etape 1 : Reporter la date du relevé, le solde selon le relevé bancaire et le solde du journal des
imputations sur les lignes prévues dans le tableau de rapprochement vierge.
Etape 2 : Faire le pointage simultané des montants du relevé et du journal des imputations
(colonne “Banque”) depuis la date du dernier rapprochement. Si les montants
correspondent, mettre une croix sur tous les deux
Etape 3 : Mettre dans la rubrique “Chèques non débités“ tous les montants non pointés du
journal des imputations se trouvant à la colonne “Banque/ Sorties” en précisant pour
chaque chèque le numéro et la date.
Etape 4 Mettre dans la rubrique “Dépôt en transit ” tous les montants non pointés du journal des
Imputations se trouvant à la colonne “Banque/ Entrées” en précisant la date pour
chaque dépôt.
Etape 5 : Calculer le solde rapproché selon le relevé bancaire en suivant la méthode de calcul
indiquée sur le Tableau de rapprochement bancaire.
Etape 6 : Mettre sur la ligne “Commissions et Agio bancaires “ le total des montants non pointés
dans le relevé à la colonne “Dé bit” et concernant les commissions Agios.
Etape 7 : Mettre sur la ligne “ Paiement constaté par la banque et non constaté dans le journal des
imputations les montants non pointés dans le relevé bancaire à la colonne
“ Débit ” du relevé concernant ces opérations.
Etape 8. Mettre sur la ligne “Intérêts versés par la banque les montants non pointés dans le relevé
bancaire à la colonne “Crédit ” du relevé bancaire concernant ces opérations.
.
Etape 9 : Mettre dans la rubrique “ Dépôts reçus par la banque et non comptabilisés dan le journal des
imputations “ les montants non pointés à la colonne “Crédit” du relevé concernant les dépôts de
fonds en précisant chaque fois la date de dépôt.
Etape 10 : Calculer le solde rapproché selon le journal des imputations en suivant la méthode de calcul
indiqué sur le tableau de rapprochement Bancaire.
Etape 11 : Après le rapprochement selon le journal des imputations en suivant la méthode de calcul
indiqué sur le tableau de <rapprochement bancaire.
67
Etape 12 Après le rapprochement régulariser dan le journal des imputations toutes les écritures des
relevés bancaires qui ne figurent pas dans la colonne “Banque” du journal des imputations.
f. Exemple d’illustration N° 12 :
Faire le rapprochement bancaire du compte de l’ONG DEME sachant que le solde du relevé bancaire
au 31 mars 1995 est de 10 800 000 F CFA et celui du journal des imputations est de 10 602 300
FCFA ;
Après pointage entre le relevé, le chéquier et la colonne banque du journal des imputations, il est
ressorti que :
- Il y a sortie de 200 000 F CFA par chèque bancaire N° 0033218 à la date du 30/03/95 au
niveau du k journal des imputations mais qu i ne figure pas sur le relevé bancaire ;
- Les frais bancaires d’un montant 2 300 F CFA sortis au niveau du relevé ne figurent pas
dans le journal des imputations.
BIBLIOGRAPHIE :
Ancien manuel de procédures de la CAM ;
Le plan Stratégique du RESORE Mali ;
Les Statuts et Règlements intérieurs du RESORE Mali;
Manuel de gestion Solidarité Canada Sahel ;
Manuel de procédure de l’ONG/AGIR.
Le Président
Sadio SISSOKO
68

Manuel de Procedure RESORE Mali

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1. Description des tâches et les conditions générales

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C.) Classement et Archivage des documents Administratifs

1. Choix des collaborateurs

PROCEDURES FINACIERES ET COMPTABLES

Le RESORE-MALI, organisé autour d’un bureau exécutif national et un démembrement au

*Rechercher et proposer des stratégies efficace et durable de sortie de crise

*Assurer la veille citoyenne, l’alerte et le plaidoyer sur les politiques relatives à la

*Concevoir et promouvoir la consolidation de la paix, de la bonne gouvernance, de la

D-MISE A JOUR DU MANUEL

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

- éviter les incompatibilités en vue de respecter les normes

Les emplois faisant l’objet de fiches descriptives sont les suivants :

1. DESCRIPTION DES RESPONSABILITES ET TACHES

IDENTIFICATION ET LOCALISATION DU POSTE

Profil Administratif (ve)

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION

Pour ce faire, le Président :

Titre : Directeur des programmes et du Suivi

IDENTIFICATION ET LOCALISATION DU POSTE

Titre : Agent comptable

e) Dépouillement des dossiers :

- identifier les besoins de formation et d’assurance des agents :

7. COMPTE RENDU DES ACTIVITES :

C : CLASSEMENT ET ARCHIVAGES DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :

Document/Courrier Document /Courier

Action nécessaire Pas d’action nécessaire

Responsable Secrétaire enregistre

CLASSEUR 1 CLASSEUR 2 ETAGIAIRE

Activités Administration Bibliothèque

Projet/courant(s) Document légaux Mali/Afrique

Projet (anciens) Assemblées Générales

Services Directs Bâtiment/Location Environnement

Projet (en attente)

- L’évaluation du besoin en termes de prix et approbation

- L’autorisation écrite de dépense

- Le choix d’un fournisseur suivant la qualité et le prix sur

-L’établissement du chèque de ce montant

C Conditions générales de décaissement :

2. PROCEDURE D’ENCAISSEMENT DE CAISSE

Etape 3 : Vérifier si les immobilisations cédées ont été comptabilisées

Etape 5 : Vérifier que toutes les immobilisations ont été codifiées

Etape 8 : S’assurer que les dotations en amortissement sont correctement calculées ;

Etape 11 : S’assurer que ce programme est suivi.

Etape 3 : Comparer le bordereau de livraison au bon de commande et à la facture et s’assurer

Etape 10: Joindre l’original du relevé bancaire et du rapprochement bancaire au cas où un

Procédure de budgétisation des frais généraux.

- Fiches de suivi des fonds à recevoir et dettes fournisseurs

Direction des programmes

Agent Agent terrain Agent Agent

Légende : Liens d’hiérarchie

Entre les soussignés

Article – 2 : M/Mme /Melle ……………….est classé (e) à la catégorie…professionnelle suivante ……de la

Il/Elle percevra la rémunération suivante :

Autres primes et indemnités non taxables

NET A PAYER ……………………………………………………………… …………………………

Article-3:M/Mme /Melle…………………………………………………engagé(e) à……………………………….

- Loi N° 92 –020 de septembre 1992 instituant le code de travail en République du Mali.

Convention Collective Fédérale du Commerce

Période du au Etat Civil _

Payé la somme de (en lettres) : _________

Nom : _________________________

ONG : ____________________ (1) DATE : _19 (2)

MONTANT RECU (en chiffres) __ (8) (en lettres) (9)

ONG : ____________________ DATE : _19

MONTANT A PAYER (en chiffres) _________(6) RESTE (en chiffres) _

MONTANT RECU (en chiffres) __ (8) (en lettres)

Pièce comptable N° :_____________(1) * Espèce de chèque émis N°_ (2)

Date : _ (9) Date :___(11)