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ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl

MUHANGA (GITARAMA) - RWANDA

MANUEL DES PROCEDURES


DE GESTION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE
VERSION 2008 : DRAFT N 2008/009

GESTION DES VERSIONS DU MANUEL


DATE
2007

MODIFICATION
FAITE PAR :

DESCRIPTION
-

2007/001

Premire adaptation la situation


20-09-2007
relle

Bruno Baert et Jean


Baptiste Hategekimana

2007/002

13-03-2008 Projet de texte 1 (Draft)

Bruno Baert

2008/003

24-03-2008 Amendements et corrections

Raina Luff

2008/004

26-03-2008 Projet de texte 2 (Draft)

Bruno Baert

2008/005

Bruno Baert

2008/006

Raina Luff

2008/007

08-04-2008

Texte de base

VERSION N

Projet texte et documents 3


(Draft)

15-05-2008 Amendements et corrections


20-05-2008

Projet texte et documents 4


(Draft)

Bruno Baert

2008/008

21-05-2008

Projet texte et documents 5


(Draft)

Bruno Baert

2008/009

Manuel des Procdures administratives et financires


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TABLE DE MATIERES
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
LISTE DES ANNEXES
INTRODUCTION
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL

4
5
6
7

PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, DAUTONOMIE ET


DE COMPLEMENTARITE.
SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE
SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT
SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS

8
8
8
9

TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE


SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES
SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL
SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL
SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES
SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES
SECTION 9 : DES RAPPORTS
SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS

10
10
14
15
18
18
19
20

TITRE III : GESTION DU PERSONNEL


SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL
SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES
SECTION 13: REGIME DE CONGES
SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION
SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES
SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL
SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES

21
21
23
25
26
26
27
27

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE


TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE
SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION

28
28

TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE


SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES
SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES
SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS
SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES
SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE
SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE
SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES
SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS
SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES

30
30
32
33
35
38
39
41
42
43

TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES


SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS

44
44

CONCLUSION

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ANNEXES

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46-96

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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS


BP

Boite Postale

CAC

Commissaires aux Comptes

CE

Comit Excutif

CESTRAR

Centrale des Syndicats des Travailleurs Rwandais

CSR

Caisse Sociale du Rwanda

FARG

Fonds dAssistance aux Rescaps du Gnocide

ICT

Information, Communication, Technologie

P.O.

Pour Ordre

R.O.I.

Rglement dordre Intrieur

TPR

Taxes Professionnelles sur le Revenu

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LISTE DES ANNEXES


ANNEXE 01 : DOC P001 -

MODELE DU CONTRAT DE TRAVAIL

ANNEXE 02 : DOC P002 -

MODELE DE CONTRAT A DUREE DETERMINEE

ANNEXE 03 : DOC F001

RAPPORT FINANCIER MENSUEL

ANNEXE 04 : DOC F002 -

LIVRE DE BANQUE

ANNEXE 05 : DOC F003 -

LIVRE DE CAISSE

ANNEXE 06 : DOC I001 -

REGISTRE DE LINVENTAIRE MENSUEL

ANNEXE 07 : DOC P003 -

PROCES- VERBAL DECHARGE ET DECHARGE DE MATERIEL

ANNEXE 08 : DOC F004 -

BON DE SORTIE DE CAISSE

ANNEXE 09 : DOC F005 -

FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE

ANNEXE 10 : DOC F006 -

BON DE REQUISITION DE MATERIEL

ANNEXE 11 :

BON DE COMMANDE

DOC F007 -

ANNEXE 12 : DOC I002 -

FICHE DE STOCK

ANNEXE 13 : DOC P004 -

BULLETIN DE PAIE

ANNEXE 14 : DOC P005 -

AUTORISATION DABSENCE AU SERVICE

ANNEXE 15 : DOC P005 -

ORDRE DE MISSION

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INTRODUCTION
L'laboration des procdures administratives et financires se rfre la vision de
lAssociation AHAZAZA, sa mission, sa structure et aux principes d'unit de command ement de la Direction de lEcole.
Le prsent manuel de procdures de gestion administrative et financire rgit la gestion de la
structure organisationnelle de lAssociation AHAZAZA. Il vient complter les manuels existants
dont notamment les statuts et le rglement dordre intrieur de lAssociation AHAZAZA.
Conformment aux dispositions des Statuts et du Rglement d'Ordre Intrieur de
lAssociation AHAZAZA, il est institu le prsent manuel des Procdures de gestion admini strative et financire qui rgit la gestion courante de lAssociation AHAZAZA. La gestion des
ressources humaines est rglemente conformment au rglement du personnel de
lAssociation AHAZAZA faisant partie intgrante de ce manuel.
Les organes de lAssociation AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir
lefficacit, lefficience, la transparence et lobligation de rendre compte, ainsi que les mcanismes de planification cohrente, de suivi et dvaluation des actions spcifiques de lAssociation
AHAZAZA en matire dducation.
Le prsent document est conu de manire ce quil soit facile utiliser en vue de sassurer de la
participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de lAssociation AHAZAZA
pour raliser sa mission de contribuer ldification dune socit galitaire, quitable, inclusive
et participative en jouant le rle dinfluence dans la lutte contre lignorance et tenant compte de
la politique de lducation au Rwanda et lchelle internationale.

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OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL


1.

Expliquer les politiques, les lois et les rglements administratifs, financiers et comptables
suivre dans lexcution de sa mission par lAssociation Ahazaza ;

2. Dcrire les procdures administratives, financires, comptables et juridiques qui feront partie du contrle interne de lAssociation AHAZAZA ;
3. Servir de piste pour les diverses formes de vrification ;
4. Enoncer les normes de gestion de lAssociation AHAZAZA ;
5. Servir de guide de rfrence pour la formation de nouveaux agents ;
6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procdures et les formulaires de gestion ;
7. Assurer la coordination entre les diverses activits de gestion administrative et financire,
ainsi que les oprations avec les bnficiaires de lAssociation AHAZAZA ;
8. Permettre la rapidit dans la prise des dcisions journalires ;
9. Accrotre la productivit du personnel de lAssociation AHAZAZA.
Le document contient deux principales parties:
I
Les procdures de gestion administrative
II Les procdures de gestion financire et comptable

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PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE


TITRE I :

DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT,


DAUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE.

SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE
Article 1 : Le manuel
Le manuel des procdures de gestion administrative et financire rgit les relations de travail :
la hirarchie, la dlgation de pouvoirs et la communication entre les diffrents agents de
lAssociation AHAZAZA.
Pour bien dcrire ces relations, il importe de se rfrer au schma de l'organigramme tel que
dcrit dans le Rglement d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA.
Article 2 : Les responsabilits
Les responsabilits des organes de lAssociation sont dcrites dans les statuts et le rglement
dordre intrieur, tandis que celles assignes chaque membre du Personnel de lAssociation
AHAZAZA sont dcrites dans le prsent manuel.
Il est important de prciser la responsabilit des membres du personnel en tant que principe
qui sous-entend les procdures.
Le personnel de conception, savoir le Directeur Gnral doit faire appel son esprit d'initiative et de crativit, tout en respectant la philosophie et la mission de lAssociation
AHAZAZA. L'quipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de
lAssociation AHAZAZA.
SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT
Article 3 : LAssociation
LAssociation AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son sige
administratif dans les locaux de lcole AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de
MUHANGA.
LAssociation AHAZAZA est dirige par un comit excutif compos par le bureau : Prsident, Secrtaire Gnral et Trsorier.
Le Prsident du Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA supervise le fonctionnement de
lAssociation et de la Direction de lEcole.
Le Directeur Gnral de lcole coordonne les activits de lcole, veille la communication et la
concertation entre tous les agents de lEcole. Il est responsable de la gestion courante de lEcole et
en assure les relations publiques pour les affaires courantes.
Les interventions de diffrentes agents sous l'autorit du Directeur Gnral doivent viser en priorit l'atteinte des objectifs de lAssociation AHAZAZA.
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SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET


ACTEURS
Article 4 : LAutonomie
LAssociation AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes.
Elle en rend compte aux autorits du District et du Ministre ayant lducation dans leurs attributions dans le respect des dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur.
Article 5 : Communication et concertation
Sous la direction du Prsident de lAssociation AHAZAZA, la communication et la concertation
entre le personnel de lcole, les membres et les partenaires de lAssociation AHAZAZA est un outil pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la raction rapide aux changements.
Le personnel et la Direction de lcole doivent avoir la capacit de formuler directement au Prsident, des propositions face aux changements, des contraintes ou imprvus qui peuvent surgir
dans llaboration et le suivi de l'excution de leurs programmes spcifiques.

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TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE


SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES
Article 6 : Les organes de gestion administrative et financire
Les organes impliqus dans la gestion administrative et financire sont les suivants :
1.
2.
3.
4.

LAssemble Gnrale ;
Le Comit Excutif ;
Le Conseil de Surveillance ;
La Direction.

Article 7 : Des organes de dcision, dorientation et de contrle


LAssociation AHAZAZA sest dote dorganes de dcision, dorientation et de contrle. Ce manuel met en place les diffrents mcanismes dquilibre des pouvoirs en vue dassurer le leadership, la transparence et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne
gouvernance.
La composition des organes, leurs rles, leurs responsabilits et leur fonctionnement sont dfinis
par les statuts et le rglement dordre intrieur de lAssociation AHAZAZA. Ce manuel met en
vidence les rles et les responsabilits de diffrents organes statutaires de lAssociation
AHAZAZA.
SCHEMA DE LORGANIGRAMME
Assemble Gnrale
de lASSOCIATION AHAZAZA

Comit Excutif

Comit de surveillance
(commissaires aux comptes)

Directeur
Gnral

Assistance Administrative
Financire et Logistique
(secrtaire comptable)

Gardien

Entretien

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Assistance Acadmique
et ducation

Enseignants & Educateurs

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Article 8 : Lassemble gnrale


En tant quorgane suprme, lAssemble Gnrale dtient le pouvoir de prise de dcision dans les
matires suivantes :
1. Mise en place des organes, par lection dmocratique des membres, du Comit Excutif,
du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ;
2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Rglement dordre intrieur lui
soumis par le Comit Excutif ;
3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comit excutif ;
4. Adoption des plans pluriannuels et annuels dactivits ,labors par la Direction et / ou le
Comite Excutif ;
5. Approbation des rapports annuels dactivits prsents par le Comit excutif ;
6. Acceptation ou exclusion des membres sur base dun rapport prsent par le Comit excutif ;
7. Dcision sur la poursuite judiciaire dun membre, et de tout responsable de la gestion ou
de la direction ;
8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et oprations intressant le patrimoine
de lAssociation AHAZAZA ou concernant laffectation des ressources (examen des rapports financiers) ;
9. Dcision de crer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures internes, hormis celles quimposent les textes lgislatifs ou rglementaires ;
10. Approbation du partenariat avec dautres institutions ou organisations en vue de pouvoir
excuter ses plans et raliser sa mission et ses objectifs ;
11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de lannulation des crances
juges irrcouvrables ou la cessation dun bien ou dune immobilisation ;
12. Dissolution de lAssociation AHAZAZA et affectation de ses biens.
Article 9 : Le Comit Excutif
Le comit Excutif sacquitte des fonctions suivantes pour le compte de lAssemble gnrale :
1.

Prparer les runions des Assembles Gnrales ordinaires et extraordinaires. Cest le Prsident, assist par les autres membres du Comit Excutif, qui prpare, convoque et dirige
les runions du Comit Excutif et de lAssemble Gnrale ;

2. Mettre en excution les dcisions de lAssemble Gnrale en assurant la supervision gnrale de la gestion administrative et financire conformment aux principes agres par
lAssemble gnrale ;
3. Prparer les plans daction de lAssociation AHAZAZA en assurant la coordination du processus dlaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans labors ;
4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des diffrentes sources afin de fournir
tous les organes les moyens ncessaires la bonne marche de leurs activits ;
5. Analyser les rapports dactivits de lAssociation AHAZAZA labors par la Direction et les
autres services excutifs et techniques de lAssociation AHAZAZA. A la fin de chaque triManuel des Procdures administratives et financires
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mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de
progression qui seront rassembls par Directeur Gnral lattention du Comit Excutif ;
6. Superviser les activits de la Direction en menant un suivi de la mise en uvre des politiques
approuves par lAssemble Gnrale. Le Comit Excutif supervise lexcution des plans et
politiques et examine les dpenses encourues en consquence. Il sacquitte de cette tche de
deux manires : dabord en leur qualit de Secrtaire et de Trsorier, ceux-ci font, chacun
en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rapports spcifiques au Prsident de lAssociation AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Comit Excutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de
lAssociation AHAZAZA ;
7. Approuver les rsultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La dcision
dengagement dfinitif ou de licenciement dun membre du personnel est prise par le Comit
Excutif ;
8. Recevoir les demandes dadhsion ou de dmission des membres. Toute demande dadhsion
ou de dmission est adresse par crit au Prsident du Comit Excutif de lAssociation
AHAZAZA qui la soumet lAssemble gnrale la plus proche pour examen et adoption ;
9. Fixer les conditions de travail des agents de lAssociation AHAZAZA et de son personnel. A
la fin de lanne, le Comit Excutif, par le biais du Directeur Gnral, fait une valuation
des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spcifiques
approuvs. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles damliorer leurs performances et leurs conditions de travail ;
10. Autoriser les dpenses des diffrentes activits de lAssociation AHAZAZA en approuvant
les plans de travail des dpartements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre,
les membres du C E, selon leur comptence, feront des plans de travail et les budgets trimestriels. Ils laborent galement des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comit
Excutif de vrifier sils sont conformes au plan dactions et au budget approuvs par
lAssemble gnrale ;
11. Prendre les dcisions urgentes qui sont du ressort de lAssemble Gnrale lorsque celle-ci
ne peut pas se runir et en soumettre la dcision dfinitive la plus prochaine runion de
lAssemble Gnrale ;
12. Mener toute activit qui est de nature favoriser la mise en uvre des objectifs, de la mission et des dcisions de lAssociation AHAZAZA.
Le Comit Excutif est en dfinitive lorgane qui supervise la gestion quotidienne de lAssociation
AHAZAZA dans la ralisation de sa mission et de ses objectifs.

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Article 10 : Le Conseil de surveillance


LAssemble Gnrale lit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Surveillance de lAssociation AHAZAZA.
Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif dfini comme suit :
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Vrifier, sans les dplacer les livres, la caisse et les valeurs de lAssociation AHAZAZA
en banque, le patrimoine en gnral, les inventaires et les bilans ainsi que lexactitude des
critures comptables. Cette activit se fait au moins une fois par an et autant que de besoin ;
Oprer tout moment des vrifications ou contrle quils jugent opportuns sans toutefois
simmiscer dans la gestion journalire de lAssociation AHAZAZA ;
Vrifier si les dcisions de lAssemble Gnrale et du Comit Excutif ont t excutes
et veiller ce que les statuts et le rglement dordre intrieur soient observs ;
Connatre et trancher les diffrends pouvant survenir entre les membres de lAssociation
AHAZAZA ;
Contrler et vrifier les rapports prsents par le Comit Excutif ;
Mener toute autre mission leur confie par lAssemble Gnrale ;
Prsenter les rapports de leurs activits lAssemble Gnrale.

Article 11 : La Direction
Pour atteindre les objectifs de lAssociation AHAZAZA et appliquer les dcisions et les recommandations des organes de dcision et dorientation, notamment de lAssemble Gnrale telles
quelles sont consignes dans le plan daction, le Comit Excutif met en place une Direction des
services de lAssociation AHAZAZA. Cest ainsi quil y a la Direction de lEcole libre AHAZAZA
qui est constitue dun ensemble des services chargs de la gestion quotidienne de lEcole Libre
AHAZAZA.
Lorganigramme et les attributions de ces services sont arrts par le Comit Excutif.
La Direction labore les plans dactions et le programme dactivits de lcole qui sera approuv
par lAssemble Gnrale sur proposition du Comit Excutif.
La Direction est charge dexcuter et dassurer la gestion et la coordination quotidienne des
activits de lcole AHAZAZA.
La Direction est lorgane dexcution des activits de lcole AHAZAZA. Il est compos de tout
le personnel engag par lcole AHAZAZA suivant la procdure dfinie dans le prsent manuel
dans la partie concernant le rglement du personnel.
Ce rglement du Personnel ne rgit pas le personnel expatri, car celui-ci doit tre rgi par des
dispositions particulires notamment le contrat entre lAssociation AHAZAZA et lOrganisation
partenaire ou le Consultant qui offre lassistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas
aller lencontre des principes gnraux de ce manuel et de la philosophie de lAssociation
AHAZAZA en particulier et du pays en gnral.
La Direction est coordonne par un Directeur Gnral qui collabore troitement avec lAssistant
Administratif et Financier et lAssistant Acadmique. Ces personnes forment une quipe de direction et fonctionnent de manire rendre compte au Comit Excutif qui rend compte son
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tour lAssemble Gnrale.


Le prsent document se concentre sur le fonctionnement de la Direction de lEcole Libre
AHAZAZA.
Cependant, le Directeur Gnral est responsable devant le Comit Excutif de la bonne marche
et de la gestion quotidienne de lEcole Libre.

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL


Article 12 :
La Direction de lcole est constitue du personnel rparti dans les catgories suivantes:
1.
2.
3.

Direction
Administration et Finances
Gestion et excution des Programmes

LAssociation AHAZAZA peut galement faire appel une expertise externe (des consultants temporaires) pour initier et/ou excuter des travaux concernant ladministration,
les finances, la gestion et la didactique des programmes.
En fonction de lvolution des programmes et des financements correspondants, le Comit Excutif peut ouvrir dautres postes conformment au rglement du personnel faisant partie intgrante du prsent manuel.
Article 13 : La classification par service ou dpartement se fait de la faon suivante:
1. La Direction Gnrale
Le Directeur Gnral
2. Gestion et Excution des Programmes
LAssistant Acadmique
3. LAdministration, Finances et Logistique
LAssistant Administratif, Financier et Logistique
(Le secrtaire comptable)
Deux de ces fonctions peuvent tre effectues (combines) par une personne :
Direction Gnrale + Administration, Finances et Logistique
ou
Direction Gnrale + Gestion et Excution des Programmes

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SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL


Article 14 : Description des tches des agents pour chaque poste
1. Le Directeur Gnral
Sous la supervision directe du Prsident du Comit Excutif et conformment aux orientations
et dcisions de lAssemble gnrale et du Comit Excutif, le Directeur Gnral a les responsabilits suivantes:

Assurer la mise en application des dcisions du Comit Excutif;


Coordonner la prparation et llaboration des documents inscrits lordre du jour du Comit
Excutif et de lAssemble Gnrale;
Planifier, coordonner, assurer et rapporter la gestion quotidienne de lEcole;
Sur mandat du Prsident de lAssociation, reprsenter lcole libre AHAZAZA dans diffrentes circonstances;
Sassurer de la coordination des programmes de lEcole ;
Organiser les activits de prparation et dlaboration du plan daction et veiller ce que les
diffrents dpartements soient impliqus ;
Soumettre le plan daction pour adoption au Comit Excutif, veiller sa ralisation et son
impact sur les personnes concernes ;
Suivre le dveloppement des politiques du pays et laborer les stratgies darticulation des
plans de lcole pour les adapter ceux du Ministre de lEducation ;
Sur dlgation du Comit Excutif : participer dans llaboration et dans la recherche-action
sur lducation en vue datteindre la mission de lAssociation AHAZAZA ; jouer le rle
dinterlocuteur (lobby, advocacy and liaison) en amont et en aval de lAssociation AHAZAZA ;
jouer le rle de point focal entre lEcole et les diffrents partenaires en amont et en aval de
lAssociation AHAZAZA ;
Sassurer du renforcement institutionnel de lEcole, spcifiquement la mise en oeuvre du programme de renforcement institutionnel et du dveloppement des ressources humaines ;
Prsenter le rapport dactivits et des tats financiers de lEcole au Comit Excutif ;
Soumettre au Comit Excutif une politique de mobilisation de fonds et assurer sa mise en
application;
Prparer toute documentation relative aux actes juridiques et faire constamment le suivi du
respect des rgles et lois qui rgissent la vie de lcole .
Excuter toute autre tche juge utile la bonne marche de lEcole par le Comit Excutif ;
Identifier les besoins en recrutement du personnel.
Evaluer (ou actualiser) les besoins en renforcement des capacits des enseignants et du personnel administratif;
Mobiliser les fonds ncessaire au bon fonctionnement de lEcole ;
Rendre compte son suprieur hirarchique.

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2. LAssistant Acadmique et Education


Sous la supervision du Directeur Gnral, lAssistant Acadmique a pour tches de :

Dfinir ensemble avec le Directeur Gnral et le corps enseignant le processus et la mthodologie de planification des cours court, moyen et long terme ;
Remplacer le Directeur Gnral en cas dabsence ;
Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ;
Etablir ensemble avec le corps enseignant un systme de suivi valuation et de rapportage du
plan daction et diffrents programmes initis par lcole ;
Sassurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas chant des propositions
visant lamlioration des programmes ;
Identifier les besoins en renforcement des capacits institutionnelles et formuler des propositions sur des actions mener pour y rpondre ;
Accompagner les diffrents services mettre en place les outils ncessaires une bonne
planification, excution, suivi et valuation de leur travail ;
Fournir toute autre assistance technique aux diffrents services de nature amliorer la
planification, lexcution, la gestion et le suivi valuation des diffrentes activits ;
Appuyer lanalyse et llaboration des programmes dactivits et des plans oprationnels de
lEcole ;
Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.
Proposer un programme (ou ractualiser) de renforcement des capacits du personnel et des
enseignants. Organiser et grer les activits relatives la formation ou aux autres activits
de renforcement des capacits;
Harmoniser les diffrents plans et rapports dactivits de lEcole ;
Rendre compte au Directeur Gnral.

3. LAssistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrtaire comptable)


Sous la supervision du Directeur Gnral, lAssistant Administratif, Financier et Logistique a les
responsabilits suivantes :

Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matrielles, financires et humaines de lAssociation et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la
gestion des ressources humaines, lAssistant Administratif, Financier et Logistique est responsable de la prparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel
et leur mise jour, de lexamen des dossiers de demande de congs annuels et de rcupration, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Gnral;
Proposer lorgane habilit une politique de gestion administrative et des ressources matrielle, humaine et financire adapte aux besoins de lEcole ;
Prparer les rapportages financiers soumettre au Comit Excutif et lAssemble Gnrale par le Comit Excutif et destins aux bailleurs de fonds.
Sassurer de ltablissement des prvisions budgtaires priodiques.
Analyser la cohrence et la rationalisation entre lutilisation des ressources et des actions de
lAssociation en gnral et de lEcole en particulier ;
Soccuper du classement et de la tenue jour des dossiers du personnel.
Assurer la transmission du courrier qui de droit ou procder au classement selon les annotations du Directeur Gnral ;

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Classer le courrier ou tout autre document manant du Directeur Gnral ou des autres services ;
Organiser lagenda des rendez-vous, des runions, des invitations ;
Soccuper de lorganisation de la logistique des runions ou visites du Directeur Gnral, et
autres rencontres ;
Produire/saisir les documents relatifs lEcole et lAssociation AHAZAZA et les rapports
de runions;
Prparer et expdier le courrier ordinaire.
Recevoir le courrier de lAssociation AHAZAZA et de lEcole et l'orienter auprs du service
habilit;
Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de lEcole et de lAssociation
AHAZAZA ;
Soccuper de la gestion et de la distribution du matriel laide des fiches de stock et en
faire rapport aux suprieurs hirarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrtariat
en matriel et fournitures de bureau ;
Tenir la caisse, complter le livre de caisse dune faon journalire et faire le classement de
toutes les pices relatives la caisse ;
Prparer les payements par virement banquier ;
Excuter les tches relatives au paiement mensuel des salaires ;
Saisir les critures comptables sur le logiciel de comptabilit ;
Soccuper du ddouanement du matriel command ltranger sil y a lieu;
Organiser lentretient des btiments et des terrains ;
Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de lcole ;
Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.
Rendre compte au Directeur Gnral.

Article 15 : Profil des agents pour chaque poste


Emploi type
Directeur Gnral

Assistant Acadmique et
Education

Assistant Administratif,
Financier et Logistique
(secrtaire comptable)

Exigences et particularits du poste de travail


Avoir un diplme en Economie, Gestion, Administration ou domaines
connexes, avec une exprience dau moins de 5 ans dans un poste de
responsabilit ;
Matriser loutil informatique, langlais et le franais.
Avoir un diplme en Droit, Economie, Gestion, Sciences Sociales
(lenseignement), Administration ou domaines connexes, avec une
exprience pertinente dans un poste de responsabilit ou de conseiller ;
Matriser loutil informatique, les techniques de conseil, langlais, le
franais et le kinyarwanda
Avoir un diplme en Administration, Economie, Gestion, finances publiques, planification ou domaines connexes, avec une exprience
pertinente en administration, finances et logistique.
Matriser loutil informatique (logiciels comptables), langlais, le
franais et le kinyarwanda.

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SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES


Article 16 :
Toute correspondance adresse au Prsident de lAssociation AHAZAZA, et rceptionne par le
Directeur Gnral sera transmise au Prsident pour suite donner.
Article 17 :
Toute correspondance reue et adresse au Prsident de lAssociation AHAZAZA peut donner lieu
soit une rponse directe du Prsident, soit un projet de rponse prpar par le Directeur Gnral soumettre la signature du Prsident.
Article 18 :
Le Prsident de lAssociation AHAZAZA peut autoriser le Directeur Gnral signer toute correspondance concernant les affaires d'administration quotidienne.
Article 19 :
Toute correspondance adresse une autre institution publique doit tre soumise la signature du
Prsident de lAssociation
Article 20 :
Le Directeur Gnral peut autoriser lAssistant Acadmique et/ou lAssistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrtaire comptable) signer la correspondance (particulire) concernant leurs taches d'administration quotidiennes.
Article 21 :
Toute correspondance sortante et signe par les personnes dsignes est rserve en copie au Directeur Gnral.

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES


Article 22 :
Les visites et les communications tlphoniques des/avec les membres de lAssociation AHAZAZA,
bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adresss au Prsident par le
Directeur Gnral et au Directeur Gnral par ses assistants.
Article 23 :
Un mmorandum comporte les renseignements suivants :
Date
:
Noms
:
Fonction de la personne contacte
:
Organisation
:
Sujet trait
:
Conclusion
:
Action entreprendre
:
Sauf urgence, le Prsident , les membres du Comit Excutif et le Directeur Gnral prennent connaissance des correspondances reues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du signataire.
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Article 24 :
Un membre peut faire le feedback par rapport une initiative et/ou partager ses expriences avec
les autres en runions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet ncessitant lchange soit mis lordre du jour de la prochaine runion.
Article 25 :
Les membres de lAssociation AHAZAZA peuvent, le cas chant, participer aux vnements nationaux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thmes de lvnement, le Prsidente produit
et signe un mmorandum mettre la porte des membres comme base de documentation. Cependant, le Prsident de lAssociation AHAZAZA peut dlguer un reprsentant en cas dinvitation lui
adresse.

SECTION 9 : DES RAPPORTS


Article 26 :
Les activits de lAssociation AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimestriels et annuels.
Les rapports trimestriels sont adresss au Comit Excutif et tous les membres de lAssociation
AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intresse ou soutenant la mission et les objectifs
de lAssociation AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au sige de lAssociation.
Les rapports annuels sont diffuss, aprs leur adoption, par l'Assemble Gnrale de lAssociation
AHAZAZA.
Article 27 :
Chaque membre envoy en mission de travail pour le compte de lAssociation AHAZAZA rdige un
rapport de mission dans un dlai ne dpassant pas 15 jours conformment au format de rapport
convenu.
Article 28 :
Des rapports adresss aux bailleurs de fonds sont rdigs selon des formats spcifis dans des
contrats spcifiques.

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SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS


Article 29 : De llaboration des projets
Le format de la prsentation dun projet comprend les activits et leur budget ainsi que les frais
de fonctionnement.
Article 30 : De la mobilisation des fonds
LAssociation AHAZAZA bnficie de la contribution financire des parents des enfants qui
frquentent lcole sous forme dun minerval annuel et un droit dinscription unique, fix par
lAssemble Gnrale de lAssociation. LAssociation AHAZAZA labore galement, des projets
spcifiques qui cadrent avec son plan stratgique prsenter aux bailleurs de fonds et aux
autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds dactivits et de fonctionnement notamment en termes de transport, communication, mdiatisation, logistique, imprvus, etc.
Article 31 : Allocation des ressources
Le budget dun projet doit gnralement tre rparti en rservant une part importante aux activits du projet.
Le budget doit tre reparti comme suit :

Activits spcifiques ;
Salaire du personnel ;
Frais de communication et transport pour le Comit Excutif et membres ;
Imprvus.

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TITRE III : GESTION DU PERSONNEL


SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Article 32 :
Les agents de lAssociation AHAZAZA sont recruts et affects sur base de
lorganigramme et du cadre organique confirm par lorgane comptent. Le Directeur Gnral avise le prsident de lAssociation AHAZAZA de la vacance des postes qui, aprs, en informe le Comit Excutif. Le Directeur Gnral doit lancer lappel doffre.
Le Prsident invite les candidats intresss postuler aux postes ouverts.
Les dossiers de candidatures doivent tre complets et comporter tout ce qui est exig
pour que le candidat soit admis au concours.
Le dossier de candidature est compos de documents suivants :

La lettre de demande demploi, manuscrite, adresse au Prsident ;.


Une copie de diplme certifie conforme loriginale ;
Le curriculum vitae ;
Deux photos passeports ;
Une attestation de services rendus

Si le poste ouvert au concours est lun des postes de responsabilit, au dossier de candidature doit sajouter ce qui suit :
Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de rfrence. Ces personnes de rfrence sont, soit celles qui lont dirig,lui ont enseign
ou qui ont travaill avec lui ;
Le candidat prsente lattestation de service dlivre par son dernier employeur.
Les conditions dadmission au concours sont les suivantes :
Etre g de dix huit ans au moins ;
Etre reconnu mentalement et physiquement apte pour exercer lemploi mis en comptition.
Un comit de prslection et de slection est propos par le Comit Excutif.
Les candidatures retenues la prslection doivent prsenter les originaux des diplmes
avant de passer lexamen et linterview;
Lexamen pratique est prpar conformment aux exigences du poste ouvert au concours.
Linterview value les aptitudes, les capacits professionnelles, les qualits intellectuelles
et morales.

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Article 33 : Tout agent de lAssociation AHAZAZA recrut est soumis un stage probatoire de trois mois au moins dactivits, au cours duquel son suprieur hirarchique direct
value ses performances par rapport ses aptitudes, ses capacits professionnelles, ses
qualits intellectuelles et morales.

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SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES


Article 34 : Droits
Lagent de lAssociation AHAZAZA jouit des droits et liberts reconnus au citoyen. Il les
exerce dans le cadre des lois et rglements en vigueur :

Lagent de lAssociation AHAZAZA a droit lexistence dun dossier professionnel personnel tenu par lagent ayant la gestion du personnel dans ses attributions et contenant
toutes les pices relatives sa situation administrative et au droulement de son travail ;

Lagent de lAssociation AHAZAZA jouit du droit daccs son dossier professionnel


personnel et peut notamment exiger lAssociation AHAZAZA, la clarification, la rectification, la mise jour, le complment ou le retrait des informations qui sont inexistantes, incompltes, quivoques, primes et dont la collecte, lutilisation, la communication ou la conservation est interdite. Lagent de lAssociation AHAZAZA intress
en fait la demande. Le responsable concern doit procder la modification demande,
aprs approbation du chef hirarchique.

LAssociation AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilits, dassurer son
agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffamation dont il peut tre victime, en raison ou loccasion de lexercice de ses fonctions.

Article 35 : Obligations

Lagent de lAssociation AHAZAZA est tenu dassurer professionnellement le service


attendu de lui, et de sy consacrer dans toutes les circonstances avec diligence, probit, objectivit, neutralit, respect des actifs de lAssociation AHAZAZA, sens de responsabilit et dintrt gnral et rigueur au travail;

Il est galement tenu de satisfaire aux demandes dinformation du public, dans le respect des rgles relatives aux obligations des rserves et de discrtion professionnelle ;

Lagent de lAssociation AHAZAZA doit sabstenir de toute activit contraire


lthique et la morale caractristiques du Rwanda ;

Il est responsable de lexcution des tches qui lui sont confies. A ce titre, il est
tenu dobir aux instructions individuelles ou gnrales donnes par son suprieur hirarchique dans le cadre du service et conformment aux lois et rglements en vigueur ;

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Lagent de lAssociation AHAZAZA doit faire preuve de discrtion professionnelle pour


ce qui concerne les faits, informations ou documents dont il a eu connaissance dans
lexercice de ses fonctions.

Lagent de lAssociation AHAZAZA qui, dans lexercice de ses fonctions, se distingue


particulirement par son dvouement au service en toute probit, objectivit, neutralit, rigueur au travail et qui contribue laccroissement du rendement et lefficacit
de lAssociation AHAZAZA, peut recevoir lune des rcompenses suivantes :
1. lettre dencouragement ;
2. lettre de flicitation ;
3. tmoignage officiel de satisfaction.

Article 36 : Avantages et Retenues

Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prleves du salaire brut
pour donner lieu au salaire net, librer mensuellement lagent de lAssociation
AHAZAZA, terme chu. Il sagit du FARG, CRS et TPR.

Le salaire de lagent de lAssociation AHAZAZA commence tre calcul ds son entre en service et suspendu le lendemain de cessation de service.

Lorsque la salaire du mois nest pas d entirement, il est fractionn.

Article 37 :
Formations et perfectionnement ou recyclage et mise jour des connaissances acquises
La mise en formation est la position de lagent de lAssociation AHAZAZA qui est appel
interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre temps partiel ou temps plein tout
enseignement dure variable, organis au sein ou en dehors de son milieu rgulier de travail, pour acqurir des connaissances nouvelles destines renforcer ses capacits professionnelles par rapport au poste de travail occup ou occuper. La formation peut se
faire lintrieur du pays ou lextrieur du pays.
Le perfectionnement des agents de lAssociation AHAZAZA se fait sous quatre formes :

La formation professionnelle de courte dure ou de longue dure ;


La recherche et les tudes individuelles ;
Les stages de perfectionnement et de recyclage ;
Les voyages dtudes

Ltude individuelle est la mthode de perfectionnement prioritaire, notamment pour le


corps enseignant.
Chaque enseignant doit, en effet, veiller enrichir ses connaissances de base, par la lecture, par les contacts avec les collgues dautres milieux ou par toute autre moyen apte

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le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante volution rythme
lev.
Lagent de lAssociation AHAZAZA est en effet tenu de se recycler rgulirement dans
son champ de comptence, pour lui permettre dactualiser ses connaissances et ses aptitudes professionnelles.
La formation professionnelle de courte ou de longue dure vise lacquisition de nouvelles
connaissances et aptitudes professionnelles, et se fait au sein dun tablissement de formation national ou international agr.
La formation professionnelle au cours de lemploi doit tre pratique en harmonie avec la
description des tches du poste occup.
Lagent de lAssociation AHAZAZA peut effectuer des voyages dtudes qui constituent un
des meilleurs moyens dapprentissage et de comprhension des ralits de travail dans son
action.
Lautorisation de suivre une formation peut tre demande par le suprieur hirarchique
ou lagent lui-mme.
Au terme de la formation, le concern produit un rapport comprenant aussi un plan de suivi de la mise en application des notions apprises.

SECTION 13: REGIME DE CONGES


Article 38 :
Outre le cong annuel statutaire, lagent de lAssociation AHAZAZA peut bnficier du
cong de maladie, du cong de circonstance ou dune permission dabsence au service.
Au terme de douze (12) mois dactivit, lagent de lAssociation AHAZAZA doit obligatoirement bnficier dun cong annuel de trente (30) jours calendriers.
Le cong annuel est calcul sur base de jours et demie (2,5) par mois et peut tre fractionn en trois tranches au maximum.
Article 39 :
Lagent de lAssociation AHAZAZA bnficie du cong de circonstance dans les limites
suivantes :
-

mariage de lemploy : 2 jours ouvrables ;


accouchement de lpouse : 4 jours ouvrables ;

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dcs du conjoint : 6 jours ouvrables ;


dcs dun ascendant ou descendant en ligne directe au premire degr : 3 jours
ouvrables ;
dcs dun frre ou sur, dun beau-pre ou de la belle-mre : 2 jours ouvrables ;
dcs dun beau-frre ou dune belle-sur : 1 jour ouvrable ;
douze (12) semaines conscutives de cong de maternit dont au moins deux sont
obligatoires avant la dlivrance et six semaines aprs laccouchement.

Tout conge de circonstance doit faire lobjet dune demande pralable adresse au Directeur Gnral de lEcole sauf dans le cas fortuit qui met lagent dans limpossibilit
daviser la Direction. Dans cette ventualit la Direction doit tre avise dans les 48
heures.

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION


Article 40 :
Lagent de lAssociation AHAZAZA fait lobjet dune suspension de fonction pour des raisons ci-aprs:
sil abandonne le service, sans motif valable et sans autorisation, pendant au moins
quinze (15) jours successifs ;
sil est puni dune sanction disciplinaire de suspension temporaire ;
sil a t condamn une peine demprisonnement dau moins six mois ;
si une faute disciplinaire grave, susceptible dentraner une sanction de suspension
temporaire ou de rvocation est constate sa charge.

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES


Article 41 :
Les agents de lAssociation AHAZAZA sont soumis obligatoirement une valuation annuelle de performances par leurs suprieurs hirarchiques aprs une priode dactivit de
douze(12) mois.
Lvaluation a pour but dclairer lAdministration de lAssociation AHAZAZA sur la valeur
de son agent, ses aptitudes et sa manire de servir. Elle constitue la base essentielle dune
dtermination ventuelle de son droit laccroissement annuel du salaire.

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SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL


Article 43 : Mission lintrieur du pays
Lordre de mission lintrieur du pays prcise lobjet, la dure et le montant de
lindemnit journalire de la mission.
Le montant de lindemnit journalire de la mission est conforme aux dcisions prises par
lAssemble Gnrale de lAssociation AHAZAZA. Celle-ci accorde aussi les frais de communications aux agents et aux membres qui partent en missions de travail.
Article 44 : Mission lextrieur du pays
En plus de la prise en charge mentionne dans les invitations, chaque membre de
lAssociation AHAZAZA peut bnficier des frais de mission ltranger.

SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES


Article 45 :
Les membres du Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA bnficient des facilits de
communication par mois sur base des pices justificatives.
Un membre de lAssociation qui part en mission de lAssociation AHAZAZA lintrieur du
pays en dehors du District de Muhanga bnficie des frais de communication et jouit des
frais de transport et de mission.
Article 46 :
Les frais de transport sont rembourss aux membres du Comit Excutif .
Les membres jouissent des services des agents de lAssociation AHAZAZA dans le cadre
du renforcement de leurs capacits.

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DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE


TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE
SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION
Article 50 : Prparation du Budget annuel

Par budget annuel, on entend le budget des activits de lAssociation AHAZAZA


pour la priode allant du 1er janvier au 31 dcembre de chaque anne. Il est prsent
en Francs rwandais ;

Le budget annuel est suffisamment dtaill. Il est prpar par la personne charge
de lAdministration et sur base des besoins lui prsents par le Comit Excutif, la
Direction de lcole et les autres membres du personnel .

Aprs prsentation et discussion en Comit Excutif avec le Trsorier de


lAssociation AHAZAZA, le budget est revu le cas chant la lumire des recommandations et observations du Comit Excutif avant quil ne soit transmis
lAssemble Gnrale pour approbation.

Article 51 : Prvisions budgtaires


Une fois le budget approuv, le Directeur Gnral en extrait les prvisions budgtaires
lies aux dpenses de fonctionnement et dexcution des activits de lAssociation
AHAZAZA pour une priode donne.

SECTION 20 : PREPARATION DES RAPPORTS FINANCIERS


Article 52 La personne charge de ladministration prpare les rapports d'analyse des
carts entre le budget et les ralisations, assure le suivi des engagements et l'excution
du budget. Les rapports sont revus par le Directeur Gnral, soumis au Trsorier pour vrification avant dtre prsents au Comit Excutif et lAssemble Gnrale pour approbation.
Il est de la responsabilit du Trsorier de s'assurer que les rapports mensuels et de fin
d'anne soient prpars et prsents au Comit Excutif dans les dlais impartis.
Par rapports priodiques, on entend les rapports mensuels, trimestriels et annuels.

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Article 53 : Sous la supervision du Directeur Gnral, la personne charge de


ladministration prpare les rapports suivants :
Mensuels :
Rapport de l'tat de la trsorerie
Rconciliations bancaires
Situation de la caisse
Rapport du stock
Excution et suivi budgtaire
Trimestriel :
Prparation du Rapport d'Excution du Budget.
Annuel:
Le rapport annuel financier donne un aperu global sur les lments suivants :
La trsorerie
Lexcution du budget de lexercice
La situation des stocks
La situation patrimoniale.
En cas de ncessit, une expertise extrieure dans le domaine peut tre sollicite.

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TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE


SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES
Article 54 : Systme comptable

Le Systme Comptable consiste en la description complte des postes comptables de


lAssociation AHAZAZA selon les lignes budgtaires conformment ses activits.

Le plan Comptable est le systme de codification numrique des postes comptables du


systme de la comptabilit de lAssociation AHAZAZA.

Le numro de codification des postes comptables devra apparatre sur toutes les
pices justificatives avant dtre prsentes la personne ayant lautorit dassurer
une ventilation.

Le Trsorier, le Directeur Gnral, le responsable de ladministration ont lautorit sur


la codification de toutes les transactions comptables.

Article 55 : Documents Comptables

La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment o le logiciel de comptabilit sera
oprationnel.

Le Rapport Financier (Annexe 3 DOCUMENT F001) est obligatoire. Ce rapport a pour


objet de faire apparatre les dcaissements effectus par Association AHAZAZA pour
chaque lment/rubrique budgtaire, sur une base mensuelle, trimestrielle et cumulative pour lanne. Ce rapport sert galement vrifier le solde disponible au budget
une date donne et permet lAssociation AHAZAZA de tenir le compte de son fonctionnement gnral. Ce rapport devrait tre disponible au plus tard dans les quinze (15)
jours qui suivent la fin du mois, du trimestre ou de lanne.

Le livre de banque (Annexe 4 DOCUMENT F002) a pour but de comptabiliser de faon permanente par compte bancaire, et dans lordre chronologique, tous les fonds encaisss et dcaisss par LAssociation AHAZAZA. Il est le document de base pour le
rapprochement bancaire obligatoirement fait chaque mois.

Le livre de la caisse (Annexe 5 DOCUMENT F003) enregistre toutes les entres et


sorties de la petite caisse plafond fixe ouverte Association AHAZAZA.

Le registre de linventaire (Annexe 6 DOCUMENT I001) est un instrument de contrle des biens durables acquis par Association AHAZAZA et donne des indications dtailles sur lutilisation faite de ces biens.

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Article 56 : Plan comptable


La description des postes est la suivante :
Poste dactif :
1. Caisses
2. Banques et Institutions financires
3. Autres actifs recevoir
4. Rgularisations dactif
5. Immobilisations

Poste du Passif :
1. Financement des bailleurs des Fonds
2. Fournisseurs
3. Crditeurs divers
4. Rgularisations du passif
5. Fonds propres
6. Rsultats

Postes de revenus :
1. Bnfices de change
2. Subventions dexploitation
3. Rsultat sur cession dactifs
4. Produits divers

Postes de dpenses :
1. Rmunrations du personnel
2. Autres frais du personnel
3. Caisse Sociale du Rwanda
4. Visites mdicales
5. Frais de bureau
6. Frais de communications
7. Eau et lectricit
8. Frais de dplacement
9. Frais de mission
10. Entretien et rparations matriel et
quipement
11. Assurances
12. Taxes diverses
13. Frais bancaires
14. Autres charges et pertes diverses
15. Amortissements & provision

Pour une comptabilit budgtaire, chaque ligne budgtaire devrait avoir une fiche pour enregistrer des oprations comptables.
Les augmentations des comptes dactif sont enregistrs au Dbit du compte et les diminutions
au Crdit du compte sur la fiche correspondante.
Les augmentations des comptes du passif sont enregistres au Crdit du compte et les diminutions au Dbit du compte sur la fiche correspondante.

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SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES


Article 57 : Gestion des actifs immobiliss
a)

Toute acquisition d'actifs immobiliss est sujette aux mmes procdures d'approvisionnement rpertories sous la section " Approvisionnement en biens et services".

b)

Aprs que toutes les procdures de passation de march aient t accomplies, un


bon de commande est tabli au nom du fournisseur slectionn.

c)

Le responsable de ladministration tient un registre des immobilisations contenant


les dtails suivants:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

Description de l'immobilisation
Numro de srie ou de modle
Date d'acquisition
Localisation et tat de l'immobilisation
Cot en Francs Rwandais
Numro de rfrence interne
Taux d'amortissement annuel
Amortissement pour l'anne
Amortissements cumuls
La valeur nette comptable.
a. Tous les actifs immobiliss sont marqus dune tiquette prcisant l'identification et les numros de srie (si possible).
b. La cession des actifs de lAssociation AHAZAZA est faite conformment la
rglementation en vigueur.

d)

Des vrifications physiques annuelles et priodiques sont excutes et les rsultats compars au registre des immobilisations. Le responsable de ladministration
met jour le registre des immobilisations suivant les changements intervenus.

e)

L'inventaire physique annuel des actifs sera organis par le Directeur Gnral.
C'est la responsabilit de ce dernier de rconcilier le registre des immobilisations
avec les rsultats de l'inventaire physique. Toute diffrence inexplique est communique au Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA qui prend les mesures appropries.

f)

Le suivi de la maintenance et la conservation du matriel de bureau sont sous la


responsabilit du responsable de ladministration. Toute altration de l'quipement
lui est rapporte rapidement par les utilisateurs.

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g)

Les contrats de service avec des socits comptentes doivent tre signs pour
assurer convenablement la maintenance (cas des quipements informatiques).

h)

Les agents en charge des actifs en prennent soin de faon approprie. Tout vol ou
perte d'actif est rapport au Directeur Gnral qui en fait rapport au Comit Excutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropries.

Article 58 : Capitalisation
Les actifs ayant une valeur infrieure Frw 100.000 ne sont pas inclus dans le registre des immobilisations. Le responsable de ladministration informe le Chef de
chaque service par un mmorandum interne de la localisation de tout achat dactif
immobilis dans ses services.
Une liste d'actifs non capitaliss est tenue pour des achats de moins de Frw
100.000 et pour les autres, qui par nature serviront lAssociation AHAZAZA pour
plus d'un an.
Article 59 : Mouvements d'actifs
Il y a invitablement des mouvements d'actifs d'un lieu/service un autre, soit
pour des besoins administratifs, des transferts permanents ou pour toute autre
raison. Ces transferts sont bien coordonns et autoriss par le responsable de
ladministration.

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS


Article 60 :
Tout achat est fait selon les besoins et conformment au budget approuv. Les procdures
d'achat dfinies sous la Section (Approvisionnement en biens et services) de ce manuel
sont applicables sans exception.
a)

Des fiches de stock (Annexe 13 DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer
les mouvements des biens. Elles sont mises jour rgulirement par le responsable
de ladministration et contiennent les informations suivantes:
1)
2)
3)
4)
5)

Date dacquisition
Description des biens
Numro du bon de rception ;
Numro du bon de commande
Nom du fournisseur

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6) Quantit entre et sortie


7) Solde du stock
8) Les services utilisateurs
biens
9) Valeur des articles en stock

des

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b)

Le responsable de ladministration reoit tous les articles achets par lAssociation


AHAZAZA et :

les examine pour sassurer qu'ils correspondent la description tablie sur le


bon de commande ;
effectue un comptage pour vrifier les quantits ;
compare le prix sur la facture ou le bon de livraison avec celui indiqu sur le
bon de commande ;
signe le bon de livraison pour la quantit reue, avec une note des rserves
pour toute anomalie ventuelle au niveau de la qualit.

Toute anomalie releve est adresse au Directeur Gnral qui prendra des mesures appropries. Le responsable de ladministration effectue le suivi avec le vendeur pour rectification.
c) Quand des biens sont endommags ou lorsquun service honor est en dessous du niveau souhait, les biens/services sont rejets et le fournisseur est avis immdiatement. Tous les biens rejets sont retourns au fournisseur dans les mmes conditions de rception.
d) A la fin de chaque mois, un rapport de stock est prpar par le responsable de
ladministration et soumis au Directeur Gnral pour contrle.
e) A la fin de chaque trimestre et la fin de l'anne, le Directeur Gnral procde
linventaire du stock. Tout cart doit tre justifi.
f) Tout stock endommag, obsolte et inutilisable est rpertori trimestriellement et
la liste est transmise au Comit Excutif pour approbation de la cession. Le mode
de cession est dtermin .

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SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES


Article 61 : Procdures dapprovisionnement de biens et services

Les procdures dcrites ci-dessous concernent les biens et services achets sur le
budget courant.

Les biens et services ayant une valeur infrieure ou gale Frw 20.000 sont pays
par caisse suivant les procdures tablies pour les paiements par caisse.

Les achats de biens et services ayant une valeur suprieure Frw 20.000 et infrieure ou gale Frw 40.000.000 sont soumis aux procdures .

Les achats de biens et services pour des montants suprieurs Frw 40.000.000
sont soumis lassemble gnrale pour approbation.

Article 62 : Engagement des dpenses

Un bon de rquisition (Annexe 10 DOCUMENT F006) pour biens et services est


tabli par le demandeur, et transmis au Directeur Gnral. Ce bon de rquisition
contient des informations prcises sur les biens et/ou services rquisitionns ainsi
que sur les termes de rfrence.

Le responsable de ladministration vrifie la disponibilit des fonds pour l'article


budgtaire concern. En cas d'insuffisance, il examine la possibilit de virement des
fonds dun article budgtaire o il y a un surplus pour financer larticle budgtaire
dficitaire. Il soumet ensuite la proposition au Directeur Gnral pour vrification
et autorisation.

Pour les biens et services dont la valeur est suprieure FRW 40.000.000, le Directeur Gnral runit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procde
leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comit Excutif les
fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres runir est de trois
(3).

Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en considration la qualit des biens et services.

Le choix du fournisseur est dcid la majorit des membres prsents. Le quorum


doit tre compos dau moins 2/3 des membres de la Commission.

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Le responsable de ladministration est notifi du choix du fournisseur pour quil


puisse tablir le bon de commande (Annexe 11 DOCUMENT F007). Ce bon de commande est ensuite transmis pour autorisation au Directeur Gnral qui sassure de la
rgularit de lopration et de la conformit aux normes et procdures en vigueur.

Ds que le bon de commande est approuv, il est envoy au(x) fournisseur(s).

Le bon de commande pr numrot est tabli en trois copies :

Loriginale et une copie sont envoyes au fournisseur


La copie de la souche est retenue par la comptabilit pour classement.

Une commande qui na pas t honore correctement doit tre annule.

Les dpenses en eau, lectricit et frais de tlphone qui rsultent dengagements


dont lincidence financire ne peut tre value quaprs service rendu, sont engages au moment o elles sont constates et les paiements faits sur base de pices
justificatives.

Article 63 : Liquidation des dpenses

La liquidation des dpenses se fait quand les biens et/ou services commands sont
livrs et/ou rendus.

Les livraisons des biens sont accompagnes de bons de livraison, de factures dfinitives et loriginale du bon de commande.

La rception des biens et/ou services suit la procdure indique la section Approvisionnement en biens et services

La qualit des biens et services est vrifie par le service utilisateur/demandeur,


signe et certifie par lAssistant Administratif et Financier.

Le montant payer est arrt conformment aux rsultats de la liquidation et


prend en considration les avances verses et les remises obtenues.

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Article 64 : Ordonnancement de la dpense

Les factures des fournisseurs sont rceptionnes par le responsable de


ladministration de lAssociation AHAZAZA qui leur appose un tampon pour accuser
rception. Il les consigne ensuite dans le registre des factures qui contient les dtails suivants :

La nature et le nombre de documents reus


Les numros de rfrence
des documents (facture)

La date de la facture
Le nom du fournisseur
Le libell de la facture
Le montant de la facture.

Le responsable de ladministration annexe la facture au bon de livraison, au bon de


rquisition et loriginale du bon de commande et tout autre document justifiant
lachat.

Le responsable de ladministration vrifie les documents pour sassurer de leur


exactitude, leur concordance et leur exhaustivit. Il appose ensuite sur la facture le
tampon Bon payer et y indique limputation comptable y relative.

Aprs vrification des pices justificatives de l'engagement et de la liquidation, il


est procd la prparation de l'ordre de paiement ou du chque barr.

Ces documents sont transmis Directeur Gnral pour la signature. Le chque barr
ou lOP est tabli au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du
chque et une photocopie doit tre faite pour le classement.

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Article 65 : Paiement de la dpense


Le paiement de la dpense comprend deux oprations:
a.

La vrification des ordonnances de paiement avant ladmission en paiement de


la dpense.
b. Le paiement proprement dit travers la Banque.

Lorsquon paie par Ordre de Paiement, la Banque signe pour rception.

Les ordonnances de paiement dment signes pour rception seront utilises pour
lenregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement.

La Comptabilit attribue un numro de rfrence lordre de paiement et aux


pices justificatives qui sont ensuite classs squentiellement.

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE


Article 66 : Oprations lies aux comptes bancaires
Ces procdures visent dcrire le systme utilis dans la gestion et le contrle de
comptes bancaires et les procdures suivre par lAssociation AHAZAZA en matire de
retraits et d'encaissements de fonds.
Article 67 : Ouverture et fermeture de comptes bancaires
a.

Les comptes bancaires sont ouverts avec l'approbation de lAssemble Gnrale de


lAssociation AHAZAZA. Aprs l'obtention de l'autorisation, une demande crite est
adresse par le Prsident de lAssociation AHAZAZA la banque pour ouvrir les
comptes au nom de lAssociation AHAZAZA.

b. LAssociation AHAZAZA peut ouvrir un compte tout moment que cest ncessaire.

Article 68 : Signataires de comptes bancaires


a.

Toute opration bancaire est effectue par lautorisation dau moins deux signatures :
celle du Prsident, du Commissaire aux Comptes ou du Trsorier.

b. Les chques/Ordres de paiement, bon de paiement et autres pices justificatives sont


prsents aux signataires pour vrification avant la signature ;

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c.

Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chques et des ordres de
paiement en blanc.

Article 69 : Fonds reus et encaisss


Le responsable de ladministration peut enregistrer les virements des bailleurs de fonds
conformment larticle de la loi portant cration de lAssociation AHAZAZA, les subventions du Gouvernement ainsi que les intrts crditeurs au vu des avis de crdit. Il les vrifie ensuite sur base des bordereaux de remise et/ou tout autre correspondance provenant des bailleurs de fonds.
Article 70: Rconciliations bancaires
A la fin de lanne, un tat de rconciliation bancaire pour chaque compte bancaire est prpar par le responsable de ladministration et revu par le Directeur Gnral. La rconciliation est signe et date par son auteur et le rviseur comme preuve de cette vrification.
Tous les mouvements connus au dbit et au crdit sont enregistrs dans le livre de banque.
Les mouvements non identifis sont relevs par lAssistant Administratif, Financier et Logistique, et rapports au Directeur Gnral et au Trsorier qui prennent des mesures appropries.
Les chques non encaisss depuis 2 mois sont retourns dans les livres et un ordre de nonpaiement est tabli. Un nouveau chque est sign en faveur du bnficiaire, l'ancien devant
tre confirm perdu pendant les transactions.
SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE
Article 71: Fonctionnement de la petite caisse

LAssociation AHAZAZA gre une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le
paiement de dpenses mineures. Le plafond est fix FRW 40.000. La petite caisse
est utilise pour des paiements infrieurs ou gaux FRW 20.000.

Pour viter les incompatibilits de tches et respecter les niveaux de contrle requis en matire de gestion financire, la gestion de la caisse est confie une personne autre que lAssistant Administratif et financier au cas o il assume les rles
de comptables et par consquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de gestion de la caisse. La garde de la caisse peut tre confie par exemple au Directeur
Gnral ou au Secrtaire de Direction.

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Les fonds sont gards dans un petit coffre ferm clef, gard dans un endroit protge. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement responsable des espces reues. Tout abus constitue une faute grave.

Le Responsable de la gestion de la caisse tient un livre de caisse dans lequel les


mouvements de la caisse sont enregistrs. Les Bons de sortie de Caisse (Annexe 8
DOCUMENT F004) pr numrots, sont utiliss pour justifier la sortie des fonds.

Le journal de la caisse contient les dtails suivants:


a. Numro du Bon de
sortie
b. Date
c. Description de la
transaction

d. Montants reus/pays
e. Solde de la caisse
f. Observations, si ncessaire

Article 72 : Approvisionnement de la petite caisse

Pour approvisionner la petite caisse, le Responsable de la gestion de la petite caisse


tablit une rquisition qui doit tre accompagne des justificatifs de lutilisation de
lapprovisionnement prcdent. Cette rquisition est soumise au Trsorier pour
autorisation aprs stre inform de la situation de la trsorerie auprs du responsable de ladministration .
Aprs lautorisation par le Trsorier de lAssociation AHAZAZA, le responsable de
ladministration met un chque et le transmet aux diffrents signataires.
Aprs avoir encaiss les fonds, le Responsable dsign pour la gestion de la caisse
enregistre lopration dans son livre de caisse.
Un solde de Frw 20 000 devra dclencher le mcanisme dapprovisionnement de la
petite caisse.
Le trsorier de lAssociation AHAZAZA effectue des contrles de la caisse au
moins une fois par mois. Ces contrles sont indiqus sur le Formulaire d'Arrt de la
Caisse ( Annexe 9 - DOCUMENT F005).
A la fin de chaque mois, le Responsable de la gestion de la caisse clture les oprations de la caisse et en transmet les extraits au responsable de ladministration
pour vrification et comptabilisation.

Article 73 : Dcaissements

Toute rquisition de fonds est adresse au Directeur Gnral au moyen dun bon de
rquisition qui dfinit clairement le motif et le cot de la dpense ;
Le bon de rquisition approuv par le Trsorier est transmis au Responsable de la
gestion de la petite caisse pour paiement. Le bnficiaire signe pour rception des
espces ;
Les espces payes par caisse en avance doivent tre justifies dans un dlai de 48
heures partir du jour de paiement.

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Aprs la dpense, le rquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la petite caisse les documents originaux justifiant la dpense ainsi que le solde ventuel.
Le Responsable de la gestion de la petite caisse complte le Bon de sortie de caisse
en deux exemplaires en indiquant les dtails du montant. Le reliquat doit tre indiqu sur le Bon de rquisition.
En cas danomalie constate dans la caisse, le Trsorier en rfre par crit au Prsident de lAssociation AHAZAZA.

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES


Article 74 : Paiement de factures normales
Les procdures pour le paiement des factures sont dtailles dans les articles ci-dessus.

LAssociation AHAZAZA rgle les factures ds rception selon la disponibilit des


fonds et suivant le principe de FIFO First In, First Out .

Si un chque ou un ordre de paiement vient tre annul, le responsable de


ladministration appose un tampon "ANNULE" et signe au recto du chque. Tous les
chques annuls sont classs par ordre chronologique.

Article 75 : Paiement des salaires des agents

La liste de paie de lAssociation AHAZAZA est conforme au budget. Elle est prpare en Francs Rwandais.

Les salaires, les avantages et indemnits pays sont en accord avec le Rglement
d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA, et en conformit avec la loi fiscale
et toute autre rglementation en vigueur.

Avant le 22me jour de chaque mois, le responsable de ladministration prpare la


liste de paie mensuelle. Elle est transmise pour revue au Directeur Gnral. Les lments suivants sont tenir en compte:

Engagement
Nomination
Fin d'emploi

Augmentations de salaire et promotions


Indemnits (ad intrim, responsabilit)
Avis de retenues sur salaire

Tous ces lments doivent tre sanctionns par une note officielle signe par le Directeur
Gnral de lAssociation AHAZAZA .

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La revue de la liste de paie porte sur:

L'exactitude et l'exhaustivit de la liste de paie tablie;


L'existence des personnes mentionnes;
L'exactitude des changements effectus, quand il y a lieu;
L'exactitude des recouvrements ou des dettes dues des tierces parties.

La liste de paie est, par la suite, transmise au Trsorier pour autorisation et est ensuite
renvoye au responsable de ladministration pour la prparation des ordres de paiement.

Le responsable de ladministration s'assure de la disponibilit des fonds sur le compte


bancaire avant le 24me jour de chaque mois pour payer les salaires mensuels. Les salaires
du personnel sont pays, par banque au plus tard le 8me jour de chaque mois.

Il est tabli pour chaque employ un bulletin de paie mensuel (annexe 13 DOCUMENT
P004), prsentant le salaire de base et toutes les indemnits octroyes, les retenues et le
net payer. Les retenues rglementaires sont effectues au moment du paiement des salaires.

Le personnel quittant lAssociation AHAZAZA est retir de la liste de paie immdiatement. On procde aussitt au calcul et au paiement du dcompte final.

SECTION 28 : DES PLAC EMENTS DES AVOIRS


Article 76:
Les ressources financires de lAssociation AHAZAZA sont places dans un ou des comptes d'une
ou des banques implante(s) au Rwanda.
L'autorisation douvrir un compte bancaire dans un autre pays est accorde par lAssemble Gnrale de lAssociation AHAZAZA.
Article 77 :
Les signataires des comptes de lAssociation AHAZAZA sont dsigns par le Comit Excutif selon
les statuts de lAssociation AHAZAZA.
Les documents bancaires portent au moins 2 signatures conjointes dont celle du Prsident est obligatoire.

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Article 78 :
Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dpts la
banque sont signs conjointement par le Prsident, le trsorier, et le Directeur Gnral.
Tout mouvement ou toute opration comptable doit tre appuy par une pice comptable en bonne
et due forme. Les dpenses de fonctionnement sont effectues partir de la caisse.

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES


Article 79 : Audit
Pour son audit comptable, lAssociation AHAZAZA se confie un cabinet d'audit agr au Rwanda,
charg notamment de:
Vrifier annuellement la tenue de la comptabilit (enregistrement de base, justificatifs et
imputations comptables attribues) ;
Certifier les tats financiers

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TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES


SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS
Article 80 : Rvision du manuel
La procdure suivre pour effectuer une mise jour de ce manuel lorsquun changement permanent survient dans une politique, pratique ou procdure, est mise en uvre par le Comit Excutif ou le Directeur Gnral.
Toute mise jour sera mentionne sur la page 2 du manuel. Le numro et la date dune version
du manuel doit tre mentionn sur la premire page du manuel et en contrebas de chaque page.
Toute suggestion damendement devra tre soumise au Secrtaire de lAssociation AHAZAZA
qui procdera lanalyse ncessaire et soumettra au Comit Excutif les projets damendement
qui feront lobjet, par la suite dune adoption par lAG.
En matire de gestion du personnel, ce qui nest pas prcis dans ce manuel est rgi par le code
du travail au Rwanda.
Article 81 : Modifications
Toute disposition ou modification d'un de ces articles, propose par le Comit Excutif et adopte par lAssemble Gnrale de lAssociation AHAZAZA fait l'objet d'un procs-verbal.

Article 82 : Le prsent Manuel des Procdures de gestion Administrative et Financire, tel


qu'adopt par lAssemble Gnrale, le /../2008, entre en vigueur la date de sa signature.

Fait Muhanga le ../../ 2008.


Pour lAssociation AHAZAZA
Madame RAINA Luff
Prsidente du Comit Excutif
Reprsentante Lgale

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CONCLUSION
Ce manuel des procdures de gestion administrative et financire dcrit clairement les diffrents mcanismes dquilibre des pouvoirs en vue dassurer le leadership, la transparence et la
bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de lAssociation AHAZAZA,
qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il sagit dun instrument indispensable qui
contribue amliorer le fonctionnement de lAssociation AHAZAZA dans son ensemble pour la
ralisation efficace et efficiente de sa mission.
Cependant, lexprience nous a montr que la disponibilit dun manuel ne suffit pas pour amliorer les performances, mais quil importe, galement, dassurer sa mise en application. Ceci dpend
de plusieurs facteurs notamment la capacit, la comptence et la dtermination des membres et
du personnel de lAssociation AHAZAZA utiliser cet instrument stratgique.
Des mesures daccompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce
manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant lapplicabilit des termes et
principes consigns dans ce manuel seront faits temps opportun par le Directeur Gnral et
lendroit de tout le personnel. Cela constitue un mcanisme qui permettra au Comit Excutif de
pouvoir grer les questions quotidiennes et exploiter les opportunits qui se prsentent au cours
de la mise en uvre des activits de lAssociation AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci.
Le contenu de ce manuel est conforme la lgislation rwandaise et au directives du dpartement
de lenseignement rwandais.
Tout changement dun des articles de ce manuel doit tre approuve par lassemble gnrale de
lAssociation AHAZAZA sur proposition du Comit Excutif.

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ANNEXES
ANNEXE 1 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P001
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE
Entre
LAssociation AHAZAZA , ayant son sige social Muhanga, B.P. 35 Muhanga et reprsente
par
Madame/Monsieur ,
Fonction ,
appel employeur dune part;
Et
Madame/Monsieur ,
N(e) , le,
Rsident(e) ,
Nationalit ,
Etat Civil ,
Portant carte didentit n
dlivre le. et se dclarant libre de tout engagement, appel travailleur dautre part;
a t tabli le prsent contrat rgi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la Rpublique Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son excution.
Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT

Le prsent contrat a t tabli pour une dure indtermine et prend cours partir
du

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Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL


Le travailleur exercera, sous le contrle de ses chefs hirarchiques,
la fonction de , catgorie ,
chelon
Une description dtaille des tches du travailleur est annexe au prsent contrat et en
constitue partie intgrante.
Article 3: DE LA PERIODE DESSAI
La dure de la priode dessai est fixe .
Le prsent contrat ne deviendra dfinitif qu lexpiration de cette priode sous rserve
du rapport de la priode dessai. En cas de rupture de contrat par lune ou lautre partie,
aucune autre indemnit ne sera due que celle compensatrice de cong pay au prorata du
temps de service. La loi prvoit que lon peut rompre le contrat lessai sans pravis et
sans indemnit.
Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX
La rmunration mensuelle est fixe Frw pour la dure lgale du
travail, majore selon les dispositions de la loi, et des rglements du Personnel

Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR


Le travailleur sengage :
1. Sacquitter avec zle et fidlit des obligations de son travail .
2. Apporter tous ses soins lutilisation rationnelle de tout matriel qui lui a t confi.
3. Sinterdire de livrer pendant ou aprs son temps de travail tous les renseignements de
nature confidentielle et garder le secret professionnel
4. Consacrer tout son temps dans la limite des rglements en vigueur au service de
lemployeur.
5. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda.
6. Adhrer au Rglement dordre intrieur et au Manuel des procdures de lAssociation
AHAZAZA.
Article 6: DES OBLIGATIONS DE LEMPLOYEUR
Lemployeur sengage :
1. Payer aux temps prvus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rglements en la matire.
2. Donner des instructions ncessaires la bonne marche du travail.
3. Evaluer le travailleur annuellement.
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4. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda et des dispositions du Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA.
Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT
Le contrat pourra tout moment tre rsili par lune ou lautre partie
moyennant un pravis de jours conformment la loi et au Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA. Il pourra tre rompu sans pravis en
cas de faute lourde, suivant larticle 25 du code du travail et sous rserve de
lapprciation de la juridiction comptente en ce qui concerne la gravit de la faute.
Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS
Le tribunal comptent dans les diffrends ns loccasion de lexcution du prsent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant lInspecteur du
travail na pu aboutir un accord.
Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES
Pour ce qui nest pas prcis au prsent contrat, les parties sen remettent aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur, ou encore aux usages.
Fait . le
Signature de lemployeur
(Nom, Prnom, Fonction et Signature)

Signature du travailleur
(Nom, Prnom et Signature)

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ANNEXE 2 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P002
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE
Entre
LAssociation AHAZAZA , ayant son sige social Muhanga, B.P. 35 Muhanga et reprsente
par
Madame/Monsieur ,
Fonction ,
appel employeur dune part;
Et
Madame/Monsieur ,
N(e) , le,
Rsident(e) ,
Nationalit ,
Etat Civil ,
Portant carte didentit n
dlivre le. et se dclarant libre de tout engagement, appel travailleur dautre part;
a t tabli le prsent contrat rgi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la Rpublique Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son excution.
Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT
Le prsent contrat a t tabli pour une dure dtermine de :

(mois, annes)
(ne dpassant pas 2 ans : Apres 2 sans le contrat devient a dure indtermine)
Le prsent contrat prend cours partir du
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Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL


Le travailleur exercera, sous le contrle de ses chefs hirarchiques,
la fonction de , catgorie ,
chelon
Une description dtaille des tches du travailleur est annexe au prsent contrat et en
constitue partie intgrante.
Article 3: DE LA PERIODE DESSAI
La dure de la priode dessai est fixe .
Le prsent contrat ne deviendra dfinitif qu lexpiration de cette priode sous rserve
du rapport de la priode dessai. En cas de rupture de contrat par lune ou lautre partie,
aucune autre indemnit ne sera due que celle compensatrice de cong pay au prorata du
temps de service. La loi prvoit que lon peut rompre le contrat lessai sans pravis et
sans indemnit.
Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX
La rmunration mensuelle est fixe Frw pour la dure lgale du
travail, majore selon les dispositions de la loi, et des rglements du Personnel

Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR


Le travailleur sengage :
1. Sacquitter avec zle et fidlit des obligations de son travail .
2. Apporter tous ses soins lutilisation rationnelle de tout matriel qui lui a t confi.
3. Sinterdire de livrer pendant ou aprs son temps de travail tous les renseignements de
nature confidentielle et garder le secret professionnel
4. Consacrer tout son temps dans la limite des rglements en vigueur au service de
lemployeur.
5. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda.
6. Adhrer au Rglement dordre intrieur et au Manuel des procdures de lAssociation
AHAZAZA.
Article 6: DES OBLIGATIONS DE LEMPLOYEUR
Lemployeur sengage :
1.

Payer aux temps prvus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rglements en la matire.
2. Donner des instructions ncessaires la bonne marche du travail.
3. Evaluer le travailleur annuellement.
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4. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda et des dispositions du Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA.
Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT
Le contrat pourra tout moment tre rsili par lune ou lautre partie
moyennant un pravis de jours conformment la loi et au Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA. Il pourra tre rompu sans pravis en
cas de faute lourde, suivant larticle 25 du code du travail et sous rserve de
lapprciation de la juridiction comptente en ce qui concerne la gravit de la faute.
Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS
Le tribunal comptent dans les diffrends ns loccasion de lexcution du prsent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant lInspecteur du
travail na pu aboutir un accord.
Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES
Pour ce qui nest pas prcis au prsent contrat, les parties sen remettent aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur, ou encore aux usages.
Fait . le
Signature de lemployeur
(Nom, Prnom, Fonction et Signature)

Signature du travailleur
(Nom, Prnom et Signature)

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ANNEXE 3 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F001 (Excel)
RAPPORT FINANCIER MENSUEL
DU 01-01-200N AU 28/30/31-XX-200N
NComptes Comptes

Prvisions Ralisation
FRW
FRW

% des prvisions
valeur introgris = duire

budget
Liquides

Ecart

Ecart

Situation dbut 200N


5 CAISSE 01/01/200N
5 BANQUE 01/01/200N
TOTAL LIQUIDES 01/01/200N

Recettes
10.100
71.000
74.100
74.200
74.000
46.100
41.000

Dpenses
21.000
223
225
22.810
42.000
61.000
61.101
61.200
61.201
61.300
61.400
62.000
62.010
63.100
63.410
63.420

0
0
0

DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
Apports (cotisations membres)
Frais scolaires
Dons divers
Ventes diverses
Profits de change et autres
Crditeurs divers
Dbiteurs (Arrirs)
TOTAL RECETTES

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DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
Terrain
Construction
Mobilier
Equipements divers
Rmunrations dues au personnel
Eau et lectricit
Uniforme
Fournitures scolaires
Achat de livres
Fournitures de bureau
Petits outillages
Transport
Transport arien
Entretien et rparation
Courrier et communiqus
Tlphone

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Ecart Ecart
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ASSOCIATION AHAZAZA

NComptes Comptes
63.430
63.440
63.500
63.510
63.520
64.000
64.100
64.310
65.000
65.100
66.200
66.400
67.000
46.100
42.110

Liquides

Internet
Honoraires et frais d'actes
Photocopies et scanning
Saisie impression et reliure
Frais de mission
Pertes et charges diverses
Assurances
Cotisation FARG
Salaires et prestation de services
Caisse Sociale
Rwanda Revenue Authority
Frais de douane
Frais bancaires
Remboursement crdits
Avances
TOTAL DEPENSES

Prvisions Ralisation
FRW
FRW
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0
0
0
0
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Ecart

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0,00%
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Ecart

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0
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Situation fin du mois XX/200N


5 CAISSE 31/11/200N
5 BANQUE 31/11/200N
TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N

RESUME

% des prvisions

0
0
0

Situation fin du mois XX/200N


5 TOTAL LIQUIDES 01/01/200N
7 TOTAL RECETTES
6 TOTAL DEPENSES
GRAND TOTAL
5 TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N

0
0
0
0
0
Contrle

ok

Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Vrifi par :

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

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ASSOCIATION AHAZAZA

ANNEXE 4 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F002 (Registre)

LIVRE DE BANQUE MENSUEL


PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N
Date de
lopration

N titre
bancaire

Libells

Montants
Entrs

Montants
Sortis

Solde

Extraits bancaires

Observations

Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Vrifi par :

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ASSOCIATION AHAZAZA

ANNEXE 5 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F003 (Registre)

LIVRE DE CAISSE MENSUEL


PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N
Date Libells

Bon
Bon
Montants Montants Solde
Date de
Montant
Elment
Observation
de
dentre Entres
Sortis
justification justifis budgtaire
Sortie

Prpar par :

Approuv par :

Date :
Nom :
Fonction : : .
Signature :..

Date : .
Nom :.
Fonction :.
Signature :

Vrifi par :

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


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ANNEXE 6 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : I001 (Registre)

INVENTAIRE TRIMESTRIELLE
DATE DE LINVENTAIRE: XX-YY-200N
Date
acquisition

N de
srie

(*) Etat :
1 =Trs bon

Description

2 = Bon

Source

Affectation

3 = rparer

N
inventaire

Qte

Cot
dachat

Etat
(*)

Observation

4 = dclasser

Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Vrifi par :

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


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ANNEXE 7 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P003
PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL
(A rdiger en deux exemplaires une pour chaque agent)
Je soussign confirme que j'ai reu temporairement les actifs
(matriels) suivants, ncessaires pour ma fonction au sein de LASSOCIATION AHAZAZA :
Date : ..............................................................
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................

Je soussign ...................................................... confirme que les actifs (matriels) suivants ont t


rendus lASSOCIATION AHAZAZA .
N

DESCRIPTION DU MATERIEL

NOMBRE

DATE
REU

DATE
RENDU

1
2
3
4
Les lments suivants ont t gars pendant la priode de la fonction ou la date de dpart :
1.
2.
3.
Sujet un paiement de FRW .. pour compenser la perte des lments ci-dessus,
L ASSOCIATION AHAZAZA certifie la dcharge.

Date : ..............................................................
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


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Cachet de l'cole :

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ANNEXE 8 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F004
BON DE SORTIE DE CAISSE

No

200N/00X

(A rdiger en deux exemplaires)

Pay Mr/ Mme.


Le montant de FRW
(en lettres :)
Motif :
.
Pour rception (le destinataire/demandeur)
Nom : ................................................................
Date : .

Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Montant utilis FRW


Solde remis ... FRW
Pour rception (le caissier)
Nom : ................................................................
Date : .

Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Cachet de l'cole :

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

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ANNEXE 9 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F005
FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE MENSUEL
DATE : .././200..
Espces en caisse

FRW

Billets de 5000
Billets de 1000
Billets de 500
Billets de 100
Pices de 50
Pices de 20
Pices de 10
Pices de 5
Pices de 1
TOTAL ESPECES EN CAISSE
Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

Vrifi par :

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

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ANNEXE 10 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F006
BON DE REQUISITION DE MATERIEL

NO/ANNEE 200

LA DEMANDE :
Article

Quantit rquisitionne

Descriptions dtailles/ Caractristiques des biens


ou services rquisitionns

1 Prpar par : (le demandeur)

2 Vrifi par : (ladministrateur)

Date : ..
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

3 Approuv par : (la direction)

4 Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

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ANNEXE 11 :
Ecole libre AHAZAZA asbl BP 35 Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F007
BON DE COMMANDE

NO/ANNEE 200

FOURNISSEUR :.
.
ADRESSE DE LIVRAISON : .
.

Quantit

Dsignation

Prix Unitaire

Prix Total

Total

Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

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ANNEXE 12 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : I002

FICHE DE STOCK

ARTICLE :
PAGE N ...
Date

No. Du Bordereau
dexpdition ou
Bon de rquisition

Fournisseur/ No. Bon


de Commande

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

ENTREE

SORTIE

ENTREE
&
SORTIE

SOLDE
STOCK

SOLDE
STOCK

(units)

(units)

(FRW)

(units)

(FRW)

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Destination

Nom + Prnom + Signature


(du bnficiaire)

Manuel des procdures de gestion administrative et financire

ANNEXE 13 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P004
BULLETIN DE PAIE POUR LA PERIODE : DU AU ..
(A rdiger en deux exemplaires)
NOM

PRENOM

FONCTION

N MATRICULE

SALAIRE DE BASE BRUT


TRANSPORT
LOGEMENT
TOTAL IMPOSABLE
TPR
CRS PART PERSONNELLE
FARG
RETENUES
NET A PAYER

1 Prpar par : (ladministrateur)

2 Approuv par : (la direction)

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................

3 Pour acquit : (lemployeur)

Cachet de l'cole :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Manuel des Procdures administratives et financires


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Manuel des procdures de gestion administrative et financire

ANNEXE 14:
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P005
AUTORISATION DABSENCE AU SERVICE
Nom :...
Prnom :.
Fonction : ...
Est autoris(e) sabsenter au service de/du /au .
(Heure et/ou jour)
Motif : ...
(Maladie, Rcupration, Cong annuel, Cong de circonstance, Autre)
REMARQUE : En cas de maladie, lemploy doit prsenter une attestation mdicale de repos dlivre par le
mdecin traitant.
Prpar par : (lemployeur)

Approuv par : (la direction)

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : ......................................................
Signature :.....................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :

Manuel des Procdures administratives et financires


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Manuel des procdures de gestion administrative et financire

ANNEXE 15 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : P006
ORDRE DE MISSION
(A rdiger en deux exemplaires)
Monsieur/Madame ........................................................................
Fonction : ............................................................................................................................................................
Est autoris(e) se rendre ...
Pour....................................................................................................................................................
Date/heure de dpart :
Dure de la mission : .
Date/heure de retour :
Prpar par :

Approuv par :

Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................

Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :

Date/heure darrive, visa et cachet


de linstitution visite

Manuel des Procdures administratives et financires


Version 2008/003 du 15-03-2008

Date/heure de dpart, visa et cachet


de linstitution visite

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