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A quoi sert SharePoint

?

Publié le 13 Janvier 2023

Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT

A quoi sert SharePoint ?

Outil incontournable de la suite
Microsoſt 365, SharePoint sert à
créer des sites web collaboratifs
pour partager des informations et
des documents au sein d’une
entreprise ou d’une organisation.
Ces sites peuvent prendre la
forme d’intranet, d’extranet ou
d’espaces projets. Il offre
également des fonctionnalités
très avancées sur la gestion de
documents (GED) et la
collaboration en temps réel. Dans
cet article découvrez une
présentation de SharePoint et
faisons le point sur ce qu’il peut
vous apporter au quotidien.

Contenus [ masquer ]

1 A quoi sert SharePoint ?

1.1 Qu’est-ce que Sharepoint ?

1.2 Quel est le rôle de SharePoint ?

1.3 Les avantages de Sharepoint Online

1.4 3 exemples d’utilisation de SharePoint

1.5 Comment créer un Sharepoint ?

1.6 Intégration de Microsoſt SharePoint à

Office 365

1.7 Accompagnement et Formations sur

SharePoint

1.8 En savoir plus sur SharePoint et obtenir

un accompagnement

Qu’est-ce que Sharepoint

?

C’est quoi SharePoint ?

SharePoint est un composant de la suite

Office 365 au même titre que Microsoſt
Teams et la Power Pla$orm. Il est utilisé
comme plateforme de gestion de contenu
(CMS) pour gérer et organiser le contenu
(fichiers, images, vidéos, listes dynamiques,
etc..) de le partager et d’y accéder en ligne.
Les utilisateurs peuvent ajouter des
documents ou des données à partir de
n’importe quel ordinateur connecté à
Internet.

Mais SharePoint n’est pas seulement une

GED, il intègre aussi de la :

Gestion de projets : SharePoint permet de

me&re en place des espaces possédant
une arborescence définie et de les
dupliquer facilement en quelques clics
(exemple un dossier client que vous
dupliquer lors de la création d’un nouveau
client, voir capture d’écran plus haut)
Gestion de listes et de bibliothèques pour
y stocker de la donnée de façon organisée
sous forme de tableau avec des
métadonnées. (voir capture d’écran plus
bas)
Gestion des utilisateurs et des
autorisations pour gérer finement les
droits d’accès et faire de SharePoint un
entrepôt de données sécurisé
Intégration avec d’autres outils de
Microsoſt pour gérer notamment des
processus métier (traitement des factures,
workflow de validation, etc…)

L’objectif du logiciel SharePoint est

d’améliorer la communication et la
collaboration entre les employés d’une
organisation.

C’est un logiciel web, il vous permet

d’accéder à vos documents et à vos données
depuis le web, c’est à dire partout où vous
avez une connexion web : depuis votre
domicile, en déplacement et sur place.

L’avantage principal de SharePoint est d’avoir

accès en permanence à des datas à jour
(documents dans leur dernière version à jour,
etc…).

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Quel est le rôle de

SharePoint ?

Voici les 6 rôles principaux de SharePoint :

1/ Collaborer,
travailler en équipe :
SharePoint permet de travailler
simultanément sur un même document ou
sur une même liste de données. Une
fonctionnalité très utile est la création d’un
lien de partage pour un document qui
permet à un collègue de se rendre
directement sur le document ou de le me&re
en favori.

2/ Rechercher des
informations :
Sa fonction recherche est très au point, ce
qui permet de faciliter la recherche d’une
information ou d’un document.

3/ Automatiser des
tâches :
Le logiciel permet d’intégrer des applications
tierces à l’intérieur de l’environnement
SharePoint. Les utilisateurs peuvent ainsi
facilement automatiser des processus
(workflow management) . Ce&e
fonctionnalité permet la création de
formulaires et de workflows pour automatiser
des actions comme la génération d’un
document, l’enregistrement d’une donnée, la
création d’un événement, etc…

4/ Organiser et
partager du contenu
:
Partage de documents SharePoint offre des
fonctionnalités de gestion de documents,
(dossier clients, devis, factures, compte
rendu de réunion, fiche produit, plaque&e,
etc…) comme la création de bibliothèques de
documents, l’organisation des documents par
dossier avec une arborescence définie, le
versioning et la gestion des autorisations
d’accès, qui perme&ent aux employés de
partager et de collaborer sur des documents
en toute sécurité.

5/ Création de sites
collaboratifs :
Ce sont des portails (intranet, extranet) qui
perme&ent de partager, de créer et de
modifier en temps Agilium
Contactréel, 
des contenus et des
infos avec vos collègues et partenaires de

manière structurée et sécurisée

6/Gestion des tâches

(Task Management) :
Ces modules perme&ent d’assigner une
tâche à un collaborateur avec une deadline,
suivre l’avancement des tâches à l’échelle de
l’équipe et des projets et de communiquer
efficacement sur ce qu’il reste à faire.

Les fonctionnalités de…

Les avantages de
Sharepoint Online

Voici les avantages de SharePoint :

1/ La sécurité : SharePoint offre un espace

collaboratif sécurisé et privé, qui permet aux
utilisateurs de collaborer en ligne, de
partager des fichiers et d’organiser les
documents, tout en respectant la
confidentialité et la sécurité des données.
C’est un gros point fort de la plateforme
Microsoſt 365.

2/ La centralisation des données: SharePoint

offre aux utilisateurs un référentiel commun
de documents et aux administrateurs un
portail centralisé pour gérer tous les
utilisateurs (en ajouter, en supprimer), les
processus, les documents, etc…

3/La mobilité : SharePoint offre aux

utilisateurs un espace de travail virtuel
accessible depuis leur appareil mobile, un
allié de taille pour organiser le travail
d’équipe notamment sur des sites distants ou
en cas de télétravail. Travaillez depuis où
vous voulez comme au bureau.

3 exemples d’utilisation
de SharePoint

Nos clients utilisent SharePoint pour créer

des applications de type gestion des
factures, des commandes, des stocks mais
aussi pour créer des sites collaboratifs
comme des intranet et extranet

SharePoint en tant
que portail
collaboratif
Mis en place d’un intranet avec
SharePoint :
SharePoint peut être utilisé en tant que site
collaboratif (intranet) qui offre un accès
centralisé à des informations et des outils
importants pour les employés, comme les
politiques d’entreprise, les calendriers
d’événements, les annonces, les actualités et
les annuaires de contacts. Il permet aussi de
créer des pages d’accueil personnalisées
pour chaque utilisateur ou pour chaque
groupe d’utilisateurs.

Les fonctionnalités d’un portail intranet sont

nombreuses :

Accès aux logiciels et applications, formulaire

d’inscription, agenda partagé, SIG,
communiqués, liens externes, partage
d’images, vidéos et informations, etc…
Lorsqu’on met en place un intranet il est
important de lister la liste des modules
principaux et d’impliquer les collaborateurs
dans la phase de maque&age du projet
(élaboration du cahier des charges).

La définition des personas, l’atelier de tri par

carte et la constitution d’un groupe de
personnes pilotes de projet (de préférence
de différents services) perme&ent de définir
trois éléments :

les pages a&endues,

les motivations,
et les freins éventuels à l’utilisation de
l’intranet

L’idéal est de construire 2 ou 3 profils type

d’utilisateurs et de définir ces éléments pour
chacun :

Les a&entes de la part des collaborateurs :

être informé de ce qu’il se passe dans

l’entreprise,
avoir une porte d’entrée ,
un portail vers toutes les applications et
logiciels de travail,
avoir accès au planning de production,
être informé des opérations de
maintenance programmées,
avoir accès aux objectifs commerciaux,
etc…

Les motivations à utiliser l’intranet :

trouver l’information plus facilement,

avoir un accès unique aux outils de travail,
etc…

Les freins à l’utilisation d’un intranet :

Une ergonomie trop complexe,

Une mise à jour non régulière,
Des infos présentes déjà sur d’autres
endroits, etc…

La création d’un site collaboratif avec

SharePoint est une véritable aubaine pour
améliorer la circulation de l’information et la
collaboration interne à condition de prendre
en compte l’avis des collaborateurs lors de
sa création. Toutes les étapes citées
précédemment vous perme&ront de définir
votre road map pour la création de votre
intranet et d’assurer l’adoption de cet outil
de travail à part entière.

SharePoint en tant
qu’assistant virtuel
pour éviter les
ressaisies:
Mise en place d’un système de
reconnaissance des factures
(OCR)
Il est possible de me&re en place avec
SharePoint un système de reconnaissance
automatique des informations contenues
dans des documents scannés. A la fin de la
reconnaissance des caractères, les données
sont stockées dans une liste SharePoint et
relu par un humain (responsable) via un
circuit de validation automatisé qui peut
contenir plusieurs étapes.

Ce système intelligent permet de :

Reconnaître automatiquement les

caractères présents sur les documents
(OCR) Saisir les métadonnées dans une
liste SharePoint consultable en ligne,
Enregistrer le document dans le répertoire
SharePoint du bon service par exemple la
comptabilité,
Me&re en place un circuit de validation de
la facture. Le responsable va valider la
facture qui va ensuite passer
automatiquement à la comptabilité.

Cela permet de gagner du temps et d’alléger

le travail manuel lié au traitement des
documents et au cycle de validation. Le
système de reconnaissance automatique des
caractères permet aussi d’éviter la saisie de
ces données par une personne de votre
équipe et le fait automatiquement.

Le responsable n’a alors plus qu’à les relire et

les valider ou les modifier.

L’objectif est de passer de la saisie à la

validation en un clic. Le taux d’échec de la
reconnaissance automatique de ces
caractères est de plus en plus faible grâce à
l’évolution des technologies qui ont fait un
grand bon ces dernières années.

SharePoint grâce à ce type d’application

embarquée de façon transparente pour
l’utilisateur permet de réduire le temps de
travail alloué à des tâches fastidieuses et peu
intéressantes.

Nous pouvons aussi citer l’exemple de la

signature électronique. SharePoint peut
intégrer une solution dédiée de signature
électronique.

Par exemple, l’intégration d’Oodrive Sign à

SharePoint permet de recueillir des
signatures sécurisées et juridiquement
probantes sur tous vos contrats et accords
en un clic, directement depuis SharePoint.

La solution Oodrive est alors intégrée à

SharePoint de façon transparente pour
l’utilisateur. Cela vous permet d’envoyer en
signature vos documents et de générer en
quelques clics des signatures électroniques
conformes aux normes eIDAS et RGPD.

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SharePoint facilite la
saisie d’information
terrain
Mise en place d’un formulaire de
saisie d’ incident depuis un
smartphone
SharePoint permet de me&re à disposition
des utilisateurs des applications mobiles sur
lesquelles ils peuvent faire remonter des
données terrain directement depuis leur
téléphone.

Dans ce cas d’usage, SharePoint vous permet

de renseigner les données sur l’application et
quelques clics, celles-ci sont remontées
automatiquement sur la plateforme. Elles
sont accessibles alors en temps réel par les
personnes qui auront les droits d’accès.

Grâce à cela, vous limitez le nombre de

feuilles volantes sur votre bureau et les
ressaisies. La saisie sur le terrain est
simplifiée et les heures passées à faire des
papiers sont diminuées.

L’exploitation des données relevées sur le

terrain est également facilitée car leur
consolidation dans un référentiel commun
permet de faire des statistiques sur les
informations remontées, exemple : le nombre
d’incidents, la nature des incidents,des
moyennes, etc…

En cela SharePoint avec son système