Mettre en place et piloter

un intranet avec SharePoint

Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint

Travail collaboratif, gestion documentaire
et publication
Jean-François FUSTEC
Mettre en place
et piloter un intranet
SharePoint, l’environnement Microsoft dédié aux intranets, est utilisé par
des centaines de millions de personnes. Il couvre des usages très différents
Jean-François FUSTEC, consultant
d’une entreprise à une autre et fait travailler ensemble des métiers multiples.
et formateur en informatique colla-
Cet ouvrage s’adresse à toute personne chargée d’une mission de pilotage borative, est spécialisé sur SharePoint
d’un projet intranet qui doit maitriser les bases de la conception et com- et les environnements connexes dont

avec SharePoint
prendre les possibilités fonctionnelles de SharePoint : le travail collaboratif,
Office 365. Des grosses structures aux
monde du partage et de l’organisation, la gestion documentaire, monde
PME, il a accompagné des démarches
du classement et de l’automatisme et la publication, monde de la commu-
très diverses autour de SharePoint,
nication unidirectionnelle où les rôles sont définis entre auteur et lecteur.
en recherchant des solutions plutôt
Si SharePoint n’est pas encore déployé dans l’entreprise, quelle édition choi- que des produits. Au-delà de l’aspect
sir en fonction du projet visé ? À l’inverse, si SharePoint est implanté dans
technique, sa grande expérience dans
l’entreprise, quelles contraintes seront imposées si le projet à mettre en place
le domaine de l’organisation et de
est un sous-niveau d’une collection de sites ? Ce livre a comme objectif
la gestion est un atout pour l’aider à
de vous donner toutes les informations nécessaires à la mise en place et
au suivi d’un tel projet et aidera les organisateurs, animateurs d’un site ou
responsables d’une bibliothèque, à dialoguer avec le service informatique,
trouver l’approche et la solution les
mieux adaptées à chaque entreprise.
Travail collaboratif,
administrateurs et développeurs, acteurs indispensables de ce type de projet.
Mais il intéressera également l’informaticien qui doit, au-delà de son univers
technique, comprendre les possibilités de cet outil à facettes multiples et
gestion documentaire et publication
proposer aux utilisateurs les fonctionnalités les plus utiles, les méthodes les
plus pertinentes.
Tout au long de cet ouvrage, vous découvrirez :
- les fondamentaux : architecture des conteneurs d’information et ges-
tion des autorisations,
Jean-François FUSTEC
- la mise en place des fonctions les plus simples permettant de créer des sites
Pour plus
collaboratifs légers et d’utiliser le réseau social de SharePoint,
d’informations :
- la mobilisation de fonctionnalités d’ « entreprise » pour organiser une GED
ou un site de publication ainsi que les workflows pour dynamiser la vie de
l’information.
Cet ouvrage veut à la fois apporter un éclairage sur les fonctionnalités (ce
que l’on peut faire), expliquer en pratique les bases de la conception (com-
ment faire) et conseiller sur les choix d’organisation les plus efficaces. Il a été
rédigé avec la version 2013 de SharePoint.
ISBN : 978-2-7460-8914-3

21,95 €
 Table des matières
1
Chapitre 1
Introduction
A. Préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
B. À qui s’adresse ce livre ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
C. Objectifs d’un intranet collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1. Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2. Enjeux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3. Outils qui peuvent entrer dans le cadre d’un intranet collaboratif. . . . . . . . . . . 12
D. Au-delà du collaboratif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
E. Présentation de SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1. Définition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2. Fonctionnalités officielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3. Scénarios d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
F. Métiers et profils autour de SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1. Concepteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2. Utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3. Informaticien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
G. Horizon de cet ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1. Objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2. Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3. Étapes de découverte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Chapitre 2
Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint
A. Partir de zéro ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1. Si votre espace vous est imposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2. Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3. Acquérir un environnement SharePoint interne
ou s’abonner à un service hébergé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4. Identifier les utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
B. Arborescence des conteneurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
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1. Les applications Web et les collections de sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2. Espaces de rangement : les bibliothèques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3. Outils d’organisation : les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint
2 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication
C. Les autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1. Mécanisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2. Les groupes d’utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
3. Personnaliser les autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4. Les niveaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
D. Structurer l’environnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1. Créer des espaces de test. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2. Organisation hiérarchique ou fonctionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
E. Navigation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1. Le volet Lancement rapide et la barre de liens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2. Le ruban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3. Les listes de liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
4. Les liens dans les pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Chapitre 3
Créer un site collaboratif simple
A. Le site d’équipe et ses possibilités par défaut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2. Démarrer avec un site d’équipe standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3. Créer un site secondaire (sous-site). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4. Stocker et partager un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5. Utiliser les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
a. Créer une liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
b. Calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
c. Tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
d. Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
e. Enquête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
f. Liens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
g. Suivis de problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
h. Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
B. Organiser une bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
1. Paramétrer l'approbation et les versions d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2. Paramétrer les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3. Listes de référence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4. Affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
 Table des matières
3
C. Classement : bons et mauvais usages des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
1. Découverte des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
2. Affichage groupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3. Affichage sans dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
4. Exemples d'utilisation et contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
a. Utilisation en bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
b. Utilisation en liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
D. Page d’accueil et navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
1. Démarche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
2. Manipulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
3. Utiliser les composants WebPart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
4. Propriétés générales des composants WebPart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5. Les composants d'application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
6. Gérer les liens de navigation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
E. Quelques outils complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
1. Listes personnalisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
2. Alertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
3. Se connecter et exporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
F. Apparence du site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
1. Logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
2. Couleurs et présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
G. Organiser l'approbation de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
H. Réseau social d'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
1. L'espace personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
2. Le modèle de site communautaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
I. Récapitulatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Chapitre 4
Enrichir et dynamiser les sites
A. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
B. Les flux de travail (workflows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
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C. La gestion documentaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

1. Les types de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2. Les métadonnées gérées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
3. L'organisateur de contenu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4. Stratégies de gestion de l'information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint
4 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication
D. Publication rapide : annonces, blogs et pages Wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
1. Usages comparés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
2. Liste d’annonces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
3. Blog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
4. Bibliothèque de pages Wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
a. Usages et concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
b. Créer une bibliothèque Wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
c. La page d'accueil du site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
d. Structurer la navigation dans la bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
E. Le portail de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1. Usages et concepts : division des rôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
2. Le site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
3. Aspect et navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
4. Les pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
5. Circuit de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
F. Filtrer et rechercher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
1. Filtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
2. Recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
a. L'indexeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
b. Le requêteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
c. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
3. Remontée de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
G. Décisionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
1. Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
2. Tableaux de bord et reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
H. Boîtes aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
1. Adresse mail de bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
2. Boîte aux lettres de site d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Chapitre 5
Synthèse
A. Les bonnes pistes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
1. Encadrer sans verrouiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
2. Sous-sites ou bibliothèques multiples. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
 Table des matières
5
B. Mobilisez vos informaticiens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
1. Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
a. Extranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
b. Applications Web Apps, OneDrive Pro et usage mobile. . . . . . . . . . . . . . . . 189
c. Audiences et niveaux d’autorisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
2. Développements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
a. Formulaires InfoPath. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
b. Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
c. Développements applicatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
C. Accompagnez vos collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
1. Procédez par étapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
2. La formation et l’assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
3. Réseau social et espace personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
4. Le rôle de la direction générale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
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 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint
23

C h a p i t r e 2 : Co m p r e n d re l 'a r c h i t e c t u r e e t o r g a n i s e r s o n e s p ac e S h a r eP o i n t

A. Partir de zéro ?
M e t t r e en p l a c e e t p i l o t e r u n i n t r an e t a v ec S h a r e P o i n t

Selon le contexte de votre entreprise, votre site SharePoint est disponible ou pas : plu-
sieurs scénarios sont possibles. C’est pourquoi on emploiera, pour désigner le domaine
de responsabilité du pilote, le terme d’espace SharePoint, qui peut être une collection de
sites (un site complet) ou un site secondaire (un sous-site).

1. Si votre espace vous est imposé

Vous faites partie d’une filiale d’un groupe multinational, votre chef a reçu l’injonction
d’utiliser SharePoint et l’administrateur SharePoint, installé sur un autre continent,
vous informe que vous avez tout pouvoir sur un site secondaire, mais pas plus. Votre
travail sera contraint aux normes du groupe mais, la bonne nouvelle, c’est que vous
disposerez peut-être de l’édition la plus riche dans laquelle tout est en place pour
travailler : vous ne partez donc pas de zéro.

2. Foundation, Standard, Entreprise : quelle édition ?

SharePoint n’est pas installé, il faut en choisir l’architecture et l’édition puis passer com-
mande à votre DSI.
L’architecture consiste à évaluer les besoins techniques : un serveur ou plusieurs, sa
capacité, les contraintes de réseau, de sécurité…

H Ces questions sont du ressort du service informatique.

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En parallèle, la version de SharePoint est à choisir en fonction du budget et des exigences

fonctionnelles. Cette question doit logiquement impliquer différents responsables : le
service informatique, le décideur financier et le pilote du projet.
Microsoft fournit une documentation détaillée sur les différences, qui sont résumées ici.
 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint
24 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication

SharePoint Foundation
C’est une édition gratuite en licences, limitée à un seul serveur avec les outils minimums.
Pour une petite structure, elle permet de démarrer avec des fonctionnalités de base sur
un petit serveur.

G Ceservice
que l’on gagne en licence risque d’être redépensé plus tard en temps passé par le
informatique ou les concepteurs.

SharePoint Server Standard

L’édition payante de base permet d’abord de construire une ferme de plusieurs serveurs
qui vont travailler comme un seul en se partageant le travail, c’est l’équilibrage de charge,
et en garantissant une continuité de service en cas de panne de l’un d’eux, c’est la redon-
dance. Elle apporte ensuite des fonctionnalités complémentaires utiles en entreprise
telles que la gestion documentaire (GED), la publication de contenu (CMS), le réseau so-
cial privé, les workflows, l’intégration avec Active Directory pour présenter les informa-
tions des utilisateurs AD…
SharePoint Server Entreprise
L’édition de luxe apporte à l’édition standard des services supplémentaires : présenta-
tion en mode Web des formulaires (Infopath), des bases Access, des classeurs Excel.
Pour ces services précieux, on ne peut que conseiller l’adoption de l’édition Entreprise.
Accessoirement, cette édition permettra d’ajouter d’autres services annexes à Share-
Point comme les Office Web Apps et le réseau social Yammer, moyennant un budget en-
core supplémentaire.

3. Acquérir un environnement SharePoint interne

ou s’abonner à un service hébergé
SharePoint peut être installé en interne, sur un serveur de l’entreprise, mais peut aussi
être loué comme un service sur Internet.
En interne
Le service informatique (SI) garde la main, il s’agit d’un investissement en budget mais
aussi en compétences techniques s’il s’agit du premier serveur SharePoint. S’il y a des
besoins de développements spécifiques, l’organisation a une totale liberté. La confiden-
tialité des données est gérée par le service informatique.
 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint
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L’hébergement
La facturation en abonnement remplace l’investissement, et c’est l’hébergeur qui se
charge de l’administration (dimensionnements, charge réseau, sauvegardes, mises à
jour, antivirus, parefeu…). Une bonne solution si vous voulez démarrer vite mais pro-
gressivement sans compétences SharePoint dans votre service informatique et si beau-
coup d’utilisateurs, externes ou nomades, se connectent par Internet. L’hébergement,
enfin, peut permettre à un département qui dispose d’autonomie budgétaire mais pas
informatique de passer outre à un blocage d’une DSI insuffisamment réactive.
Chez Microsoft
L’offre Office 365 pour Entreprises (plans P, M et E) inclut des sites SharePoint dispo-
sant des fonctionnalités de SharePoint Server Entreprise avec certaines limitations,
notamment dans le site public ou l’intégration d’applications tierces, ce qui est hors de
notre sujet. Il est possible de ne s’abonner qu’à SharePoint Online, c’est-à-dire unique-
ment au service SharePoint sans les services Exchange et Lync.
La facturation est faite au nombre d’utilisateurs.
Chez d’autres hébergeurs
Divers autres hébergeurs proposent des services SharePoint Online, certains tarifés par
utilisateurs, et d’autres forfaitairement. Selon le cas, le serveur sera mutualisé (partage
d’une machine entre plusieurs clients) ou dédié (on vous garantit un serveur pour vous
seul).
Quelques critères de choix :
y Tarification au volume des données ou au nombre d’utilisateurs.
y Seuils dans les tarifs.
y Édition : Foundation, Standard ou Entreprise et limitations éventuelles.
y Services complémentaires (Office Web Apps…).
y Interface de gestion des utilisateurs.
y Fiabilité.
y Confidentialité par rapport aux risques d’espionnage.

4. Identifier les utilisateurs

Après commande du serveur, le pilote doit inventorier les utilisateurs et les classer dans
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des groupes, en fonction de leur rôle.

H Leles pilote doit travailler en tandem avec l’administrateur Active Directory pour réviser
groupes existants et lui demander de nouveaux groupes si nécessaire.
 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint
26 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication
Les groupes conseillés dans Active Directory (AD) sont :
y Tous les visiteurs de l’espace SharePoint (ou du sous-site si vous n’avez qu’un espace
partiel sous votre responsabilité) : ce groupe peut correspondre au groupe AD Tous
les utilisateurs, mais pas nécessairement s’il s’agit de certains services.
y Propriétaires de l’espace SharePoint : ce groupe peut inclure les personnes habilitées
à seconder le pilote et l’administrateur de la collection dans la structuration des sites.
y Un groupe de test : idéalement ce groupe peut contenir quelques utilisateurs fictifs
et quelques utilisateurs réels invités à servir de cobayes.
D’autres groupes pourront être exploités par service en particulier ; il est probable qu’il
en existe déjà beaucoup. À noter que dans Active Directory, il peut y avoir des groupes
contenant des groupes.

G Les groupes qui seront créés dans SharePoint incluront soit des groupes AD, soit des
utilisateurs individuels, soit une combinaison des deux.

B. Arborescence des conteneurs

SharePoint sert à stocker, classer et publier du contenu. Il utilise un ensemble de conte-
neurs que le concepteur va organiser selon les besoins qu’il aura analysés. Ces conte-
neurs forment une arborescence hiérarchique :

* Un site peut contenir d’autres sites, un dossier d’autres dossiers.

 Chapitre 2 : Comprendre l'architecture et organiser son espace SharePoint
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1. Les applications Web et les collections de sites

H Leur création est du ressort de l’administrateur, mais le pilote peut échanger avec lui
pour savoir :

y Quelle URL (l’adresse de base) donner, afin qu’elle soit la plus conviviale possible.
Plutôt qu’une adresse du type http://srv123xyz.societe.groupe.com:38097, il est
souvent possible d'utiliser un nom plus explicite.
y Qui sont les deux administrateurs de la collection de sites ; un informaticien et un
fonctionnel feront souvent un bon tandem. Si vous n’êtes pas l’un des deux adminis-
trateurs, veillez à ce que ces personnes soient accessibles et disponibles.
y Sur quel modèle créer le site racine de la collection ; le site d’équipe convient le plus
souvent, mais pas nécessairement.
y Faudra-t-il plusieurs collections, plusieurs applications Web ? Quelques critères de
choix seront présentés au chapitre Synthèse, une fois acquise la connaissance
concrète de l’outil.

2. Espaces de rangement : les bibliothèques

Une bibliothèque va contenir des documents, ou d’autres types de fichiers, comme des
images ou autres.
Les documents sont présentés sous forme de liste dont les colonnes sont les propriétés,
ou métadonnées des documents : nom de fichier, titre, date et auteur de la création…
Plusieurs affichages différents de la même bibliothèque permettront de la présenter
triée, groupée ou filtrée selon les propriétés des documents.
Le premier travail du concepteur sera de définir :
y les propriétés supplémentaires qui doivent être ajoutées à la bibliothèque ;
y les affichages qui seront appliqués à la liste des documents selon certains critères liés
aux propriétés.
Il est possible d’utiliser une bibliothèque SharePoint comme un dossier dans l’Explora-
teur de fichiers de Windows, avec une hiérarchie de sous-dossiers et en changeant le
nom du document à chaque version, par exemple, mais cela n’a aucun intérêt. Pour
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profiter de SharePoint, il faut donner aux documents :

y de la valeur ajoutée en leur affectant des types de contenu, des propriétés…
y de la dynamique basée sur un cycle de vie : circuit d’approbation, gestion des versions,
date d’expiration.
 Mettre en place et piloter un intranet avec SharePoint
28 Travail collaboratif, gestion documentaire et publication
Les bibliothèques, au-delà des documents bureautiques, peuvent accueillir d’autres
types de fichiers, dont :
des images des modes d'affichage, miniatures et diaporama, sont disponibles ;
des formulaires les informations demandées aux utilisateurs telles que les notes de
frais ou les demandes d’achat sont aisément gérées de façon cen-
trale et traitées par des processus d’approbation ;
des liens vers des documents situés ailleurs que dans la bibliothèque.
D’autres types de contenu sont possibles mais sans pouvoir bénéficier de fonctionnali-
tés spécifiques en standard.

3. Outils d’organisation : les listes

Les listes sont des outils d’organisation autant que des conteneurs d’information.
Certaines listes disposent de possibilités particulières, ce sont les listes standards du site
d’équipe :
y Contacts.
y Tâches.
y Calendrier.
y Annonces...
Mais, d’une façon plus globale, les listes de SharePoint s’apparentent techniquement à
une table dans une base de données ou un tableau dans Excel.
Le concepteur va donc pouvoir centraliser dans SharePoint des listes pour les informa-
tions de référence traditionnellement épinglées sur les murs des secrétariats ou dans des
classeurs Excel clonés à l’infini. Il pourra aussi utiliser des listes à chaque fois qu’il y aura
lieu de collecter des informations auprès des utilisateurs.

C. Les autorisations
La gestion des autorisations est un travail majeur dans SharePoint : il s’agit d’assurer la
confidentialité de certaines informations bien sûr mais, cela induit une dynamique qui
valorise fortement l’intranet si l’organisation est construite de façon efficace et souple.

H Sil’administrateur
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