CAHIER DES CHARGES ESPACE COLLABORATIF

SOCIETE

1. PRESENTATION DU PROJET
Le « PORTAIL DU COFINOIS » est une sorte de réseau social où une plateforme collaborative qui se réapproprie les
codes des réseaux sociaux.

Un espace de travail et d’échange personnalisé et sécurisé où sont centralisées les informations et les outils partagés
par les collaborateurs. Il n’est accessible qu’aux personnes qui appartiennent à l’écosystème SOCIETE, et a pour
vocation de faciliter et d’améliorer les pratiques de communication au sein de notre l’écosystème, tout en prônant un
équilibre entre productivité et détente, partage et intimité, cohésion et individualité.

Rubriques :

1. Espace partagé (inltranet)

2. Espace E-Learning
3. Espace Monitoring et évaluation de la performance

2. PRESENTATION DE LA CIBLE

o L’ensemble des collaborateurs SOCIETE 

3. OBJECTIFS DU PORTAIL

o Centraliser l’ensemble des outils de communication de votre entreprise (e-mails, messagerie

instantanée, réseau social d’entreprise et visioconférence et E-learning) ;
o Réinventer la gestion des documents et le partage d’informations ;
o Simplifier le travail en équipe grâce à des espaces dédiés au travail collaboratif ;
o Offrir une nouvelle expérience collaborateur, davantage tournée vers l’intelligence collective et les
modes de travail alternatifs.
o Faciliter l’apprentissage des collaborateurs à travers le e-learning

 Objectifs quantitatifs

o Nombre d’utilisateurs attendu : 1500 utilisateurs et plus

4. DEFINITIONS DU BESOIN

 Collaboration

o Messagerie instantanée (chat)

o Calendrier de groupe
o Réunion en ligne
o Forums
o Blogs
 o Agenda partagé
o Partage et mise à disposition de fichiers
o Prise en compte de tous types de fichiers (articles, photos, vidéos, documents),
o Partage d’écran,
o Partage de dossiers.
o Présentation nouveaux collaborateurs
o Tableau de bord,
o Gestion des droits d’accès,
o Traçabilité des échanges,
o Indicateurs de pilotage.
o PIC
o Parcours de mobilité
o Edition d’un document en temps réel et par plusieurs personnes,
o Bibliothèque de documents
o Modèles de documents mis à disposition des collaborateurs,
o Recherche plein texte,
o Visionneuse de documents

 SOCIETE ACADEMY (espace e-learning) Solution permettant de faciliter

l’apprentissage des collaborateurs ;

o Classe en présentiel : Connexion en live pour suivre les formation (webinaires, cours interactifs) en
remplacement de Zoom et Teams …
o Activités indépendantes en ligne et Auto-formation Auto-aprentissage : Hébergement des cours et
contenu multimédias, les remettre fréquemment à jour, ajouter des nouveautés… (Contenus PDF,
audios, Videos …)
o Évaluation post-formation : Gestion et évaluation des activités d’apprentissage et quizz …
o Apprentissage collaboratif : interface claire et intuitive pour les apprenants, leur permettent de
communiquer avec les animateurs et les autres apprenants et participants …
o Système de veille : permettant d’entretenir un lien fort avec les apprenants, à travers des pop-up
notifications et alertes ….

5. DESCRIPTION GRAPHIQUE ET ERGNOMIQUE

 Périmètre du projet

o Langue : Français
o Adapté aux supports desktop et mobiles

Charte graphique
- Conforme au site institutionnel de SOCIETE avec pour couleur dominante le rouge.
 - Exemples de sites pour inspiration : https://www.groupeSOCIETE.com

6. Description fonctionnelle et technique

 Arborescence du site

o Les grandes sections du portail :

o Organisation des différentes rubriques :
o Pages principales :

 Description fonctionnelle 

- Les utilisateurs doivent être en mesure de se connecter sur le portail cofinois via le couple
login et mot de passe pour accéder aux différents interfaces selon les droits et profils des
staffs: Back office et front office.

- Le portal donne accès à un réseau social et toutes les fonctionnalités de base pour favoriser
la communication (Chat, annuaire, forum, blog, moteur de recherche…)
Un espace de E-learning pour favoriser l’apprentissage en autodidacte ou en assisté et enfin
un espace de gestion des évaluations du personnel SOCIETE.

 Contraintes techniques :
- Le portail web doit être compatible avec l’ensemble de navigateur : Chrome, Internet
Explored, Mozilia Firefox, Opéra.

- Le portail web doit être disponible sur toutes les plateformes mobiles : Android, IOS

7. ANALYSE ET DIAGNOSTIQUE DE L’EXISTANT

 Plateformes collaboratives sont utilisées chez SOCIETE 

o One drive
o SharePoint
o Intranet
o Outlook
o Teams
o Zoom
o Gotomeeting

 Faiblesse de l’existant
 o Une indépendance entre les applications
o Augmentation des coûts de l’entreprise
o Risque sécuritaire
o Manque de flexibilité avec les autres applications

8. Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

 Prestations attendues 

o Développement
o Design
o Intégration
o Migration de base de données ou autres actifs existants
o Achat du nom de domaine et gestion de l’hébergement
o Maintenance et mises à jour
o Formation à la gestion du site
o Accompagnement marketing : plan marketing, SEO, SEA, webanalyse, …)

 Planning 

o Date limite soumission de candidature pour les prestataires :

o Date de sélection du prestataire :
o Principaux deadlines intermédiaires du projet selon les différents lots envisagés  :
o Date souhaitez-vous la livraison finale du projet :