SOMMAIRE

I- Présentation d’Alfresco ............................................................................... 2

I-1 Les Versions d’Alfresco.......................................................................... 2

I-2 Les points forts d’Alfresco ..................................................................... 3

II- Tous les usages d’Alfresco ........................................................................... 3

III- Environnement de production ................................................................. 6

IV- Accès au logiciel ....................................................................................... 6

IV-1 Format des documents scannés ............................................................ 7

I- Présentation d’Alfresco

Alfresco est un logiciel professionnelle Open Source de gestion

électronique des documents et d’archivage numérique crée et
géré par la société HYLAND (https://www.hyland.com/fr).

Alfresco est une références mondiale majeure pour la gestion électronique des documents et
l’archivage au sein d’une entreprise ou d’une administration publique. Le logiciel offre de
nombreuses fonctionnalités avancées, pour la gestion, la protection, la conservation et la
sauvegarde des documents.

I-1 Les Versions d’Alfresco

Alfresco est disponible en deux versions. La première est la version Community et la Seconde
est la version Entreprise. Les deux versions disposent à quelques détails près des mêmes
fonctionnalités, les principales différences étant basées sur le support commercial offert par
l’entreprise éditrice du logiciel.

Version Entreprise Version Community

Fonctionnalités de base (gestion des

documents, des utilisateurs, des Oui Oui
droits d’accès etc.)

Fonctionnalités avancées (Recherche

avancé, gestion des gros volumes de Oui Oui
données, Notification par mail, etc.)

Mise à jour fonctionnelle Oui Non (Possibilité de la

automatique faire manuellement)
Mise à jour de sécurité automatique Oui Non (Possibilité de la
faire manuellement)
Support commercial Oui Non

Formation et certification offerte Oui Non

Conseil et Assistance Technique Oui Non

Droit d’utilisation Payant Gratuit

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 Accès mobile Oui Non

Personnalisation de l’interface de
l’application Oui Oui

I-2 Les points forts d’Alfresco

D’une manière générale, l’archivage numérique permet des avantages pratiques à savoir :

▪ Réduction des taches manuelles de manipulation de documents

▪ Plus faible volume de stockage papier
▪ Accès instantané à l’information
▪ Sauvegarde sécurisée de l’information
▪ Réduction notable des risques de perte des documents
▪ Réduction notable des risques de détérioration des documents

Pour implémenter de façon concrètes ces avantages, Alfresco dispose de plusieurs

fonctionnalités, notamment :

▪ Espace collaboratifs (sites) avec possibilité de créer des forums de discussions, des
blogs, des wikis
▪ Tableaux de bord des activités (par utilisateur et par profil)
▪ Plans de classement des documents et dictionnaires de données
▪ Gestion des utilisateurs et de leurs droits associés
▪ Prévisualisation des documents en ligne
▪ Gestion des versions et du cycle de vie des documents
▪ Gestion des taches associées à un document
▪ Moteur de recherche intégré au logiciel
▪ Accès web

II- Tous les usages d’Alfresco

Le logiciel Alfresco est très facile à prendre en main. Au quotidien, il apporte aux
professionnels de nombreuses fonctionnalités, notamment :

❖ Un stockage et une consultation en mode Web

Connectez-vous depuis n’importe quel terminal et navigateur pour gérer vos documents

❖ Un import massif de documents

Vous pouvez ranger vos fichiers par catégories ou sous-catégories, comme sur votre interface
d’ordinateur

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 ❖ Une recherche puissante et efficace

Avec son moteur de recherche avancé, récupérez des documents grâce aux mots qu’ils
contiennent ou grâce à leur métadonnées (type, nom du document, taille etc.).

❖ Une gestion des droits au niveau des dossiers

Vous pouvez partager des documents entre utilisateur au sein de l’application ou en dehors
via un lien de consultation ou de téléchargement en ligne mais aussi en restreindre l’accès.

❖ L’édition simultanée de documents

En temps réel et via divers terminaux, travaillez à plusieurs sur un même document. Alfresco
propose aussi des fonctions collaboratives pour échanger des informations et faciliter le travail
en commun

❖ Les notifications de documents

Au besoin, recevez des alertes pour chaque ajout ou modification de documents. Cette
fonctionnalité est très pratique pour les travaux en équipe et pour les documents sensibles

❖ Une visionneuse des documents bureautiques

Aucun autre logiciel que le navigateur Web n’est nécessaire pour visualiser un document
enregistré.

❖ Le partage avec des personnes externes

Envoyez un lien hypertexte à un interlocuteur. Il pourra accéder aux documents contenus sur
la page de ce lien sans avoir à télécharger le logiciel Alfresco, ni même à se créer un compte.

Gestion des documents

Gestion des
Alfresco permet de Alfresco permet de versions d’un
Gestion des droits ranger les documents faire des recherches document et mise
d’accés aux numérisés par avancées sur les en avant
documents en catégories et/ou sous- documents par automatique de la
fonction des profils catégories, comme sur types, par dates, par version la plus
des utilisateurs votre interface titre ou par leurs récente
d’ordinateur contenus.
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 Stockage des documents

Les documents ne L’integrité des

Les documents Système de sauvegarde
sont pas accessibles documents est
numérisés sont automatique et
aux utilisateurs non assuré et garanti
stockés de configurable des
autorisés meme via par Alfresco tout
manière centralisé documents et des
le système au long de leur
sur un serveur données associées
d’exploitation stockage.
sécurisé.

Partage des documents

Les documents Les documents Les documents Alfresco garanti la

peuvent etre partagés peuvent etre peuvent etre edités tracabilité du
à d’autres utilisateurs envoyés ou mise à jour en document et des
ou groupes directement par ligne par plusieurs actions associées tout
d’utilsiateurs associés mail ou via un lien utilisateurs au long de sa
et autorisés de téléchargement directement via conservation
Alfresco

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 Outils collaboratifs

Possibilité de créer Créer des agendas Créer des Taches avec

Possibilité de créer
des pages de partage des calendriers, des des deadlines sur des
des blogs et des
de connaissances via carnets d’adresse, des actions a effectuer sur
forums de discussions
un wiki listes des taches à tout type de
entre utilisateurs
effectuer etc documents

III- Environnement de production

Alfresco fonctionne aussi bien, sur Windows, sur Linux que sur Mac. Chacun de ces systèmes
d’exploitation est parfaitement pris en charge et les performances du logiciel sont
sensiblement identiques. L’utilisateur est libre de choisir le système d’exploitation qui lui sied.

IV- Accès au logiciel

Alfresco est un logiciel web, et est donc accessible via une interface web depuis n’importe
quel navigateur web connecté à internet.

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 Utilisateurs voulant
se connecter à
Alfresco

URL d’Alfresco

Navigateurs web

Serveur connecté

Documents stockés

IV-1 Format des documents scannés

La plupart des formats de fichiers bureautiques sont supportés, comme par exemple les
formats Word, Excel ou PDF. Les images aux format jpeg et png sont également supportées.
D’autres contenus multimédias sont tous aussi supportés comme les vidéos ou les audios.
Alfresco dispose d’une fonctionnalité d’aperçu en ligne des documents et des images qui fait
gagner un temps précieux puisqu’il n’est plus nécessaire de télécharger intégralement un
document avant de le consulter.