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Guide de Dmarrage rapide

Fonctions essentielles pour les nouveaux utilisateurs de


FusionLive

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Sommaire
1. Prsentation 3
1.1 Introduction
1.2 Qui sommes-nous ?
1.3 Nous contacter
1.4 Remarques et suggestions
1.5 Configuration requise

2. Principes dutilisation ...5


2.1 Se connecter FusionLive
2.2 Naviguer dans FusionLive
2.3 Rles et droits daccs
Rle de chaque utilisateur
Droits daccs aux dossiers
Qui peut faire quoi ?

3. Mettre des informations ....8


3.1 Dposer un ou plusieurs documents
3.2 Rviser un ou plusieurs documents
3.3 Crer un dossier

4. Rechercher et consulter des informations..15


4.1 Effectuer une recherche
4.2 Consulter la fiche dinformation dun document
4.3 Tlcharger des documents
4.4 Visualiser un document
4.6 La zone Activits
4.7 Calendrier

5. Autres fonctionnalits et bnfices constats .20

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1. Prsentation
1.1 Introduction
Ce document est destin aux nouveaux utilisateurs de la plateforme collaborative FusionLive, dveloppe par McLaren
Software, socit du Groupe Idox. Il vous permet une prise en main rapide des principales fonctionnalits de loutil.
Chaque chapitre peut-tre consult indpendamment des autres.

Si vous dsirez approfondir votre connaissance de FusionLive, vous pouvez consulter notre Aide en Ligne en cliquant sur
le lien Aide situ en haut droite de lcran principal de FusionLive.

1.2 Qui sommes-nous ?

McLaren Software est le premier diteur denvergure mondiale proposant des solutions 100% Internet ou Software as a
Service (SaaS) de travail collaboratif et dautomatisation des processus mtiers. Sa solution FusionLive est un outil
Internet de collaboration et de gestion documentaire qui permet aux utilisateurs de partager et de travailler sur des
documents ou des informations communes un groupe de travail, un projet ou une entreprise.

Grce FusionLive, tout moment et selon des droits daccs dfinis, tous les utilisateurs sont certains de travailler sur la
mme et bonne version dun document.

Les intervenants amliorent leur productivit, gnrant ainsi des gains de temps et de qualit, en amliorant la
communication, en rduisant les erreurs et en maintenant un historique prcis et complet des tches ralises. De plus,
aucun investissement matriel nest requis car vous pouvez accder la plateforme FusionLive depuis un PC (ou un Mac)
muni dune simple connexion Internet.

1.3 Nous contacter

Notre Service Clients est disponible du lundi au vendredi (hors jours fris) de 9h00 18h00 (GMT+1) pour rpondre
toutes vos questions concernant lutilisation de FusionLive ou pour vous aider rsoudre un problme technique.

Vous pouvez nous joindre par tlphone au :


+33 (0)1 70 80 96 33
Ou par email :
supportfr@mclarensoftware.com

Lorsque vous nous laissez un message, merci de nous prciser, votre prnom, nom, le nom de votre socit, vos
coordonnes tlphoniques et email ainsi que le nom de lEspace de travail auquel vous participez. Le Service Clients
assure un suivi informatis de votre demande pour vous rpondre dans les meilleurs dlais. Nos chargs de clientle ont
mme la possibilit, avec votre accord pralable, de pendre la main sur votre cran afin de vous aider le plus efficacement
possible.

Si ncessaire, McLaren Software organise rgulirement des formations (en salle ou en ligne). Pour plus dinformation,
veuillez contacter votre responsable de compte McLaren Software.

1.4 Remarques et suggestions


Si vous avez des ides, des suggestions ou des commentaires sur la faon dont nous pourrions amliorer nos outils ou nos
services, nhsitez pas nous le faire savoir. En effet, la plupart des volutions de nos produits proviennent des
suggestions de nos utilisateurs. Vous avez donc un rle important jouer pour que nos produits sharmonisent toujours
avec votre faon de travailler.

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1.5 Configuration requise
FusionLive est compatible avec les systmes dexploitation Windows et Mac OS. Vous pouvez vous connecter partir des
navigateurs suivants : Internet Explorer ( partir de la version 6), Firefox, Chrome, Opra et Safari. Une machine JAVA SUN
est ncessaire pour utiliser les outils FusionLive. Votre confort dutilisation dpend grandement de la vitesse de votre
accs Internet et non des performances de votre PC (ou Mac).

Pour pouvoir utiliser certaines fonctions de FusionLive, vous verrez apparatre un message vous demandant
dinstaller un petit composant complmentaire (appel Applet JAVA). Dans ce cas, veuillez cliquer sur
Toujours faire confiance puis cliquez sur Excuter .

Si vous avez le moindre doute, nhsitez pas contacter le Service Clients par tlphone au +33 (0)1 70 80 96 33
ou par e-mail : supportfr@mclarensoftware.com Veuillez noter galement quil existe un document plus dtaill,
appel Guide de Configuration du Systme. Si ncessaire, vous trouverez dans ce document les informations
ncessaires pour configurer votre ordinateur et votre rseau local pour utiliser FusionLive.

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2. Principes dutilisation
Avant de dcouvrir les principales fonctions de FusionLive, vous trouverez ci-dessous des informations gnrales
concernant son fonctionnement.

2.1 Se connecter FusionLive

Un nom dutilisateur et un mot de passe sont ncessaires pour vous connecter FusionLive. Ces codes daccs vous ont t
envoys par e-mail lissue de votre formation.
Lors de votre premire connexion, FusionLive vous demandera de choisir le mot de passe de votre choix. Veuillez tout
dabord ouvrir votre navigateur et allez sur notre page daccueil :

www.mclarensoftware.fr

1) Cliquez sur le bouton Connexion Clients situ dans le coin en haut droite de la page daccueil :

2) Slectionnez ensuite FusionLive EU :

3) Entrez votre Nom dutilisateur ainsi que votre Mot de passe puis cliquez sur le bouton Se Connecter :

Astuce : Vous pouvez ajouter la page de connexion FusionLive vos favoris Internet afin de retourner plus
rapidement sur cette page lors de votre prochaine connexion.

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2.2 Naviguer dans FusionLive
Tout en tant simple dutilisation et intuitif, FusionLive est un outil de collaboration trs complet. Les nombreuses
fonctions sont regroupes, dans sept zones diffrentes entre lesquelles vous pouvez naviguer. Ces diffrentes zones sont
accessibles travers les onglets ci-dessous :

Accs lespace daccueil, au Tableau de bord et


votre page personnelle.

Accs lespace documentaire contenant


lensemble des dossiers et documents auxquels
vous avez accs.

Accs la messagerie et aux modules de validation


de documents, de suivi des modifications, etc..

Accs lannuaire des intervenants de lespace de


travail et aux groupes dutilisateurs.

Accs votre calendrier personnel.

Accs aux options dadministration. Vous pouvez y


modifier vos prfrences et votre mot de passe.

Il est possible que vos droits ne vous donnent pas accs tous les modules de lapplication. Pour une prsentation
plus complte, nhsitez pas nous contacter au :

+33 (0)1 70 80 96 33

2.3 Rles et droits daccs


Pour des raisons de confidentialit et de scurit, toutes les informations enregistres dans FusionLive ne sont pas
accessibles tous les utilisateurs. Pour les mmes raisons, tous les utilisateurs nont pas la possibilit dexcuter les
mmes actions sur les documents et nont pas accs aux mmes fonctionnalits.

A chaque utilisateur est attribu un rle qui lui autorise un certain nombre dactions. Quelles que soient les fonctions
auxquelles un utilisateur peut accder (rle), il pourra consulter ou modifier des informations uniquement selon des
droits daccs dtermins pour chaque dossier. Les droits daccs sont dtermins lors de la cration de lEspace de
travail par les Administrateurs mais peuvent voluer au cours du projet.

Rle de chaque utilisateur

Le rle dun utilisateur dfini les fonctions auxquelles il pourra accder.

Utilisateur

Un Utilisateur a accs toutes les zones de FusionLive. Un utilisateur la possibilit, douvrir, de tlcharger, de
visualiser et de dposer et rviser des documents en fonction de ses droits daccs (voir Droits daccs aux dossiers)

Administrateur Socit

Un Administrateur Socit est un utilisateur qui est charg de la gestion de sa Socit et ses Utilisateurs. Plus
prcisment, son rle lui permet d'inviter des collaborateurs de sa Socit participer un ou plusieurs Espaces de travail
dans FusionLive mais galement de mettre jour les coordonnes de sa Socit. Ce rle permet galement daccder aux
rapports sur les Demandes de Validation de la zone Rapport .

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Son accs aux documents est contrl chaque dossier comme pour tout autre utilisateur (voir Droits daccs aux
dossiers). Il peut y avoir plus d'un Administrateur Socit par Socit.

Administrateur Espace de travail

Un Administrateur Espace de travail est un utilisateur qui est charg de la gestion et de la personnalisation dun Espace
de Travail (page daccueil, dossiers, listes de diffusion, etc). Il a aussi la possibilit dautoriser lajout de nouveaux
intervenants au projet.

Son accs aux documents est contrl chaque dossier comme pour tout autre utilisateur (voir Droits daccs aux
dossiers). Ce rle est spcifique un Espace de travail et il peut y avoir plusieurs Administrateurs Espace de travail par
Espace de travail.

Les rles secondaires dAdministrateur de document , dAdministrateur des tables de codes et


dAdministrateur des destinataires par email peuvent tre attribus par lAdministrateur Espace de travail
nimporte quel utilisateur.

Droits daccs aux dossiers

Tous les documents sont classs dans des dossiers l'intrieur de longlet Documents. Chaque dossier peut tre
configur pour contrler l'accs des utilisateurs aux documents contenus dans celui-ci. Votre niveau d'accs sur un dossier
est affich en haut droite de l'cran du dossier dans lequel vous tes :

L'Administrateur Espace de Travail est le seul utilisateur qui peut crer un dossier de premier niveau dans
l'arborescence.

Qui peut faire quoi ?


Dans le tableau ci-dessous figure ce que peut faire un utilisateur selon ses niveaux de droits d'accs un dossier. Il existe
trois niveaux daccs pour un dossier. Un utilisateur ne verra safficher les dossiers auxquels il na pas accs.

Invit Contributeur Administrateur


Voir le contenu du dossier, ouvrir, tlcharger, voir
Oui Oui Oui
ou annoter des documents.
Dposer ou rviser des documents Non Oui Oui
Dplacer des documents Non Oui* Oui*
Crer des sous-dossiers Non Oui Oui
Dplacer des dossiers Non Oui* Oui*
Supprimer des dossiers Non Oui** Oui**
Modifier les droits daccs dun dossier Non Non Oui

* L'utilisateur doit avoir au moins un accs de Contributeur dans le dossier cible.


** Seulement si le dossier est vide.

Les champs dattributs dun document ne peuvent tre modifis que par lutilisateur qui la mis en ligne ou par
lAdministrateur document (voir Administrateur Espace de travail ).
Il nest pas possible de supprimer un document dans FusionLive, mme pour le Service Clients McLaren Software.

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3. Mettre des informations
Cette section a pour but de vous dcrire, tape par tape, comment dposer ou rviser un document ou encore comment
crer un message et un dossier dans FusionLive.

3.1 Dposer un ou plusieurs documents

Pour dposer un fichier dans FusionLive partir de votre PC (ou Mac), vous devez vous trouver dans la zone Documents
et vous positionner dans le dossier de votre choix.

Vous devez tre Contributeur sur le dossier pour y dposer des documents (voir Droits daccs aux dossiers ). Une
fois le document compltement enregistr dans FusionLive, il ne sera plus possible de le modifier ou de le supprimer. Si le
document doit voluer, il faudra alors le rviser (voir Rviser un ou plusieurs documents ).

Ensuite, vous devez suivre les tapes suivantes :

Etape 1 : Cliquer sur le bouton Dposer

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Etape 2 : Slectionner les documents dposer

Dans la fentre qui saffiche, slectionnez un ou plusieurs fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir

Etape 3 : Saisir les attributs documentaires

Vous devez prsent saisir les champs dattributs documentaires pour chaque document que vous dposez. Suivant les
projets, il est possible que le champ Rfrence utilise un systme de codification avec des listes droulantes.
Les champs obligatoires sont Rfrence , Titre du document et Indice .

Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton Dposer pour continuer :

En cliquant sur le bouton Dposer plus tard vous pourrez reprendre le dpt ultrieurement :

Remarque : les champs obligatoires sont reprs par *

Astuce : Vous pouvez cocher la case dans la colonne pour donner automatiquement le nom du fichier comme titre de
document. La flche vers le bas permet de copier automatiquement ce que vous avez saisi sur la premire ligne sur toutes
les lignes suivantes.

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Etape 4 : Envoyer un message

Lors de dpt de document, FusionLive vous proposera dinformer les autres intervenants de la mise en ligne de vos
documents via un message. Il vous suffit alors de slectionner les destinataires du message (Groupes ou Utilisateurs) et de
remplir votre message.

Cliquez ensuite sur le bouton Dposer Maintenant pour lancer le transfert de vos documents et lenvoi du message :

Remarque : les champs obligatoires sont reprs par *

Etape 5 : Fin

La fentre Contrle de lenvoi vous permet de suivre le transfert des documents. Cliquez sur le bouton Fermer une fois le
document dpos.

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3.2 Rviser un ou plusieurs documents
Au cours du projet, les documents vont voluer et de nouvelles versions vont tre produites. Lun des intrts de
FusionLive est de pouvoir suivre prcisment les rvisions successives dun document et de toujours proposer aux
utilisateurs la dernire version disponible daffiche lcran (toutes les anciennes versions restant nanmoins
accessibles).

A savoir : Vous devez tre Contributeur sur le dossier pour pouvoir y rviser des documents (voir Droits daccs aux
dossiers ).

Ensuite, vous devez suivre les tapes suivantes :

Etape 1 : Slectionner les documents rviser

Une fois les documents slectionns (surligns bleu ciel), cliquez sur le bouton :

Etape 2 : Slectionner les nouvelles versions dposer

Cliquez sur Slectionner un fichier pour slectionner les nouvelles versions dposer :

Dans la fentre, slectionnez le fichier correspondant chaque nouvelle rvision et cliquez sur le bouton Ouvrir

Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton Dposer pour continuer :

En cliquant sur le bouton Dposer plus tard vous pourrez reprendre le dpt ultrieurement :

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Etape 3 : Complter ou modifier les attributs

Le systme vous propose de modifier ou de complter les attributs des documents initiaux. Noubliez pas de prciser
lIndice des nouvelles versions que vous vous apprtez dposer.

A savoir : Les champs obligatoires sont reprs par *

Astuce : Le nom de fichier de la nouvelle version peut tre diffrent du nom de fichier de lancienne version.

Etape 4 : Rdiger un message

FusionLive vous proposera alors de rdiger un message qui permettra aux autres intervenants de prendre connaissance
de la mise jour de vos documents. La procdure est la mme que pour un nouveau document (voir Etape 4 : Rdiger un
message ).

Etape 5 : Fin

La fentre Contrle de lenvoi vous permet de suivre lvolution du transfert de vos nouvelles versions vers FusionLive.

La dernire version de votre document est maintenant en ligne et les destinataires slectionns ont t avertis
grce votre message.
Seule la dernire version de votre document est affiche dans FusionLive. Les anciennes versions ont t
automatiquement archives mais restent toujours consultables dans via la Fiche dInformation.

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3.3 Crer un dossier

Les utilisateurs ont la possibilit de faire voluer larborescence de la zone Documents en crant, modifiant ou dplaant
des dossiers.

Remarque : Pour pouvoir crer un dossier, il faut tre soit Administrateur du dossier soit Contributeur du dossier
dans lequel il sera cre. (voir Droits daccs aux dossiers )

Voici les tapes suivre pour crer un dossier :

Etape 1 : Se positionner dans larborescence

Aprs vous tre positionn dans le dossier (dossier parent) dans lequel vous souhaitez crer un sous-dossier, cliquez sur le

bouton :

Etape 2 : Crer le dossier

Cliquez sur le bouton :

Entrez le nom de votre nouveau dossier :

Cochez dossier scuris

Remarque : Si vous ne cochez pas cette case, tous les utilisateurs auront accs votre dossier en lecture.

Cliquez sur le bouton :

FusionLive vous demande alors de dfinir les droits daccs de votre nouveau dossier (voir Droits daccs aux dossiers
).

Remarque : En cochant Hriter des droits du dossier parent, FusionLive vous proposera, dans lcran suivant, les mmes
droits daccs que ceux du dossier parent. Vous pourrez les modifier au besoin.

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Etape 3 : Dfinir les droits daccs

Slectionnez les utilisateurs (ou groupes dutilisateurs) dans le tableau de gauche et rpartissez-les dans les diffrents
tableaux de droite en fonction des droits que vous voulez leur accorder laide des flches. (voir Droits daccs aux
dossiers ).

Cliquez ensuite sur le bouton Crer, en bas droite de lcran.

Votre dossier a t cr !

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4. Rechercher et consulter des
informations
Il existe une multitude de solutions pour retrouver un document dans FusionLive. La plus simple est de se dplacer
dans larborescence qui apparat dans la zone Documents.

Une autre consiste effectuer une recherche soit en utilisant la fonction de recherche rapide en haut droite de lcran
ou la fonction de recherche avance disponible depuis nimporte quel dossier.

Il est aussi possible daccder aux documents partir des messages classs automatiquement dans la zone Activits.
FusionLive propose plusieurs outils pour exploiter les informations, tel que la fonction Exporter.

4.1 Effectuer une recherche

Depuis nimporte quel cran, vous pouvez lancer une recherche en cliquant sur le bouton

Remplissez les diffrents champs, puis cliquez sur le bouton :

Remarque : Il est possible dexporter le rsultat de la recherche dans Excel via la fonction Exporter. Cela facilite par
exemple le suivi des documents dposs dans FusionLive.

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4.2 Consulter la fiche dinformation dun document

Tout document contient un certain nombre dinformations (diffrentes selon la configuration de chaque Espace de
travail). Ces informations proviennent, soit de lutilisateur, soit sont automatiquement enregistres.

Pour accder ces informations, il suffit de slectionner le document qui vous intresse et de cliquer sur Voir info
document ou Info :

Les informations disponibles sur le document slectionn apparaissent dans la Fiche dInformation.

Les onglets apparaissent en fonction des actions ralises sur le document. Par exemple, si aucune annotation na t
faite, longlet Annotations ne sera pas affich.

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Voici les onglets qui peuvent apparatre :

Informations Affiche les attributs du document ainsi que les dtails sur le fichier
Affiche la liste des versions et les commentaires associs et comparer deux versions
Versions dun mme plan AutoCad.

Actions Affiche la liste complte des tches associes ce document

Affiche tous les messages qui font rfrence ce document ainsi que les informations
Messages sur les expditeurs et destinataires
Annotations Affiche la liste des annotations effectues sur le document

Validations Affiche lavis et les commentaires dun document ayant suivi un circuit de validation.

Astuce : Si vous tes lauteur du document ou Administrateur document (voir Administrateur Espace de travail ),
vous pouvez modifier si besoin le contenu des champs dattributs du document.

4.3 Tlcharger des documents


Vous avez la possibilit de rcuprer une copie dun document sur votre PC (ou Mac), votre rseau ou votre cl USB, en
utilisant la fonction Tlcharger : Depuis longlet Documents, allez dans le dossier qui vous intresse. Slectionnez
un ou plusieurs documents puis cliquez sur le bouton Tlcharger :

Lors du tlchargement, vous avez la possibilit de nommer les fichiers par leur Rfrence, leur Titre ou tout
simplement conserver leur nom de fichier dorigine :

Choisissez loption denregistrement souhaite puis cliquez sur :

Choisissez, le rpertoire sur votre ordinateur dans lequel vous souhaitez enregistrer les documents et cliquez sur
Enregistrer .

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4.4 Visualiser un document

FusionLive est dot dune visionneuse intgre qui permet de dafficher et dannoter plus de 250 format de des
documents stocks dans la plateforme.
Grce cette fonctionnalit, vous pouvez visualiser et annoter nimporte quel fichier sans aucune installation
particulire (par exemple vous pouvez visualiser et annoter un plan Autocad sans installer Autocad sur votre PC).
Lors de la premire utilisation de la visionneuse, il vous sera demand de linstaller.

Pour visualiser un document, il vous suffit de le slectionner et de cliquer sur le bouton :

La visionneuse souvre et le document est affich en mode Visualisation.

4.6 La zone Activits


La zone Activits permet de retrouver lensemble des messages ou des tches qui vous ont t adresss ou que vous
avez envoys.

Pour y accder, cliquez sur longlet ci-dessous.

Remarque : Dans la plupart des cas ces informations sont galement disponibles dans la Fiche dinformation des
documents concerns (voir Consulter la fiche dinformation dun document ).

Type dactivit

Il y a diffrents types dactivits:

Message Message simple quivalent un e-mail


Message plus formel avec un seul destinataire et une date obligatoire de
Demande d'Informations rponse

Tche assigne une personne et reporte dans le calendrier de


Tche lutilisateur

Demande de Validation Message utilis pour demander des avis sur des documents

Demande de modification dans les tudes / travaux pouvant avoir un


Demande de Travaux Modificatifs impact sur la dure ou le cot

Remarque : Dans certains Espaces de travail, toutes ces activits ne sont pas actives.

Important : Ce mode de communication est beaucoup plus avantageux que lemail classique. En effet, chaque message,
tche ou demande de validation est enregistre dans FusionLive. Ils pourront tre retrouvs trs facilement et vont
vivre avec les documents concerns. A tout moment il sera possible de retrouver les messages, validations ou tches
associs un document.

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4.7 Calendrier

Le calendrier vous permet davoir une vision temporelle des informations gres dans FusionLive. Il est personnel
chaque utilisateur.

Par exemple, si on vous a demand de rpondre un message pour le 2 avril, cette chance apparatra
automatiquement dans votre calendrier :

Astuce : Vous tes capable de copier automatiquement un vnement de votre calendrier FusionLive vers votre
calendrier Outlook en cliquant sur le bouton Exporter.

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5. Autres fonctionnalits et bnfices
constats
Ce guide de prise en main rapide avait pour objectif de dcrire les fonctions de base utilises dans la solution
FusionLive.

Lensemble des fonctions est dcrit de manire dtaille dans laide en ligne accessible partir de tous les crans de
FusionLive (en haut droite).
Vous trouverez ci-aprs une liste non exhaustive des fonctionnalits de FusionLive qui ne figurent pas dans ce
document. Nhsitez pas demander notre Mmoire Technique pour une liste complte :

Services de reprographie pour simplifier lenvoi des demandes de tirages au reprographe.

Module complet de reporting pour suivre lvolution des diffrents processus en cours et identifier
immdiatement tout retard.

Calcul automatique de rfrences documentaire en fonction de rgles dfinies.

Diffusion Automatique de Documents en fonction de la Codification

Gestion des Listes prvisionnelles

Trs peu de temps aprs la mise en service de FusionLive, les entreprises qui utilisent loutil ont constat les
amliorations suivantes :

Un accs immdiat une information fiable

Une rduction des erreurs dues lutilisation de mauvais documents

Un dlai de ractivit plus court

Une rduction des cots postaux et de tirage papier

Plus de transparence entre les diffrents intervenants

Un contrle des dlais simplifis sur lexcution de tches

Plus de problme de version de logiciel pour ouvrir un document

Une rduction des litiges grce de la traabilit

Nous esprons que vous constaterez galement ces amliorations. Nhsitez pas faire appel au Service Clients
de McLaren Software pour vous assister dans lutilisation de FusionLive.

Version Janvier 2013

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