Gestion de contenu des Notices mai 2013 - @ san esteban

CONTENU DES NOTICES – C'EST QUOI ?

Mes incessantes demandes de déployer une solution de gestion de contenu résultent d’une crise ou d’une
tension dans la gestion de l’information de notre service; une situation qui nécessite la mise en place d’une
organisation plus structurée, d’une traçabilité ou d’une meilleure utilisabilité.

Dans notre entreprise, l’outil informatique est le plus souvent utilisé comme une simple armoire à dossiers.

Qu'en résulte t'il ?.

Impossibilité de constituer un dossier complet dans un délai raisonnable

De retrouver la dernière version d’un document électronique qui a nécessité des jours de travail, etc.
Impossibilité de contrôler les accès aux fichiers sensibles, de les sécuriser, etc.

Les risques à plus ou moins long terme de cette situation sont :

« une perte par dilution ». Dilution d’une information importante dans un ensemble beaucoup trop
vaste. Il y a perte de connaissance ou de mémoire au niveau de la société.
« une perte de productivité ». La plupart des erreurs que nous commettons viennent de difficultés dans
l’usage des documents ou de temps perdu en recherche (facteur le plus fréquent). La réutilisation de
documents existants est également problématique, lorsque des documents autonomes croissent dans
nos serveurs; l’efficacité du travail peut alors être largement dégradée du fait d’un manque d’organisation,
de traçabilité ou simplement de visibilité dans un processus documentaire.
« une perte de qualité ». La gestion documentaire fait partie des processus qualité (ISO 9001, 14001
notamment) et si l’utilisation d’une bonne gestion documentaire n’est pas requise pour s’y conformer, elle
permet plus simplement d'accéder à ces critères qualité.

Il serait intéressant (voire essentiel) d’évaluer ces risques et de fixer des objectifs d’amélioration pour les éviter.

Vous trouverez dans ces pages un état des lieux du service notices en matière de processus documentaire,
de stock d'informations et de l'exploitation qui en est faite.

On m'a souvent reproché d'être "obscur", j'ai tenté de faire au plus simple avec ce document en espérant que,
si je n'arrive pas à convaincre, cette analyse pourra servir à toutes fins utiles, puisque c'est le plus important.

San Esteban

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Le Contenu Manuels
MANUELS ARCHIVES

Les Manuels archivés (papiers) représentent 95% des documents produits par le service notices.
Ils sont composées de :

4500 Notices complètes au format papier, classées par N° de plan dans des boites à archives;
11000 Fichiers Word (dont 600 "Manuel d'utilisation") sur le serveur notice (dont la plupart sont des
doublons de doublons, etc., qu'il faut donc manipuler avec la plus grande attention).
4500 Plans Autocad 2D à reformater et à classer.

Manuels Archivés
DESCRIPTIFS WORD 600

PLANS A FORMATER 4500

MANUELS ARCHIVÉS 4500

FICHIERS WORD 11000

Ces Manuels archivés sont très mal gérés (pas d'indexation, de suivi de modification, de mise à jour, etc.), ils ne
constituent pas une base fiable de processus documentaire, d’où l'intérêt de migrer au plus tôt ces données dans
une gestion de contenu. De plus, ils ne sont pas conformes aux nouvelles directives machines et devraient
être traités dès que possible, pour satisfaire aux réglementations en vigueurs, en fonction d'impératifs que nous
devrions pouvoir fixer (quels documents produit-on le plus ?, quel type de matériel est le plus demandé ?, etc.).
Cette opération doit être menée conjointement avec le bureau d'étude afin que celui-ci puisse apporter les
modifications inhérentes à ce processus (certificat à jour, mesures de protections, ajout de pictogrammes,
étiquettes, etc..).

Nota : prés de 50% de ces Manuels sont édités et distribués aux clients en l'état (+ de 2000 Manuels pour
l'année 2012 cf. Le contenu édition).

MANUELS FRAMEMAKER

A ce jour, nous avons intégré plus de 5% des Manuels composant la base de notre catalogue Notices. dans
l'application Framemaker.

Ces Manuels sont composés de deux modèles bien distincts, le "Manuel d'Utilisation et de Maintenance"
(contenu rédactionnel et visuels) et le "Catalogue de Pièces Détachées" (base M3, Plans, listes de pièces). En
terme de contenu éditorial, cette base de connaissance framemaker représente un total de plus de 15000 fichiers,
ce qui, en terme de processus documentaire relativement structuré, représente une certaine avancée:

Manuels d'Utilisation et de Maintenance

Les manuel d'utilisation et de maintenance sous framemaker sont composés des éléments suivants :

300 Manuels d'instruction structurés complet (Manuels + catalogue de pièces détachées)

6000 Documents framemaker propres à chaque groupe de machine
1200 Chapitres communs (~ 6000 pages pour l'ensemble des familles traitées)
4600 Images communes (pour l'ensemble des familles traitées)

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Manuels d'Utilisation et de Maintenance Framemaker

Visuels 4600

Chap.communs 1200

Fichiers de bases 6000

Manuels 300

Catalogue de Pièces Détachées

Les catalogue de pièces détachées sous framemaker sont composés des éléments suivant :

1300 Plans Autocad 2 D mis en forme et prêt à l'emploi pour une gestion de contenu
350 Objet 3 D (Inventor) sont actuellement utilisés pour l'élaboration des catalogue de pièces
détachées. (aucunes données concernant la gestion des plans Inventor au BE, dans l'attente, nous les
exploitons en 2D sur Autocad.)
3000 Planches modulaires (liste des pièces + plans)
2000 Plans PDF modulaire

Catalogue Pièces détachées Framemaker

Plans PDF 2000

Planches Modulaires 3000

Objets 3D 350

Plans Autocad 2D 2000

Manuels complets au format PDF

Ces Manuels framemaker sont conformes aux nouvelles directives machines et sont en phases de
validation selon l'évolution des corrections stylistiques et des réglementations en vigueurs.

De type modulaire, tous les fichiers framemaker servent de base pour la suite des évolutions des équipements
et machines. Il faut donc veiller à mettre en place un protocole ainsi qu'un contrôle strict de ces données, elles
déterminent la qualité future de nos éditions.

Nota : ces Manuels framemaker représentent environs 5% des Manuels transmis aux clients (+ de 300
Manuels pour l'année 2012 cf. Le contenu édition).

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Le Contenu Documentation
LA DOCUMENTATION NOTICES

La Documentation Notices est l' ensemble des données (documents, tableau, visuels, etc.) issues des filiales,
fournisseurs, web, etc., qui servent à la constitution des Manuels et qui sont également utilisées par les services
internes qui ont besoin d'infos et qui cherchent leurs sources auprès du service notices. Elle représente :

- 19600 Documents de différents formats (Word, PDF, Excel, Office, etc.)

- 17000 Photos

Cette documentation est très mal exploitée et est gérée au petit bonheur la chance comme suit :

- 600 Concept Notice - fichiers de Base qui sont les fichiers communs à toutes les notices
- 2800 Documentation - doc filiales, fournisseurs et recherche web
- 13400 Documentation Notices - Concerne toutes les familles de machines
- 2300 Archive PDF (archive de PDF compilés)
- 200 Fichiers de Vérins Hydrauliques (doc sur la nouvelle gestion des vérins)
- 300 Liste des Préconisations (tableaux Excel)

Le contenu documentation

PHOTOTHEQUE 17000

PRECO 300

DOC VERINS 200

ARCHIVES PDF 2300

DOC NOTICES 13400

DOC FILIALES 2800

BASE NOT 600

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Le Contenu Édition (impression/diffusion)

Préparation des commandes impression diffusion des Notices

Chaque année, plus de 2300 Manuels sont édités et publiés à destination des clients : soit par le service
reproduction (Joëlle Fleig), soit directement depuis le service Notices pour les nouveaux Manuels élaborés sous
Framemaker. Deux types de documents sont préparés et diffusés à cette étape :

- Les Manuels archivés, il s'agit de Manuels anciens qui ne satisfont pas aux directives machine
actuelles. mais dont le produit (achat/revente, anciennes machines) continu à être distribué, ou entretenu
chez les clients.
- Les Manuels Framemaker qui suivent la production BE et répondent au fur et à mesure aux nouvelles
dispositions légales.

Ces opérations, si elle paraissent concomitantes, ne produisent pas le même rendement.

Le graphique ci-dessous, montre une production de documents en fonction du nombre de pages pour les deux
opérations:

Contenu édition (2012)

Manuels Framemaker Manuels archivés

Total documents 300

2080

plus de 80p 45
30

de 61 à 80p 210
50

de 31 à 60p 25
850

de 1 à 30p 20
1150

En prenant une moyenne du nombre de pages pour chaque Manuels nous obtenons le résultat suivant :

Moyenne d'Impressions annuelle

Manuels Framemaker Manuels archivés

20175
Total pages 61700
4050
Moyenne 90p
2700

Moyenne 70p 14700

3500
1125
Moyenne 45p 38250
300
Moyenne 15p 17250

Manuels archivés (recto) + 60 000 pages 60 000 impressions

Manuels Framemaker (recto/verso) + 20 000 pages 10 000 impressions

Nous aurions peut-être intérêt à numériser les archives pour une optimisation des impressions et, de fait,
réaliser de considérables économies sur les consommables.

Nota : cette gestion de publication n'est pas correctement contrôlée, il serait bon d'avoir une gestion qui
permette de vérifier si les documents ont bien été remis en temps et en langues à leurs destinataires et, par là, de
disposer d'un tableau de bord permettant de retracer l'historique de ces diffusions afin d'en assurer la traçabilité.

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SYNTHESE
Dans le domaine de la rédaction technique, nous pourrons toujours essayer de maintenir les efforts et
l'attention sur le caractère visuel d'un contenu rédactionnel, si celui-ci n'est pas construit et élaboré autour d'une
stratégie contrôlée par des règles strictes, il finira comme la représentation d'une volonté, comme un appartement
témoins de nos aspirations, rien de plus, et il finira oublié et maltraité par une gestion défectueuse.

Si l’on compare la documentation technique à un jardin, on peut la classifier selon les niveaux suivants :

Niveau Description Coût Qualité

 Pas d’utilisation de processus documentaire

Friche  Création de la documentation par des équipes non dédiées

 Utilisation de formats non adaptés ou utilisation incohérente de

formats adaptés

 Utilisation de processus documentaires fiables

Jardin à
l’anglaise  Création de la documentation par des équipes dédiées

 Utilisation cohérente de formats adaptés, mais non structurés

 Utilisation de processus documentaires fiables

Jardin à la
française  Création de la documentation par des équipes dédiées

 Utilisation cohérente de formats structurés

Une des trois composantes (processus documentaire, équipe dédiée et format adapté) à elle seule ne peut
garantir un résultat satisfaisant.

Utiliser des outils permettant de générer du contenu sans mettre en place de processus de gestion de la
documentation technique est une erreur stratégique. Seule la présence conjointe de ces trois éléments fournira un
résultat optimal.

Nous sommes au commencement de l'élaboration d'un jardin à l’anglaise.

Mené à son terme (s'il est bien entretenu) il peut satisfaire et garantir une information de qualité fournie à
l’utilisateur.

La maîtrise des contenus numériques est une nécessité pour toute grande entreprise.

L’information numérique crée de la valeur et représente la marque.

S'investir dans une solution de gestion de contenu doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration de la
circulation des d’informations mais aussi de conservation du patrimoine digital.

Le potentiel documentaire de Geismar est si énorme et tellement mal exploité qu'il peut rapidement devenir
source de dégâts considérables si nous ne nous accordons pas sur une stratégie commune.