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Mode demploi : rdiger la fiche de description de poste

Etablissement : .

IDENTIFICATION DU POSTE Intitul du poste Nature du poste


Indique le nom couramment utilis pour dsigner le poste : Exemple: secrtaire de Dpartement Recherche Administration /documentation/technique

IDENTITE DE LAGENT ( remplir par ladministration) Nom-prnom Statut, corps, catgorie, grade
Nom patronymique, nom marital, prnom, statut, corps, catgorie (A,B ou C), grade, entit, affectation : Cette partie a pour but didentifier la personne affecte sur le poste, signataire de la fiche et son statut au jour de la validation de la fiche.

PRESENTATION DU SERVICE ( remplir par le N+1)


Dfinit en une seule phrase le rle, la raison dtre ou la finalit du service au sein de la structure et/ou de ltablissement. Rpond aux questions : Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel service ? Pour satisfaire q uels besoins essentiels ? Autrement dit A quoi et qui le service est-il utile en priorit ? . Exemples pour des services diffrents : - Le service de la scolarit de lUFR de Droit assure les inscriptions administratives, pdagogiques des tudiants et leur suivi administratif. - Le Centre des Ressources Informatique gre lensemble des ressources communes informatiques de lUniversit.

Mission principale du service

Composition du service

effectif

Positionnement de lagent dans lorganigramme du service

POSITIONNEMENT DE LAGENT DANS LORGANIGRAMME DU SERVICE Prcise qui est (le) ou (les) responsable(s) hirarchique(s) direct(s) (N+1) ainsi que le chef de service (N+2). Prcise, dans le cas dun poste dencadrement, qui sont les collaborateurs (N1, N2, N3..). Exemple

Mr Xest plac sous la responsabilit directe de Mr Y.dans le service de Mr .Z.

Fiche de poste -Gestion des ressources humaines-

LES MISSIONS DU POSTE


La mission principale dfinit le poste tenu par la personne, sa contribution la finalit du service. La mission principale se rsume en une seule phrase compose : (1) dun verbe dimpact (assurer, garantir, contribuer, participer), prcisant le niveau plus ou moins direct de responsabilit du poste dans la production du rsultat ; (2) dun domaine principal de rsultat sur lequel le poste exerce une responsabilit totale (assure, garantit) ou partielle (contribue, participe) . Exemples pour des postes diffrents : -Assurer (verbe dimpact) le secrtariat du Dpartement (grand domaine de rsultat) et contribuer (verbe dimpact) sa gestion administrative et financire (grand domaine de rsultat). - Assurer la maintenance des installations sanitaires et de chauffage. - Contribuer linscription administrative et pdagogique des tudiants et leur suivi administratif. - La mission principale se dcline en plusieurs missions (de 2 5). La syntaxe et le vocabulaire sont les mmes que pour la mission principale (verbe dimpact, grand domaine de rsultat). Un poste dencadrement comporte au moins une mission tourne vers lquipe et le dveloppement professionnel des agents. La mission se dcline en plusieurs activits. ACTIVITS : Indiquent ce que la personne fait rellement dans son travail. Elles sont exprimes en verbe daction (concevoir, dvelopper, conduire, conseiller, rparer, construire, informer, animer, former). Quand cela est possible, il est souhaitable : de les quantifier, de manire donner une reprsentation de limportance de chaque activit dindiquer leur priodicit dexcution.

Mission principale, raison dtre ou finalit du poste

Missions et activits du poste

Mission 1 : Contribuer linscription administrative et pdagogique des


tudiants.

- ACTIVITS* :
Vrifier les dossiers, Evaluer et rceptionner le paiement, Enregistrer linscription (administrative et pdagogique), Dlivrer les cartes dtudiants et les certificats de scolarit, Editer et vrifier les listes des paiements pour la comptabilit. * (Eventuellement, dossiers traits). donner une indication des priodes et du nombre de

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IntrtsContraintes, du poste (facultatif)

Dfinit les contraintes du poste, ses astreintes, ses risques, ce qui est ennuyeux ou pnible raliser (ex : contraintes de temps, de surcharge de travail pour une priode donne, caractristiques particulires lies aux conditions de travail). Exemple pour une secrtaire de scolarit : - Grer le stress li la surcharge de travail en priodes de pointe, Sadapter au travail en quipe : difficults lies la ncessit de sorganiser en amont en vue des priodes trs forte charge de travail, dtablir une relation de confiance et de communiquer et cooprer entre collgues. Travailler dans un milieu bruyant.

Champ dautonomie et de responsabilit (facultatif)

Indique pour les activits qui le ncessitent, les initiatives que lagent peut prendre, dans lorganisation de son travail, seul sans en rfrer au pralable sa hirarchie. De quoi est-il responsable et de quoi doit-il rendre compte ? Plusieurs niveaux possibles : 1. Dcide seul et informe ou na pas besoin dinformer sa hirarchie. 2. Dcide aprs avoir inform sa hirarchie de la dcision prise. 3. Soumet sa dcision laval de sa hirarchie. 4. Ralise les consignes de sa hirarchie Indique les grands types dinterlocuteurs en interne et en externe avec lesquels lagent est principalement et rgulirement en relation. Avec qui tes-vous en relation de manire rgulire dans votre travail ? Dans votre service ? A lextrieur de votre service ? Prcise la nature de ces relations : Sagit-il dune transmission dinformation ? Dune relation de communication ? De prestation ? De coopration ? Dune relation de conseil ? Dune relation pdagogique ? Permet de prciser les cooprations et coordinations dvelopper avec dautres postes pour mieux fonctionner. Quelles sont les relations les plus importantes, lesquelles vous aident, lesquelles vous crent des problmes ? A quel moment ces relations sont-elles faciles ? A quel m oment sont-elles difficiles et pourquoi ? Que mettre en place pour remdier ces difficults ?

Champ des relations (facultatif)

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COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE


Indique lensemble des SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX (savoir tre) ncessaires lexcution optimale des activits lies au poste. Les identifier Permet de dceler ensemble les besoins en formation et de dfinir des objectifs de progrs dans loccupation du poste. Dans la plupart des cas, afin de ne pas alourdir la liste, il est conseill de se limiter aux comptences critiques (les connaissances, les savoir faire et les savoir faire comportementaux rputs indispensables). La comptence se formule par tre capable de suivi dun verbe daction. On peut distinguer trois sortes de comptences :

Les SAVOIR : lensemble des connaissances thoriques et pratiques


Quelles connaissances principales thoriques et pratiques doivent tre mobilises ?
Exemples (pour une secrtaire de scolarit) : Connatre le fonctionnement de luniversit : ses statuts, ses missions, etc ;

- Connatre la rglementation de la Fonction Publique et celle qui concerne le service, la spcificit du poste (enseignement suprieur, inscriptions, passages dune anne lautre, validation dtudes, tudiants trangers). Les SAVOIR-FAIRE technique et mthodologique : mise en uvre dun savoir ou dune habilet spcifique pour une ralisation cible. Exemples pour une secrtaire de scolarit : - Savoir utiliser lapplication de gestion APOGEE, les logiciels WORD, EXCEL ; - Savoir chercher linformation et la mettre en application ; - Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction et de mise en page du courrier administratif.

Les SAVOIR-FAIRE comportementaux : ensemble dattitudes et de comportements attendus dans une situation donne. Quelles sont les faons souhaitables dagir ?
Exemples pour une secrtaire de scolarit Savoir couter son interlocuteur, analyser sa demande, y rpondre de manire courtoise ; Savoir tre rigoureux et mthodique, disponible dans les moments de pointe ; Savoir prendre des initiatives ; Savoir grer le stress, les tensions et les conflits internes dans les priodes dactivit intense.

- On classe dans les savoir-faire comportementaux :


1. Les comportements sociaux et professionnels : Savoir simpliquer dans un travail de groupe, savoir simpliquer dans un travail en rseau, savoir animer un groupe de travail, savoir animer une runion, savoir sadapter aux changements rapides, savoir grer son stress, savoir tre prcis et rigoureux, savoir tre organis et mthodique, savoir prendre des initiatives. 2. Les attitudes relationnelles et de communication : Savoir couter, savoir communiquer en public, savoir tablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs, savoir coordonner ses activits avec celles de ses collgues, savoir prsenter un projet, savoir argumenter, savoir ngocier en situation de crise, savoir grer un conflit 3. Les attitudes thiques : Savoir respecter la confidentialit, savoir respecter lusager.

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LES OBJECTIFS DU POSTE ET LES CONTRIBUTIONS ATTENDUES DU TITULAIRE


1-

POURQUOI DES OBJECTIFS ?

Chaque responsable dfinit, en vue de lentretien dvaluation, avec chacun de ses collaborateurs, des objectifs contractuels et ngocis. Ils traduisent les rsultats concrets quune unit ou quune personne se propose datteindre sur une priode de temps donne. Un systme dobjectifs a les mmes avantages quun bon contrat entre deux personnes. Il supprime larbitraire et permet des relations claires entre les deux parties. Il dtermine en outre les priorits daction du poste, pour une priode donne.

2- TYPES DOBJECTIFS : Il existe deux grands types dobjectifs : DES OBJECTIFS DE CONTRIBUTION
DES OBJECTIFS INDIVIDUELS DE CONTRIBUTION DANS LE CADRE DES MISSIONS ET/OU DES ACTIVITES. Ces objectifs expriment la contribution particulire attendue un moment donn du collaborateur dans le cadre de ses missions et /ou de ses activits. Exemples : Mettre en place le planning des oprations de. Actualiser les tableaux de bord mensuellement Mettre jour dans lanne la brochure des rgles de scurit Rdiger dans le semestre un livret daccueil pour les nouveaux arrivants de lacadmie. Organiser sur le plan logistique louverture des nouvelles classes. Remplacer la moiti du matriel dfaillant dici un an. Et/ou

DES OBJECTIFS DE CONTRIBUTION DANS LE CADRE DES OBJECTIFS COLLECTIFS DE SON UNIT DE TRAVAIL (objectifs du service dfinis pralablement lors dune runion avec lensemble de lquipe). Exemples : - Objectif du service : Simplifier le contenu des dossiers administratifs ; - Objectif individuel de contribution lobjectif collectif pour un gestionnaire : Analyser les procdures existantes et proposer des simplifications . Exemples : Amliorer l'accueil des tudiants au moment des inscriptions pour la prochaine contribution lobjectif collectif pour une secrtaire de scolarit : Dvelopper et en externe pour permettre aux tudiants de s'orienter dans les locaux au et organiser la procdure avec les services de la communication et les services

- Objectif du service : rentre universitaire ; - Objectif individuel de la signaltique en interne moment de leur inscription logistiques .

DES OBJECTIFS PERSONNELS DE PROGRS DANS LOCCUPATION DU POSTE.


Ce sont les progrs, les points de vigilance, de perfectionnement, damlioration des comptences, les efforts attendus du titulaire pour une meilleure occupation de son poste.

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Exemples : Amliorer la prsentation des projets Amliorer la rigueur et lanticipation dans les commandes Dvelopper ses comptences informatiques en matire de formalisation des documents sur le Web Apprendre mieux grer son temps dans une runion Etre plus ponctuel

3 - LA QUALIT DES OBJECTIFS


Ils doivent tre : Partags La dfinition des objectifs est le rsultat dune ngociation entre les deux partenaires dans le meilleur compromis utilit/faisabilit. Mesurables Les rsultats sont quantifiables ou au moins observables. Ils sont assortis dindicateurs et accompagns des moyens ncessaires. Accessibles et ralistes Ils ne dmotivent pas les collaborateurs, mais sont suffisamment ambitieux (dose dexigence partage). Individualiss Ce sont des objectifs adapts la personne en poste.

4 - LA DTERMINATION DES INDICATEURS Les indicateurs sont des lments concrets, des variables ou des clignotants qui sont utiliss comme moyens de suivi et/ou de mesure dans la progression et la ralisation des objectifs. Pour dterminer des indicateurs pertinents, il sagit de : Prciser ensemble le rsultat que lon veut reprer ; Quest ce nous voulons exactement ? Quoi ? O ? Quand ? Comment ? Avec qui ? Dfinir les faits qui montreront la progression et le rsultat; A quoi saurons-nous que je suis dans la bonne direction ? partir de quels constats saurons nous que le rsultat a eu lieu ? . Dfinir, si besoin est, ce qui captera, enregistrera linformation sur les faits (les capteurs ); Comment allons nous enregistrer les faits ? .

5 - LA DTERMINATION DES MOYENS


Les objectifs sont accompagns des moyens ncessaires et ralistes (formation, accompagnement, simplification, temps, moyens matriels) et des modalits de suivi pour les atteindre.

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