Fiche méthodologique : Le rapport administratif

I. Présentation
Le rapport est un écrit professionnel qui permet de faire le bilan d’une situation, d’un
ensemble de faits, d’une visite, d’une réunion, d’une entrevue. Il permet de transcrire, après
analyse, une réflexion étayée et argumentée qui permettra ensuite la résolution des problèmes
de manière très concrète, en prévoyant dans certains cas les modalités d’application. Du point
de vue formel, le rapport se présente sous la forme d’un document d’une longueur très variable,
allant de 1 à 3 pages pour un rapport d’entreprise (portant par exemple sur un point technique
précis) à plusieurs centaines de pages pour ce qui est des documents d’ordre politique demandés
à une commission (par exemple étude sur l’illettrisme, sur la famine, ...).

Le rapport et le compte rendu sont souvent confondus dans le langage courant. Or, si
leur point commun réside dans la description fidèle des faits, ils se différencient par leur objectif
et par conséquent par leur structure. Au-delà de la fidèle description d’une situation ou d’un
contenu comme dans le compte rendu, le rapport introduit une dimension appréciative en
insérant une réflexion globale, un commentaire, des propositions, … Il exige une analyse et une
synthèse de la part du rédacteur. En effet, le rapport peut, grâce à sa force argumentative,
modifier l’opinion de son lecteur. Il dépasse la simple information et se veut un document
convaincant ayant pour objectif une prise de décision efficace. Orienté vers l’avenir, le rapport
suggère des actions à mener. Son rédacteur doit s’impliquer directement car il lui sera demandé
non seulement de décrire un état de choses (travail objectif), mais également de proposer des
mesures concrètes (réflexion subjective).

Les motifs du rapport sont multiples. Ils répondent à des besoins variés et se situent dans
différentes situations. Nous citons comme exemple :

➢ Mise en place de mesures préventives : par exemple à la suite d’un accident (ou incident),
l’entreprise cherche à comprendre les causes afin d’éviter leur récurrence…
➢ Bilan d’une situation : fonctionnement d’une machine, d’un service, d’une politique
adoptée (exemple : bilan suite à la chute de vente d’un produit, etc.).
➢ Préparation d’une décision : nécessité d’une étude réfléchie d’une situation avant de prendre
certaines décisions (Exemple : restrictions budgétaires imposant des choix de
développement de service…).
➢ Analyse d’une crise ou d’un conflit interne à l’entreprise : suite à une situation bloquée, une
analyse et des solutions sont nécessaires afin de pouvoir proposer des mesures positives.
 II. Plan d’un rapport administratif
Le rapport administratif doit comporter les parties suivantes :

Présentation: nom de la société, du rapporteur, du destinataire, lieu, date, etc.

Introduction : il s’agit de présenter clairement et brièvement les données du problème

et son contexte (économique, technique, etc.). Elle doit mettre l’accent sur l’intérêt d’étudier ce
sujet et sur l’organisation de la démarche en présentant le plan adopté.

Développement : Le problème sera traité en distinguant soigneusement trois étapes (la

situation, son analyse, les solutions). La première partie est consacrée à l’observation des faits
(il faut maintenir l’objectivité, la précision, la pertinence dans le choix des faits). La partie
« analyse » est une partie subjective qui témoigne de la finesse d’esprit du rédacteur et engage
la responsabilité. La 3ème partie propose des perspectives et des solutions.

Conclusion : Elle doit résumer et valoriser la ou les solutions proposées en rappelant

les justifications et les points forts. Elle doit en somme faciliter la tâche du responsable en
prenant en compte sa situation et ses contraintes et lui fournir la matière première de ses
décisions.

III. Les formules utilisées dans un rapport

− Les formules de description et d’explication : d’après notre étude, notre dernière /
première constatation, nous arrivons à l’idée / au constat / à la conclusion que…, après
examen, après analyse, notre remarque concerne / porte sur / s’intéresse à, se préoccupe
de, traite de…
− Les verbes introductifs : observer, noter, constater, examiner, repérer, dégager, relever,
exposer, expliquer, présenter…
− Les verbes et adjectifs exprimant un commentaire ou un jugement : juger, estimer,
apprécier, déplorer, signaler, insister sur le fait que, être d’accord, être en désaccord,
accepter, souscrire à adhérer à, refuser, réfuter, s’interroger, acceptable, intéressant,
appréciable, cohérent, ambigu, etc.

- Les formules exprimant des propositions : nous voudrions que, nous souhaitons que,
nous espérons que, nous aimerions que, nous aspirons à, nous suggérons de, nous
recommandons de, nous conseillons de, nous envisagerons de, nous projetons de, il
serait bon de, il est conseillé de, il est recommandé de, nous avons en projet, nous
planifions de, il est judicieux de, il est préférable de, il serait important / essentiel de,
etc.
 Le rapport administratif : Exercices
Exercices 1 : Indiquez pour chacun des énoncés suivants, dans quelle partie d’un rapport
administratif, nous pouvons le trouver. Puis justifiez votre réponse en repérant les indices
qui la montrent.
1/ Le dossier de candidature devrait être en mesure de faire valoir les objectifs précis et
circonstanciés du projet proposé. Il devrait comprendre : le descriptif du projet et les besoins
auxquels il répondrait ; un projet de budget distinguant la nature des financements ; le lieu
d’installation du jardin d’éveil et un projet de plan ; le nombre de places, l’amplitude
d’ouverture par jour et par an ; le coût de fonctionnement par place, le personnel (niveau de
qualification et coût) ; les coopérations et les mutualisations possibles entre les différents
acteurs concernés ; le nom du référent désigné au sein de la Caf.D
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2/ En application des exigences des directives européennes relatives aux rejets de substances
dangereuses et à la protection du milieu aquatique, la France a établi un programme d’action
destiné à prévenir, réduire ou éliminer la pollution des eaux par les substances dangereuses Ce
programme détermine notamment les substances pertinentes pour le milieu aquatique au niveau
français (114 substances), et fixe des objectifs de réduction des émissions de ces substances
ainsi que des normes de qualité à respecter dans le milieu pour certaines d’entre elles. Les
connaissances relatives à la toxicité des substances pour le milieu aquatique étant en constante
évolution, des arrêtés successifs ont modifié et complété ces nouvelles normes de qualité.
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
3/ Nous pouvons noter la bonne qualité des rapports de visite préliminaire, où pratiquement
l’ensemble des données obligatoires a été fourni. Le constat est que certaines informations
importantes et complémentaires étaient contenues dans les rapports de visite préliminaire (VP)
alors que celles-ci étaient inexistantes dans le fichier Excel de rendu de résultat.
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4/ Ce document dresse le bilan de l’ensemble des résultats obtenus suite aux campagnes de
prélèvement et d’analyses réalisées dans la région Aquitaine entre 2003 et 2006 : il concerne
les résultats d’analyse des rejets de 163 établissements dont 142 sites industriels et 21 stations
d’épuration urbaines.
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
5/ Dans ce rapport, seule l’évaluation des expositions à l’échelle locale a été étudiée. Le scénario
local simule le rejet d’un effluent d’un établissement industriel ou d’une station d’épuration
urbaine dans le milieu aquatique récepteur. Il représente l’exposition due au rejet d’une
substance qui est sa concentration locale prédite dans l’environnement. Cette concentration
d’exposition est estimée à partir de la concentration mesurée dans l’effluent et de la dilution de
l’effluent dans le milieu récepteur.
…………………………………………………………………………………………………
Exercice 2 : Complétez chaque ligne du tableau avec l’une des formulations proposées.
(En suivant l’exemple donné)
A. Cet aspect est primordial pour résoudre……
B. Cet aspect est, selon nous, primordial, pour résoudre…
C. Cet aspect est primordial pour résoudre….En effet, le respect de cette procédure offre
l’avantage de…
D. On identifiera alors ensemble la procédure….
E. Il est évident que cet aspect est primordial pour résoudre …
F. Cet aspect serait primordial pour résoudre….

Souhaits Formulations
Exemple : Imposer son point de vue J’estime que ce souhait est primordial pour
(implication maximale) résoudre…
Emettre son point de vue mais en se mettant
subtilement en retrait.
Imposer son analyse comme une évidence.
Affirmer et justifier pour convaincre de la
pertinence de l’idée émise.
Neutraliser complètement la source de
l’affirmation et transformer celle-ci en vérité
générale de manière affirmative.
Proposer sous forme d’hypothèse ou émettre
un avis de manière souple (importante
nuance à observer en situation d’écrit adressé
à des décisionnaires).
Englober tous les acteurs en présence.

Exercice 3 : Cochez la bonne réponse

1- A la différence du compte rendu, le rapport est :
• Plus synthétique
• Uniquement objectif
• A la fois objectif et engagé
2- L’engagement du rédacteur est différent dans la première partie du rapport, il
vaut mieux s’y exprimer
• En utilisant le « je »
• En utilisant le « nous »
• En utilisant la troisième personne
Exercice 4 : Mettez les verbes entre parenthèses aux temps et aux modes qui conviennent
- Il est souhaitable que nous (pouvoir)………………………… résoudre le problème des
ordures avant le début de l’été.
- Depuis quelque temps, les rues de notre quartier se (transformer) ……………………….
en véritable décharge publique en raison de ce cumul de déchets.
- Nous craignons que la situation ne s’(aggraver) …………………………. si l’on ne
décide pas de conjuguer nos efforts de sensibilisation auprès de la population.
- Nous avons imaginé une solution que nous (vouloir)………………………… vous
soumettre, si vous voulez bien nous accorder un entretien.
 Support n°1 : INELEC

En vous appuyant sur les notes ci-dessous, élaborez ce rapport.

Situation : L’entreprise INELEC spécialisée dans l’industrie électronique a développé

un bras robotisé pour la manipulation des fruits sur une chaîne de conditionnement. Elle prépare
sa fabrication et sa commercialisation. L’objectif est de diversifier sa production afin de
conquérir de nouveaux marchés et assurer sa compétitivité. La direction générale charge le
bureau d’étude d’INELEC de réaliser l’étude du projet pour la production de bras robotisés. A
la suite de cette étude, l’équipe responsable du projet adresse un rapport administratif à la
direction générale pour lui faire part de la synthèse de ses observations et de ses propositions.

a) L’équipe responsable de l’étude a déterminé un cahier des charges concernant la conception

des bras robotisés « Select RB4 ».
b) La modélisation du projet est confiée au cabinet de conseil industriel, Eumecha Pro, qui
œuvre à l’échelle européenne.
c) D’après les spécialistes d’Eumecha Pro, la structure mécanique du robot « Select RB4 »
peut être intégralement fabriquée dans les ateliers d’INELEC.
d) Eumecha Pro conseille la création d’un nouvel atelier conçu spécialement pour le montage
du système automatisé de « SelectRB4 ». Les ateliers actuels d’INELEC ne répondent pas
aux exigences de la nouvelle production. Leur mise à niveau posera de grands problèmes
techniques.
e) Le coût de l’aménagement de la nouvelle unité de fabrication est estimé à un million
d’euros.
f) Le processus de fabrication de « SelectRB4 » nécessite la participation de plusieurs
intervenants. INELEC doit engager un chef de projet industriel afin de diriger la nouvelle
unité de production et coordonner le travail des ingénieurs des différentes spécialités.
g) Pour amortir les coûts d’installation du nouvel atelier, l’équipe responsable du bureau
d’études d’INELEC suggère de s’orienter vers la sous-traitance. THESAME association qui
représente les entreprises spécialisées dans les systèmes automatisés et la robotique propose
son assistance pour aider INELEC à décrocher des contrats de sous-traitance avec des
entreprises qui jouissent d’une grande notoriété.
h) Le programme Robot Sart PME du ministère de l’Industrie accorde une subvention pouvant
atteindre 20 % des coûts d’investissement pour encourager les projets innovants.
i) La possibilité de faire appel aux services de THESAME pour former les ingénieurs
d’INELEC (organisation de séminaires, de formation, de stages).
 Le rapport administratif
Exercices
1/ Eliminez les redondances ou les tautologies dans les phrases qui suivent :
1. L’automobiliste était légalement dans son droit.
2. Ces renseignements ont été divulgués publiquement.
3. Tous les représentants syndicaux ont voté la proposition à l’unanimité.
4. Cette solution comporte deux alternatives.
5. Nous analyserons les différentes phases successives du phénomène.
6. Cette compagnie a le monopole exclusif de ce produit.
7. Le ministre s’est refusé à toute communication sur les négociations actuellement en
cours.
2/Réécrivez les phrases suivantes avec une structure positive :
1- La hauteur de la barrière ne devra pas être inférieure à 1,50 mètres.
2- Cette police ne sera pas valide si elle n’est pas contresignée par notre représentant légal.
3- Ne retardez pas le dépôt de ce formulaire si vous ne connaissez pas votre numéro de
passeport.
4- Aucune provision ne peut être annulée sauf en cas d’accord entre la compagnie et le
souscripteur de l’assurance.
5- Cochez cette case si vous ne touchez pas de pension.
3/Recherchez les verbes de sens voisin et chassez l’intrus :
1- Informer, annoncer, justifier, déclarer
2- Examiner, analyser, apprécier, rechercher
3- Exagérer, abuser, amplifier, agrandir
4- Achever, réaliser, effectuer, exécuter
5- Remplir, honorer, procéder, respecter,
6- Vérifier, reconnaitre, contrôler, examiner
7- Considérer, croire, estimer, analyser
8- Partager, distribuer, se ranger à, souscrire à
9- Entrainer, engendrer, avancer, provoquer
10- S’accentuer, s’accroitre, s’exposer, s’agrandir
11- Ralentir, réduire, restreindre, diviser
12- Enoncer, exposer, juger, exprimer
4/Remplacez les subordonnées relatives par le bon adjectif ou groupe adjectival :
1. Telle est la loi que l’on applique encore.
a. en vigueur b. en force c. effective d. en cours
2. C’est une espèce qui se multiplie rapidement. Tout le jardin public en sera envahi.
a. fulgurante b. prolifère c. florissante d. végétale
3. C’était une déclaration sur laquelle on ne pouvait compter.
a. en l’air b. sujette à caution c. peu fiable d. non crédible
4. En revanche, le quartier des affaires a une population qui réunit toutes sortes de peuples.
a. Cosmopolite b. hétérogène c. internationale d. métropolitaine
5/ Réécrivez les phrases suivantes de façon plus concise et plus claire :
1. Quand nous aurons relu ensemble ce règlement, je vous rendrai compte des
propositions formulées par les différents membres de l’équipe composée par des
ingénieurs.
2. Nous avons étudié minutieusement les résultats obtenus, cela nous conduit à conclure
de façon précise.
3. Il pleut sans arrêt en saison, aussi avons-nous été contraints de décider que les travaux
seraient arrêtés pour l’instant.
4. Il s’est trompé plusieurs fois ce qui a eu pour résultat qu’il a fallu revoir entièrement
les calculs.

6/ Complétez le rapport suivant par les mots qui conviennent, tirés de la liste ci-dessous :
Adopter – couverts - assurer – permis – soit - conclusions -amené - en mesure – dû - proposer
des mesures - constaté - s’assure
Rapport sur les arrêts de travail du service de production
À la suite d’un arrêt de travail …………………………………………… au mécontentement
des employés, j’ai l’intention dans ce rapport de rappeler, les faits d’examiner les causes des
troubles et de …………………………………… pour y mettre fin.
1.Les faits :
Le 11février, de 8 heures 30 à 11 heures, les employés du service production ont refusé de
travailler sous prétexte qu’ils n’étaient pas…………………………………. d’exécuter leurs
tâches, la machine MA18 étant en panne.
Par ailleurs, j’ai …………………………… que la machine MA18 tombait fréquemment en
panne et que les frais de réparation n’étaient pas…………………………… par la garantie.
Le fabriquant maintien que les pannes étaient dues à un manque d’entretien.
2.Les causes :
Ces observations m’ont ………………………………… à chercher les raisons pour lesquelles
la machine n’était ni contrôlée ni entretenue. Un entretien avec le personnel du service
production m’a……………………………… d ‘arriver aux ……………………… suivantes :
La machine MA18 est à la disposition du service production mais appartient au service
entretien qui ne l’utilise plus actuellement. Son bon état de marche devrait être …………….
par le service entretien.
3.Les mesures proposées :
Les mesures qu’il me parait recommandable d’…………………….. se résument comme suit :
Premièrement, il est nécessaire qu’un employé du service entretien …………… responsable
de la machine. Deuxièmement, il est souhaitable qu’un mécanicien ………….. régulièrement
du bon fonctionnement de cette machine.
Mehdi ben Youssef
Responsale du service Personnel
 Support n°2 : OMPI

− En vous basant sur les notes proposées ci-dessous (support), faites le plan du
rapport à rédiger (en vous limitant aux titres et sous titres de chaque partie)
− Rédigez l’introduction du rapport adressé au bureau international de l’OMPI.
− Rédigez les deux parties suivantes du rapport adressé au bureau international de
l’OMPI : Recommandations et Conclusion.

Voici les notes recueillies par les membres de l’assemblée. Ces notes feront l’objet d’un
rapport adressé au bureau international de l’OMPI.

Situation
Le bureau international de l’OMPI (Organisation Mondiale de la Propriété
Intellectuelle) a organisé une union particulière pour l’enregistrement international
des marques. Une assemblée s’est déroulée à Genève, du 20 au 29 septembre 2010 pour
déterminer l’état d’avancement du programme de modernisation informatique (Systèmes
d’enregistrement International de Madrid et de La Haye). L’objectif de cette assemblée est de
rendre compte des travaux réalisés de ce programme de modernisation informatique depuis la
dernière session de l’Assemblée de l’Union de Madrid. Il vise également à informer les
États membres de toute modification apportée aux principes d’exécution du programme et au
calendrier correspondant.

1) Le lancement du programme de modernisation informatique a été approuvé par

les assemblées de l’Union de Madrid et de l’Union de La Haye en septembre 2007.
La réalisation du programme est prévue en deux phases sur une période de quatre ans
(2008-2011), éventuellement en trois phases, pour un coût total estimé à quelque 15,3 millions
de francs suisses pour les trois phases.
2) La phase 1 est composée de sous projets permettant d’obtenir des résultats positifs
immédiats et d’autres sous projets établissant les fondements techniques des phases ultérieures
du programme. La deuxième phase reprend les réalisations de la phase 1 sans nécessairement
modifier l’architecture des bases de données des systèmes existants, tandis que la phase 3
prévoit l’introduction d’une nouvelle architecture technique des bases de données qui
nécessiterait la refonte complète des systèmes existants.
3) En ce qui concerne l’état d’avancement de la phase 1, la migration des systèmes
existants, qui sont passés d’une plateforme principale à une plateforme UNIX d’un meilleur
rapport coût efficacité, a constitué une étape fondamentale de la phase 1. Cette évolution a été
réalisée en février 2010 et a joué un rôle essentiel dans la démarche de réduction des coûts
opérationnels et dans la mise en place d’une plateforme technique appropriée utilisable pour les
sous projets techniques ultérieurs.
4) Les sous projets qui composent la phase 1 du programme de modernisation
informatique ont produit de nombreux résultats positifs qui sont pour la plupart accessibles aux
utilisateurs internes et externes des systèmes du Bureau international.
5) Dans le cadre du sous projet A5 (Suivi et statistiques), une application Web a été
développée afin de consolider et de rationaliser le processus de production de statistiques
relatives aux opérations des systèmes de Madrid et de La Haye, tant à des fins de suivi que
d’information générale.
6) Dans le cadre du sous projet A6 (Automatisation des procédures), dont le but est
d’intégrer quelques tâches administratives supplémentaires dans le système MAPS/DMAPS,
de nouvelles applications ont été mises au point pour remplacer les processus accomplis à la
main ou sur support papier par des applications automatiques, telles que la mise en œuvre d’une
nouvelle procédure d’impression utilisant la reconnaissance optique de marques,
l’automatisation du système de notification par courrier électronique certifié et la création
automatique de copies certifiées des enregistrements du système de La Haye.
7) Dans le cadre du sous projet A7 (Améliorations IMAPS), le travail accompli a rendu
possible, depuis mai 2009, l’exportation de documents en format PDF via un service Web,
renforçant ainsi l’efficacité grâce à l’amélioration des fonctions d’indexation et des fonctions
d’impression. D’autres innovations sont en cours, telles que la création d’un dispositif
permettant de stocker des documents PDF dans le système IMAPS et l’importation planifiée de
documents – télécopies et messages électroniques compris – directement dans le
système IMAPS.
8) La validation de l’Architecture orientée services (SOA) a été réalisée avec succès en
avril 2010, après qu’un certain nombre de retards liés à des procédures administratives internes
ont été enregistrés au départ. Cela a permis de confirmer que les technologies retenues pour la
mise en place de services Web ont fonctionné conformément au cahier des charges et
répondaient donc pleinement aux besoins opérationnels. Compte tenu du stade de la mise en
œuvre des divers sous projets, on estime que la phase 1 sera achevée à la fin de 2010.
9) En ce qui concerne les autres phases, la mise en œuvre de la phase 2 était provisoirement
prévue en 2010 et 2011. Toutefois, le Bureau international a eu de grandes difficultés à trouver
des consultants ayant de vastes connaissances en ADABAS/Natural, et les techniques
ADABAS et Natural semblent être en déclin rapide sur le marché. Par conséquent, la mise en
œuvre de la phase 3, dès que possible, est devenue la solution la plus réaliste, de l’avis du
Bureau international.
10) Lorsqu’on examine les modalités de mise en œuvre des phases 2 et 3, on doit aussi
envisager un certain nombre de possibilités pour l’architecture technique définitive.
Une possibilité serait la mise en place d’un environnement Oracle/Java identique (ou analogue)
à la nouvelle architecture technique du PCT. Une autre possibilité consisterait à créer un
environnement Microsoft .NET.
11) Une autre solution de mise en œuvre consisterait à charger une compagnie extérieure de
convertir les systèmes MAPS et DMAPS en remplaçant la technique ADABAS/Natural par une
technique de son choix (Oracle/Java ou Microsoft .NET, par exemple).
12) Aux fins de la mise en œuvre des phases 2 et 3, le Bureau international recommande de
procéder à un appel d’offres international pour sélectionner une entreprise qui serait chargée
de :
a) réaliser une évaluation technique des systèmes d’applications et des bases de données
MAPS et DMAPS aux fins de leur conversion en une nouvelle architecture technique,
b) de proposer une architecture technique appropriée comme objectif,
c) d’établir une offre, avec prix fixes, pour la conversion des logiciels d’application et des
données MAPS et DMAPS en la nouvelle architecture technique proposée.
13) Il conviendrait aussi de rappeler que l’appui opérationnel à long terme de l’environnement
technique résultant serait calqué sur la formule actuellement appliquée, avec succès, aux
systèmes de planification des ressources d’entreprise de l’OMPI, c’est à dire que des contrats
seraient conclus avec un partenaire extérieur pour la maintenance et le développement continus
de la solution. Il serait géré par une équipe interne restreinte d’experts techniques ayant une
solide connaissance des opérations. L’équipe interne serait chargée de l’exploitation journalière
du système et de la réalisation de modifications mineures.
14) Il convient de noter qu’il est pour l’instant impossible de présenter un calendrier
d’exécution du projet plus précis. Un tel calendrier sera le premier résultat attendu lorsque
l’exécution du projet aura été lancée en janvier 2011, avec l’entreprise sélectionnée. Le
programme de modernisation informatique de la phase 2 devrait s’achever en décembre 2012
15) Il est proposé de financer la part de l’Union de Madrid (5 804 400 francs suisses) sur le
fonds de réserve de l’Union de Madrid. Sous réserve de l’approbation des assemblées de
l’Union du PCT et de l’Union de La Haye, la part de l’Union de La Haye (2 487 600 francs
suisses) serait prélevée sur le fonds de réserve du PCT, étant entendu que ce montant serait
remboursé par l’Union de La Haye à l’Union du PCT dès que le niveau des réserves du fonds
de réserve de l’Union de La Haye le permettrait.