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Février 2013
Texte adapté de : « Accompagnement d’une démarche qualité », du même auteur
Table des matières
Introduction ........................................................................................................... 3
Conclusion ........................................................................................................... 28
Bibliographie ....................................................................................................... 30
Introduction
Tandis que les uns parlent de tableau synoptique, les autres évoquent plutôt
la boussole d'entreprise ou le système météo-objectif. Il faut savoir que ce sont là
autant de termes qui tous réfèrent à la même idée : le tableau de bord. Si les façons
de désigner cet outil du gestionnaire sont nombreuses, c’est que les auteurs ayant
traité le sujet le sont aussi. Chacun d’ailleurs aborde la question à sa façon,
proposant des méthodologies diverses et parfois originales qu’il souhaite utilisable
par tous les gestionnaires dans toutes les organisations. Par commodité pour le
lecteur, c’est l’appellation la plus courante, le « tableau de bord », qui sera
employée dans les pages à suivre.
Cet abécédaire étant construit sur la base d’une recension d’écrits, il tente de
rassembler les propos et astuces des principaux auteurs s’étant penchés sur les
tableaux de bord, sans s’y limiter cependant. Trois objectifs sous-tendent la
démarche entreprise dans ce document. D’abord, extirper de la littérature existante
des définitions complètes et partagées des deux concepts les plus utilisés, soit
« indicateurs » et « tableau de bord ». L’occasion est saisie aussi afin de donner un
aperçu de ce en quoi consiste, dans la vie de tous les jours d’un gestionnaire, un
tableau de bord. Quelle forme prend cet outil et quels usages il est possible d’en
faire? Deuxièmement, nous proposons de recenser les astuces proposées par les
auteurs pour la disposition des éléments dans le tableau de bord. Ces astuces
couvrent un large éventail de questions que se pose certainement le novice et se
penchent par ailleurs sur les critères qui devraient sous-tendre la sélection des
indicateurs. Enfin, troisième objectif de cette recension, elle doit servir à identifier
une méthodologie de conception de tableaux de bord qui soit claire, concise et
simple. Nous le verrons, un tableau de bord ne peut prétendre être savamment
construit sans qu’un plan concret et réfléchi de mise en œuvre ne soit d’abord
établi.
3
Qu’est-ce qu’un indicateur?
Certes, quelques auteurs, ceux-là plus méticuleux ou zélés que les autres,
élaborent des définitions plus fournies, plus complètes, mais sans prétendre
apporter un sens nouveau à un terme déjà bien établi. Il n’est donc pas dans la
littérature explorée ici de définition meilleure ou moins bonne, seulement des
définitions parfois plus précises, parfois plus brèves. L’auteur Pierre Voyer, par
exemple, tente de ne rien omettre lorsqu’il exprime ainsi son interprétation d’un
indicateur :
Alain-Charles Martinet et Ahmed Silem sont pour leur part beaucoup plus
concis dans leur Lexique de gestion :
1
Pierre Voyer, Tableaux de bord de gestion et indicateurs de performance, 2e édition, 1999, Presses de l'Université
du Québec, Sainte-Foy, p. 61
2
Alain-Charles Martinet et Ahmed Silem (dirigé par:), Lexique de gestion, 6e édition, 2003, éditions Dalloz, Paris, p.
284
4
Fait intéressant, d’autres auteurs semblent juger à propos de resituer le terme
qu’ils définissent dans le contexte duquel il est issu ou dans lequel il est prévu de
l’utiliser. Ainsi, ceux-là soulignent par exemple qu’un indicateur sert à apprécier
une évolution économique si l’objet de leur ouvrage a quelque orientation en ce
sens, tandis que ceux-ci lui prêteront volontiers la faculté d’apprécier une évolution
sociologique, si c’est là l’objet de leur thèse.3
Plus encore, beaucoup d’auteurs insistent sur le fait qu’un indicateur est une
information « synthétique ».4 Entendons ici qu’un seul indicateur peut servir à
renseigner sur plusieurs réalités en même temps. On appelle alors cet indicateur un
indicateur composite. L’expression la plus connue de cette utilisation de
l’indicateur est sans nul doute celle de l’Indice de développement humain (ci-après
IDH). L’IDH se présente sous la forme d’une valeur unique qu’on attribue au pays
du monde entier.5 Cette valeur est comprise entre 0 et 1; le plus haut score
témoignant de la meilleure qualité de vie. En tout, 4 composantes du
développement des pays sont tenues en compte pour calculer les scores de chacun :
l’espérance de vie à la naissance (santé), la durée moyenne de scolarisation et la
durée attendue de scolarisation (éducation) et le revenu national brut par habitant
(niveau de vie).6 Retenons ici que l’IDH est un indicateur composite qui présente
une information synthétique parce qu’il renseigne en même temps, et par le biais
d’une seule valeur, sur 4 composantes du développement. Il est utile de synthétiser
ainsi les données dans les tableaux de bord afin d’alléger ces derniers et d’éviter
qu’ils ne soient saturés d’information.
3
Le Petit Robert, pa e e ple, o ie te l’u e de ses d fi itio s sp ifi ue e t ve s la esu e de alit s d’o d e
économique. Voir à ce sujet :
Alain Rey et Josette Rey-Debove (dirigé par:), Le Petit Robert, 2005, éditions Dictionnaires le Robert, Paris, p. 1345
4
Marie-Hélène Millie-Timbal, Élaborer des tableaux de bord utiles, 2010, éditions Gereso, Le Mans, p. 67-68
5
E , ils taie t 94 pa s à s’ t e vus att i uer un indice de développement humain.
6
Bureau du rapport sur le développement humain, L’i dice de développe e t hu ai IDH , [En ligne] page
consultée le 3 mai 2012, URL: http://hdr.undp.org/fr/statistiques/idh/
7
C’est le as par exemple de Pierre Voyer et du Secrétariat du Conseil du trésor du Québec. Voir à ce sujet :
Pierre Voyer, Tableaux de bord de gestion, 1994, Presses de l'Université du Québec, Sainte-Foy, p. 70
et
5
pertinent, doit non seulement fournir une information utile, mais aussi une
information susceptible de varier dans le temps.8 Trop souvent sommes-nous
confrontés à des indicateurs aux valeurs toujours figées et jamais changeantes lors
de la réalisation de mandats dans les organisations. Il faut identifier ces indicateurs
« inertes » et les remplacer par d’autres, ceux-là moins liés peut-être à la réalité
que l’on surveille, mais beaucoup plus pertinents parce que changeants. Nous
aurons l’opportunité plus loin de porter une attention particulière aux principes et
astuces permettant de sélectionner les bons indicateurs pour un tableau de bord.
La littérature nous enseigne par ailleurs que les indicateurs remplissent des
fonctions ou des rôles. Il est à cet égard très intéressant de constater que les auteurs
Tom Freeman et Roger Aïm, malgré la barrière de la langue qui les sépare9,
abordent le sujet à peu près de la même manière dans leurs ouvrages respectifs.
Ainsi, les deux auteurs suggèrent que les indicateurs ont trois fonctions : ils
renseignent sur l'état de la situation actuelle, sur les tendances (ou l’évolution dans
le temps) et sur l’atteinte des objectifs.10 Pour qualifier cette troisième fonction,
Freeman n’hésite d’ailleurs pas à utiliser le terme « signal d’alarme ». À cet égard,
un indicateur peut être accompagné dans un tableau de bord d’un code de couleurs
ou de pictogrammes destiné à « sonner l’alarme » lorsqu’il y a dysfonction dans
l’organisation ou difficulté à atteindre les objectifs.
Secrétariat du Conseil du trésor du Québec, Guide sur les indicateurs, 2003, p. 6, [En ligne] page consultée le 1er
juin 2011, URL: http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/publications/guide_indicateur.pdf
8
Jean-Yves Saulou, Le pilotage du décideur, 1994, Éditions Lavoisier, Condé-sur-Noireau, p. 5
9
Tom (Tim) Freeman a rédigé son ouvrage en anglais tandis que Roger Aïm a préféré le français.
10
Tom (Tim) Freeman, Using performance indicators to improve health care quality in the public sector: a review of
the literature, dans: Health services management research, 2002, vol. 15, no 2, Grande Bretagne, p. 128
et
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. XVIII
11
Voir à ce sujet :
Pierre Voyer, Tableaux de bord de gestion et indicateurs de performance, 2e édition, 1999, Presses de l'Université
du Québec, Sainte-Foy, p. 67
et
Jean-Yves Saulou, Le pilotage du décideur, 1994, Éditions Lavoisier, Condé-sur-Noireau, p. 5
6
permet d’apprécier la condition. Certes, il existe des indicateurs qualitatifs, et ce
même dans la littérature12. Ces derniers sont le plus souvent facilement
identifiables : ils posent des questions auxquelles il est possible de répondre par oui
ou par non (par exemple, « la revue de processus a-t-elle été effectuée? » ou « le
rapport a-t-il été produit? »). Ne nous y méprenons pas cependant : ces indicateurs
ne trouvent pas leur place dans un tableau de bord parce que peu pertinent dans une
perspective d’analyse de l’évolution d’une situation.
12
Voir à ce sujet :
Guy Breton, Rapport à l'Assemblée nationale pour l'année 1998-1999: tome II: Annexe A, 1999, Bureau du
Vérificateur général du Québec, p. 332 [En ligne] page consultée le 1er juin 2011, URL:
http://www.vgq.gouv.qc.ca/fr/fr_publications/fr_rapport-annuel/fr_1998-1999-t2/fr_rapport1998-1999-t2-
annexea.pdf
et
Development Assistance Committee, Glossaire des principaux termes relatifs à l'évaluation et la gestion axée sur
les résultats, 2002, Publications OCDE, Paris, p. 25
7
FICHE D’INDICATEUR
IDENTIFICATION DE L’INDICATEUR
Nom de l’indicateur
Objectif de l’indicateur
Fréquence
Destinataires de l’indicateur
COMMENTAIRES
Notons aussi que certains auteurs suggèrent que le tableau de bord doit être
accompagné d’un « reportage ventilé ou synoptique, fournissant à la fois une
13
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 3
14
Voir par exemple à ce sujet :
Alain-Charles Martinet et Ahmed Silem (dirigé par:), Lexique de gestion, 6e édition, 2003, éditions Dalloz, Paris, p.
480
et
Michel Leroy, Le tableau de bord: au service de l'entreprise, 1988, Éditions d'Organisation, Paris, p. 103
15
Voir par exemple à ce sujet :
Patrick Jaulent et Marie-Agnès Quarès, Pilotez vos performances: Indicateurs et tableaux de bord, 2006, Édition
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 101
16
Marie-Hélène Millie-Timbal, Élaborer des tableaux de bord utiles, 2010, éditions Gereso, Le Mans, p. 23
9
vision globale et la possibilité de forer dans les niveaux de détail »17. À ce sujet, il
faut savoir qu’un tableau de bord, parce qu’il se contente de fournir une
information simplifiée, laisse parfois en suspens certaines questions que pourrait se
poser le gestionnaire. « Comment en sommes-nous arrivés là? » « Depuis quand
dure cette situation? » « Quels facteurs sont à l’origine de tel problème? » Cela est
d’autant plus vrai avec les indicateurs composites. L’exemple de l’IDH posé plus
tôt en fournit un bon aperçu. En effet, lorsqu’un pays obtient un IDH relativement
mauvais, il devient intéressant de s’interroger sur les causes réelles du problème
afin de corriger la situation. Il faut donc décomposer l’indicateur en ses parties afin
de savoir si la dysfonction est attribuable à l’espérance de vie, à la durée de
scolarité, au revenu par habitant ou à tous ces facteurs en même temps. Dans ce
contexte, l’indicateur qui renseigne par rapport au degré de réalisation d’un
objectif est un indicateur de résultats tandis que les indicateurs qui renseignent par
rapport aux efforts fournis pour arriver à ces résultats sont les indicateurs de
moyens et d’actions.18 Bref, il est bel et bien judicieux d’annexer au tableau de
bord les détails pouvant être d’intérêt au gestionnaire plus curieux, ce dernier les
consultera ou non selon qu’il juge en avoir besoin ou pas.
Dans le même ordre d’idées, soulignons que le tableau de bord ne doit pas
être confondu avec le « Reporting hiérarchique ». Ce dernier est plutôt un outil de
contrôle destiné à être retransmis plus haut sur la ligne hiérarchique de
l’organisation et est mal adapté à la prise de décision locale. Un tableau de bord est
pour sa part davantage orienté vers le pilotage et met donc l’accent sur « les
données qui ont véritablement une valeur stratégique ».21
19
Robert S. Kaplan et David P. Norton, Le tableau de bord prospectif: Pilotage stratégique: les 4 axes du succès,
1998, Éditions d'organisation, Paris, p. 20-22
20
AÏM, Roger, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 5
21
Marie-Hélène Millie-Timbal, Élaborer des tableaux de bord utiles, 2010, éditions Gereso, Le Mans, p. 26
22
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. XVIII
11
exploiter des résultats, évaluer des risques, consulter des bilans
d'activités, prendre connaissance à travers de nombreux états du
fonctionnement d’une direction, suivre l'évolution de projets, déclencher
diverses actions (réunions, audits...), etc. »23
Enfin, à quoi peut bien ressembler un tableau de bord? Question banale pour
le gestionnaire chevronné, elle n’en demeure pas moins des plus pertinentes pour le
novice qui pour la première fois tente l’exercice de sa construction. Que ce dernier
se rassure, cependant, car il n’est pas de règle stricte pour régir cet art, seulement
des meilleures pratiques. Avant de s’intéresser à ces astuces, démystifions tout de
même le tableau de bord en jetant un œil au prototype de la page suivante.
Notons au passage que le tableau de bord peut être présenté sous différents
formats. Ainsi, il a parfois été présenté dans les organisations « sous la forme de
panneaux mobiles ou fixés au mur de la salle de conférence ». Ce format cependant
rend difficile son transport d’un lieu vers un autre et est peu adapté à l’affichage de
données confidentielles. On lui préfère donc souvent des dimensions plus
modestes, propices au transport dans un porte-documents.24 Mieux encore, de nos
jours le tableau de bord peut être enregistré au format électronique. Il doit alors
avoir des dimensions qui s'affichent bien sur un écran d'ordinateur et, au besoin,
être protégé par un mot de passe. Idéalement, le tableau de bord informatisé est
aussi accompagné d’un outil permettant au besoin son impression sur un support
papier.25
23
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 6
24
J. de Guerny, J. C. Guiriec et J. Lavergne, Principes et mise en place du tableau de bord de gestion: encyclopédie
Delmas pour la vie des affaires, 6e éditions, 1990, Éditions Delmas, p. 103
25
J. de Guerny, J. C. Guiriec et J. Lavergne, Principes et mise en place du tableau de bord de gestion: encyclopédie
Delmas pour la vie des affaires, 6e éditions, 1990, Éditions Delmas, p. 127
12
Figure 2 : Exemple de tableau de bord
13
Quelles astuces propose la littérature pour la construction d’un tableau de
bord?
26
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-De is La Plai e, p. e guise d’i t odu tio , au u u o de page
27
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 94
28
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 36
14
lorsque le gestionnaire en aura mémorisé la structure. Saulou suggère toutefois de
ne pas dépasser 10 indicateurs.29
Choisir sept indicateurs parmi tous ceux possibles peut toutefois s’avérer un
véritable défi. Comment reconnaître ceux du lot qui sont indispensables? Cet
exercice fort pénible n’en est pas moins d’une grande importance, puisque c’est en
fonction des indicateurs retenus que des actions seront plus tard prises par le
gestionnaire.30 Plusieurs techniques existent donc qui permettent d’asseoir le choix
des indicateurs sur une base solide et raisonnée. Parmi ces techniques,
mentionnons l’« analyse multicritères », la « méthode par classe d’importance » et
la « méthode par comparaison deux à deux des critères ». Brièvement, l’analyse
multicritères consiste à accorder une pondération à chaque indicateur, puis à noter
sur 100 son importance par rapport aux autres indicateurs. La multiplication des
deux valeurs obtenues permet de ne retenir que les sept meilleurs scores. La
méthode par classe d’importance, elle, consiste à diviser les indicateurs selon qu’ils
sont obligatoires, importants ou accessoires. Ne sont retenus que ceux obligatoires.
Enfin, la méthode par comparaison deux à deux des critères consiste à placer tous
les critères de sélection sur les deux axes d’un tableau, d’abord en ordre
alphabétique, puis en ordre inverse. Ne sont retenus que les indicateurs qui
satisfont le plus de critères dans ce tableau.31
29
Jean-Yves Saulou, da s so ouv age, e a ue ue le hiff e sept s’illust e de plusieu s faço s da s la vie
courante. Il donne à ce sujet pour exemple les sept merveilles du monde, les sept jours de la semaine et les sept
péchés capitaux. Voir à ce sujet :
Jean-Yves Saulou, Le tableau de bord du décideur: Méthodologie de mise en place, 1982, Éditions d'Organisation,
Condé-sur-Noireau, p. 103
30
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 94
31
Jean-Yves Saulou, Le tableau de bord du décideur: Méthodologie de mise en place, 1982, Éditions d'Organisation,
Condé-sur-Noireau, p. 104-107
15
qu’il touchera de près ou de loin. L’on demandera par exemple à ces personnes
quels indicateurs ils souhaiteraient voir apparaître dans le tableau de bord.32
Certains auteurs insistent d’ailleurs sur l’importance d’impliquer le personnel dans
cet exercice afin d’obtenir son support même après la réalisation du projet. Un
personnel, s’il est démobilisé, est susceptible de ne jamais se montrer vraiment
intéressé, d’où l’intérêt de l’amener à contribuer.33
32
Olivier Boutou et Laurent Lévêque, Miniguide des indicateurs et tableaux de bord, 2003, Éditions AFNOR, Saint-
Denis La Plaine, p. 12
33
Robert S. Kaplan et David P. Norton, Le tableau de bord prospectif: Pilotage stratégique: les 4 axes du succès,
1998, Éditions d'organisation, Paris, p. 297
34
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 27
16
s’additionner tous en un seul indicateur de coût global.35 Par tournés vers la non-
qualité, entendons que les indicateurs doivent renseigner sur les problèmes plutôt
que les réussites. Ainsi, au lieu de parler du pourcentage des clients satisfaits, l’on
parlera plutôt du pourcentage des clients insatisfaits, car c’est sur ces derniers que
se concentrera l’action du gestionnaire.36
35
J. de Guerny, J. C. Guiriec et J. Lavergne, Principes et mise en place du tableau de bord de gestion: encyclopédie
Delmas pour la vie des affaires, 6e éditions, 1990, Éditions Delmas, 45-47 et 59
36
Jean Margerand et Florence Gillet-Goinard, Manager la qualité pour la première fois: Conseils pratiques,
Diagnostic, plan d'action, certification ISO 9001, 2006, Éditions Eyrolles, Paris, p. 60
37
Harvard Business Review, Les systèmes de mesure de la performance, 1999, Éditions d'Organisation, Paris, p. 40
38
Voir par exemple à ce sujet :
Robert S. Kaplan et David P. Norton, Le tableau de bord prospectif: Pilotage stratégique: les 4 axes du succès, 1998,
Éditions d'organisation, Paris, p. 307-308
et
Jean Margerand et Florence Gillet-Goinard, Manager la qualité pour la première fois: Conseils pratiques,
Diagnostic, plan d'action, certification ISO 9001, 2006, Éditions Eyrolles, Paris, p. 58
et
Marie-Hélène Millie-Timbal, Élaborer des tableaux de bord utiles, 2010, éditions Gereso, Le Mans, p. 117-118
et
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 44
et
Gilles Barouch, Élaborer des objectifs et un tableau de bord de suivi: Voici les modes d'emploi, 2010, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 37
39
Jean Margerand et Florence Gillet-Goinard, Manager la qualité pour la première fois: Conseils pratiques,
Diagnostic, plan d'action, certification ISO 9001, 2006, Éditions Eyrolles, Paris, p. 60
17
Simplement, le gestionnaire doit être informé des dangers qui y sont liés et en tenir
compte lorsqu’il liera le tableau de bord.
Les fiches d’indicateurs sont en quelque sorte les « cartes d’identité » des
indicateurs. Elles définissent les protocoles à suivre pour mettre à jour chaque
information du tableau de bord. Ces fiches empêchent par ailleurs que les uns et les
autres interprètent différemment un même indicateur ou n’effectuent les mesures
d’une manière qui ne convienne pas à l’objectif recherché.42 Une fiche d’indicateur
comportera généralement des informations de base, telle que l’objet à mesurer,
l’endroit où doit être effectuée la mesure, le système d’unité des données
recueillies (par exemple en kilogrammes ou en livres), la fréquence des relevés et,
40
J. de Guerny, J. C. Guiriec et J. Lavergne, Principes et mise en place du tableau de bord de gestion: encyclopédie
Delmas pour la vie des affaires, 6e éditions, 1990, Éditions Delmas, p. 56
41
J. de Guerny, J. C. Guiriec et J. Lavergne, Principes et mise en place du tableau de bord de gestion: encyclopédie
Delmas pour la vie des affaires, 6e éditions, 1990, Éditions Delmas, p. 47
42
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 98-99
18
parfois, le type d’interprétation des résultats à appliquer.43 D’autres informations
peuvent aussi s’avérer utiles, telles que le nom de l’indicateur, l’objectif de
l’indicateur, la valeur cible à atteindre et le nom de la personne chargée d’effectuer
la mesure.
43
Claude Pinet, L'ISO 9001 facile: réussir sa démarche de certification: Volume 2: Les outils pour mettre en oeuvre
la démarche, 2011, Éditions Lexitis, Paris, p. 85
44
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 89
45
Pierre Voyer, Tableaux de bord de gestion, 1994, Presses de l'Université du Québec, Sainte-Foy, p. 11-12
46
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 33
19
7 - Tirer profit des couleurs et des graphiques
47
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 186-187
20
eux), le diagramme linéaire (utilisé pour étayer une évolution chronologique) et le
nuage de point (utilisé pour analyser des relations).48
Le tableau de bord est un outil fragile en ce sens qu’il est soumis au bon
vouloir des individus qui composent une organisation. Lorsqu’il est mal utilisé par
le gestionnaire, il peut rapidement se transformer en un outil inexploitable.
Entendons ici que les informations fournies par le tableau de bord doivent être
utilisées pour formuler des critiques constructives et ne pas servir à faire des
remontrances aux employés. Lorsque l’utilisation faite du tableau de bord va dans
le sens de la répression, le personnel n’a plus dès lors d’intérêt à contribuer à la
mise à jour ou au développement de cet outil. La situation devient particulièrement
grave lorsqu’apparaît du sabotage (par exemple lorsque les employés gonflent
certains chiffres afin de faire croire à une plus grande productivité) et que
l’information transmise au gestionnaire ne traduit plus la réalité.52 Utiliser le
tableau de bord afin d’encourager la compétition entre les employés peut par
50
Tom (Tim) Freeman, Using performance indicators to improve health care quality in the public sector: a review of
the literature, dans: Health services management research, 2002, vol. 15, no 2, Grande Bretagne, p. 132
51
Patrick Jaulent et Marie-Agnès Quarès, Pilotez vos performances: Indicateurs et tableaux de bord, 2006, Édition
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 102
52
Bernard Féminier et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe, 2003, Éditions d'Organisation,
Paris, p. 43
22
ailleurs engendrer les mêmes biais. Il est donc essentiel de ne pas utiliser les
données du tableau de bord autrement que pour motiver le personnel et
l’accompagner positivement vers une meilleure performance.
53
Olivier Boutou et Laurent Lévêque, Miniguide des indicateurs et tableaux de bord, 2003, Éditions AFNOR, Saint-
Denis La Plaine, p. 7 et 30
23
Quelles méthodologies propose la littérature pour la construction d’un tableau
de bord?
24
l’information dans le tableau de bord. Il faut que les données y soient placées selon
un ordre et des proportions qui reflètent leur importance. 54
Roger Aïm propose pour sa part une méthodologie en huit phases. Nettement
plus bref que Saulou quant à la description du travail à effectuer à chacune des
étapes, son plan d’action a cependant le mérite d’aller un peu plus loin que celui de
son collègue. En effet, Aïm, en plus d’aborder la construction du tableau de bord,
rappel qu’il est important d’en faire l’évaluation et mentionne les démarches à
accomplir pour ce faire (voir à ce sujet les étapes six à huit).
54
Jean-Yves Saulou, Le tableau de bord du décideur: Méthodologie de mise en place, 1982, Éditions d'Organisation,
Condé-sur-Noireau, p. 51-130
55
Roger Aïm, 100 questions pour comprendre et agir: Indicateurs et tableaux de bord de gestion, 2011, Éditions
AFNOR, Saint-Denis La Plaine, p. 39
25
(1) La première étape consiste à « identifier le contexte » dans lequel est
entreprise la démarche de construction du tableau de bord. L’organisation est alors
appelée à identifier les acteurs impliqués dans cette démarche (« d’où vient la
demande? À qui le tableau de bord est-il adressé? »), à s’interroger sur les objectifs
auxquels doit répondre le tableau de bord (« pourquoi cette demande? »), à passer
en revue les forces et faiblesses de l’organisation en matière de système
d’information (« quelles actions ou décisions nécessitent des informations? »), à
définir le périmètre du tableau de bord (« tous les aspects de l’organisation
doivent-ils être contrôlés? ») et à composer l’équipe de projet (« qui se chargera de
construire le tableau de bord? »). (2) La deuxième étape consiste à clarifier la
structure décisionnelle de l’organisation. Pour ce faire, les personnes responsables
du projet doivent construire un organigramme de l’organisation (voir figure 1) et
identifier les liaisons qui lient chaque département ou secteur d’activité aux autres
(« que fait le département logistique pour le département bureautique? »). (3) La
troisième étape consiste à énoncer les attentes des départements ou secteurs
d’activité de même que les attentes des personnes en lien avec l’organisation
(« qu’attend donc le département bureautique de la part du département
logistique? »). (4) Les attentes de chacun ayant été définies, il est dès lors possible
d’identifier les objectifs de toutes les parties prenantes (« quels objectifs devrait
espérer atteindre le département logistique considérant les attentes du département
bureautique? »). (5) Cinquièmement, la formulation des facteurs clefs de succès
liés aux objectifs définis à l’étape quatre doit permettre d’identifier des actions à
poser pour réaliser ces objectifs (« quelles actions devraient être entreprises pour
atteindre les objectifs du département logistique? »). (6) L’étape six consiste à
identifier des indicateurs de réalisation des objectifs et des actions à poser pour
réaliser les objectifs. (« comment puis-je mesurer l’atteinte de tel objectif?
Comment puis-je mesurer le succès de telle action? ») (7) Les indicateurs, une fois
identifiés, doivent être reportés dans des fiches d’indicateurs qui puissent fournir
toute l’information nécessaire à leur sujet. (8) Huitièmement, les personnes
chargées de construire le tableau de bord feront un état des lieux concernant les
indicateurs. Pour n’en retenir qu’un nombre approprié, ils s’interrogeront sur les
forces et les faiblesses de ces indicateurs de même que sur leur accessibilité, leur
fiabilité et leur convivialité. (9) Neuvième étape, il faut interpréter les résultats
obtenus (« l’objectif du tableau de bord a-t-il été atteint? Certains problèmes
26
requièrent-ils que soient apportées des modifications? »). (10) Enfin, la dernière
étape consiste à auditer le système en continu. Cette étape s’effectue plusieurs mois
après l’implantation du tableau de bord et est répétée annuellement. Il s’agit de se
demander si le tableau de bord nécessite une mise à jour (« est-il nécessaire de
changer un ou plusieurs indicateurs? La présentation est-elle conviviale? Les cibles
identifiées sont-elles toujours valides? ») et d’interroger ses utilisateurs sur leur
ressenti (« avez-vous confiance en ce tableau de bord? Utilisez-vous le tableau de
bord? Avez-vous observé des modifications de certains comportements? »).56
56
Marie-Hélène Millie-Timbal, Élaborer des tableaux de bord utiles, 2010, éditions Gereso, Le Mans, p. 10
27
Conclusion
Construire des tableaux de bord est une science simple, mais qui tout de
même doit s’apprendre pour que les résultats soient concluants. Pour cette raison,
l’élaboration de vos tableaux de bord doit prendre appui sur les observations et
astuces formulées dans la littérature. En vous en référant ainsi à des experts, vous
arriverez à concevoir des outils de gestion efficaces qui pourront être utilisés et
entretenus même sans votre concours.
Outre ces meilleures pratiques, nous avons vu que la littérature fournit aussi
des méthodologies de construction auxquelles il est sage de s’en référer lorsqu’est
mis en œuvre un projet tableau de bord. Toutefois, ne vous y limitez pas et optez
lorsqu’il le faut pour des approches s’en écartant un peu si elles conviennent mieux
à votre situation ou celle de votre organisation.
28
Liste des figures
29
Bibliographie
BAROUCH, Gilles, Élaborer des objectifs et un tableau de bord de suivi: Voici les
modes d'emploi, 2010, Éditions AFNOR, Saint-Denis La Plaine, 62 p.
BRETON, Guy, Rapport à l'Assemblée nationale pour l'année 1998-1999: tome II:
Annexe A, 1999, Bureau du Vérificateur général du Québec, 332 p. [En ligne]
page consultée le 1er juin 2011, URL:
http://www.vgq.gouv.qc.ca/fr/fr_publications/fr_rapport-annuel/fr_1998-1999-
t2/fr_rapport1998-1999-t2-annexea.pdf
ÉDITIONS GERESO, Prakit « Élaborer des tableaux de bord utiles », [En ligne]
page consultée le 6 avril 2012, URL: www.gereso.com/prakit/elabtablebord
30
FÉMINIER, Bernard et Daniel Boix, Le tableau de bord facile: Manager d'équipe,
2003, Éditions d'Organisation, Paris, 274 p.
REY, Alain et Josette Rey-Debove (dirigé par:), Le Petit Robert, 2005, éditions
Dictionnaires le Robert, Paris, 2949 p.
31
SAULOU, Jean-Yves, Le pilotage du décideur, 1994, Éditions Lavoisier, Condé-
sur-Noireau, 174 p.
32