REPUBLIQUE DU SENEGAL

Un Peuple – Un But – Une Foi

Ministère de l’Education Nationale
Direction de l’Enseignement Elémentaire
-------------------

GUIDE POUR LE MANAGEMENT

DE L’ECOLE

Novembre 2012

1
 SOMMAIRE
PREFACE.................................................................................................................................................................. 3
INTRODUCTION ..................................................................................................................................................... 4
I. PRESENTATION DES OUTILS DU DIRECTEUR................................................................................... 5
I.1 LISTE DES OUTILS DU DIRECTEUR............................................................................................... 6
II. DESCRIPTION DES OUTILS .................................................................................................................... 7
II.1 CAHIER DES CHARGES DES DIRECTEURS .................................................................................. 8
II.2 FICHE SIGNALETIQUE ...................................................................................................................... 9
II.3 PLANE D’ACTION DE L’ECOLE .................................................................................................... 11
II.4 PLANIFICATION DE L’ENCADREMENT DES ADJOINTS ......................................................... 12
II.5 BULLETIN DE SUIVI DES TRAVAUX D’ELEVES ....................................................................... 13
II.6 BULLETIN DE SUIVI ENCADREMENT ......................................................................................... 14
II.7 FICHE D’OBSERVATION DE LEÇON ............................................................................................ 15
II.8 PROCES VERBAL DE SEANCE D’ANIMATION PEDAGOGIQUE ............................................. 17
II.9 TABLE AU DE BORD DE L’ECOLE ............................................................................................... 18
II.10 OUTILS DE SUIVI DES CANTINES SCOLAIRES ..................................................................... 20
II.10.1 FICHE DE PRESENTATION ................................................................................................. 20
II.10.2 FICHE MENSUELLE DE PRESENCES................................................................................ 21
II.10.3 FICHE MENSUELLE DE GESTION DE VIVRES ............................................................... 22
II.10.4 FICHE TRIMESTRIELLE ...................................................................................................... 23
II.11 OUTILS DE SUIVI DES PROJET D’ECOLE ............................................................................... 25
II.11.1 RAPPORT ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET D’ECOLE ........................................... 25
II.12 ETAT D’EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D’ECOLE .................................................. 26
II.13 FICHE DE SYNTHESE DES PERFORMANCES DES ELEVES (NIVEAU ECOLE) ................ 27
II.14 OUTILS DE GESTION CGE .......................................................................................................... 28
II.14.1 LE PLAN D’ACTION ............................................................................................................. 28
II.14.2 CONCEPT DU PLAN D’ACTION VOLONTARISTE (PAV) .............................................. 28
II.14.3 RÔLES DU CGE DANS LA CONCEPTION ET LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN
D’ACTION VOLONTARISTE (PAV) ...................................................................................................... 28
II.14.4 PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE ....................................... 28
II.15 AIDE-MEMOIRE SUR LE PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE . 29
II.16 SUIVI DU PLAN D’ACTION ........................................................................................................ 29
II.17 CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE / DE L’AG DU VILLAGE OU DU
QUARTIER .................................................................................................................................................... 30
II.17.1 ......................................................................................................................................................... 30
II.18 FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES DU CGE ............................................................ 31
II.19 PLAN D’ACTION VOLONTARISTE (CANEVAS ET EXEMPLE) ........................................... 32
II.20 BILAN ANNUEL DES ACTIVITES DE CGE (CANEVAS ET EXEMPLE)............................... 33
III. LISTE D’OUTILS DE GESTION CLASSIQUES ................................................................................. 34
III.1 OUTILS DE GESTION DES RESSOURCES MATERIELLE ET FINANCIERE ....................... 34
III.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION .................................................................................. 34
III.1.2 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE ........................................................ 34
III.2 OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE .................................................................... 34
III.2.1 LES OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE : .................................................. 34

2
 PREFACE
Depuis la deuxième phase du PDEF orientée vers l’amélioration de la qualité des apprentissages et
l’accroissement des rendements internes, le Ministère de l’Education s’est inscrit dans un processus de
construction d’un dispositif de pilotage des apprentissages.
Malgré les efforts consentis, beaucoup d’indicateurs de processus liés à la mise en place de conditions
pour une formation/éducation n’ont pas atteint leurs cibles, comme l’atteste le rapport d’évaluation de
la 3ème phase du PDEF publié en décembre 2011.

C’est dans ce contexte que le projet « EDUFORM/APSE 2 » qui vise l’amélioration de la gestion et du
pilotage du système éducatif aux différents niveaux de responsabilité, se présente comme une
opportunité à saisir pour renforcer la gestion des enseignements apprentissages.

En vue de consolider les acquis des enseignant(e)s et de renforcer leurs capacités en gestion
pédagogique, la Direction de l’enseignement élémentaire (DEE), dans le cadre du projet d’Appui au
Pilotage du Système Educatif phase 2 (APSE 2), a conçu des outils qui permettront à coup sûr, de
renforcer les acquis dans le domaine de la gestion pédagogique.
Les outils du présent guide visent à rendre opérationnel le cahier de charges du maître pour
l’accompagner à réussir ses missions.

Le Ministère de l’Education Nationale reste persuadé que l’usage judicieux par les
bénéficiaires de ces précieux outils les aidera à mieux faire face à leurs responsabilités en vue
d’améliorer les rendements scolaires.

Le Ministère de l’Education Nationale, à travers ma personne, remercie sincèrement la

Coopération française et l’AFD, et félicite tous ceux qui se sont investi pour la réalisation de ce
document.

Le Ministre de l’Education Nationale

SERIGNE MBAYE THIAM

3
 INTRODUCTION

L’organisation et la gestion peu optimale des apprentissages et du pilotage global de l’école lestent le
fonctionnement du sous-secteur de l’enseignement élémentaire. Cela se traduit par une inefficacité
interne du système perceptible à travers les redoublements et abandons qui restent élevés malgré les
énormes efforts consentis.

Par ailleurs, le contexte de déconcentration/décentralisation en cours et le déficit d’encadrement

résultant de la taille des structures et de la massification du personnel enseignant justifient le recours aux
directeurs dans le management des écoles. Cependant, ces derniers ne bénéficient d’aucune formation
initiale, d’où des difficultés de management des écoles.

Les présents outils de management visent à corriger ce manque en vue d’améliorer les rendements
scolaires. Elaborés sur la base des initiatives développées sur le terrain, ces outils de gestion simples
d’utilisation sont susceptibles d’alléger les contraintes des maîtres et directeurs.

Les enseignants et directeurs d’école trouveront sûrement une plus value dans leur utilisation régulière
et, par ricochet, les membres du corps de contrôle devraient voir leurs charges d’encadrement allégées.
En plus, l’implication effective de la communauté devrait susciter un autre rapport à l’école pour le
grand profit des élèves.

L’utilisation desdits outils va au-delà de la simple collecte de données statistiques ; il s’agira

essentiellement d’exploiter la masse d’informations qu’elle va générer pour une prise de décisions
idoines. A terme, il reste attendu une amélioration des performances des élèves du fait d’une bonne
synergie et d’une meilleure efficacité des actions des uns et des autres.

4
I. PRESENTATION DES OUTILS DU DIRECTEUR

5
I.1 LISTE DES OUTILS DU DIRECTEUR
N° Outils
1.
Cahier de charges des maîtres
2. Fiche signalétique

3.
Plan d’action de l’école
4.
Planification de l’encadrement des adjoints
5.
Bulletin de suivi des travaux d’élèves
6.
Bulletin de suivi encadrement
7.
Fiche d’observation de leçon
8.
Procès verbal de séance d’animation pédagogique
9.
Tableau de bord de l’école
10.
Outil de suivi des cantines scolaires
11.
Fiche mensuelle de présences
12.
Fiche mensuelle de gestion de vivres
13.
Fiches trimestrielle
14.
Outil de suivi des projets d’école
15.
Fiche de synthèse des performances des élèves (niveau école)
16.
Outil de gestion du CGE
17.
Fiche de suivi interne des activités du CGE
18.
Plan d’action volontariste (canevas et exemple)
19.
Bilan annuel des activités de CGE (canevas et exemple)
20.
Liste d’outils de gestion classiques
Outils classiques existants

6
II. DESCRIPTION DES OUTILS

7
 II.1 CAHIER DES CHARGES DES DIRECTEURS

Objectif : permettre au directeur de s’approprier ses missions aux plans pédagogiques

administratifs et sociaux. Elles concernent l’organisation du travail, l’administration, la
communication et les relations avec les différents acteurs pour le développement de l’école.
Période d’utilisation : Année scolaire
Description de l’outil : Le cahier des charges du directeur précise les missions relatives à :
 l’organisation de l’école ;
 la gestion des ressources financières, matérielles et humaines ;
 le contrôle et l’évaluation ;
 l’encadrement et la supervision ;
 la réalisation des objectifs de développement de l’école.

Missions Activités /Tâches Echéances

Le Directeur d’école doit :
 Organiser :
 une séance d’animation pédagogique et culturelle par mois (4h) ;
 une réunion trimestrielle avec les communautés sur les problèmes de l’école et
les résultats scolaires des élèves ;
 la participation effective de l’école aux évaluations standardisées
 la promotion de l’école et son ouverture au milieu ;
d’organisation de l’école

 une réunion mensuelle de l’équipe pédagogique sur les performances des élèves
et les stratégies pour les améliorer ;
 Afficher :
Année
 l’emploi du temps des classes ;
scolaire
 la liste nominative du personnel ;
 les statistiques des élèves et du mobilier ;
 l’emploi du temps du Directeur ;
DIRECTEURS

 le règlement intérieur de l’école.

 Tenir à jour :
 Les documents de gestion (registres matricules, du patrimoine, cahier de visites,
de supervision, de visite médicale et de conseil des maîtres)
 Le fichier scolaire des élèves( attention particulière aux enfants vulnérables)
 Le cahier de contrôle du quantum horaire
 Le cahier de monographies

 Veiller :

financières matérielles et
de gestion des ressources

à une utilisation rationnelle et efficace des ressources financières,matérielles

et humaines ;
 à la bonne conservation et à la sécurisation des archives ; Année
humaines

 à l’engagement et à la motivation des maîtres, des élèves et des scolaire

communautés ;
 au renforcement de la cohésion et de la solidarité de l’équipe pédagogique
 à l’ordre et à la discipline dans l’école ;
 au respect du temps d’apprentissage ;
 à l’assiduité et à la ponctualité des maîtres et des élèves.

8
II.2 FICHE SIGNALETIQUE

Objectif : Permettre à l’enseignant de fournir toutes les informations relatives à son

identification, à sa formation et à son développement professionnel.
Période d’utilisation : dès son arrivée à l’école
Mode de remplissage : L’enseignant renseignera les différentes rubriques en vue de
permettre à la hiérarchie de disposer de toutes les informations utiles relatives à son
identification, et à son développement professionnel.
Description de l’outil
L’outil précise :
 les adresses civiles, les informations relatives à l’état civil ;
 les formations reçues, les diplômes, les attestations et leurs années d’obtention ;
 les structures fréquentées, les postes occupés les classes tenues et les périodes.

INSPECTION D’ACADEMIE DE…………………………………………………………

INSPECTION DE L’EDUCATION ET DE LA FORMATION :……………………….
ECOLE :……………………………….. Cours ……… …………………………………….
Année scolaire…………………………………………………………………………………
I- IDENTIFICATION DE L’ENSEIGNANT:
Prénoms :………………………………………….Nom :…………………
Mle :……………………………Grade:……..………………. Sexe : M / F
Fonction actuelle: …………………………………………………………..
Date et lieu de Naissance : ………………………………………………….
Situation matrimoniale:……………………….Nbre enfants :….................

Contacts :
Tél……………………………………………………………………………..
Mail : ………………………………………………………………………….
Adresse civile : ………………………………………………………………..
Diplômes :……………………………………………………………………..
II- FORMATION :
A. Formation initiale : ……………………………………………………….
B. Autres formations (innovations…) :
……………………………………………………………………………...……………
………………………………………………………………...
C. Diplômes et Attestations :
Académiques : ……………………………………………………………….
Professionnels : ……………………………………………………………...
Autres : ………………………………………………………………………

D. Cursus professionnel :
Date d’entrée dans l’enseignement : …………………………………………..
Date d’entrée dans la fonction publique : ……………….……………………
Ancienneté dans le corps : …………………………………..……………….
Date de la dernière inspection : ……………………………………………...

9
 Parcours professionnel
Ecoles/Autres structures IEF Fonction Années Classes tenues

Fait à …………………… le ……………..

L…maîtr…..

10
 II.3 PLANE D’ACTION DE L’ECOLE

Objectif : permettre au directeur de planifier les activités retenues pour le pilotage et la

gestion de l’école
Période d’utilisation : pendant la mise en œuvre des activités planifiées
Mode de remplissage : se référer aux exemples proposés dans la grille (ligne 1 et 2)
Description de l’outil : Tableau à double entrée précisant les actions à réaliser durant
l’année, les objectifs poursuivis, les périodes de réalisation, les différents responsables, les
coûts et les sources de financement.

Période de Indicateurs Coût Source de

N° Actions Objectifs Responsable
réalisation de résultats Financement
Assurer Tous les
l'inscription de enfants en
tous les enfants âge d'être à
Début/en
Mobilisation (les filles en l'école dans
cours
1 sociale, particulier) et leur Directeur la localité
d'année
sensibilisation présence sont inscrits
scolaire
régulière à l'école et sont
Préparer la réguliers à
rentrée scolaire l'école
Assurer la voir fiche de
Suivi présence présence suivi du
2 des élèves et régulière des Directeur personnel et
des enseignants enseignants à présence des
l'école enseignants
Suivi
3 pédagogique
des enseignants
Suivi des
4 résultats des
élèves
Réunion
trimestrielle
5
avec les
parents
Evaluation
6 avec la
communauté
NB : chaque équipe pédagogique établira son propre plan d’action en suivant le cadre
ainsi défini et en tenant compte des directives données en réunion de rentrée.
Les rubriques coût et sources de financement sont renseignés si nécessaire.

11
 II.4 PLANIFICATION DE L’ENCADREMENT DES ADJOINTS

Objectif : permettre au directeur de planifier mensuellement les activités d’encadrement des

adjoints.
Période d’utilisation : pendant la mise en œuvre des activités planifiées
Mode de remplissage : Se référer aux exemples proposés dans la grille (ligne 1 et 2)
Description de l’outil : C’est un support de planification de l’encadrement dans lequel sont
précisés les activités, les résultats attendus, les modalités d’exécution, le maitre ciblé, la classe
à visiter et la période.

Activités Modalités d’exécution Acteurs impliqués Cible/ classe Date

1. Résolution de - Observation de leçon Directeur et adjoint M. Ndiaye 10 novembre
problème - Entretien CM1 A
2. Appropriation du guide Journée d’étude Equipe pédagogique Equipe 25 novembre
du CEB pédagogique
de l’école
3.

4.

5. …

NB : Cette planification est élaborée avec l’ensemble des acteurs pour mieux prendre en
charge les besoins d’encadrement des adjoints, et faciliter sa mise en œuvre.

12
 II.5 BULLETIN DE SUIVI DES TRAVAUX D’ELEVES

Objectif : Permettre aux directeurs d’apprécier la gestion des travaux écrits par un adjoint.
Période d’utilisation : Toute l’année scolaire.
Mode de remplissage : Cocher la cage d’appréciation et mentionner les observations utiles
Description de l’outil : les différents cahiers sont pris en compte avec des items spécifiés.
INSPECTION D’ACADEMIE DE ………………………………………………………….
INSPECTION DE L’EDUCATION ET DE LA FORMATION ………………………….
Ecole de :……………………………………. Cours : ……………...
Année scolaire………………….. Effectifs : ……G : ……F : ………
IDENTIFICATION DE L’ENSEIGNANT :
Prénoms :…………………………………… Nom :……………………….. Sexe : ……….
Mle :………………… Grade :….……..…… Fonction : ………………………………
Date et lieu de Naissance : ………………………
Diplômes : …………
TRAVAUX DES ELEVES :
OUI NON OBSERVATIONS
Exercices réguliers
Volume suffisant
Cahiers de devoirs
Correction régulière
Résumés adaptés
Leçons régulières et
Cahiers de leçons
conformes à la
programmation
Existence
Cahier de roulement
Visas réguliers
Cahier de production Devoirs réguliers
d’écrits Correction régulière
Utilisation régulière
Cahiers d’Exercices
Correction régulière
Utilisation régulière
Cahiers d’intégration
Correction régulière
Utilisation régulière
Cahiers d’activités
Correction régulière
Cahier d’activités
artistiques

APPRECIATIONS GENERALES ET RECOMMANDATIONS

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Note :…………………. /20
Fait à …………… le …………………………….
LE MAITRE LE DIRECTEUR

13
 II.6 BULLETIN DE SUIVI ENCADREMENT

Objectif : Permettre aux directeurs d’apprécier la planification des apprentissages par les
adjoints.
Période d’utilisation : Toute l’année scolaire.
Mode de remplissage : Cocher la cage d’appréciation et mentionner les observations utiles
Description de l’outil : les domaines majeurs de la préparation sont pris en compte avec des
items spécifiés.
IA : …………………………………………………ANNEE SCOLAIRE ……… /………..

IEF : ……………………………………………………………………………………………
Ecole :…………………………………….Cours /Section :……………
Effectif :………….G :……….F :……
Prénom :………………………………… Nom: …………………Sexe………
Matricule :……………………..Grade :………………… Ancienneté :………………
Formation initiale au CEB….……… Remédiation au CEB ………………………

PREPARATION DE LA CLASSE
ITEMS OUI PART. NON OBSERVATIONS
La planification est établie
La planification des activités est régulière et
conforme à l’APC (prise en compte des
moments d’intégration).
La conception des leçons est en adéquation
avec la pédagogie active (centralité de
l’élève).
L’apprentissage à l’intégration est pris en
compte dans la préparation des leçons (SAI).
L’évaluation de la CB ou du palier est prise
en compte dans la préparation des leçons.
Les SSI proposées sont pertinentes et bien
formulées.
La remédiation est prise en compte dans la
préparation des leçons (dispositif).
Les supports pédagogiques conformes à
l’APC sont disponibles : guide pédagogique,
cahier d’intégration, cahier d’activité, album
de lecture,….

APPRECIATIONS ET RECOMMANDATIONS GENERALES :

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Fait à…………………..le…………………………

Le Maître Le Directeur
14
 II.7 FICHE D’OBSERVATION DE LEÇON

Objectif : Permettre aux directeurs d’apprécier la pratique de classe des adjoints.

Période d’utilisation : Toute l’année scolaire.
Mode de remplissage : Cocher la cage d’appréciation et mentionner les observations utiles
Description de l’outil : Des domaines relatifs à la planification de la leçon, aux activités et
attitudes de l’enseignant et de l’apprenant sont pris en compte avec des items spécifiés.

INSPECTION D’ACADEMIE DE …………………………………………………………

INSPECTION DE L’EDUCATION ET DE LA FORMATION : …………………………
Ecole de :……………………………………. Cours : ……………………
Année scolaire………………….. Effectifs : ……G : ……F : ……...
IDENTIFICATION DE L’ENSEIGNANT :
Prénoms :…………………………………… Nom :……………………….. Sexe : ……….
Mle :………………… Grade :….……..…… Fonction : ………………………………
Date et lieu de Naissance : ……………………… Diplômes : …………

0 : pas satisfaisant ; 1 : peu satisfaisant ; 2 : satisfaisant ; 3 : très satisfaisant

ITEMS 0 1 2 3 Observations
PLANIFICATION DE LA LEҪON
1.1. Pertinence des objectifs
1.3. Identification de pré requis pertinents
1.4. Pertinence de la situation problème proposée
1.5. Choix des supports et matériels didactiques adaptés
1.6. Congruence entre activités prévues et objectifs
1.7. Concision et justesse du résumé prévu
1.8. Pertinence des situations d’évaluation prévues
ACTIVITES ET ATTITUDES DE l’ENSEIGNANT (E)
1.9. Organisation de la classe
1.10. Mise en situation des apprenants
1.11. Clarté des consignes
1.12. Réalisation des activités prévues
1.13. Exploitation des productions des élèves
1.14. Valorisation de l’engagement des élèves
1.15. Maîtrise des contenus enseignés
1.16. Soutien aux élèves qui éprouvent des difficultés

15
1.17. Gestion du temps
1.18. Disponibilité du matériel prévu
1.19. Implication des élèves dans l’élaboration du résumé
1.20. Prise en charge de l’évaluation formative

ACTIVITES ET ATTITUDES DE L’APPRENANT(E)

1.21. Compréhension de la situation
1.22. Proposition d’hypothèses
1.23. Travail individuel
1.24. Participation aux travaux de groupe effectués /
Interaction
1.25. Qualité des productions
1.26. Participation à la synthèse
1.27. Degré de maîtrise des apprentissages (si les éléments
d’appréciation existent)
Appréciation générale :

Recommandations :

Le Directeur

N.B. Il est recommandé de partager les informations contenues dans l’outil avec l’enseignant.

16
 II.8 PROCES VERBAL DE SEANCE D’ANIMATION PEDAGOGIQUE

Objectif : permettre au responsable de la cellule de rendre compte du déroulement des

séances d’animation pédagogique.
Période d’utilisation : après chaque séance d’animation pédagogique
Mode de remplissage : renseigner toutes les rubriques en évitant de mettre (R.A.S.).
Description de l’outil : il comprend une en-tête et un corps du procès-verbal. L’en-tête
permet de faire la cartographie du cadre de rencontre, d’indiquer le nombre de participants et
d’annoncer l’objet de la séance d’animation pédagogique.
Le corps du PV comprend une partie réservée à la synthèse des points discutés et des
consensus obtenus. En outre, il permet de présenter les difficultés rencontrées par le
prestataire, les questions en suspens et de formuler des recommandations.

IA: IDEN : Ecole: Cellule:

Date: Heure de démarrage : Heure de levée de la séance :
Nb de participants: （dont femmes : ）
Nb d’absents :
Thème de la séance :

1. Principales acquisitions au cours de la séance.

Points de discussion Résolution

2. Difficultés relevées au cours de la séance par rapport à :

- la planification (préparation) :

- la mise en œuvre :

- la conduite des débats :

- la gestion du temps :

3. Propositions d’amélioration faites au cours des discussions.

4. Points de divergence :

5. Appréciations générales

6. Recommandations sur :
- la préparation:

- la conduite de la leçon

Secrétaire de séance

17
 II.9 TABLE AU DE BORD DE L’ECOLE

Objectif : permettre au directeur d’avoir une vue synoptique de l’ensemble des données
statistiques de l’école.
Période d’utilisation : annuelle
Mode de remplissage : Actualiser les informations périodiquement.
Description de l’outil : C’est un outil qui comprend un ensemble de tableaux. Dans chaque
tableau figurent des données qui se rapportent à un domaine précis. Le tableau de bord doit
être affiché par le directeur au tableau d’affichage réglementaire.

TABLEAU DE BORD DE L’ECOLE

ANNEE SCOLAIRE :
Ecole: Statut: Type: Multig.

Contexte de l'école
Accès à l'école toute l'année ……………….. Eau …………………Cantine
fonctionnelle…………
Zone …………………………………
Distance (en km) au centre de santé le plus ………………………….

Effectifs d'élèves et groupes pédagogiques

An 1
Niveau G F T G F %F Red % Red Observations
CI
CP
CE1
CE2
CM1
CM2

Moyens humains et matériels ……………… Montant reçu (F CFA) …………………

Enseignants craie en main
H F T Directeur Manuels/ Guide du maître
déchargé
Fonctionnaire Salle de LEC Math ESVS AU EFF R
classe
Contractuel Tables- CI
bancs
Communautaire Places CP
assises
Enseignants Besoins CE1
privé
CE2
CM1
CM2
Total

18
Indicateurs Ecole IA IDEN National
Rapport élèves/maître Etat
% fonctionnaire Collectivités
% grp avec guide lecture ONG/projet
% % grp avec guide Autres
mathématique
% grp avec manuels lecture Total
% grp avec manuels
mathématiques

Taux de réussite Difficultés de contexte

Taux de rétention Moyens
CI/CM2
% d’élèves Résultats
% de redoublant Efficience
résultats/moyens

19
 II.10 OUTILS DE SUIVI DES CANTINES SCOLAIRES
Objectif :
Permettre au directeur de recueillir les données initiales sur le nombre de pensionnaires, les
conditions de stockage des denrées et sur la composition du comité de gestion.
Période d’utilisation : Elle est remplie en début d’année (à transmettre à l'IDEN/CRPECTP
au plus tard le 15 novembre)
Mode de remplissage :
1. renseigner le premier tableau avec des données chiffrées sur les effectifs par classe et par
sexe ;
2. cocher la case correspondant à la réponse convenable.
Description de l’outil : L’outil se présente sous forme de tableaux et de questions fermées.

II.10.1 FICHE DE PRESENTATION

Nom de l'école/CTP:
Code de l'école :
Type d’école
Préscolaire/primaire
Région :
Département:
Com. Rurale/commune:
Village / Ville

Type de Cantine : PAM : ETAT : Autres

1) Nombre d’élèves inscrits au début d’année scolaire en cours :

CI CP CE1 CE2 CM1 CM2 Total
Garçons
Filles
Total
2) Gestion de la cantine : CR : COMM :
Existe-t-il un magasin destiné exclusivement au stockage des vivres?
Oui : Non :
Le comité de gestion est fonctionnel :
Oui : Non :
Nombre de membres du Comité de Gestion : _____
Si écoles ou CTP de Casamance :
- Nombre de membres du Comité de Gestion déplacés : _____
- Nombre de membres du Comité de Gestion réinstallés : _____
Nombre de femmes du Comité de Gestion
Fonction : Homme Femme Date de remplissage
Président Date de réception par le/ la Chargé de
Cantines (nom et signature)
Secrétaire Président(e) du Comité (Nom et
signature)
Trésorier Directeur (trice) d’école/CTP (Nom et
signature)

20
 II.10.2 FICHE MENSUELLE DE PRESENCES

Objectif : permettre au directeur de suivre l’évolution de l’effectif des pensionnaires par jour
ouvrable
Période d’utilisation : La fiche est remplie quotidiennement
Mode de remplissage : remplir les cases avec les données relatives aux effectifs
Description de l’outil : L’outil se présente sous forme d’un tableau unique avec un en-tête

Effectif démarrage année

Nom de l'école/CTP: scolaire (AS) :
Code de l'école: F: G: T:
Dont ...…...... Déplacés….… (ligne concernant les écoles/CTP
Village/Ville: et….….nouveaux installés en Casamance)
Com.rurale/Commune: Effectif de début du trimestre:
Département : F: G: T:
dont...…......Déplacés (ligne concernant les écoles/CTP en
Région : et….….nouveaux installés Casamance)
Mois de :
Le nombre de jours effectifs d’école s’obtient en comptant le nombre de « oui » où l’école a effectivement
fonctionné dans le mois
Le nombre de jours de cantines s’obtient en comptant le nombre de « oui » où la cantine a fonctionné dans
le mois
Le nombre de présences à l'école, s'obstinent en faisant le cumul du nombre d’élèves présents à l'école
chaque jour et pendant tout le mois
Le nombre d'absences à l'école, s'obstinent en faisant le cumul du nombre d’élèves absents à l'école chaque
jour et pendant tout le mois

Jours de Présences à Absences à Observations

Jours effectifs
cantines l'école (3) l'école (4)
Date (à remplir) d'écoles (1)
(2) T F G T
(Oui/Non) F G
(Oui/Non)
1.
2.
3.
4.

21
 II.10.3 FICHE MENSUELLE DE GESTION DE VIVRES

Objectif : permettre au directeur de suivre la consommation des stocks

Période d’utilisation : à remplir quotidiennement et archiver au niveau de l’école.
Mode de remplissage : remplir l’en-tête et les cases de la partie relatives aux vivres
Description de l’outil : L’outil comprend un en-tête et un tableau unique renfermant la date,
les effectifs et le mouvement des vivres.

Certifié par le Gestionnaire de

Nom de l'école/CTP cantines: (ou son suppléant)
Nom et Prénom Cette fiche doit
Code de l'école:
être gardée et
Village/Ville: archivée au niveau
du stock de vivres
Com.rurale/Commune: Date: à l'ecole.
Département :
Signature:
Région
Mois de :
Se référer à la fiche mensuelle de présences ("Présences à l'école")
Ne pas remplir la ligne grisée: Soldes à reporter sur la colonne "Soldes (en stocks)"
Sachant que les livraisons sont trimestrielles, remplir au jour correspondant à la réception des
vivres; pour les autres mois/jours où il n’y a pas eu de livraison marquer zero

Entrées (kg) Soldes (en

Sorties (kg) Pertes (kg)
(3) stocks) (kg)
Effectifs
Céréale

Céréale

Céréale

Céréale

Date (Présences à
Huile

Huile

Huile

Huile
Lég.

Lég.

Lég.

Lég.
Sel

Sel

Sel

Sel

l'école) (1)
s

Dernier solde du mois

précédent (2)

22
 II.10.4 FICHE TRIMESTRIELLE

Objectif : permettre au directeur de faire la synthèse des données recueillies à partir des
fiches mensuelles de présence et de consommation des vivres. Période d’utilisation : La
fiche est remplie tous les trois mois Mode de remplissage : remplir l’en-tête et les cases de la
partie relatives aux vivres et aux présences
Description de l’outil : L’outil comprend un en-tête et un tableau unique renfermant le suivi
trimestriel des stocks, le suivi trimestriel des effectifs, la contribution des autres partenaires et
les visas.
Nom de l'école/CTP: Trimestre Oct-Déc
Code de l'école: Janv-Mars
Type d'école: Avri-Juin
préscolaire/primaire:
Région:
Département
CR COMM
Com.rurale/Commune:
Village /Ville

Type de Cantine Régulière Hausse de

prix

Suivi trimestriel du Reliquat Quantité Quantité Quantité Stock en fin de

stock de vivres: du livrée pdt le utilisée pdt le perdue pdt le trimestre :A+B-
trimestre trimestre: trimestre: trimestre C-D=T
précédent (Entrée) : B (Sorties) : C (Pertes) : D
A
en kilogrammes
(Totaux des fiches
mensuelles)
Céréales:
Légumineuses
Huile
Sel

Effectif démarrage Nbre de jours Nbre de jours

année scolaire (AS) : effectifs d'école de cantines

F: G: T:
dont (*):……. Déplacés et …….. Réinstallés Mois 1
Mois 2
Mois 3
Total

23
Suivi trimestriel des absences des élèves (à remplir à partir des fiches mensuelles)
Total d'absences: Mois 1 Mois 2 Mois 3 Total
Filles
Garçons

Abandons au cours de l'année scolaire (A remplir à la fin du 3eme Trimestre) :

F: G: T:
Nombre d’élèves admis en classe supérieure (A remplir à la fin du 3eme Trimestre)
CI CP CE1 CE2 CM1 CM2 Total
(CFEE)
Garçons
Filles
Total

Contribution des autres partenaires (Communautés, ONGs,…)

Type Partenaire (Communautés, Type Contribution Montant estimatif de la
ONGs, Autres) (Espece ou Nature) contribution

Certifié par le Directeur d'école :

Nom et Prénom:
Date:
Signature:
Certifié par le Gestionnaire de
cantines
Nom et Prénom:
Date:
Signature:
Date de réception par le chargé de
cantines/CRCTP (nom et signature)

24
 II.11 OUTILS DE SUIVI DES PROJET D’ECOLE

II.11.1 RAPPORT ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET D’ECOLE

Objectif : permettre au directeur d’évaluer le niveau de réalisation des activités planifiées.
Période d’utilisation : chaque trimestre
Mode de remplissage : Renseigner le tableau en reprenant les objectifs spécifiques, les
activités et les indicateurs du document de projet.
Description de l’outil : L’en-tête du rapport permet de localiser le projet d’école et
d’identifier le bailleur. Le tableau fait apparaitre les objectifs spécifiques, les activités
prévues, l’état d’exécution des activités, le degré d’utilisation des fonds, les responsables et
les contraintes. Une partie réservée aux observations au plan technique et financier se trouve
en dessous du tableau.

Inspection Départementale de l’Education de …………………………..

Collectivité locale de ………………………………………………………………….
Ecole de : …………………………………………………………………………………..
Bailleur :…………………………………………………………………………..

RAPPORT ETAT D’AVANCEMENT DU PROJET D’ECOLE

En date du …………………………….
OBJECTIFS ACTIVITES INDICATEURS EXECUTION COUTS RESPONSABLES DIFFICULTES
spécifiques

Prévue Réalisée Prévu Réalisé

OBSERVATIONS :
Au plan technique :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Au plan financier :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
LE DIRECTEUR
25
 II.12 ETAT D’EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D’ECOLE

Objectif : permettre au directeur de suivre le niveau d’exécution financière du projet d’école.

Période d’utilisation : chaque trimestre
Mode de remplissage : Renseigner chaque cellule du tableau ci-dessous en précisant le
numéro de la convention et la date, le montant total reçu, le montant décaissé et le solde.
Description de l’outil : L’en-tête permet de préciser la localisation du projet et
l’identification du bailleur et des partenaires. Le tableau comprend 4 parties principales à
savoir le numéro et la date de signature de la convention, le coût total du projet estimé, le
montant autofinancé prévu et la subvention du ministère de l’éducation nationale. Une
partie réservée aux recommandations se trouve en dessous du tableau.
Inspection d’Académie de ……………………………………
Inspection Départementale de l’Education de …………………………..
Collectivité locale de ………………………………………………………………….
Ecole de : ……………………………………………………..
Bailleur : ……………………………………………………..
ETAT D’EXECUTION FINANCIERE DU PROJET D’ECOLE
en date du …………………………..
Numéro et Coût Montant autofinancé (CL, Montant de la subvention du ME
date de total du CGE et autres partenaires
signature projet de l’école)
de la d’école Montant Montant Montant Montant Montant Montant Montant
convention total versé à verser total décaissé justifié à
décaisser

RECOMMANDATIONS :……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………
LE DIRECTEUR

26
II.13 FICHE DE SYNTHESE DES PERFORMANCES DES ELEVES (NIVEAU
ECOLE)

Objectif : Permettre au directeur de faire la synthèse des performances scolaires

Période d’utilisation : Après chaque évaluation standardisée.

Mode de remplissage : Pour remplir l’outil, le directeur s’appuiera sur les fiches de synthèse
des performances des élèves de chaque classe. Pour chaque activité :
 préciser l’effectif ayant composé par cours et par étape et la part des filles;
 mentionner le nombre d’élèves par niveau de maîtrise par cours et par étape;
 faire l’analyse et l’interprétation des résultats.
Description de l’outil :
L’outil est un tableau comportant la liste des cours avec les effectifs ayant composés et leurs
seuils de maitrise par activité. La partie en dessous du tableau est réservée à l’analyse et à
l’interprétation des résultats.

INSPECTION D’ACADEMIE DE………………….

Inspection Départementale de l’Education de …………………

EVALUATION DU…………TRIMESTRE 20… ….. ECOLE :

……………………………
Etape :………………………………….

FICHE DE SYNTHESE ECOLE

Ont Activité 1 Activité ….

composé MAX MOY M MAX MOY M
Cours
insuf insuf
T F T F T F T F T F T F T F
…..

…..
Total

M : Maîtrise maximale [8 à 10] MN : Maîtrise moyenne [5 à7] [MP : Maîtrise insuf [0 à 5[

ANALYSE ET INTERPRETATION DES RESULTATS

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

Le (a) Directeur (trice)

27
II.14 OUTILS DE GESTION CGE
II.14.1 LE PLAN D’ACTION

Un plan est le produit du processus de planification. Il est un cadre qui, sur la base
d’un diagnostic et des problèmes à résoudre, indique quoi faire, comment le faire, quand le
faire, avec quoi…

II.14.2 CONCEPT DU PLAN D’ACTION VOLONTARISTE (PAV)

Un plan d’action est qualifié de volontariste lors qu’il est élaboré, validé et exécuté par
la communauté sur la base de ses propres ressources (humaines, matérielles et financières).
L’engagement de la communauté à ne compter d’abord que sur ses propres ressources dans sa
mise en œuvre constitue la caractéristique essentielle du PAV.

II.14.3 RÔLES DU CGE DANS LA CONCEPTION ET LA MISE EN ŒUVRE DU

PLAN D’ACTION VOLONTARISTE (PAV)

Les rôles assumés par le CGE dans le PAV sont de trois ordres :

1) Rôle de conception/élaboration :
Le CGE procède à la collecte des données, fait l’analyse de la situation de l’école,
identifie les problèmes à résoudre, formule les objectifs à atteindre et élabore en
rapport avec la communauté le plan d’action.
2) Rôle d’exécution :
Sur la base du plan d’action élaboré, le CGE met en œuvre les activités planifiées en
collaboration avec la communauté.
3) Rôle de suivi-évaluation :
Le CGE met en place un dispositif de suivi-évaluation qu’il exécute pour observer
régulièrement l’évolution des indicateurs et au besoin procéder à la régulation ou
prendre une décision.

II.14.4 PROCESSUS DE PLANIFICATION DES ACTIVITES DU CGE

Il y a six étapes dans le processus de planification des activités du CGE.

1) Diagnostic participatif
2) Choix des problèmes prioritaires à résoudre
3) Définition des objectifs à atteindre
4) Elaboration du plan d’action volontariste (PAV)
5) Validation sociale du PAV
6) Dispositif de suivi-évaluation du PAV

28
 II.15 AIDE-MEMOIRE SUR LE PROCESSUS DE PLANIFICATION DES
ACTIVITES DU CGE
Autres acteurs
N° Etapes Activités Responsables
concernés
1. Constitution de données de base Equipe pédagogique Equipe pédagogique
2. Partage des données Bureau du CGE Membres du CGE
Diagnostic
1
participatif 3. Identification des problèmes
 Analyse de situation Bureau du CGE
 Recensement des problèmes
Choix des Choix des priorités :
Communauté (AG) *
2 problèmes à à la portée des communautés Bureau du CGE
résoudre  solution apporte des changements
Définition
Formulation d’objectifs précis avec
3 des objectifs Bureau du CGE
des indicateurs pour les évaluer
à atteindre
Elaboration Membres du CGE/
4 Remplissage de cadre Bureau du CGE
du PAV Equipe pédagogique
Validation
5 Validation par la communauté Bureau du CGE Communauté (AG) *
du PAV
1. Suivi interne CGE CGE
2.
Dispositif de Evaluation
suivi- - à mi-parcours CGE CGE
6
évaluation - en fin d’année
du PAV Collectivité Locale, Collectivité Locale,
3. Suivi/accompagnement Union de CGE, Union de CGE, IDEN,
IDEN, IA IA
NB : Il est possible de coupler 2 AG*.

II.16 SUIVI DU PLAN D’ACTION

Le tableau suivant propose la périodicité et les points principaux à aborder dans les
rapports sur le fonctionnement et les activités des CGE.
Période
Documents à produire
(date limite de Points à rapporter
(outils)
dépôt)
- Fonctionnement du CGE - Plan d’action
A la rentrée - Processus d’élaboration et de volontariste (PAV)
1er rapport
(31 octobre) validation du PAV (contenu, - PV de l’AG de
planification, ressources etc.)… validation
- Niveau d’exécution technique et - Rapport bilan à mi-
A mi-parcours financier des activités planifiées parcours
2e rapport
(28 février) - Difficultés rencontrées… - PV de l’AG bilan à mi-
parcours
- Bilan d’exécution technique et - Rapport bilan annuel
En fin d’année financière - PV de l’AG bilan
3e rapport
(30 juin) - Perspectives pour l’année scolaire annuel
prochaine…
29
II.17 CANEVAS DE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU CGE / DE L’AG DU
VILLAGE OU DU QUARTIER
Procès-verbal de réunion du CGE /
de l’AG du village ou du quartier
II.17.1
Objectif : permettre au directeur de rendre compte du déroulement de la réunion du comité de
gestion d’école.
Période d’utilisation : après chaque réunion du comité de gestion d’école
Mode de remplissage : renseigner toutes les rubriques en évitant de mettre (R.A.S.)
Description de l’outil : il comprend un en-tête et un corps du procès-verbal. L’en-tête
permet de localiser le CGE, de préciser la date de la réunion et le numéro du P.V.
Le corps du PV comprend l’odre du jour, les questions soulevées, les décisions prises, les
observations et une partie réservée aux visas.

Académie de ……………………………………………………………………………………
IDEN de ……………………………………………………………………………………….
Commune / Communauté Rurale………………………………………………………………
École de …………………………………No. de PV :………………………………………..

Le __(date de réunion ou AG) _____, la réunion du Bureau de CGE / la réunion du CGE /

l’Assemblée Générale du village ou du quartier (rayer les mentions inutiles) s’est tenue autour
de l’ordre du jour ci-dessous.

Ordre du jour :…
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Questions soulevées :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Décisions prises :
………………………………………………………………………………………................
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Observations / Difficultés rencontrées:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
PIECES A JOINDRE : Liste de participants
Fait à …………………………………………… le ………………………………………...

Le Président du CGE Le Secrétaire

30
 II.18 FICHE DE SUIVI INTERNE DES ACTIVITES DU CGE
IA : …………………… IDEN : ……………………… Collectivité locale :
………………………………
CGE : . …………………Période du …… / …… / 20…… au …… / …… / 20……
Date de suivi : …… / …… / 20……

Activités Période / Niveau d’exécution Ressources (FCFA) Difficultés

Mesures
En Non Montant Montant Observations
programmées Échéance Réalisée Reporté rencontrées préconisées
cours réalisée prévu dépensé

TOTAL

Président(e) Secrétaire Trésorier(ère)

31
II.19 PLAN D’ACTION VOLONTARISTE (CANEVAS ET EXEMPLE)
IA de : CGE de l’Ecole XYZ
IDEN de : Année scolaire 2011 - 2012
Commune / CR de………………. Date : 25 / 10 / 2011

Calendrier Ressources nécessaires

(Période/Fréquence) Responsabl
Résultats Main-d’œuvre Nature Espèces Coût
Activités e de
Attendus Type et Source Type et Source Montant Source global
10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 l’exécution
estimation estimation
1. ACCES
Crieur
Les filles sont Campagne de public : Chef
massivement sensibilisation X 500 F x 5 APE Transport de
inscrites à la pour la X X GPF : 30 000
X pers x villag
rentrée 2011- scolarisation de la 20 000
4 fois = e
2012. jeune fille (4 fois) 10 000
2. QUALITE
Chauffeur
Acquisition de Voiture : 2 000 F Assoc.
: des
100 livres de X CGE APE 10 000 F x APE x 100 = ressorti 213 000
3 000 F x
Le taux de CM2 1 jour 200 000 ssants
1 jour
réussite aux
examens en fin Restaurati Reprogr
d’année 2011- on Restaurati aphie :
2012 est Organisation des (cuisine) : on (riz) : 50 F x APE
amélioré. examens blancs : X X CGE 500 F x 2 APE 10 000 F x APE 52 000
600
2 fois pers x 2 2= pers =
fois = 20 000 30 000
2 000
3. GESTION
L’environnement Charrette
Cotisation et Cotisati
scolaire dans la 1 000 F x
participation aux on
communauté X X X CGE 3 pers x 3 APE annuell APE 14 000
réunions / AG de
rurale est AG = 9
l’Union de CGE e 5 000
amélioré. 000
Montant total : 24 000 30 000 255 000 309 000

(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre, en nature ou en espèces.
NB : Il n’est pas obligatoire de planifier des activités dans tous les domaines. Il faut procéder à un choix en fonction des priorités de l’école.
Le Président du CGE Le Secrétaire
 II.20 BILAN ANNUEL DES ACTIVITES DE CGE (CANEVAS ET EXEMPLE)
IA de : CGE de : l’Ecole ABC
IDEN de : Année scolaire 2011 - 2012 Date de validation: 31 / 05 / 2012
Commune / CR de : Effectif année en cours : F : 180 G : 200 T : 380
I. Planification et rapportage II. Fonctionnement
Plan d’action volontariste (PAV) Rapport bilan à mi-parcours Nombre de réunions / AG du village tenues
Disponibilité : Oui / Date de validation en Disponibilité : Oui / Date de validation en AG :
Réunions du CGE : 8 AG : 3
Non AG : 25 / 10 / 2011 Non 25 / 02 / 2012
III. Exécution
Niveau de réalisation (mettre une croix) Montant (*)
Résultats attendus Activités programmées Réalisées Non Observations
En cours Reporté Prévu Dépensé
à 100% réalisée
1. ACCES
Les filles sont massivement Campagne de sensibilisation pour la
X 30 000 30 000
inscrites à la rentrée 2011-2012. scolarisation de la jeune fille : 4 fois

2. QUALITE
Le taux de réussite aux
examens en fin d’année 2010-
2011 est amélioré.
1. Acquisition de 100 livres de La contribution de
CM2 l’association des
X 213 000 173 000
ressortissants a été réalisée
à 80% du montant prévu.
2. Organisation des examens
X 52 000 52 000
blancs : 2 fois

3. GESTION
L’environnement scolaire dans Cotisation et participation aux
la communauté rurale est réunions / AG de l’Union de CGE X 14 000 14 000
amélioré
TOTAL Nombre : 4 3 1 0 0 309 000 269 000
(*) Le coût global correspond à la valeur totale en FCFA de l’ensemble des ressources utilisées qu’elles soient en main d’œuvre, en nature ou en espèces.
Le Président du CGE Le Secrétaire
III. LISTE D’OUTILS DE GESTION CLASSIQUES

III.1 OUTILS DE GESTION DES RESSOURCES MATERIELLE ET FINANCIERE

III.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION
I.1.1 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION FINANCIERE
Les principaux outils de gestion financière sont :
 le journal de caisse ;
 le livret d’épargne ;
 le journal-grand livre ;
 les pièces justificatives : reçu, facture, décharge (justificatif temporaire),
bordereau de versement ou de retrait en banque (ces pièces justificatives sont
directement fournies par les banques)

III.1.2 PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE

Les principaux outils de gestion matérielle sont :
- la fiche de stock ;
- le bon d’entrée ;
- le bon de sortie ;
- le livre-journal des matières.

NB : Ces outils sont disponibles dans le guide du Projet d’Amélioration de

l’Environnement Scolaire Phase II (PAES2) (Guide Nº3 Gestion/ Décembre 2011)

III.2 OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE

III.2.1 LES OUTILS DE GESTION DU QUANTUM HORAIRE :
- Les outils de gestion de l’observatoire sont :
- Le relevé hebdomadaire des retards et absences des maîtres
- Le relevé mensuel du temps restitué et des heures complémentaires effectuées
- La demande d’autorisation d’absence assortie d’un engagement de restitution du
temps dû
- La fiche de restitution du temps dû
- La synthèse mensuelle qui tient lieu de rapport de suivi

NB : Ces outils sont disponibles dans le Guide de gestion du quantum horaire

ME/DEE/Qualité/ 2008.

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