Guide de Formation de CGE

Guide3_Gestion_v10dec2011.
doc
Ministère de l’Enseignement Elémentaire, Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire

du Moyen Secondaire et des Langues Nationales Phase II (PAES2)
Direction de l’Enseignement Elémentaire
GUIDE DE FORMATION DES CGE
A LA GESTION DES RESSOURCES
Version Décembre 2011
1
Guide3_Gestion_v10dec2011.doc
Sigles et Acronymes
AG Assemblée Générale
AME Association des Mères d’Elèves
APE Association des parents d’Elèves
ASC Association Sportive et culturelle
BE Bureau exécutif
CDCS Comité Départemental de Coordination et de Suivi
CGE Comité de Gestion de l’Ecole
CLEF Comité Local d’Education et de Formation
CNCS Comité National de Coordination et de Suivi
CRCS Comité Régional de Coordination et de Suivi
IA Inspection d’Académie
IDEN Inspection Départementale de l’Education Nationale
OCB Organisation communautaire de base
PAES Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire
PAV Plan d’Action Volontariste
PCR Président de Conseil Rural
PDEF Programme Décennal de l’Education et de la Formation
PE Projet d’Ecole
PV Procès Verbal
UCGE Union de CGE
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SOMMAIRE
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION .......................................................................................................... 4
II. OBJECTIF DU GUIDE......................................................................................................................... 4
III. OBJECTIFS DE LA FORMATION..................................................................................................... 4
III.1. OBJECTIF GENERAL .................................................................................................................. 4
III.2. OBJECTIFS SPECIFIQUES .......................................................................................................... 4
IV. STRATEGIE DE FORMATION......................................................................................................... 5
V. GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE DU CGE ............................................................................... 5
V.1. ENJEUX DE LA GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE DU CGE ............................................... 5
V.2. PRINCIPES DE GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE ............................................................. 6
V.3. RESSOURCES DU CGE .............................................................................................................. 6
V.3.1. RESSOURCES FINANCIERES .............................................................................................. 6
V.3.2. RESSOURCES MATERIELLES ............................................................................................. 7
V.4. DESCRIPTION DES RÔLES ......................................................................................................... 7
V.5. PROCEDURES DE GESTION ...................................................................................................... 8
V.5.1. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE .......................................................................... 8
V.5.1.1. DESCRIPTION DE LA TRESORERIE ................................................................................ 8
V.5.1.2. OPERATION DE RECETTE ............................................................................................. 8
V.5.1.3. OPERATION DE DEPENSE ............................................................................................. 9
V.5.1.4. JUSTIFICATION DE DEPENSE ........................................................................................ 9
V.5.2. PROCEDURES DE GESTION MATERIELLE ......................................................................... 9
V.6. ROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES .............................................................................. 9
VI. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION .............................................................................................. 10
VI.1. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION FINANCIERE ..................................................................... 10
VI.1.1. JOURNAL DE CAISSE ...................................................................................................... 10
VI.1.2. LIVRET D’ÉPARGNE ........................................................................................................ 10
VI.1.3. JOURNAL-GRAND LIVRE................................................................................................. 11
VI.1.4. CAHIER DE COTISATION ................................................................................................. 11
VI.1.5. PIECES JUSTIFICATIVES .................................................................................................. 12
VI.1.5.1. RECU .......................................................................................................................... 12
VI.1.5.2. FACTURE .................................................................................................................... 12
VI.1.6. RAPPORT FINANCIER ..................................................................................................... 13
VI.2. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE ..................................................................... 14
VI.2.1. FICHE DE STOCK ............................................................................................................. 14
VI.2.2. BON D’ENTREE............................................................................................................... 14
VI.2.3. BON DE SORTIE .............................................................................................................. 15
VI.2.4. LIVRE-JOURNAL DES MATIERES ..................................................................................... 15
VI.3. PRINCIPAUX OUTILS DE CONTROLE ...................................................................................... 16
VI.3.1. Outil de Contrôle Financier : le Cahier de contrôle financier ........................................ 16
VI.3.2. Outil de Contrôle de comptabilité matière : le Cahier d’inventaire des matières ........ 16
ANNEXES................................................................................................................................................ 17
3
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Sénégal, à travers sa politique de décentralisation de l’éducation, a fait
l’option stratégique d’impliquer et de responsabiliser les communautés dans la
gestion des questions éducatives. C’est dans ce sens qu’il a promulgué le décret
2002-652 du 2 juillet 2002 portant création, organisation et fonctionnement des
organes de gestion du PDEF.
De ce point de vue, l’obligation à une gestion saine, concertée et participative
devient un principe de base pour mobiliser et intéresser les populations au
développement de l’école.
Pour la réalisation de cet objectif, la création de CGE fonctionnels est un
paramètre de base. Conformément aux objectifs de bonne gouvernance à tous les
niveaux du système, les CGE ont, entre autres rôles, de concevoir, d’élaborer,
d’exécuter, de suivre et d’évaluer des PAV. Ce qui nécessite une recherche et une
bonne gestion de ressources financières et matérielles souvent très importantes. A
cet effet, et dans un contexte de gestion axée sur les résultats, les capacités des
acteurs doivent être renforcées dans le domaine de la gestion financière et matérielle
pour promouvoir l’efficacité et l’efficience dans la gestion des ressources.
Le présent guide de gestion des ressources est un document d’une
importance capitale pour recapaciter les membres des CGE afin qu’ils soient aptes à
gérer d’une manière transparente le patrimoine financier et matériel de l’école.
Sous ce rapport, les principes, les procédures et les outils proposés dans ce
document constituent des informations essentielles qui pourraient permettre une
amélioration de la gestion efficace des moyens qui sont mis à la disposition des
écoles.
II. OBJECTIF DU GUIDE

Ce guide destiné aux formateurs et aux membres du CGE a pour objectif de
donner les orientations méthodologiques et les contenus spécifiques aux activités de
gestion financière et matérielle des ressources mises à la disposition du CGE par la
communauté, l’état ou tout autre partenaire.
III. OBJECTIFS DE LA FORMATION

III.1. OBJECTIF GENERAL
L’objectif de cette formation est de doter les acteurs de compétences relatives
à la maîtrise de techniques et de pratiques simples de gestion financière et
matérielle.
III.2. OBJECTIFS SPECIFIQUES

A la fin de la session, les participants devront être capables de :
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 tenir à jour les documents comptables relatifs à la gestion financière et

matérielle ;
 respecter les règles de comptabilité ;
 rendre compte de façon transparente de la gestion financière et
matérielle.
IV. STRATEGIE DE FORMATION

Les cibles de cette formation étant constituées d’adultes, le formateur veillera
à mettre en œuvre des principes andragogiques et la méthode expérientielle. Cette
approche participative et interactive permettra aux cibles formées, de s’approprier de
manière efficace les processus de la gestion financière et matérielle des ressources
mises à la disposition de l’école par la communauté.
Cette formation s’effectuera en une session d’une journée. Le formateur
procédera à :
 un brainstorming
 des travaux d’atelier
 des séances plénières
 des études de cas
 des jeux de rôles
 des simulations
 des apports d’informations
 etc.
L’initiation à la gestion se fera à partir d’exercices simples et pratiques de

comptabilité financière et de comptabilité matière liés aux activités courantes d’un
CGE.
V. GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE DU CGE

V.1. ENJEUX DE LA GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE DU CGE
Du fait de la mission confiée au CGE par la communauté, qui est de conduire les
actions visant l’amélioration de l’environnement de l’école et la qualité des
enseignements / apprentissages, d’importantes ressources matérielles et financières
sont de plus en plus allouées à cet important organe de gestion décentralisée du PDEF.
Par la même occasion, les fonds provenant du financement des projets d’école sont
également domiciliés dans le compte bancaire du CGE et gérés par le président et le
trésorier.
Pour toutes ces raisons, il est important que la gestion de ces ressources repose
sur des principes de transparence, de rigueur et d’efficacité voire d’efficience à tous les
5
niveaux, ce qui garantit une bonne traçabilité des dépenses effectuées au nom de la
communauté.
V.2. PRINCIPES DE GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE

Pour faire adhérer la communauté éducative à l’entreprise de rayonnement de
l’école par une grande mobilisation de ressources, le respect des principes ci-dessous
s’impose :
 Transparence : Il faut assurer un climat de confiance en faisant preuve de

transparence dans toutes les opérations pour donner à la mobilisation sociale
un caractère permanent. Ce principe est respecté quand chacun des acteurs
habilités a la possibilité de vérifier à partir de pièces justificatives claires, la
provenance, l’utilisation des moyens financiers, les entrées et les sorties des
matières.
La gestion transparente exige une concordance parfaite entre l’inventaire
physique des matières ou des fonds et les écritures.
 Opportunité des mouvements : Toute dépense engagée sur les fonds du
CGE, comme toute sortie de matière, doit avoir comme objectif la prise en
compte d’un besoin réel d’amélioration des conditions d’apprentissage des
élèves et de travail des maîtres à l’école. Il faut économiser les moyens, jouer
sur la concurrence par la consultation élargie et plurielle. L’ordre de priorité
des besoins à satisfaire et les possibilités en fonction des ressources
disponibles doivent être observés avant d’engager l’opération.
 Efficacité/l’efficience : Il faut aller au-delà de l’efficacité et pour cela utiliser le
strict nécessaire pour des résultats satisfaisants. C’est dire que pour
l’efficience, le gaspillage des ressources est à proscrire de la gestion.
 Régularité : Le budget alloué au CGE est annuel. Par conséquent, aucune
dépense non budgétisée ne doit être engagée unilatéralement par
l’administrateur des fonds (Président du CGE). De même aucune sortie de
matière ne peut être effectuée sans qu’elle ne soit conforme aux dispositions
prévues par le règlement intérieur.
V.3. RESSOURCES DU CGE

V.3.1. RESSOURCES FINANCIERES
Ces ressources financières se composent de :
 contributions volontaires de tous les segments de la communauté (APE,
OCB, AME…) ;
 subventions des Collectivités Locales et des partenaires techniques et
financiers ;
 contributions volontaires de la coopérative scolaire ;
 recettes des fêtes et manifestations organisées par le CGE ;
 valeur financière des prestations volontaires des adhérents ;
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 intérêts produits par les fonds placés au compte d’épargne ;

 ressources provenant d’activités génératrices de revenus (AGR) ;
 financement pour le Projet d’école (uniquement pour financer le plan
d’action du PE).
V.3.2. RESSOURCES MATERIELLES

L’article 1 de l’Instruction 04/MEF du 8 mars 1988 définit la comptabilité des
matières comme étant une comptabilité d’inventaire permanent des biens
immobiliers ou mobiliers autres que les deniers, valeurs et archives administratives
appartenant à l’Etat, à une Collectivité locale ou à un Etablissement public.
Ce même texte définit la matière comme étant « l’ensemble des biens
mobiliers appartenant à l’Etat, à une Collectivité locale ou à un Etablissement
public ».
Les ressources matérielles, sous le vocable de matières proviennent :
- des dotations du Ministère de l’Education (IA – IDEN) ;
- des achats effectués par les structures de l’école dont le CGE ;
- des contributions des partenaires ;
- des dons et legs.
Il convient de noter que quelle que soit l’origine des ressources, une fois
libérées au profit de l’école, elles relèvent du patrimoine de l’établissement.
V.4. DESCRIPTION DES RÔLES

La gestion financière et matérielle devant faire l’objet d’écritures comptables
essentiellement dans des registres prévus à cet effet, il est nécessaire que les
principaux responsables de cette gestion que sont le trésorier pour la partie
financière et le directeur pour la partie matérielle, soient dotés de ces documents
comptables et de cachets.
Bien que des registres standards soient disponibles dans le marché, tant pour
la comptabilité financière que pour la comptabilité matière, de simples cahiers
d’écolier où seront reproduits les différents modèles de tableaux représentant
les différentes écritures comptables qui retracent les entrées et les sorties d’argent
ou de matières, pourront tenir lieu de registres comptables.
Le directeur de l’école, secrétaire du CGE, est le comptable des matières. Il
assure les entrées, effectue les sorties, réunit les pièces justificatives des opérations.
Il est chargé de l’entretien et de la conservation des matières qui sont sous son
contrôle. Il doit s’assurer de la concordance entre les écritures et l’existant pour
l’équilibre de la comptabilité. En début de gestion, le comptable des matières prend
en balance d’entrée, les existants en fin de gestion précédente. Il est aussi tenu
d’enregistrer les faits de sa comptabilité sur les documents appropriés.
7
V.5. PROCEDURES DE GESTION

V.5.1. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE
Le Président du Comité de gestion de l’Ecole (CGE) est l’administrateur
des ressources financières et l’ordonnateur des dépenses, mais la gestion
incombe au trésorier (choisi en dehors des personnels de l’école). A ce titre ce
dernier :
- assure ou fait assurer sous sa responsabilité l’élaboration des rapports
financiers qu’il présente aux instances ;
- tient les documents comptables à jour et les met à la disposition des
membres du CGE, des commissaires aux comptes et des auditeurs
externes ;
- tient à jour les entrées et les sorties des fonds de l’école, décaisse et détient
les pièces justificatives.
V.5.1.1. DESCRIPTION DE LA TRESORERIE

 Fonds logés dans le compte :
Les fonds doivent être logés dans un compte de préférence d’une banque
commerciale, d’une structure financière décentralisée ou du bureau de poste
le plus proche. Pour mouvementer le compte (retrait) deux signatures
conjointes sont nécessaires : celles du président et du trésorier.
 Fonds en caisse :
Pour parer aux urgences, il est utile de mettre en place un fonds de
roulement (une caisse d’avance) dont le plafond sera fixé à 50 000 FCFA.
Cette disposition doit figurer dans le règlement intérieur du CGE.
 Conservation des documents bancaires et des pièces justificatives :
Les documents bancaires (carnets de chèques ou livrets d’épargne) et les
pièces justificatives devront être conservés dans un coffret au niveau de
l’école dans le bureau du Secrétaire du CGE. (A défaut d’un coffret, choisir
un lieu sécurisé).
V.5.1.2. OPERATION DE RECETTE

Toute cotisation doit obligatoirement être enregistrée (la date, le montant, le
nom et la signature du payeur) dans le cahier de cotisation. Le trésorier enregistre le
montant total de la cotisation du jour dans le journal de caisse. Il doit aussi rendre
compte régulièrement de la situation de la cotisation collectée aux autres membres
du CGE et en assemblée générale.
Quand il y a des recettes, par exemple des contributions de la mairie et
d’autres partenaires, il informe les autres membres du CGE et les enregistre dans le
journal de caisse dans la colonne des recettes. A l’occasion d’une AG, il informe la
communauté des dons en espèce ou en nature reçus.
8
V.5.1.3. OPERATION DE DEPENSE

Avant d’effectuer une dépense, le Trésorier devra s’assurer que le prix de
l’article ou le coût des travaux proposé, est raisonnable. En conséquence, il doit avoir
l’autorisation du Président ou l’agrément des membres du bureau du CGE.
Au moment de l’achat ou de la livraison, le CGE, à travers sa commission
spécialisée chargée de la réception, doit vérifier la conformité des produits livrés
avec la nature de la commande.
Après le paiement, le Trésorier du CGE ou la personne mandatée pour
l’opération devra toujours exiger un reçu.
Le trésorier enregistre dans le journal de caisse la date, le numéro du reçu, la
désignation de l’article et le montant correspondant. Le reçu doit être gardé dans le
fichier par ordre chronologique.
Dans quelles situations le trésorier ne doit pas décaisser ?

- Quand il manque une signature sur la pièce justificative ;
- Si les écritures en lettres ne correspondent pas aux écritures en chiffres ;
- S’il y a la signature d’une personne non impliquée ;
- S’il y a sur le texte des ratures, surcharges et/ou blanco.
NB : Le CGE est doté d’un règlement intérieur dans lequel sont consignées toutes
les procédures et les sanctions qu’il jugera utile pour son bon fonctionnement.
V.5.1.4. JUSTIFICATION DE DEPENSE

Le reçu (et la facture dans le meilleur des cas) est une pièce maîtresse dans
la gestion des fonds du CGE. Toute dépense doit être impérativement justifiée par ce
document. Il est probable que les commerçants ne remettent pas de reçus à
l’occasion des achats. Pour pallier cette insuffisance, le CGE établira lui-même ses
propres reçus qu’il fera signer par le fournisseur.
V.5.2. PROCEDURES DE GESTION MATERIELLE

La gestion des ressources matérielles est réglementée. Les opérations liées
aux mouvements de matières sont transcrites dans la fiche de stock et le livre-journal
des matières en utilisant des outils tels que le bon d’entrée et le bon de sortie.
V.6. ROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

Les commissaires aux comptes ont pour attributions :
 Vérification des rapports financiers en s’assurant de l’existence de pièces
justificatives probantes pour toutes les opérations réalisées ;
 Contrôle du respect, par le CGE, des procédures (achats, mouvements de
fonds, etc.) ;
 Suivi de l’enregistrement correct de toutes les ressources dans les livres
comptables ;
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 Elaboration et présentation d’un rapport à la réunion du CGE et à l’AG du

village/quartier sur la gestion matérielle et financière ;
 Envoi direct d’un rapport à l’IDEN en cas de blocage des instances ou de
découvertes de manquements graves dans la gestion.
VI. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION

VI.1. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION FINANCIERE
Les principaux outils de gestion financière sont :
 le journal de caisse ;
 le livret d’épargne ;
 le journal-grand livre ;
 le cahier de cotisations ;
 les pièces justificatives ;
 le rapport financier.
Des illustrations de ces principaux outils sont montrées dans les sous-
chapitres ci-dessous.
VI.1.1. JOURNAL DE CAISSE

C’est un document où l’on enregistre quotidiennement les entrées et sorties
d’argent. Il permet d’avoir une certaine traçabilité des opérations effectuées.
Montant
N° et référence
Date Libellé Observations
de la pièce
Entrée Sortie Solde
Cotisations des
10/10/2011 Cahier de cotisation 18 000 18 000
parents d’élèves
Achat de 5
18/10/2011 N° 1 5 000 13 000
boîtes de craies
Bordereau de retrait
25/10/2011 Retrait 20 000 33 000
N° 12345
VI.1.2. LIVRET D’ÉPARGNE

Le livret d’épargne est un support destiné à l’enregistrement des mouvements
de compte bancaire (entre la banque et la caisse et vice versa). En effet, en tenant
compte des lenteurs constatées dans l’obtention des relevés bancaires, il est
souhaitable pour le CGE de disposer d’un document d’enregistrement de toute
transaction bancaire en comparaison au cahier de caisse. Le Contenu de ce livret
pourra toujours être complété par le relevé bancaire. Ce support est tenu et gardé
par le Trésorier du CGE.
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Montant
N° Date de Références
Libellé Bénéficiaire
d’ordre l’opération pièces
1 15/10/2011 Chèque N° Contribution du 50 000 50 000

757501 Chef de village
2 25/10/2011 Bordereau Retrait 20 000 30 000

de retrait N°
67890
VI.1.3. JOURNAL-GRAND LIVRE

C’est un support où sont quotidiennement enregistrées les entrées et sorties
d’argent de la banque et de la caisse. Il permet de garder une parfaite ’traçabilité des
opérations effectuées et d’avoir à tout moment une idée claire des avoirs financiers
du CGE.
N° N° Banque Caisse Solde

Date Libellé
PC chèque Entrées Sorties Solde Entrées Sorties Solde cumulé
Report de
01/02/2012 janvier 25 000 25 000
2012
Contribution
05/02/2012 du Chef de 1 757501 50 000 50 000 75 000
village
VI.1.4. CAHIER DE COTISATION

Pouvant être constitué par un simple cahier d’écolier, ce document retrace
l’ensemble des cotisations des membres du CGE. Il est conservé par le Trésorier.
Région
Département :
Commune / Communauté rurale :
CGE : Année scolaire 2011-2012
Cahier de cotisation
Date de Nom & prénom Montant du Signature

versement du payeur versement du payeur
15/12/2011 Fatou NDIAYE 1 500
15/12/2011 Mouhamed DIOP 1 500
22/12/2011 Moussa FAYE 1 500
22/12/2011 Maïmouna FALL 1 000
30/12/2011 Ousmane DIENG 1 000
Montant total mois décembre 2011 6 500
10/01/2012 Seynabou SARR 1 500
…………….. ………………………
11
VI.1.5. PIECES JUSTIFICATIVES

Il s’agit de tout document reçu ou émis pour prouver un mouvement de
fonds. Elles peuvent revêtir la forme de :
- reçu ;
- facture ;
- décharge (justificatif temporaire) ;
- Bordereau de versement ou de retrait en banque (ces pièces
justificatives sont directement fournies par les banques)
VI.1.5.1. RECU
C’est un écrit reconnaissant le paiement de biens ou services achetés.
Palmarin, Fatick N :......................................

33-123-4567
Reçu
Désignation : Frais pour achat de 5 boites de bics bleus
Montant : 15 000 CFA
Montant(en lettres): Quinze mille Francs CFA
Nom et Prénom : Moussa DIOP
Fonction : commerçant
Date: 08/11/2011 Signature du fournisseur
VI.1.5.2. FACTURE
C’est un document qui demande au CGE de payer les marchandises
reçues. La facture fournit les détails de ce que le CGE a acheté, la somme à
payer, la personne à qui cette somme est due.
Adama SYLLA
Birkelane, Kaffrine N :.....................
33-891-0111
Date: 08/12/2011
FACTURE
DOIT : Mohamed FAYE
DESIGNATION QTE UNITE PRIX UNITAIRE MONTNAT
Ciment 3 Sac de 50kg 3 000 9 000
TOTAL 9 000
Arrêté la présente facture à la somme de : Neuf mille Francs CFA
Signature du fournisseur
12
Signature du fournisseur
VI.1.6. RAPPORT FINANCIER

Le rapport financier est utilisé pour informer les membres du CGE et
l’Assemblée Générale (AG) de l’utilisation des fonds de la structure ainsi que des
disponibilités financières à une période donnée. Il est établi par le Trésorier qui doit
le présenter aux instances selon une périodicité fixée d’avance. Il doit être
présenté au moins deux fois par an (le rapport bilan à mi-parcours et le rapport
bilan annuel) aux membres du CGE et à l’AG.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
RAPPORT FINANCIER
IA de ……………………………… Période du …………/…………/ 20………

IDEN de …………………………. au …………/…………/ 20………
Commune / CR de ………………………………
CGE de : …....................................................... Date : …………/…………/ 20………
Rubriques Postes Montant FCFA

Solde précédent (A)
Cotisations des parents d’élèves
Contribution des bonnes volontés
RECETTES ………
………
Autres recettes
Total recettes (B)
Achat de manuels et fournitures
Confection des abris provisoires
DEPENSES Achat de consommable du bureau
…
Autres dépenses
Total dépenses (C)
SOLDE (A + B - C)
Le Trésorier Le Président Les Commissaires aux Comptes
(Prénom et nom) (Prénoms et Nom) (Prénom et nom)
Signature Signature Signature
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VI.2. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE

Les principaux outils de gestion matérielle sont :
- la fiche de stock ;
- le bon d’entrée ;
- le bon de sortie ;
- le livre-journal des matières.
VI.2.1. FICHE DE STOCK

C’est un document qui porte sur chaque article du stock et dans lequel les titres de
mouvement sont enregistrés dans l’ordre chronologique. Il est mis à jour chaque fois qu’un
titre de mouvement est établi. Les titres de mouvement sont l’entrée et la sortie. La fiche
de stock est tenue par le comptable des matières (Directeur).
FICHE DE STOCK
NATURE DU STOCK : .....................................
UNITES : ...........................................................
STOCK
ENTREES SORTIES
DAT LIBELLE FINAL
(quantités) (quantités)
(quantités)
TOTAUX
VI.2.2. BON D’ENTREE
N° 1
BON D’ENTREE
NOM DE FOURNISSEUR………………………
RÉFÉRENCE QUANTITÉ PRIX UNITAIRE
Signature du Président du CGE Signatures du Secrétaire du CGE
Signature de 2 membres de commission spécialisée
Le : 20 / 12 / 2011
14
VI.2.3. BON DE SORTIE
BON DE SORTIE N° 4
RÉFÉRENCE QUANTITÉ PRIX UNITAIRE
Signature du Président du CGE Signatures du Secrétaire du CGE
Signature du Bénéficiaire
Le : 11 / 12 / 2011
VI.2.4. LIVRE-JOURNAL DES MATIERES

C’est un document dans lequel les opérations décrites sur les titres de mouvement
sont enregistrées dans l’ordre chronologique. Il est mis à jour chaque fois qu’un titre de
mouvement est établi. Les titres de mouvement sont le bon d’entrée et le bon de sortie.
Le livre-journal des matières est tenu par le comptable des matières (Directeur).
Il aide à renseigner sur le patrimoine actuel l’Ecole. Cependant, sa tenue requiert
des mises à jour régulières en tenant compte de la dépréciation de la valeur des
équipements qui sont amortis avec le Temps. Aussi, du fait de la complexité de sa tenue,
ce support n’est pas obligatoire pour le CGE mais les secrétaires de CGE qui le souhaitent
pourront toujours s’en référer pour établir un tableau de bord de leur patrimoine.
ENTREES SORTIES PU MONTNAT OBSE

Date DESIGNATION RVATI
No.Bon Qté No.Bon Qté Entrées Sorties Solde ONS
Report de
01/01/2012 décembre 30 000
2011
05/01/2012 Pinceaux E001 20 500 10 000 10 000
10/01/2012 Ciments S001 5 3 000 15 000 25 000
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VI.3. PRINCIPAUX OUTILS DE CONTROLE

VI.3.1. OUTIL DE CONTRÔLE FINANCIER : LE CAHIER DE CONTRÔLE FINANCIER
IA de :
IDEN de :
Commune / Communauté rurale de :
Cahier de contrôle de la caisse
Solde
Solde Signatures
mentionnée
Date du disponible Ecart
dans le Observations
contrôle dans la (B – A) Commissaire
Trésorier
cahier de aux comptes
caisse (B)
caisse (A)
VI.3.2. OUTIL DE CONTRÔLE DE COMPTABILITÉ MATIÈRE : LE CAHIER

D’INVENTAIRE DES MATIÈRES
IA de :
IDEN de :
Commune / Communauté rurale de :
Cahier d’inventaire des matières
Quantité
Quantité Signatures
Référence selon
Date du sur Fiche Ecart
Fiche de décompte Observations
contrôle de Stock (B – A) Commissaire
Secrétaire
Stock physique aux comptes
(A)
(B)
16
ANNEXES
 COMPTABILITE DES RESSOURCES FINANCIERES
ANNEXE A-1 : Exercices pour le remplissage d’un journal de caisse

(exemple de remplissage)
ANNEXE A-3 : Exercices pour le remplissage d’un journal-grand livre

ANNEXE A-5 : Exercices d’opération de dépense
 COMPTABILITE DES RESSOURCES MATERIELLES
ANNEXE B-1 : Exercices pour le remplissage d’un livre-journal des matières

ANNEXE B-3 : Exercices pour le remplissage d’une fiche de stock

ANNEXE C-1 : Plan de formation

ANNEXE C-2 : Proposition du chronogramme de la formation
17
 COMPTABILITE DES RESSOURCES FINANCIERES
Pendant le mois de décembre 2011, le CGE de l’Ecole de Mbane a mené les activités
financières suivantes :
1. Le 1er décembre 2011 : A la caisse du Comité, il reste 15 000 FCFA comme disponibilité du
mois précédent.
2. Le 7 décembre 2011 : Cotisation des parents d’élèves : 24 000 FCFA
3. Le 10 décembre 2011 : Achat de quatre seaux : 2 800 FCFA
4. Le 13 décembre 2011 : Achat de deux pots de peinture : 14 000 FCFA
5. Le 25 décembre 2011 : Appui de la Communauté Rurale : 50 000 FCFA
18

Journal de caisse
Période du 1er au 31 décembre 2011
Montant
N° et référence
Date Libellé Observations
de la pièce
Report de
01/12/2011 15 000
novembre 2011
Cotisations des
07/12/2011 Cahier de cotisation 24 000 39 000
parents d’élèves
Achat de 4
10/12/2011 N° 1 2 800 36 200
seaux
Achat de 2 pots
13/12/2011 N° 2 14 000 22 200
de peinture
Contribution de
25/12/2011 Quittance N° 1 50 000 77 200
la CR
19
Pendant le mois de décembre 2011, le CGE de l’Ecole de Gniby a mené les activités
financières suivantes :
1. Le 1er janvier 2012 : A la caisse du CGE, il reste 25 000 FCFA comme disponibilité du mois
précédent.
2. Le 5 janvier 2011 : Le Chef de village donne un chèque de 50 000 FCFA (Ch.No.757501).
3. Le 6 janvier 2011 : La Coopérative des femmes organise une journée de nettoiement (10
femmes) et donne 25 000 FCFA.
4. Le 7 janvier 2011 : Le CGE achète 4 balais à 400 FCFA l’unité (montant total: 1 600 CFA).
5. Le 12 janvier 2011 : Monsieur Amadou SOW, entrepreneur, donne 2 sacs de ciment de 50

kg à 4 000 FCFA le sac.
6. Le 18 janvier 2011 : Le CGE décide de réhabiliter le dallage d’une salle de classe et utilise
un sac de ciment, achète 2 sacs de sable à 3 000 FCFA et paie 6 000 FCFA de main
d’œuvre. Il reste 1 sac de sable après la réhabilitation.
7. le 20 janvier 2011 : Le Trésorier du CGE décide de réapprovisionner la caisse et retire

20 000 FCFA de la banque
20
ANNEXE A-4 : Exercices pour le remplissage d’un journal-grand livre (exemple de remplissage)
Journal – grand livre
Période du 1er au 31 janvier 2012
Banque Caisse Solde

N°
Date Libellé N° chèque
PC cumulé
Entrées Sorties Solde Entrées Sorties Solde
01/01/2012 Report de décembre 2011 25 000 25 000
05/01/2012 Contribution du Chef de village 1 757501 50 000 50 000 75 000
06/01/2012 Contribution de la Coops. Ms 2 25 000 50 000 100 000
07/01/2012 Achat de 4 balais 3 1 600 48 400 98 400
Achat de 2 sacs de sable et main

18/01/2012 4 9 000 39 400 89 400
d’œuvre
20/01/2012 Retrait 5 20 000 30 000 20 000 59 400 89 400
TOTAUX 30 000 59 400 89 400
21
ANNEXE A-5 : Exercices d’opération de dépense
Dans quelles situations le trésorier ne doit pas décaisser ?

Cocher les réponses correctes.
 Quand il manque une signature sur la pièce justificative.
 Lorsque que la pièce contient toutes les informations légales sur l’émetteur, les
informations relatives au montant, à la date, à l’objet de l’émission, avec une
autorisation du Président du CGE de décaisser
 Si les écritures en lettres ne correspondent pas aux écritures en chiffres.
 S’il y a la signature d’une personne non impliquée.
 Lorsqu’il s’agit d’une facture en bonne et due forme émise par un fournisseur du
CGE avec les cachets et signatures de ou des personnes habilitées et adressée au
CGE (avec la ment ion « Doit : CGE…… ») et avec autorisation du Bureau du CGE
de décaisser)
 S’il y a sur le texte des ratures, surcharges et/ou blanco.
22
 COMPTABILITE DES RESSOURCES MATERIELLES
1. L’école élémentaire Mahécor Diouf a reçu à la rentrée, suivant le bon d’entrée n°

E001 et E002 du 8 octobre 2011, les fournitures suivantes :
 24 pinceaux ;
 12 tableaux-chevalet.
2. A la date du 15 octobre 2011, elle livre les fournitures suivantes à classes ci-
dessous désignées :
 Classe de CM2-1: 2 pinceaux, 1 tableau-chevalet, suivant le bon de sortie
n° S001 et S002 du 15 octobre 2011.
 Classe de CM2-2: 2 pinceaux, 1 tableau-chevalet, suivant le bon de sortie
n° S003 et S004 du 15 octobre 2011.
3. A la date du 1 novembre 2011, elle achète, suivant le bon d’entrée n° E003 du 1

novembre 2011, la fourniture suivante :
 5 boîtes de peintures.
23
ANNEXE B-2 : Exercices pour le remplissage d’un livre-journal des matières (exemple de remplissage)
ENTREES SORTIES MONTANT

PRIX
N° DATE DESIGNATION OBSERVATIONS
N° Bon Quantité N° Bon Quantité UNITAIRE Entrées Sorties Solde
1 08/10/11 Pinceaux E001 24 500 12 000 12 000

Dotation de l’IDEN
Tableaux-
2 08/10/11 E002 10 15 000 150 000 162 000
chevalet
3 15/10/11 Pinceaux S001 2 500 1 000 161 000 Classe de CM2-1
Tableaux-
4 15/10/11 S002 1 15 000 15 000 146 000 Classe de CM2-1
chevalet
5 15/10/11 Pinceaux S003 2 500 1 000 145 000 Classe de CM2-2
Tableaux-
6 15/10/11 S004 1 15 000 15 000 130 000 Classe de CM2-2
chevalet
7 01/11/11 Peinture E003 5 5 1 600 16 000 146 000
TOTAUX 178 000 32 000 146 000
24
ANNEXE B-3: Exercices pour le remplissage d’une fiche de stock
1. L’école élémentaire El H. Thiendélla Fall a reçu deux sacs de ciment par la mairie
à la date du 12 janvier 2012.
2. Elle utilise un sac pour réhabiliter une dalle d’une salle de classe à la date du 18
janvier 2011.
25

FICHE DE STOCK
NATURE DU STOCK : ......Ciment.................
UNITES : .............sac.de 50 kg........................
STOCK
ENTREES SORTIES
DATE LIBELLE FINAL
(quantités) (quantités)
(quantités)
12/01/12 contribution 2 2
réhabilitation du
18/01/12 1 1
dallage
TOTAUX 2 1 1
NB : Une fiche est établie pour chaque nature de stock.
26
ANNEXE C-1 : Plan de formation
RESULTATS ATTENDUS CONTENUS STRATEGIES RESPONSABLES MOYENS DUREE

1- Les enjeux et les Enjeux et principes de la Mise en situation Padex
principes de la gestion gestion des ressources Brainstorming Markers
FORMATEURS 30 mn
des ressources sont Exposé interactif Scotch ….
maîtrisés Apports d’informations
2- Les types de ressources Ressources financières et Brainstorming Padex
et les rôles de chaque matérielles et description des Apport d’informations Markers
FORMATEURS 30 mn
gestionnaire sont rôles. Scotch
connus.
3- Les procédures et les Les procédures de gestion Exposé interactif Padex
techniques de gestion financière et matérielle Markers
financière et matérielle FORMATEURS Scotch ….. 30 mn
sont maîtrisées Fiches
support….
4- Les principaux outils Les principaux outils de Ateliers Padex
sont maîtrisés. gestion : Plénières Markers
- Journal de caisse ; Restitutions, Scotch …..
- journal grand livre ; Discussions FORMATEURS Fiches 3H
- Fiche de stock ; Apports d’informations support
- Rapport financier.
27
ANNEXE C-2 : Proposition du chronogramme de la formation
Horaire Activités Stratégies

08h30 – 09h00 Installation des participants
09h00 – 09h30 Pause-café
Partage du chronogramme, du contexte et
09h30 – 09h40 · Exposé
des objectifs de la formation
· Mise en situation
Masse 1 : Enjeux et principes de la gestion · Brainstorming
09h40 – 10h10
des ressources · Exposé interactif
· Apport d’informations
Masse 2 Ressources financières et
10h10 – 10h40 · Brainstorming
matérielles et description des rôles.
· Apport d’informations
Masse 3 : Procédures de gestion financière
10h40 – 11h10 · Exposé interactif
et matérielle
Masse 4 : Principaux outils de gestion :
- Journal de caisse ;
Ateliers
11h10 – 12h10 - Journal-grand livre ;
- Fiche de stock ;
- Rapport financier.
Masse 5 : Principaux outils de gestion : - Plénières
- Journal de caisse ; - Restitutions,
12h10 – 13h10 - Journal-grand livre. - Discussions
- Apports d’informations
13h10 – 14h10 Pause-déjeuner
Masse 6 : Principaux outils de gestion Suite
(suite) : - Plénières
14h10 – 15h10 - Fiche de stock ; - Restitutions,
- Rapport financier. - Discussions
- Apports d’informations
15h10 – 15h40 Evaluation de la session Plénière
28

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Ministère de l’Enseignement Elémentaire, Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire

GUIDE DE FORMATION DES CGE

A LA GESTION DES RESSOURCES

Version Décembre 2011

AME Association des Mères d’Elèves

APE Association des parents d’Elèves

ASC Association Sportive et culturelle

CDCS Comité Départemental de Coordination et de Suivi

CGE Comité de Gestion de l’Ecole

CLEF Comité Local d’Education et de Formation

CNCS Comité National de Coordination et de Suivi

CRCS Comité Régional de Coordination et de Suivi

IDEN Inspection Départementale de l’Education Nationale

OCB Organisation communautaire de base

PAES Projet d’Amélioration de l’Environnement Scolaire

PAV Plan d’Action Volontariste

PCR Président de Conseil Rural

PDEF Programme Décennal de l’Education et de la Formation

UCGE Union de CGE

II. OBJECTIF DU GUIDE

III. OBJECTIFS DE LA FORMATION

III.2. OBJECTIFS SPECIFIQUES

 tenir à jour les documents comptables relatifs à la gestion financière et

IV. STRATEGIE DE FORMATION

L’initiation à la gestion se fera à partir d’exercices simples et pratiques de

V. GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE DU CGE

V.2. PRINCIPES DE GESTION FINANCIERE ET MATERIELLE

 Transparence : Il faut assurer un climat de confiance en faisant preuve de

V.3. RESSOURCES DU CGE

 intérêts produits par les fonds placés au compte d’épargne ;

V.3.2. RESSOURCES MATERIELLES

V.4. DESCRIPTION DES RÔLES

V.5. PROCEDURES DE GESTION

V.5.1.1. DESCRIPTION DE LA TRESORERIE

V.5.1.2. OPERATION DE RECETTE

V.5.1.3. OPERATION DE DEPENSE

Dans quelles situations le trésorier ne doit pas décaisser ?

V.5.1.4. JUSTIFICATION DE DEPENSE

V.5.2. PROCEDURES DE GESTION MATERIELLE

V.6. ROLE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

 Elaboration et présentation d’un rapport à la réunion du CGE et à l’AG du

VI. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION

VI.1.1. JOURNAL DE CAISSE

VI.1.2. LIVRET D’ÉPARGNE

1 15/10/2011 Chèque N° Contribution du 50 000 50 000

2 25/10/2011 Bordereau Retrait 20 000 30 000

VI.1.3. JOURNAL-GRAND LIVRE

N° N° Banque Caisse Solde

VI.1.4. CAHIER DE COTISATION

Date de Nom & prénom Montant du Signature

VI.1.5. PIECES JUSTIFICATIVES

Palmarin, Fatick N :......................................

DESIGNATION QTE UNITE PRIX UNITAIRE MONTNAT

Ciment 3 Sac de 50kg 3 000 9 000

Arrêté la présente facture à la somme de : Neuf mille Francs CFA

VI.1.6. RAPPORT FINANCIER

IA de ……………………………… Période du …………/…………/ 20………

Rubriques Postes Montant FCFA

(Prénom et nom) (Prénoms et Nom) (Prénom et nom)

Signature Signature Signature

VI.2. PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION MATERIELLE

VI.2.1. FICHE DE STOCK

VI.2.2. BON D’ENTREE