Manuel de Procedure

TABLE DES MATIERES
GENERALITES............................................................................................................................
.............6
1. PRESENTATION DU
FADIB......................................................................................................10
1.1 HISTORIQUE ET FONDEMENTS .......................................................................................................... 12
1.2 VISION, MISSIONS .............................................................................................................................. 12
1.3 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT............................................................................................. 13
1.4 STRATEGIES ET COMPOSANTES OPERATIONNELLES DU FADIB .......................................................... 14
1.5 SERVICES TECHNIQUES ET DESCRIPTION DES POSTES......................................................................... 16
15.1 SERVICES TECHNIQUES.................................................................................................................... 16
1.5.2 DESCRIPTION DES POSTE ................................................................................................................ 17
2. PROCEDURES
ADMINISTRATIVES...................................................................................... 34
2.1 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ...............................................................................................
35 2.1.1.-LES
2.1.2 LA FORMATION
RECRUTEMENTS DU PERSONNEL.....................................................................................................
..................................................................................................................... 35 36
2.3 GESTION DU COURRIER..................................................................................................................... 36
2.4 GESTION DES MISSIONS ..................................................................................................................... 37
3. PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES............................................................

40
3.1 PROCEDURES
COMPTABLES................................................................................................42
3.1.1 LA COLLECTE, LA VERIFICATION ET L’ORGANISATION DES PIECES COMPTABLES :............................. 42
3.1.2 L’IMPUTATION DES OPERATIONS : .................................................................................................. 43
3.13 L’ENREGISTREMENT COMPTABLE DES OPERATIONS : ....................................................................... 43
3.1.4 GESTION DES IMMOBILISATIONS ..................................................................................................... 44
3.2 PROCEDURES FINANCIERES ET MATERIELLES ..................................................................................... 46
3.2.1 GESTION DE LA TRESORERIE........................................................................................................... 46
3.2.2 GESTION DES COMPTES BANCAIRES ................................................................................................. 47
3.2.3 GESTION DE CAISSE DE MENUES DEPENSES ...................................................................................... 48
3.3 PROCEDURE BUDGETAIRE.................................................................................................................. 48
3.4 SYSTEME INFORMATIQUE.................................................................................................................. 48
3.4.1 GESTION DE LA BASE DE DONNEES .................................................................................................. 49
3.4.2 SECURITE DU SYSTEME ................................................................................................................... 49
4. MISE EN ŒUVREDES
COMPOSANTES.............................................................................52
4.1 COMPOSANTE « INFRASTRUCTURES SOCICOMMUNAUTAIRES » ......................................................... 53
4.1.1 PRINCIPES....................................................................................................................................... 53
4.1.2 ACTIONS ELIGIBLES......................................................................................................................... 53
4.13 C
RITERES GENERAUX
...................................................................................................................... 5
3
4.1.4 CRITERES SPECIFIQUES.................................................................................................................... 54
4.2 COMPOSANTE « GESTION DES URGENCES » ....................................................................................... 61
4.2.1 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME D’ALERTE.................................................................................... 61
4.2.2 SECOURS D’URGENCE...................................................................................................................... 61
4.2.3 PLAN DE REHABILITATION .............................................................................................................. 61
GENERALITES
6
7
Le manuel de proc
édures formalise les principales proc
édures de gestion administrative, financi
ère, comptable et op
érationnelle qui ont pour objectifs de :
• fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif,
financier, comptable et opérationnel ;
• garantir un contrôle interne fiable ;
• accroître la productivité du
personnel par :
o l'optimisation du volume
d'informations à traiter ;
o l'optimisation des circuits de
traitement des informations ;
Le présent
o Manuel se compose d’une
une automatisation accruesérie d’instructions, de règles, de formalités qui
visent
desàtraitements
assurer : manuels.
• une organisation méthodique des tâches administratives, comptables, financières

et opérationnelles ;
• la sauvegarde du patrimoine du FADIB ;
• la mise en œuvre efficiente de sa stratégie ;
• la fiabilité, la sincérité et la régularité du système de traitement des informations
comptables, financières, administratives et opérationnelles.
Les buts visés par les présentes procédures

sont :
• la description des procédures en
vigueur ;
• la diffusion de ces procédures à
l’ensemble du personnel et la sensibilisation
de celui-ci à se conformer aux instructions,
règles et formalités qui y sont prescrites.
Chacun des membres
La responsabilité de ladumise
personnel devra rigoureuse des procédures préconisées dans
en application
savoir
ce quelincombe
manuel est son rôle et l’accepter
au Directeur et à; l’ensemble du personnel lié ou non à l’institution
• un la
par mise de
contrat en travail.
œuvre du système
approprié de contrôle interne.
8
9
1.
PRESENTATION DU FADI
B
1.1
Historique et fondements
La création du Fonds d’Appui au Développement des Initiatives de Base (FADIB)
s’inscrit dans les politiques nationales de solidarité. Ces politiques s’appuient sur des
stratégies sectorielles définies dans le Document de Stratégies de Réduction de la
Pauvreté (DSRP) et qui se traduisent dans le concret par la mise en œuvre de projets et
programmes sous tutelle ministérielle. Le Ministère de la Famille et de l’Enfant (MFE)
a en charge la promotion et le développement de la solidarité nationale, et veille de ce
point de vue à la redistribution de la richesse nationale en attirant l’attention des
décideurs sur les spécificités socioéconomiques et culturelles des communautés et de
leur niveau de vie.
Créé en 20051 sur financement du budget national, Le FADIB est l’une des stratégies
mises en place au MFE pour contribuer au développement durable des communautés de
Bénin et à la cohésion nationale. Il s’inscrit dans une dynamique de solidarité par le
partage équitable et équilibré des fruits de la croissance. Il s’agit d’aider les
communautés à avoir le minimum social commun à travers un habitat sein, l’eau
potable, un centre de soins, une école, un repas équilibré, le droit à la vie, etc. Il se veut
un dispositif essentiel du service social et qui émerge du vide laissé par les projets,
programmes et fonds de développement communautaire et de solidarité existants au
Bénin.
1.2 Vision, missions
La vision du FADIB est de « construire ensemble avec les communautés à la base, une
nation fondée sur un nouveau contrat de solidarité pour le plein épanouissement de
chacun et de tous ». Elle inscrit le technicien social dans un rôle d’agent de
développement et d’interface entre les communautés et les structures de développement
tant publiques que privées. C’est pourquoi il se résume en ces mots de Simone de
BEAUVOIR: « Nous ne créons jamais pour autrui que des points de départ.»
Par conséquent, le FADIB se donne pour missions d’assurer :
• le développement durable à travers la mise en place des infrastructures socio

communautaires et leurs équipements ;
• La gestion des besoins urgents des communautés.
1 Par arrêté n° 1091/MFE/DC/SGM/FADIB/SA du 17 Avril 2007

A ce titre, il est charg
é:
• Concevoir et développer des stratégies de développement communautaire ;
• Suivre et appuyer les Diagnostics Participatifs Communautaires (DPC) ;
• Renforcer les capacités des élus locaux en matière d’élaboration, de gestion, de
suivi des projets et de recherches de financement ;
• Appuyer les élus locaux en matière de maîtrise d’ouvrage et en gouvernance
locale ;
• Rechercher des financements complémentaires aux initiatives communautaires ;
• Participer au financement des projets issus des initiatives communautaires ;
• Organiser le suivi et l’évaluation des ac
• de combler le gap en infrastructures sociocommunautaires entre les différentes
localités du Bénin ;
• d’améliorer le cadre de vie des groupes cibles (populations vulnérables et
défavorisées) ;
• d’apporter une réponse rapide aux communautés de base en cas de détresse
sociale et de sinistres en complément ou en collaboration avec d’autres structures
étatiques
• et/ou
créer desprivées ;
conditions favorables à la mise en place des crédits octroyés par le
•Fonds d’Appui
renforceràles
la Solidarité des
capacités bénéficiaires
Nationale ;
et à l’Action Sociale (FASNAS) ou tous autres
•fonds/projets dans le cadre de la lutte contre la pauvreté.
Au titre des indicateurs mesurables, le FADIB se propose d’atteindre à l’horizon 2010

les principaux résultats suivants :
• le gap en infrastructures de base des zones d’ombre (déshéritées, enclavées,
isolées, dépourvues de commodités et d’équipements collectifs) et non prises en compte
par les projets et programmes gouvernementaux en cours) est comblé à au moins 50% ;
• l’équilibre territorial en infrastructures de base est rétablit à au moins 50% ;
• les populations de ces zones sont sensibilisées et mobilisées à 60% à la gestion
de l’urgence et des groupes vulnérables.
1.3 Organisation et fonctionnement Le FADIB se compose d’un Conseil de Gestion

(CG), d’une Direction et des Comités Communaux de Présélection des projets (2C2P).
L’arrêté n° 1091/MFE/DC/SGM/FADIB/SA du 17 Avril 2007 définit comme suit les

attributions des organes de gestion du FADIB.
• Le Conseil de Gestion (CG) est l’organe de gestion et de prise de décisions du
FADIB. Il veille à l’accomplissement correct des missions assignées au Fonds. A ce
titre, il :
o fixe les objectifs annuels et approuve les programmes
o
du fondsapprouve
; et vote le budget prévisionnel ainsi que les comptes et bilans
du Fonds ;
o autorise la signature des accords et contrats à passer avec les
partenaires au développement et autres institutions ;
o commet des
audits ;décide des évaluations des
o
projets ;
o
examine et approuve les rapports d
’
activit
és, d
’
évaluation et d
’
audit ;
o approuve le régime salarial et indemnitaire applicable aux personnels
et autres fonctionnaires affectés au Fonds.
Le CG est plac
é sous la pr
ésidence du Ministre en charge de la Protection Sociale.
• La Direction assure la gestion courante du Fonds. Elle est assurée par un
Directeur nommé en Conseil des Ministres. Ce dernier est assisté d’un Directeur
Adjoint nommé par arrêté du Ministre. La Direction du Fonds comprend 3 (trois)
services :
1. o Service Administratif et Financier (SAF) ;
2. o Service des Etudes et la Planification (SEP);
3. o Service des Opérations (SOP) ;
• Le Comité Communal de Présélection des Projets (2C2P) est chargé de
présélectionner les projets à financer au niveau communal. Il est présidé par le Maire de
la Commune et se compose du Chef du Centre de Promotion Sociale de la Commune
(Rapporteur), du Président de la Commission des Affaires Sociales de la Commune ; le
Président de la Commission des Affaires Economiques de la Commune et les Chefs
d’Arrondissement de la Commune dont les projets sont en étude.
1.4 Stratégies et composantes opérationnelles du FADIB
En ce qui concerne les stratégies d’intervention, le FADIB :
• exploite les études et les recherches existantes pour déterminer les zones
d’actions prioritaires de même que les causes des phénomènes afin de proposer les
solutions les plus proches de la réalité ;
• propose d’adopter une démarche communautaire, qui fait intervenir tous les
acteurs concernés par un phénomène, afin d’agir efficacement. Pour ce faire il
s’appuiera volontairement sur les communautés, les victimes et les élus locaux pour
développer ses activités ;
•
• s’investit dans la Communication pour le Changement de Comportements

(CCC) ; d’abord pour sensibiliser les béninois sur la misère ambiante qui les entoure et
aussi pour solliciter
Le FADIB comprendleur prompte réaction.
deux
composantes :
• le développement
communautaire à travers la réalisation
d’infrastructures de base, la diffusion
de messages d’informations
éducatives et de communication
visant à modifier les comportements,
etc. Il s’agit concrètement de
contribuer à construire ou de
réhabiliter des infrastructures de base
de haute portée économiques et
sociales dans les zones déshéritées,
isolées, enclavées, dépourvues de
commodités et d’installer des
équipements collectifs qui ne
sont pas pris en compte par les projets et programmes gouvernementaux en cours.
Le d
éveloppement communautaire contribue dans ce sens
à combler le d
éficit en infrastructures de base et
à am
éliorer le cadre de vie des populations d
éfavoris
ées. Il vise aussi
àr
établir l
’
équilibre territorial en mati
ère d
’
infrastructures de base. La mise en
œ
uvre de cette composante passe par :
• o la création d’un compte technique d’élaboration des maquettes
des infrastructures,
• o le recensement des besoins en infrastructures de base,
• o l’adoption du plan de promotion des zones d’intervention à partir
Le des
FADIB se propose
plans locaux. d’appuyer toutes les initiatives de responsabilisation des
familles et des communautés en les aidant par l’appui conseil, le parrainage et le co-
financement à se doter d’infrastructures sociocommunautaires à travers le
réaménagement de points d’eau, la réfection d’écoles, ou de centres de santé,
l’installation de hangars de marché ou de magasins de stockage, toutes interventions
nécessaires pour stimuler la croissance et faciliter l’accès au services sociaux de
base.
o la gestion des urgences. Dans ce cadre, le FADIB fonctionne comme une

structure d’appui et d’intervention rapide notamment en assistant les
populations en cas de sinistres pour l’accompagnement psycho-sociale et les
Dans
appuislematériels.
cadre de cette composante, le FADIB organise aussi les premières
interventions par la mise en place de mécanismes communautaires de solidarité
1.5
Services techniques et description des postes
15.1 Services techniques
La direction du FADIB se compose de trois (3) services

techniques : i)- Le Service Administratif et Financier (SAF),
ii)- Le Service des Etudes et de la Planification (SEP) et iii)-
Le Service des Opérations (SOP).
Le Service Administratif et Financier (SAF) est chargé d’(e) :
• gérer le courrier et les archives du Fonds;

• tenir le secrétariat au cours des réunions du Fonds ;
• gérer les appels, le site web et tous les dossiers de presse ;
• gérer le personnel du Fonds ;
• gérer le patrimoine financier et matériel du Fonds;
• étudier la portée économique des projets soumis au financement ;
• préparer le budget, les plans d’actions et les plans stratégiques du
Fonds ;
• exécuter le budget ;
• Centraliser et rédiger les rapports d’activités.
Le Service des Etudes et de la Planification (SEP) a pour attributions d’(e):
• élaborer la planification annuelle et les plans stratégiques du

Fonds;
• élaborer les TDR des études et des évaluations ;
• analyser les projets au triple plan social, culturel et technique;
• gérer les statistiques.
Le Service des Opérations (SOP) est chargé de :
• élaborer les curriculums de formation ;

• exécuter les formations des acteurs ;
• définir des indicateurs (de performance, d’évaluation etc.) ;
• élaborer les outils de gestion et d’évaluation ;
• superviser les activités des comités locaux d’exécution et de suivi des projets ;
• contrôler l’exécution des projets financés par le Fonds.
• rechercher des structures d’appui ;
• élaborer les contrats de prestations de service en collaboration avec le SAF ;
• structurer et organiser les brigades de prise en charge psychologique des victimes
des sinistres et calamités ;
• installer et suivre le réseau d’informations et d’intervention ;
• proposer et suivre les mécanismes d’intervention rapide.
1.5.2
Description des poste
Poste DIRECTEUR
Catégorie A
Ancienneté 10 ans
Sens de gestion des
ressources humaines,
management de
projets, esprit
Habiletés et
d’initiative, de
exigences
créativité, sociabilité,
professionnelles
aptitude au travail en
groupe, connaissance
de l’outil
informatique, probité.
Nommé en Conseil
des Ministres, il
travaille sous la
supervision du
Comité de Gestion
duquel il détient son
mandat. Il est sous la
Lien hiérarchique
tutelle administrative
du SGM. Le Comité
de Gestion est présidé
par le Ministre en
charge de la
protection sociale et
de la solidarité.
. Directeur Adjoint
• Chef Service
Administratif et
Subordonnés Financier • Chef
immédiats Service des Etudes et
de la Planification •
Chef Service des
Opérations
Représente le Fonds
dans les actes de la
vie civile et en justice
par délégation du
Sommaire des Conseil de Gestion.
fonctions Assure l’exécution
des décisions du
Conseil de Gestion et
rend compte de ses
activités à ce dernier.
• assure la bonne
gestion des ressources
et du patrimoine du
Poste DIRECTEUR
ADJOINT
Catégorie A
Ancienneté 10 ans
Esprit d’équipe et
sens de gestion des
ressources humaines,
management de
Habiletés et projets, esprit
exigences d’initiative, de
professionnelles créativité, sociabilité,
aptitude au travail en
équipe, connaissance
de l’outil
informatique, probité.
Nommé par Arrêté du
Ministre de tutelle, il
Lien hiérarchique travaille sous la
supervision du
Directeur.
• Chef Service
Administratif et
Financier • Chef
Subordonnés
Service des Etudes et
immédiats
de la Planification •
Chef Service des
Opérations
Assiste le Directeur.
1.5.2.1
Au niveau du Service Administratif et Financier (SAF)
Le SAF est une équipe dirigée par un chef service et composé d’un(e) secrétaire
administratif (ve), et du personnel de soutien (agents des archives, agents comptables,
coursier et CVA selon les besoins).
Poste CHEF SERVICE
ADMINISTRATIF ET
FINANCIER
Catégorie A
Corps de métier Comptable Gestionnaire
niveau ENAM1 au
moins
Ancienneté 5 ans
Esprit d’équipe et sens
de gestion des ressources
Habiletés et humaines, financières,
exigences maîtrise de l’outil
professionnelles informatique et des
logiciels de gestion,
probité.
Lien hiérarchique Directeur, Directeur
Adjoint
Subordonnés Secrétaire administratif,
immédiats comptable, personnel de
soutien
Il a pour principales
responsabilités la gestion
des ressources humaines,
matérielles et financières
du FADIB, la
coordination des
activités de son service,
Sommaire des la supervision des
fonctions employés placés sous sa
direction ainsi que la
représentation et la
promotion du Fonds. Il
participe à la
programmation et au
suivi des activités sous
l’autorité du Directeur.
Sous l’autorité du
Directeur : • veille à la
mise en application
stricte et au respect des
procédures • prépare le
budget ; • supervise et
contrôle l’ensemble des
opérations comptables
par l’approbation de
toutes les pièces
comptables (signature
des pièces comptables) ;
• assume la
responsabilité de la
caisse de menues
dépenses ; • élabore les
Poste SECRETAIRE
ADMINISTRATIF
Catégorie B
Corps de métier Secrétaire de direction
niveau BTS au moins
Ancienneté 5 ans
Maîtrise des techniques
et de la pratique de
bureautique, de
Habiletés et secrétariat de direction.
exigences Maîtrise de l’outil
professionnelles informatique et des
logiciels usuels, sens de
l’organisation
administrative.
Lien hiérarchique Chef Service
Administratif et
Financier
Subordonnés Agent d’archive et
immédiats Personnel de soutien
Il/Elle a pour principales
responsabilités d’opérer
le système de traitement
de texte, de réceptionner
les appels téléphoniques
Sommaire des et les courriers divers,
fonctions d’assurer un soutien
administratif à la
Direction ainsi que
d’accueillir les personnes
se présentant au bureau
du FADIB
• Opère le système de
traitement de textes afin
de produire les rapports
qui lui sont confiés : o
reçoit les lettres, les
rapports, les textes, le
courrier et les autres
documents écrits devant
être introduits pour
traitement ; o révise et
corrige les documents ; o
étiquette, duplique et
range les supports de
stockage et de
sauvegarde (CD, Clée
USB) et tient à jour le
répertoire des documents
sauvegardés. •
Réceptionne les appels,
courriers divers et
Poste AGENT D’ARCHIVES
Catégorie B
Corps Documentaliste niveau
BAC
Ancienneté 5 ans
Maîtrise des techniques
et de la pratique de
bureautique, de
secrétariat de direction.
Habiletés et
Maîtrise de l’outil
exigences
informatique et des
professionnelles
logiciels usuels, sens de
l’organisation
administrative et des
archivistes.
Lien hiérarchique Secrétaire Administratif
(ve)
Subordonnés Personnel de soutien
immédiats
Il/Elle a pour principales
responsabilités d’opérer
le classement matériel et
informatique de tous les
Sommaire des
documents produits et
fonctions
reçus par le FADIB.
Il/elle gère la
bibliothèque de la
direction.
• Opère le classement :
o reçoit les documents,
journaux et tous autres
papiers ; o étiquette,
duplique et range les
Poste COMPTABLE
Catégorie B
Corps de métier Comptable niveau BTS au
moins
Ancienneté 5 ans
Habiletés et exigences Maîtrise de la comptabilité,
professionnelles exigence d’une bonne
moralité.
Lien hiérarchique Chef Service Administratif
et Financier
Subordonnés Responsable de la cellule
immédiats d’analyse, chauffeur-
coursier,
Le Comptable Principal est
sous l’autorité du Chef de
service administratif et
financier. Il a pour
principales responsabilités la
Sommaire des
mise à jour de la
fonctions
comptabilité et la réalisation
de toutes autres tâches qui
lui seront demandées par le
Chef de service administratif
et financier.
• Tient à jour la
comptabilité : o Organise le
service comptable de
manière à en obtenir le
meilleur rendement ; o Fait
la saisie quotidienne des
concernant l’ensemble des
activités du fonds dans les
délais requis ; o Etablit des
états de rapprochements
bancaires chaque fin de mois
; o Valide l’état de situation
établi par les comptables
caissiers pour chacune des
antennes au niveau du bilan,
du compte de résultats, des
statistiques et des balances ;
o Prépare les états
financiers en fin d’années et
les rapports ; o Prépare la
paie à partir des informations
fournies par le chef de
service financier et
administratif ; o Prépare les
déclarations fiscales et
Description sociales ; o Participe à
l’élaboration des états
financiers. o Suit
l’exécution des tâches par
l’aide-comptable avant leur
présentation au chef SAF o
Veille à l’initiation des
pièces sous le respect des
principes comptables o
Veille à la mise à jour de la
Poste MAGASINIER
Catégorie C
Corps de métier Aide Comptable niveau
CAP
Ancienneté 3 ans
Maîtrise de la
Habiletés et comptabilité,
exigences connaissance en gestion
professionnelles logistique, exigence
d’une bonne moralité.
Lien hiérarchique Comptable
immédiats (CVA et Coursier)
Sommaire des Appuie le Comptable
fonctions Principal dans ses tâches
Assure avec le Comptable
Principal, les tâches
suivantes : • Tenue à
jour de la comptabilité : o
Organise le service
comptable de manière à
en obtenir le meilleur
rendement ; o Fait la
saisie quotidienne des
concernant l’ensemble des
activités du fonds dans les
délais requis ; o Etablit
des états de
rapprochements bancaires
chaque fin de mois ; o
Prépare l’état de situation
établi par les comptables
caissiers pour chacune des
antennes au niveau du
bilan, du compte de
résultats, des statistiques
et des balances ; o
Prépare les états
financiers en fin d’années
et les rapports ; o Prépare
la paie à partir des
informations fournies par
le chef de service
financier ; o Prépare les
Description déclarations fiscales et
sociales ; o Participe à
l’élaboration des états
financiers. • Gestion du
magasin o Centralise les
besoins des différents
services ; o Reçoit les
agréments, les traite et les
soumet au Chef service
administratif et financier ;
o Participe à la sélection
des offres ; o Emet les
bons de commande ; o
Participe à la réception
Poste CHAUFFEURE et/ou
COURSIER
Catégorie D
Ancienneté 3 ans
Posséder un permis de
conduire catégorie B ou
Habiletés et
le CEP, bonne
exigences
connaissance du pays et
professionnelles
des démembrements du
MFFE
Lien hiérarchique Secrétaire Administratif,
Comptable
Subordonnés
-
immédiats
Il a pour principales
responsabilités de
conduire les employés,
Sommaire des d’entretenir les véhicules
fonctions et d’effectuer les
déplacements nécessaires
au support logistique du
FADIB.
• Conduire les employés
devant sortir du bureau et
utilise les véhicules du
FADIB pour les missions
interne et externe : o
s’occupe de l’entretien
des véhicules ; o
achemine les véhicules
devant être inspectés ou
réparés chez le garagiste. •
Effectue les déplacements
Description nécessaires au support
logistique : o collecte le
courrier tous les matins ;
1.5.2.2
Au niveau des Etudes et de la Planification
Ce service est animé par une équipe de trois (3) cadres dont un chef service ; deux (2)
chargés dont un (1) responsable des Etudes et Analyse des Projets et un autre
s’occupant de la Stratégie et de la Planification.
CHEF SERVICE DES
Poste ETUDES ET DE LA
PLANIFICATION
Catégorie A
Corps de métier Planificateur ou
Assistant Social (Bac+3)
Ancienneté 5 ans
Management de
projets/programmes,
connaissances pratiques
Habiletés et
en planification. Gestion
exigences
des ressources humaines,
professionnelles
maîtrise du logiciel
Microsoft Project et des
logiciels usuels
Adjoint
Chargé des Etudes et
Subordonnés Analyse des Projets
immédiats Chargé de la Stratégie et
de la Planification
Coordination des
activités du service,
initiation des études et
recherche, planification
Sommaire des
des actions, du système
fonctions
de suivi et évaluation,
suivi diligent de la mise
en œuvre de la démarche
du FADIB.
Directeur du FADIB : •
définit la trame
méthodologique des
activités de recherche-
action et des études à
entreprendre par le Fonds
en matière de
développement
communautaire et de
l’assistance en situation
d’urgence ; • propose un
plan d’action stratégique;
• propose pour chaque
année les recherches et
études à réaliser, à
soumettre à l’appréciation
et à l’approbation du
Conseil de Gestion; •
fait la planification des
actions à réaliser par le
FADIB sur les deux
CHARGE DES
Poste ETUDES ET ANALYSE
DES PROJETS
Catégorie B
Corps de métier Assistant Social ou
BAC + 2
Ancienneté 5 ans
Technique de
Planification, gestion de
Habiletés et
projets, maîtrise du
exigences
logiciel Microsoft
professionnelles
Project et des logiciels
usuels
Lien hiérarchique Chef Service des Etudes
et de la Planification
Personnel de soutien
Sommaire des Gestion de la Recherche
fonctions action et de analyse des
projets
Sous la supervision du
chef Service des Etudes et
de la Planification, le
Chargé des Etudes et de la
Planification : • propose
les études et les
recherches à faire sur les 2
composantes
opérationnelles du FADIB
: développement
communautaire et gestion
des urgences ; • rédige
les TDR pour les études et
les recherches sur les 2
composantes
: développement
CHRGE DE LA
Poste STRATEGIE ET DE LA
PLANIFICATION
Catégorie B
Corps de métier Assistant Social ou
BAC + 2
Ancienneté 5 ans
Technique de
Planification, gestion de
Habiletés et
projets, maîtrise du
exigences
logiciel Microsoft
professionnelles
Project et des logiciels
usuels
Lien hiérarchique Chef Service des Etudes
et de la Planification
immédiats
Sommaire des Gestion de la stratégie et
fonctions de la planification
chef Service des Etudes et
de la Planification, le
Chargé de la Stratégie et
de la Planification : •
conçoit le cadre logique
de actions sur les 2
composantes
: développement
communautaire et gestion
des urgences ; • élabore
un plan de suivi des
indicateurs d’objectifs, de
résultats, d’activités et
d’impacts pour le
FADIB ; • fait la
planification annuelle,
semestrielle et
trimestrielle des actions
assortie d’indicateurs ; •
initie la réalisation de la
Description
base de données
informatisée du FADIB ; •
suit la réalisation des
1.5.2.3
Au niveau du Service des Op
érations
Le Service Suivi des Opérations est animé par quatre (4) cadres dont un chef service qui
coordonne les activités dudit service, un (1) chargé de l’appui aux initiatives
communautaires, un (1) chargé du Renforcement des Capacités et un (1) chargé du
dispositif d’intervention rapide.
Poste CHEF SERVICE SUIVI
DES PROJETS
Catégorie A
Corps de métier Technicien Supérieur de
l’Action Sociale (Bac+3)
Ancienneté 5 ans
Gestion de projets,
Habiletés et gestion des ressources
exigences humaines, maîtrise de
professionnelles l’outil informatique et
des logiciels usuels
Adjoint
Chargé de l’appui aux
Initiatives
Communautaires Chargé
Subordonnés
du Renforcement des
immédiats
Capacité Chargé du
Dispositif d’Intervention
Rapide
Définition de
l’orientation
Sommaire des méthodologique pour les
fonctions interventions du FADIB,
Coordination des
activités de terrain.
Directeur le chef Service
Suivi des Projets : •
élabore le canevas de
présentation des projets à
introduire par les
communautés sur la
composante
développement
communautaire du FADIB
; • veille au strict respect
de la politique et des
procédures en matière
d’assistance aux
communautés en ce qui
concerne le
développement
communautaire ; • fait
une évaluation technique
des requêtes de
financement selon les
critères d’évaluation en
vigueur au sein du FADIB
; • soumet le résultat de
• élabore le canevas de suivi post financement des
projets ;
• s’assure de la mise en place effective des
financements accordés ;
• appuie les 2C2P dans le bon suivi de l’exécution
des travaux d’infrastructures sociocommunautaires ;
• rend compte de l’état d’avancement des projets
de développement communautaire sur le terrain ;
• informe à temps ses supérieurs hiérarchiques des
blocages éventuels relevés sur le terrain ;
• fait le suivi de la mise en œuvre des
recommandations issues des tournées de supervision
effectuées par la Direction du FADIB et par le Comité de
Gestion ;
• suit la réalisation des projets sur le terrain
jusqu’à leur terme ;
• rédige les curriculum de formation ;
• assure la formation des acteurs ;
• produit des rapports trimestriels d’activités.
CHARGE DE L’APPUI
Poste AUX INITIATIVES
COMUNAUTAIRES
Catégorie A
Corps de métier Technicien Supérieur de
l’Action Sociale
(BAC+3)
Ancienneté 5 ans
Gestion de projets,
Habiletés et
maîtrise de l’outil
exigences
informatique et des
professionnelles
logiciels usuels
Lien hiérarchique Chef Service des
Opérations
immédiats
Sommaire des Appui aux activités
fonctions communautaires
Chef Service des
Opérations, le Chargé de
l’Appui aux Initiatives
communautaires : •
propose les outils du
diagnostic communautaire
; • Appuie les R/CPS
dans la mise en œuvre de
la démarche
CHARGE DU
Poste RENFORCEMENT DES
CAPACITES
Catégorie B
Corps de métier Assistant Social (niveau
BAC)
Ancienneté 5 ans
Gestion de projets,
Habiletés et
maîtrise de l’outil
exigences
informatique et des
professionnelles
logiciels usuels
Opérations
immédiats
Sommaire des Renforcement des
fonctions capacités
chef Service des
Opérations, le Chargé du
Renforcement des
Capacités : • élabore les
documents de formation ;
CHARGE DU
DISPOSITIF
Poste
D’INTERVENTION
RAPIDE
Catégorie B
Assistant Social (niveau
BAC)
Ancienneté 5 ans
Habiletés et Expériences pratiques en
exigences assistance sociale et en
professionnelles logistique.
Opérations
immédiats
Sommaire des Définition et suivi du
fonctions dispositif d’intervention
rapide
Chef Service des
Opérations, le chef chargé
du dispositif
d’intervention rapide est
chargé d’(e) : • mettre
en œuvre le plan d’action
du FADIB en ce qui
concerne l’appui aux
communautés frappées
par les sinistres
nécessitant une assistante
urgente ; • mettre en
place un dispositif d’alerte
permettant une
intervention rapide dans
les situations d’urgence ; •
2.
PROCEDURES ADMINISTRATIVE
S
2.1
Gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines inclut :
• le recrutement du personnel ;
• la formation du personnel et la gestion de la carrière professionnelle de tous les
agents (affectation, traitement, notation, nomination, avancements, reclassements,
gratifications, sanctions, congés, retraites) ;
• la tenue des dossiers individuels des agents (permanents et contratuels) ;
• les relations avec les organismes extérieurs impliqués dans la gestion du
personnel (Organismes Sociaux, Inspection du Travail, Office de la main d’œuvre,
etc.) ;
• la tenue du fichier et de l’état de répartition géographique du personnel ;
• l’organisation et la gestion des œuvres sociales.
2.1.1.- Les recrutements
Le Chef Service Administratif et Financier (C/SAF) assure la gestion des ressources

humaines. Il est chargé d’une part de doter le FADIB en personnel selon les besoins
exprimés, et de l’administration du personnel d’autre part. A ce titre il assure la collecte
et la centralisation des besoins exprimés par les différents services à soumettre à la
Direction pour approbation. Il prépare toutes les opérations de recrutement du FADIB.
Le personnel spécialisé est recruté sur test organisé par le FADIB ou par un cabinet
spécialisé. Le personnel de soutien est recruté selon les besoins de la Direction sur
proposition du Chef Service Administratif et Financier et après approbation du
Directeur.
• Préparation du recrutement : Le recrutement est préparé et suivi par le C/SAF
sous la supervision directe de l’Inspection du Travail. Il définit en collaboration avec les
•servicesFormalités
utilisateurs le profil de poste souhaité.
administratives
o Collecte
: des candidatures : Les avis de recrutement pour les postes à
pourvoir
o Contrat
sont lancésdepar voie de presse (radios, télés et journaux).
Tests de recrutement : Les tests sont préparés et effectués par un ou
travail : Le recrutement
o
du travailleur
plusieurs est assortides services utilisateurs en collaboration avec le C/SAF. Les
responsables
d’une périodesont
délibérations d’essai
soumises à la Direction.
dont la durée maximale
varie selon la catégorie à
laquelle il appartient.
L’embauche définitive
fera l’objet de
l’établissement d’un
contrat de travail en
bonne et due forme selon
les procédures en
vigueur au Bénin.
o Constitution
du dossier du salarié : Un
dossier individuel sera
ouvert au nom du salarié
recruté dans lequel
seront classées toutes les
pièces justificatives
relatives à
l
’
identification, la situation familiale, au recrutement, au traitement et
à la carri
ère professionnelle de l
’
Agent. Ce dossier est tenu par le C/SAF.
2.1.2 La formation du personnel
Les besoins de formation exprimés par les différents services sont collectés, évalués et
consignés dans un dossier (plan de formation interne) par le C/SAF. Le document établi
est soumis à l’approbation du Comité de Gestion (CG) après avis du CODIR. Le suivi
de l’exécution du plan de formation est assuré par le C/SAF.
2.3 Gestion du courrier
La gestion du courrier regroupe essentiellement les systèmes relatifs au traitement et à

la circulation du courrier aussi bien interne qu’externe. La gestion du courrier implique
tous les services du FADIB.
2.3.1. La correspondance extérieure
2.3.1.1. Courrier-arrivée :
a. Réception et traitement : Le courrier en provenance de l’extérieur est réceptionné par

le/la secrétaire qui :
• signe le document de transmission extérieur ;

• enregistre le courrier reçu dans le « registre-arrivée » approprié ;
• appose sur la correspondance le « cachet-arrivée » comportant les indications
relatives à la date d’arrivée et au numéro d’enregistrement.
L’imputation du courrier est faite par le/la secrétaire.
Après imputation, le courrier est envoyé au Directeur qui porte les instructions
nécessaires à l’intention du service destinataire. Le/la secrétaire fait la photocopie du
courrier concernant plusieurs services en fonction des besoins, et assure la distribution
aux destinataires respectifs par cahier de transmission ou par fiche d’annotation et de
transmission.
b. Transmission : Le coursier assure le transmission du courrier à l’intérieur du
siège.
2.3.1.2. Courrier-Départ :
a) traitement : Le courrier destiné à l’intérieur est traité par le/la secrétaire et soumis,
après vérification par les services initiateurs, à la signature du Directeur. La
correspondance signée est envoyée directement au secrétariat pour traitement et
expédition. Le/la secrétaire porte les références de la correspondance et fait la copie du
document pour le classement.
b) acheminement du courrier : L’enlèvement et l’expédition du courrier destiné à
l’extérieur du FADIB sont confiés au coursier qui remplit les formalités d’usage auprès
des services postaux ou
d
’
un service sp
écialis
é pour les courriers d
’
urgence. La distribution du courrier dans la ville est assur
ée par le coursier
àl
’
aide d
’
un cahier de transmission.
2.3.2.
La correspondance interne :
La gestion du courrier interne entre les différents services de la Direction est assurée
par le secrétariat. Le courrier préparé est :
• saisi et mis en forme au niveau du service initiateur,

• signé par le responsable de ce service et transmis au secrétariat,
• envoyé par le secrétariat aux destinataires à l’aide d’un cahier de
transmission.
Le/la secrétaire fait la photocopie du courrier destiné à plusieurs services, selon les
besoins, et effectue la répartition. Il/elle doit conserver une copie de la correspondance
émise, pour le classement. L’acheminement du courrier est assuré par le coursier.
Les notes de services : Les notes de services sont prises par la Direction. Elles sont
affichées au besoin sur les tableaux prévus à cet effet dans les bureaux des différents
services. Elles font aussi l'objet d'un classement chronologique par le secrétariat.
Les memoranda : Ce sont des notes internes émises par tout service en direction d'un ou
de plusieurs autres. Ils ont pour but d'assurer le partage d'informations entre services
d'une part ou d'expliquer à la direction certaines opérations particulières et de solliciter
par là, son autorisation préalablement a leur réalisation.
Le CODIR : II réunit une fois par semaine autour du Directeur, le Directeur Adjoint, les
chefs de services et le représentant du personnel. C'est un organe qui permet aux
différents participants de rendre compte de leurs activités et de recueillir les orientations
nécessaires à leur poursuite. Un rapport est dressé à l'issue de chacune de ses séances.
Le rapport précise notamment les décisions prises, les informations partagées, et la
programmation des tâches dont l'exécution est vérifiée ultérieurement.
2.4 Gestion des missions
2.4.1. Les catégories de missions : On entend par mission, un déplacement effectué par
un agent du FADIB dans le cadre professionnel et en dehors de son cadre habituel de
travail. Il y a les missions à l’intérieur du pays et les missions à l’extérieur du pays.
2.4.1.1 L’établissement des ordres de missions : Le document principal de gestion des

missions est l’ordre de mission qui est différent, selon qu’il s’agit de mission à
l’intérieur ou à l’extérieur du territoire national.
a) L’ordre de mission à l’intérieur comporte les mentions obligatoires suivantes :
• La destination ;
• Le motif de la mission
;
•
Les dates de d
épart et de retour pr
évues pour la mission ;
• Les noms, prénoms et qualités de personnes
•concernées
Le ; nom du
•chauffeur
Les; références du
• véhicule
La; signature du Directeur du FADIB pour les agents et celle de
l’autorité de tutelle pour le Directeur.
b) L
’
ordre de mission
àl
’
ext
érieur comporte les mentions suivantes :
• la destination ;
• les noms, prénoms et qualité de l’agent concerné ;
• le motif de la mission ;
• les dates de départ et de retour prévues pour la
mission ;
• le (s) moyen (s) de transport et la classe autorisée ;
• La signature du Directeur de Cabinet.
Les ordres de missions sont préparés par le C/SAF. Un exemplaire est toujours adressé
au Comptable pour lui permettre de préparer les indemnités de mission. Un autre
exemplaire est remis à l’agent en mission.
NB : Certaines missions font l’objet d’une communication en Conseil des Ministres
2.4.1.2. Le versement des indemnités de mission : Chaque agent du FADIB qui effectue
une mission dans le cadre de ses activités professionnelles et pour le compte du FADIB
a droit au versement d’indemnités de mission conformément aux textes en vigueur en
République du Bénin et les dépenses annexes autorisées (visa, taxes d’aéroport,
indemnités de communication et médicaux etc.) à vérifier par des pièces justificatives.
Les taux des forfaits journaliers sont fixés par note de service de la Direction après
approbation du Conseil de Gestion et sont portés à la connaissance du personnel, de
même que leur modification éventuelle.
2.4.1.3. Le contrôle des frais de mission : Les dépenses relatives aux missions effectuées
par le personnel doivent, comme toutes les dépenses de fonctionnement, être
rigoureusement maîtrisées et contrôlées. Ces missions doivent correspondre
impérativement à des besoins de service liés au programme d’activités du FADIB. Les
mesures doivent être prises par la Direction pour éviter les dépassements sur cette
rubrique du budget.
2.4.1.4. La justification des frais de mission : Au retour de mission, l’agent remet au
C/SAF une fiche de débours détaillant les dépenses annexes effectivement exécutées
accompagnée de l’ordre de mission visé par les autorités administratives des localités
visitées. L’agent prendra le soin de faire apposer sur l’Ordre de Mission, les cachets de
Gendarmerie ou des Mairies précisant les dates d’arrivée et de sortie.
2.4.1.5. Le compte rendu de mission : Chaque agent du FADIB ayant effectué une
mission rédige et soumet à son retour un compte rendu de mission. Celui-ci fait la
synthèse du déroulement de la mission, indique les personnes rencontrées et les résultats
obtenus. Chaque fois que c’est nécessaire, ce compte rendu suggère des
recommandations de suivi à envisager. Il
est accompagn
é de tous les documents justifiant l
’
ex
écution de la mission et de la fiche de d
ébours et des pi
èces justificatives de d
épenses.
2.4.2.
Contr
ôle interne
Le contrôle interne dans son sens premier s’assimile à la vérification. De nos jours, il
prend une dimension plus large pour désigner l’ensemble des sécurités permettant
d’assurer une maîtrise du risque au sein d’une organisation. Il se traduit par la mise en
œuvre des méthodes et procédures pour chaque activité de l’institution considérée afin
de maintenir la pérennité de celle-ci.
Pour le FADIB, le contrôle interne s’exercera à travers les documents (manuels,
supports, livres comptables...) et les procédures de traitement (méthode et moyens
utilisés) afin d’effectuer les opérations dans les meilleures conditions d’efficacité.
Ainsi, le Contrôle interne du FADIB a pour finalité d’assurer :
• le respect et l’application du manuel de procédures ;

• la protection et la sauvegarde du patrimoine du Fonds;
• la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et les comptes
annuels qui en résultent ;
• la qualité de l’information ;
• la qualité des instructions de la
direction.
Le contrôle du FADIB s’effectue de manière transversale c'est-à-dire au niveau de
toutes les hiérarchies et de toutes les activités de l’organigramme conformément aux
principes énoncés dans les statuts. Le contrôle interne est organisé à travers la gestion
de certains variables que sont :
• la gestion des ressources humaines ;
• la gestion des Fonds ;
• la gestion des immobilisations ;
• la gestion des consommables ;
• la gestion des opérations comptables.
Le contrôle interne consiste à déceler dans le fonctionnement d’une institution le respect

ou non des prescriptions découlant de l’application des différentes procédures mises en
place (procédures de gestion administrative, comptable, financière). Le contrôle interne
s’exerce à plusieurs niveaux de responsabilité (Directeur, Service Administratif et
Financier, autres services).
Le contrôle interne doit produire des rapports périodiques qui précisent la nature des
manquements constatés et les recommandations faites pour leur correction.
3.
PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERE
S
3.1
Proc
édures comptables
Il s’agit de l’ensemble du dispositif relatif à l’organisation de la fonction comptable, à
la collecte des données et pièces comptables, à leur enregistrement dans les livres
comptables et surtout à l’établissement des états financiers. Le service administratif et
financier est chargé de la tenue de la comptabilité générale. Il est dirigé par un chef de
service et doté de moyens matériels nécessaires à l’exécution correcte de ses tâches.
La comptabilité générale assure :
• o la collecte, la vérification et l’organisation des pièces

comptables ;
• o l’imputation des opérations ;
• o l’enregistrement comptable des opérations (saisie informatique) ;
• o le contrôle des enregistrements comptables ;
• o le classement des pièces comptables ;
• o l’analyse des soldes des comptes de situation ;
• o la régularisation des comptes à la clôture de l’exercice ;
• o la production des états financiers ;
• o la tenue du livre d’inventaire ;
• o l’établissement des déclarations d’impôts et taxes et de
cotisations sociales.
3.1.1 La collecte, la vérification et l’organisation des pièces comptables :
Les pièces comptables reçues par les services chargés de la comptabilité générale
(factures – fournisseurs, avis de crédit, documents de paiement, etc.) sont classées par
types d’opérations et réparties entre les différents postes comptables par le responsable
hiérarchique. Le comptable procède aux vérifications de régularité, d’exactitude et de
conformité nécessaires en collaboration avec les services initiateurs des opérations
concernées si nécessaire.
Les factures envoyées par les fournisseurs sont vérifiées par rapport aux termes de leur
contrat. A l’issue des formalités de vérifications requises, les pièces comptables
validées sont classées de manière chronologique en vue de leur enregistrement dans les
différents journaux prévus à cet effet.
3.1.2
L
’
imputation des op
érations :
Les imputations comptables des opérations sont portées sur les pièces justificatives par
le comptable avant toutes les saisies informatiques. Cette imputation peut être faite soit
à l’aide d’un cachet soit d’une fiche d’imputation.
Ces imputations indiquent pour chaque opération :
• les numéros des comptes à mouvementer ;

• le montant à inscrire au débit ou au crédit de chaque compte ;
• l’imputation des opérations pourrait être effectuée à l’aide d’un cachet
préparé à cet effet
3.13 L’enregistrement comptable des opérations :
3.1.3.1 Principe de base : Les opérations sont comptabilisées à partir des pièces
justificatives originales. Les devis, les factures proforma, les photocopies de pièces
n’ont aucune valeur comptable. L’enregistrement des opérations est fait par la saisie
informatique des écritures dans des journaux auxiliaires tenus par type d’opération. Les
pièces justificatives, une fois saisies, doivent porter la référence du journal ayant
enregistré l’opération, le numéro d’enregistrement et le visa de la personne ayant
procédé à la saisie.
3.1.3.2 Tenue des journaux : Les journaux auxiliaires tenus par la comptabilité générale
sont :
• le journal des dépenses;
• les journaux de banques (un journal par
banque) ;
• les journaux de caisse (un journal par caisse) ;
• le journal des opérations diverses ;
• le journal des salaires.
3.1.3.3 Sécurité des données: La comptabilité est informatisée. En dehors de la sécurité

informatique générale, des mesures doivent être prises pour la protection particulière des
fichiers comptables contre les pertes, les modifications accidentelles ou volontairement
mal intentionnées.
a) le mot de passe : L’accès au logiciel doit être protégé par un mot de passe autorisant
différents niveaux d’accès. Le Chef du Service Administratif et Financier est
l’administrateur du logiciel.
b) la Sauvegarde des donn
ées : La comptable proc
ède
à une sauvegarde journali
ère sur de
s
supports amovibles magn
étiques (disque dur externe)
.
A la fin de chaque mois, il proc
ède
également
à une sauvegarde sur disque dur externe qui es
t
conserv
ée au coffre du Chef de Service Administratif et Financier
.
c) l’archivage des données: En dehors de la sauvegarde sur support magnétique, un
tirage papier mensuel est effectué pour archivage. Aucune modification ne doit être
opérée sur la comptabilité après cette édition.
3.1.4 Gestion des immobilisations
Les immobilisations constituent souvent un élément important du patrimoine dont les

incidences comptables sont quelquefois significatives. Pour ce faire, elles méritent un
suivi adéquat et rigoureux selon la procédure qui suit.
Le comptable assure la gestion des immobilisations corporelles du FADIB sous la

supervision du Chef de Service Administratif et Financier. Les immobilisations
corporelles sont des biens durables acquis pour les besoins d’équipement du FADIB. Ils
sont amortis sur plusieurs exercices, exception faite des terrains. Les taux
d’amortissement sont choisis en fonction de l’utilisation réelle des biens ou à défaut
selon les usages de la profession.
Pour des raisons d’ordre pratique, les biens durables de faible valeur unitaire en sont
exclus. Il s’agit notamment : du mobilier et matériel de bureau dont le coût unitaire est
inférieur à F CFA 5 000 et du matériel et outillage dont le coût unitaire sont inférieurs à
F CFA 10 000.
3.1.4.1. Acquisition d’immobilisations
Les opérations d’acquisition d’immobilisations sont suivies à partir du budget

d’investissements. Les immobilisations sont identifiées et valorisées individuellement
à leur coût d’acquisition. Les pièces justificatives d’acquisition sont classées dans « un
dossier d’immobilisation » ouvert pour chaque bien acquis. Il s’agit de la liasse de
documents comprenant :
• le bon de commande ;
• les bordereaux de livraisons et de
réception ;
• la facture du fournisseur ;
• le tableau d’amortissement.
La réception des biens livrés est assurée par le comptable et un magasinier en
collaboration avec le service utilisateur (demandeur). Au besoin, il peut faire appel à
des compétences extérieures pour s’assurer de la fonctionnalité de certains équipements
spéciaux.
3.1.4.2.
Mise en service d
’
une immobilisation:
La mise en service d’une immobilisation corporelle fait l’objet de l’établissement d’une
«fiche de mise en service» par le comptable central. La fiche de mise en service
indique :
• la nature de l’immobilisation
concernée ;
• la valeur ;
• les références du fournisseur principal
;
• l’affectation (service utilisateur) ;
• la date de mise en service ;
• la durée de vie prévue ;
•Le coûtl’imputation comptable.
d’acquisition (prix fournisseur et frais accessoires d’achat) est calculé et fourni
par la comptabilité. Les informations relatives à la durée de vie sont recueillies auprès
des services utilisateurs ou des services extérieurs spécialisés. Les services ou les agents
sont responsables de la sauvegarde des biens qui leur sont affectés. Ils sont responsables
de la tenue correcte des documents de suivi des équipements et de l’application des
consignes d’utilisation.
3.1.4.3. Codification des immobilisations:
Les biens affectés et mis en service sont codifiés et inscrits dans le fichier des
immobilisations. Le code doit être inscrit sur le bien concerné. La codification est faite
à l’encre indélébile ou à l’aide des étiquettes par le comptable ou une équipe désignée.
Le FADIB pourra faire appel à des compétences extérieures à cet effet.
3.1.4.4. Suivi des immobilisations :
Tous les biens immobilisés du FADIB sont inscrits dans un fichier des immobilisations
tenu par le comptable. Ils sont utilisés conformément aux guides d’utilisation élaborés
par les fabricants et/ou les services techniques compétents ou les services utilisateurs.
Ils sont inventoriés physiquement au moins une fois par an pour la mise à jour du
fichier des immobilisations et la correction des valeurs comptables. Une équipe
d’inventaire physique des équipements dirigés par le comptable est constituée à cet
effet.
3.1.4.5. Entretien et réparation :
L’entretien et la réparation des immobilisations sont assurés par les services techniques
compétents ou les services utilisateurs. Le FADIB pourra faire appel à des compétences
extérieures. Les fichiers de bord et les carnets d’entretien des véhicules et des
équipements sont tenus par les chauffeurs et services chargés de leur maintenance. Des
contrats d’entretien sont conclus avec des services extérieurs spécialisés pour le matériel
de bureau et les installations nécessitant un suivi régulier et rigoureux (matériel
informatique, photocopieurs, climatiseurs, etc.).
3.1.4.6.
Amortissements :
Un tableau d’amortissement des immobilisations est établi à la clôture de chaque
exercice par la comptabilité. Il doit indiquer pour chaque bien immobilisé :
• la nature,
• la date de mise en service (ou la date d’acquisition),
• le coût d’acquisition (base amortissable),
• le taux d’amortissement pratiqué (ou la durée de vie prévue),
• le montant des amortissements pratiqués antérieurement à
l’exercice,
• la dotation aux amortissements de l’exercice en cours,
• le cumul des amortissements,
• la valeur comptable nette.
3.1.4.7. Souscription de police d’assurance :
Les immobilisations corporelles sont assurées contre les risques liés à leur nature et à
leur utilisation. Sous la supervision du Chef de service administratif et financier, le
comptable principal assure :
• le contrôle des contrats proposés par les

assureurs,
• le suivi des contrats d’assurance conclus.
3.1.4.8. Cession et mise au rebut :
Les cessions et mises au rebut bien immobilisés du FADIB relèvent de la Direction. Ces
opérations font l’objet de décisions écrites de la part des responsables habilités.
3.2 Procédures financières et matérielles On regroupe sous ce vocable l’ensemble des
systèmes relatifs à la gestion des ressources

financières et matérielles, leur utilisation (dépenses) et à l’élaboration des prévisions
budgétaires. On distingue la gestion de la trésorerie et la gestion budgétaire.
3.2.1 Gestion de la trésorerie

La gestion des la trésorerie du FADIB décrit les circuits de traitement des opérations
relatives à la mobilisation et à l’utilisation des ressources financières dont elle dispose
pour son fonctionnement et pour l’exécution de son programme d’activités.
3.2.1.1.
Ressources financi
ères : Les ressources du FADIB proviennent des fonds de dotation mis
à disposition par l
’
Etat sur le budget national et
éventuellement des sources de financement externes (bailleurs de fonds).
a) Les dépenses : Le Chef de Service Administratif et Financier assure l’exécution de
toutes les opérations de dépenses du FADIB. En principe, tous les documents de
paiement sont soumis à la signature conjointe du Directeur et du C/SAF et en leur
absence de leur back-up. Le C/SAF est responsable de la vérification de l’exécution de
toutes les formalités de contrôle, de la régularité et l’autorisation des dépenses,
l’exactitude et la conformité des documents de paiement. Les factures réglées sont
annulées par apposition de la mention «PAYE» à l’aide d’un cachet avec l’indication de
la date de paiement et des références au moyen des acquis libératoires des fournisseurs.
• Achats d’immobilisations : Les achats d’immobilisation sont en général

inscrits au budget. Le besoin est exprimé par les services à partir d’une proposition
d’achat approuvée par le Directeur. Un bon de commande est émis et adressé soit
directement à un fournisseur soit après consultation de fournisseurs.
L’immobilisation est codifiée dès son entrée dans les bureaux du FADIB.
• Frais généraux : Ils comprennent les achats de fournitures, les frais
d’électricité, de téléphone, frais de déplacement, les entretiens etc. Toutes les
dépenses font l’objet de factures régulièrement établies et approuvées par la
Directeur, le Service émetteur et le SAF. Les dépenses sont effectuées soit par
espèces (bon de sortie caisse) soit par chèque ou virement bancaire.
• Paiement en espèces : Un bon de sortie caisse (cf. procédure caisse) est établi
par le comptable et soumis à la signature du Directeur accompagné de la facture.
• Paiement par chèque bancaire : Le comptable établit et vise le chèque au vu
de la facture approuvée. Il soumet le chèque à la signature du Directeur et du C/SAF
Les chèques sont remis aux tiers par un bordereau de transmission. Le chèque est
photocopié avant d’être remis au bénéficiaire qui appose sa signature sur la copie.
• Paiement par virement bancaire : La lettre de virement est préparée et visée
par le C/SAF qui la soumet au Directeur.
3.2.2 Gestion des comptes bancaires
• o Nature comptes bancaires : Les comptes bancaires du FADIB

fonctionnent à vue. Ils sont constitués d’un compte spécial de dotation. Ce
compte ne doit recevoir à son débit que les seules opérations de prélèvements
pour financer les requêtes pour réalisation de projet de développement
communautaire ou assistance en cas d’urgence. Un second compte est ouvert
pour enregistrer les opérations relatives au fonctionnement courant.
• o Suivi des comptes bancaires : Les comptes bancaires du FADIB
sont suivis par l’établissement de rapprochements bancaires mensuels
réguliers soumis à la vérification et au visa du Chef de service financier et
administratif.
Le suivi extra
–
comptable des comptes bancaires principaux est fait
également
à partir des situations de tr
ésoreries p
ériodiques
établies.
3.2.3 Gestion de caisse de menues dépenses
Pour les approvisionnements à partir des comptes bancaires, le comptable (qui tient la
caisse) établit une demande de fonds et un chèque à soumettre aux signatures des
responsables habilités. Le montant plafond des avoirs en caisse est fixé à 250.000
FCFA.
Les dépenses n’atteignant pas un montant de cinquante mille francs CFA (50 000)
peuvent être effectuées par la caisse. Elles sont soumises aux visas des responsables
habilités (Directeur, C/SAF). Toute dépense de caisse doit faire l’objet de
l’établissement par le caissier d’un bon de sortie à joindre aux pièces justificatives.
3.3 Procédure budgétaire
La procédure budgétaire décrit le mode de préparation des budgets du FADIB, de leur

adoption, ainsi que les mécanismes opérationnels de leur mise en œuvre.
Le Conseil de Gestion adopte et vote le budget établi et soumis par le Directeur dans un
délai d’un mois au plus tard, avant la tenue de la session dûment convoquée par le
Président, conformément aux dispositions de l’arrêté instituant le FADIB.
Une copie du compte rendu de la session d’adoption budgétaire, ainsi qu’une lettre
d’Ordonnancement (ou de mise en route) du budget, sont transmises à la Direction dans
un délai de deux (2) semaines après l’adoption du budget.
L’élaboration du budget suit plusieurs étapes dont la collecte des besoins au niveau au
communautaire, les travaux des services techniques, la session d’harmonisation avec les
représentants de tous les acteurs et la présentation du PTA.
3.4 Système informatique
Toutes les informations sur les composantes du FADIB sont saisies dans une base de
données spécialement conçue pour le Fonds par le pool informatique. Les informations
sont centralisées. Chaque membre de l’équipe reçoit un droit sur la base selon le rôle
qu’il y joue.
Le système prend en compte :
• les renseignements sur les communautés ;
• les renseignements sur les projets communautaires ;
• les renseignements sur le financement et leurs
décaissements ;
• les renseignements sur le suivi et l’évaluation.
3.4.1
Gestion de la base de donn
ées
3.4.1 Gestion de la base de données
Le Fonds d’Appui au Développement des Initiatives de Base (FADIB) assure la pérennisation de

ses actions sur le terrain en initiant et en gérant une Base de données sur ses deux volets
d’intervention. Cette Base de données collecte les informations, les traite et produit des statistiques
capables de faciliter les prises de décisions. Il s’agit d’une base de données. La gestion de la base de
données intègre plusieurs niveaux de responsabilités : Au niveau local (village et CPS), la collecte
de données se fait sur la base de dossiers de Rapport de Diagnostic Participatif Communautaire
(DPC). Ces dossiers doivent être renseignées de façon méthodique, sans rature et en s’assurant de la
qualité des déclarations. Après cette étape, le Comité Communal de Présélection des Projets
(2C2P) a pour rôle entre autres, de vérifier et de corriger aux besoins ces informations avant de
donner son avis motivé. Au niveau intermédiaire ou départemental, les Chefs Services des Etudes,
de la Statistique, de la Planification et de la Documentation (C/SESPD) sont responsables de la
Base de données. A ce titre, ils sont chargés de valider après vérification et correction, les
informations saisies par les Secrétaires des Services Administratifs (SSA) qui forment avec eux
l’équipe de Gestion de la Base de données. Toutefois, les Directeurs Départementaux, les Maires et
les cadres ont la possibilité de consulter la base et de la questionner afin d’établir des états
statistiques qui permettent de rédiger des rapports. A cet titre, la Base de données du FADIB
dialogue facilement avec plusieurs logiciel de calcul dont Excel, Access, SML et pourrait être
transportée sur internet. Seul l’administrateur de la base (C/SESPD) est habileté à faire des
modifications sur les données saisies et validées. Au niveau central ou du FADIB, la Base de
données est sous la Responsabilité directe du Chef Service des Etudes et de la Planification
(C/SEP) qui accorde différents droits d’accès à tous les autres acteurs. Ainsi, chaque acteur (Chef
de Service ou Chargé) a accès à un niveau d’étude et d’analyse des rapports avant sa validation par
le Directeur. Les rapports transitent d’agent en agent par l’intranet. Chaque acteur donne son avis
et valide pour faire passer le dossier. Seul l’administrateur de la base (C/SEP) est habileté à faire
des modifications sur les données saisies et validées. La base de données est une configuration
générale extensible à la gestion administrative et financière répondant aux normes de la Gestion
d’une Comptable Privée. Elle fera progressivement objet de déploiement dans les Directions
Départementales et dans les Mairies afin de créer une toile nationale d’informations.
3.4.2 Sécurité du système
La base de données du FADIB intègre plusieurs niveaux de sécurisation des informations et des outils.
Dans un premier temps, il y a les caractérisations du produit qui gère un ensemble fonctions
automatisées qui sécurisent les données et évitent toutes les formes de doublons et de détérioration
par les virus et autres macros éléments. Ce premier niveau de sécurisation du système intègre la
définition des ordinateurs qui doivent recevoir et gérer la base de données. Dans un deuxième
temps, il y a le système de mots de passe qui permet à chaque utilisateur de protéger les données
disponibles à son niveau et de limiter l’accès à son poste. Dans ce cas, chaque utilisateur est
responsable des données et de leur sécurisation.
Dans un troisi
ème temps, il y a le syst
ème d
’
archivage informatique qui exige un backup syst
ématique selon une p
ériodicit
é hebdomadaire. Ce travail d
’
archivage est confi
é au gestionnaire de la base qui dispose
également d
’
un support (disque dur externe).
4.
MISE EN
Œ
UVRE DES COMPOSANTE
S
4.1
Composante
« infrastructures socicommunautaires
»
Cette composante vise la mise en place et le renforcement des infrastructures
sociocommunautaires pour l’amélioration du cadre de vie des groupes cibles
(populations vulnérables et défavorisées.
4.1.1 Principes
La mise en œuvre de cette composante repose sur les principes suivants :
• la participation des bénéficiaires au financement sous

forme de :
1. o contribution en numéraire ;
2. o contribution en nature (travail, fourniture
de matériaux, etc.)
• la conformité aux critères d’éligibilité des projets ;
• la garantie de bonne exécution des projets, notamment
leur faisabilité technique et financière.
4.1.2 Actions éligibles
Sont éligibles au financement les actions présentées et inscrites dans le Plan de Travail
(PTA) du FADIB. Il peut s'agir :
• d’actions d’investissement (construction et réhabilitation d’infrastructures)

;
• de mesures d'accompagnement (formation initiale ou suivi conseil)
reconnue indispensables.
4.13 Critères généraux
Différents critères seront utilisés par le FADIB pour apprécier l’éligibilité et la

pertinence de l'action proposée au financement:
• action d'investissement et
•d'intérêtrépartition
collectif ;
• prise en spatiale
compte équilibrée ;
des normes et directives de l'Etat dans chaque
secteur ; • respect de
• actionsl'environnement ;
dont l'opportunité et la faisabilité sont
•prouvées ;
perspectives d'autonomie de l'équipement créé : fonctionnement,
entretien, amortissement, mise en place d'une structure de gestion garantissant
la qualité et la durabilité du service offert ;
• identification des besoins de formation des acteurs en lien avec
l'investissement proposé ;
•
prise en compte des exp
ériences ant
érieures men
ées sur place ou ailleurs ;
• priorité aux actions dont les bénéficiaires ont déjà fait un premier
•effort ; capacité de la commune à assurer la maîtrise d'ouvrage
;• action pouvant être réalisée dans des délais
admissibles, • effet démonstratif et
• action pédagogique
dont le délai de
de l'action
montage; est cohérent avec la date de mise en
service de l'action.
De mani
ère sp
écifique, les crit
ères suivants sont requis.
4.1.4 Critères spécifiques
4.1.4.1 Critères liés à la nature des projets
Les Projets doivent être de nature à :
1 améliorer les conditions de vie des bénéficiaires ;

2 augmenter et diversifier les revenus des groupes sociaux
vulnérables ;
3 établir et consolider une croissance économique, durable et
Les éligibles seront celles contribuant en amont ou en aval au développement de
o équitable.
la production et dont les retombées bénéficient à toute la communauté ou l'une de ses
franges vulnérables (femmes jeunes, paysans sans terre). Ces actions devront pouvoir:
1. améliorer le niveau de vie des

2. renforcer
populations ; l'autonomie des
3. améliorer
communautés ; l'accès des communautés aux
4.
marchés ajouter
; une valeur aux produits agricoles,
5. alléger
artisanaux ; le fardeau des
6.
femmescréer
; des emplois pour les
7.
jeunes améliorer
; les qualifications professionnelles des jeunes et autres
8. conserver
catégories ; ou entreposer les
9.
produitsélargir
; l'éventail des produits manufacturés des
10. mettre en valeur
communautés ; les ressources locales (matériaux,
11. ralentir
cuirs, etc.) ; ou arrêter l'exode rural vers les centres
urbains.
o En matière d'environnement, les actions doivent pouvoir
contribuer à :
1 améliorer le cadre de vie des communautés ;
2 restaurer les écosystèmes ;
3 reboiser les espaces dégradés ;
4 conserver les sols ou les restaurer.
1
2
o En matière d’hydraulique les actions

contribuer à :
1. améliorer les ressources
2. améliorer;la qualité de l'eau
disponibles
3. mieux; distribuer et rationaliser les ressources en
potable
4.
eaualléger
; les corvées d'eau pour les
femmes.
o En matière d'infrastructures sociales, les projets doivent
contribuer à :
1. améliorer le taux de
2. améliorer l'accès
scolarisation ; des populations aux soins de
3. participer
santé ; à la promotion, l’information, et la formation des
4. augmenter
femmes ; la production végétale ou
5. désenclaver
animale ; les communautés et faciliter leur accès aux
marchés.
o En matière d'agriculture les projets doivent
pouvoir :
2. augmenter la production
3. améliorer
agricole ; la qualité des produits
4. assurer;la conservation ou la transformation des
agricoles
5. introduire
produits ; de nouvelles espèces à titre
6. valoriser les
démonstratif ; produits de cueillette et de contre
saison.
4.1.4.2
Crit
ères li
és
à la dimension et
à la finalit
é des projets :
o Les projets doivent
être:
1. techniquement réalisables
;2. financièrement à la hauteur des moyens des communautés pour
leur part de financement ;
3. avoir un impact communautaire
4. ne pas
assuré ; présenter le risque d’être
5. se réaliser
détournés ; sur un domaine foncier non
contestable.
4.1.4.3 Programmation des projets
Les projets sont ceux programmés et intégrés dans les plans de développement
villageois ou retenus grâce au Diagnostic Participatif Communautaire (DPC).
Les plans de développement villageois ou le diagnostic participatif communautaire sont

élaborés:
1. à la demande des communautés
2. avec l'appui; d'un facilitateur (C/CPS) choisi par le
bénéficiaires
FADIB3.; avec l’appui du FADIB en concertation avec les autres intervenants,
surtout les
communes
;
4. approuvés par assemblée générale
5. validés par la ;
communautaire
communauté.
Durant cette phase pr
éliminaire, les projets doivent
être :
1. éligibles au regard des critères figurant dans le présent
2. techniquement
manuel ; faisables
;3.
4. en rapport;avec la capacité financière de la communauté
consensuels
5. limités aux; seuils des financements prévus pour chaque catégorie de
bénéficiaire
projet.
Les seuils de financement du FADIB sont fixés périodiquement et tiennent compte de
plusieurs facteurs, notamment :
1. la nature des
2. les priorités
projets ; de chaque
3. la capacité ;des groupes sociaux
communauté
4. le degré de;pauvreté des communautés
bénéficiaires
bénéficiaires.
4.1.4.5 Demande d'appui pour l'élaboration des requêtes de financement
A la fin du Diagnostic Participatif Communautaire (DPC), la communauté rédige un

projet et élabore avec l’appui d'un technicien une ou plusieurs requêtes de financement.
Il mentionne dans cette demande les informations suivantes:
1. le projet figure parmi les priorités de la

2. la nature du;
communauté
3. le montant
projet ; de son
4. la contrepartie
financement ; apportée par la
5. la date à laquelle
communauté ; l'exécution du projet doit
commencer.
1. Vérification de la demande d’appui
o Le 2C2P :
Le 2C2P vérifie :
1. les différents critères géréraux et
2. le caractère
spécifiques ; participatif de la
3. la contribution
démarche ; (financière et matérielle) de la
communauté.
o Le SEP du
FADIB :
1. vérifie la conformité du projet objet de la demande d’appui au plan de
2. demande au ;Président du 2C2P un supplément d’informations au
développement
besoin ;
3.
fait l
’
étude de faisabilit
é.
L
’
étude consiste
àv
érifier :
• le coût du projet sur la base des prix des produits livrés à la
communauté ;
• la faisabilité technique en rapport avec les capacités communautaires
;
• la capacité financière de la communauté ;
• la capacité en main-d'oeuvre non spécialisée de la communauté ;
• si le délai d’exécution du projet est raisonnable ;
• s’il y a des risques qui pèsent sur le projet (détournement, conflit
etc.) ;
• le degré de consensualité autour du projet ;
• l’existence d’entreprises qualifiées (au niveau de la communauté);
•
o Le CODIR l’engagement
: de la Commune ;
• transmet la demande au CODIR.
• examine la demande au vu des critères d'éligibilité ;
• vérifie la conformité du projet aux plans/diagnostic ;
• vérifie que le projet ne fait pas double emploi avec d’autres projets
similaires ;
• rejette la demande d’appui en donnant les raisons de sa décision ou
• autorise le financement.
4.1.4.7 Procédures de passation des marchés
La procédure de consultation adoptée est l'appel d’offres restreint. Avant tout appel
d'offres, le maître d'ouvrage procède à une présélection des entreprises locales
qualifiées pour exécuter les différents types de prestations ou de travaux envisagés.
• Présélection des entreprises
a. Marché dont le montant est supérieur ou égal à deux millions de FCFA

2. 000.000 F CFA
Le maître d’ouvrage assure par voie de presse, de radio ou par affichage ou par tout
autre moyen de communication approprié, une large publicité sur la présélection des
entreprises susceptibles d'exécuter les prestations ou les travaux envisagés. Cette
publicité précise la nature des actions à réaliser et les conditions requises pour exécuter
ces actions. Toute entreprise désirant participer à cette présélection doit fournir un
dossier contenant les renseignements suivants :
• l'immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et à
•l’INSAE les; agréments de
•l’entreprise
la liste; et qualification du personnel de
•l'entreprise ; matériel
la liste du
;
•
la liste des travaux r
éalis
és et les attestations des ma
îtres d'ouvrages ;
• l'attestation de la situation
•fiscalel'attestation
; de non
•failliteLes
; pièces à fournir doivent être datées de moins de
trois mois.
A tout moment, une entreprise peut demander
à
être inscrite au registre des entreprises qualifi
ées en fournissant les renseignements ci-dessus.
Le maître d'ouvrage assisté du 2C2P examine les dossiers présentés et statue librement
pour accepter ou rejeter la demande de classement d'une entreprise. Elle notifie sa
décision dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande.
Les entreprises présélectionnées sont inscrites et classées dans un registre tenu par le
maître d'ouvrage. Toute entreprise régulièrement enregistrée peut soumissionner à tout
appel d'offres lancé dans le cadre de réalisations des actions du FADIB.
b. Marché dont le montant est supérieur ou égal à 500 000 FCFA et

inférieur à 2 000 000 FCF A
Pour les marchés de prestations de services (études, contrôle, formation), le maître

d'ouvrage procède à une présélection par voie d'affichage à la commune ou par radio.
Les prestataires retenus sont classés dans un registre tenu par le maître d’ouvrage. A
tout moment, un prestataire peut demander à être inscrit au registre des prestataires
qualifiés.
Les entreprises répertoriées disposent d’un délai de deux mois à compter de leur
enregistrement pour fournir au maître d’ouvrage un dossier contenant les
renseignements suivants :
• L’immatriculation de l'entreprise au Registre du commerce et à l’INSAE,
les agréments de l'entreprise ;
• la liste et qualification du personnel de l'entreprise ;
• la liste du matériel ;
• la liste des travaux réalisés et les attestations des maîtres d'ouvrages,
l'attestation de la situation fiscale ;
• l’attestation de non faillite.
• Constitution du dossier d'appel d’offres
Toute entreprise ou tout prestataire régulièrement enregistré peut soumissionner à tout
appel d’offres lancé dans le cadre de réalisation des actions du FADIB.
Avant tout appel à la concurrence, le maître d'ouvrage est tenu de rédiger :
• le règlement particulier indiquant les pièces à

•fournirles
; Cahiers des
charges.
•
Les Cahiers des charges sont des documents contractuels du March
é. Ils comprennent :
• le Cahier des Clauses Administratives Particulières
(CCAP)
• le ;Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ou
Cahier de Prescriptions Techniques (CPT) ou Devis Descriptif
•(DD) ; le Cadre du Devis Estimatif
(CDE).
Tout candidat
à la concurrence doit pr
ésenter
à l'appui de sa soumission des pi
èces permettant d'appr
écier ses performances techniques, ses r
éf
érences financi
ères et ses situations juridique et fiscale.
L’avis d’appel d’offres est porté à la connaissance des entreprises présélectionnées pour
les catégories de travaux faisant l'objet de la consultation, par voie de presse ou par
courrier. Il comporte les indications suivantes:
1. la forme de la
2. l’objet du
consultation,
3.
marché, la désignation du maître de
4. le lieu où le dossier d'appel d'offres peut être
l'ouvrage,
5.
consulté,le lieu et la date limite de réception des
6. la nature et l’importance des travaux ou des prestations
soumissions,
7. les conditions auxquelles doivent répondre les
de services,
8. le délai pendant lequel les candidats restent engagés par
candidats,
9. les justifications à produire concernant les qualité et capacité des
leurs offres,
10. le lieu, la date et l'heure de la séance d'ouverture
soumissionnaires,
11.
des le montant du cautionnement provisoire s’il y a
plis,
lieu.
Le délai de réception des soumissions est de quinze (15) à trente (30) jours, suivant
l’importance du dossier, à compter de la publication ou de la notification par courrier de
l'avis d'appel d'offres.
Les entreprises soumissionnaires peuvent retirer un dossier de consultation à la

commune. Le retrait d’un dossier d’appel à la concurrence est subordonné au paiement
d’un droit dont le montant est fonction de l'importance du marché et fixé dans le
règlement de consultation.
L’entreprise peut renoncer à présenter une offre sans que ce renoncement remette en
question son classement dans le registre des entreprises qualifiées.
• Attribution des marchés
a. La commission d'attribution des marchés
Elle est composée du maire, des chefs d’arrondissement et d’un représentant du

2C2P. Elle est chargée:
• de l’ouverture des plis (offres) en présence des soumissionnaires qui le

désirent ;
•
du jugement des offres sur la base du rapport de d
épouillement et l'analyse
établi par le comit
é technique mis en place par elle.
Le comit
é technique est compos
é des repr
ésentants des membres de la commission d'attribution et peut
être
élargi
à des personnes ext
érieures jug
ées comp
étentes par la commission. Il accomplit les t
âches de v
érification des pi
èces exig
ées, de calculs, d
’
analyse des pi
èces, de cotations et de classement des offres. Il
établit un rapport de d
épouillement qu'il remet au pr
ésident de la commission d'attribution.
b. Décision d'attribution et signature des marchés
Attribution : La commission est souveraine pour choisir l'entreprise la mieux placée en

fonction des critères définis dans le dossier d'appel d’offres. La commission dresse
séance tenante un procès-verbal justifiant la décision prise et signé de tous les membres
présents.
Le titulaire reçoit une notification provisoire du marché par le maître d'ouvrage dans un
délai de cinq (5) jours ouvrables après l'approbation dudit marché. Il a trois (3) jours
pour signifier au maître d'ouvrage son acceptation. Passé ce délai, le marché sera
attribué provisoirement à l'entreprise suivante qui a obtenu le meilleur rang sur la liste
des entreprises soumissionnaires.
Après notification définitive, les parties signent le marché valant ordre de
service.
• Marché de gré à gré sans compétition préalable
Le marché de gré à gré sans compétition préalable concerne des travaux ou des
prestations ou des fournitures dont le montant est inférieur à 500 000 FCF A.
Le maître d'ouvrage formule l’objet, la nature et la consistance des travaux ou des

prestations à réaliser. Le 2C2P identifie une entreprise locale ou un prestataire
susceptible d'exécuter les travaux ou les services envisagés et lui propose la demande
du maître d'ouvrage. L'entrepreneur ou le prestataire élabore son offre technique et
financière (devis descriptif, plan, devis financier, facture pro forma) et la propose au
maître d'ouvrage.
Après notification définitive, les parties signent le marché valant ordre de service.
NB : En tout état de cause les procédures de passation des marchés respectent les textes
en vigueur en République du Bénin.
4.2
Composante
« gestion des urgences
»
Il est mis en place un système d’alerte qui permet au FADIB de répondre promptement
aux appels des communautés sinistrées à la suite de catastrophes naturelles (incendie,
inondations, épidémies, épizooties, etc.) provoquant des dégâts divers : blessés graves,
pertes de récoltes, des biens et services.
4.2.1 Fonctionnement du système d’alerte
Les membres des 2C2P constituent les premiers vecteurs de transmission de

l’information sur le cas de sinistre constatés au niveau des communautés. A cet effet, ils
sont chargés de mettre en place des réseaux communautaires d’informations. Ces
derniers, en acteurs avertis, portent à la connaissance des CPS la survenance
d’événements malheureux dont les conséquences sont néfastes pour les communautés.
Les responsables des CPS vérifient l’information et convoque une réunion d’urgence et
sans délai du 2C2P. Les décisions sont transmis à la DDFE qui donne son avis et
autorise les actions diligentes. Elle prévient à son tour le FADIB. Sous l’autorité du
Directeur, le chef service des opérations et le chargé du dispositif d’intervention rapide
effectuent une descente sur le terrain afin d’établir les constats et de mettre en place les
secours complémentaires qui s’imposent.
4.2.2 Secours d’urgence
Lorsque l’urgence de l’intervention est avérée, les 2C2P définissent la nature des
premiers secours à apporter pour parer au plus pressé. Le DDFE autorise un retrait. Le
FADIB dispose d’un fonds au niveau national pour les actions complémentaires.
4.2.3 Plan de réhabilitation
A l’issue des interventions d’urgence, un plan de réhabilitation des entités affectées est
élaboré par les communautés sous forme de projet et transmis au FADIB via les 2C2P
et la DDFE pour être traité comme intervention prioritaire.
s des projets de territoire et pourcentage financement
FADIB Cette liste d'action est indicative et n
’
est pas limitative.
Part Part
Com FADI
Actions
muna B
uté
Etudes et investissements
Hangar sur marché
Magasin de stockage
villageois Magasin de
stockage sur marché Enclos
à bétail Citernes
communautaires
Aménagement de retenue
d'eau Ouvrage
d'hydraulique villageoise
(puits, forage, etc.)
Ouvrage de franchissement
(pont, ponceau, radier, etc.)
Pistes rurales Bac à ordures
Latrines publiques
Buanderie (complexe de
latrines, douches et lavoirs)
Service de ramassage des
ordures (traction attelée)
Rigoles
Investissement d'intérêt
général à caractère
économique Pépinière de
reboisement Banques de
vivriers
Appui en formation et en
gestion à des activités
économiques
Aménagement de bas fond
Champ semencier Culture
attelée Transformation des
produits agricoles Artisans
réparateurs des pompes
Pisciculture Apiculture
Intrants organiques
Provende
Etude de faisabilité de
projets d'entreprises privées
Prestations de services
agricoles Atelier de

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TABLE DES MATIERES

3. PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES............................................................

• une organisation méthodique des tâches administratives, comptables, financières

Les buts visés par les présentes procédures

Par conséquent, le FADIB se donne pour missions d’assurer :

• le développement durable à travers la mise en place des infrastructures socio

1 Par arrêté n° 1091/MFE/DC/SGM/FADIB/SA du 17 Avril 2007

Au titre des indicateurs mesurables, le FADIB se propose d’atteindre à l’horizon 2010

1.3 Organisation et fonctionnement Le FADIB se compose d’un Conseil de Gestion

L’arrêté n° 1091/MFE/DC/SGM/FADIB/SA du 17 Avril 2007 définit comme suit les

1.4 Stratégies et composantes opérationnelles du FADIB

En ce qui concerne les stratégies d’intervention, le FADIB :

• s’investit dans la Communication pour le Changement de Comportements

o la gestion des urgences. Dans ce cadre, le FADIB fonctionne comme une

La direction du FADIB se compose de trois (3) services

Le Service Administratif et Financier (SAF) est chargé d’(e) :

• gérer le courrier et les archives du Fonds;

• élaborer la planification annuelle et les plans stratégiques du

• élaborer les curriculums de formation ;

Le Chef Service Administratif et Financier (C/SAF) assure la gestion des ressources

2.3 Gestion du courrier

La gestion du courrier regroupe essentiellement les systèmes relatifs au traitement et à

2.3.1. La correspondance extérieure

a. Réception et traitement : Le courrier en provenance de l’extérieur est réceptionné par

• signe le document de transmission extérieur ;

L’imputation du courrier est faite par le/la secrétaire.

• saisi et mis en forme au niveau du service initiateur,

2.4 Gestion des missions

2.4.1.1 L’établissement des ordres de missions : Le document principal de gestion des

a) L’ordre de mission à l’intérieur comporte les mentions obligatoires suivantes :

NB : Certaines missions font l’objet d’une communication en Conseil des Ministres

Ainsi, le Contrôle interne du FADIB a pour finalité d’assurer :

• le respect et l’application du manuel de procédures ;

Le contrôle interne consiste à déceler dans le fonctionnement d’une institution le respect

La comptabilité générale assure :

• o la collecte, la vérification et l’organisation des pièces

3.1.1 La collecte, la vérification et l’organisation des pièces comptables :

Ces imputations indiquent pour chaque opération :

• les numéros des comptes à mouvementer ;

3.13 L’enregistrement comptable des opérations :

3.1.3.3 Sécurité des données: La comptabilité est informatisée. En dehors de la sécurité

3.1.4 Gestion des immobilisations

Les immobilisations constituent souvent un élément important du patrimoine dont les

Le comptable assure la gestion des immobilisations corporelles du FADIB sous la

Les opérations d’acquisition d’immobilisations sont suivies à partir du budget

3.1.4.3. Codification des immobilisations:

3.1.4.4. Suivi des immobilisations :

• le contrôle des contrats proposés par les

3.2 Procédures financières et matérielles On regroupe sous ce vocable l’ensemble des

systèmes relatifs à la gestion des ressources

budgétaires. On distingue la gestion de la trésorerie et la gestion budgétaire.

3.2.1 Gestion de la trésorerie

• Achats d’immobilisations : Les achats d’immobilisation sont en général

3.2.2 Gestion des comptes bancaires

• o Nature comptes bancaires : Les comptes bancaires du FADIB

3.3 Procédure budgétaire

La procédure budgétaire décrit le mode de préparation des budgets du FADIB, de leur

3.4 Système informatique

Le Fonds d’Appui au Développement des Initiatives de Base (FADIB) assure la pérennisation de

3.4.2 Sécurité du système

La mise en œuvre de cette composante repose sur les principes suivants :

• la participation des bénéficiaires au financement sous

• d’actions d’investissement (construction et réhabilitation d’infrastructures)