Litera Hanitriniala L

FACULTE DE DROIT D’ECONOMIE DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
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DEPARTEMENT GESTION

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MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
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CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA
PROCEDURE DE RECOUVREMENT DES
CREANCES
CAS : AGENCE DE PUBLICITE ERRE
Présenté par : Mademoiselle RALITERA Hanitriniala Lalaonirina
Sous l’encadreur pédagogique de : Sous l’encadreur professionnel de :
Madame Haingotiana Nicole Madame Olga Saholy ROGER

RAVOJAHARISOA Responsable Approvisionnement et
Enseignant chercheur en Comptabilité Financier au sein de
Au Département Gestion l’Agence de Publicité ERRE
Année Universitaire : 2008 – 2009

Session : 19 Novembre 2009
AVANT PROPOS
Actuellement, l’étude supérieure est très répandue et est devenue plus importante, voir
indispensable pour les étudiants, car elle permet d’élargir leur connaissance dans plusieurs
domaines et surtout dans le monde professionnel.
Dans le cadre de sa formation académique, l’Université d’Antananarivo accorde à ses

étudiants une période de stages pratiques en entreprise. De plus, une formation à dominante
pratique est dispensée en quatrième année d’études sous formes de cas pratiques en entreprise
ou sous formes d’élaboration de projet.
Le stage de fin d’études en quatrième année est différent de celui effectué par les étudiants
durant les années antérieures car ces derniers ne sont que qu’un stage d’observation, au terme
de leurs études.
Le présent stage entre aussi dans la préparation de la rédaction du mémoire pour l’obtention
du Diplôme de Maîtrise en Gestion option Finances et Comptabilité pour notre cas.
Ce stage a été effectué au sein de l’Agence de Publicité ERRE et a duré trois mois d’études
pratiques, du 14 juillet au 30 octobre 2009.
A l’issu de ce stage, nous les étudiants en quatrième année devons établir un rapport de stage,
effectué en vue de l’élaboration d’un mémoire dont le thème s’intitule « CONTRIBUTION
A L’AMELIORATION DE LA PROCEDURE DE RECOUVREMENT DES
CREANCES » Cas : Agence de Publicité ERRE. Ce rapport fait ressortir tous les résultats de
notre recherche, et est ainsi destiné à tous ceux qui s’intéresseraient à ce sujet.
Mémoires de fin d’études

Contribution à l’amélioration de la procédure de recouvrement des créances
Cas : Agence de Publicité ERRE
REMERCIEMENTS
Tout d’abord, nous tenons à remercier Dieu de nous avoir donné la force d’effectuer ce stage.
Nos remerciements s’adressent également à :
- Monsieur Le Président de l’Université d’Antananarivo, qui nous avons donné l’opportunité

de passer notre étude durant ces quatre (4) années à l’Université.
- Monsieur Le Doyen de la faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie.
- Monsieur Olivier Origène ANDRIAMASIMANANA, Chef du département Gestion,
- L’Université et tous les enseignants du Département Gestion qui forment pour l’excellence
et aux bons soins desquels repose notre avenir professionnel.
Nous témoignons notre profonde gratitude envers :

- Monsieur Victor Gabriel RAKOTOMANGA, Directeur Général de l’Agence de Publicité
ERRE, pour nous avoir permis d’effectuer le stage au sein de son entreprise,
- Monsieur Mihary RAKOTOMANGA, Directeur Général Adjoint. Ses conseils et son appui
ont facilité le bon déroulement de notre stage,
- Madame Olga Saholy ROGER, Responsable Approvisionnement et Financier auprès de
l’Agence de Publicité ERRE et notre encadreur professionnel pour ses conseils inestimables
et son précieux temps qu’elle nous a accordé tout au long de la rédaction de ce mémoire,
- Madame Haingotiana Nicole RAVOJAHARISOA, enseignant chercheur en Comptabilité au
sein du département gestion et notre encadreur pédagogique. Le présent mémoire n’aurait pu
se passer de la pertinence de ses idées et de ses expériences.
- Tout le personnel de ERRE, sans aucune exception, notamment celui du service financier
qui a travaillé de près avec nous.
Nous ne savions oublier notre famille, en particulier nos parents pour leur précieuse assistance
et soutien aussi bien moral que financier.
Enfin, que toutes les personnes qui, de près ou de loin, ont contribué à la réalisation du stage
et de ce rapport trouvent ici l’expression de nos vifs remerciements.
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LISTE DES TABLEAUX
Tableau n°6 : Calcul de la date d’échéance de la facture n° X/PP 74

Tableau n°1 : Chronogramme de travail. 16
Tableau n°3 : Diagramme de Circulation des Documents commerciaux. 20
Tableau n°4 : Diagramme de Circulation de chèque client. 22
Tableau n°2 : Listes des références et les travaux réalisés. 10
Tableau n°5 : Tableau d’évolution des créances recouvrées. 23

LISTE DES FIGURES
Figure n° 1 : Organigramme du service financier. 60

Figure n° 2 : Organigramme du département marketing. 65

LISTE DES ABREVIATIONS
BC : Bon de Commande
DTS : Diplôme de Technicien Supérieur
CA : Chef d’Atelier
PP : Panneaux Publicitaires
PA : Pose Affiche
TPN : Tôle Plane Noir
TPG : Tôle Plane Galvanisé
TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée.

1
INTRODUCTION
Depuis la première année, nous avons reçu des études sur la gestion d’une entreprise. Notre
stage dans une société de prestation de service nous a donc donné l’occasion de traiter les
procédures de recouvrement des créances de cette société
Notre stage s’est déroulé au sein de l’Agence de Publicité ERRE, sise à Mandrosoa Antanetibe
Ankadikely Ilafy.
Pour nous essentiellement, il s’agit de développer nos capacités d’analyse et de synthèse par la
réalisation d’un diagnostic au sein de la société ERRE et de son secteur d’activité. Plus
largement, ce stage nous a permis d’appliquer nos compétences, et de comprendre aussi qu’il
n’est pas facile de s’intégrer dans une vie professionnelle.
Etant donné que nous sommes dans la filière Finances et Comptabilité, nous avons travaillé au
sein du service financier. Ainsi, nous avions donc pu appliquer les théories apprises à
l’université. Nous avions aussi eu des entretiens avec les autres services pour la collecte
d’informations.
Notre thème porte sur la « Contribution à l’amélioration de la procédure de recouvrement

des créances » d’une société de prestation de service. L’étude de ce thème nous permet
d’éclaircir les procédures déjà appliquées partout dans le monde et dont quelques parties sont
déjà appliquées par ERRE pour sa bonne gestion.
Mais une question se pose comment améliorer la procédure de recouvrement des créances de
ERRE afin qu’elle puisse maintenir, voire amplifier son portefeuille ? Pour essayer d’y
répondre, nous allons diviser notre travail en trois parties distinctes tout en utilisant des outils
de collecte d’informations comme les entretiens.
Afin d’obtenir des résultats satisfaisants, nous avons adopté une méthodologie spécifique à
commencer par des entretiens avec le service concerné qui est le service financier où s’est
déroulé notre stage.
Mémoire de fin d’études

2
Nous avons procédé à une étude exploratoire. Cette étude consiste à :
 Une opération de lecture à savoir : les livres qui se rapportent au thème et les cours qui
ont une relation avec le thème
 Obtenir des données primaires. Ainsi, nous avons opté pour la recherche des
documentations existantes et sur Internet portant sur notre thème. Et puis nous avons
procédé à la recherche d’informations par des séries de questions – réponses auprès de notre
encadreur professionnel.
Voici les étapes que nous avons suivies :

- faire un « brainstorming », c'est-à-dire regroupé toutes les informations brutes ayant une
relation avec le thème ;
- trier les données utiles à notre travail ;
- consolider les informations et les données collectées ;
- éclaircir les hypothèses, les comparer et réfléchir à toutes les implantations possibles
- construire sur cette base la problématique, c'est-à-dire formuler la question et structurer
finalement le travail ;
- formuler les idées générales que nous inspirera l’analyse.
 Afin d’obtenir les données secondaires, nous avons fait des recherches plus
approfondies c'est-à-dire poser des questions aux personnes autorisées et concernées.
Ensuite nous avons entamé des entretiens en utilisant des séries de questions – réponses.
 Après avoir recueilli toutes les informations dont nous avons besoin, nous avons
commencé la rédaction de notre mémoire à l’aide d’un outil informatique, car la
présentation doit se faire sur traitement de texte.
 En ce qui concerne les diagnostics du thème, nous avons regroupé les informations en
étudiant les avantages et les inconvénients de chaque procédure de recouvrement
Quelques obstacles se sont présentés durant le séjour chez ERRE. Premièrement, le « temps »
est l’adversité majeure dans le monde professionnel. Le travail est bousculé par cet instant et
chaque épreuve ratée vaut une lacune dans les informations. Tout dépend de ce facteur limitatif.
Deuxièmement, le « travail » segmente les entretiens pour la collecte des informations au sein
des autres services. Il s’agit d’un mot clé important pour chaque employé de la société et il est
dérangeant de collecter des informations auprès d’un responsable principalement occupé.

3
Dans ce cas, nous allons donc traiter dans la première partie la présentation générale de la
recherche en décortiquant la présentation de la société, la théorie sur le recouvrement des
créances et l’étude sur la procédure actuelle de recouvrement des créances de l’Agence de
Publicité ERRE, ensuite la deuxième partie évoquera les problèmes rencontrés durant notre
passage et enfin la troisième partie traitera des axes d’améliorations relatifs à ces problèmes.

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PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA

RECHERCHE
Les grandes lignes de ERRE feront l’objet de cette première partie. Un chapitre traitera la
présentation de la société en général, le deuxième chapitre développera la théorie sur le
recouvrement des créances et la troisième partie évoquera la situation actuelle de recouvrement
des créances de l’Agence de publicité ERRE ;

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE
Dans ce premier chapitre, nous allons voir l’historique de la société en décortiquant sa création
et son extension sur le marché de la publicité, ensuite l’étude de sa structure tant au niveau du
personnel qu’en matière de moyens technique de production permet de connaître un plus la
société.
Section 1 : Historique
I – Création :
Créée en 1978, ERRE était au début un atelier de peinture publicitaire avec cinq (5) employés.
Elle produisait alors tout matériel de publicité sur divers supports tels les panneaux
publicitaires, affiches, autocollants.
Petit à petit, elle s’est fait connaître sur le marché non seulement de la capitale, mais aussi sur
celui des provinces.
Elle s’est alors agrandie en étoffant son personnel tant au niveau technique qu’au niveau
administratif.
II - Extension :
En 1998, ERRE devient une Agence de Publicité à part entière, tout en continuant ses activités
primaires. A ce titre, elle mène et gère des campagnes publicitaires complètes sur les Média
existants à Madagascar, soit pour lancer un produit ou un service, soit pour maintenir une
image de marque de ses nombreux clients.
Elle a un atelier de production de 500m² couvert à Analamahitsy où elle a tout le matériel

nécessaire pour la production. ERRE avec ses vingt huit (28) années d’expériences et de savoir-
faire, de son know-how management, ainsi que de son image de marque auprès d’un millier de
clients se classe parmi les premières Agences de publicité à Madagascar.

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ERRE détient un réseau serré de panneaux publicitaires de dimension 4m x 3m ou 6m x 3m et

même en 12m x 3m ou plus si besoin, qui peut recevoir des affiches à Antananarivo et partout
dans Madagascar même dans des zones enclavées (250 panneaux actuellement).
L’Agence ERRE est une société en pleine expansion étant donné qu’elle fait partie des
meilleures agences à Madagascar. Nous allons présenter maintenant la structure de la société,
ses moyens et les tâches de ses employés.
Section 2 : Structure
I – Le personnel :
L’Agence de Publicité ERRE emploie environ trente et un (31) employés composé de neuf (9)
cadres et vingt deux (22) personnels répartis dans ses différents services dont les principales
fonctions sont les suivantes:
- fonction technique : la fabrication des produits est tenue par un responsable technique ou Chef
d’Atelier (CA) et hiérarchisée par quatre (4) chefs d’équipes de traceur, soudeur, peintre et
sérigraphie.
- fonction administrative et financière : qui est composé d’un responsable administratif, le
responsable approvisionnement, le responsable financier et le comptable.
- fonction commerciale : l’opération commerciale est assurée par un responsable commercial.
II - Moyens techniques de production :

Comme indiqué plus haut, ERRE a un atelier moderne et complet de production des supports
publicitaires qui couvrent 500m² de la surfaces utiles. Cet atelier comprend les services ci-après
qui se conjuguent pour produire tout visuel publicitaire d’excellence qualité.
 Service de construction métallique :

Production de tout support métallique pour la fabrication de panneaux, de caissons,…
 Service pose affiche :

Une équipe spéciale et formée pour les poses d’affiches grand format en papier bâche, vynil
dans tout Madagascar.

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 Service de dessin et traçage :

Ce service s’occupe de dessiner et de tracer tous les graphiques à reproduire sur les supports.
Ce service s’occupe également de la création et de réalisation de maquettes grâce à son studio
PAO
 Service Peinture :
Deux grandes salles de peinture sont équipées de façon moderne pour réaliser tous les travaux
d’habillage des supports.
 Service d’impression sérigraphique :

Tout support aplat peut être imprimé par le procédé sérigraphique assuré par ce service
 Service magasin :
Environ 30m² de surfaces couvertes assurent le stockage de toutes les matières premières
nécessaires au bon déroulement des opérations de production.
 Service logistique :
Deux camionnettes et une voiture légère assurent toute la logistique de transport de l’ensemble.
 Représentation en province :
Des représentants dans la plupart des grandes et moyennes villes de la grande île telles que la
région du Nord comme Antsiranana, Sambava, Andapa,…, la région du Sud comme Tuléar,
Mananjary,…
III – Répartitions des attributions :
1 – Le responsable approvisionnement et financier : est celui qui se charge de suivre les

opérations comptables. Il assure aussi le suivi des approvisionnements (fournisseur à payer, bon
de commande émis,…). Son rôle est de pointer les pièces justificatives journalières ou
mensuelles dans le cahier d’enregistrement et de faire toutes les vérifications nécessaires
comme le montant exact, la date. Les imputations, la saisie informatique des journaux : caisse,
banque, achats et ventes sont assurées par ce responsable.

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2 - Le responsable technique et logistique : est le chef d’atelier qui est chargé de tous les
mouvements techniques et logistique dans la société, c'est-à-dire la maintenance, les poses
affiches (PA), la sérigraphie, trace et plan, responsable des panneaux en provinces.
3 - Le responsable administratif : joue aussi le rôle de secrétaire dans la société ; assure

l’exécution des ordres venant de la Direction Générale et répond à toutes les communications
téléphoniques, accueille les visiteurs et elle peut fournir aux clients les renseignements utiles
concernant les services qu’offre la société.
Le responsable administratif prend en charge la réception des courriers, documents et de le

classer selon leur nature (administratif ou comptable). Pour la gestion des panneaux
publicitaires (PP), les emplacements de ces panneaux font partie de son attribution pour en tirer
les PP libres ou disponibles.
4 - Le responsable commercial : assure toute la relation commerciale, se charge de

l’établissement des devis, de convaincre les clients pour aboutir à la commande et à établir les
factures à partir des fiches de travail venant du service technique et logistique
Nous avons vu que l’Agence de publicité ERRE a des ressources humaines importantes. Ainsi
ce dernier est bien organisé dans son domaine. Nous allons voir ensuite ses activités et ses
missions.
Section 3 : Activités et missions

L’activité principale de la société est surtout axée sur la campagne publicitaire et la production
des supports publicitaires. Elle a pour objectif d’être un opérateur majeur et crédible sur le
marché de la publicité tant au niveau local qu’à l’étranger.
Elle fournit des biens et services pour la clientèle dont elle tire profit comme toute société
productive à but lucratif.
Nous donnons ci- après une liste non exhaustive de tous les produits et visuels publicitaires qui
peuvent être réalisés par les soins de l’Agence de Publicité ERRE.

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 Panneaux publicitaires : c’est un grand panneau de forme rectangle de dimension

variable selon la commande du client mais ses dimensions usuelles sont de 4m*3m,
6m*3m, 8m*3m et 12m*3m.
Il y a deux types de panneaux :

- les panneaux en TPN (Tôle Plane Noir) qui sont réservés pour la peinture
- les panneaux en TPG (Tôle Plane Galvanisé) qui sont réservés pour les affiches.
 Peinture publicitaire sur voiture : c’est une méthode autre que la publicité usuelle. Elle
consiste à appliquer des dessins ou des écritures sur les voitures selon les demandes du
client. Dans ce cas, la clientèle de la société est composée de coopératives de transport
urbain et d’autre part, il se peut qu’il s’agisse simplement de peindre une ou plusieurs
voitures d’une société pour lancement de son nom commercial ou sa marque de produit.
 Peinture murale : il s’agit d’une méthode publicitaire où les annonceurs mettent en

évidence ses produits ou sa marque à la peinture murale sur les lieux de distribution ou
du siège même de la société.
Exemple : Peinture murale de ZAIN.
 Enseignes lumineuses : des caissons lumineux en plexiglas, de type plastiques qui laisse
réfléchir extérieurement la lumière et des blocs de lettre en TPN ou en plexiglas.
 Banderoles : de petite taille en nylon ou en tergal (les fanions), de taille moyenne en

nylon ou en tergal (les drapeaux), de grande taille en drille ou en bâche (les calicots).
 Sérigraphie : c’est une technique d’impression sur tout support, en particulier pour
ERRE sur les tee-shirts, des PVC autocollants et sur des PLV en fer blanc. La
sérigraphie est souvent utilisée pour des impressions publicitaires de grande quantité
mais de petite surface.
 Activités annexes : son caractère créatif lui permet de satisfaire encore sa clientèle en
matière de campagne publicitaire sur laquelle, elle est en relation étroite avec les médias
(télévision, radio, presse écrite). En effet, elle s’occupe de la création, de la production

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technique et surtout de la diffusion des spots publicitaires, sans oublier les suivis
contrôles tout au long de cette chaîne, pour assurer l’efficience de la publicité.
N.B : ERRE est l’unique propriétaire à Madagascar d’un « Pie in the sky » ou « Ballon
dirigeable » qui peut être élevé à une hauteur de 25 à 30m au-dessus du sol avec un support
publicitaire sur deux flancs et un drapeau de 3m x 2m tendu sur sa corde de tension, ce qui est
un atout pour la société.
Ci-après la liste de nos références et les travaux qui ont été réalisées pour eux. Cette liste est
loin d’être exhaustive, nous donnons ci-après les plus significatives
Tableau n° 1 : Listes des références et les travaux qui ont été réalisé
SOCIETES REALISATION SOCIETES REALISATION
TELMA Abvertising campaign AIR FRANCE Corporate signs
STAR Outdoor Advertising COTONA Tin Sheets
OIM BARDAY Car Paintings CHAMPION Advertising campaign
SODIREX Corporate signs AIR M/CAR Art works design
NETTER Abvertising campaign OFAFA Corporate signs
FARMAD Abvertising campaign MADAUTO Outdoor Advertising
SICAM Corporate signs PSI/USAID Outdoor Advertising
IBL Outdoor Advertising ASSURANCE ARO Corporate signs
TIKO Tin Sheets GOUPE BOLLOR Outdoor Advertising
SOLIMA Stickers JIRAMA Corporate signs
BMOI Outdoor Advertising DIFCOM Advertising campaign
MIDI M/CAR Corporate signs STEDIC Outdoor Advertising
EXPRESS DE M/CAR Stickers NOVOCOMM Outdoor Advertising
GRAND ANGLE Outdoor Advertising FACTORIES Outdoor Advertising
Sources : Archive de l’Agence de Publicité ERRE
Ce premier chapitre nous a permis de connaître la société, ses moyens et ses activités. C’est une
société jeune, mais qui est déjà très dynamique dans son secteur. Nous allons donc maintenant
entrer dans le deuxième chapitre qui consiste à étudier la théorie sur le recouvrement des
créances.

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CHAPITRE II : RAPPEL THEORIQUE SUR LE RECOUVREMENT DES CREANCES

Ce deuxième chapitre rappellera la théorie sur le recouvrement des créances en étudiant
quelques définitions et la procédure de recouvrement des créances
Section 1 : Généralités
I – Définitions :
- Une procédure est l’ensemble des règles juridiques à suivre. C’est aussi l’ensemble des
règles qui permettent d’instruire un procès.
- Une créance est la somme d’argent qu’une personne appelée « créancier » a le droit de
percevoir envers une autre personne appelé « débiteur ». Une créance est donc une dette qui est
due par une personne ou une entreprise. La créance est le droit d’obtenir à son profit
l’exécution d’une prestation en nature envers une autre personne.
- Un recouvrement est la démarche que réalise un créancier afin d’obtenir de son débiteur
qu’il s’acquitte de la dette d’argent qu’il a contractée envers lui. Il peut être obtenu, soit
amiablement, soit après mise en demeure, soit encore à la suite d’une instance en paiement.
Dans ce cas, le recouvrement est dit contentieux.
Source : Edric Consulting, Le Guide de Recouvrement
II – Les acteurs :
1- Les clients :
Les clients sont la raison d’être d’exister des entreprises et ils constituent une grande part de
leur richesse. Mais ces mêmes clients peuvent devenir les acteurs conduisant les entreprises à
leur perte si ceux-ci se transforment en mauvais payeurs.
Les différents profils payeurs.

 Le bon payeur : c’est le client dont le chèque parvient le jour de l’échéance ou qui
retourne l’effet de commerce à la date demandée
 Le payeur négligeant : c’est le client qui grâle toujours ou parfois quelques jours
attend d’être relancé, a égaré la facture et vous répond que le chèque est à la signature.

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 Le mauvais payeur : c’est le client qui a le moyen de vous payer, connaît la valeur de
l’argent et sait l’employeur à son profit, il veut vous payer le plus tard possible voire
jamais on lui accorde l’occasion.
 L’insolvable : le client ne peut pas payer, du moins pour le moment et ses difficultés de
trésorerie ne sont pourtant que passagères.
2 – Le service commercial :
Il s’occupe de la prospection des clients en passant par le traitement des commandes jusqu’à
l’édition de la facture.
Les documents de base utilisés par le service commercial sont :
 Devis : qui est l’estimation du coût d’une prestation de service, mais peut aussi
comporter des indications du temps de réalisation du service. Il s’agit donc du prix à
payer pour une prestation dont le coût varie selon les circonstances et qui ne peut être
basé sur un tarif standard.
 Facture pro forma : cette facture clôture la négociation entre la société et le client. Elle
est en quelques sortes un devis se rapportant à une opération commerciale déterminée.
Elle doit en effet, comprendre toutes les caractéristiques de l’opération telle que la
nature, le prix et la qualité du service. La facture pro forma est un document provisoire,
elle ne constitue pas une véritable facture.
 Facture commerciale : c’est la facture définitive établie suivant la négociation entre la
société et le client. Elle reprend tous les renseignements inhérents à l’opération présente
sur le bon de commande. Elle indique aussi les conditions de prestations et de paiement.
La facture est un document commercial et comptable. C’est un élément de preuve d’une

opération commerciale. Juridiquement, elle a une importance car, alors que la conclusion du
contrat précède son exécution, la facture indique que celle-ci est en cours ou achevée. Elle doit
être rédigée en double exemplaire. La société et le client doivent en conserver chacun un
exemplaire. Elle mentionne également la condition de règlement.

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3 – Le service technique et logistique :

Il s’occupe de la réception des bons de commandes venant des clients avant qu’ils ne soient
envoyés au service commercial pour facturation. Lors de la réception, ce service fait la
vérification et contrôle si les bons de commandes sont conformes au contrat commercial.
4 – Le service comptabilité :
Ce service s’assure de l’enregistrement des factures seulement après paiement des clients et de
l’archivage des documents.
Les généralités sur le recouvrement des créances nous a permis de savoir beaucoup plus les
principaux acteurs participant à l’opération. Cela nous permet de discerner les différentes
procédures de recouvrement des créances pouvant être appliquées dans l’exécution de
l’opération.
Section 2 : Procédures de recouvrement des créances.
I – Gestion des impayés :

Les impayés constituent en effet l’une des principales causes de défaillances des entreprises.
Aucune catégorie d’entreprise n’est épargnée mais les plus vulnérables sont les petites et les
jeunes entreprises. Une facture impayée perturbe la gestion de l’entreprise. L’impayé n’est pas
pour autant une fatalité.
II – Impact des impayés sur la société :

Certains clients ont pour habitude de ne pas régler en temps et en heure sans pour autant être en
difficulté financière. Or des retards de paiement trop nombreux et trop long peuvent affecter
l’équilibre de la société.
Les impayés ont un impact immédiat sur la gestion de trésorerie de la société et sur le fonds de
roulement.
III – Prévention des impayés :

La prévention des risques d’impayés commence dès la prospection commerciale grâce à l’étude
de solvabilité des prospects et se poursuit par la protection judiciaire lors de la rédaction des

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conditions générales de ventes et des contrats. Cette prévention ne concerne pas uniquement les
spécialistes financiers. Elle implique notamment les responsables commerciaux.
Afin de prévenir tout risque d’impayé ou de litige avec son client, la société devra
particulièrement soigner la rédaction de :
- ses conditions générales de vente,
- ses propositions commerciales,
- ses factures.
IV – Procédures de recouvrement proprement dit :

Une démarche préventive s’impose pour réduire les risques d’impayés. Si l’Agence ERRE a
pour but de développer sa clientèle et de conquérir de nouveau clients, elle a aussi le devoir de
s’assurer de la solvabilité de ses prospects et d’évaluer les risques.
Afin de réduire les risques d’impayés, des méthodes rigoureuses sont conseillées et à mettre en
place depuis l’approche des prospects, en passant par le traitement des commandes jusqu’au
recouvrement de la facture.
Les différentes mesures de recouvrement :

Face à un client retardataire, il convient d’agir rapidement, mais sans qu’il soit nécessaire
d’aller directement devant le juge. L’utilisation graduée de procédé à l’amiable peut suffire à
déclencher un paiement.
1- Le recouvrement amiable :
Le but de cette démarche est d’obtenir un paiement volontaire du débiteur par la voie de la
négociation et de la conviction. Le créancier envoie donc en général des lettres de rappel de
paiement ou passe des coups de téléphone. Le recouvrement amiable n’est donc en aucun cas
une voie d’action contentieuse mais correspond bien davantage à une phase de règlement pré-
contentieux d’un litige portant sur une somme d’argent.
En effet, c’est très souvent le procédé le moins onéreux dans la mesure où un simple coup de
téléphone ou une simple lettre de rappel peuvent suffire à obtenir le paiement.

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2- Le recouvrement judiciaire :
Les principales actions en justice ouvertes au créancier sont les suivantes :
a- L’injonction de payer : la procédure d’injonction de payer est une procédure sommaire et

peu coûteuse qui est utilisée lorsque le débiteur ne risque pas de contester la créance. Cette
procédure peu formaliste permet d’obtenir une décision judiciaire sans avoir dû préalablement
appeler le débiteur et sans qu’aucune des parties, créancier ou débiteur, aient eu à comparaître.
b- L’assignation en paiement : est un acte délivré par voie d’huissier permettant au

demandeur de citer son adversaire à comparaître devant le juge. La procédure est ici
contradictoire, moins rapide que l’injonction de payer et doit être utilisée par les créanciers
lorsque leurs créances sont susceptibles d’être contestées par le débiteur.
Les conditions pour qu’une créance soit recouvrable :

La créance doit être certaine, liquide et exigible.
 La créance doit être certaine. Cette exigence signifie que la créance doit avoir une
existence actuelle et sûre. Elle trouve son importance en matière de créance
contractuelle.
 La créance doit être liquide. Ce qui signifie que son montant doit pouvoir être évalué.
 La créance doit être exigible c'est-à-dire qu’elle doit être échue. Il n’est pas permis au
créancier de procéder au recouvrement d’une créance à terme ou dont l’exécution est
soumise à condition suspensive.
Section 3 : Généralités sur le contrôle interne
I- Définition :
Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a
pour but d’une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information ;
d’autre part l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des
performances.

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Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de
l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Cette définition met en évidence deux
aspects fondamentaux du contrôle interne : les aspects comptables et les aspects administratifs.
1- Les aspects comptables :

Ils regroupent toutes les procédures ou particularités qui dans l’organisation de l’entreprise,
favorisent l’établissement de comptes sincères et réguliers. L’influence de ces procédures doit
être sensible tout au long de l’exercice.
Elles doivent en premier lieu favoriser la qualité des travaux journaliers de comptabilisation et
de garantir l’intangibilité des enregistrements comptables et des pièces justificatives. Ensuite,
elles doivent constituer un ensemble de contrôle qui jouent un rôle normalement à la fin de
l’exercice ; il existe en effet un ensemble de procédures qui permet d’arrêter les comptes avec
un maximum de sécurité.
2- Les aspects administratifs :

Ils comprennent l’ensemble des procédures visant à promouvoir l’efficacité de la gestion. Il
regroupe les contrôles qui ne sont pas en relation directe avec la comptabilité ou les aspects
financiers de l’entreprise.
Source : H.F Steller
La prise en considération des aspects administratifs enrichit la notion de contrôle interne, qui
permet un caractère beaucoup plus positif. Le contrôle interne n’a plus pour objectif unique la
prévention ou la détection d’irrégularité ; il doit améliorer l’organisation de l’entreprise. Il ne
doit pas seulement à la direction certaines garanties ; il doit aussi améliorer la rentabilité de
l’entreprise.
II- Objectifs :
Le système de contrôle interne ne doit pas être confondu avec :
 Le contrôle de gestion qui s’analyse comme un ensemble de disposition prise pour
fournir au dirigeant et aux divers responsables des données chiffrées périodiques
caractérisant la marche de l’entreprise ;

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 Le contrôle budgétaire qui consiste en un système de procédures de rapprochement

périodiques entre prévisions et réalisations, dont la fiabilité dépend largement de la
qualité de contrôle interne ;
 L’audit interne qui est fonction de l’entreprise chargée de la mise en œuvre des
procédures de contrôle interne
 Enfin le contrôle externe qui est une fonction exercée par un professionnel externe à
l’entreprise dans le cadre d’une mission légale ou contractuelle dont l’objectif est la
formulation d’une opinion sur les états financiers.
La phase d’évaluation de contrôle interne permet à l’auditeur d’évaluer les procédures et

systèmes, manuels ou informatisés, utilisés par la société.
Ce deuxième chapitre nous a montré la théorie générale sur le recouvrement des créances qui
nous a permis de connaître en profondeur les mesures de recouvrement à prendre face à un
problème pouvant engendrer des impacts pour la société. Ainsi, nous allons étudier la
procédure actuelle de recouvrement des créances de l’Agence de Publicité ERRE.

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CHAPITRE III : ETUDE SUR LA PROCEDURE ACTUELLE DE RECOUVREMENT

DES CREANCES DE L’AGENCE DE PUBLICITE ERRE.
C’est dans ce troisième chapitre que nous allons voir comment s’est déroulé notre stage durant
ces trois mois (3) mois et lors de l’élaboration de notre rapport. Il sera divisé en trois (3)
sections :
- Le déroulement du stage
- Les acquis du stage
- La situation actuelle de recouvrement des créances de la société ERRE
Section 1 : Le déroulement du stage

Le stage a été réalisé au sein de l’Agence de Publicité ERRE. Il a débuté le 14 juillet 2009 et
s’est achevé le 30 octobre 2009.
La première journée a été marquée par une visite des services pour mieux connaître tout le
personnel de la société. Ensuite, la Direction nous a remis au département où nous avons
effectué notre stage qui est le service Finances et Comptabilité.
Pour tout résumer, nous pouvons récapituler dans le tableau ci-dessous le déroulement de nos
activités durant la période de stage.
Tableau n° 2 : Chronogramme de travail.

SEMAINES ACTIVITES OUTILS
1ère semaine Intégration dans l’entreprise Visite et présentation de chaque
service
2ème et 3ème semaine Choix du thème Discussion avec le DGA et
l’encadreur professionnel
4ème semaine Validation du thème Discussion avec l’encadreur
professionnel
5ème semaine Début de la collecte d’information Prise de notes
6ème semaine Congé annuel de la société Fermeture de la société
7ème semaine Suite collecte d’information Questions – réponses
8ème semaine Dépôt dossier préliminaire Thème + attestation de stage +

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CV encadreur professionnel
9ème semaine Validation thème Dossier préliminaire
10ème semaine Rencontre avec l’encadreur pédagogique Dépôt plan de mémoire
11ème semaine Correction de la 1ère partie + dépôt 2ème Encadreur pédagogique et
partie. encadreur professionnel
12ème semaine Suite rédaction mémoire + correction de Ordinateur, encadreur
la 2ème et 3ème partie pédagogique et professionnel
Source : Investigation personnelle.
Section 2 : Les acquis du stage
I – Les acquis techniques :

La réalisation de ce mémoire nous a permis de mettre en évidence les connaissances qui ont été
inculquées lors des cours en salle.
Il aurait été impossible de traiter ce thème sans avoir eu au préalable des informations s’y
rapportant. Nous avons pu nous accaparé de certaines connaissances et savoir faire tels que :
- généralité sur le recouvrement des créances
- les procédures de recouvrement
II- Les acquis humains :

Le stage a été d’une certaine particularité puisque des qualités relationnelles ont été nécessaires
afin d’obtenir des données. Cela nous a permis d’améliorer notre relation avec les autres.
De ce fait, un certain SAVOIR ETRE adapté à tous les différents types d’interlocuteurs ont été
utiles.
Pour qu’un travail soit fait correctement, une atmosphère adéquate est nécessaire :
- dans le domaine du travail, le personnel se respecte
- la politesse et la courtoisie sont de mises.

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III – Les atouts :

Généralement, presque la majorité des acquis théoriques ont été appliquées ; ce qui fait un
grand plus dans la réalisation des travaux à entreprendre. En plus de ces applications,
l’apprentissage de nouvelles tâches a été passionnant ; une occasion de plus pour être
réellement dans le monde professionnel.
Bref, la vie en société, le travail d’équipe, le sens de responsabilité, la communication a joué un

rôle très important. Maintenant, nous allons parler de la situation actuelle de recouvrement des
créances de l’Agence de Publicité ERRE
Section 3 : Situation actuelle du recouvrement des créances de l’Agence ERRE Publicité.

Comme nous l’avons dit dans le premier chapitre de la première partie, la société ERRE a pour
vocation de développer sa clientèle à partir de l’amélioration de la qualité de ses services et de
conquérir de nouveaux clients, elle a aussi le devoir de s’assurer de la solvabilité de ses
prospects et d’évaluer les risques.
I – Service :
Actuellement, la société mène et gère des campagnes publicitaires sur les Médias existants à
Madagascar. Elle couvre plus de 50% du territoire malgache par le biais de ses panneaux
publicitaires. Les prestations de services de la société accordées à ses clients sont la location de
panneaux publicitaires et des poses affiches. Elle accorde aussi à ses clients de la remise sur
location de panneaux publicitaires. Cette remise est variable selon la relation et la négociation
qui existe entre la société et le client. Ainsi, la société vise à satisfaire sa clientèle le mieux
possible et de tenir une bonne relation commerciale.
II – Procédures :
En matière de procédure, le recouvrement des créances au sein de la société ERRE s’effectue
toujours et jusqu’à maintenant par voie amiable c'est-à-dire à l’arrivée de l’échéance, le service
financier procède au recouvrement par appel téléphonique. Nous tenons à signaler que la
modalité de paiement est le chèque et la traite. Le paiement se fera à soixante (60) jours après
réception de la facture quelque soit le montant à recouvrir. Pour cela, le recouvrement
commence dès le lendemain de la date d’échéance si aucun paiement ne s’est pas présenté. Dès
fois, certains clients n’attendent pas la date d’échéance pour payer mais deux semaines ou un

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mois après la réception de la facture surtout lorsqu’il s’agit du paiement de pose affiche. Le
paiement effectif interviendra lorsque la prestation est finie.
1- Procédures de traitement commercial :

Concernant le traitement de chaque client, c’est le service commercial qui assure toute
l’opération dès la prospection des clients en passant par son traitement jusqu’à l’émission de la
facture. A la suite de l’accord obtenu du client matérialisé par le bon de commande, le service
l’envoi au service technique et logistique pour établissement d’une autorisation d’exécution des
travaux appelée « fiche de travail » en attente de facturation. Les factures sont établies en trois
(3) exemplaires par le service commercial et ventilées comme suit/
- un (1) exemplaire au client,
- un (1) exemplaire pour copie à la comptabilité,
- un (1) exemplaire pour chrono.
Les documents servant à l’établissement des factures sont :

- les devis ou facture pro forma indiquant les conditions générales de prestations,
- la fiche de travail,
- les bons de commandes.
La facture établie par ERRE comporte les mentions suivantes qui sont :
- numéro d’ordre chronologique,
- nom et raison sociale du client,
- adresse de facturation,
- date de facturation,
- numéro du bon de commande et de la fiche de travail,
- désignation des prestations fournies (location panneau ou pose affiche), quantité, prix unitaire
des prestations et montant total de la commande,
- taux et montant de la remise commerciale
- montant hors taxe de la facture, taux et montant de la TVA, montant net à payer TTC en
chiffres et en lettres,
- visa de la direction (Directeur Général et Directeur Général Adjoint)

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Une fois la facture émise, le service commercial la transmet au service financier pour
enregistrement dans le fichier « Suivi de recouvrement ». Ce dernier assure à son tour le
recouvrement de la créance jusqu’à son encaissement.
Exemple : Une société X loue un panneau publicitaire de dimension Y à Antananarivo ou en

province pour un montant de Z Ariary.
Le traitement commercial de ce client s’effectue comme suit :
Demande de disponibilités + tarif par le client

↓
Envoi devis ou facture pro forma (original par e-mail).
↓
Aval du client
↓
Envoi bon de commande + rapport de pose
↓
.Etablissement fiche de travail deux (2) jours après réception BC
↓
Etablissement facture en 3 ou 4 exemplaires
↓
Emission facture aux clients après signature de la Direction. Générale
Source : Service commercial.
Le Diagramme de Circulation de Documents correspondant se présente ainsi :

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Tableau n° 3 : Diagramme de circulation de Documents commerciaux

Opérations Courrier Commercial Technique et logistique Direction Générale
-Etablissement
devis ou pro forma
- Visa devis ou pro
forma (02
exemplaires)
- Envoi devis ou
pro forma original
au client par e-mail
- Classement devis
(02 exemplaires)
- Arrivé BC du
client
- Enregistrement
BC
- Transfert BC
- Etablissement
fiche de travail
- Transfert fiche de
travail.
- Etablissement
facture en 3
exemplaires
- Visa factures
- Enregistrement
factures
- Envoi facture au
client
- Classement.

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: Ouverture de documents
: Enregistrement ou comptabilisation
: Transfert de documents
: Visa
: Classement
2- Procédures de traitement comptable :

Une fois l’émission de la facture achevée, le traitement comptable commence. Le service
financier reçoit la copie de la facture émise par le service commercial pour l’opération de
recouvrement. Rappelons que le paiement se fait à soixante (60) jours après réception de la
facture par le client. Si aucun règlement ne se présente durant cette période, le responsable peut
entamer le recouvrement dès le lendemain de la date d’échéance.
Durant notre passage dans la société, la procédure de recouvrement des créances adoptée est
celle de recouvrement amiable. Dès le premier jour de retard, nous établissons un contact
téléphonique avec le client retardataire pour lui réclamer le paiement. Il se peut que le client ne
présente pas le paiement immédiatement mais nous fait attendre quelques jours en rappelant les
raisons du non paiement. Quelques fois, en raison de bousculement du travail du responsable, il
a tendance à oublier de relancer le client. De ce fait, le paiement est encore une fois retardé.
Nous procédons au deuxième appel téléphonique dix jours après le premier pour demander de
nouvelles du client. Dans la plupart du temps, le client paie ses facture une fois ce deuxième
appel est effectué. Aucun recours à la procédure de recouvrement judiciaire ne s’est pas
présenté jusqu’à maintenant pour demander paiement auprès des clients quelques soit le retard
de paiement constaté.
Le traitement comptable de cette opération se présente ainsi :
Réception facture du service commercial
↓
Recouvrement des créances 60j après réception de la facture.
↓
Relance
↓
Paiement par les clients.

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Source : Service financier
Le Diagramme de Circulation de Documents correspondants est le suivant :
Tableau n° 4 : Diagramme de Circulation de chèque client.

Opérations Courrier Financier Direction Générale Comptabilité
- Réception chèque ou
traite
- Transfert chèque ou
traite pour enregistrement
- Visa chèque ou traite et
décision pour
encaissement
- Comptabilisation chèque
ou traite.
- Classement.
Voici, l’état des créances actuelles de la société durant trois mois :

- Etat des créances recouvrées du mois de juillet au mois de septembre 2009 : 75 137 079.05
Ariary qui se répartit comme suit :
Juillet = 20 665 199,50 Ariary
Août = 35 571 479,55 Ariary
Septembre = 18 900 400.00 Ariary
……………………..
75 137 079,05 Ariary
Cette valeur représente 46.27 % du chiffre d’affaires total. Ce qui signifie que la société
n’atteint pas encore la moitié du chiffre d’affaires pour un trimestre.
- Etat des créances restant à recouvrir du mois de juillet au mois de septembre 2009 :
87 261 968,00 Ariary soit 53.73 % du chiffre d’affaires total qui est égal à 75 137 079.05
Ariary + 87 261 968.00 Ariary = 162 399 047.05 Ariary

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Le tableau récapitulatif des états de créances recouvrées est le suivant :
Tableau n° 5 : Tableau d’évolution des créances recouvrées

Eléments Juillet Août Septembre
Montant en Ariary 20 665 199,50 35 571 479,55 18 900 400,00
Pourcentage 12.72 % 21.90 % 11.64 %
Source : Service financier d’ERRE.
Nous constatons ici qu’il y a une augmentation de 14 906 280,05 Ariary au mois d’Août 2009
soit une augmentation de 21.90 % par rapport au mois de juillet. Par contre, il y avait eu une
diminution de 16 671 079.55 Ariary au mois de Septembre 2009. Cette diminution représente
11.64 % de la totalité du chiffre d’affaires. Cela est dû aux longues attentes de réponses des
clients et au non paiement de leur part.
Cette première partie nous a permis de connaître la société, ses activités et ses méthodes. C’est
une société très dynamique dans son secteur. Avec ses longues expériences de vingt huit (28)
années, l’Agence de Publicité ERRE peut se prétendre d’être un opérateur majeur et
crédible sur le marché Malgache de la Publicité. Ainsi, nous allons traiter la deuxième partie
qui consiste à identifier les problèmes rencontrés durant notre passage au sein de la société
Ainsi, dans cette partie, nous y avons également parlé de la procédure de recouvrement des
créances actuel d’ERRE pour pouvoir traiter notre thème. Nous allons donc maintenant entrer
dans la deuxième partie qui consiste à identifier et formuler les problèmes rencontrés au sein de
la société.

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DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES

PROBLEMES

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CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU RECOUVREMENT DES

CREANCES.
Dans ce premier chapitre de la deuxième partie, il sera mentionné toutes les informations
concernant les problèmes rencontrés au sein de la société. Nous y rencontrerons entre autres les
différents facteurs de blocage de son fonctionnement.
Section 1 : Manque de bases de données.

Le traitement des clients est très important pour la société dans le cadre de son développement.
Dans notre cas d’espèces, il était difficile de voir la situation de chaque client car nous ne
possédons qu’un seul fichier de suivi nommé « Suivi de recouvrement ». Ce fichier reclasse
seulement les factures par ordre numérique et chronologique. Chaque facture n’est pas détaillée
c'est-à-dire nous ne pouvons pas déterminer si il y a avait déjà un paiement partiel en cours de
période où à quel moment ce paiement a été effectué afin que nous puissions faire le
recouvrement mais elle est seulement résumé dans ce fichier comme il est indiqué plus haut.
Ce qui signifie qu’il est difficile d’identifier clairement l’état de la facture de chaque client et ce
qui rend difficile aussi le recouvrement des créances. A cet effet, il est plus compliquer de
définir le montant total à recouvrir pour chaque client car le fichier ne montre que le montant
global des factures enregistrées. Cette situation rend plus ardues la tâche du responsable car
toute est confondue dans ce seul fichier. Nous ne pouvons pas connaître exactement quel est le
montant exact à recouvrir par client. Ce qui implique donc le gonflement des créances
impayées. Le manque de données implique la difficulté pour le responsable de voir la date
d’échéance à laquelle il doit procéder au recouvrement.
Le tableau de « Suivi de recouvrement » des créances clients se présente comme suit :

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17/07/ N : SUIVI DE RECOUVREMENT
CLIENTS CONTACT DATE NUM MONTANT LIBELLE ECHEANCE OBS

FACTURE FACTURE
RABE 22 222 22 05/05/09 3900/PP 1 400 000 Location 05/07/09
annuelle PP à
Tàna
RAKOTO 23 410 89 15/05/09 3901/PA 480 000 PA à Tàna 15/07/09
RABE 30/05/09 3902/PA 120 000 PA « THB » 30/07/09
RASOA 22 550 47 06/06/09 3903/PP- 840 000 Location PP 06/08/09
PA et PA en ville
RAKOTO 10/06/09 3904/PP 1 920 000 Location PP 10/08/09
RASOLO 15/06/09 3905/PP 600 000 Reconduction 15/08/09
PP
RAVAO 15/06/09 3906/PA 240 000 PA à Tàna 15/08/09
RASOA 20/06/09 3907/PA 120 000 PA à Tàna 20/08/09
RABE 30/06/09 39/08/PP 3 250 000 Location PP 30/08/09
en province
Sources : Recherches personnelles et service financier.

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Nous constatons d’après ce tableau que les créances clients sont confondues dans ce tableau,
seul le numéro de la facture les différencie. Nous voyons ici que RABE est classé parmi les
gros clients de la société et possède une dette envers la société assez élevée au total 4 770 000
Ariary (1 400 000 + 120 000 + 3 250 000). Le problème est que chaque facture a sa date
d’échéance donc il est difficile pour le responsable d’identifier parmi ces créances laquelle doit
est déjà échue et quelle facture a été déjà payée.
Nous constatons que le manque de base de données conduit à une difficulté de suivi des
créances de chaque client ce qui implique le non respect de la stratégie de relance.
Section 2 : Non respect de la stratégie de relance.

A partir de ce fichier « suivi de recouvrement », il est difficile pour le responsable de repérer à
quel moment il doit passer le recouvrement ainsi que la relance en cas de non paiement. Le
responsable financier lance un premier appel téléphonique pour réclamer un paiement.
Toutefois, le client n’effectue pas le paiement au moment direct de cet appel mais attend
quelques jours et promet de nous rappeler pour nous donner une réponse. Cette attente dure
quelques fois une semaine, dix jours voire même un mois lorsque nous ne procédons pas à la
relance. Certains clients sont habitués à des retards de paiements sans être en difficulté
financière et ils trouvent toujours des raisons pour épargner le paiement. Dans ce cas, la
créance reste toujours impayée dans notre compte jusqu’à la présentation du paiement.
Le problème de non respect de la stratégie de relance provient aussi dès fois du responsable lui-
même. Il a tendance à oublier de faire une relance surtout lorsqu’il a une lourde tâche dans la
journée. Le cas se présente aussi parfois lorsque le client ne rappel pas au moment fixé lors de
la discussion au premier appel donc le responsable de recouvrement attend simplement à ce que
client lui rappel même si la date prévue est dépassée, ce qui implique aussi le non respect de la
stratégie de relance.
Ce non respect de la stratégie de relance a pour conséquence au niveau de la société un risque

d’impayé et ceci constitue une perte et coûte cher à la société. Un des problèmes fondamentales
de la société est aussi l’existence des dossiers non traités, ce qui fera l’objet de cette dernière
section du deuxième chapitre.

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Section 3 : Dossiers non traités

Avec l’absence des règles strictes pour le traitement des dossiers des clients, le responsable a
tendance à oublier qu’il doit effectuer le recouvrement. Vu la lourde tâche qui l’incombe, il ne
pense qu’à traiter seulement celles qui sont utiles quotidiennement.
Exemple : - enregistrement de l’entrée des chèques dans un cahier d’enregistrement

- enregistrement des chèques émis
- établissement de la trésorerie quotidienne
- déclaration fiscale
- gestion de personnel
Dans ce cas là, l’opération de recouvrement n’est pas vraiment traitée mais attend à ce que ces
opérations citées ci-dessus soient terminées. D’où le dossier de recouvrement est mis de côté et
attend que le responsable ait le temps pour le traiter. Ce qui implique le retard de paiement
venant des clients.
Le problème se pose aussi du côté des clients. Au moment du recouvrement lors d’un appel
téléphonique, il n’arrive pas à joindre le client par l’intermédiaire leur responsable financier.
Des raisons peuvent causer ce problème par exemple le responsable est absent du bureau
(réunion, maladie, mission, …) donc la société ne peut rien faire dans ce cas mais attend son
retour car personnes d’autres ne peuvent pas le remplacer. Il est le seul gestionnaire de compte
de la société donc aucune réponse ne peut être obtenue de leur part.
Le non traitement des dossiers clients résulte aussi du manque de recouvrement de la part du
responsable. Avec toutes les tâches qu’il exécute, il est tenu de classer les dossiers de
recouvrement de côté jusqu’à ce que les travaux soient finis.
Ce premier chapitre nous a montré les problèmes relatifs au recouvrement des créances. Cette
situation constitue une faiblesse au niveau du suivi des créances clients, ce qui implique une
défaillance et aussi le problème peut provenir du responsable du fait de lourde tâche qui
l’incombe. Le problème existant est aussi du à l’organisation interne de la société.

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CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION DE LA

SOCIETE.
Ce deuxième chapitre prendra en considération les problèmes rencontrés au niveau de

l’organisation de la société.
Section 1 : Insuffisance de personnel.

Le personnel fait partie des ressources humaines de la société, ce dernier est reconnu parmi le
plus important dans la gestion d’une entreprise c'est-à-dire de la main d’œuvre qualifiante et
suffisante en nombre.
Vu l’insuffisance du personnel au sein de la société, il existe certaines lacunes dans la

réalisation des travaux. Dans certains services, l’insuffisance du personnel est bien marquée, ce
qui implique la lourde tâche dans quelques postes de travail surtout au niveau de
l’administration car si des perturbations ou des retards de travaux sont enregistrés au niveau de
l’administration, le déroulement de l’exploitation chez les autres services peut rencontrés des
problèmes.
L’insuffisance de personnel fait partie du problème sur l’environnement interne de la société.

L’étude de cet environnement interne nous permettra de voir les atouts de celle-ci par rapport
aux objectifs visés par le présent mémoire et d’amener des solutions par la suite des obstacles
rencontrés par la société. Chaque service dépend l’un de l’autre. L’exécution des tâches
s’effectue par ordre d’importance. Un service ne peut exécuter une tâche sans que les tâches
d’un autre service soient terminées. Il existe une dépendance entre les services du fait de cette
insuffisance. Un employé exécute plusieurs tâches alors que normalement cette tâche doit être
faite par deux personnes au moins. Ce qui donne une complication pour l’intéressé dans
l’exécution de sa fonction. Le problème se pose aussi lorsqu’il y a absence d’un employé dans
un service : durant son absence, le travail est suspendu et attend son retour alors que le travail
de chaque service est complémentaire. Dans ce cas, il y a une lenteur de travail.

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Exemple : Le service financier ne peut pas faire son travail qu’après le service commercial
c'est-à-dire c’est le service commercial qui traite tout d’abord les documents commerciaux ;
une fois son travail achevé il les passe au service financier pour continuer à son tour avec le
recouvrement. Donc, en cas d’absence du responsable commercial, ce circuit est interrompu.
Le service commercial constate aussi une défaillance dans son travail. Le responsable
commercial se charge de la prospection de nouveaux clients, l’établissement des devis, la
facturation.et le recouvrement alors que normalement, ces opérations doivent être effectué par
deux personnes différentes autres que le responsable commercial.
L’insuffisance de personnel se voit aussi dans le service financier. Le responsable en tant que
financier est chargé de tout faire : il effectue tout ce qui est financier, il prend quelques fois la
comptabilité lors de l’absence du comptable donc il existe toujours un travail délaissé et le
recouvrement en fait partie. Pour cela, c’est le service commercial qui se charge du
recouvrement et ce qui n’est pas du tout logique.
L’insuffisance du personnel est un des problèmes majeurs dans une société du fait qu’il
constitue une ressource humaine très importante pour le rendement de la société. Cet
insuffisance peut conduite à un manque au niveau d’un service d’où l’inexistence d’un service
Marketing et Communication.
Section 2 - Inexistence du département marketing.

Il n’existe pas un département Marketing au sein de la société, l’étude de marché, le suivi de la
concurrence est assuré par le commercial. Il se peut qu’une confusion arrive dans l’exécution
de certaine tâche, ce qui implique une désorganisation au sein du service concerné.
Normalement, le service commercial doit être inclus dans le département marketing.
L’inexistence de ce département au sein de la société implique donc une défaillance au niveau
de l’organisation de la société ; cette situation a pour conséquence le manque d’étude sur
l’action sur la force de vente.
Rappelons que la force de vente c’est l’ensemble des personnes qui sont en contact avec la
clientèle. La force de vente a quatre fonctions principales :

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- La prospection de la clientèle potentielle

- La vente des produits et tous les services fabriqués par la société
- Entretenir des relations commerciales avec la clientèle afin de les fidéliser
- Collecte d’information auprès de ces clientèles.
L’accomplissement de cette action sur la force de vente nécessite l’existence d’une forte équipe
commerciale. Pour le cas de la société ERRE, cette force de vente n’apparaît pas très bien. Elle
n’entre pas trop en détail dans l’action mais elle effectue seulement les tâches plutôt faciles à
exécuter comme la négociation sur les prix, l’établissement des devis, la réception des bons de
commandes, l’établissement de la facture et son émission. Ces tâches peuvent être assurées par
un seul commercial mais en ce qui concerne l’action sur la force de vente, cela nécessite la
formation d’une équipe et ce qui n’est pas le cas pour ERRE.. Il ne peut pas en même temps
penser à l’accomplissement de ces tâches et l’action sur les forces de ventes.
I - Manque d’équipe commerciale :

Une équipe commerciale est l’ensemble des personnes qui sont chargées de trouver des clients,
identifier leur besoin, résoudre leurs problèmes en leurs proposant des solutions, assurer le
suivi et l’entretien de la relation commerciale avec ces clients afin d’atteindre un objectif.
La société ERRE manque d’une équipe commerciale pour assurer cette mission, ce qui
implique une négligence sur le traitement des clients de la part de la société.
ERRE a une difficulté surtout sur la fidélisation de sa clientèle car la tâche du commercial est
déjà très lourd, alors qu’il est en même temps responsable de toutes les actions commerciales et
proprement dit d’où le problème au niveau du service et ce qui rend une désorganisation au sein
de la société elle-même.
La société ERRE possède plusieurs clients (30 sociétés) ; les clients potentiels ou occasionnels
qui existent beaucoup sur le marché par rapport aux clients réels. La fidélisation de ces clients
réels n’est pas vraiment mise en place. Celle-ci est due au manque de techniques de suivi des
clients et à leur fidélisation. Elle effectue dès fois des actions de lancement de ces produits
surtout pour attirer les clients potentiels comme l’envoi des disponibilités des panneaux
publicitaires à Antananarivo et en Province afin qu’ils soient intéressés par l’offre de la société
et procèdent aux commandes. Ceci dans le but de rendre ces clients potentiels en clients réels

35
mais cette action n’est pas au quotidien du fait de l’inexistence d’une équipe commerciale qui
peut assurer le suivi de cette action commerciale.
Le problème aussi c’est qu’un seul commercial seulement gère ces trente (30) clients de la
société et c’est vraiment insuffisant surtout au niveau de suivi de la situation de ces clients.
Le commercial de ERRE n’effectue pas aussi de visite clientèle par faute de temps et de
personnel.
Exemple : Si le responsable quitte la société pour aller visiter un client, sa tâche quotidienne est
délaissée car il n’y a que lui seul qui est responsable commercial. Le problème c’est qu’il ne va
pas déterminer la durée de la visite clientèle alors que le travail lui attend aussi à la société donc
il doit décider de rester et cette action est laissée de côté.
Dans ce cas là, la société depuis quelques temps ne fait jamais une visite clientèle
II- Manque de gestion de panneaux publicitaires :

La gestion des panneaux publicitaires est parmi les tâches la plus délicate et plus difficile pour
l’Agence ERRE. Cette tâche de gestion de panneaux est encore une fois assurée par le
commercial. Des fois, ce commercial n’arrive pas à suivre la situation des panneaux, il
demande de l’aide auprès du responsable administratif car c’est elle qui a assurée la gestion de
ces panneaux le moment où il n’y avait pas de commercial. Nous voyons par là la lourde tâche
qui incombe le commercial de la société. Il est vraiment difficile de suivre l’état actuel des
panneaux surtout au niveau de la province car les données ne sont pas parfois mises à jour et
surtout par manque de communication et d’informations venant des représentants de la société
en province.
La gestion de panneaux publicitaires consiste à gérer la situation des panneaux actuels de la

société. Autrement dit, elle consiste à séparer la liste les panneaux déjà pris en location par
certains clients et ceux qui sont encore disponibles afin que la société puisse les proposer aux
autres clients lors de la prospection. Ainsi, il est très difficile pour le commercial tout seul de
gérer cette situation. Dès fois, il se trompe sur l’emplacement et l situation des panneaux avant
de les proposer aux clients.

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Exemple : La société X loue deux panneaux publicitaires de dimensions 4m*3m

Emplacement : Anosikely arrêt bus et Anosy Ampatsakana
Durée du contrat de location 1 an du 15/03/09 au 15/03/2010.
En principe, dès qu’une société loue un ou plusieurs panneaux, le responsable doit

immédiatement faire référence à la gestion des panneaux en mentionnant les éléments relatifs à
cette opération. Le plus important c’est de ne pas oublier la durée du contrat pour éviter les
problèmes avec les clients. Il peut arriver qu’une société veuille louer un panneau à un
emplacement donné. Ce dernier étant déjà pris par un autre client donc la société ne peut pas
pour le moment du moins durant le contrat de faire figurer cet emplacement parmi les
disponibilités. Le problème qui s’est produit si la gestion des panneaux n’est pas mise à jour, le
responsable se trompe et considère toujours que c’est encore disponible et le donne au client en
le confirmant par l’envoi d’une pro forma. Dans ce cas, un conflit se présente entre ERRE et le
client et ceci peut engendrer un grave problème pour la société comme la destruction de son
image envers le client.
Nous avons vu dans ce deuxième chapitre les problèmes relatifs à l’organisation de la société.
Cela est du à l’insuffisance du personnel, à l’inexistence du service Marketing et
Communication. D’autres problèmes peuvent nuire le développement de la société surtout
lorsque les clients ne paient à temps et en heure d’où l’existence des problèmes au niveau des
paiements.

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CHAPITRE III : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU PAIEMENT.
Après avoir vu et traité les problèmes au niveau de l’organisation de la société, nous allons
parler dans ce dernier chapitre de cette partie les problèmes rencontrés au niveau du paiement
des créances.
Section 1 : Non respect de la condition de règlement.

Le délai de paiement figure déjà sur la facture. Auparavant, la condition de paiement est de
50% à la commande et 50% à la présentation de la facture. Cette condition n’est pas respectée
par les clients. Ensuite, ERRE décide de la modifiée à soixante (60) jours après réception de la
facture quelque soit le montant à recouvrir. Cette condition est aussi pour une fois non
respectée par la plupart des clients. Vu la durée trop longue de règlement, certains clients ne se
souviennent pas de l’existence de la facture que seulement au moment du recouvrement. Le
problème est aussi que ces clients ne sont pas au courant de cette deuxième méthode car elle
n’est pas mentionnée dans la facture mais valables uniquement à l’intérieur de la société donc
les clients attendent simplement d’être appelé après ce délai pour régler. Le motif de non
respect de la condition de paiement se classe en deux catégories : la difficulté financière et le
retard de paiement « organisé », négligence du client, la facture à été égarée (problème de
poste, problème d’organisation chez le client,…).
La difficulté financière représente en moyenne au moins 10% des motifs de retard, mais le
risque de ne jamais être payé est important. De toute façon, le client connait la réalité de sa
situation, il n’est pas mis devant le fait accompli. Continuer à travailler avec un client un
difficulté devient une situation choisie (et contrôlée régulièrement) et non plus imposée.
Exemple : Lors de la relance par appel téléphonique, le responsable du service comptabilité

nous a déclaré honnêtement que leur société est en ce moment en difficulté financière, nous
vous rappellerons dès que le problème est résolu. Dans ce cas, nous ne pouvons rien faire face à
cette situation mais, la Direction Générale n’a pas pris aussi une décision relative à cette
situation. Sa créance reste donc impayée dans son livre jusqu’au nouvel ordre.

38
A partir du moment où il n’y pas de difficulté financière, il faut alors admettre qu’il s’agit de
retards « organisés », volontaires ou de négligences de la part du client. Il s’agit de loin, des
motifs les plus souvent invoqués. Ce qui cause le retard de la présentation au paiement et
affecte la trésorerie de la société.
Chaque motif d’impayé mérite une analyse particulière car il représente des coûts et surtout des
risques différents.
Dans la plupart des cas, les clients proposent leur condition de paiement pour certaines factures
par des échelonnements alors que réellement cette condition n’est pas respectée.
Exemple : Pour le client X, sa modalité de paiement est la suivante

- 50% au moment de la location annuelle
- 25% début mois d’Avril
- 15% début juillet
- 5% début septembre
- 5% en fin décembre.
Pour cela, le problème s’est surtout déterminé pour le paiement de l’échéance mois de juillet et
mois de septembre. Le client néglige parfois le paiement de la facture c'est-à-dire il ne se
préoccupe pas que lorsque l’appel téléphonique du responsable de recouvrement arrive. Ce qui
implique vraiment la négligence du client.
Le problème de non paiement est aussi du à l’absence du signataire des chèques. Il arrive
parfois que lors du recouvrement, le signataire du chèque est absent du bureau et celui-ci attend
donc son retour pour être exécuté. Pour certains clients, la signature du chèque est assurée par
deux personnes en même temps donc le chèque n’est pas valide pour une seule signature en cas
d’absence de l’autre, ce qui retarde donc le règlement.
Il est à noter que la grande majorité des clients non rentables sont en général aussi des mauvais
payeurs.

39
Mais parfois, cela peut être aussi de la responsabilité de la société.

- Le client n’est pas satisfait de la prestation fourni (retard d’exécution de la prestation
pou la pose affiche par rapport au délai prévu par le client, retard d’émission des
rapports de pose et les photos d’où retard d’arrivée du bon de commande du client pour
la facturation,…).
- L’émission de la facture au client est retardée
Le non respect de la condition de paiement engendre un coût pour la société. Prenons un
exemple de calcul du coût de délais de paiement durant ce troisième trimestre 2009.
-Chiffre d’affaires trimestriel (juillet – août – septembre) = 150 273 358, 09 Ariary.
Analyse des Nombre de
motifs de clients
Coût des délais
Exemple Calcul retards de concernés Conseils
de paiement
paiement des
clients
CA trimestriel Motif non Développez
TTC connu ou pas des actions de
150 273 358.09 29
demandé au relance
client téléphoniques
Crédit client 150 273 358.09 Clients mauvais
accordé : 417 425.99 / 360 payeurs par 0
CATTC/360j (a) habitude
Coût financier Client en Négociez des
(sur la base d’un difficulté garanties et /
taux de financière ou réduisez les
417 425.X
découvert 29 219.82 1 délais de
7/100
bancaire à 7% paiement
par exemple : accordés.
(a) x 7% = (b)
Délai accordé 60 jours Erreur de
aux clients en facturation 0
jours (c) (adresse, tarif,…
Coût du délai Autre motif
29 219.82 x 60
client accordé : 1 753 189.20 spécifique à 0
jours
(d) =(c) x (b) l’activité
Montant moyen
64 497 226.60 /
de retard de 32 248 613.30
3
paiement (f)
Coût des retards 2 257 402.93 32 248 613.30

40
de paiement (f) X 7%
x 7% = (g)
Coût total des
1 753 180 .20 +
délais clients (d) 34 001 793.50 TOTAL 30
32 248 613.30
+ (g)
Source : www.lerecouvrement .com.

Service Financier ERRE
Le problème de paiement est dû premièrement au non respect de la condition de règlement pour

des raisons de difficulté financière ou de la négligence du client, et ce dernier constitue le motif
le plus souvent invoqué. Ce problème est aussi du au manque de gestion du poste clients.
Section 2 : Manque de gestion du poste clients

Le compte client est le premier emploi de fonds et représente 7 à 70% de l’actif Il s’agit en fait
de la trésorerie immobilisée par les clients. Le poste client comprend :
- Les factures non échues ; la date d’échéance n’est pas dépassée, il n’y a pas de retard
- Les factures échues : la date d’échéance est dépassée, elles sont en retard de règlement.
Les raisons les plus souvent mises en avant qui provoquent le manque de suivi du poste
client sont :
- Manque de temps
- Manque d’organisation (procédures)
- Manque d’outils (applicatif informatif)
- Manque de formation donc manque de méthode.
La gestion du poste client n’est pas encore très pratiquée dans la société
La solvabilité des clients joue un rôle très important pour la vie d’une société. Son évolution et
son développement dépendent de la situation de chaque client. Certains d’entre eux sont parfois
douteux et insolvables. Il existe aussi des créances clients dépassant un an, ce qui rend difficile
la comptabilité de la société et devient exceptionnelle pour la société car à la clôture de
l’exercice comptable, cette créance reste toujours impayée donc considérée comme une

41
charge exceptionnelle pour la société et enregistrée dans le compte « 654- Créances

irrécouvrables à la fin de l’exercice ». Les comptes clients sont trop souvent gérés de manière
irrégulière.
Exemple : Location panneau publicitaire dimension 4m*3m pour un an : 1 000 000 Ariary HT,
TVA 20%, Taxe communale : 9 000 Ariary/m².
L’écriture comptable correspondante à cette opération est la suivante :

D C Libellé Débit Crédit
411 Clients et comptes rattachés 1 308 000
704 Vente de prestation de service 1 000 000
44572 Taxe communale 108 000
44571 Etat : TVA collectée 200 000
Constatation de la location panneau
416 Clients douteux et litigieux 1 308 000
411 Clients et comptes rattachés 1 308 000
Virement en client douteux
654 Créances devenues irrécouvrables 1 308 000
416 Clients douteux et litigieux 1 308 000
Créances devenues irrécouvrables.
La mauvaise gestion du poste clients rend difficile le suivi des créances clients et le contrôle de
son portefeuille. Ainsi, cette mauvaise gestion rend la société à l’existence des retards de
paiements de la part du client et c’est l’objet de cette dernière section de la deuxième partie.
Section 3 : Existence des retards de paiements.

Le retard de paiement est immédiatement constaté le lendemain même de la date l’échéance
prévue pour le paiement. L’échéance posée par la société est en principe de soixante jours à
compter de la date de réception de la facture. La plupart des clients ne respectent pas le délai de
paiement d’où le retard de paiement de leur part.
.Les retards de paiement peuvent résulter de problèmes liés à :

- la qualité du service

42
- des erreurs de la société dans la facturation

- des retards de la société dans la facturation
- erreur dans l’exécution du travail.
Ce retard de paiement provient surtout des clients qualifiés par la société de « gros clients » car
ils bénéficient beaucoup d’avantages par rapport aux autres clients du fait de leurs relations
commerciales avec la société (remise exceptionnelle accordée, prix de location panneau ou
pose affiche inférieur par rapport aux autres, facilité de paiement,…). Le problème se pose
donc au niveau du paiement ; ce n’est pas l’idée que le client ne va pas payer sa dette mais il a
déjà son propre mode de paiement sur toutes les factures qui est la traite et qui est déjà convenu
dans les conditions générales de ventes.
Exemple : 10/07/N : location annuelle de deux panneaux publicitaires de dimension 4m*3m par
le client X du 10/07/N au 10/07/N+1, montant 1 000 000 Ariary HT / panneau, TVA 20%,
Taxe communale : 9 000 Ariary/m² suivant facture n° 3910/PP du 10/07/09
Emplacement : Ankorondrano visible Ankorondrano – Ivandry. La facture n° 3910/PP se
présente comme suit :

43
Agence de Publicité * Près lot II D Antanetibe – Mandrosoa – Ankadikely Ilafy * Tàna

B.P : 371 * Tél : (261 20) 22 434 26 * (261 20) 22 535 34 * e-mail : erre@moov.mg
St: 059184 St:

Qu: Qu:
CP: CP:
NIF : NIF:
Société X Le 10 Juillet 200N

Antanimena FACTURE N° 3910/PP
ANTANANARIVO
LOCATION ANNUELLE PANNEAU DE DIMENSION 4m*3m DU 10/07/N au

10/07/N+1
Désignation Qté PU Montant (Ar)
Location annuelle panneau publicitaire du 2 1 000 000 2 000 000
10/07/N au 10/07/N+1
Emplacement : Ankorondrano visible
Ankorondrano - Ivandry
Total HT 2 000 000
TVA 20% 400 000
Taxe communale 2 108 000 216 000
TOTAL TTC 2 832 000
Suivant N/FW N° 3426/PP du 09/07/N

V/Bon de commande N° 00045216 du 18/05/N+1
Arrêtée la présente facture à la somme de : DEUX MILLIONS HUIT CENT TRENTE
DEUX MILLE ARIARY
Directeur Général

44
12/07/N : Pose affiche en papier couché 4m x 3m à Anosikely : 120 000 Ariary HT, TVA 20%
suivant facture n° 3915/PA du 12/07/09. La facture correspondante est la suivante :

St: 059184 St:

Qu: Qu:
CP: CP:
NIF : NIF :

Antanimena FACTURE N° 3915/PA
ANTANANARIVO
POSE AFFICHE EN PAPIER COUCHE 4m x 3m à Tàna

Pose affiche en papier couché 4m*3m 1 120 000 120 000
Emplacement : Anosikely arrêt bus
Total HT 120 000

TVA 20% 24 000
TOTAL TTC 144 000
Suivant N/FW N° 3430/PA du 11/07/N

V/Bon de commande N° 00045230 du 31/05/N
Arrêtée la présente facture à la somme de : CENT QUARANTE QUATRE MILLE
ARIARY
Directeur Général

45
31/07/09 : Location d’un panneau publicitaire de dimension 8m*3m pour trois (3) mois en
province, montant : 700 000 Ariary HT, frais de déplacement : 170 000 Ariary, pose de trois
affiches : 120 000 Ariary / papier, TVA 20%, taxe communale : 9 000 Ariary/m² suivant
facture n° 3920/PP - PA du 31/07/09

St: 059184 St:
Qu: Qu:
CP: CP:
NIF : NIF :

Antanimena FACTURE N° 3920/PP-PA
ANTANANARIVO
LOCATION PANNEAU 8m x3m en province + POSE AFFICHE + DEPLACEMENT

I- Location panneau 8m x3m à Toamasina 1 700 000 700 000
pour trois (3) mois
II- Pose affiche en papier couché 1 120 000 120 000
III- Frais de déplacement 170 000
Remise agence 5% sur location 35 000
Total HT 920 000
TVA 20% 184 000
Taxe communale 1 216 000 216 000
TOTAL TTC 1 320 000
Suivant N/FW N° 3432/PP-PA du 31/07/N

V/Bon de commande N° 00045240 du 06/06/N
Arrêtée la présente facture à la somme de : UN MILLION TROIS CENT VINGT MILLE
ARIARY
Directeur Général

46
Montant total de la dette de la société X envers ERRE d’après toutes les factures s’élève à
4 296 000 Ariary TTC.
Chaque facture a pour échéance soixante jours (60) après leurs réception par la société X soit
respectivement le 12/09/N, 31/09/N et 30/09/N. Le problème qui se pose avec ce client c’est
ces dates d’échéances dépassées, il présente le paiement auprès de la société non pas au
comptant ni par chèque mais par traite et celle-ci échelonnée en divisant le montant à payer par
tranche en trois paiements. La date d’échéance de ces traites se situe encore à une date
ultérieure à celle inscrite dans la facture et dès fois dépasse l’année d’exploitation de la société.
Cette situation a un impact sur la trésorerie de la société et surtout au niveau de la comptabilité.

Normalement, une fois la facture émise, l’opération de vente doit être immédiatement
enregistrée et l’écriture correspondante se présente comme suit :

4111 Client X 2 832 000
44571 TVA collectée sur ventes 400 000
7041 Location panneau 2 000 000
Suivant facture n° 3910/PP du 10/07/09
4111 Client X 144 000
7042 Pose affiche 120 000
Suivant facture n° 3915/PA du 12/07/09
4111 Client X 1 320 000
7041 Location panneau 665 000
7042 Pose affiche 120 000
708 Produits des activités annexes 170 000
Suivant facture n° 3920/PP-PA du 10/07/09

47
Prenons le cas que la date d’échéance de la traite est respectivement le 30/10/N. 31/12/N et
31/01/N+1. Le problème ne se pose pour les deux premières factures car leurs dates
d’échéances sont encore incluses dans l’année d’exploitation de la société. Lorsque l’échéance
arrivera, elle peut promptement encaisser chaque somme. L’écriture correspondante de
l’acceptation de la traite et l’encaissement de la somme est la suivante :

412 Client : effet à recevoir 4 296 000
4111 Client société X 4 296 000
Acceptation de la traite n°
512200 Banque BMOI 2 976 000
412 Client : effet à recevoir 2 976 000
Encaissement des deux premières factures
En ce qui concerne la facture n° 3920/PP-PA, sa date d’échéance est encore au 31/01/N+1.

L’encaissement de cette facture ne pourra être effectué qu’à l’année suivante. Donc à la clôture
de l’exercice N, la société doit imputer le montant correspondant en autres charges des activités
ordinaires ou plus précisément dans le compte « 654- Pertes sur créances irrécouvrables »
d’où l’écriture à la fin de l’exercice N

654 Pertes sur créances irrécouvrables 1 320 000
4111 Client X 1 320 000
Créances devenues irrécouvrables à la fin de
l’exercice.
Dans notre cas d’espèce, la société n’enregistre que les factures qui sont seulement encaissées
jusqu’à la clôture de l’année d’exploitation et c’est sur ces factures encaissées que la société
procède à la déclaration de la TVA. Dans ce cas, l’encaissement des deux factures de l’année N
sont considérées comme des acomptes car le compte de la société X ne sera soldé qu’à l’année
N+1. D’où le régime adopté par la société PAYEE – ENREGISTREE – DECLAREE c'est-à-
dire la société n’enregistre et ne déclare que les factures payées. La constatation de l’écriture de
vente ne se déroulera donc qu’à l’année N+1 avec le paiement du montant restant alors que le

48
produit concerne l’exercice N et les travaux sont exécutés pendant la même année.
L’enregistrement comptable de cette opération devient comme suit au 31/12/N.

512200 Banque BMOI 2 976 000
4191 Client X : avances et acomptes 2 976 000
reçus sur commande
Constatation du paiement des acomptes par
le client X.
Le compte 4191 – Client société X : avances et acomptes reçus sur commande regroupe
l’encaissement des deux premières factures à la clôture de l’exercice N. Or, ici il ne s’agit plus
d’une nouvelle commande mais les factures concernent des travaux déjà terminés donc il y a
contradiction au niveau de l’imputation.
Le solde du compte 4111 – Client société X reste donc débiteur à la fin de l’exercice N pour un
montant de 1 320 000.
Cette deuxième partie nous a permis d’identifier tous les problèmes que la société ERRE
supporte durant son exploitation. Des solutions visent à alléger ces différents problèmes et il y a
celles qui peuvent être appliquées dans l’immédiat. Ce qui fait l’objet de la troisième partie de
ce mémoire.

49
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET

SOLUTIONS RETENUES
Nous avons constaté que ERRE, étant une très grande entreprise, est rodé dans les étapes du
recouvrement des créances. Ces réalisations n’ont pas connu trop de problème. Ainsi, nos
propositions de solutions visent seulement des améliorations ou des alternatives au niveau de la
société elle-même et son service financier.

50
CHAPITRE I : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE

RECOUVREMENT DES CREANCES.
Dans ce premier chapitre, nous allons essayer de proposer des solutions adéquates concernant
le recouvrement des créances par rapport aux problèmes rencontrés dans la partie précédente.
Voici donc un catalogue de solutions que nous allons proposer.
 Création d’un fichier par client
 Amélioration de la stratégie de relances.
 Classement méthodique des dossiers
 Recrutement d’un chargé de recouvrement.
 Mise en place d’un département Marketing et Communication
 Amélioration de la gestion de personnel
 Amélioration de la procédure de recouvrement
 Optimisation du délai de règlement clients
 Bonne gestion du compte client.
Section 1 : Création d’un fichier par client.
I- Fiche individuelle du client :

Pour faciliter le traitement du client, nous avons opté pour la création d’une fiche individuelle
par client. L’établissement de cette fiche est tiré à partir du fichier « suivi de recouvrement »
existant déjà dans la société. La fiche individuelle permet au responsable de mieux suivre la
situation d’une opération effectuée par le client depuis l’arrivée de son bon de commande, en
passant par l’établissement du fiche de travail par le responsable technique et l’édition de la
facture par le responsable commercial jusqu’au recouvrement des créances par le responsable
financier et le paiement définitive par le client. Cette fiche permet aussi de bien distinguer la
situation de chaque facture c'est-à-dire identifier le mouvement de chaque facture si elle est
totalement payée ou partiellement payé, le nombre de factures échues,… La mise en place de
ce fichier a facilité beaucoup l’opération de recouvrement.
Le remplissage de cette fiche se fait comme suit : une fois la facturation terminée et émise par
le service commercial, le responsable de recouvrement commence à entrer cette facture dans la

51
fiche. Dans cette fiche individuelle figure en premier lieu les renseignements concernant le
client (raison sociale, adresse, Numéro d’Identification Fiscale, numéro Statistique, contact
téléphonique, adresse e-mail si possible ; ensuite les renseignements relatifs à la facture (date
d’émission de la facture, numéro de la fiche de travail, numéro du bon de commande du client,
numéro de la facture, sa nature, montant total, échéance). Ainsi, la fiche individuelle d’un client
se présente comme suit :

52
FICHE INDIVIDUELLE DU CLIENT
Raison sociale : Etablissement RABE

Adresse: Lot II V BC Anbatonakanga
NIF : 102456
STAT : 5001 2004 5206
Téléphone : 22 222 22
Contact : Madame RAIVO
E-mail : rabe@rabe.mg
DATE N/FW V/BC N/FACT LIBELLE MONTANT AVANCE OU SOLDE ECHEANCE

ACOMPTE
05/05/09 3410/PP 004126 3900/PP Location 1 400 000 0. 00 1 400 000 05/07/09
du annuelle PP
10/04/09 à Tàna
30/05/09 3415/PA 004130 3902/PA PA « THB » 120 000 0. 00 120 000 30/07/09
du
15/04/09
30/06/09 3430/PP- 004142 3908/PP- Location PP 3 250 000 1 500 000 1 750 000 30/08/09
PA du PA et PA en
10/05/09 province
TOTAL 4 770 000 1 500 000 3 270 000
Source : Recherches personnelles

53
Nous constatons à partir de cette fiche qu’il est plus facile de suivre le mouvement d’une
facture client depuis son édition jusqu’à son recouvrement. Chaque client possède sa propre
fiche. Une fiche client est modifiée au fur et à mesure de la situation du client c'est-à-dire nous
ajoutons les éléments dans la fiche une fois qu’une facture du service commercial arrive et nous
clôturons la facture lorsqu’un paiement se présente.
II- Etat récapitulatif des créances à recouvrir :

A partir de cette fiche, nous pouvons aussi établir ce que nous appelons « Etat récapitulatif
des créances à recouvrir » et « Etat récapitulatif des créances recouvrées ». Pour le premier
cas, cet état récapitule le montant total de la créance de chaque client tiré à partir de la fiche
individuelle précédente. La création de cet état facilite beaucoup plus le suivi du recouvrement
des créances de chaque client. Notons bien que le fichier « suivi de recouvrement « reste
toujours valable et le montant total inscrit dans ce fichier doit être égal à celui figuré dans l’état
récapitulatif.
La présentation schématique de l’état récapitulatif des créances à recouvrir se fait comme suit :

54
ETAT RECAPITULATIF DES CREANCES A RECOUVRIR AU 31/10/09
CLIENTS MONTANT AVANCE OU ACOMPTE RESTE A RECOUVRIR

RABE 4 770 000 1 500 000 3 270 000
RAKOTO 2 400 000 0 00 2 400 000
RASOA 960 000 0 00 960 000
RASOLO 600 000 0 00 600 000
RAVAO
TOTAL 8 730 000 1 500 000 7 230 000

55
III- Etat récapitulatif des créances recouvrées :

L’état récapitulatif des créances recouvrées quant à celui - lui regroupe les factures qui sont
déjà payées par le client soit totalement soit partiellement. A chaque fois qu’un paiement arrive,
le responsable est tenu obligatoirement de faire figurer ce paiement dans le présent état après
avoir modifié la fiche individuelle du client concerné et aussi supprimer cette facture payée
dans le fichier suivi de recouvrement et enfin l’état récapitulatif des créances à recouvrir est
modifié automatiquement. Cet état est traité mensuellement par la Direction Générale. La
création de ce fichier est nécessaire pour la société pour voir l’évolution du chiffre d’affaires
mensuel et pour comparer la situation mensuelle du paiement.
L’état récapitulatif des créances recouvrées se présente ainsi :

56
ETAT RECAPITULATIF DES CREANCES RECOUVREES AU MOIS D’OCTOBRE
DATE DE CLIENTS MONTANT (en Ar) MODE DE LIBELLE

PAIEMENT PAIEMENT
01/10/09 RABE 1 500 000 Chèque BMOI n° Acompte sur facture n°
08066755 3908/PP-PA du 30/06/09
05/10/09 RASOA 120 000 Chèque BNI n° Facture n° 3907/PA du
0835127 20/06/09
15/10/09 RAVAO 240 000 Chèque BNI n° Facture n° 3906/PA du
08834406 15/06/09
TOTAL 1 860 000

57
Nous pouvons voir maintenant que la création d’une fiche individuelle du client rend plus facile
la tâche du responsable de recouvrement en suivant quotidiennement le traitement de chaque
client depuis l’entrée de la facture dans la fiche, en passant par l’état récapitulatif des créances
à recouvrir et le suivi de recouvrement pour en finir avec l’état récapitulatif des créances
recouvrées au moment du paiement. Maintenant, passons par la solution d’amélioration de la
stratégie de relance qui consiste à moderniser la stratégie déjà existante.
Section 2 : Amélioration de la stratégie de relance.

La relance fait partie intégrante d’une bonne relation avec son client. Elle participe à l’image de
la qualité et à la rentabilité de la société. Ainsi, l’utilisation graduée de procédés amiables peut
suffire à déclencher un paiement. La relance des clients doit avoir lieu avant l’échéance du
paiement, il importe de vérifier que tout le processus se déroule normalement.
La relance client à pour objectif de faire entrer les chèques ou les traites rapidement, éviter les
problèmes de retards de paiements et les impayés. Cela donnera une bonne image de marque à
la société
Pour mettre en place une bonne politique de relance, il faut :

- nommer le responsable de cette mission qui est le responsable de recouvrement. Il appellera
au téléphone le service comptabilité du client pour faire le point sur les règlements en attente.
- établir une politique de relance téléphonique et écrite : la relance téléphonique d’une part est à
effectuer à intervalles réguliers en liaison avec la relance écrite et d’autre part la relance écrite
toutes les deux (2) semaines.
- impliquer le commercial dans la surveillance des éventuels retard de paiement en lui
demandant de se rendre chez le client concerné et de rapporter le règlement.
La première étape de recouvrement amiable peut se réaliser de manière relativement informelle

par le biais de relances du client. Nous pouvons suivre par exemple, le schéma suivant :
 Dès le premier jour de retard, le responsable de recouvrement doit établir un contact

téléphonique avec le retardataire pour connaître les raisons du non paiement et lui
réclamer un paiement sous huit (8) jours. Préparez l’entretien téléphonique en notant

58
tous les éléments concernant la facture non payée et le client dont nous devons connaître au
mieux le profil (habituer des retards de paiement, en difficultés financières
passagères,…). Pendant l’entretien, il faut rester courtois mais ferme sur les délais à
respecter et la volonté d’être payé. Avant de procéder à la relance téléphonique, il faut lister
les sociétés à relancer en priorité en fonction des montants de dette les plus importants.
Exemple : Liste des sociétés à relancer.

Sociétés Montant dette
RABE 3 270 000
RASOA 960 000
RAKOTO 2 400 000
Sources : Recherches personnelles
 Si la relance téléphonique demeure sans effet, il faut procéder au bout de huit (8) à dix
(10) jours une relance par courrier simple dont la société gardera une copie. Cette lettre
devra rappeler les données relatives à la facture impayée dont il faut joindre une
photocopie, les termes de la conversation téléphonique, une demande de paiement dans
les plus brefs délais. Pour le cas de ERRE, le courrier simple est envoyé par courrier
électronique avec en pièce jointe la facture impayée dont elle gardera une copie en
archive. Voici le modèle de la lettre simple envoyé au client au moment de la relance.

59
Antananarivo, le 17 Août 2009
A
Société RABE
Andraharo
101 – ANTANANARIVO
N/Réf : 001/LR/09
Objet : Relance facture impayée.
Monsieur/Madame,
Sauf erreur ou omission de notre part, la mise à jour de votre compte client présente un
solde débiteur de 3 270 000Ariary.
En effet, notre facture ci jointe reste toujours impayée dan nos livres.
Compte tenu de l’ancienneté de cette facture et le dépassement du délai de paiement, nous

vous demandons pour la bonne règle de notre écriture, de nous adresser le règlement de
cette facture.
Dans le cas où celui-ci a été adressé entre temps, nous vous prions de ne pas tenir compte
de la présente.
Nous vous prions de croire Monsieur/Madame, en l’assurance de notre considération

distinguée.
Avec nos remerciements pour votre collaboration
Service Financier
ERRE PUBLICITE
Pièce jointe : - facture impayée.

60
 Si cette première lettre ne donne toujours pas de résultat, il faut envoyer éventuellement
une deuxième et dernière lettre avant de passer à la phase suivante.
Cette phase consiste en une phase judiciaire qui consiste à intenter une action en justice auprès
de l’autorité compétente pour faire payer le client. L’action en justice est le dernier recours
pour la société dans son recouvrement de créances mais elle est forcée de procéder à ce recours
car elle est face à une situation délicate et sa trésorerie est mise en jeu donc elle est obligée d’y
faire. Le recours à la procédure judiciaire doit être étudié soigneusement avec la Direction
Générale avant de prendre une décision et poursuivre à l’action
Section 3 : Classement méthodiques des dossiers.

Vu que la méthode sera uniformisée, il serait particulièrement préférable de faire pareille au
niveau du classement. Ainsi nous proposons de classer méthodiquement les dossiers suivant
leur ordre d’importance et la période de réalisation. Le mieux encore c’est de réorganiser un
même réserver un endroit pour le classement des dossiers c'est-à-dire aménager un endroit pour
mieux apprécier le classement.
Ce classement aura pour objectif :

- de ranger les dossiers pour un repère facile
- d’informer les personnels des activités de la société et son fonctionnement
- de conserver les documents.
Il plus préférable que chaque service à chaque circulation de document tient un exemplaire
pour classement afin de faciliter la recherche de ce document en cas de besoin.
Exemple
- Après facturation par le service commercial, la copie de la facture est transférée au
service recouvrement pour enregistrement de l’opération. Dans ce cas, le service
commercial doit faire une autre copie de cette facture pour son archive et le classement
en cas de besoin et pour faciliter aussi la recherche mais il n’est pas obliger de la
demander au service de recouvrement.
- L’enregistrement comptable d’une opération nécessite une pièce justificative telle que la
facture (journal vente). Au moment de la comptabilisation du paiement de cette facture,

61
une autre copie de celle-ci doit être accompagnée de la copie du chèque du classeur
« journal banque » pour servir de contrôle de concordance, de conformité et surtout
d’exactitude sur le montant lors de l’opération d’audit.
La proposition de solutions au niveau du recouvrement des créances allège la situation de

recouvrement de ERRE tout en appliquant et en mettant en évidence les différentes mesures de
suivi des créances clients en passant par l’amélioration de la stratégie de relance et le tout par
un classement méthodique des dossiers. D’autres améliorations peuvent être aussi amener au
niveau de l’organisation de ERRE

62
CHAPITRE II : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE

L’ORGANISATION.DE LA SOCIETE.
L’amélioration de l’organisation de la société constitue l’une des principales solutions pour

réduire les problèmes existants. Le recrutement d’un Chargé de recouvrement en fait partie.
Section 1 : Recrutement d’un Chargé de recouvrement.

Un Chargé de recouvrement est une personne faisant partie du service financier. Il est rattaché
au Comptable.
Son rôle est :

- assurer le recouvrement des créances clients et minimiser par son action le montant des
créances échues,
- aider à la fiabilité de la facturation, signalant les litiges invoqués lors du recouvrement et faire
toutes les propositions qui permettent de l’améliorer.
- bien tenir les comptes clients
A ce titre, ces principales missions sont :

- gérer les dossiers du client en phase amiable (relances écrites, téléphoniques, par mail),
- suivre un portefeuille de clients,
- contrôler et justifier le solde de compte clients
- éditer et envoyer les lettres de relance préventive tous les deux semaines.
- tenir informés le commercial de l’avancer du recouvrement de la créance,
- suivre l’avancée des dossiers de recouvrement en vérifiant les promesses de règlement,
- se constituer un répertoire de contacts visant à faciliter les relances téléphoniques.
- visiter certains clients débiteurs avec le commercial.
I – Structure fonctionnelle :
Comme le Chargé de Recouvrement servira à toutes les opérations de la société, il est important
de mettre le Chargé de Recouvrement sur le même rang que le Comptable. Ainsi,
l’organigramme du service financier sera comme suit :

63
Figure n°1 : Organigramme du service financier
Responsable financier
Chargé de recouvrement Comptable
Sources : Investigations personnelles
II – Organisation hiérarchique :
Responsable financier :
- Suivie des opérations comptables.
- Pointage des pièces justificatives journalières ou mensuelles dans le cahier
d’enregistrement et de faire toutes les vérifications nécessaires comme le montant exact,
la date.
- Gestion du personnel (établissement état de paie, déclaration IRSA, état de congé des
employés,…).
Comptable :
- Imputations, saisie informatique des journaux : caisse, banque, achats et ventes sont
assurer par ce responsable.
- Etablissement du rapprochement bancaire
- Enregistrement des déclarations fiscales
- Lettrage des comptes
Chargé du Recouvrement :
- gestion des dossiers du client en phase amiable (relances écrites, téléphoniques, par
mail),
- suivie un portefeuille de clients,
- contrôle et justification du solde de compte clients
- édition et envoie des lettres de relance préventive tous les deux semaines.
- tenir informés le commercial de l’avancé du recouvrement de la créance,
- suivie de l’avancée des dossiers de recouvrement en vérifiant les promesses de règlement,

64
- constitution d’un répertoire de contacts visant à faciliter les relances téléphoniques.
- visite de certains clients débiteurs avec le commercial.
III – Caractéristiques du Chargé de Recouvrement :
1- Profil requis pour être un Chargé du Recouvrement :

- Niveau supérieur (minimum BAC + 3)
- Ayant au moins 3 ans d’expériences réussies dans un poste similaire
- Une très bonne aisance téléphonique et un très grand sens du contact
- Cadence de relances téléphoniques soutenues
- Connaissances en procédure de recouvrement serait un atout
- Parlant couramment le français, la connaissance de l’anglais serait un atout.
1- Objectif du personnel :
- Participe à l’atteinte des objectifs de la société
- Contribue à la diminution des impayés
- Facilite les opérations de recouvrement
IV – Déterminations des moyens :
1- Moyens humains :
Comme nous l’avons vu dernièrement dans l’organigramme du service financier, il nous faudra
recruter une personne pour assurer ce poste et pour compléter la structure de la société. Mais si
besoin est, il est toujours possible d’embaucher un individu temporairement pour améliorer cet
effectif.
2- Moyens matériels :
Pour mettre en place ce poste, un bureau pourrait servir afin que le responsable puisse effectuer
son travail. Le local de la société étant suffisamment grand, il suffirait d’y aménager pour
pouvoir libérer une espace.

65
3- Moyens financiers :
En ce qui concerne les moyens financiers, cela dépendra entièrement de la société. Ils sont
effectivement établis suivant le budget élaboré par le Responsable financier selon les besoins
du service.
Section 2 : Mise en place d’un service Marketing et Communication.
I- Recrutement d’un Responsable Marketing et Communication :

Rappelons que le Marketing est l’art de produire tout ce que l’o, peut vendre mais seulement ce
que l’on peut vendre.et de satisfaire les besoins du client. C’est aussi un état d’esprit et un
ensemble de techniques d’analyse prévisionnelle.de la demande.
Etant donné que la société est spécialisée dans la campagne publicitaire, le Marketing et la
Communication tiennent un rôle très important d’où la nécessité de la mise en place d’un
département Marketing et Communication pour améliorer les traitements de l’offre de la
clientèle. Pour cela, il doit y avoir un Responsable Marketing et Communication pour satisfaire
cette demande.
1 – Les fonctions et les missions du Responsable Marketing et Communication :
A – Les fonctions :
 Développer une stratégie relative à l’ensemble des produits issus de sa société en
élaborant des plans marketing (analyse du marché, détermination des cibles, choix des
axes publicitaires), en adaptant constamment ses plans par rapport à l’évolution du
marché.
 Concevoir et mettre en place des actions promotionnelles destinées à développer le
produit et à en optimiser les ventes
 Manager ses équipes de marketing (recrutement, formation, motivation,…), en
supervisant les processus de développement, de lancement et de communication des
produits
 Coordonner les études marketing
 Charger de la communication externe.

66
 Proposer des actions innovantes qui permettent à la société de se démarquer et créer des
concepts cohérents avec les valeurs de la société et ses ambitions. Il doit être consultant
expert en communication avec une force de proposition, un sens critique et un sens du
conseil
 Avoir une liaison d’entrepreneur pou être capable d’adapter ses activités, ses actions en
permanence en fonction du contexte et de décider.
 Faire la promotion des activités et de ses réalisations pour vendre sa société et
contribuer à ses résultats.
 Communiquer au service de la stratégie de la société et de piloter et manager son
activité et sa structure.
B – Les missions :
 Développer le chiffre d’affaires
 Augmenter la productivité et le rendement de ses équipes
 Former et animer les équipes commerciales dont il fixe les objectifs et suit les
réalisations
 Superviser l’administration des ventes
 Travailler à la création et au lancement de nouvelles offres, se met en quête
d’éventuelles partenaires (sous traitants,…).
 Elaborer l’ensemble de la politique commerciale
 Superviser l’ensemble des activités commerciales de la société.
2 – Caractéristiques du Responsable Marketing et Communication :
A- Profil requis pour être un Responsable Marketing et Communication :

- Homme ou femme titulaire d’un diplôme de Bac + 4 minimum en Gestion option
Marketing ou Commerce.
- Expériences d’au moins 4 ans dans un poste similaire
- Bonne connaissance en Marketing et Communication
- Aisance relationnelle
- Avoir un sens critique et un sens du contact

67
- Bonne capacité en français et l’anglais, la connaissance des autres langues serait un

atout
- Bonne pratique de l’informatique (WORD, EXCEL, logiciel GESCOM).
- Apte à travailler en équipe.
- Disponible de suite
B – Objectif du personnel :
- Gérer l’image globale de la société
- Accompagner la réussite des projets de la société
- Contribuer à l’atteinte des objectifs commerciaux.
3 – Détermination des moyens :
A- Moyens humains :
Comme pour le recrutement d’un Chargé de Recouvrement, il nous faudra deux personnes pour
occuper ce poste et pour assurer ces différentes fonctions citées ci-dessus et pour renforcer la
structure de la société.
B – Moyens matériels :
Pour assurer la mise en place de ce département, un bureau doit être installé afin que le
responsable puisse effectivement travailler donc il suffira aussi d’aménager le local et libérer
une espace.
C– Moyens financiers :
La réalisation de cette mise en place dépendra absolument des moyens financiers de la société.
Ce service dépendra du budget établi par la Direction Générale car il directement rattaché à
celle-ci. Ainsi, l’organigramme peut se présenter ainsi

68
Figure n°2 : Organigramme du Département Marketing.

Directeur Marketing
Assistante commerciale Commercial
Sources : Investigations personnelles
II – Recrutement d’équipe commerciale :

Le recrutement d’équipe commerciale présente les trois particularités suivantes :
 Le niveau d’étude et les diplômes ne suffisent pas pour évaluer objectivement les
qualités d’un candidat à un poste de commerciale.
 Les qualités personnelles sont difficiles à apprécier.
 L’expérience n’est pas dans tous les cas un critère de choix pour ces raisons, le
responsable de recrutement de la société devra procéder par étape afin de limiter au
maximum les risques d’erreur. Il devra définir le profil du poste du candidat, choisir la
méthode du recrutement et enfin faire le choix définitif des candidats retenus.
A- Définition du profil du poste :

Cette étape consiste à dresser la liste la plus complète possible des tâches à accomplir et des
missions à réaliser :
Exemple : - développer la clientèle existante
- créer une nouvelle clientèle
- effectuer des interventions techniques dans le cadre du Service Après Vente.
B- Définition du profil du candidat :

Elle consiste à dresser la liste la plus complète possible des qualités et des caractéristiques que
le candidat réussi pour remplir les tâches définies :
Exemple : - être titulaire d’une DTS en Marketing et Commerce.
- avoir des connaissances techniques (maîtrise de l’outil informatique, aisance
relationnelle,….)
- disponible de suite pour des fréquentes déplacements.

69
C- L’annonce du recrutement :
Elle doit mentionner :
- le nom de la société : l’Agence de Publicité ERRE
- le domaine d’activité :
- le profil recherché :
- le statut proposé :
- le système de rémunération : fixe ou fixe + commission ou fixe + prime ou fixe + commission
+ prime ou commission.
D- Les fonctions principales de l’équipe commerciale :

Les fonctions principales d’une équipe commerciale peuvent être résumées dans le tableau ci-
dessous :
FONCTIONS OBJECTIFS TACHES

- rechercher des nouveaux
clients
PROSPECTION Elargir la clientèle
- analyser les problèmes
- proposer des solutions
VENTE Prendre des commandes Argumenter
Connaître les réactions de la - donner des informations à la
clientèle société concernant :
COLLECTE  Les comportements
D’INFORMATION des clients
 Les actions des
concurrents.
- suivre les ventes de
prestation (location PP et PA)
SUIVI DU CLIENT Fidéliser la clientèle
- aider à la gestion de
portefeuille clientèle

70
E- La rémunération :
La rémunération des commerciaux dans l’équipe commerciale présente la particularité de ne
pas être seulement fonction de la quantité de travail fourni mais également et surtout du chiffre
d’affaires réalisé et de la marge commerciale généré. Elle est composée de différents éléments
qui correspondent chacun à un objectif précis.
1- Caractéristiques et composantes de la rémunération :
a- Caractéristiques :
La rémunération de l’équipe commerciale doit être :
 Sécurisante : pour donner au commercial l’assurance d’un minimum de revenu et lui
permettra d’exercer son activité dans les meilleures conditions matérielles possibles.
 Motivante : elle doit inciter le commercial à réaliser le plus grand chiffre d’affaires
dans la meilleure condition pour être le reflet le plus exact de la quantité du travail
fourni.
 Stimulante : pour inciter le commercial à surpasser les objectifs fixés.
b- Composantes :
La rémunération du commercial formant l’équipe commerciale est composée des éléments
suivants :
 Un fixe : 25 à 30% de la rémunération totale
 Des commissions : 40 à 50% de la rémunération totale dont le taux est calculé à partir
du chiffre d’affaire réalisé. Les commissions sont payées à la commande, à la
facturation ou au règlement du client.
 Des primes : 25 à 30% de la rémunération totale qui pourront être fixées en fonction de
la réalisation du chiffre d’affaires. Les primes sont payées semestriellement,
trimestriellement ou annuellement selon le choix de la société.
Dans la pratique, nous rencontrons les systèmes de rémunération suivants :

- fixe
- fixe + commission
- fixe + prime

71
- fixe + commission
- commission
Quelque soit le système choisi, la rémunération doit être évolutive de façon à être en
permanence, en adéquation avec la culture, les objectifs, la stratégie de la société.
F- Organisation de la force de vente :

Pour le cas de la société ERRE, en tant que prestataire de service dont l’activité principale est
la campagne publicitaire, l’organisation de la force de vente dépend des facteurs suivants :
- la taille de la force de vente
- le nombre de client potentiel et actuel
- le nombre de panneaux loués et les affiches posées.
Section 3 : Amélioration de la motivation du personnel.

Un personnel motivé représente un atout pour une société. Motiver le personnel doit être un des
objectifs majeurs de la société. Pourtant la motivation est un phénomène complexe.
Pour ne pas bloquer l’enchaînement des opérations et pour mieux traiter les nouveaux dossiers,
ERRE a intérêt à réorganiser son personnel. D’abord pour les services connaissant un
encombrement régulier, il faut ajouter l’effectif. Pour des services connaissant des
encombrements irréguliers, il est bon de former le personnel à être polyvalent de manière à ce
que les creux des uns compensent les encombrements des autres. Cela nécessite une
modification au niveau de l’implantation par exemple décloisonné les services.
Au sein de la société, il faut que le nombre du personnel affecté à chaque poste soit complet
pour assurer en permanence la séparation des tâches et pour qu’il dispose de la compétence.
La formation du personnel est primordiale pour permettre d’améliorer la capacité individuelle

du personnel, de la Direction Générale jusqu’aux employés et aussi pour accroître la
productivité de celle-ci dans la société.

72
I – Amélioration sur le plan humain :

Les moyens humains sont des sources indispensables pour le fonctionnement de la société. Il
est préférable que :
- le service personnel étudie de près le nombre minimum des employés nécessaires pour chaque
service.
- la société fera mieux de recruter des employés selon vraiment le profil demandé.
II – Formation du personnel :
Le souci d’informer, de former, de rendre toujours ses employés plus responsables, la
formation du personnel est première préoccupation du dirigeant car une société ne vaut que par
ce que vaut ses hommes.
La société doit penser à la formation de tout le personnel qui permettra d’élargir leurs
connaissances déjà acquises. En effet, il devrait recevoir au moins une fois tous les deux ans
d’une façon régulière une formation consistant à revaloriser la capacité de chacun face au
progrès technologique et le développement actuel.
Cette formation doit s’agir surtout du perfectionnement en informatique, de la communication

interpersonnelle. En effet, tous les employés devraient avoir l’esprit méthodique pour mieux
exercer son travail et pour éviter les questions qui pourraient embêter le supérieur hiérarchique.

73
CHAPITRE III : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE PAIEMENT.

Le problème de paiement des créances peuvent être résolus en améliorant la méthode de
recouvrement et en réduisant aussi le délai de paiement des clients.
Section 1 : Amélioration de la procédure de recouvrement.

La procédure de recouvrement amiable est très recommandée et préférable mais si jamais le
débiteur c'est-à-dire le client n’arrive toujours pas à régler sa dette, une procédure plus
contentieuse peut être mise en œuvre.
I – La mise en demeure par lettre recommandée :

Si la société pense que le recouvrement de sa créance, dont elle ne peut obtenir paiement, le
recouvrement forcé est menacé, il peut demander la mesure conservatoire qui est la mise en
demeure par lettre recommandée. C’est un écrit ayant des effets juridiques importants et par
lequel la société somme le client récalcitrant de payer dans un délai de huit (8) jours, à défaut
de quoi, la société sera en droit d’entamer une procédure judiciaire et de réclamer des intérêts
légaux de retard.
Pour donner ces droits à la société, cette lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé
de réception ou sommation de payer signifiée par un huissier de justice et doit contenir les
mentions suivantes :
 L’expression « mise en demeure » ;
 Une sommation de payer avant huit (8) jours ;
 Le montant et la date d’exigibilité de la créance ;
 Le fait que le non paiement fera courir les intérêts légaux et entraînera une action en
justice dont les frais seront supportés par le client.
II – La sommation par huissier :

Si les sommes à recouvrir sont importantes et que la société craint que le client n’aille pas
chercher sa lettre recommandée, il est préférable d’opter pour la sommation de payer adressée
par huissier de justice. Il s’agit d’un acte extrajudiciaire de mise en demeure de payer dont la
société assumera les frais et n’autorise pas le huissier à entrer chez le client.

74
Cette solution est plus coûteuse que la mise en demeure par lettre recommandée, mais son côté
solennel, elle peut convaincre les clients les plus récalcitrants de sa détermination à obtenir le
paiement de ses factures.
III – L’action en justice ou recouvrement judiciaire :

Passée la phase amiable, la société doit mettre en œuvre des procédures judiciaires pour obtenir
le montant des sommes qui lui sont dues. Plusieurs procédures peuvent alors être déclenchées
en fonction du montant de la créance et des motifs de non paiement.
Dans l’hypothèse où les tentatives de recouvrement amiables se sont révélées fructueuses ou en

cas de mise en œuvre d’une mesure conservatoire, le créancier c’est à dire la société doit porter
le litige devant le Tribunal compétent. Dès lors, la charge de la preuve repose sur elle de telle
manière qu’elle l’appartiendra de prouver sa créance. L’objectif d’une action en justice est
d’abord constituer un moyen de pression supplémentaire à l’égard du client de nature à l’inciter
à payer sa dette ; ensuite si tel n’est pas le cas, et si la décision de justice est favorable à la
société, elle lui confère un titre exécutoire qui lui permettra de saisir un bien de son client pour
se payer ou transformer une mesure conservatoire en mesure définitive afin d’obtenir le
règlement de sa créance par l’attribution des sommes saisies ou par la vente des biens saisies.
Les principales actions en justice ouvertes à la société sont les suivantes :
L’injonction de payer : la procédure d’injonction de payer est une procédure simplifiée et peu
coûteuse qui est utilisée lorsque le client ne risque pas de démentir la créance. Cette procédure
peu formaliste permet d’obtenir une décision judiciaire sans avoir dû préalablement appeler le
client et sans qu’aucune des parties, la société ou le client aient eu à comparaître. L’injonction
de payer devient contradictoire en cas d’opposition du client à l’ordonnance de payer qui lui
être notifiée par voie d’huissier au plus tard dans les six (6) mois de son prononcé à peine de
caducité.
L’assignation en paiement : c’est un acte délivré par voie d’huissier permettant à la société de
citer son adversaire à comparaître devant le juge. La procédure est ici contradictoire, moins
rapide que l’injonction de payer et doit être utilisée par la société lorsque sa créance est
susceptible d’être contester par le client.

75
Le référé – provision : par cette procédure, le juge des référés peut accorder une provision à la
société qui peut aller jusqu’à 100% de sa créance. Pour que le juge des référés soit compétent,
il faut que l’obligation ne soit pas sérieusement contestable (il ne peut pas par exemple
apprécier la validité d’un contrat). Le juge des référés est celui de l’apparence. Dès lors que
l’obligation contractuelle qui lui est soumise apparaît ambigüe, incomplète ou susceptible
d’interprétation, elle devient sérieusement contestable et le juge des référés devient
incompétent. La procédure de référé – provision permet d’obtenir une décision rapide
bénéficiant de l’exécution provisoire de plein droit.
IV – Le recouvrement forcé :
Le recouvrement forcé se réalise par l’intermédiaire d’un huissier de justice qui va saisir un ou
plusieurs biens du client. La procédure impose des règles très strictes et nécessite la détention
exécutoire. Celui-ci peut être obtenu grâce à une action en justice couronnée de succès et ayant
reçu force exécutoire.
La procédure de recouvrement forcé peut aussi être engagée sans action en justice préalable, si
la société détient par exemple un certificat de non paiement de chèque ou un acte notarié qui lui
est aussi revêtu de la force exécutoire. La société obtiendra paiement de sa créance par la vente
des biens saisis ou par l’attribution des créances saisies. Soulignons toutefois que le client a
toujours la possibilité de payer au cours de la procédure de saisie, s’il ne veut pas être contraint
d’assister à la vente de ses biens.
Section 2 : Optimisation des délais de règlement clients.

Une bonne gestion de trésorerie exige deux actions conjuguées : d’une part, réduire les délais
de règlement clients ; d’autre part, éviter les retards de paiements.
I – Réduction des délais de règlement client :

Une diminution des délais de règlement permet à la société d’obtenir des résultats non
négligeables. Les délais moyen de paiement clients est de soixante un (61) jours : les conditions
de paiements sont de quarante cinq (45) jours et les retards de paiement sont évalués à seize
(16) jours.

76
Exemple : - trente (30) jour après échéance, la société a 90% de chances de recouvrir sa facture.
- Six (6) mois après échéance, la société a divisé par deux les chances de se faire payer.
1- Mise en place des trois indicateurs suivants et les surveiller :

- Le montant mensuel de l’encaissement par type de paiement
- La durée de crédit accordée aux clients
- Le nombre et le montant des factures échues non payées à 60 jours.
2- Mention des conditions de règlement sur la facture :

Veuillez à être précis dans le libellé des conditions de paiement.
- 30 jours nets signifient 30 jours entre la réception de la facture et son paiement
- 30 jours fin de mois qui signifie 60 jours maximum entre la réception de la facture et son
paiement
- 30 jours fin de mois le 15 c'est-à-dire 75 jours entre la réception de la facture et son paiement.
Le paiement d’une facture ne doit pas dépasser deux mois pour éviter le retard de
comptabilisation et surtout pour diminuer les risques d’impayés.
Il ne faut jamais oublier de préciser la condition de paiement sur la facture à chaque opération
quelque soit sa nature soit une location de panneaux publicitaires soit une pose affiche sur ces
panneaux. Cette méthode permet à la société de faire connaître aux clients à quelle date il doit
présenter le paiement au plus tard. La mention de la condition de paiement sur la facture
facilitera aussi le recouvrement en cas de retard de paiement car c’est une preuve visible pour
faire pression aux clients de payer comme ca il ne peut pas négliger et donner des raisons de
non paiement.
Pour calculer la date d’échéance, le mois de l’établissement de la facture ne compte pas. Ainsi,
par exemple, pour une facture émise le 10 juillet à 30 jours fin de mois, l’échéance se situe au
30 août, soit 50 jours de délai de règlement.

77
Les factures à régler à 30 jours fin de mois correspondent à une durée de règlement moyenne
de 45 jours (le mois de facturation est retenu pour 15 jours en moyenne car les factures peuvent
être émises le 1er ou le 30 du mois concerné et le mois suivant pour 30 jours).
Exemple : une facture n° X/PP datée du 08 mai 2009 aura pour échéance les dates suivantes
selon les délais de règlement prévus :
Tableau n° 6: Calcul de la date d’échéance de la facture n° X/PP

Condition de règlement Echéance Délai de règlement
30 jours nets 08 juin 2009 30 jours
30 jours fin de mois 30 juin 2009 53 jours (23* jours + 30)
30 jours fin de mois le 15 15 juillet 2009 68 jours (23* jours +30 + 15)
Sources : Recherches personnelles

31 mai – 8 mai = 23 jours en mai.
D’après ce tableau, il est plus préférable et bénéfique pour la société de choisir la première
condition de règlement c'est-à-dire le 30 jours nets car plus le délai de règlement est réduit, plus
elle obtient un résultat non négligeable.
Section 3 : Bonne gestion du compte client

Il est important de souligner un point essentiel : une gestion rigoureuse des comptes clients est
totalement compatible avec de bonnes relations avec ses clients.
Les fondements d’une bonne gestion des comptes clients reposent sur trois points :
- L’organisation
- La rigueur
- Le savoir faire
I – L’organisation :
L’organisation consiste à une mise à plat du processus FACTURATION – PAIEMENT –
RELANCE. Tous les sujets feront m’objet d’une analyse : les procédures, les modes de

78
règlement à proposer en priorité les délais de règlement à présenter au client, l’organisation du

suivi des factures en retard.
II – La rigueur :
En ce qui concerne la rigueur, les éléments suivants sont indispensables :
 Remise des chèques en banques lors de l’encaissement.
 Enregistrement des règlements dans les comptes clients : une gestion efficace de
relances repose sur des comptes clients mis à jour en permanence
 Relance par écrit systématique (dans quel délai, qui l’envoi, …)
 Suivi de la procédure de relance rigoureuse, ne jamais laisser un dossier sans suivi.
III – Le savoir faire :

La bonne gestion du poste client est un des enjeux les plus importants pour la pérennité d’une
société, elle passe par une bonne organisation de son processus de recouvrement de ses
créances.
Les solutions d’une bonne gestion du poste client sont :

- la gestion des comptes clients
- suivi des encaissements
- relances contentieuses

79
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS.

A partir de ces différentes solutions, il existe celles qui sont déjà retenues et appliquées au sein
de la société. Cela permet à la société d’atteindre un certain objectif pour son bon
fonctionnement.
Section 1 : Solutions retenues.

Parmi les diverses solutions traiter précédemment, il y a celle qui sont immédiatement
appliquée par la société pour rattraper les lacunes existants et pour minimiser les risques
d’impayés ; ceci grâce à l’aide du personnel du service financier. Nous pouvons citer entre
autres :
- La création d’un fichier par client
- Amélioration de la stratégie de relances
- Bonne gestion du compte client.
I – La création d’un fichier client :

La création d’un fichier client a permis à la société de mieux gérer la situation de créances de
chaque client. Elle peut voir et distinguer le mouvement de chaque facture à un moment donné
pour faciliter la vérification et le suivi de chacune des factures.
Après avoir rempli le fichier, nous passons par l’enregistrement de la créance de chaque client
dans l’état récapitulatif des créances à recouvrir et après paiement l’enregistrement dans l’état
récapitulatif des créances recouvrées.
Ci - après le processus de traitement de la créance de chaque client :

Création d’un fichier client : enregistrement date facture, n° fiche de travail, n° bon de
commande, n° facture, nature, montant total
↓
Enregistrement de chaque créance totale du client dans l’état récapitulatif des créances à
recouvrir
↓
Enregistrement du paiement dans l’état récapitulatif des créances recouvrées.

80
Ainsi, il est plus facile de traiter chaque client différemment en adoptant cette solution.
II – Amélioration de la stratégie de relances :

Le suivi du schéma de relance client expliqué auparavant est vraiment très efficace. Il existe
des clients difficiles à relancer mais il y a ceux qui ont répondu à la demande de la société.
Durant notre passage dans la société, parmi les créances à recouvrir, il y a celles qui sont
rapidement recouvrées grâce à l’application de la méthode de relance citée dans le chapitre III.
L’éventuelle communication qui existe entre le client et le responsable de recouvrement a aussi
facilité le contact lors du recouvrement.
Voici un état récapitulatif des créances recouvrées en adoptant cette stratégie de relance :
Cas de la société RABE et RASOA
CLIENTS DATE FACT NUM FACT MONTANT TRAITEMENT PAIEMENT

RABE 30/06/09 3430/PP-PA 3 250 000 - Appel le 31/08/09 : première
discussion avec le responsable
- Rappel le 07/09/09 : absence
du signataire
- Rappel le 14/09/09 : envoi
1ère lettre de relance
le 15/09/09
RASOA 06/06/09 3907/PA 120 000 - Appel le 09/09/09 : chèque
en cours de signature
- Rappel le 16/09/09 : attente
signature chèque
Le 20/09/09
Parmi les trente (30) sociétés clients de ERRE, seul trois (3) d’entre elles font l’objet d’un
envoi d’une lettre de relance lors du recouvrement et les restent sont réglés après la deuxième
relance téléphonique et dès fois certaines sociétés règlent avant même le délai de règlement de
soixante (60) jours. Avec trois lettres de relance envoyées, deux d’entre elles ont répondues
deux jours après l’envoi de la lettre donc nous pouvons dire que la stratégie a été bien efficace.

81
Durant notre passage dans la société pendant trois mois, sur factures à recouvrir sociétés
confondues, règlements ont été reçus en appliquant cette stratégie de relance c'est-à-dire après
la deuxième relance téléphonique sans émettre une lettre de relance soit
III – Bonne gestion du poste client :

Bien gérer le poste client permet à la société de ne pas faire recours au contentieux mais que le
recouvrement soit toujours à l’amiable. Avec l’établissement des différentes fiches, nous avons
pu gérer facilement chaque poste client tout en vérifiant leur situation actuelle, le nombre des
factures impayées, leurs montants respectifs,…
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales.
I – Résultats attendus :
Après l’analyse de ces différentes solutions, nous pouvons s’attendre aux résultats ci-dessous. Il
est tout de même de savoir que ces résultats ne seront pas immédiats mais effectif à long terme.
Voici les résultats escomptés :
1- Résultats financiers :
- Minimisation du risque d’impayé
- Augmentation du chiffre d’affaires chaque année
- Réduction des coûts de délais de paiement.
2- Résultats économiques :
- Optimisation des panneaux publicitaires dans les provinces
- Amélioration de la qualité des prestations offertes aux clients
- Augmentation du taux de remise accordé aux clients
3- Résultats sociaux :
- Création d’emploi au personnel surtout celui des provinces
- Amélioration de la relation commerciale de la société avec les clients.

82
II- Recommandations générales :

D’après tous ce que nous avons vus, il est donc souhaitable pour la société de voir les méthodes
d’amélioration tant sur la procédure de recouvrement des créances que sur son organisation
générale pour assurer son bon fonctionnement.
L’application et l’adoption de ces différentes solutions mène la société vers la voie du

développement afin d’atteindre un objectif surtout pour l’avenir. Ces diverses solutions n’est
pas immédiates mais applicables pour le long terme donc nous souhaitons à la société de tenir
compte à ces propositions d’actions à savoir :
 Bien déterminer la procédure de recouvrement des créances à appliquer pour éviter le

gonflement des impayés. Celle-ci permet à la société de mieux gérer son portefeuille
 Essayer de motiver le personnel au maximum afin qu’il puisse effectuer correctement
son travail. La motivation du personnel contribue aussi à l’obtention du rendement plus
efficace, améliore les connaissances et la capacité des employés.

83
CONCLUSION
Ces trois (3) mois de stage pratique au sein de l’Agence ERRE nous a permis de :
- confronter nos connaissances théoriques,
- Approfondir et élargir nos connaissances,
- Evaluer nos capacités à s’intégrer au sein du monde professionnel et d’évaluer également
les contraintes.
Par ailleurs, les notions apprises durant nos quatre années d’études nous ont aidés à avoir une
appréciation sur la vie de l’entreprise en général ; ainsi nous avons pu constater qu’ERRE est
une société qui, dans le futur ne sera perturbé grâce à sa perfection et sa capacité, notamment à
sa bonne gérance et son organisation interne très bien déterminée.
Nous avons donc été témoin de l’ardeur et de la volonté, clé de sa réussite, tout en acquérant
des savoir – faire et des expériences utiles pour notre avenir.
Notre thème a le mérite d’avoir éclairci les procédures déjà pratiquées partout dans le monde et
dont quelques parties sont déjà appliquées par ERRE pour sa bonne gestion. D’autres parties
peuvent s’avérer utile pour la société suivant la situation qui se présente. Nous invitons donc la
société à tenir compte de nos modestes propositions.
Notre étude sur la « Contribution à l’amélioration de la procédure de recouvrement des

créances » a permis d’identifier les principales causes aux problèmes des impayés dans le cas
général des sociétés spécifiquement dans le cas de l’Agence de Publicité ERRE. Il s’agit
principalement des causes internes aux entreprises depuis la prospection des clients jusqu’à
l’encaissement des créances en passant par son traitement commercial et comptable.
En conséquence, des recommandations ont été faites pour maîtriser et apurer les impayés mais
aussi pour corriger l’inefficacité du recouvrement. Elles peuvent donc servir d’indication dans
la résolution du problème d’impayé des sociétés, et en particulier celles de l’Agence de
Publicité ERRE.

84
Bref, nous avons su que la pérennité d’une entreprise ne se base pas uniquement sur le capital,
sur la production ou sur la force humaine. D’autres facteurs tels que des objectifs réalistes et
structurés, une bonne gouvernance et le professionnalisme conditionnent sa survie.
Cependant, le succès de recouvrement dépendra t-il de la capacité du créancier à analyser la

situation face à laquelle il est confronté et à utiliser les moyens d’actions ou de convictions les
plus adéquats ?

BIBLIOGRAPHIE
- Allen T et KATZ « Age- Education et Technique » Edition 1992, USA page 39, 237, 245
- Edric Consulting in « Le Guide de Recouvrement » 2ème Edition 2006, page 40 à 55
- KEISER, A.M « Contrôle de Gestion » Edition ESKA 2003, page 540
- MALAVAL P “Marketing Business to Business”, Paris, Publi-Union, 1996
- Muriel CAHEN : “ Le recouvrement des créances : mode et procédures”, Paris Edition 2003
- NORMANN R. : « Le Management des services », Paris Inter Edition 1994.
- Pierre VERNIMMEN, “Finances d’Entreprise? Edition Dallaz, 2009
COURS THEORIQUE
- RANOROVOLOLONA Aimée Lucie, Cours de Comptabilité Générale 1ère Année, FAC
DEGS 2008, Université d’Antananarivo
- RAVONJIARISON Cousin Germain, Cours de l’Initiation à l’Audit 4ème Année, FAC
DEGS 2008, Université d’Antananarivo
- ANDRIANTSEHENO Daniel, cours Marketing Stratégique 4ème Année, FAC DEGS 2008,
Université d’Antananarivo
WEBOGRAPHIE
- www.netpme.fr consulté le 17 Août 2009 à partir de 10h30mn

- www.lerecouvrement.com consulté le 29 Octobre 2009 à 14h00mn
- www.oseo.fr consulté le 10 Septembre 2009 à partir de
- Moteur de recherche à consulter sur http:/www.google.com

ANNEXES

ANNEXE 1
ERRE AGENCE DE PUBLICITE
Date :
N° :
BON D'ACHAT MATIERES (BAM)

DESIGNATION Nbre PU Total OBS
TOTAL
Montant en lettres :
Chèques N° :
Ordre :
Montant :
ANNEXE 2

DATE :
CHEQUE A ETABLIR
FOURNISSEURS MONTANT N° Chèque N° BOCOM
DATE :
CHEQUE A ETABLIR
FOURNISSEURS MONTANT N° Chèque N° BOCOM

ANNEXE 3
PIECE DE CAISSE PIECE DE CAISSE
DATE: DATE:
N° N°
Montant : ( ) Montant : ( )
Détails des dépenses : Détails des dépenses :
Signature Accord Reçu Signature Accord Reçu
PIECE DE CAISSE PIECE DE CAISSE

DATE: DATE:
N° N°
Montant : ( ) Montant : ( )
Détails des dépenses : Détails des dépenses :
Signature Accord Reçu Signature Accord Reçu

ANNEXE 4
TAMPON FOURNISSEUR DATE :
Désignation Qté PU Montant
Arrêtée la présente facture à la somme de :
Signature :
TAMPON FOURNISSEUR DATE :
Désignation Qté PU Montant
Arrêtée la présente facture à la somme de :
Signature :
ANNEXE 5
DEMANDE DE CONGE
Nom : …………………………………………….Fonction : ……………………..

Prénoms : …………………………………………………………………………..
Du : ……………………………au ………………………………………………..
Soit : ………….. jours calendaires
Motif :………………………………………………………………………………..
Ce ……………………………………. Absence déductible :

s/ congé
s/ Salaire
s/ évènement familial
Récupération
Droits aux congés Intéressé ( e ) Le Responsable
Reliquat : ……………
Droit : ……………
Pris : ……………
_____________
Reliquat Accord - Refus
___________________________________________________________________________
DEMANDE DE CONGE
Nom : …………………………………………….Fonction : ……………………..

Prénoms : …………………………………………………………………………..
Du : ……………………………au ………………………………………………..
Soit : ………….. jours calendaires
Motif :………………………………………………………………………………..
Ce ……………………………………. Absence déductible :

s/ congé
s/ Salaire
s/évènement familial
Récupération
Droits aux congés Intéressé ( e ) Le Responsable
Reliquat : ……………
Droit : ……………
Pris : ……………
ANNEXE 6: TRESORERIE
+
MOIS DE
DATE CHEQUES FACTURE DESIGNATION MONTANT ENCT. NET DECAISSEMENT SOLDE OBSERVATION
Directeur Général
Directeur Général Adjoint
Responsable Approvisionne- Responsable Technique Responsable Administratif Responsable Informatique Responsable Commercial
- ment et Financier et Logistique
.
Comptable RS Maintenance RS OM Nord RS P.Affiche RS Sérigraphie RS P&Trace RS OM Sud Commercial Commercial
Appro. Magasinier Gestion PP
Femme de Femme de Femme de Femme de Coursière Gardien Gardien

Soudeur Soudeur Afficheur Afficheur Soudeur Soudeur Ménage Ménage Ménage Ménage Jardinier Jardinier
TABLE DES MATIERES
AVANT PROPOS
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
LISTE DES ABREVIATIONS
INTRODUCTION ...................................................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA RECHERCHE .............. 4
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE ........................................................ 5
Section 1 : Historique............................................................................................................. 5
I – Création : ....................................................................................................................... 5
II - Extension : .................................................................................................................... 5
Section 2 : Structure ............................................................................................................... 6
I – Le personnel : ................................................................................................................ 6
II - Moyens techniques de production : .............................................................................. 6
III – Répartitions des attributions : ..................................................................................... 7
Section 3 : Activités et missions ............................................................................................ 8
CHAPITRE II : RAPPEL THEORIQUE SUR LE RECOUVREMENT DES
CREANCES ........................................................................................................................... 11
Section 1 : Généralités. ........................................................................................................ 11
I – Définitions : ................................................................................................................. 11
II – Les acteurs : ............................................................................................................... 11
Section 2 : Procédures de recouvrement des créances. ........................................................ 13
I – Gestion des impayés : .................................................................................................. 13
II – Impact des impayés sur la société : ............................................................................ 13
III – Prévention des impayés : .......................................................................................... 13
IV – Procédures de recouvrement proprement dit : .......................................................... 14
CHAPITRE III : ETUDE SUR LA PROCEDURE ACTUELLE DE
RECOUVREMENT DES CREANCES DE L’AGENCE DE PUBLICITE ERRE. ....... 18
Section 1 : Le déroulement du stage .................................................................................... 18
Section 2 : Les acquis du stage ............................................................................................ 19
I – Les acquis techniques : ................................................................................................ 19
II- Les acquis humains :.................................................................................................... 19
III – Les atouts : ................................................................................................................ 20
Section 3 : Situation actuelle du recouvrement des créances de l’Agence ERRE Publicité.
.............................................................................................................................................. 20
I – Service : ....................................................................................................................... 20
II – Procédures : ................................................................................................................ 20
DEUXIEME PARTIE : IDENTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES 27
CHAPITRE I : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU RECOUVREMENT DES
CREANCES. .......................................................................................................................... 28
Section 1 : Manque de bases de données. ............................................................................ 28
Section 2 : Non respect de la stratégie de relance. ............................................................... 30
Section 3 : Dossiers non traités ............................................................................................ 31
CHAPITRE II : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DE L’ORGANISATION DE LA
SOCIETE. .............................................................................................................................. 32
Section 1 : Insuffisance de personnel................................................................................... 32
Section 2 - Inexistence du département marketing. ............................................................. 33
I - Manque d’équipe commerciale : .................................................................................. 34
II- Manque de gestion de panneaux publicitaires : ........................................................... 35
CHAPITRE III : PROBLEMES LIES AU NIVEAU DU PAIEMENT. .......................... 37
Section 1 : Non respect de la condition de règlement. ......................................................... 37
Section 2 : Manque de gestion du poste clients ................................................................... 40
Section 3 : Existence des retards de paiements. ................................................................... 41
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET SOLUTIONS
RETENUES ............................................................................................................................... 49
CHAPITRE I : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE
RECOUVREMENT DES CREANCES. ............................................................................. 51
Section 1 : Création d’un fichier par client. ......................................................................... 51
I- Fiche individuelle du client :......................................................................................... 51
II- Etat récapitulatif des créances à recouvrir : ................................................................. 54
III- Etat récapitulatif des créances recouvrées :................................................................ 56
Section 2 : Amélioration de la stratégie de relance.............................................................. 58
Section 3 : Classement méthodiques des dossiers. .............................................................. 61
CHAPITRE II : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE
L’ORGANISATION DE LA SOCIETE ............................................................................. 63
Section 1 : Recrutement d’un Chargé de recouvrement. ..................................................... 63
I – Structure fonctionnelle : .............................................................................................. 63
II – Organisation hiérarchique : ........................................................................................ 64
III – Caractéristiques du Chargé de Recouvrement : ........................................................ 65
IV – Déterminations des moyens : ................................................................................... 65
Section 2 : Mise en place d’un service Marketing et Communication. ............................... 66
I- Recrutement d’un Responsable Marketing et Communication : .................................. 66
II – Recrutement d’équipe commerciale : ........................................................................ 69
Section 3 : Amélioration de la motivation du personnel...................................................... 72
I – Amélioration sur le plan humain : ............................................................................... 73
II – Formation du personnel : ........................................................................................... 73
CHAPITRE III : SOLUTIONS CONCERNANT LE PROBLEME DE PAIEMENT. . 74
Section 1 : Amélioration de la procédure de recouvrement. ................................................ 74
I – La mise en demeure par lettre recommandée : ............................................................ 74
II – La sommation par huissier : ....................................................................................... 74
III – L’action en justice ou recouvrement judiciaire : ...................................................... 75
IV – Le recouvrement forcé : ........................................................................................... 76
Section 2 : Optimisation des délais de règlement clients. .................................................... 76
I – Réduction des délais de règlement client : .................................................................. 76
Section 3 : Bonne gestion du compte client ......................................................................... 78
I – L’organisation : ........................................................................................................... 78
II – La rigueur : ................................................................................................................. 79
III – Le savoir faire : ......................................................................................................... 79
CHAPITRE IV : SOLUTIONS RETENUES ET RESULTATS ATTENDUS. .............. 80
Section 1 : Solutions retenues. ............................................................................................. 80
I – La création d’un fichier client : ................................................................................... 80
II – Amélioration de la stratégie de relances : .................................................................. 81
III – Bonne gestion du poste client : ................................................................................. 82
Section 2 : Résultats attendus et recommandations générales. ............................................ 82
I – Résultats attendus : ...................................................................................................... 82
II- Recommandations générales : ..................................................................................... 83
CONCLUSION ......................................................................................................................... 84
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES

Litera Hanitriniala L

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FACULTE DE DROIT D’ECONOMIE DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

Présenté par : Mademoiselle RALITERA Hanitriniala Lalaonirina

Sous l’encadreur pédagogique de : Sous l’encadreur professionnel de :

Madame Haingotiana Nicole Madame Olga Saholy ROGER

Année Universitaire : 2008 – 2009

Dans le cadre de sa formation académique, l’Université d’Antananarivo accorde à ses

Mémoires de fin d’études

Nos remerciements s’adressent également à :

- Monsieur Le Président de l’Université d’Antananarivo, qui nous avons donné l’opportunité

Nous témoignons notre profonde gratitude envers :

Tableau n°6 : Calcul de la date d’échéance de la facture n° X/PP 74

Mémoires de fin d’études

Figure n° 1 : Organigramme du service financier. 60

Mémoires de fin d’études

Mémoires de fin d’études

Notre thème porte sur la « Contribution à l’amélioration de la procédure de recouvrement

Mémoire de fin d’études

Nous avons procédé à une étude exploratoire. Cette étude consiste à :

Voici les étapes que nous avons suivies :

Mémoire de fin d’études

Mémoire de fin d’études

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA

Mémoire de fin d’études

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE

Elle a un atelier de production de 500m² couvert à Analamahitsy où elle a tout le matériel

Mémoire de fin d’études

ERRE détient un réseau serré de panneaux publicitaires de dimension 4m x 3m ou 6m x 3m et

II - Moyens techniques de production :

 Service de construction métallique :

 Service pose affiche :

Mémoire de fin d’études

 Service de dessin et traçage :

 Service d’impression sérigraphique :

III – Répartitions des attributions :

1 – Le responsable approvisionnement et financier : est celui qui se charge de suivre les

Mémoire de fin d’études

3 - Le responsable administratif : joue aussi le rôle de secrétaire dans la société ; assure

Le responsable administratif prend en charge la réception des courriers, documents et de le

4 - Le responsable commercial : assure toute la relation commerciale, se charge de

Section 3 : Activités et missions

Mémoire de fin d’études

 Panneaux publicitaires : c’est un grand panneau de forme rectangle de dimension

Il y a deux types de panneaux :

 Peinture murale : il s’agit d’une méthode publicitaire où les annonceurs mettent en

 Banderoles : de petite taille en nylon ou en tergal (les fanions), de taille moyenne en

Mémoire de fin d’études

Sources : Archive de l’Agence de Publicité ERRE

Mémoire de fin d’études

CHAPITRE II : RAPPEL THEORIQUE SUR LE RECOUVREMENT DES CREANCES

Les différents profils payeurs.

Mémoire de fin d’études

Les documents de base utilisés par le service commercial sont :

La facture est un document commercial et comptable. C’est un élément de preuve d’une

Mémoire de fin d’études

3 – Le service technique et logistique :

Section 2 : Procédures de recouvrement des créances.

I – Gestion des impayés :

II – Impact des impayés sur la société :

III – Prévention des impayés :

Mémoire de fin d’études

IV – Procédures de recouvrement proprement dit :