PROJET EDUCATION BIP PHASE IV

ATELIER DE MBOBIÈNE
Août 2006

1
 SOMMAIRE
I - INTRODUCTION. ........................................................................................................
II - DOCUMENTS BE GESTION ADMINISTRATIVE .................................................
2.1 RAPPORT DE FIN D’ANNEE .................................................................................
2.1.1 Utilités ......................................................................................................................
2.1.2 Techniques/Modes d'emploi .....................................................................................
2.2 RAPPORT DE RENTREE .......................................................................................
2.2.1 Utilités ......................................................................................................................
2.2.2 Techniques/Modes d'emploi ......................................................................................
2.3 P.V. DE PASSATION DE SERVICE ...............................................................
2.3.1 Utilités ......................................................................................................................
2.3.2 Techniques/Modes d'emploi .....................................................................................
2.4 CAHIER DES STATISTIQUES ...............................................................................
2.4.1 Utilités ......................................................................................................................
2.4.2. Techniques/Modes d'emploi ..........................................................................................
2.5 DOCUMENTS DES CAMPAGNES STATISTIQUES DE L’ECOLE ..............................
2.5.1 Utilités ......................................................................................................................
2.5.2 Techniques/Modes d'emploi ......................................................................................
2.6 CAHIER DE VISITEURS .......................................................................................
2.5.1 Utilités ......................................................................................................................
2.6.2 Techniques/Modes d’emploi .....................................................................................
2.7 REGISTRE MATRICULE DES MAITRES ET ELEVES...............................................
2.7.1 Utilités ......................................................................................................................
2.7.2 Techniques/Modes d’emploi ......................................................................................
2.8 CAHIER DE SERVICE...........................................................................................
2.8.1 Utilités ......................................................................................................................
2.8.2 Techniques/Modes d'emploi .....................................................................................
2.9 REGISTRE ARRIVEE ORDINAIRE ET CLASSEMENT DANS LE CHROMO ...............
2.9.1 Utilités ......................................................................................................................
2.9.2 Techniques/Modes d'emploi .....................................................................................
2.1 o REGISTRE DEPART ORDINAIRE ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO .....................
2.10.1 Utilités .................................................................................................................
2.10.2 Techniques/Modes d’emploi ................................................................................
2.11 REGISTRE ARRIVEE CONFIDENTIEL ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO ..........
2.1 1.1 Utilités ..................................................................................................................
2.11.2 Techniques/Modes d'emploi .................................................................................
2.12 .... REGISTRE DEPART CONFIDENTIEL ET CLASSEMENT DANS LE CHRONO ...........
2.12.1 Utilités .................................................................................................................
2.12.2 Techniques/Modes d'emploi ................................................................................
2.13 CAHIER DE MONOGRAPHIE ...............................................................................
2.13.1 Utilités .................................................................................................................
2.13.2 Techniques/Modes d'emploi ................................................................................
2.14 REGISTRE PV DE CONSEIL DES MAITRES ..........................................................
2.14.1 Utilités .................................................................................................................
2.14.2 Techniques/Modes d'emploi ................................................................................
2.15 CAHIER DE COMMUNICATION INTERNE... ..........................................................
2.15.1 Utilités .................................................................................................................
2.15.2 Techniques/Modes d'emploi .................................................................................
2.16 FICHIER SCOLAIRE .............................................................................................

3.7 PROGRAMMES 79- 1165, NP, LC ET AUTRES PROGRAMMES TRANSVERSAUX

Utilités
Techniques/Modes d'emploi

4 DOCUMENTS DE GESTION MATERIELLE ET FINANCIERE

LIVRE JOURNAL DES MATIERES
Utilités

>
Techniques/Modes d'emploi
GRAND LIVRE DES COMPTES DE MATIERES
Utilités
Techniques/Modes d'emploi
BONS D’ENTREES, DE SORTIES/BORDEREAU DE LIVRAISON/PV DE
RECEPTION/REÇUS/FACTURES
Utilités
Techniques/Modes d’emploi
LIVRE JOURNAL DES DENIERS
Utilités
Techniques/Modes d’emploi
GRAND LIVRE DES COMPTES DE DENIERS
Utilités
Techniques/Modes d'emploi
REGISTRE DE LA COOPERATIVE
Utilités
Techniques/Modes d’emploi
REGISTRE DE LA CANTINE SCOLAIRE
 1 - INTRODUCTION

La deuxième phase du Programme Décennal de l’Education et de la Formation (PDEF) donne

la priorité à l’amélioration de la qualité du système éducatif. Un maillon important de cette
phase constitue la formation des enseignants.
Si pour les enseignants « craie en main », existent des structures comme l’Ecole Normale
Supérieure devenue la Faculté (FASTEF), comme les Ecoles de Formation d’instituteurs (EFI),
tel n’est pas le cas avec les directeurs d’école primaire et les chefs d’établissement.
Si l’on considère que ces personnes sont la clé de voûte du système éducatif à la base, on
comprend l’importance de leur formation pour une bonne gestion des écoles élémentaires et
des établissements moyens et secondaires. Il s’agit de créer des conditions d’émergence d’un
bon leadership pour les écoles.
Les directeurs et chefs d’établissement doivent être en mesure d’informer les enseignants mis
à leur disposition et les parents d’élève, de les encadrer, d’assurer le contrôle et le suivi des
enseignements dispensés, d’impulser une bonne gestion de leur école et établissement. .
Ces missions ne peuvent être effectives et efficaces que si ces responsables du niveau
déconcentré et décentralisé sont soutenus par des formations qui renforcent leur capacité de
gestion des structures qui leur sont confiées.
Ce guide comprend trois parties :
 Documents de gestion administrative ;
 Documents de gestion pédagogique ;
 Documents de gestion matérielle et financière.
Il est destiné surtout aux nouveaux directeurs d’école et chefs d’établissements scolaires. Il a
ses limites et est susceptible d’être amélioré.

6
 2 - DOCUMENTS DE GESTION ADMINISTRATIVE

2.1 Rapport de fin d’année

2.1.1 Utilités
 II permet de connaître la situation exacte de son école en fin d’année et de faire des
projections pour l’année à venir
2.1.2 Techniques/Modes d’emploi
 Il faut y porter toutes les informations JUSTES prévues dans les différentes rubriques
que sont : les infrastructures, les structures, les effectifs, les cours, les mobiliers, les
personnels, la synthèse des propositions de passages, de redoublement, d’abandons et
d’exclusions. .etc.
 Il y a lieu aussi de faire des suggestions sur les perspectives

2.2 Rapport de rentrée

2.2.1 Utilités
 Il s’inspire du rapport de fin d’année pour faire la situation exacte de son école à la
rentrée des classes.
 Il doit donc réajuster les données, les projections et les suggestions du rapport de fin
d’année, dont il épouse la structuration, pour un meilleur pilotage,
2.2.2 Techniques/Modes d’emploi
 Même traitement que le rapport de fin d’année.

2.3 P.V. de passation de service

2.3.1 Utilités
 Il présente la situation globale de l'école (matérielle, financière, administrative, etc.) au
moment où on la prend.
 II sert de référence pour fixer des objectifs par rapport à la situation héritée
23.2 Techniques/Modes d’emploi
 Les données mentionnées dans le document doivent être exactes : les écritures et le
physique doivent être conformes
NB : Eviter de signer le document de passation de service sans avoir au préalable vérifié tout
ce qu’il contient.

2.4 Cahier des Statistiques

Il y sera mentionné les taux de réussite aux examens scolaires, les taux de rendement et
d’abandon etc.
2.4.1 Utilités
 Décrit l’évolution des taux de réussite
 Donne une image du crédit des enseignements
 Incite à l’amélioration des résultats
 Présente l’évolution des taux de rendement
  C’est un référent pour prendre des décisions en vue d’améliorer la qualité Rend visible
les performances scolaires
 C’est une banque de données sur les résultats scolaires de l’école

2.4.2 Techniques/Modes d’emploi

 Calculer à la fin des examens scolaires et dégager les pourcentages
 Calculer à la fin de chaque année les taux de promotion, de redoublement, d’abandon et
d’exclusion
 S’en référer pour définir des stratégies d’amélioration de la qualité
 A afficher au bureau, du directeur
 A consigner dans un registre sous forme de tableau chaque année après les conseils de
fin d’année pour les taux de promotion, de redoublement, d’abandon, et d’exclusion et
après résultats du CFEE et de l’entrée en 6ème pour les résultats des examens scolaires
de fin d’année
 Permet la transmission ou l’affichage de données exactes à tout moment

Exemple de Tableau de Synthèse des Propositions de Fin d’année

Effectif Passants Taux
Redou-
Cours début fin Abandons Exclus Redouble-
blants Promotion Àbandons Exclus
d’année d’année ment
G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T
CI
CP
CEI
CE2
CM1
CM2
Total

Exemple de Tableau de Taux de Promotion Interne

Effectif Passants Taux (%)
Redou- Abandon
début fin Exclus Promo- Redou-
blants s Abandon Exclus
d’année d’année tion blement
G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T
CI
CP
CE1
CE2
CM1
CM2
Total

Exemple de Tableau d’évolution des Taux de Réussite aux Examens Scolaires

CFEE Entrée en 6ème
Inscrits Présents Admis Taux(%) Inscrits Présents Admis Taux(%)
G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T G F T
2001
2002
2003
2.5 Documents des Campagnes Statistiques de l’école
2.5.1 Utilités
 Consignent toutes les données statistiques de l’école au fil des ans
 Ce sont les mémoires de l’évolution de l’école et de son passé
2.5.2 Techniques/Modes d’emploi
 A conserver et à archiver soigneusement pour en tirer les informations utiles en temps
opportun.

2.6 Cahier de visiteurs

2.6.1 Utilités
 Consigne les impressions des visiteurs (visite importante d autorités)
 Traduit l’image de l’école et son passé
2.6.2 Techniques/Modes d’emploi
 Le visiteur doit remplir le registre en y mentionnant ses impressions
NB : La signature et ta qualité du visiteur sont importantes.

2.7 Registre matricule des maîtres et élèves

2.7.1 Utilités
 Il doit contenir les informations et les renseignements nécessaires sur le personnel et les
élèves : situation sociale, formation, profil, adresse civile, date d’arrivée à 1 école ou
date d’inscription au CI, date d’affectation de l’école ou date d’obtention du CFEE et
de l’entrée en 6ème, destination, date d’abandon des classes, année de fin de scolarité,
etc.
2.7.2 Techniques/Modes d’emploi
 Les informations concernant chaque catégorie de personnel doivent y être enregistrées
par ordre chronologique sans interruption au fur et à mesure que les agents et les élèves
arrivent à l’école ou la quittent pour quelque motif que ce soit
 Il sera consulté régulièrement pour traiter les différentes pièces et dossiers du personnel.

2.8 Cahier de service

2.8.1 Utilités
 Il doit relater tous les faits marquants de l’école par jour ouvrable : c’est le journal
quotidien de l’école
 C’est une source d’informations sur le fonctionnement au jour le jour de l’école.
 Il montre l’assiduité des maîtres et les incidents ou faits marquants de la journée
2.8.2 Techniques/Modes d’emploi
 Il est tenu par les maîtres de l’école à tour de rôle par semaine.
 Celui qui le tient est appelé maître de service : il doit enregistrer quotidiennement les
faits
 Sa consultation permet de connaître la vie de l’école au jour le jour.

2.9 Registre Arrivée Ordinaire et classement dans le Chrono

2.9.1 Utilités
 Retrace l’ordre d’arrivée de toutes les correspondances ordinaires (documents
administratifs) parvenues à l’école
 Facilite la recherche dans le chrono « Arrivée ordinaire »
2.9.2 Techniques/Modes d’emploi
 Enregistrer chronologiquement tout le courrier « arrivée ordinaire »
 Porter toutes les informations prévues dans les colonnes

Exemple de page de Registre Arrivée Ordinaire

Date et
Numéro et Date de la Date et Numéro de la
Numéro Expéditeur Objet
correspondance Réponse
d’Arrivée

29/06/2006 Correction des 00574/IDEN/Mb du

0174 du 28/06/2006 ME/CMDCAJLNF/DC/DALN
N°01 Manuels de CP et CEI 19/07/2006

03/07/2006 Affectations en postes

002626 du 16/06/2006 ME/SG/DRH/DPSRPC/SSm Néant
N°02 sédentaires

NB : Bien numéroter pour un bon archivage.

2.10 Registre Départ Ordinaire et classement dans le Chromo

2.10.1 Utilités
 Retrace l’ordre d’envoi de toutes les correspondances ordinaires (documents
administratifs) envoyées par l’école
 Facilite la recherche dans le chrono « Départ ordinaire »
2.10.2 Techniques/Modes d’emploi
 Enregistrer chronologiquement tous les courriers ordinaires envoyés par l’école
 Porter toutes les informations prévues dans les colonnes

Exemple de page de Registre Départ Ordinaire

de Pièces
d’Ordre
Numéro

Nombre

Date de Numéro
Destinataire Objet de la correspondance Observations
Départ Archives

BE transmettant Pour transmission à

Propositions de Maîtres ME/CMDCALNF/DC
110 02 03/07/06 IA/DIOURBEL 00558
expérimentateurs de la 3e /DALN et pour
Génération compte tendu

BE Transmettant feuilles de
1DEN /BAMBEY déplacement des
111 102 07/08/06 111 Pour Attribution
IDEN/DIOURBEL professeurs ayant siégé au
BFEM, session 06

NB : Bien numéroter pour un bon archivage.

2.11 Registre Arrivée Confidentiel et classement dans le Chrono
2.11.1 Utilités
 IDEM « Arrivée Ordinaire »
2.11.2 Techniques/Modes d’emploi
 IDEM « Arrivée Ordinaire »

2.12 Registre Départ Confidentiel et classement dans le Chrono

2.12.1 Utilités
 IDEM « Départ Ordinaire »
2.112 Techniques/Modes d’emploi
 IDEM « Départ Ordinaire »

2.13 Cahier de Monographie

2.13.1 Utilités
 Retrace l’histoire de l’école (tous les moments forts y figurent) Dresse une bonne
carte d’identification de l’école
2.13.2 Techniques/Modes d’emploi
 Enregistrer par ordre chronologique des moments forts Consulter en cas d’enquête,
de plaidoyer pour l’école, etc.

2.14 Registre PV de Conseil des Maîtres

2.14.1 Utilités
 Consigne toutes les décisions du CDM Détermine l’activité du CDM
2.14.2 Techniques/Modes d’emploi
 PV à dresser après chaque CDM Mettre en relief les décisions retenues
 Consulter au besoin pour rappeler une décision

2.15 Cahier de Communication interne

2.15.1 Utilités
 Pour faire circuler l’information (réunions, annonces de fêtes, etc.)
 Dissipe les suspicions
 Laisse des traces pour éviter les malentendus
2.15.2 Techniques/Modes d’emploi
 Mettre l’information du jour, faire circuler dans les classes, faire émarger après la prise
d’information
 Consulter au besoin pour rafraîchir les mémoires

2.16 Fichier scolaire

2.16.1 Utilités
 Permet de maîtriser les flux des élèves par niveau Facilite le suivi de la scolarité des élèves
 Prépare le traitement des dossiers de candidatures aux examens et concours
2.16.2 Techniques/Modes d’emploi
  A constituer et à mettre à jour au fur et à mesure des arrivées et départ d’élèves
 A classer par niveau, cours et ordre alphabétique

2.17 Cahier de suivi individuel des maîtres

2.17.1 Utilités
 Il permet de maîtriser le comportement général du maître (assiduité, absence, respect
des délais, rendement interne, etc.)
2.17.2 Techniques/Modes d’emploi
 Enregistrer au cas par cas de toute attitude ou tout comportement d’un maître
influant positivement ou négativement sur le travail
 A consulter pour le traitement des différentes pièces ou des dossiers du personnel
(notation, appréciation, sanctions)
 A porter à la connaissance des adjoints en début d’année (document à partager)

2.18 Fichier des Personnels

2.18.1 Utilités
 Il sert à classer l’ensemble des documents concernant chaque maître (bulletins
d’inspection, autorisations d’absence, demandes d’autorisation d’absence, demandes
d’explications, réponses aux demandes d’explications, repos médicaux, congés de
maladie, de retraite veuve...etc.).
 Il s’agit de créer un fond de dossier pour chaque enseignant si possible dans une
chemise cartonnée de préférence.
2.18.2 Techniques/Modes d’emploi
 Classer les pièces au fur et à mesure qu’elles sont produites dans le dossier
individuel de chaque enseignant

2.19 Cahier de visites médicales

2.39.1 Utilités
 Il permet de maîtriser les principales affections fréquentes chez les élèves en vue de
prendre des mesures appropriées (vaccination, mesures d’hygiène pour le milieu,
etc.)
 Renseigne sur les raisons et les durées des absences des élèves
 Facilite le suivi médical des élèves
2.19.2 Techniques/Modes d’emploi

 Cahier à remplir quotidiennement par le maître de service pour tous les enfants
malades
 Consultation pour mieux apprécier le taux de fréquentation des élèves
 Si nécessaire, faire mentionner la maladie dont souffre l’élève.
2.20 Règlement intérieur
2.29.1 Utilités

 C’est un consensus écrit pour instaurer l’ordre et la discipline à l’école

 C’est la base d’un fonctionnement normal
2.20.2 Techniques/Modes d’emploi

 A élaborer en conseil de maître, dans l’esprit des lois, décrets, circulaires relatives à
l’école
 A diffuser auprès des parents, des autorités A expliquer aux élèves A afficher au
bureau et dans les classes

2.21 Tableau synoptique du personnel

2.21.1 Utilités
 Il permet de maîtriser en permanence les données sur le personnel
 II rend disponible pour tout visiteur, les données sur le Personnel
2.21.2 Techniques/Modes d’emploi

 A remplir en respectant tontes les données utiles concernant les agents (prénoms,
nom, grade, matricule, date et lieu de naissance, qualité, date d’arrivée à l’école, n°
OS, cours tenu, etc.)
 A consulter pour tout renseignement relatif au personnel

Exemple de Tableau Synoptique du Personnel

Date
Date et Lieu de Matricule Ordre de service Classe
N° Prénom et NOM Grade Fonction
Naissance de Solde
d'Arrivée à d’Affectation Tenue
l’école

253/IDEN/Mb du
1 Fallou NIOME 01/02/70 à TYP VE 3D232 01/10/04 Directeur Cl
23/09/2004

311/IDEN/Mb du
2 Mboré NDIAYE 20/07/71 à Yéri VE 3D332 08/11/04 Adjointe CP
02/11/2004

002351/ME/S
3 Mallé DIQUF 13/05/1970 MC NI 02/02/05 G/DRH du Adjoint CM2
17/01/2005

2.22 Tableau des effectifs des élèves

2.22.1 Utilités
 Il renseigne sur l’évolution des effectifs de l’école pour une période de 5 ans et sur
les effectifs par étape et par niveau de l’année en cours
 C’est une bonne base pour la commande et répartition des intrants
 Il est une source d’informations pour les visiteurs
 Il rend visible le rapport filles/garçons dans l’école
2.22.2 Techniques/Modes d’emploi
 Porter toutes les informations prévues dans les différentes rubriques (cours,
effectifs en garçons/filles, redoublants en garçons/filles, etc.)
 Classer les cours par ordre croissant (CI, CP,... CM2)
 A consulter pour tout renseignement relatif aux élèves

Exemple de Tableau des Effectifs des Elèves

Classes EFFECTIF TOTAL PASSANTS REDOUBLANTS
Garçons Filles Total Garçons Filles Total Garçons Filles Total
CI 32 28 60 30 24 54 02 04 06
CP 43 25 68 38 20 58 05 05 10
TOTAL 75 53 128 68 44 112 07 09 16

2.23 Registre transmission

2.23.1 Utilités
 Il est la mémoire de toutes les transmissions de courrier interne - externe (IDEN,
Ecole, autres)
 Facilite la recherche d’un document transmis à une division, à un bureau, à un
service
 E identifie celui qui a reçu le document transmis

2.23.2 Techniques/Modes d’emploi

 Enregistrer chronologiquement toutes les transmissions

 Signature du destinataire pour acquis

Exemple de page d’un Registre de Transmission

Mois de : juin 2006
Numéros

de pièces
Nombre
d’ordre
Dates

Signature du
Noms et adresses Objets
destinataire

Pièce n° 00474^DEN/Mb du 21/06/2006“

Directeur École de
22 35 a/s Convocation Correction CFEE, session 14
Marne Mor Diana
2006
Décision n° 00397/IA/Dbel du 12/06/2006
Directrice CETF de
26 36 accordant un congé de maternité à Mme 02
Mbacké 1
Jeanne Viviane COLY |
2.24 Fiche de renseignement
2.24.3 Utilités
 Ce sont les éléments de dossier individuel de chaque adjoint
 C’est une communication écrite sous forme de questionnaires voilés qui cerne le
Curriculum Vitae de chacun : date et lieu de naissance, diplômes académiques et
professionnels, corps et grades, différentes affectations et fonctions, durée dans la
carrière, situation matrimoniale, adresse civile, etc.
2.24.2 Techniques/Modes d'emploi
 A élaborer et à faire remplir par tous les adjoints avec signature
 Les informations recueillies dans la fiche de renseignements aident à remplir
facilement le registre matricule des maîtres
 A classer en confidentiel après exploitation

2.25 Répertoires et banque de textes

2.25.1 Utilités
 Ils permettent, par l’existence et la disponibilité des textes réglementaires, la conformité
juridique des actions, des comportements
 C’est une source pour l’information correcte des adjoints, élèves, partenaires
 Si possible, tous les textes réglementaires doivent être disponibles
2.25.2 Techniques/Modes d5enip|oi
 Lecture périodique et commentaire en conseil de maîtres
 Consultation occasionnelle avant d’entreprendre une action particulière devant un cas
à traiter
2.26 Documents à afficher par le directeur
 Tableau synoptique des personnels
 Le règlement intérieur des écoles de la République du Sénégal
 Le règlement intérieur de l’école qui s’inspire de celui des écoles de la République
du Sénégal qu’il adapte aux réalités locales
 Le tableau des effectifs des élèves
 Les Emplois du temps des classes
 Le tableau des statistiques
 Le Calendrier de l’animation pédagogique
 Etc.

20
 3 - DOCUMENTS DE GESTION PEDAGOGIQUE
3.1 Cahier de visite de classe
3.1.1 Utilités
 C’est un document de formation continuée des maîtres
 Il consigne le travail de contrôle et d’encadrement du directeur, renseigne en même
temps sur les réussites et les insuffisances pédagogiques de chaque maître et sur les
propositions de remédiations faites par le directeur
 C’est aussi un document de suivi contrôle de la progression des maîtres et des élèves
3.1.2 Techniques/Modes d’emploi

 Prévoir une partie pour chaque maître en indiquant ses références professionnelles
 Identifier chaque jour de passage - cours - leçons observées
 Mentionner les aspects positifs et les renforcements à faire

3.2 Calendrier de l’encadrement pédagogique

3.2.1 Utilités

 C’est le document de programmation correcte des interventions en classe

 Il permet un suivi réel du travail des maîtres
3.2.2 Techniques/Modes d’emploi

 Remplir dans un tableau : la date, l’heure, le cours à visiter, les leçons à observer, le
titulaire
 A afficher au bureau pour consultations (Directeur, Maîtres, Autorités, etc.)
Exemple de Calendrier de Visite de Passe ou d’Encadrement Pédagogique
Cours
Dates Heures Maîtres à Visiter / Encadrer Disciplines Ciblées
Tenus
02/12/04 8h – l0h Aliou DIOP 12/4 MC2 Préparation à la Rédaction
07/01/05 10h-11h Safiétou SAM B MC CI Langage : Consolidation
23/01/05 11h30-13h Sambayel DIAMANKA IPCE CEI Arithmétique

3.3 Calendrier de l’Animation Pédagogique

3.3.1 Utilités

 Il permet une maîtrise de l’emploi de temps général de travail

 Il aide à la préparation correcte des séances
 C’est un document de suivi efficace
3.3.2 Techniques/Modes d’emploi

 Elaborer le programme en équipe pédagogique en début d’armée (thèmes et

échéancier)
 Déléguer des responsabilités pour l’organisation efficace et à temps des séances
 Préparer les documents de travail, les interventions et confectionner les documents
de synthèse
Exemple de Calendrier de P Animation Pédagogique
Dates Themes Prestataires Lieux
Langage : Présentation Séance CI A Ecole Cheikh Ibra
22/04/06 Bassirou FALL
d’Acquisition an CI Fall

Leçon pratique de Compte

07/05/06 Adama DIOUF MC2 Ecole de Palène
Rendu de Rédaction

3.4 PV Cellule d’animation pédagogique

3.4.1 Utilité

 C’est une banque de données pédagogiques Est source d’harmonisation des

pratiques pédagogiques Participe du renforcement des capacités des enseignants
Identifie les différents problèmes soulevés
 Permet le suivi du fonctionnement de la cellule d’animation pédagogique
3.4.2 Techniques/Modes d’emploi

 A dresser après chaque cellule d’animation pédagogique : identifier les points forts,
les points de discorde à soumettre à l’IDEN ou à un expert pour traitement
 Au besoin, prévoir une fiche raisonnée consensuelle
 Document à consulter au besoin par le directeur, les maîtres et autres

3.5 Emplois de temps des classes

3.5.1 Utilités

 Permet la maîtrise des heures d’entrées et de sorties

 Permet le suivi des matières enseignées dans les différents cours
3.5.2 Techniques/Modes d’emploi

 A afficher au bureau
 A corréler avec le calendrier de l’encadrement pédagogique

3.6 Tableau des présences mensuelles

3.6.1 Utilités
 Dorme des indications sur les taux de fréquentation des maîtres
 Incite à une gestion rationnelle du Quantum Horaire
 Renseigne sur l’assiduité des maîtres

3.6.2 Techniques/Modes d’emploi

 A élaborer à la fin de chaque mois

 Respecter des colonnes et lignes indiquées
 Consulter régulièrement pour traitement de différents dossiers du personnel

22
Exemple de Tableau des Présences des Maîtres
Taux de
Total NBRE Total
Mle Cours Réalisation
N° Grades Heure Heures Heures
Prénoms et NOM Solde Tenu du Quantum
Due d’Absence exécutées
Horaire

i Ousmane SAMB IPCE 366.632/B CP 29 00 29 100%

2 Aladji DïOP IA 351.313/F CM1 29 3 26 89,65%

3.7 Programmes 79-1165, NP, LC et autres programmes transversaux

3.7.1 Utilités

 Permet de se conformer aux Instructions Officielles.

 Facilite la planification pertinente des contenus d’enseignement - apprentissage
3.7.2 Techniques/Modes d’emploi

 Consulter au moment d’élaborer les progressions

 Elaborer les progressions en équipes (niveau, étape, etc.)
 4 - DOCUMENTS DE GESTION MATERIELLE ET FINANCIERE

4.1 Livre journal des matières

4.1.1 Utilités
 Permet de tenir une gestion rationnelle, transparente, efficace des matières conforme
à la réglementation
 Détermine les stocks
 Tient un inventaire permanent
 Maîtrise les entrées et les sorties des biens
4.1.2 Techniques/Modes d’emploi
 A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des entrées et sorties de
matières, sans interruption en cours de gestion et sans distinction de nature
 Porter toutes les informations prévues dans les colonnes
Exemple de Livre Journal des Matières
Modèle :

Désignation des Entrées Sorties

Pour
Date de matières
mémoire S. Observations
l’opération
N° Nbre Nat N° Nbr Nat provisoire
Nature des matières
bon usités unités bon unités unités

Illustrations :

Désignation, des Entrées Sorties

Pour
Date de matières
l’opération N° Nbr Nat N° Nbr Nat mémoire S. Observations
provisoire
Nature des matières bon unités unités bon unités unités

Sidi et Rama CM - - - 1 7 N
Calcul quotidien CM - - - 1 10 N CM1 :
10/10/2005
Cahier 50 pages - - - 1 130 N Monsieur Faye

Cahier 100 pages - - - 1 65 N

Fiches scolaires 1 120 N - - -
20/10/2005 Règles plates 1 3 N - - - Dotation IDEN
Grammaire CM2 1 2 N - - -
Sortis pour
25/10/2005 Tables bancs - - - - - - 20 réparation :
Samb menuisier

24
4.2 Grand Livre des Comptes de Matières
4.2.1 Utilités
 Permet de tenir une gestion rationnelle, transparente, efficace des matières conforme
à la réglementation
 Détermine les stocks
 Tient un inventaire permanent
 Maîtrise les entrées et les sorties des biens
4.2.2 Techniques/Modes d’emploi

 Assure une doublure du Livre Journal des Matières en précisant des comptes
particuliers et spécifiques par matière
NB : On ne peut enregistrer ni en entrée, ni en sortie des matières de nature différente sur une
même page du Grand Livre des Comptes
 Veiller à la conformité entre le Livre Journal et le Grand Livres des Comptes

Exemple de Grand Livre des Comptes des Matières

Modèle :
Nature de l’unité :………………… Intitulé :…………………

Origine des Pour

Date
Date de entrées et Sorties mémoire
N° du bon Entrées Existant retour
l’opération destination définitives sortie
M.S.P
des sorties provisoire

Illustration 1 : Compte du premier groupe

Nature de l’unité : N Intitulé : Tables bancs
Origine des Pour
N° Date
Date de entrées et Sorties mémoire
du Entrées Existant retour
l’opération destination des définitives sortie
bon M.S.P
sorties provisoire

01/10/2005 1 Balance d’entrée 92 - 92

31/10/2005 3 IDEN 24 -. 116 - -

03/11/2005 6 Diop menuisier - - 116 10 15/11/2005

15/l 1/2005 10 Pass Kaô 20 96 - -

Le destinataire
Illustration 2 : Compte du deuxième groupe
Nature de l’unité : N Intitulé : Cahier 50 pages
Origine des Pour
N° Date
Date de entrées et Sorties mémoire
du Entrées Existant retour
l’opération destination des définitives sortie
bon M.S.P
sorties provisoire

01/10/2005 1 Dotation IDEN 300 - 300 - -

10/10/2005 4 CM1 : Mme Diop - 50 250 - -

23/02/2006 15 CE2 : M. Samb - 15 235 - -

15/03/2006 19 CE1 : Melle Sall - 1 225 - -

4.3 Bons d’entrées, de sorties / Bordereau de Livraison / PV de réception / Reçus / Factures

Ils sont appelés les Titres de Mouvement

4.3.1 Utilités
 Ils justifient les mouvements des matières en cas de vérification ou de contrôle
4.3.2 Techniques/Modes d’emploi
 Les classer chronologiquement dans un chrono pour qu’ils soient facilement
accessibles .

Exemple de Bon d’Entrée

Modèle :
Bon d’entrée dans l’existant ....................... N°……
Chiffres à comptabiliser
Désignation des
matières
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières Nbr unités Nat Unités

TOTAL:

Illustration :
Bon d’entrée dans l’existant …………………. N° 01

Chiffres à comptabiliser
Désignation des
matières
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières Nbr unités Nat Unités
Fiches scolaires 120 N
20/10/2005 Règles plates 3 N Dotation IDEN
Grammaire CM2 2 N
TOTAL : 125 -

26
Exemple de Bon de Sortie Définitive
Modèle :
BSD N°.....
Classe : …………
Titulaire : ……………….
Chiffres à comptabiliser
Désignation des
matières
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières Nbr unités Nat Unités

TOTAL :
Le Directeur Le Maître

Illustration :
BSD N° 1
Classe : CM1
Titulaire : Monsieur DIOP
Chiffres à comptabiliser
Désignation des matières
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières
Nbr unités Nat Unités

Sidi et Rama 20 N

20/10/2005 Cahiers 50 pages 15 N Pour élèves

Bics bleus 30 N

TOTAL: 65 -

Le Directeur Le Maître

Exemple de Bon de Sortie Provisoire

Modèle :
BSP N°………….
Destinataire :…………………..

Désignation des Chiffres à comptabiliser

matières
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières Nbr unités Nat Unités

TOTAL :
Le Directeur Le Destinataire
 Illustration:
BSP N° 01
Destinataire : Monsieur MGUF, menuisier, Quartier Escale Mbacké

Chiffres à comptabiliser
Désignation des matières __________________
_______________________
Date de l’opération Quantité Observations
Nature des matières
Nbr unités Nat Unités
Tables bancs 20 N
20/10/2005 Armoires 05 N Pour réparation
Bureaux, maîtres 05 N
TOTAL : 30 -
Le Directeur Le Destinataire

4.4 Livre Journal des Deniers

4.4.1 Utilités

 Il sert à tenir une gestion rationnelle, transparente et efficace des deniers (argent)
conforme à la réglementation
 Il permet de maîtriser les recettes et les dépenses Détermine les Soldes (différences
entre recettes et dépenses)
4.4.2 Techniques/Modes d’emploi

 A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des opérations de recettes et

de dépenses
 Porter toutes les informations prévues dans les colonnes
 Eviter de gommer, raturer, surcharger, etc.

Exemple de Livre Journal des Deniers

Modèle

Libellé Mode de paiement N°

N° de
Date (Origine ou destination Recettes Dépenses Solde de chèque ou de bon
l’opération
de l’opération) de caisse

Illustration :

Libellé Mode de paiement N° de

N° de
Date (Origine ou destination de Recettes Dépenses Solde chèque ou de bon de
l’opération
l’opération) caisse
l 0l/l 0/2005 Solde initial 100000
2 05/10/2005 Vente de produits du jardin 75000 175000 N° de bon de caisse
3 15/10/2005 Achat de manuels 80000 95000 Chèque n°
4 01/11/2005 Réfection toilettes 45000 50000 Bon de caisse n°

28
4.5 Grand Livre des Comptes de Deniers
4.5.1 Utilités

 Il sert à tenir une gestion rationnelle, transparente et efficace des deniers (argent)
conforme à la réglementation
 Il permet de maîtriser les recettes et les dépenses

 Détermine les Soldes (différences entre recettes et dépenses)

4.5.2 Techniques/Modes d'emploi
 Assure une doublure du Livre Journal des Deniers en présentant des comptes
particuliers et spécifiques par activité
 A remplir de manière chronologique au fur et à mesure des opérations de recettes et
de dépenses
 Porter toutes les informations prévues dans les colonnes

 Eviter de gommer, raturer, surcharger, etc.

Exemple de Grand Livre des Comptes des Deniers

Modèle :
Libellé
Date de l’opération N° (Origine ou destination de Recettes Dépenses Solde Observations
l’opération)

Illustration:
Libellé
Date de l'opération N° (Origine ou destination de Recettes Dépenses Solde Observations j
l’opération)
01/10/2005 1 Solde initial 50000
08/10/2005 2 Achat de fournitures 10000 40000
15/10/2005 3 Vente de produits 50000 90000
18/10/2005 4 Règlement client 25000 115000
20/10/2005 5 Subvention CL 75000 190000
30/10/2005 6 Règlement fournisseur 50000 140000

4.6 Registre de la Coopérative

Pour la coopérative scolaire les documents de gestion ci-après peuvent être utilisés. Il s’agit :
 du registre des adhérents
 du registre des membres du Conseil Consultatif et du Comité de Gestion
 du registre des Procès-Verbaux (PV)
 du Livret de Caisse d’Epargne
4.6.1 Utilités
 Retrace la vie de la coopérative (programme et moyens)
4.6.2 Techniques/Modes d’emploi
 Remplir au fur et à mesure au jour le jour
4.7 Registre de la Cantine Scolaire
Pour la cantine scolaire les documents de gestion ci-après peuvent être utilisés. Il s’agit :
 du registre des adhérents
 du registre des membres du Conseil Consultatif et du Comité de Gestion 13
du registre des Procès-Verbaux (PV)
 du Cahier Journal des Menus (quotidien et mensuel)
 de l’Inventaire du Magasin des Denrées (trimestriel)
 du Registre de Magasin (mensuel)

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4-'*'