COMMENT RÉUSSIR UNE

RÉUNION?
0709098048
sauver les apparences

le reunion comprends 4 etatpes

avant(concevoir preparer et iviter)
pendant(animer)
apres(suivre)

I AVANT

1 concevoir
-pourquoi?
Définir le but de la reunion
-pour qui?
Identifier les persones concernées
-comment?
Fixer les modalites(circonstances qui accompagnent un fait) de la reunion

AVANT

POURQUOI CETTE REUNION?

-informer/former(
Transmettre ou recevoir des informations, donner des instructions)
-résoudre des problèmes (résoudre un problème technique ou régler un conflit)
-prendre des decisions(faire des choix a partir des avis des collaborateurs et
operer un choix)
-Négocier(gerer une relation commerciale ou mettre en place un partenariat)
-Engendrer des idées(trouver des solutios créatives : innovative)

POUR QUI?
En fonction des objectifs de la reunion il faut identifier les individus concernés
le CRI(Compétent Responsable Intéressé)de la participation:
Il faut être compétent sur le sujet traité à la réunion
il faut être Responsable d'une tâche ou d'une fonction liée au sujet
il faut être concerné par le sujet

COMMENT?
-Etablir l'ordre du jour et expliciter les objectifs de la réunion
-Fixer la date et la durée de la réunion
-Définir les roles,les modalites et les prérequis(breafing)
-Inviter les participants et leur indiquer le lieu

ORDRE DU JOUR
-fixer l'ordre du jour
Définir le but essentiel de la réunion et les objectifs poursuivis
Lister les differents points à aborder et fixer l'odre dans lequel les traiter
-Evaluer le temps à accorder à chaque point en fonction de son importance par
rapport au but essentiel
-s'assurer de la possibilité de traiter l'ordre du jour dans le temps imparti

2- PREPARER LE DEROULEMENT DE LA REUNION

-Choisir le moment en fonction des disponibilités des participants préssentis
-Fixer le lieu et les conditions matérielles
-S'assurer du suivi de la réunion précédente
-Désamorcer les conflits potentiels qui pourraient nuire au bond deroulement de la
reunion
-prevoir la contribution de chaque participant
-Rassembler les docs necessaires

3_INVITER LES PARTICIPANTS

-les informer :
*De la date
*De l'heure du début et de la durée
*Du lieu précis
*De l'objet de la reunion et de son ordre du jour
-Leur adresser suffisamment à l'avance les documents préparatoires
-S'assurer de leur présence
-Les inciter à préparer la réunion

Avant ou au début:
Organiser les modalités pratiques de la réunion
-Distribution des rôles:
*animateur
*sécretaire de seance
*redacteur du compte rendu
-Définition des principes
Les principes qui régissent la réunion(La gestion du temps , les tours de
table,organisation des débats,attitudes etc...)
-Organisation matérielle du travail
Espace de travail et les supports

II-PENDANT
Pendant:
Animer la réunion: 1/2
-Accueillir les participants
être attentif à leur placement
Top départ :
introduire la réunion en rappelent le thème les objectifs et le plan
permettre aux participants e se prsenter les uns aux autres
Pendant:
Animer la réunion 2/2
-Distribuer et réguler la parole
-Ecouter attentivement les participants et chercher à comprendre leur point de vu
-s'adapter aux aptitudes diverses des participants
-Reformuler et synthétiser régulierement les avancés
-conclure en insistant sur les décisions prises et sur les prochaines échéance

s'avoir s'adapter
-traiterles uns apres les autres les pts a l'ordre du jour
-prendre une decision sur chaque pt de l'ordre du jour sauf s'il apparait
neccessaire d'étudier de maniere plus approfondie les differentes solutions
possibles afin de prendre la decision ulterieue dans de meilleurs conditions

brainstorming
-concision
-exprimer en phrase ou mots court ou concret toutes les idees qui jaillissent
-principe de collaboration
-emettre des idees originales ou s'inspirer d'idées émises par d'autres pour les
developper
-ni censures ni jugement de valeur
-eliminer pour soi mme et les autres tt attitud critic qui nuit a la prod d'idee
objectifs quantitatif
atteindre un grd nombre d'idee
viser un maximum d'éfficacité

III) APRES

assurer le suivi de la reunion

-remercier les participants
-rediger un cmpte rendu clair et comprehensible
-diffuser le compte rendu aux participants et aux personnes concernées
-verifier que les decisions prises en reunion sont appliquees
-si necessaire planifier une prochaine reunion

REDIGER LE CMPTE RENDU IsurII

-Mntionner le nom du projet l objet et la date de la reunion
-indiquer le nom du redacteur du compte rendu
-preciser le nom des participants des excusés et des destinataires
-synthetiser chaque pt de l'ordre du jour en rappelant les justifications des
décisions prises
-pour chaque pt proposer un relevé de decision précisant:
*La chronologie des actions à mener
*La repartission des taches
*annoncer la date de la prochaine reunion

REDIGER LE COMPTE RENDU IIsurII

DES ERREURS A EVITER

:
-Le compte rendu ne suit pas forcement la chronologie de la réunion
il met en evidence les decisions prises
-le compte rendu ne detaille pas toutes les discussions sauf qd c'est absolument
necessaire

LE PROCES VERBAL

au nombre des evenements cités dans les paragraphes précédent il est nécessaire que
le compte rendu auquel ils ont donné lieu pour prendre tout son sens
recoivent l'approbation des personnes ayant participée effectivement à l'activité
décrite
le texe du compte rendu est alors soumi aux interressés une fois approuvé par ces
derniers, (leurs signatures à la suite du texte en ait le meilleur temoignage)
le document prend alors l'appellation de proces verbal et recu ainsi une valeur
particuliere quand l'authentification de son contenu

#LA NOTE DE SERVICE

Pour les communications au sein de l'entreprise, elle s'addresse à une personne, à
un service, à une catégorie de personne voire(et même) à l'ensemble du personnel
et specialement lorsqu'il s'agit de transmettre des instructions, des informations,
des ordres, selon une hierrarchie descendante
elle peut etre utilisée aussi pour exposer aux superieurs hierrarchique des
questions simples , courantes et le cas échéant provoquer des instructions

/*
quelle que soit la faute au lieu de quelque soit
on ecrit " quel que " lorsqu'il est suivi d'un verbe
sinon on ecrit en un seul mot
pour avoir beaucoup d'avantages dans la vie il faut travailler davantage
on écrit d'avantage lorsque peut le remplacer par "profit" ou "interet"
sinon l'autre lorsqu'on peut le remplacer par "plus"

*/