ACTION N°12: Développer des groupes d’intelligence collective

Porteur de l’action : DACO (Lydie Stanić)

Axe de référence : Axe n° 2 – Une administration Agile
Enjeu correspondant : Approfondir le travail en transversalité

1- PRESENTATION DE L’ACTION

L’action répond aux attentes suivantes exprimées lors de la phase de consultation:

☒ Répondre aux besoins des habitants et des usagers
☒ Rendre notre travail plus efficace
☒ Mieux se connaitre et plus se rencontrer
☐ Simplifier nos procédures
☒ Travailler de manière plus transversale
☒ Donner du sens à notre travail
☒ Améliorer notre qualité de vie au travail
☒ Améliorer la transmission d’informations
☒ Accroitre la reconnaissance, l’autonomie et l’écoute
☐ Lutter contre le gaspillage et les dépenses inutiles

Contexte de l’action
 A l’occasion des ateliers les agents ont exprimé la nécessité de mieux travailler ensemble, mieux se
connaitre et bénéficier d’un socle méthodologique commun.
 La nécessité de s’adapter aux nouveaux défis demande à modifier les méthodes de travail en
croisant les compétences.

Objectifs de l’action
 Déroger au fonctionnement en silos pour optimiser, enrichir et rendre plus efficientes les réflexions et
les actions des services et directions, en travaillant en commun et en transversalité sur des
problématiques communes :
o Sur des politiques publiques gérées par plusieurs services internes ou concernant plusieurs
services internes
o Sur des sujets internes qui concernent plusieurs ou toutes les directions (ex. : construire une
méthodologie d'élaboration d'un projet de direction, …)
 Réfléchir ensemble à des sujets à enjeux,
 Favoriser la créativité et l’innovation,
 Trouver des solutions à des problématiques organisationnelles, techniques, managériales…,
 Développer, partager, transmettre de nouvelles compétences et de nouvelles méthodes, simplifier
les pratiques.
 2- ORGANISATION DE L’ACTION

Sous-action 1 : Développer la culture du travail en ateliers :

o Organiser des matinales (ou des midis) courts et réguliers sur des techniques de
facilitation et d'animation de groupe de travail : "Les matinales (ou les midis) de la
facilitation"
o Elaborer une "certification" interne de facilitateur/animateur à destination des
agents qui auront suivi un certain nombre (à définir) de matinales / midis
o Constituer un "vivier" de facilitateurs : Cette "certification" interne permettra de
constituer, dans les 3 collectivités, un groupe (vivier) de facilitateurs / animateurs
d'ateliers qui se porteraient volontaires pour animer ponctuellement des ateliers
organisés par les services des collectivités
 Contributeurs : DACO - DRH (Formation et communication interne)
 Calendrier : Début de projet d’organisation des matinales et de la certification : janvier 2023.
Ouverture des matinales : septembre 2023.

Sous-action 2 : Outiller les managers pour animer des groupes d’intelligence collective
 Etapes détaillées :
o Créer une boîte à outils sous Tribu (organisation d’un atelier, techniques d’animation,
modèle compte-rendu…)
o Former les managers à certaines techniques d’animation
 Contributeurs : DRH, DACO, Directions via un retour d’expériences
 Calendrier : Début de création d’outils et de contenus de formation : avril 2023. Fin de réalisation
d’outils et de programmes de formation : septembre 2023.
 Modalités de suivi : questionnaire (3 questions) sur l’utilité de la boîte à outils

Sous-action 3 : Organiser des ateliers d'intelligence collective :

Ces ateliers pourront avoir pour objectif :

o L’amélioration/modernisation des politiques/services publics
o L’amélioration d’un fonctionnement interne
o Identifier et anticiper les impacts d’une nouvelle loi ou orientation politique.
o Partager les expériences de groupes métiers identifiés

 Etapes détaillées :

o Identifier, en collaboration avec la DG – Directions – DACO, les services publics à

moderniser et les directions (opérationnelles et ressources) qui les pilotent
o Organiser des ateliers de travail et d'intelligence collective sur comment améliorer et
moderniser les services identifiés et comment trouver des solutions innovantes

 Contributeurs : DG, DACO, Directions et services

 Calendrier : Début : janvier 2023. Fin : pas de fin.
 Modalités de suivi : Tableau de suivi (recensement) des ateliers d’intelligence collective organisés
direction par direction, à diffuser sur TRIBU (trame à préparer). Action à mener en lien avec les
actions 33 (axe 4) et 10 (axe 2).
 3- MODALITES D’EVALUATION

Résultats de l’action :

- Nombre de sujets étudiés en ateliers d’intelligence collective

- Nombre de projets/initiatives mis en place suite à ces modes d’échanges et de réflexion

Communication envisagée sur l’action réalisée ou en cours

- Information en CODIR : sensibiliser sur la méthode

- Information sur TRIBU lors du lancement des ateliers

N’hésitez pas à prendre contact avec Thibault de CAFFARELLI et Géraldine ROULAND, sponsors de
cet axe.