La menée de la réunion

Cette phase comprend trois grandes étapes

Avant la réunion
. Cerner le public ;

. Connaitre l’ordre du jour ;

. Fixer les objectifs de la réunion ;

Préparer le déroulement de la réunion : présentation générale du sujet, point importants à soulever,

documentation éventuelle, choix et aménagement des locaux, préparation du matériel éventuel,
durée de la réunion

. Convocation à l’avance avec : ordre du jour, lieu, date et heure, personnes ou groupes concernes ;

Pendant la réunion
Déroulement et mise en route :
. Salutations d’usage ;

. Présentation des participants ;

. Disposition des individus en fonction de leur statuts rôles ;

. Réception d’ajouts éventuels de l’ordre du jour ;

. Établir les procédures de prise de paroles ;

Pendant la réunion proprement dite :

. Faire respecter le sujet, ordre du jour et le plan de travail ;

. Faire le point par rapport au plan : signaler au groupe la progression qu’il a effectué encourager le
groupe a poursuivre ;

. Formuler les conclusions intermédiaires : résumer les opinions émise les positions acquises les
décisions prises ;

. Synthèse des décisions prise (qui fait quoi, quand, comment…)

L’animation :
. Calmer les bavards, stimuler les silencieux en équilibrant les mouvements de discussion et de
réflexion ;

. Tenir compte de la particularité des uns et des autres ;

. Être à l’écoute de l’ensemble du groupe ;

: surveiller les tensions éventuelles pour restituer, dédramatiser ;

. Rechercher les points d’accord ;

Après la réunion
. Rédaction du compte rendu ;

. Diffusion ;

. Classement ;

. Quelques questions à se poser : les personnes invitées étaient-elles présentes ? Si non

pourquoi ? .....