BIENVENUE

A LA FORMATION

“CONDUITE
EFFICACE D’UNE
REUNION”
Abidjan, le 26 novembre 2016
Séraphin Ouphouët KOFFI, Certifié Trainer
Moustapha Hassan CISSE, Certifié Trainer

Jeune Chambre Internationale Côte d’Ivoire

Réseau mondial de jeunes citoyens actifs
MODULE

0 OUVERTURE
DU SUJET
 FAISONS CONNAISSANCE
LE FORMATEUR
 Nom et prénoms
 Responsabilités JCI
 Niveau de certification
 Profession

L’AUDITEUR
 Nom et prénoms
 Responsabilités JCI
 Profession
 Attentes
 LES FORMATEURS ?
 Vice-Président Exécutif National, JCI
Côte d’Ivoire
 Président 2015, JCI Bingerville
 Diplômé JCI Trainer,
 Certifié trainer JCI Impact,


Séraphin Ouphouët
KOFFI
 LES FORMATEURS ?
 Membre de la JCI Abidjan
 Diplômé JCI Trainer,
 Certifié trainer JCI Impact, Admin, Presenter,
Effective leadership, Achieve, Effective
communication

 Contrôleur de gestion, consultant en

performances managériales
 Chef Division Contrôle de gestion, Agence
Nationale d’Appui Développement Rural
(ANADER)

 Secrétaire général de l’Association

« J’aime Odienné »
 Membre du Rhéma gavel club (club
Moustapha Hassan Toastmasters)
CISSE
Et vous, qui êtes-vous ?
• Nom et prénoms
• Profession
• Responsabilité actuelle
à la JCI
• Que représente la JCI
pour vous?

vos attentes?
 REGLES DE JEU
• Horaire définie
• Téléphones portables
• Sorties Libres
• Interruption du formateur
• Participation de tous
• Être à l’aise
• Bonne humeur
• Se présenter en prenant la parole
JUSTIFICATIONS DU THÈME

le lancement des activités

les réunions de commission
la recherche de l’efficacité
le développement professionnel
la gestion des hommes
 OBJECTIFS
Acquérir les bonnes pratiques de
direction d’une reunion pour atteindre
les objectifs fixés

A la fin de la formation, les participants

doivent être capables de :
 maîtriser la préparation logique d’une réunion
 préparer la logisitique d’une reunion
 définir le cadre et faire respecter les règles de jeu
 structurer les échanges
 connaître les techniques de prise de parole et de
décision
 SOMMAIRE
MODULE 0 – Ouverture du sujet
MODULE 1 – Généralités
MODULE 2 – Préparation de la réunion
MODULE 3 – Animation de la réunion
MODULE 4 – Suivi de la réunion
MODULE 5 – Conclusion
MODULE

1 GENERALITES
 EXERCICE
1- Que signifie pour vous :
* Conduite efficace d’une réunion ?
* Procédure parlementaire
 Réunion

Regroupement momentané de
personnes ou assemblée constituée en
vue d’atteindre un objectif.
 Conduite efficace d’une réunion

La conduite d’une réunion est qualifiée

d’efficace lorsque son objectif est réalisé
et que ses résultats attendus sont
obtenus au terme de celle-ci.
 Procédure parlementaire
C’est un ensemble de règles et
méthodes pour la conduite efficace des
réunions.
Plusieurs référentiels existent en la
matière, la Jeune Chambre
Internationale utilise les règles de l’ordre
de Robert (Robert’s rules of order).
But de la procédure parlementaire

La procédure parlementaire a pour but

de promouvoir la démocratie en
permettant la libre discussion et les
libres décisions.
 Avantages de la procédure
parlementaire

• le droit pour tous d'être entendu,

• le droit pour la majorité de décider et
d'agir,
• la protection de la minorité.
 Principaux types de réunion

• Réunion d’information

• Réunion de réflexion

• Réunion de prise de décision

 Acteurs d’une réunion

Catégorie à voix Catégorie à voix

délibérative consultative
• Bureau de • Membres non
séance affiliés
• Autres • Invités
membres
affiliés
MODULE

2 PREPARATION DE
LA REUNION
La réussite d’une réunion se planifie
bien avant sa tenue. Avant le jour de la
réunion, plusieurs dispositions doivent
être prises pour qu’elle se déroule dans
de bonnes conditions et que les
résultats de sa programmation soient
atteints.
 HUIT (8) TÂCHES A REALISER
1. Définir les objectifs et les résultats attendus
de la réunion
2. Sélectionner les participants

3. Informer les participants pour confirmation

de leur disponibilité

4. Gérer la logistique
5. Préparer l’ordre du jour

6. Lancer les invitations et distribuer le

programme de la réunion

7. Mettre à la disposition des membres, les

documents à discuter

8. Désigner et informer les acteurs principaux

de la réunion
 EXERCICE
Donner les principaux acteurs d’une réunion de
commission et une Assemblée Générale ainsi
que leurs fonctions
MODULE

3 ANIMATION DE
LA REUNION
 I/ DEROULEMENT DE LA REUNION
1.1 Accueil et installations
• S’assurer de l’ouverture de la salle au
moins 30 minutes avant le début de la
réunion,
• S’assurer de la disponibilité de la
logistique (chaises, tables, écran, etc.)
• Vérifier l’aération et la luminosité de la
salle
• Accueillir les invités et les installer selon le
protocole.
Durée : 30 minutes
1.2 Ouverture de la séance
• Souhaiter la bienvenue aux participants,
• Présenter l’équipe qui va conduire la
séance,
• rappeler de façon succincte l’objectif et les
résultats attendus de la réunion
• Réciter l’hymne national, le crédo, etc.
• Confirmer le quorum

Durée : 5 minutes
1.3 Lecture et adoption de l’ordre du jour

Cette activité a pour objectif principal de

valider les différents sujets à débattre lors de
la séance. Elle est conduite par le Président
de séance. Une fois l’ordre du jour adopté, il
devient exécutoire.

Durée : 3 minutes maximum

1.4 Exécution de l’ordre du jour adopté

Cette tâche est également assurée par le

Président de séance. Pour ce faire, il déroule
l’ordre du jour point par point selon l’ordre
convenu. Il s’assure que pour chaque point,
l’objectif et les résultats attendus sont
réalisés.

Durée : prévoir un temps pour chaque point

1.5 Clôture de la réunion

• Remercier l’assistance pour sa participation ;

• Prononcer la déclaration de clôture de la
réunion (heure de fin) ;
• Si possible, donner la date, le lieu, l’heure de
la prochaine réunion;
• Lever la séance
II/ REGLES ET USAGES DE PRISE DE PAROLE
2.1 Distribution de la parole
La parole est attribuée :
• à celui qui lève la main en premier,
• à celui qui formule une motion,
• à celui qui n’a pas encore intervenu,
• à l’expert pour avis technique sur un sujet
précis,
• d’une rangée à l’autre ou de droite à
gauche.
2.2 Prise de parole

Pour s’exprimer en séance, il faut avoir obtenu

l’autorisation de la part du Président de
séance.
L’intervenant doit donner son nom ou indiquer
le groupe au nom duquel il veut s’exprimer.

Il faut être précis, concis et s’exprimer dans un

temps raisonnable.
2.3 Retrait de la parole

Raisons:
• temps de parole épuisé,
• intervention hors sujet,
• propos discourtois ou volonté manifeste de
nuire,
• contre-proposition pendant la discussion
d’une motion,
• questions privilégiés (cas d’urgence, …).
 III/ MOTION

3.1 Définition

Une motion est le véhicule au moyen duquel

le groupe se manifeste. C'est une
déclaration de ce qui doit être accompli et
des moyens d’y parvenir.
Une motion sera soigneusement rédigée
3.2 Différents types de motion

Motion principale

Motion secondaire

Motion indirecte

Motion préjudicielle
 3.3 Procédure d’examen de la motion

La motion est introduite par :

"je propose que …"
• édicte ce qui doit être fait,
• par qui, quand,
• Comment
• avec quels moyens,
• se termine par la date,
• le lieu et l'identification de l'auteur.
 3.3 Procédure d’examen de la motion
D’une manière générale, 4 principales étapes sont
observées pour l’adoption d’une motion :

• la présentation de la motion,
• le soutien de la motion,
• la discussion de la motion,
• le vote de la motion.
ETAPES DE LA VIE D’UNE MOTION
3.4 Interruption de la motion d’examen
d’une motion

Une motion peut être interrompue par trois

éléments :
• Retrait de la motion,
• Opposition à l’examen,
• Limitation de la discussion
 IV/ DISPOSITIONS PARTICULIERES

Pendant le déroulement de la réunion, il est

de coutume de présenter les personnalités
parmi les participants.
• officiers locaux,
• nationaux internationaux,
• sénateurs,
• invités de marque
MODULE

4 SUIVI DE LA
REUNION
 QUATRE (4) TÂCHES A REALISER

1. Envoyer un message de remerciements aux

participants de la réunion,

2. Rédiger le compte rendu de la réunion

3. Transmettre le projet de compte rendu aux

participants pour correction et amendement,
MODULE

5 CONCLUSION
 Préparation

Intellectuelle (TOHP) : les thèmes,

AVANT les objectifs, l’heure, le plan
Matérielle : l'organisation, les
50% participants, le lieu, les supports et le
matériel technique

Animation
PENDANT • L'objectif et le souci du résultat
25% • Les attitudes à adopter
• Les règles de fonctionnement

APRES Suivi

25% Le procès-verbal

Pas de bonne animation sans une bonne préparation.

 Préparer c'est être sûr de bien gérer son temps
 AMIS AUDITEURS DE
JCI ABENGOUROU
MERCI DE VOTRE AIMABLE ATTENTION