République Algérienne Démocratique et Populaire

Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la recherche Scientifique

Ecole Supérieure d’Agronomie Mostaganem

DEPARTEMENT DEUXIEME CYCLE

Niveau ꞉ 2ème année (TAA)

Module : Méthodologie de travail

Résumé de la vidéo de préparation et animation

d’une réunion

Nom : CHETOUANE
Prénom : Saliha

Année universitaire : 2022/2023

Introduction : Comment préparer et animer efficacement une réunion ?

En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne

pourrez échapper. En effet, le management d'équipe requiert des échanges plus
ou moins réguliers avec vos collaborateurs. Echanges qui se matérialisent, entre
autres, par l'organisation et le pilotage de réunions de travail plus ou moins
formelles. Il s'agit là de la base d'une communication managériale efficace, un
pilier de l'intelligence collective.

I. Préparer les réunions :

On va d’abord préparer notre réunion et la préparation ce n’est pas juste

envoyer un mail à 10 personnes en disant on se réunit tel jour à telle heure non,
on va d’abord :

 Définir un objectif à la réunion certains disent un ordre du jour mais de

préférence que l’on parle d’un objectif.
 En fonction de cet objectif on prévoir une durée sachant que plus votre
réunion est courte est mieux.
 On va prévoir également le lieu de réunion qui n’est pas forcément une
salle de réunion.
 La chose la plus importante c’est les actions préparatoires parce que se
réunir pour constater que finalement pour la réunion soit efficace il nous
manque des informations.

Avant la réunion pouvez allez voir vos interlocuteurs en disant voila objectif
à atteindre.

II. Animer les réunions :

C’est l’heure de réunion, le chef de réunion doit être arrivé le premier celui
qui organise la réunion arrive quelques minutes en avance pour vérifier les
moyens de travailler dans la salle (si on besoin d’un vidéo projecteur, ordinateur,
les nombres de chaises…).

 Organiser la salle notamment est ce que l’on garder une table centrale.
 On va accueillir chaleureusement les premiers arrivants puisque ça donne
le temps de la réunion.

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  Lancer la réunion qui devait démarrer à l’heure, les retardateurs viendront
de plus en plus tôt.
 Rappeler les objectifs éventuellement les conclusions d’une réunion
précédente ou les actions amener précédemment
 Donner des règles du jeu alors ça peut être fait à la toute première
réunion : la durée de la réunion, les pauses…
Autre règle du jeu le temps de parole donc organiser la prise de parole est
ce que vous allez interroger les personnes faire un tour de table.

Le chef de réunion doit questionner et ensuite distribuer la parole comme

est ce qu’on va nommer les gens, est ce que les laisser s’exprimer spontanément.

Par contre son rôle c’est de reprendre la main, reprendre la parole et reformuler
puis de nouveau synthétiser pour faire avancer la réunion avec l’objectif à la
tête.

Lister les questions en suspens pour éviter les digressions.

III. Les éléments perturbateurs :

 Le temps de parole équitable et tout le monde puissent s’exprime.
 Les digressions : noter les questions en suspens.
 Les personnes qui vont bavarder et parler entre eux dans une autre
conversation.
 Le téléphone, Ordinateur
 La manière de régler les conflits (trouver une solution ou cessez la
réunion).

Conclusion :

Finalement, on va bien conclure la réunion 5 à 10 min avant l’heure

convenue.

En résumant les avancées du jour, les questions en suspens, en fixant bien les
actions amener pour la fois prochaine et en vérifiant que la personne bien
intégrée si tel de le faire ils sont d’accord.

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 On peut fixer la date de prochaine réunion ou bien peut être fait
ultérieurement et puis surtout on terminera par une phrase positive et motivante
va leur laisser un bon souvenir à nos participants.