L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT:

FEUILLE DE ROUTE
SÉANCE 2
 • 1) Réaliser une demande de
subvention
• 2) Demander des aides privées
La recherche de • Les avantages pour les entreprises

financements • Cibler, contacter et intéresser les

sponsors
• Relancer, suivre l’avancée du dossier
 Rétroplanning, diagramme de Gantt

Les outils de Comptes-rendus de réunion

la gestion
de projet Outils collaboratifs : Google Drive, Dropbox

… et le bon vieux cahier et post-its, pour

garder une trace des tâches faites et à faire
Exemples de diagrammes de Gantt

Source : Management de projets événementiels, Philippe Claveau, p.122-123

Comment faire un diagramme de Gantt
• Logiciels spécialisés : Trello, Asana, Lucidchart…
• Sur Excel
• Sur Canva
Le jour J

Fournir une liste des

Réaliser un repérage
Faire un planning contacts importants
sur le terrain au
heure par heure aux bénévoles et/ou
préalable
participants

Savoir gérer les

Être joignable … Et profiter !
imprévus
Après l’événement
• Mettre par écrit le déroulé de l’événement
• Faire un bilan de ce qui a fonctionné / des problèmes rencontrés
• Capitaliser l’information : réunir les contacts et infos nécessaires pour le
reconduire
• Réaliser une enquête de satisfaction
• Remercier le public / les participants (par mail, sur les réseaux sociaux…)
• Réaliser un aftermovie

Exemple de bilan disponible sur Moodle

Pour résumer
• Les grandes phases d’un événement :
- Gestion financière, budget
- Gestion logistique, réalisation des plannings, relations avec les participants, sélection de
fournisseurs, passage de commandes…
- Gestion commerciale, recherche & suivi sponsors…
- Gestion administrative et réglementaire, demande d’autorisations, assurances…
- Gestion de la communication : sélection et réservation d’emplacements publicitaires, gestion des
relations publiques, relations avec la presse…
- Gestion des bénévoles

- Chacune de ces tâches peut être attribuée à une personne.

COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
Comment déterminer les cibles ?
• Les cibles directes ou cœur de cible
• Les cibles indirectes ou secondaires
• Ne pas oublier la communication interne
• Décrire les cibles : les catégories socioculturelles
• Age
• Genre
• Ressources financières, pouvoir d’achat
• Situation familiale
• Centres d’intérêt
• Catégories socio-professionnelles
• Catégories politiques, associatives
et médiatiques
Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir
ses actions de communication », 2012
Construire un référentiel de ciblage

> À quel public s’adressent directement les actions de communication et quel est le
public qui contribue à les véhiculer ?
> Quelles sont les caractéristiques des cibles à viser : sont-elles
socioprofessionnelles, commerciales, politiques… en bref quel est le profil auquel je
veux m’adresser ?
• Ne pas multiplier les cibles : aller à l’essentiel
• Ne pas oublier les cibles indirectes (journalistes)

Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir

ses actions de communication », 2012
Supports de com’ et plan média
• Le plan de communication
• Coordination des actions, vision
stratégique
• Répond aux questions Quoi ? À qui et
pourquoi ? Comment ? Combien et quand ?
• Mise en place d’un calendrier
• Le media planning
• Réserver tôt
• Identifier la cible, cerner le message
approprié
• Identifier les moyens à investir
• Supports « hors média » / média
• Relations presse
• Réaliser un communiqué de
presse, voire un dossier de presse
• Après l’événement : mesurer la
performance du plan média
• Enquêtes
• Analyse des statistiques web
• Analyse de l’engagement sur les
réseaux sociaux
Construire une identité de communication
• Elle doit être : • Agit via:
• Simple; • La présentation (aspect
• Représentative; visuel);
• Cohérente; • L’univers / les valeurs de
• Différente.
référence.

Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir

ses actions de communication », 2012
Exemple d’identité de communication :
la charte graphique du NL Contest

Affiche
Page Facebook
 L’exemple des Eurockéennes de Belfort

Site Web

Affiche
Ressources pour aller plus loin