INTRODUCTION À LA

GESTION DE PROJETS
ÉVÉNEMENTIELS
Comprendre l’organisation d’événements

Sabine Bosler
sabine.bosler@uha.fr
 • Déroulé du cours
• Eléments introductifs sur la notion d’événement
• Les éléments à prendre en compte pour organiser un événement
• 6H dédiées à l’élaboration d’un projet fictif

Introduction •
• Exposés en dernière séance

Objectifs
• Comprendre ce qu’est un événement, ses enjeux et ses
modalités en fonction du domaine
• Connaître les différentes étapes pour gérer un projet
événementiel
• Définir un concept, faire un rétroplanning et un plan de
communication, élaborer un budget prévisionnel, trouver des
sponsors potentiels, écrire un communiqué de presse
• Utiliser les informations disponibles en ligne
3 séances de travail en autonomie (TD)
• Séance 1
• Définition du type d’événement et de son contenu (programme provisoire)
• Enumération des tâches à effectuer en vous basant sur le cours
• Réalisation d’un rétroplanning
• (s’il reste du temps : listing des recettes et dépenses)
Chacune de ces étapes peut
(voire doit) être poursuivie en
• Séance 2 (en salle info si besoin) autonomie, en-dehors des
• Ebauche de budget prévisionnel sur Excel heures de cours.
• (liste des dépenses, évaluation des recettes)
• Identification de sponsors potentiels, rédaction d’un mail-type

• Séance 3
• Suite de la séance 2
• Ebauche du plan de communication (supports choisis et planning des actions de communication)
• Rédaction d’un communiqué de presse
 • Création d’un projet d’événement fictif,
par groupe de 3 à 5. Il sera évalué selon deux livrables :
• Un dossier à rendre le 10 décembre qui devra contenir :
o Le contenu de l’événement (programme)
o Un rétroplanning répartissant les principales tâches identifiées

Modalités o
o
Le budget prévisionnel (dépenses et recettes prévues)
Un plan de recherche de sponsors (liste d’entreprises identifiées et

d’évaluation o
mail-type de demande de financements)
Un plan de communication (les différents moyens identifiés pour
communiquer sur l’événement)
o Un communiqué de presse
o Une présentation orale en dernière séance qui présentera :
o Le projet d’événement, son concept, le programme
o La ou les cibles et les moyens envisagés pour les atteindre
Parmi les projets réalisés en 2022…

Un défilé de
Une foire Une braderie
mode

Des olympiades
Un concours (défi sportif Une bourse aux
musical livres
familial)
 INTRODUCTION :
QU’EST-CE QUE LA COMMUNICATION
ÉVÉNEMENTIELLE ?
Qu’est-ce qui caractérise un projet
événementiel ?
• Qui rompt la trame des faits habituels, caractère exceptionnel
• Une date butoir, une durée limitée : un caractère ponctuel
• Une présence physique (ou numérique) dans un lieu
• La présence d’un public
• Un budget uniquement prévisionnel
• Des contraintes légales

• Par exemple : un concert, une conférence, une séance de dédicace, un festival…

 Les événements et vous

Faisons un petit brainstorming !

Quels événements, au niveau local et régional,
connaissez-vous ?
Avez-vous déjà été bénévole dans un festival,
organisé un événement ?
 Les différents types d’événements
• Evénements d’entreprise
• Interne : team-building, séminaires,
incentive (à destination du personnel)
• Externe : portes ouvertes,
inauguration, keynotes, salons
• Inter-entreprises: Congrès
• Evénements culturels
• Expositions (surtout vernissages)
• Festivals
• Séances de dédicace, lectures,
concerts, avant-premières…
• Fashion week…
• Evénements sportifs
• Longue durée/grande ampleur :
Coupe du Monde, Tour de France
• Plus localisés : tournois locaux,
compétitions…
• Evénements scientifiques
• Colloques universitaires
• Conférences
• Evénements commerciaux grand
public
• Foires
• Marché de Noël

Etc…
Un exemple
de typologie

(source : Réussir
l’organisation
d’un événement,
Anthony Babkine
et Adrien Rosier,
p. 20)
L’événement, un support de communication
pour les entreprises

Mécénat Sponsoring
… plutôt culturel, enjeu d’image … plutôt sportif, enjeu publicitaire

Même combat ?
L’enjeu : construire une image positive
Les avantages de la communication événementielle

(source : Réussir l’organisation

d’un événement, Anthony Babkine
et Adrien Rosier, p. 8)
Des événements associés à des entreprises:
deux exemples strasbourgeois
L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT:
FEUILLE DE ROUTE
Les questions à se poser pour organiser un
événement
Quel est le A qui
Où aura lieu
contenu de l’événement
l’événement ?
l’événement ? s’adresse t-il ?

Quand aura Quelles

Comment le
lieu contraintes
financer ?
l’événement ? légales ?
Fixer le contenu du projet :
réaliser un brief
(qui, quoi, où, quand,
comment, combien,
pourquoi)
Les qualités d’un.e chargé.e de projet
événementiel

• Sens relationnel • Rigueur méthodique

• Polyvalence • Dispositions
commerciales
 • Location du lieu
• Hébergement des participants
• Restauration
• Rémunérations (artistes, animateurs…)
Créer un budget
• Débit de boisson
prévisionnel (BP) :
Technique, régie
1/ anticiper au •

Supports de communication (affiches, flyers…)

maximum les •

Catering, T-shirts pour bénévoles…

dépenses •

• Assurances
• Droits d’auteur
• Photographe / vidéaste éventuellement
• Sécurité
Etc !
 • Billetterie (festival, événement sportif…)
• Recettes du bar / de la restauration
• Frais d’inscriptions (foire, vide-grenier…)
Créer un budget • Merchandising
prévisionnel (BP) : • + Sponsoring
2/ anticiper au • + Subventions
maximum les • … Attention, les subventions et parrainage ne sont
recettes souvent obtenus qu’en dernier recours, une fois que les
autres recettes ont été identifiées
• Il faut que le budget ait l’air le plus équilibré possible.
• Pour calculer tout cela, Excel est votre ami !
Exemple de budget: le festival du théâtre
francophone de Berlin
• 23-25 mai 2014
• Organisé pour la 5è fois
• L’organisateur : l’association La Ménagerie
• Lieu : l’ACUD (comprend un théâtre de 40 places,
un club et une galerie)
• Repose sur du bénévolat
• Fréquentation d’environ 400 spectateurs sur un
week-end : un événement plutôt modeste
• Lisez et analysez
ce budget.
• Comment
expliquer le
décalage entre
coûts et recettes ?
• Quelles critiques
peut-on faire à ce
budget ?
 Exemple de budget : la « Foire d’automne »
• Projet étudiant réalisé en 2022, ayant obtenu la note
maximale
• Concept : réaliser une foire, sur le modèle de la Foire
Européenne de Strasbourg, autour de la thématique
de l’automne
• Nombreuses animations prévues
• Projet transfrontalier
• Budget : deux scénarios anticipés (recettes à 60K et
120K)
Extrait du budget (feuille « Synthèse »)

Le détail du budget sera disponible sur Moodle

Prévoir les risques

Risques consubstanciels à la notion d’événement

• Prévoir tout ce qui pourrait mal tourner
• Météo • Déclarer l’événement à la mairie
• Accidents (obligatoire)
• Incivilités
• Electricité • S’assurer de la sécurité du site
• Risque d’incendie (obligatoire)
• Risque d’attentat
• Bénévoles / intervenants absents • Prendre une assurance
• Fréquentation insuffisante (obligatoire aussi)
• Mécontentement
• Problèmes de livraison…

• Prévoir des parades (voire plans B)

L’exemple (à ne pas suivre !!) du Fyre Festival :
« le meilleur festival qui n’a jamais eu lieu »