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Marketing Evénementiel

Bienvenue !
Les règles

Règle # 1 Règle # 2 Règle # 3

Professionnel Respect Ecoute

Et si nous
faisions
connaissance
...
Et si nous Présentez - vous en quelques minutes :
faisions Votre nom, votre prénom
Votre poste
connaissance Votre entreprise

...
Comment vous sentez-vous ?
Sommaire

1 Marketing Evenementiel : On parle de quoi ?

2 Préparer votre évènement : Le Brief

3 Organiser votre évènement

4 Le Jour J

5 Promouvoir votre évènement

6 Calculer le ROI de votre évènement

1. Marketing
Evènementiel :
On parle de quoi ?
 DEFINITION DU MARKETING EVENEMENTIEL

Le marketing événementiel regroupe

l'ensemble des techniques marketing qui
consiste à monter des événements plus ou
moins inhabituels ou exceptionnels pour
promouvoir une entreprise auprès de
différents publics.

L'organisation d'événements permet aux

entreprises de mettre en valeur un
message particulier et ciblé dans un cadre
festif.
Quelques
chiffres

En 2022, le budget marketing représentait 9,5% du chiffre d’affaires d’une

entreprise, contre 6,4% en 2021 selon Gartner.
La part de ce budget allouée aux activités événementielles était quant à
elle de 18,8%.
 Les étapes

3 mois à 3 jours à
6 mois à 3 mois JOUR J APRES
3 jours 24 heures
avant l’évènememnt
avant l’évènememnt avant l’évènememnt

Préparer votre Calculer le

évènement : ROI de votre
Organiser votre évènement
Le Brief évènement

Promouvoir votre événement

Préparer votre
évènement :
LE BRIEF
 Avant de se lancer dans l’organisation d’un événement, il
Préparer votre faut se poser les bonnes questions.

évènement :
LE BRIEF Qui ?
Pourquoi ?
6 mois à 3 mois
avant l’évènememnt
Comment ?
Quand ?
Combien ?
Travail en Binôme ( 3 min)

-> Définissez les cibles pour lesquelles un évènement peut être

organisé.
Les Cibles

Prospects Clients Partenaires

Salariés
BTB//BTC BTB//BTC Prestataires
Travail en groupe ( 10 min)
-> Formez 4 groupes de travail et tirez au sort l’une des cibles

-> Définissez les objectifs qualitatifs et quantitatifs attendus d’un évènement

Les résultats devront être collectés sur le paper board

Un rapporteur doit être nommé
Les objectifs par cible
Objectifs qualtitatifs Objectifs quantitatifs

• Générer des leads qualifiés

Prospects (BTB // BTC)
• Accroître la notoriété
• Accroître le portefeuille client
• Promouvoir des produits ou l’image de l’entreprise
• Développer le chiffre d’affaire
• Transmettre un message

• Accroître la notoriété
• Promouvoir des produits ou l’image de l’entreprise • Développer le chiffre d’affaire sur le portefeuille client
Clients (BTB//BTC) • Transmettre un message • Capter des leads qualifiés
• Fidéliser les clients

• Accroître la notoriété
• Promouvoir des produits ou l’image de l’entreprise
• Développer son réseau partenaires
Partenaires // Prestataires • Transmettre un message
• Interagir avec ses partenaires/clients
• augmenter son réseau et son influence

• Échanger sur une perspective de changement

• Diminuer le taux de turn over
• Renforcer la cohésion d’équipe
• Augmenter la production
Salariés •Transmettre un message à ses collaborateurs
• Développer le chiffre d’affaire
• Motiver/remercier ses équipes
• Informer
Back to Agnda
Les objectifs par cible

Back to Agnda
Les formats

Présentiel Hybride Distanciel

Les formats

Les formats classiques

Les salons, Les conventions, les séminaires, les journées portes ouvertes, les conférences et voyages
de presse, les assemblées générales, etc.

Les nouveaux formats

Les événements grand public, les événements clients, les road show, les team building et les
incentives, Street marketing....
Les formats
Exemples

Salon de l’agriculture Salon de l’automobile

Les formats
Exemples

Évènements Lancement produit :

https://www.youtube.com/watch?
v=cyuYy6GcvJs
 Les formats
Exemples

Évènement Recrutement :
https://www.loreal.com/en/videos/commitm
ents/brandstorm-2022/
 Les formats
Exemples

Évènement Roadshow ; https://www.globe-

group.com/de/promotion/roadshow/
La date

Quelques points à prendre en compte :

• Votre public
• Le travail qui doit être effectué
• Les jours de congés populaires
• Les fériés
• Les changements de saisons et météorologiques
• Les perturbations des transports publics
• Les dates d’évènements concurrents
• Les disponibilités des sites et fournisseurs
• Les disponibilités des orateurs et animateurs
Le budget

Le budget est un élément crucial de tout événement. Qu’il s’agisse

d’un événement de petite ou de grande envergure, il vous assure de
rester dans les limites de vos possibilités

Définissez - le et appréhender
l’ensemble des coûts
Le budget

La répartition type des

dépenses pour la plupart des
événements
Préparer votre
évènement

Le Brief ...
Travail en groupe
( 20 min de préparation, 5 min de présentation)

-> Création 4 groupes de travail par tirage au sort

-> Votre mission : Vous êtes les membres de l’équipe marketing et devez briefer une
agence évènementielle pour un évènement à venir.
Le message / Pourquoi / Qu i/ Quand / Combien

Livrables attendus :
• le brief
• la présentation orale de votre brief (2 rapporteurs de votre équipe seront en charge
de cette présentation)
Travail en groupe
( 20 min de préparation, 5 min de présentation)

Restitution ...
Organiser
votre
évènement
 Les étapes

3 mois à 3 jours à
6 mois à 3 mois JOUR J APRES
3 jours 24 heures
avant l’évènememnt
avant l’évènememnt avant l’évènememnt

Préparer votre Calculer le

évènement : ROI de votre
Organiser votre évènement
Le Brief évènement

Promouvoir votre événement

 DEFINITION DU MARKETING EVENEMENTIEL

L'événementiel constitue un des outils les plus

fréquemment utilisés par les entreprises pour
communiquer. Sa réussite dépend d'une préparation
très précise et très rigoureuse. En effet, il ne s'agit pas
seulement d'organiser la manifestation, mais aussi
d'être capable de l'animer et de la valoriser pour
ensuite recueillir les fruits de cette action.
Organiser
votre Le lieu
évènement Le Planning
3 mois à
3 jours
Le Budget
avant l’évènememnt
Le programme
Les partenaires
Le lieu

En ce qui concerne le lieu, pensez à ne pas oublier

• La capacité d’accueil du lieu

• La nature de l’évènement
• La cible (lieu correspondant à leur envionnrment et leur goût)
• L’équipement du lieux
• Le prix
• L’accessibilité
• La proximité des hébregements et des transports
Le planning

Modèle Trello

Modèle excel
(cf doc joint)
Le budget
détaillé

Cf Doc Excel
Le programme

En ce qui concerne votre programme , pensez à ne pas oublier

• Le message
• Le nom, le lieu, et la date de votre évènement.
• Les horaires de ce qui va se passer le jour de l’évènement.
• Une carte du site montrant les différents lieux.
• La marque, le slogan, et les liens vers les réseaux sociaux de votre
évènement.
Le programme
 CODIR
Equipe projet

Les
partenaires et Équipe Interne
Partenaires

prestataires Intervenants

Evènement Animateurs
Prestataires

Standiste
Restauration
Organisation Accueil
Communication Sécurité
Visibilité
Agence Hôtesse

Agence
Agence Communication Restaurateur
Fournisseur
évènementielle
Les
partenaires et
prestataires
 Quelques semaines avant...
3 semaines avant l’événement

• Coordonner l’ensemble des intervenants en définissant le rôle de chaque intervenant et en répartissant les responsabilités.
• Communiquer toutes les informations pratiques.
• Timer la journée de l’événement heure par heure de l’arrivée des prestataires au démontage du matériel.

3 jours à 24h avant l’événement

• Faire une piqûre de rappel des informations pratiques aux différentes équipes et intervenants
• Vérifier les horaires de livraison
• Effectuer une dernière vérification sur le lieu de réception (ménage, signalisation…)
• Imprimer tous les documents dont vous aurez besoin (programmes, flyer, checklist, numéros d’urgence…)
 Quelques jours avant...
3 jours à 24h avant l’événement

• Organiser le dernier briefing avec les différentes équipes et intervenants

• Préparer l’aménagenemnt de la salle
• Passer le scénario en revue avec la régie
• Vérifier les horaires de livraison
• Effectuer une dernière vérification sur le lieu de réception (ménage, signalisation…)
• Imprimer tous les documents dont vous aurez besoin (programmes, flyer, checklist, numéros d’urgence…)
• .......
Le jour J
 Les étapes

3 mois à 3 jours à
6 mois à 3 mois JOUR J APRES
3 jours 24 heures
avant l’évènememnt
avant l’évènememnt avant l’évènememnt

Préparer votre Calculer le

évènement : ROI de votre
Organiser votre évènement
Le Brief évènement

Promouvoir votre événement

Le Jour J

Accueil Management Contrôle

Gestion des
urgences
 Compte rendu
d’actions
événementielles ...
Travail en groupe
( compte rendu d’actions événementielles noté)
-> 4 groupes de travail

-> Votre mission : Vous êtes une agence évènementielle et devez répondre à un brief
d’évènement marketing”remis par votre client.
Votre client attend de vous :
• Une présentation détaillée du concept de l’évènement (format PPT ou vidéo)
• Un budget prévisionnel
• Un planning prévisionnel

-> Votre présentation devra être présentée le vendredi 10 novembre 2023 sur une durée de
20 min
Module
Marketing Evénementiel
Jour 2
Bienvenue !
Sommaire

1 Marketing Evenementiel : On parle de quoi ?

2 Préparer votre évènement : Le Brief

3 Organiser votre évènement

4 Le Jour J

5 Promouvoir votre évènement

6 Calculer le ROI de votre évènement

On se remet
dans le bain ...
On se remet
dans le bain ...
Préparer votre
évènement
Compte rendu
d’actions
événementielleR
ESTITUTION
Promouvoir
votre
événement
 Les étapes

3 mois à 3 jours à
6 mois à 3 mois JOUR J APRES
3 jours 24 heures
avant l’évènememnt
avant l’évènememnt avant l’évènememnt

Préparer votre Calculer le

évènement : ROI de votre
Organiser votre évènement
Le Brief évènement

Promouvoir votre événement

 Pour faire de son événement une réussite,
la communication est capitale.

Puisqu’il s’agit d’un événement, les objectifs se focaliseront sur

trois points essentiels :
Faire connaître
Faire aimer
Faire participer
3 étapes

Avant Pendant Après

l’évènement l’évènement l’évènement
Question

-> Quels sont pour vous les canaux de communication à actionner avant l’évènement ?
Avant l’évènement
Le plan de communication

Cette communication permet de créer le buzz autour et avant l’événement. Elle va ainsi donner envie aux cibles de
s’inscrire et de participer.
Pour attirer ces participants potentiel, différents canaux sont à votre disposition.

Site Web Dédié Réseaux sociaux Invitation Emailing

Back to Agenda
Site Web Dédié
Réseaux sociaux

Alimentez vos réseaux avec des contenus susceptibles de générer de l’intérêt :

• Photos des éditions précédentes ;

• Témoignages de participants ;
• Interventions et interview d’intervenants précédents ;
• Coulisses des préparatifs ;
• Portrait des invités ;
• Posts de vos influenceurs ;
• Faites du teasing pour éveiller la curiosité.

https://www.linkedin.com/company/ecommerce-nation/posts/?feedView=all
L’invitation
Deux mois avant

Ce support peut être digital ou print. Ce choix dépendra des

éléments suivants :

• Secteur d’activité
• Typologie de vos invités
• Nombre de participants souhaités
• Type d’événement…

Le parcours d’inscription doit être fluide et simple

Pensez à gérer votre base de donnée (cf.excel)
L’emailing

• Confirmer leur bonne inscription ;

• Inciter à visiter le site web, voire à télécharger l’appli du site si
elle existe ;
• Rappeler les modalités de participation ;
• Distiller certaines informations clés susceptibles de maintenir la
curiosité et générer de la participation.
 Autres canaux

Utilisez tous vos supports de communication institutionnels et commerciaux pour promouvoir votre événement :

• signature mail en canal de recrutement

• échanges avec vos clients et prospects (factures…) ;
• communication print ;
• espaces d’accueil ;
• communiqués de presse…
Question

-> Quels sont pour vous les canaux de communication à actionner pendant l’évènement ?
Pendant l’évènement
Le plan de communication

Cette communication permet de démultiplier l’impact de l’événement.

L’objectif de cette communication est double :

• Proposer aux personnes n’ayant pu se déplacer de suivre l’événement ;
• Lui donner une portée importante en incitant au partage et en générant de l’engagement.

Live Réseaux sociaux Social wall

Back to Agenda
Social Wall

Back to Agenda
Question

-> Comment gérer l’après évènement ?

Après l’évènement
Le plan de communication

Cette communication permet de maintenir le lien après l’événement. L’objectif de cette communication est triple :
• Capitaliser dans la durée ;
• Envisager votre prochain événement ;
• Animer votre communauté.

Remercier Evaluer Témoigner Partager

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Remercier

Évaluation de l’événement dans sa globalité

Évaluation sur des éléments spécifiques
Interrogations pour construire un prochain événement
Évaluation pour de prochains événements
Témoigner et partager

Évènements sportifs : https://www.harmonie-mutuelle.fr/marque/actualites/harmonie-mutuelle/annonce-semi-paris-2023

Sommaire

1 Marketing Evenementiel : On parle de quoi ?

2 Préparer votre évènement : Le Brief

3 Organiser votre évènement

4 Le Jour J

5 Promouvoir votre évènement

6 Calculer le ROI de votre évènement

Calculer le
ROI de votre
évènement
 LE ROI D’UN EVENEMENT MARKETING

Le ROI ou le retour sur investissements

(de l’anglais Return On Investment)
correspond à une mesure de rentabilité.
C’est le ratio entre le résultat d’une action
et les coûts qu’elle a engendrés.
Travail en Binôme ( 5 min)

-> Définissez les ROI d’un évènement marketing

ROI de l’évènement
Méthode
ROI de l’évènement
ROI de l’évènement
ROI de l’évènement
Merci, à très vite

Email
chastanelodie@gmail.com