05 - Dossier Sponsoring

COMMENT RÉDIGER
UN DOSSIER DE SPONSORING
POUR RÉCOLTER DES AIDES ?
L’intérêt de rédiger un dossier de sponsoring
Les règles à respecter pour la rédaction

d’un dossier de sponsoring
Dossier de sponsoring : quelle forme à respecter ?
La structure du dossier de sponsoring
Visibilité pour les entreprises
Une toute dernière page

Le dossier de sponsoring est une présentation de vous, votre

association, vos valeurs et vos objectifs auprès
d’une entreprise. Le but étant d’inciter cette dernière
à apporter une aide en nature, une aide financière ou encore
une aide sous forme de service.
Aussi, pour susciter l’intérêt des entreprises, votre dossier de

sponsoring doit donner confiance et convaincre. L’entreprise
doit également trouver un intérêt. Et oui, n’oublions pas que le
nerf de la guerre pour l’entreprise sera avant tout de
« dorer leur image », gagner en notoriété et être rattachée aux
valeurs que l’association porte.
Toutefois, les demandes sont nombreuses et les budgets des
entreprises allouées de plus en plus serrés.
Les règles à respecter
pour la rédaction
Rédigez un dossier
compréhensible et concis
La clarté et la précision sont les mots d’ordre pour la rédaction

du dossier de sponsoring. Ainsi, n’hésitez pas à communiquer
des chiffres, exprimer des durées et rédiger sous forme de
liste à puces pour que les entreprises aient une notion
générale de l’ampleur du projet associatif.
De plus, évitez les textes trop long et fiez vous à la citation

« trop d’information tue l’information ». En d’autres mots, ne
noyer pas l’entreprise sous de multiples informations qui ne
seront pas forcément lues.
Lorsque l’on sait que les pitchs des startupeurs face aux
investisseurs pour tenter de lever des milliers voire
des millions d’euros ne durent qu’entre 3 à 8 minutes,
imaginez le temps qu’une entreprise allouera à votre dossier !
Diffusez votre identité

propre
Au préalable, vous aurez travaillé votre identité

et des éléments graphiques propres à votre association :
logo, images, couleurs… .
Transmettez-les dans votre dossier. Il doit être personnaliser
selon votre charte graphique. Mettez-y votre ton (léger,
humoristique, solennel…), celui qui a été décidé en amont et
qui vous caractérise. Soignez la mise en page ainsi que les
tournures de phrases.
Reflétez les motivations

et valeurs de l’association
Montrez à l’entreprise que vous êtes sûr de vous et que le

projet ne risque pas de tomber à l’eau.
Mettez en avant vos valeurs, celles que vous portez à travers
votre projet, campagne, ou événement.
Sensibilisez l’entreprise sur les objectifs
et surtout trouvez des objectifs et motivations communs.
Personnalisez chaque
dossier de sponsoring
Toutes les entreprises ne se ressemblent pas.

Dès lors, personnalisez chaque dossier de sponsoring envoyé
selon la société. Jouez sur le ton, les formules, trouvez des axes
propres. Toutefois, ne vous effacez pas au profit de l’enreprise.
Comme cité ci-dessus, il faut transmettre vos valeurs et votre
identité graphique !
Montez un dossier réaliste

Pour attirer un sponsor, assurez-vous que les objectifs définis

seront atteints correctement selon vos prévisions.
Aussi, faites preuve d’honnêteté et de transparence lorsque
vous réaliserez votre projet.
Vous devez paraitre « solides et réalistes » mais n’oubliez pas
que vous faîtes appel à une entreprise. Donc que vous avez
besoin de son aide dans le but d’atteindre des objectifs
communs qui feront briller l’entreprise !
Dossier de sponsoring :
quelle forme à respecter ?
Dossier de sponsoring :
quelle forme à respecter ?
Votre dossier de sponsoring doit au moins contenir 5 pages.

Vous avez parfaitement le droit de rajouter des annexes, le tout
pour une meilleure crédibilité ! Si votre dossier dépasse les 5
pages, il faut penser à inclure un sommaire, mais surtout un
résumé de votre projet sur une page.
Petit conseil : pensez à un contenu de qualité, illustré d’images

et concis.
La structure
du dossier de sponsoring
La structure
Comme nous l’avons déjà dit,

il faut 5 pages au minimum pour monter convenablement un
dossier de sponsoring. L’idéal est 1 page = 1 idée.
La structure
La couverture du dossier de sponsoring

La structure
Voici les éléments à intégrer sur la couverture du projet :
Titre du projet
Sous-titre explicatif
Logo de l’association
Date(s) et lieu(x) de l’évènement
Nom et coordonnées du ou des responsables
du projet associatif
La structure
Les 5 parties du dossier

La structure
Partie 1 : Présentation du responsable du projet et des

membres de l’association
Ici, il est question de faire un zoom sur l’organisme

et les expériences du responsable de projet et des membres
(si il y en a). Parlez également des parrains de l’évènement
ainsi que les différents projets qui ont déjà été réalisés par
l’association. Et ce, afin de donner de la crédibilité à votre
dossier. Mais avant tout, humanisez votre dossier et projet.
La structure
Partie 2 : Présentation du projet

Quelles informations présenter ?
* L’histoire et les origines du projet –sans trop vous attarder, ne

rédigez pas un roman qui va perdre le lecteur. Votre motivation
ou déclencheur ne parlera peut-être pas au lecteur.
* Les objectifs à atteindre –chiffrez-les si possible.
* La description du projet –avec photos ou images
non contractuelles à l’appui.
La structure
* La date, le lieu et la durée de réalisation du projet

* Et pourquoi ne pas se projeter dans l’avenir
en précisant le développement du projet sur le long terme ?
La structure
Partie 3 : Le public et la campagne de promotion
Ici, il s’agit de décrire en toute clarté le déroulement

de la campagne de communication et de diffusion
de l’évènement ou de votre projet :
La structure
les supports de communication (les réseaux sociaux choisis

par vos soins selon votre audience, votre site internet…)
le rétro planning des actions (quelles actions à quel moment)
Comme déjà cité, n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre,
soyez réaliste. Ne parlez pas d’ambassadeurs aux millions de
followers (= abonnés) si en réalité c’est votre voisin aux 100
abonnées sur instagram qui publiera une story (vidéo de
quelques secondes avec une durée de vie de 24h sur le compte
de la personne) ou un post sur son compte.
La structure
Ce qui compte c’est surtout votre engagement, être force de

proposition dans la diffusion de votre campagne et respecter
votre parole. Montrez à quel point ce projet vous anime.
La structure
Partie 4 : Le budget alloué à la préparation de l’évènement
Tout ce qu’il faut mentionner, c’est la façon dont le projet va

être financé : quel montant attribué à qui.
Pas de calcul complexe ni de tableau aux multiples fonctions.

La personne qui lira votre dossier n’est peut-être pas familière
avec les chiffres.
La structure
Partie 5 : Les avantages du partenaire
Attention ! Cette partie est la plus importante, car c’est à

travers celle-ci que l’entreprise visée en question trouvera
son intérêt et se projettera (ou pas !).
La structure
Il faut donc rédiger cette partie de manière claire

et suffisamment attrayante. Renseignez-vous sur l’entreprise
ciblée, ses intentions, son style de communication, ses valeurs
et peut-être son nouveau positionnement marketing.
Axez votre présentation sur les valeurs partagées et sur ce que

vous allez pouvoir lui apporter.
La structure
Les annexes
La structure
Comme son nom l’indique, les annexes sont placées à la fin du

dossier. Quels types de contenus annexer ?
Des catalogues, des revues de presse,
mais aussi des photos et des programmes.
Une toute
dernière page
Une toute
dernière page
Cette page sera une sorte de page de remerciement

de l’entreprise.
Un petit rappel sur les contacts des responsables
des projets est recommandé sur cette dernière page.
COMMENT RÉDIGER
UNE LETTRE DE DEMANDE
DE SPONSORING
Comment rédiger une lettre de demande de sponsoring
Si vous espérez convaincre quelqu’un pour parrainer votre

projet, vous devriez lui envoyer une lettre de parrainage
afin de l’encourager à vous aider. Il faudrait également
lui décrire clairement les avantages qu’il obtiendra,
s’il accepte votre demande.
Fixez vos objectifs
Que souhaitez-vous réaliser en envoyant votre lettre

de parrainage ? Soyez précis. Qu’attendez-vous de votre
mécène potentiel ? À quoi servira le parrainage et pourquoi
est-il si important ? Il est nécessaire de répondre
à ces questions avant de commencer à rédiger votre lettre.
En effet, une lettre de parrainage doit être précise et bien

ciblée. Si la lettre est trop vague ou si vous n’expliquez pas les
tenants et les aboutissants de votre projet, vous risquez de ne
pas atteindre votre but.
Expliquez l’importance de concrétiser vos objectifs. L’impact

d’une demande de parrainage sera renforcé, si elle est rédigée
sur un ton objectif ou passionné. Il s’agit de convaincre
le lecteur de consacrer du temps ou de l’argent à votre cause,
peut-être en lui expliquant votre manière d’aider quelqu’un ou
la collectivité.
Dressez une liste des entreprises susceptibles

d’être intéressées par votre demande.
N’oubliez pas d’inscrire sur votre liste les entreprises ou les

personnes que vous connaissez ou avec qui vous avez déjà
travaillé, soit vous ou l’un de vos collaborateurs.
Ne mésestimez jamais la valeur
des relations personnelles.
Ne négligez pas les petites entreprises ou celles qui n’ont pas

vraiment pignon sur rue. Elles seraient peut-être disposées à
vous aider aussi. N’oubliez pas que vous pouvez faire valoir un
point de vue local. Une entreprise locale voit souvent
un avantage à entretenir des relations avec
les collectivités de la région.
Si vous travaillez en équipe, mettez tout le monde

à contribution en répartissant les entreprises entre
vos collaborateurs et en chargeant chacun d’eux
de contacter un certain nombre d’entre elles.
Déterminez ce que vous cherchez
Il est possible de recevoir des dons en espèces ou en nature.

Un don en nature signifie qu’au lieu de donner de l’argent,
l’entreprise offre des matériaux ou des produits qui serviront
pendant l’évènement. Parfois, il peut s’agir d’un service et non
de biens matériels.
Vous êtes peut-être intéressé par une participation bénévole

au lieu de recevoir de l’argent.
Dans tous les cas, vous aurez besoin d’être clair et précis à
propos de ce que vous cherchez à obtenir.
Donnez des précisions sur les avantages offerts.
Afin de vous aider, vos mécènes potentiels ont besoin d’avoir

un intérêt à le faire. Donc, dans les paragraphes suivants de la
lettre, montrez clairement les avantages.
Il s’agit bien des avantages dont bénéficieront
les donateurs et non ceux dont vous profiterez vous-même.
Si vous offrez aux donateurs un espace publicitaire, donnez

des précisions sur la méthode que vous comptez appliquer.
Par conséquent, soyez très précis. Est-ce que l’évènement sera
télévisé ? Quel sera le nombre des participants ?
Y aura-t-il des personnalités parmi les présents ? Indiquez
aussi si d’autres sociétés importantes ou des concurrents
parrainent votre évènement.
Offrez plusieurs possibilités aux mécènes.

Ils apprécieront la possibilité de choisir
une formule qui correspond à leurs
besoins ou à leur budget.
Faites le suivi personnellement.
Si vous n’obtenez pas de réponse au bout de dix jours, vous

pouvez appeler votre correspondant ou lui rendre visite.
Toutefois, n’oubliez pas que de nombreux responsables sont
très occupés et n’admettent pas d’être dérangés.
Par conséquent, pensez d’abord à téléphoner
pour demander une entrevue ou des renseignements.
Même si la réponse est évasive, n’hésitez pas à assurer le suivi

quand même. Ne commencez pas immédiatement après l’envoi
de votre lettre et n’insistez pas pour ne pas risquer
de déranger votre donateur potentiel.
Ne supposez pas que vos correspondants accepteront

systématiquement de vous rencontrer ou de faire un don.
Simplement, remerciez-les pour le temps
qu’ils vous ont accordé.
N’oubliez pas d’envoyer une lettre de remerciement

si vous obtenez un parrainage.
VISIBILITÉ POUR
LES ENTREPRISES
À vous de convaincre la marque en lui expliquant

les raisons et avantages d’être votre sponsor.
Que pouvez-vous lui offrir concrètement
et ce que cela va lui coûter :
quelle présence sur quels supports diffusés
en quelle quantité… ?
Soyez à la fois réaliste et transparent.
Par exemple,
ne promettez pas des centaines de vues sur des vidéos
Facebook sans les justifier grâce au nombre
de personnes qui vous suit déjà et la moyenne
de likes de vos publications.
Plus vous serez précis, plus la marque vous fera confiance

(dans la limite de ses budgets, bien sûr;-)).
Encore mieux ?
Proposez différents packs :
tel investissement correspond à telle publicité.
Essayez de ratisser assez large, aussi bien
en terme de budget que de visibilité,
afin que tous les sponsors potentiels
puissent s’y retrouver.
Quelques exemples d’espaces que vous pouvez proposer aux

marques, en fonction de votre projet :
* affiches, flyers…
* le logo du sponsors dans des pubs télé, papier…
* tentes, bâches autour de scènes…
* toit ou porte de votre van, voiture ou caravane, cadre de vélo
ou casque…
* goodies : casquettes, clé usb, tote bag…
* prise de parole, animation de table ronde, remise de prix…
* page sur votre site internet dédié au sponsor, bandeau sur la

page d’accueil de votre site…
* vidéo, posts sur votre page facebook et les réseaux sociaux
* préciser le sponsor dans les interviews, spots radio…
*etc ....

05 - Dossier Sponsoring

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COMMENT RÉDIGER

Les règles à respecter pour la rédaction

Dossier de sponsoring : quelle forme à respecter ?

La structure du dossier de sponsoring

Visibilité pour les entreprises

Une toute dernière page

Le dossier de sponsoring est une présentation de vous, votre

Aussi, pour susciter l’intérêt des entreprises, votre dossier de

La clarté et la précision sont les mots d’ordre pour la rédaction

De plus, évitez les textes trop long et ﬁez vous à la citation

Diffusez votre identité

Au préalable, vous aurez travaillé votre identité

Reﬂétez les motivations

Montrez à l’entreprise que vous êtes sûr de vous et que le

Toutes les entreprises ne se ressemblent pas.

Montez un dossier réaliste

Pour attirer un sponsor, assurez-vous que les objectifs déﬁnis

Votre dossier de sponsoring doit au moins contenir 5 pages.

Petit conseil : pensez à un contenu de qualité, illustré d’images

Comme nous l’avons déjà dit,

La couverture du dossier de sponsoring

Voici les éléments à intégrer sur la couverture du projet :

Les 5 parties du dossier

Partie 1 : Présentation du responsable du projet et des

Ici, il est question de faire un zoom sur l’organisme

Partie 2 : Présentation du projet

* L’histoire et les origines du projet –sans trop vous attarder, ne

* La date, le lieu et la durée de réalisation du projet

Partie 3 : Le public et la campagne de promotion

Ici, il s’agit de décrire en toute clarté le déroulement

les supports de communication (les réseaux sociaux choisis

Ce qui compte c’est surtout votre engagement, être force de

Partie 4 : Le budget alloué à la préparation de l’évènement

Tout ce qu’il faut mentionner, c’est la façon dont le projet va

Pas de calcul complexe ni de tableau aux multiples fonctions.

Partie 5 : Les avantages du partenaire

Attention ! Cette partie est la plus importante, car c’est à

Il faut donc rédiger cette partie de manière claire

Axez votre présentation sur les valeurs partagées et sur ce que

Comme son nom l’indique, les annexes sont placées à la ﬁn du

Cette page sera une sorte de page de remerciement

Si vous espérez convaincre quelqu’un pour parrainer votre

Fixez vos objectifs

Que souhaitez-vous réaliser en envoyant votre lettre

En effet, une lettre de parrainage doit être précise et bien

Expliquez l’importance de concrétiser vos objectifs. L’impact

Dressez une liste des entreprises susceptibles

N’oubliez pas d’inscrire sur votre liste les entreprises ou les

Ne négligez pas les petites entreprises ou celles qui n’ont pas

Si vous travaillez en équipe, mettez tout le monde

Déterminez ce que vous cherchez

Il est possible de recevoir des dons en espèces ou en nature.

Vous êtes peut-être intéressé par une participation bénévole

Donnez des précisions sur les avantages offerts.

Aﬁn de vous aider, vos mécènes potentiels ont besoin d’avoir

Si vous offrez aux donateurs un espace publicitaire, donnez

Offrez plusieurs possibilités aux mécènes.

Faites le suivi personnellement.

Si vous n’obtenez pas de réponse au bout de dix jours, vous

Faites le suivi personnellement.

Même si la réponse est évasive, n’hésitez pas à assurer le suivi

Faites le suivi personnellement.

Ne supposez pas que vos correspondants accepteront