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ARC-2005/WS/01
Published in 2005 by the United Nations Educational, Scientic and Cultural Organization 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP Composed and printed in the workshops of UNESCO UNESCO 2005 Printed in France (ARC-2005/WS/01)
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Index
Manuel de formation en gestion de dossiers
INTRODUCTION
En 2004, lUNESCO a lanc un programme trans-organisationnel en gestion des dossiers (records management) afin de garantir la responsabilit et la transparence tous les niveaux du Secrtariat. Cet objectif sera atteint par l'application de normes, de rgles et de pratiques concernant la cration, l'organisation, la gestion et lvaluation des dossiers ainsi que leur transfert aux archives pour la conservation permanente et lutilisation par l'Organisation. Ces dossiers constituent la proprit inalinable de lUNESCO.
La nouvelle initiative en gestion de dossiers a pour objectif de traiter lensemble des documents papier, lectroniques et audiovisuels crs par lUNESCO au Sige et hors Sige, et en priorit, dintroduire la gestion des dossiers lectroniques de lOrganisation. Comme la plupart des communications et des documents sont de nos jours crs lectroniquement et que leur valeur lgale est gnralement reconnue, il est indispensable de conserver ce capital documentaire dans son intgralit et authenticit et de lui accorder sa valeur de record.
Lunit archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ARC) est responsable du dveloppement et de ltablissement du programme de gestion de dossiers, et le Comit Intersectoriel Records Management (RMC) veille au respect des procdures et normes au sein de lOrganisation et assiste lunit archives et gestion de dossiers dans ltablissement du nouveau programme.
Comme il est de la responsabilit du personnel de lUNESCO de fournir des preuves des actions prises en conservant adquatement les dossiers papier et lectroniques, la formation des membres du personnel a t dfinie comme axe prioritaire du nouveau programme de gestion de dossiers. Ce manuel sert de rfrence aux participants du nouveau cycle de formation, lanc en mars 2005 par ADM/DIT/ARC en collaboration avec HRM/TCD. Il sert galement tout le personnel au Sige et hors Sige en ce qui concerne le classement, le tri, la conservation, la recherche et la rcupration des dossiers papier et lectroniques.
INVITATION LA FORMATION
UNESCO
ADM/DIT/05/6931
31 March 2005
To:
cc:
Subject:
In follow up to the recommendations of the intersectoral Records Management Committee (RMC), the Archives and Records Management Unit, ADM/DIT/ARC, is now establishing regular training sessions for all secretaries and assistants with file keeping responsibilities.
Training is a key component of the new records management initiative launched by ADM/ DIT/ARC in 2004. The first series of training sessions concerns secretaries and assistants of the Programme Sectors at Headquarters. The training will consist in a half-day session in the new training centre of HRM/TCD in building VII (Bonvin), and include practical training in paper file keeping, electronic file keeping, file classification, retention and transfer to archives. Please find attached the detailed training plan and expected results. I kindly invite you to circulate the present memo and the attached training activity document to all Division Directors and Chiefs of Sections of your Sector or Office, with the purpose of identifying secretaries and assistants for whom such a training session would be useful. The names of these staff members should be communicated to Mr. Dieter Schlenker, who is the records management specialist within ADM/DIT/ARC in charge of the organization of this activity. He can be contacted by e-mail: d.schlenker@unesco.org, or by phone (ext. 81944). Thank you for your kind attention to this matter. Paulo Serra
Rsultats viss
Rgles et procdures gnrales de conservation
Maintenir le plan de classement de lunit Grer les dossiers papier de lunit
I.
Gestion des dossiers papier
1. DIRECTIVES
Lobjectif dune bonne gestion des dossiers papier est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver les dossiers papier pertinents et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.
Conservez les documents papier sur un sujet ou une activit spcifique dans un classeur, organis chronologiquement avec le document le plus rcent au-dessus. Pour viter la duplication de linformation, les units doivent crer un dossier par sujet ou activit et conserver tous les dossiers dans un lieu central. Sur la couverture dun dossier doivent figurer les informations suivantes: a) le code ou mot cl du plan de classement de lunit, b) un titre clair et comprhensible, c) les annes couvertes par le dossier, d) le numro du volume (le cas chant). Le dossier doit contenir le courrier papier entrant (original ou copie), une copie du courrier papier sortant, ainsi que les documents essentiels relatifs lactivit ou au sujet en question. Les dossiers papier doivent tre conservs par les units pour une priode maximum de cinq ans aprs la clture du projet ou du programme, puis transfrs lunit des archives pour le stockage, suivant les tableaux de conservation tablis (voir par exemple page 34), ou pour un archivage long terme. Les documents de ladministration, des finances, du budget et du personnel sont conservs par les services administratifs ou centraux du Sige (DCO, BB, HRM, AO, etc.). De tels documents ne doivent pas tre gards dans les dossiers sur lexcution du programme, moins quils ne soient tenus spars dans les dossiers, puis limins quand ils ne servent plus lunit concerne. Pour viter linformation non pertinente ou superflue dans les dossiers, les documents suivants ne doivent pas tre classs dans les dossiers papier (ou tenus spars dans les dossiers, puis limins quand ils ne servent plus lunit concerne) : a) Documents de lUNESCO comme dfini dans le Manuel Administratif chapitre 8. b) Documents papier et publications non UNESCO, reus pour information'. c) Dossiers chronologiques ( chrono ) de tout le personnel sous le niveau ADG, moins de raisons spcifiques. d) Imprims des documents lectroniques, moins de raisons spcifiques comme signature, distribution ou expdition en papier, etc. e) Copies des lettres dinvitation envoyes pour une confrence (un seul exemplaire et la liste de distribution seront conservs)
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Avant de prparer un transfert de dossiers papier, lunit archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ARC, ci-dessous nomme ARC), qui fonctionne comme dpt darchives de lOrganisation, unit de gestion des dossiers et des archives du Secrtariat et comme service dinformation et de rfrence, doit tre contacte par tlphone (ext. 81944/84708) ou par courrier lectronique: RecordsManagement@unesco.org Les dossiers papier doivent tre transfrs ARC aprs cinq ans, compter du document le plus rcent du dossier. En rgle gnrale, les dossiers devraient tre transfrs par sries compltes ou par parties (par biennum, par phase de projet, etc.). Aucun dossier ne peut tre limin sans autorisation dARC, qui peut convenir dun plan de conservation spcifique ou de consultation avant la prparation dun transfert aux archives. Les dossiers slectionns pour le transfert ARC doivent tre organiss selon les directives concernant la gestion des dossiers papier, comme indiqu en page 11 de ce manuel ou sur Intranet : http://recman.hq.int.unesco.org/Recman/files/guidelines_paper_fr.pdf Les dossiers doivent tre mis dans des botes spcifiques d'archives, qui sont commandes par lunit concerne. Les tiquettes des botes reprennent lacronyme de lunit ou de la section en question, ainsi que le numro de bote, qui est attribu par ARC (par exemple CLT/ACE/CEC/1). Les documents, retirs des classeurs Leitz, sont disposs entre deux feuilles cartonnes et serres par un capiclass , pice de serrage fournie par ARC. Lunit qui procde au transfert devra prparer une liste des dossiers (formulaire 901, voir page 13 de ce manuel) et lenvoyer lectroniquement ARC pour rvision avant le transfert physique des dossiers. Le formulaire peut tre tlcharg sur le site de gestion de dossiers: http://recman.hq.int.unesco.org/Recman/files/form901.xls La liste finale du transfert aux archives devra tre envoye lectroniquement RecordsManagement@unesco.org. Les botes darchives seront transfres par les dmnageurs (ADM/HQD/M). Ladresse de livraison sera spcifie par ARC selon lespace disponible dans les dpts de dossiers de lunit. Toute information concernant les dossiers papier transfrs ARC peut tre obtenue par recherche par mots cls sur le site de gestion de dossiers: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/ Sur demande, les dossiers peuvent tre emprunts par lunit pour consultation.
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Date of Transfer
Contact Name
Contact Ext.
84395
Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc. Location (assigned by Archives): From Box Number Filing Plan UDC FileTitle (Subject) Part Number Number (year)
CLT/CH/ITH/1 CLT/CH/496.3 549.46 A 10 570/TAN/901, conservation du patrimoine immatriel en Tanzanie 1 1990
To (year)
1992
Applicables seulement au transfert des anciens dossiers officiels (sur lesquels les numros figurent)
Indiquer clairement le nom et le code du projet/activit sans abrviations (sauf acronymes officiels)
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II.
Gestion du courrier lectronique
1. DIRECTIVES
Lobjectif dune bonne gestion du courrier lectronique est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver le courrier lectronique pertinent et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.
A. La bote e-mail (Serveur) 1) Il sagit de lespace individuel de communication lectronique. Vous crez, envoyez et recevez des e-mails lis aux actions et activits de votre unit dans lexcution ou le soutien des programmes de lOrganisation. 2) Lespace des botes sur le serveur est limit. 3) Ne gardez pas vos e-mails plus longtemps que ncessaire dans cet espace. liminez rgulirement vos e-mails ou transfrez-les dans les dossiers personnels ou dossiers publics.
B. Dossiers personnels (PC) 1) Il sagit de lespace de stockage temporaire individuel. 2) Gardez dans les dossiers personnels uniquement des e-mails de valeur transitoire, tels que les annonces, les demandes de runions, et les e-mails des affaires administratives gnrales, les copies pour information (cc:) et tous les e-mails personnels. 3) Ne gardez pas les e-mails plus longtemps que ncessaire dans cet espace.
C. Dossiers publics (Serveur) 1) Il sagit de lespace officiel de partage, de classement et darchivage des e-mails. 2) Laccs est limit lunit concerne. 3) Vous accdez vos dossiers comme suit : Cliquez sur Dossiers publics Cliquez sur Tous les dossiers publics Cliquez sur votre Secteur Division unit 4) Partagez, classez et conservez dans cet espace les e-mails que vous avez crs ou reus et qui sont directement lis aux actions et activits de votre unit dans lexcution ou le soutien des programmes de lOrganisation. 5) Rassemblez les e-mails dans des dossiers nomms selon lactivit ou le sujet en question. 6) Les e-mails sont gards dans les dossiers publics et puis transfrs dans le RISS, le nouveau systme darchivage lectronique de lOrganisation. Aprs une priode de conservation gnrale de dix ans, ils seront soit conservs comme archives lectroniques soit limins conformment aux rgles en vigueur.
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Les e-mails personnels - demandes de cong - affaires familiales - vie culturelle - informations professionnelles en dehors de lUNESCO - proposition de stage, information sur des formations - invitations personnelles
Les e-mails professionnels dintrt personnel : - rapports dactivits et comptes-rendus de runions en dehors des programmes de lunit - vnements UNESCO - articles de presse - changes professionnels en dehors des programmes de lunit
Les e-mails gnraux (distribution interne lUNESCO) - UNESCOMMUNICATION - ODG - STU Secretariat - AIPU - Announcements
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Pour y accder : Cliquez sur : + Dossiers publics + Tous les dossiers publics + Secteur + Division + Unit
Les e-mails relatifs lexcution du programme - plans, excutions, soutien, valuations, audit des programmes/activits - correspondance avec les partenaires dans le cadre des programmes/activits de lunit - invitations et documents de confrences et runions organises par lunit
Les e-mails administratifs et financiers - prparation de contrats - prparation de mmos - planning de travail de lunit - plans budgtaires de lunit
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Sur la barre Outlook, cliquez sur : (1) (2) (3) Fichier - Nouveau Dossier Dans la fentre qui souvre : Attribuez un nom clair et comprhensible au nouveau dossier Slectionnez le dossier sous lequel vous voulez crer un sous-dossier et cliquez OK
(4)
Slectionnez le(s) e-mail(s) insrer dans les dossiers de votre unit Sur la barre Outlook cliquez sur : diter - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier et cliquez OK
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Slectionnez le dossier transfrer dans les dossiers publics. Sur la barre Outlook, cliquez sur : diter - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier public - Cliquez OK
Slectionnez le dossier renommer Sur la barre Outlook, cliquez sur : Fichier - Dossier Renommez Attribuez un nom clair et comprhensible - Cliquez OK
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1. DIRECTIVES
Lobjectif dune bonne gestion des documents lectroniques est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver les documents lectroniques pertinents et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.
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Les documents personnels - Calendrier des vnements - demandes de cong - programme de formation - vie culturelle - manuels dutilisation de logiciel, solutions techniques
Les documents UNESCO dintrt personnel - conventions - discours du DG - formulaires - manuel administratif - documents de la Confrence Gnrale et/ou du Conseil Excutif
Les drafts et avantprojets (labors individuellement) - drafts de mmos - drafts de discours - drafts de prodoc - drafts de rapports de mission - drafts de contrats
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Les documents administratifs et financiers - planning du personnel de lunit - contrats - plans budgtaires ou financiers - prparation des missions - mmos (chrono)
Les documents relatifs lexcution du programme - rapports de consultants dans le cadre des projets - Implementation status report - documents et comptesrendus de confrences et runions - Prodoc - rapports de missions
NB : La partie Users sur le rseau est un espace de stockage prvu uniquement pour la sauvegarde temporaire et individuelle, surtout en cas de mission, de changement dordinateur ou de bureau. Laccs est strictement personnel.
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Rassembler sous un seul dossier tous les documents concernant une mme activit ou sujet
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3 Sur la barre des tches, cliquez sur : (1) (2) (3) Fichier - Nouveau Dossier Un nouveau dossier apparat : Attribuez un nom clair et comprhensible au nouveau dossier - Cliquez OK
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Slectionnez le(s) documents insrer dans les dossiers de votre unit Sur la barre des tches, cliquez sur: dition - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier et cliquez OK
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Sur la barre des tches cliquez sur : (1) Fichier - Nouveau (1) Slectionnez le dossier dplacer (2) Dossier (2) Sur la barre des tches, cliquez sur : (3) Un nouveau dossier apparat : Attribuez dition - Dplacer vers un dossier un nom clair et comprhensible au nou(3) veau dossier -le dossier de votre Slectionnez Cliquez OK unit - Cliquez OK
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3 (1) (2) (3) Slectionnez le dossier renommer Sur la barre des tches, cliquez sur : Fichier - Renommez Attribuez un nom clair et comprhensible - Cliquez OK
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Chrono Candidatures non abouties preuves des documents et publications UNESCO imprims
Dossiers administratifs et financiers Dossiers de contrats Dossiers du personnel Dossiers dintrt et de rfrence personnels
Conservation
Description
2 ans Dossiers Chrono Dossiers chronologiques comprenant les copies du courrier entrant et/ou sortant, comme les mmos, lettres, fax, e-mails. Dossiers qui contiennent les CV, documents et publications dune candidature non aboutie pour lobtention dun prix, dune bourse ou une chaire UNESCO. Tous les manuscrits et preuves des textes qui ont t imprims et mis en vente / distribus. NON
NON
NON
Dossiers de contrats
Dossiers du personnel
Dossiers contenant des modles, des drafts et copies des documents administratifs et financiers, tels que des demandes de paiement, des purchase requests (PR), des purchase orders (PO), factures, travel records, tats financiers. Copies des contrats, des relevs financiers et de la correspondance sy rfrant. Dossiers contenant des documents non UNESCO, coupures de presse, des copies des documents officiels de lUNESCO, des publications UNESCO et des copies des pages web (intranet, portail). De tels dossiers sont constitus et conservs titre personnel et ne contiennent pas doriginaux de correspondance ou de documents concernant lexcution du Programme. Modles, drafts et copies des CV, demandes de congs, descriptions de
NON
NON
NON
NON
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+ 10 ans
Permanent
Candidatures abouties Dossiers sur lexcution du programme Documents et publications officielles de lUNESCO
Conservation
Description
10 ans
Dossiers contenant des contrats originaux, relevs financiers et la correspondance sy rfrant. originaux
OUI
OUI
Permanent
Dossiers qui contiennent les CV, documents et correspondance de la candidature gagnante dun prix, dune bourse ou dune chaire UNESCO. Dossiers de correspondance sur les activits, les fonctions, le planning, la politique, la stratgie et l'excution concrte des programmes. Ces dossiers contiennent des documents directement lis aux programmes en question, tels que la correspondance entrante et sortante originale (mmos, lettres, fax, e-mails) et pices jointes comme des rapports de consultants, des minutes de runion, rapports de missions, etc. Les documents officiels et publications UNESCO doivent tre conservs par lUnit de production pour une priode maximale de diffusion et distribution de 5 ans. Tous ces documents sont conservs en permanence par ARC et la bibliothque, et en version lectronique dans UNESDOC. Trois copies sont transmises ARC, LIB et UNESDOC par ADM/CLD ou par l'unit de production.
OUI
OUI
OUI
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V. Outils de recherche
V. Outils de recherche
Recherche par mot-cl, pays, nom dun projet, dun programme ou dune activit Recherche par anne de transfert aux archives dun dossier Nom de la personne qui a transfr les dossiers
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V. Outils de recherche
Rsultats de la recherche
La page de rsultats affiche une slection de champs reprenant le Secteur et la Division demands, le titre et les annes.
Laffichage complet permet de visualiser lensemble des champs descripteurs dont notamment la date de transfert et le nom de la personne qui a transfr les dossiers.
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V. Outils de recherche
http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/webinterface/SingleSignOn
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V. Outils de recherche
Rsultats de la recherche
La page de rsultats permet de visualiser lensemble des champs que propose la recherche.
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V. Outils de recherche
http://unesdoc.unesco.org/ulis/search_form.html
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V. Outils de recherche
Rsultats de la recherche
La page de rsultats permet de visualiser lensemble des champs que propose la recherche et permet de lire les documents en intgralit dans les langues officielles de lOrganisation.
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INDEX
Archivage Transfert d'archives n'ayant plus d'utilit courante dans un local de stockage ou au service comptent pour les recevoir.
Archives Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit. La conservation de ces documents est organise dans l'intrt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que pour la documentation historique de la recherche (loi sur les archives). Par extension, le terme dsigne aussi le service charg de la gestion des archives ainsi que le btiment d'archives. Le mot archives est couramment employ dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
Conservation Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant assurer la protection matrielle des documents et leur accessibilit.
Document Ensemble constitu d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve ou des fins de consultation. Singulier du mot archives.
Dossier Ensemble de documents constitu soit organiquement par l'administration d'origine pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement aux archives.
Records Management L'ensemble des mesures visant l'conomie et l'efficacit dans la cration, le tri, la conservation et l'utilisation des archives (traduction possible : gestion de dossiers ou documents).
Notions reprises de la liste DAT III, tablie par le groupe de projet de terminologie du Conseil International des Archives (ICA) : http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm
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