Les outils de planification et de gestion du temps

Le temps cest de largent . Le temps est une ressource prcieuse pour les individus et les
organisations. Mais comment grer le temps pour loptimiser ?
1. La gestion du temps d'un projet
Pour raliser un projet, la principale difficult rside dans la gestion du temps. Avant de
commencer le projet, il faut prendre du temps pour rflchir au temps ncessaire pour les
diffrentes actions du projet. Il faut donc planifier pour viter dagir dans lurgence et le
dsordre.

La mthode NERAC aide grer efficacement le temps. Cette mthode consiste :

Noter les tches accomplir,
Estimer la dure de chaque tche,
Rserver une marge de scurit pour faire face aux imprvus,
Arbitrer entre les diffrentes tches, c'est--dire les hirarchiser en fonction de leur importance
et de leur urgence,
Contrler la ralisation de chaque tche avec la mesure des carts ventuels et la modification
ventuelle des dlais du projet.
2. Les agendas et plannings
a. Les agendas
Un agenda permet de planifier des vnements ponctuels ou rcurrents pour une personne ou
un groupe de personnes. Peu peu lagenda papier est remplac par lagenda lectronique
(assistant personnel (PDA), application pour Smartphone ou logiciel pour ordinateur).
Lagenda lectronique peut tre partag c'est--dire rempli par plusieurs personnes et donc
permettre le travail collaboratif.

Lagenda partag permet de dterminer facilement des plages de temps disponibles communes
et donc un gain de temps considrable. Il existe sur le web des agendas partags gratuits. Cest
le cas de Google Agenda.

La dmarche pour crer un agenda partag avec Google Agenda est de :

Crer lagenda. Dans les paramtres il faut choisir les personnes avec lesquelles lagenda sera
partag,
Dfinir les droits de chaque utilisateur (lecture, modification),
Crer des vnements. Ces vnements peuvent tre tris par catgorie.
b. Les plannings
Un planning permet de planifier les activits dun projet. Un planning est utilis pour un projet
devant tre ralis dans un temps dfini. Moins on a de temps plus le planning est ncessaire. Le
planning nest pas un document statique, il doit tre suivi et adapt si ncessaire.
3. Le diagramme de Gantt
a. Dfinition
La gestion dun projet ne simprovise pas. Il faut planifier. Le diagramme de Gantt permet cette
planification. Ce diagramme est une matrice 2 entres reprsentant la liste des tches
accomplir en fonction du temps.

b. Les tapes de construction

Lister les tches pour raliser le projet.
Ordonner les diffrentes tches de faon chronologique. Il faut tablir les liens de dpendance
cest--dire que parfois une tche ne peut tre commence avant quune autre soit termine.
Dterminer la personne responsable de chaque tche.
valuer la dure de chaque tche. En fonction du projet, lunit de temps retenue est la
minute, lheure, le jour

La ralisation du diagramme de Gantt permet de dterminer le chemin critique. Le chemin

critique constitue la suite de tches qui dterminent la dure totale du projet. Si une des tches
du chemin critique a sa dure modifie, cette modification diminuera ou augmentera la dure
totale du projet.
c. Le suivi du diagramme
Au fur et mesure de lavancement du projet, il est possible de faire figurer sur le diagramme
ltat davancement des tches. Cet tat davancement se matrialise par un pourcentage de
ralisation.
d. Exemple
Une organisation a comme projet la construction dun btiment. La colonne Antriorit
signifie la(ou les) tche(s) termine(s) pour pouvoir dbuter la tche. La commande des
matriaux (tche 3) ne peut avoir lieu avant la ralisation des plans (tche 1) soit finie.

Doc. 1. Diagramme de Gantt

L'essentiel
Le temps est une ressource prcieuse pour les individus et les organisations. Il faut donc le grer.
Pour grer le temps dun projet, il existe la mthode NERAC.
Un agenda permet de planifier des vnements ponctuels ou rcurrents pour une personne ou
un groupe de personnes. Peu peu lagenda papier est remplac par lagenda lectronique.
Celui-ci peut-tre partag pour permettre un travail collaboratif.
Un planning permet de planifier les activits dun projet.
Le diagramme de Gantt est un outil permettant de visualiser dans le temps les diffrentes tches
dun projet.