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Les outils de planification et de gestion du temps « Le temps c’est de l’argent ». Le temps est une ressource précieuse pour les individus et les organisations. Mais comment gérer le temps pour l’optimiser ? 1. La gestion du temps d'un projet Pour réaliser un projet, la principale difficulté réside dans la gestion du temps. Avant de commencer le projet, il faut prendre du temps pour réfléchir au temps nécessaire pour les différentes actions du projet. Il faut donc planifier pour éviter d’agir dans l’urgence et le désordre. La méthode NERAC aide à gérer efficacement le temps. Cette méthode consiste à : • Noter les tâches à accomplir, • Estimer la durée de chaque tâche, • Réserver une marge de sécurité pour faire face aux imprévus, • Arbitrer entre les différentes tâches, c'est-à-dire les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leur urgence, • Contrôler la réalisation de chaque tâche avec la mesure des écarts éventuels et la modification éventuelle des délais du projet. 2. Les agendas et plannings a. Les agendas Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes. Peu à peu l’agenda papier est remplacé par l’agenda électronique (assistant personnel (PDA), application pour Smartphone ou logiciel pour ordinateur). L’agenda électronique peut être partagé c'est-à-dire rempli par plusieurs personnes et donc permettre le travail collaboratif. L’agenda partagé permet de déterminer facilement des plages de temps disponibles communes et donc un gain de temps considérable. Il existe sur le web des agendas partagés gratuits. C’est le cas de Google Agenda. La démarche pour créer un agenda partagé avec Google Agenda est de : • Créer l’agenda. Dans les paramètres il faut choisir les personnes avec lesquelles l’agenda sera partagé, • Définir les droits de chaque utilisateur (lecture, modification), • Créer des événements. Ces événements peuvent être triés par catégorie. b. Les plannings Un planning permet de planifier les activités d’un projet. Un planning est utilisé pour un projet devant être réalisé dans un temps défini. Moins on a de temps plus le planning est nécessaire. Le planning n’est pas un document statique, il doit être suivi et adapté si nécessaire. 3. Le diagramme de Gantt a. Définition La gestion d’un projet ne s’improvise pas. Il faut planifier. Le diagramme de Gantt permet cette planification. Ce diagramme est une matrice à 2 entrées représentant la liste des tâches à accomplir en fonction du temps. b. Les étapes de construction • Lister les tâches pour réaliser le projet. • Ordonner les différentes tâches de façon chronologique. Il faut établir les liens de dépendance c’est-à-dire que parfois une tâche ne peut être commencée avant qu’une autre soit terminée. • Déterminer la personne responsable de chaque tâche. • Évaluer la durée de chaque tâche. En fonction du projet, l’unité de temps retenue est la minute, l’heure, le jour… La réalisation du diagramme de Gantt permet de déterminer le chemin critique. Le chemin critique constitue la suite de tâches qui déterminent la durée totale du projet. Si une des tâches du chemin critique a sa durée modifiée, cette modification diminuera ou augmentera la durée totale du projet. c. Le suivi du diagramme Au fur et à mesure de l’avancement du projet, il est possible de faire figurer sur le diagramme l’état d’avancement des tâches. Cet état d’avancement se matérialise par un pourcentage de réalisation. d. Exemple Une organisation a comme projet la construction d’un bâtiment. La colonne « Antériorité » signifie la(ou les) tâche(s) terminée(s) pour pouvoir débuter la tâche. La commande des matériaux (tâche 3) ne peut avoir lieu avant la réalisation des plans (tâche 1) soit finie. Doc. 1. Diagramme de Gantt L'essentiel Le temps est une ressource précieuse pour les individus et les organisations. Il faut donc le gérer. Pour gérer le temps d’un projet, il existe la méthode NERAC. Un agenda permet de planifier des événements ponctuels ou récurrents pour une personne ou un groupe de personnes. Peu à peu l’agenda papier est remplacé par l’agenda électronique. Celui-ci peut-être partagé pour permettre un travail collaboratif. Un planning permet de planifier les activités d’un projet. Le diagramme de Gantt est un outil permettant de visualiser dans le temps les différentes tâches d’un projet.