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Le guide

compta chez
les SMF

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Le mot du trésorier :

Pour notre association, la tenue d’une comptabilité est une nécessité.


Nous souhaitons à travers ce guide vous aider à y voir plus clair.
Ce guide a été élaboré aussi pour les nouveaux trésoriers et les responsables de groupes afin de les
initier à la gestion financière de leur groupe.

De nombreux exemples concrets sont présent dans ce guide afin de vous garantir le meilleur
accompagnement.

Vous trouverez également dans ce guide des documents types (documents imprimables, fichiers
Excel...), de sorte que vous puissiez mettre en place une comptabilité claire et efficace.

Le PGF vous souhaite une bonne lecture !

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Sommaire :

La fonction du trésorier

Base de la comptabilité

Prise de fonction du trésorier

Quotidien du trésorier

Comment j’enregistre mes pièces comptables

Construire un budget prévisionnel

Outils et ressources

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La fonction du trésorier

Introduction

En tant que responsable de la politique financière définie par la direction de l’association le trésorier
s’occupe de la tenue des comptes.
Selon la loi de 1901, une association n’a pas d’obligation légale de tenir les comptes. Toutefois, les
statuts des Scouts Musulmans de France l’impose et aussi l’association dépasse le seuil de
subvention des 500 000 € reçu sur 3 ans, ce qui nous oblige de tenir une comptabilité.
Du reste dans un soucis de transparence dans la gestion de l’association, il est nécessaire
d’enregistrer au mois les dépenses et recettes. C’est le rôle du trésorier au sein du groupe.

Le rôle du trésorier

Il reste indispensable pour veiller au bon fonctionnement de l’entité.


Dans les faits son rôle consiste à :

• Définir les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme


• Préparer le budget prévisionnel en accord avec les objectifs
• Proposer les objectifs à atteindre sur le plan des ressources
• Emettre des propositions concernant la gestion

De ce fait le trésorier n’est pas un simple caissier ou comptable son rôle va au-delà du contrôle
financier de groupe, car il endosse véritablement le rôle de gestionnaire de compte. Ainsi, une notion
de la comptabilité et des finances, le plus important une connaissance approfondie de l’association
et du groupe avec lequel il travail.

Droits et obligations du trésorier

Conformément aux statuts des Scouts Musulmans le trésorier doit rendre compte de sa gestion et
soumettre le bilan à l’approbation de l’Assemblée Général. En d’autres termes, le trésorier à
l’obligation de :

Exécuter les travaux hebdomadaires et ou mensuels qui lui sont attribués (tenue de fichier de la
compta, arrêté les comptes pour l’AG, présenté pour l’approbation à l’AG le bilan, le compte de
résultat, et le budget prévisionnel.

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Pilote dans le développement du groupe (présent/futur)

Central dans la recherche de fonds (pour obtenir des subventions, pour justifier des subventions,
pour collecter des dons)

Une expérience formatrice

L’expérience en tant que trésorier de groupe va vous permettre d’acquérir de nouvelles


compétences. En effet, le poste est très formateur et permet de valoriser :

Votre expérience associative :


• Votre rigueur et votre précision
• Votre capacité à utiliser les chiffres
• Votre capacité à être bon communicant

D’améliorer vos compétences techniques :


• Suivi de la trésorerie de groupe
• Construction de budget prévisionnel
• Etablissement et lecture de documents financiers

En somme cette expérience sera toujours intéressante à valoriser dans votre parcours.

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La base de la comptabilité

Les dépenses et les recettes

Une recette est une somme d’argent encaissée (reçue) à la suite d’une opération.

Par dépenses on entend l’argent qui sort de la trésorerie du groupe ou encore les sommes d’argent
engagées pour acquérir quelque chose ou réaliser une activité.

Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document synthétisant l’ensemble des dépenses et des recettes du
groupe. Elle se fait par différence des recettes et des dépenses.
Lorsque les recettes sont supérieures aux dépenses engagées on parle d’excédent dans le cas
contraire on parle de déficit.

L'exercice comptable

L’exercice comptable est une période délimitée sur laquelle l’organisation est tenue d’enregistrer
toutes les opérations comptables effectuées. La mention de toutes les opérations comptables servira
à l’établissement du bilan et compte de résultat.
Dans le cas des SMF, la période comptable débute du 1er Janvier au 31 décembre.

Les pièces comptables

Une pièce comptable est un document qui justifie tout mouvement de fonds au sein de l’association.
Elle sert de base pour faire l’enregistrement d’une opération dans le fichier comptable.

Les pièces comptables justifiant des recettes :

• un avis de crédit, un bordereau de remise de chèque à l’encaissement, un bordereau de versement


d’espèce ou à défaut la copie du relevé de banque
• un reçu (attestation de don, cotisation, prestation, vente)
• une facture émise acquittée

Les pièces justificatives des dépenses :

• une facture fournisseur


• une quittance (impôt, eau, électricité, téléphone)
• état de paiement émis par l’association et signé par le bénéficiaire

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• un avis de débit (ou la copie du relevé de banque) pour justifier les frais bancaires prélevés par la
banque sur le compte
• une copie du retrait DAB pour l’approvisionnement de la caisse
• fichier de note de frais signé par le bénéficiaire et le responsable de groupe accompagnés des
pièces justificatives

Les tickets CB ne sont pas


des justificatifs valables

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La prise de fonction du trésorier

Nomination

La fonction de trésorier nécessite une procédure de nomination officielle. Cette nomination permet
de reconnaitre le rôle du trésorier au sein du groupe et d’entamer les démarches pour la prise de
poste.

Le processus consiste :

Désignation du trésorier/trésorière par le responsable de groupe (email de proposition de


nomination)
Remontée de l’information auprès du PGF
Validation par le trésorier général de l’association après réception de la CNI+ justificatif de domicile
de moins de 3 mois+ photo jpeg pour le trombinoscope.
Le PGF envoie un courrier officiel de nomination adressé aux futur(e)s trésorier(e)

Les bonnes pratiques pour faciliter la passation des charges entre


trésoriers (ancien et nouveau)

• Utilisation de l’adresse email générique : afin de conserver l’ensemble des échanges et


archiver les différents documents
• Acquérir des outils informatiques dédiés à la trésorerie du groupe (PC, imprimante, scanner)
• Rendre l’ensemble des outils nécessaire à la connexion coopacess

Démarche banque

À la suite de la demande auprès du PGF, il faudra répondre à la fiche de renseignement permettant


de savoir si vous pouvez occuper le poste de trésorier au sein d’une association.
Également, il faudra compléter et signer le document de procuration permettant au trésorier de
groupe d’accéder à (coopacess) la banque en ligne

Il faut compter un délai de 10 jours de traitement.

Lorsque les démarches seront validées par la banque vous recevrez à votre domicile le boitier et la
carte sésame dans un délai de 5 jours ouvrés.

Le Pole Gestion Finance vous transmettra l’ensemble des documents nécessaire pour vous connecter
et effectué les opérations courantes.

10 jours de
traitement pour
Le PGF
Demande accéder à la
transmets les
auprés du PGF banque en ligne
doc à la banque
(réception à
domicile)

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Le quotidien du trésorier

Remboursement des frais de bénévoles (NDF)

Exemple : Remboursement des repas

Nous remboursons, pour l’ensemble des bénévoles, les repas effectués dans le cadre de l’activité
associative à hauteur de 16€ par personne, par vire ment bancaire, et dans un délai de 7 jours suivant la
demande.

Pour que la demande soit valable, il faut nous fournir :


- La demande de remboursement complétée et signée
- Le justificatif du repas
- Un IBAN s’il s’agit de votre première demande

Ces justificatifs sont à envoyer par email sur l’adresse email officiel du trésorier

Enregistrement des opérations comptables

A faire au fil de l’eau en utilisant les fichiers transmis par le PGF

Former un autre bénévole pour vous aider

Rapprochement bancaire

Comparé les mouvements présents sur le relevé avec les écritures

Gestion des comptes

Encaisser les cotisations versées par les adhésions


Faire le suivi des dépenses et classer les pièces justificatives
Sécurisé les mouvements de fonds et de flux financier : les dépenses, les ndf…
Gérer le compte bancaire et jouer le rôle d’interlocuteur auprès du salariés PGF et le groupe.
Gérer les relations financières en interne et avec les tiers (fournisseurs).
Produire et mettre à jour la comptabilité du groupe et le diffuser au Pôle gestion finance
Participer à l’élaboration des demandes de subvention, notamment le budget prévu pour chaque
activité.
Accompagner le Pole Gestion Finance lors de l’établissement des comptes annuels et les rapports
financiers.

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Traiter régulièrement les factures à payer : fournisseurs, réservation…

Enregistré les adhésions dans un tableau pour permettre la traçabilité du paiement de l’adhésion.

Remise de chèques et remise d’espèces

Il ne faut pas laisser dormir les espèces et chèques. Les bordereaux sont disponibles auprès du PGF

Procédure de remise de chèque avec capture de bordereau de remise

Mode opératoire de la tenue de caisse.

Il faut toujours scanner la


remise de chèque avec les
chèques.

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Comment j’enregistre mes pièces
comptables

Le fichier excel de comptabilité est simplifié

1 – A partir de mon relevé je renseigne mon solde à chaque début de mois

2 – A partir de mon relevé bancaire je saisie les mouvements en prenant soin de les classer selon les
recettes et dépenses et du plus ancien au plus récent.

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3 – J’affecte les mouvements en prenant soin de compléter le code analytique

Cette partie consiste à donner plus de précision sur l’objet de l’opération :


• Pour les dépenses, il peut s’agir de : formation APF, mini-camp, camp d’été, frais de
réunion.etc
• Pour les recettes : subvention CAF, adhésion, vente de tenue etc…

4- Je transmets les pièces comptables au format numérique chaque mois au PGF

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Construire un budget prévisionnel du
groupe

Gouverner c’est prévoir : cette citation d’Emile de Girardin doit aussi s’appliquer à la gestion de votre
groupe. Le but du jeu est plus globalement le document prévisionnel, sont en ce sens le complément
indispensable de la comptabilité du groupe ou de l’association en générale. La comptabilité
constate, le budget prévoit.

En outre, dans un contexte de contrainte économique, de raréfaction des financements, prévoir et


gérer avec finesse les finances du groupe relevé de la nécessité vitale.

Définition :

Le budget prévisionnel (BP) est un état prévisionnel annuel des dépenses et des recettes du groupe.

A quoi ça sert le budget prévisionnel du groupe :

Le budget prévisionnel n’est pas obligatoire mais il est indispensable, il répond à 4 objectifs :

Prévoir : Faut-il aller chercher de nouvelle recette pour supporter l’augmentation prévu des
dépenses ? Ou à l’inverse : quelles sont les dépenses à engager pour soutenir l’augmentation de nos
recettes.

Piloter le groupe tout au long de l’année : est-ce que la situation réelle correspond à ce qui était
prévu ? Dans le cas contraire, comment corriger le tir ? Le budget prévisionnel est à la fois un guide
et un garde-fou.

Partager avec les membres, les projets du groupe : le budget prévisionnel est en effet voté lors des
assemblés de groupe, de district et d’assemblée générale. Il permet de fédérer les membres autour
d’un projet d’un modèle économique ou d’investissements qui seront entrepris durant l’année et la
durée de mandat.

Recherche des fonds : la plupart des partenaires publics et privés exigeront un budget prévisionnel
pour vos demandes de financement. C’est la traduction économique du projet auxquelles vous
proposer à vos partenaires de vous associer. Le budget prévisionnel est notamment utile pour les
subventions auprès de l’Etat, de la région, du département et de la commune.

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Comment établir son budget prévisionnel ?

Il existe deux grandes manières d’aborder la construction d’un budget prévisionnel :

• A partir des dépenses : la manière classique d’aborder le BP consiste à partir des dépenses et
de mettre en face les recettes à récolter pour couvrir ces dépenses.

• A partir des recettes : vous établissez d’abord votre prévisionnelle de recette et puis vous
mettez en face les dépenses nécessaires pour couvrir vos recettes.

En ce qui concerne le Pôle Gestion Finance des SMF nous appliquons plutôt la méthode à partir des
dépenses.

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Outils et ressources

Checklist mensuelle (modèle)

#Semaine 1

Remboursement des frais des bénévoles

Enregistrement des opérations comptables

Relance des créances

#Semaine 2

Enregistrement des opérations comptables + Scan

#Semaine 3

Enregistrement des opérations comptables + scan

Remboursement des notes de frais

#Semaine 4

Suivi de trésorerie

Téléchargement des relevés bancaires au format PDF

Rapprochement bancaire

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Note de frais

Fichier saisie comptable

Dons

Maquette budgétaire

Quelques outils informatique…

PDF 24 / ILOVEPDF/ASSOCONNECT/ EXCELL / TEAMS / CAMSCANNER

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