COPIL POUR LE SUIVI DES GRANDS PROJETS

DE REALISATION AU NIVEAU D’UNE

ENTREPRISE

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 Comité de pilotage (COPIL)

Pour le suivi des grands projets de réalisation au niveau d’une entreprise

1.Qu'est qu'un comité de pilotage ? Quel est son rôle dans le projet ?

Le comité de pilotage, parfois appelé « copil », regroupe des décideurs capables de rendre les
arbitrages nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget, révision du
périmètre du projet, révision des délais etc.).

Le comité de pilotage (ou Copil) est un acteur clé dans la conduite de projets d'envergure. Il
s'assure du bon déroulé des opérations en fonction des objectifs généraux et entretien une
dynamique au sein des différents acteurs impliqués. Cette page vous en apprend plus sur cet
organe de pilotage ainsi que ses apports.

Composition du Copil : Les acteurs, membres de cette instance, sont des dirigeants à vocation
opérationnelle impliqués dans la maîtrise d'ouvrage du projet. Les directions métier impactées
sont représentées. Le maître d'ouvrage fait partie intégrante de ce groupe.

2.Mise en place d’un COPIL au niveau d’une entreprise :

Instaurer un Comité de pilotage pour le suivi de la réalisation des projets au niveau de

l’entreprise. Ce comité doit alléger, même un tant soit peu la mission du premier dirigeant de
l’entreprise (soit le PDG ou le DG) qui en plus de l’élaboration de la stratégie, intervient au niveau
des grands instances pour conforter le plan de charge de l’entreprise.

Ce comité de pilotage, ne s’ingère pas dans l’autorité du Directeur de Projet, mais intervient
beaucoup plus pour le soutenir sur les plans de la réalisation et de la logistique
(approvisionnement et matériel). Le comité de pilotage, conseille le Directeur de projet dans le
management de projet, notamment dans la planification de la réalisation des différents ouvrages.

Certains membres du comité de pilotage assisteront éventuellement aux réunions importantes

avec les maitres d’ouvrage et souvent avec les responsables locaux (ce qui évitera la mobilisation
du PDG dans ce type de réunions, sauf exception).

Le comité de pilotage (ou COPIL) est un acteur clé dans la conduite de projets d'envergure. Il
s'assurera le bon déroulement des opérations de réalisation des ouvrages du projet en fonction
des objectifs généraux et pourra entretenir une dynamique au sein des différents acteurs
impliqués.
Le comité de pilotage (COPIL) est désigné par Directeur Général

3.Composition du COPIL

Les acteurs, membres de cette instance, sont des dirigeants à vocation opérationnelle
impliqués dans la réalisation du projet. Les principales directions métier impactés seront
représentées.

4.Rôle de cet organe de pilotage

-Assistance du chef de projet et de ses équipes

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 -Définition des moyens et mise à disposition de ces moyens dans des délais très courts

-Suivi des grandes étapes et échéances associées. Le planning de réalisation doit être
scrupuleusement suivi et la date de fin des réalisations ouvrages de génie civil, pose de conduites
et autres doit être respecté

-S'assurer que le projet ne dérive pas, qu'il reste en phase avec les objectifs initiaux. Si
certains points nécessitent d'être revus, il faudrait le faire : éviter les décalages des livrables,
maintenir le planning retenu surtout respecter la date buttoir.

-Prévoir deux postes de travail dans certains ouvrages pour être dans les délais

-Valider les étapes clés en donnant le feu vert pour passer à la suivante.

-Respecter des délais de livraisons de certains ouvrages

-Assurer une présence continue sur le terrain (les membres du COPIL, doivent se relayer à
tour de rôle)

-Être vigilant vis-à-vis du maitre de l’ouvrage. La réalisation des ouvrages doit se faire dans
les délais et selon les règles de l’art. Gagner la confiance du maitre d’ouvrage, ne jamais faire des
promesses en l’air. Créer un climat de confiance et d’objectivité avec les maitres d’ouvrage. Le
COPIL doit veiller sur cet aspect.

5. Facteurs clés de succès

Pour la réussite du projet, il est indispensable que cette instance (COPIL) possède un réel
pouvoir de décision (un pouvoir délégué par le PDG, pour certaines tâches, et requérir son avis
pour des points importants) quant aux ressources mobilisées, au respect de la planification, à la
mise en œuvre des choix retenus pour la finalisation de certaines réalisation. .

Le pouvoir du comité de pilotage est un facteur clé de succès du projet. Il saura donner
l'impulsion, et si nécessaire, allouer ou redéployer les moyens. Que ce soit au niveau des parties
prenantes ou bien de l'équipe projet, sa crédibilité facilite grandement l'atteinte des objectifs
fixés. Le PDG, fera de sorte pour, donner les moyens afin de redynamiser les activités des
projets.

6. L’importance du pilotage de projet

La réalisation réussie du projet, commence par la planification du processus d’exécution. Le
manque souvent de planification adéquate, peut certainement entraîner la défaillance du projet.

Par conséquent, le pilotage de projet doit permettre dans un ensemble de bonnes pratiques, de
corriger les erreurs de planification et d’impulser une dynamique de travail pour une performance
dans la réalisation

7. Quelques Éléments essentiels pour consolider le pilotage du projet

La surveillance et le pilotage vont de paire, pour chaque étape de votre projet

➢ Déterminer la portée de votre projet.

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En effet, il est important d’en expliquer tous les aspects aux parties prenantes qui doivent
connaitre en détail les engagements contenus dans le marché et toutes les spécifications et
conditions imposés par le maitre d’ouvrage

➢ Structurer de concert avec le Directeur du projet les équipes et assigner les

tâches.

Ainsi, il revient de déterminer qui est le plus à même de mener à bien tel ou tel travail. Il s’agit de
faire une répartition des taches.

➢ Souligner les facteurs d’adaptabilité.

Les causes internes ou externes peuvent forcer le projet à être modifié. Essayez donc de les
prévoir, ainsi que les possibilités d’adaptation dont vous disposez.

➢ Surveillez l’état du projet.

Grâce à un calendrier central (Planning mensuel), surveiller si les projets progressent bien ou mal.
En outre, si la réalisation des ouvrages avance avant l’échéance, étudier et trouver ce qui facilite
les progrès rapides. Appliquer alors cette méthode aux autres ouvrages. Dans le cas contraire,
lorsque votre projet est en retard, trouver rapidement la solution des problèmes qui causent ce
retard.

➢ Mettre en place un plan de communication efficace avec le projet, le

comité de pilotage et le DG ainsi qu’avec le maitre d’ouvrage

➢ Accordez de l’importance aux délais et à la budgétisation.

Mettre en place un plan pour établir les coûts initiaux du projet, suivre les changements apportés
au budget par une communication régulière avec le Contrôle de Gestion et veiller à ce que les
délais soient respectés. De plus, élaborer un plan d’urgence au cas où un délai n’est pas
respecté.

➢ Analyser, évaluer.

Chaque élément de la planification et de l’exécution du projet, contribue à sa réussite globale.

Avez-vous besoin d’allouer plus de ressources ou de réaffecter du personnel ? Les équipes ont-
elles été bien formées ? Manquez-vous de quelque chose ? Un système devrait être en place
pour résoudre les questions comme celles-ci (et toutes les autres), pendant l’exécution et la
planification.

➢ Rationnaliser les dépenses au niveau du projet

La planification ne doit pas concerner uniquement les délais de réalisation. Elle doit se faire pour
la mise à disposition du personnel qualifié, les approvisionnements et le matériel. Les demandes
de ressources doivent bien être étudiées, le comité COPIL doit veiller à cet aspect.

-Éviter d’augmenter inutilement les effectifs. Éviter de ramener des effectifs non qualifiés en
déplacement. Le besoin des effectifs doit être en conformité avec le Budget, libérer le personnel
contractuel et selon l’avancement des ouvrages terminés.

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 -Éviter de stocker de grandes quantités de produits et de matière au niveau du projet. Si le
projet est contraint de la faire, il faudrait bien gérer. Chaque fin de périodes, le Contrôle de
gestion, doit contrôler si la consommation des marchandises annoncées par la gestion des stocks,
correspond bien aux attachements établis par le projet.

-Éviter les consommations anormales de bois de coffrage. Il faudrait rappeler au projet que
le bois est certes un consommable, mais il a quand même une durée, il faudrait par conséquent
respecter les remplois (au moins 3 à 5 fois et ce en fonction de la qualité du bois).

-Respecter l’utilisation des moyens matériels. Au cas où des matériels ne sont plus utilisés,
il faudrait les restituer à la Direction centrale du Matériel.

-Optimiser les consommations de carburants. Il faudrait faire attention aux consommations

anormales de carburant. Des contrôles doivent être diligentés pour surveiller cette consommation.

-Bien gérer les récupérations. Les pertes de production, induisent des surcharges très
importantes.

-Bien gérer les départs de congés, ne pas dépasser deux vagues. Une bonne
programmation doit être faite, afin de bénéficier de l’avantage de réduction des charges durant
cette période.

-Bien gérer les ODS d’arrêt dans le projet, si la durée est longue, nécessité de mettre les
agents en congés sans solde.

➢ Suivre les résiliations des projets qui travaillent à perte

Le COPIL, doit suivre cet aspect. Les structures de soutien (DRH et Direction du Matériel,
Direction des Approvisionnements) doivent chacune en ce qui la concerne prendre en charge le
volet correspondant. La libération du personnel temporaire, le redéploiement du personnel
déplacé, le repli, du matériel et la réintégration des stocks.

➢ Faire le point avec les structures concernées sur le recouvrement des

créances et sur les avenants

Ce point est très important, le COPIL, peut intervenir pour les recouvrements et les avenants.

6. Le rôle de la surveillance dans le pilotage de projet

Le COPIL doit surveiller les étapes du projet, faire de sorte pour ne pas relâcher son attention.
Sans surveillance suffisante, s’il n’y pas beaucoup de contrôle. La nécessité d’un contrôle du
projet, dans toutes les facettes d’une mission, de la réalisation à la livraison, est aujourd’hui plus
que jamais indispensable.

Pour ce faire, nous pouvons mettre en place un tableau de production hebdomadaire de suivi pour
chaque moment de votre pilotage de projet.

7. Composante du COPIL
La composante du COPIL, revient au PDG de l’entreprise ou un représentant dument désigné.
Une proposition de cette composante est énoncée ci-après :
Les principaux responsables des structures qui interviennent dans la réalisation du projet
(Réalisation, Technico-commercial, Matériel, Approvisionnement……)

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Le DFC et la DRH, restent à la disposition du COPIL

Le DG, peut faire d’autres propositions, avec moins de membres et doit désigner un responsable
du comité de pilotage.

IMPORTANT
Ces membres qui incarnent l’ensemble des connaissances techniques, administratives, juridiques,
soutiens peuvent de concert avec le Directeur du projet suivre l’évolution du projet et surveiller la
réalisation pour que tous les délais soient respectés.

La mission au niveau du terrain ne doit pas être uniquement une présence (par exemple
assurer une permanence), les membres du COPIL, doivent suivre, intervenir et souvent décider
de certains points pour éviter de retarder l’avancement du projet.

En cas de nécessité, le COPIL, peut décider qu’un Directeur ou un cadre technique, un

assistant du DG dans la réalisation et même un éventuellement un expert peut
accompagner le ou les membres de ce comité au projet pour des points précis (naturellement
ceci, avec l’accord préalable du PDG)

Le comité de pilotage doit rendre compte sur son activité au PDG.