Communication GDP Informatique V0

Manuel de Gestion des Projets
PMO - 2008 -
Le découpage Classique d’un Projet à OTA
Vue sommaire sur le processus de gestion des projets

Phase Phase de Phase de Phase Phase
Go/NoGo Go/NoGo
d’initialisation faisabilité planification d’execution de clôture
· Identification du · Soumettre le · Constituer l’équipe de · Valider · Conception du · Exécution du plan · Organisation de la

besoin concept pour projet l’acceptance WBS d’actions réunion de fin de
· Determination du signature · Organiser le kick off des impacts · Détailler le WBS · Gestion des projet
Principales Actions
Project manager (signataires meeting et les réunions ou le choix en plan d’action modifications de · Evaluation des
· Definition des selon de faisabilité des · Etablissement scope réalisations par
objectifs importance · Définir les champs alternatives de la charte de · Gestion des points rapport aux
· Definition des du projet: d’actions pour réaliser projet bloquants objectifs fixés
livrables du projet - Owner les objectifs et mesurer · Gestion des risques initialement
· Estimation d’un - Comité de les impacts · Gestion de la
timing approximatif projet · Préparer les contrats communication
· Créer un comité de - CEO avec les tiers · Gestion de la
projet si nécessaire fournisseurs documentation
(pour les projets à · Identifier les risques · Suivi et Reporting
gros impact) majeurs
· Arrêter le périmètre du
projet
Livrables
Associés
· Concept du projet · Concept · Journal des · Périmètre du · Charte de projet · Planning du projet mis · Check-list de fin
personnes/entités ou Docs
(Project paper signé risques projet · WBS à jour de projet

Statement) clairement · Project Plan · Journal de modification · Rapport de
définit · Project Identity de scope clôture de projet
Card · Journal des points
bloquants
· Journal des risques
· Project Owner · Project · Project manager · Project · Project · Project Manager · Project Manager
concernées
Principales
· Project Manager Manager · PMO manager manager · Project Team · PMO

· Project · Project Team · PMO · PMO · PMO · Project Team
Owner · Project · Project Team
· CEO* Owner
· Projects · Project
Committee* Commitee*
* Selon l’importance et l’impact du projet, les signataires seront: le Owner pour tous les projets, le Project Commitee: projets importants, CEO: projets exceptionnels et extrêmement importants
Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

2
Guide d’implémentation d’une Nouvelle
Solution Informatique
PMO - 2008 -
Agenda
1. Organisation des Projets d’Implémentation des Nouvelles Solutions

Informatiques
2. La cohabitation des deux organisations
3. Les jalons de ce type de projet
4. Annexe

4
Organisation Type d’une équipe de projet Informatique
Organisation Type d’une équipe de projet Informatique
CIO
Comité de projet/ Owner
Comité décisionnel
Programme Manager (
responsable du suivi du
masterplan des projets
d’entreprise )
Chef de projet
OTA
Consultant gestion de projet ,

Responsable Achats qualité , définition de périmètre
dans le cas de S/Traitance de CdC
IT programme Manager
Conduite du changement ( responsable de la cohérence
Responsable juridique
(communication et formation) d’implémentation d’un groupe
de modules d’un même
système )
Equipe Support
Responsable fonctionnel
Responsable technique
(équipe Informatique)
Vente Marketing Programmation et infrastructures

intégration
Service Client Logistique

Sous-traitants ,
intégrateurs
Ressources
Finances
humaines
TQM
…………...
Equipe fonctionnelle Equipe Technique

5
Agenda
1. Organisation des Projets d’Acquisition des Solutions Informatiques
4. Annexe

6
Le cycle de vie d’un projet d’implémentation d’une
nouvelle solution informatique
Vue sommaire sur le processus d’Implémentation d’une Nouvelle Solution Informatique
Avant projet Projet Implémentation d’une solution informatique
Expression Go/ Phase Phase de Phase Phase

NoGo Phase de faisabilité
du besoin d’initialisation planification d’execution de clôture
· Expression du · Validation du · Désignation du · Constitution l’équipe de projet · Conception du · Exécution du plan du projet
besoin par le besoin par P.Manager, P.Owner · Etablissement du cahier des charges WBS · Modélisation des business process · Organisation de
demandeur ou l’EXCOM · Désignation du Resp fonctionnel (besoins métier) · Détailler le WBS · Paramétrage ou développement la réunion de
Principales Actions
par l’IT · Budgétisation Tech · Décision de développement interne ou en plan d’action du système fin de projet
· Etude du de cette · Création d’un comité externe par IT · Rédaction de la · Définition des profils d’utilisateurs · Lancement en
besoin par l’IT acquisition de projet si · Etablissement du RFP outil et intégrateur charte du projet · Exécution des scénarios de Test production de
par rapport au · Décision de la nécessaire (pour les (Définir les contraintes systèmes en et de la PIC · Etablissement des manuels de la nouvelle
SDSI date de début projets à gros impact) fonction des besoins métier) · Organisation du formation des utilisateurs finaux et solution
· Validation du du projet · Rédaction du concept · Etablissement du RFP hard (matériels kick off meeting des nouvelles procédures de · Evaluation des
besoin par l’IT paper manquants) (l’équipe à ce travail, manuels d’exploitation et réalisations Vs
· Soumettre le concept · Définir les critères de sélection et leur stade est plus d’administration objectifs fixés
pour signature pondération élargie) · Formation des utilisateurs finaux
(signataires selon · Lancement d’Appel d’offres, sélection du · Gestion des modifications de
importance du fournisseur et signature du contrat scope
projet): Owner, · Etablissement du business case · Gestion des points bloquants
Comité de projet, · Etablissement de la charte de projet · Gestion des risques
CEO. · Identification des risques majeurs, des · Gestion de la communication
mesures qualité et de politique de · Gestion de la documentation
communication · Suivi et Reporting
Livrables
Associés
personnes/entités ou Docts
· Concept du projet · Cahiers des charges fonctionnel et · Project Plan · Manuels de paramétrage, · PV de mise en
(Project Statement) technique · Project Identity d’utilisateurs et d’administration exploitation
· RFP approuvé Card et les procédures si existent · Check-list de fin
· Contrats signés · Charte de projet · Cahier et PV de recette de projet
· Périmètre du projet clairement définit signée · Journal de modification de scope · Rapport de
· Risques identifiés (journal) · Journal des points bloquants clôture de projet
· Journal des risques
· L’officer · Excom · Project Owner · Project manager · Project manager · Project Manager · Project
demandeur · CIO · Project Manager · Responsable Technique · PMO · Équipe de projet Manager
concernées
Principales
· CIO · CEO* · CIO · Equipe de Projet · PMO · PMO

· Projects Committee* · PMO
· Project Team
· Project Owner
· Project Commitee*

7
Le cycle de vie d’une nouvelle solution information
dans un projet
Vue sommaire sur le Cycle de vie d’Implémentation d’une Nouvelle Solution
Avant-Cycle Cycle de vie d’implémentation d’une nouvelle solution

Go/
Emergence NoGo Etudes Marché Intégration Déploiement
· Désignation du P.Manager, P.Owner · Validation · Etude de faisabilité · Etablissement du RFP outil · Paramétrage de la solution · Mise en exploitation de
· Désignation du Responsable du besoin technique et intégrateur (en fonction · Etablissement du cahier de la solution
Principales Actions
Technique par · Établissement du des besoins métier définir recette · Observation de la

· Création d’un comité de projet si l’EXCOM cahier des charges les contraintes systèmes) · Établissement des manuels solution
nécessaire (pour les projets à gros · Décision technique · Définir les critères de utilisateurs, exploitation et · Conclusion de la
impact) de la date sélection et leur administration solution
· Rédaction du concept paper de début pondération · Exécution des scénarios de
· Soumettre le concept pour signature du projet · Lancement d’Appel d’offres, recette
(signataires selon importance du sélection du fournisseur et · Établissement du PV de
projet): Owner, Comité de projet, signature du contrat recette
CEO.
· Etablissement du cahier des charges
fonctionnel (besoins métier)
· Décision de développement interne
ou externe par IT
· Etablissement du macro planning du
projet (PIC)
Livrables
Associés
personnes/entités ou Docts
· Concept du projet · Cahier des charges · RFP approuvé · Manuels d’utilisateurs, · PV de mise en
· Cahier des charges fonctionnel techniques · Contrats signés d’exploitation et exploitation
d’administration · Rapport de clôture de la
· Cahier de recette solution
· PV de recette
· Reponsable technique · Excom · Responsable · Chef de projet · Chef de projet · Chef de projet
technique · Responsable Technique · Responsable technique · Responsable technique
concernées
· Chef de projet · CIO

Principales
· Utilisateurs finaux · Chef de projet · CIO · PMO · PMO

· Project Owner · Equipe de Projet
· Project Commitee*

8
La cohabitation des deux Cycles
Cycle de vie d’un projet
Expression du Phase Phase d’étude de Phase de Phase d’exécution Phase de clôture

besoin d’Initialisation faisabilité Planification
Etape d’Emergence Etape d’études Etape de Marché Etape d’intégration Etape de

déploiement
Cycle de vie d’implémentation d’une nouvelle solution informatique

9
Agenda
4. Annexe

10
Les différents jalons et livrables du projet
La conduite du changement, la communication,
la gestion des problèmes et des risques
sont des chantiers qui sont toujours ouverts et présents sur un projet
 Distinction Validation Compagnes Validation

entre Validatio du concept des tests de la
l’avant- n des check list
projet et le cahiers Validation Cahier de du projet

projet, des du Project recette
entre le charges plan, Rapport

cycle de fonction PV de recette de clôture

vie de la nel et Validation de projet

solution et techniqu de la Manuels

celui du e Charte de d’utilisation, de
projet projet paramétrage et
d’administration

Nominatio Signatur Validation , procédure de


n du chef e du de la PIC travail

de projet contrat
et du Formation des

responsab utilisateurs
finaux
le 1
technique
2 3 4 5
« Ces gains mesurables sont les livrables et jalons »
« tout projet doit identifier des gains * Il y’a des livrables techniques opérationnels et d’autres de gestion.
mesurables » Livrables techniques :se sont des livrables liés directement à
Tant que le périmètre métier, l’opportunité , la solution matérialisant les attentes des utilisateurs finaux
la faisabilité métier et une première ainsi que les résultats obtenus
estimation des coûts et du calendrier de
* Livrables de gestion : se sont les livrables capitalisant l’expérience
projet ne sont pas validés par le IT il n’y a
pas de projet. Le projet nait avec la projet et constituant une référence de connaissances pour l’entreprise.
nomination du chef de projet * Ces documents illustrent la façon dont le projet s’est
Project Performance Support & Audit Department ( PMO) déroulé et la qualité des livrables produits 11
Glossaire des Rôles et Responsabilités
 Les cinq codes « Rôles et Responsabilités » :
A désigne un acteur qui Approuve, valide et réceptionne les livrables.
R désigne l’acteur qui est Responsable, c’est-à-dire qui dirige (l'emporte sur E lorsqu'une personne a ces deux responsabilités)
désigne un acteur qui Exécute, c’est-à-dire qui assure la production du livrable ou réalise l’activité (ou d’une grande partie de
E l’activité ou du livrable).
désigne un acteur qui Participe, c’est-à-dire qui fournit une assistance active (en terme de production de l’activité ou du
P livrable)
C désigne un acteur qui est Consulté, c’est-à-dire un acteur dont on recueille l’avis
Le rôle du PMO en tant que structure centrale, représentée par son contrôleur dans le projet. Acteur qui Veille sur le respect des
V engagements initiaux sur le projet et la documentation de ce dernier. Aide le chef de projet dans l’accomplissement de ses
missions et dans le bon déroulement du projet
 Une responsabilité est attribuée aux intervenants pour chaque activité (colonnes A)
Actions
Acteurs
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
E/R R P P P R R P A
P P V P P C
P P P P V P C
E E E/R E/R E/R E E E/R C
…

12
Le Déroulé Générique de ce type de Projet:
Initialisation & Etude de faisabilité
Démarche type
Initialisation Faisabilité L4 : Business

L3 : Cahier des Case
L1 : A4’ – Désignation charges
L5 : Contrats du
A1 - Nommer un Concept de l’équipe Technique A7 – Estimation projet
paper des coûts du projet
Chef de projet Technique de
A4 – Désignation projet A6 – Rédaction du
Owner A3 – Rédaction de l’équipe PMO Cahier des RT A8 – Conclusion
Concept du Projet fonctionnelle de Charges du(es) marché(s)
projet Technique
A2 - Nommer un PM PMO RT / ET A7’ – PM / RT / Achat / CIO
A5 – Rédaction du
Responsable Etablissement de
cahier des charges
Technique IT Oui / Non L2 : Cahier des la maquette de la Décision:
charges fonctionnel Décision: L4’ : Maquette
CIO
Pour le périmètre
Dév Interne
solution Sol Opportunité
du projet fonctionnel du projet
PM / EF ou Sol Ext RT/ ET
Principaux livrables Actions

Acteurs
L1 : Concept paper: Ce doc clarifie les besoins et les contraintes, évalue les A1 A2 A3 A4 A4’ A5 A6 A7 A7’ A8
impacts fonctionnels et techniques du projet. Sa signature engage les parties
concernées: owner du projet/comité de pilotage, directions concernées, direction Comité de pilotage A A A
informatique sur le périmètre et les acteurs du projet.
Owner E/R C/A A A A A
L2 : Cahier des charges fonctionnel : Regroupe les besoins fonctionnels, les
processus métiers existant, les données existantes, comment le changement sera CIO E/R A A A A R/A
abordé et le déploiement de la solution
L3 : Cahier des charges technique : Définit l’architecture fonctionnelle et Chef de Projet E/R/A E/R P/C P
matérielle de la solution, ergonomie et les performances de la solution souhaitées, Responsable Technique C/A P E/R E/R R/A P
les éventuelles interfaces de la solution, contraintes d’exploitation, test et recette,
migration et déploiement Equipe Fonctionnelle C/E
L4 : Business case Doc justifiant le projet en termes de coûts et de bénéfices.
Ce genre de doc est nécessaire pour les projets à grandes envergures. Equipe Technique C/E C/E E
L4’ : Maquette de la solution : modélisation de la nouvelle solution afin de Directeurs structures concernées E/R E/R
présenter son ossature et ses fonctionnalités et intégrabilité.
PMO V V V P/V V V V V
L5 : Contrat de projet :Le contrat représente l’engagement « contractuel » des
parties prenantes

13
Le Déroulé Générique de ce type de Projet
Planification
Démarche type
Planification
L2 : Charte du
projet
L1 : Project Plan A6 – Rédaction de
la charte de projet
A1 - Désignation A3 – Identification A4 – Identification PM
A2 – Identification A5 – Planification
de l’équipe de des mesures de moyens de
des risques du projet
support qualités communication
PMO PMO / PM / TL PMO / PM / TL PMO / PM / TL PMO / PM / TL / FOUR
A7 – Rédaction de L3 : PIC du
projet
la PIC du projet
PMO

Acteurs
L1 : Project Plan : le plan des actions engagées du projet. Contient les A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
prévisions initiales, les réalisations ainsi qu’une mise à jour des prévisions.
Permet un contrôle sur l’avancement du projet Comité de pilotage A
L2 : Charte de Projet : doc décrivant les objectifs, le périmètre, les livrables, Owner A A
plan de gestion de risques, communication et qualité. Contient des informations qui
ont été la base du plan du projet. CIO A
L3 : PIC du projet : Document signés officiellement par les officers concernés,
engage le chef de projet vis-à-vis de l’entreprise.
Chef de Projet R/A R/A R/A A R/A A
Responsable Technique P P P P P
Equipe Fonctionnelle P P P
Equipe Technique P P P
Directeurs structures concernées E/R A
PMO V P/V P/V P/V R/V P/V E/V

14
Réalisation
Démarche type
Réalisation A9 – Migration
A2’ – L1 : Doc données et
L2 : Cahier de L3 : Compagnes L5 : Doc de
Développement Installation et
paramétrage
intégration (si
recette de test
de la solution
Administration nécessaire) avec
d’autres Sys
A1 – Organisation ET A4 – Installation, A5 – Profils A7 – Réalisation A8 –
A3 – Configuration A6 – Création et EF/ET/FOUR
du Kick Off configuration et utilisateurs et des tests et Documentation du
et test matériel test des profils
Meeting test de la solution matrice corrections paramétrage
utilisateurs
A2 – Modélisation d’autorisation
PMO/PM/TL des business TL/ET FOUR/TL/ET FOUR/TL/ET/EF FOUR/TL/ET/EF PM/TL/ET/EF/FOUR TL/ET A10 – Formation
process L4 : PV de L6 : guide des utilisateurs
Oui / Non recette utilisateur finaux
EF/PM/FOUR
Déploiement de la Sol EF/ET/FOUR

Acteurs
L1 : Doc installation et administration : L’intégrateur doit remettre au A1 A2’ A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
responsable technique la documentation d’installation et d’administration
L2 : cahier de recette : doc expliquant les rôles et les responsabilités de
Comité de pilotage A A
chacun lors des tests ainsi que le périmètre (processus qui se traduisent par Owner A A
scénarios de tests) et la démarche des tests.
L3 : Doc compagnes de tests : formulaire doit être renseigné par CIO A
l’équipe de projet lors de la réalisation des scénarios de test. L’équipe doit
noter les résultats, les anomalies ainsi que les corrections apportées. Chef de Projet R P R/A V V V V V A V R
L4 : PV de recette : Document attestant les résultats des test et Responsable Technique R P E/R E/R R P P P P P
l’acceptance de la solution
L5 : Doc de paramétrage : Document contenant tous les paramétrages et Equipe Fonctionnelle C C P E E E C C E
développement spécifique réalisés.
L6 : Guide utilisateur : Document servant à la formation des utilisateurs Equipe Technique C R P E E E E E E E E
finaux
Intégrateur (FOUR) P P R E/P R/E R R R E
PMO E/V C/V P/V V V V V V V V V
Equipe support C E E

15
Clôture
Démarche type
Clôture Surveillance, amélioration continue
L1 : Chack list L2 : Rapport de

des livrables clôture
A1 – Etablissement
A3 – Etablissement
et signature du A2 – Réunion de A4 – Mise en A5 – Suivi, contrôle
du rapport de
check list des clôture de projet production et amélioration
clôture de projet
livrables
PMO/PM/TL/ET/EF PMO/PM/TL/ET/EF PMO / PM PM TL / ET
/ES/FOUR /ES/FOUR

Acteurs
L1 : Check list des livrables : Le contrôleur PMO établit la check list des A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
livrables. Le chef de projet veillera à vérifier l’accomplissement de tous les
livrables prévus avant la clôture du projet. Comité de pilotage
L2 : Rapport de clôture de projet : Rapport résumant l’expérience projet, les Owner A A C
points forts et les points faibles du projet .
CIO
Chef de Projet P/A R P/A R
Responsable Technique P P C C R
Equipe Fonctionnelle P P C C E
Equipe Technique P P C C E
Directeurs structures concernées

PMO E/R P/V E/R/A V
Intégrateur (FOUR) P P C C

16
Agenda
4. Annexe

17
Annexe
D’autres documents de gestion peuvent être produits au cours d’un tel projet, tels
que:
1. Matrice des autorisations
2. Plan de formation
3. Nouvelles procédures de travail
4. Registre des « nice to have »
5. Contrat d’engagement de service support et maintenance
6. D’autres documents techniques liés aux performances de la solution
7. ….

18

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Vue sommaire sur le processus de gestion des projets

· Identification du · Soumettre le · Constituer l’équipe de · Valider · Conception du · Exécution du plan · Organisation de la

(Project paper signé risques projet · WBS à jour de projet

· Project Manager Manager · PMO manager manager · Project Team · PMO

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

1. Organisation des Projets d’Implémentation des Nouvelles Solutions

2. La cohabitation des deux organisations

3. Les jalons de ce type de projet

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Organisation Type d’une équipe de projet Informatique

Consultant gestion de projet ,

Vente Marketing Programmation et infrastructures

Service Client Logistique

Equipe fonctionnelle Equipe Technique

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

1. Organisation des Projets d’Acquisition des Solutions Informatiques

2. La cohabitation des deux organisations

3. Les jalons de ce type de projet

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Avant projet Projet Implémentation d’une solution informatique

Expression Go/ Phase Phase de Phase Phase

· CIO · CEO* · CIO · Equipe de Projet · PMO · PMO

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Vue sommaire sur le Cycle de vie d’Implémentation d’une Nouvelle Solution

Avant-Cycle Cycle de vie d’implémentation d’une nouvelle solution

Technique par · Établissement du des besoins métier définir recette · Observation de la

· Chef de projet · CIO

· Utilisateurs finaux · Chef de projet · CIO · PMO · PMO

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Cycle de vie d’un projet

Expression du Phase Phase d’étude de Phase de Phase d’exécution Phase de clôture

Etape d’Emergence Etape d’études Etape de Marché Etape d’intégration Etape de

Cycle de vie d’implémentation d’une nouvelle solution informatique

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

1. Organisation des Projets d’Acquisition des Solutions Informatiques

2. La cohabitation des deux organisations

3. Les jalons de ce type de projet

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

la gestion des problèmes et des risques

Nominatio Signatur Validation , procédure de

n du chef e du de la PIC travail

 Les cinq codes « Rôles et Responsabilités » :

A désigne un acteur qui Approuve, valide et réceptionne les livrables.

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Initialisation Faisabilité L4 : Business

Principaux livrables Actions

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Principaux livrables Actions

Directeurs structures concernées E/R A

PMO V P/V P/V P/V R/V P/V E/V

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Principaux livrables Actions

PMO E/V C/V P/V V V V V V V V V

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

Clôture Surveillance, amélioration continue

L1 : Chack list L2 : Rapport de

Principaux livrables Actions

Directeurs structures concernées

Project Performance Support & Audit Department ( PMO)

1. Organisation des Projets d’Acquisition des Solutions Informatiques

2. La cohabitation des deux organisations

3. Les jalons de ce type de projet