Approvisionnement

et gestion des
stocks

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Objectifs d’apprentissage
 Décrire les étapes nécessaires pour mettre en
œuvre un programme de contrôle et d’inventaire
des stocks
 Nommer les facteurs à considérer avant
d’acheter des consommables
 Développer un plan de contrôle du système de
gestion des stocks et des inventaires
 Discuter l’importance de la documentation
concernant l’approvisionnement et la gestion de
stock

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 2

Scénario
On demande à votre laboratoire de se
préparer en vue d’une épidémie de grippe
potentielle.

 Quels sont les différents facteurs à étudier en planifiant

ce processus?
 Quels problèmes seriez vous susceptibles de
rencontrer lors de la planification et de la mise en
oeuvre?

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 3

 Le système de gestion de la qualité

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 4

 Bénéfices d’un programme
de gestion de stock

Moins de gaspillage
Fournitures et
réactifs toujours
Budget respecté
disponibles Qualité
maintenue

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 5

 Défis de la gestion de stock
 Équilibre entre disponibilité du stock et
dates de péremption des produits.

 La durée de vie des réactifs

varie: Date
péremption
 Réactifs RIA : 3 à 8 semaines En
 Kits API : 4 à 12 mois stock
 Antisérums : 1 à 4 ans
 Disques antibiotiques : 2 à 3 ans
 Milieu de culture prêt à l’emploi : 1 à 2 mois
 Milieu de culture déshydraté : 3 à 5 ans

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 6

Points principaux

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 7

Système pour qualifier et
sélectionner des vendeurs
 Définir des critères de sélection pour les
consommables ou réactifs à acheter
 Chercher des informations auprès d’autres
laboratoires
 Évaluer avant l’approvisionnement et
après la réception

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 8

Considérations
Comprendre les exigences du
gouvernement

Revoir
contrats
Négocier les prix
Assurer
disponibilité et
Déterminer livraison
modalités
de paiement

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 9

Comment mettre en place un contrôle
de gestion de stock
Assigner
responsabilité
Maintenir
un système de gestion Analyse
de stock dans toutes des
les zones de stockage
besoins
Contrôle de
gestion de
stock Établir les
Établir système
pour recevoir et besoins
stocker minimums
Développer
formulaires et
registres
Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 10
Analyser les besoins
Faire une analyse des besoins en
consommables et réactifs en:
 Listant toutes les analyses du
laboratoire
 Identifiant les consommables
nécessaires pour chaque analyse
 Utilisant l’information disponible
pour estimer la consommation

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 11

Analyse des besoins : Information
Requise
Unité de
conditionnement

Espace
Consommation/mois
de stockage,
(quantification)
conditions
Description
d'un article
Temps pour Niveau
recevoir de priorité
commande

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 12

Qu’est ce que la quantification ?

La quantification est un
processus pour calculer la quantité
requise d’un article pour une
période donnée.

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 13

Quantification : quand ?

 Fait partie de la planification annuelle

 Mise en œuvre d’un nouveau
programme de santé
 En préparation à une épidémie
potentielle ou identifiée

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 14

Quantification : Comment ?

 Méthode basée sur la consommation

 Méthode basée sur la morbidité

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 15

Quantification: basée sur la consommation
 Basée sur la
consommation réelle
 Doit prendre en compte:
 Consommables réellement
utilisés
 Consommables gaspillés
périmés ou abîmés
 Consommables en rupture
de stock plus de 15 jours
sur l’année
Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 16
Quantification: basée sur la
morbidité
 Basée sur le nombre réel d’épisodes
 Doit prendre en compte :
 Taillepopulation
 Incidence maladie
 Exactitude données
de morbidité
 Lignes de conduite
standardisées de traitement

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 17

Contrôle de la gestion
de stock : documentation
Maintenir les registres :
 Date de réception
 Numéro de lot
 Critères de refus ou d’acceptation des produits
 Date d’utilisation/sortis du stock

 Il peut être utile de garder les registres sur le lieu

de stockage.

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 18

 Registre de stock
Inclut :
 Nom et signature
 Date de réception
 Quantité
 Date de péremption
 Stock minimum
 Balance du stock
Autre information :
 Numéro étagère
 Destination

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 19

Inspecter les commandes au moment de
la livraison
 Vérifier les contenus
 Vérifier l’intégrité
 Enregistrer la date de réception
pour chaque produit
 Enregistrer la date de péremption
 Ranger les nouveaux articles derrière ceux en stock
 Créer ou mettre à jour des registres

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 20

Stockage
local
 Propre
 Organisé
 Fermé
 Bien ventilé
 Pas de soleil direct
 Étagères solides
 Articles à portée de main
 Précautions de sécurité disponible

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 21

Rayonnages

Suivre les
précautions de
sécurité
Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 22
Organisation des rayonnages
 Évite la “perte” d’un produit
 Économise du temps
 Systématise l’espace
de stockage

Numéroter chambres froides,

réfrigérateurs,
et congélateurs
et étiqueter les rayons

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 23

Utiliser des étiquettes avec des
dates clairement visibles
 Date d’ouverture
 Date de péremption

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 24

Contrôle continu de la gestion de stock

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 25

Gestion informatisée
 Avantages:
 État exact du stock, classification des produits
 Gestion des dates de péremption
 Statistiques  planifier les ordres d’achat
 Gestion de la distribution
 Tâches de gestion de stock facilitées
 Inconvénients:
 Ordinateur sur place nécessaire
 Requiert un personnel formé

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 26

Résumé
 Un laboratoire bien géré possèdera un
système d’approvisionnement et de gestion
de stock.
 Le système requière de planifier et
contrôler: analyser les besoins, développer
des formulaires et procédures, maintenir un
inventaire. Le laboratoire devra maintenir
un système de gestion de stock pour tous
les réactifs et consommables utilisés au
laboratoire
Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 27
Messages clefs
La gestion de stock :

 Augmente l’efficience et l’efficacité du

laboratoire
 Répondra aux besoins des patients et du
personnel de soin
 Assure la disponibilité des produits
quand nécessaires

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 28

 Questions?

Commentaires?

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