GESTION DE STOCK

July 2009

Hilde De Boeck

Table des matires

Introduction
Organisation du stock centrale
1.
Gestionnaire de stock
2.
Stockage: - Les Conditions
- Rangement des produits

3.

Les outils de gestion

La Liste standard
Fiche de stock
Tableau mensuel de consommations
Rapport mensuel

4.
Inventaire physique
5.
La Commande
6.
Rception dun commande
7.
Distribution du matriel
8.
Scurit et hygine
Organisation du stock de travail
Conclusion

Introduction
Comment dfinir un bonne gestion?
Efficacit: disponibilit et qualit des produits (rupture de
stock, conditions de stockage)
Efficience: cot de lobjectif (premption des surstock)
Lintrt?

Ralisation des activits

Garantir la qualit des examens
Eviter les ruptures de stock
Economiser
Supervision (usage de matriel, voles,..)

Introduction
Quel sont les facteurs qui influence la gestion?

Le structure: hpital, centre de sant, labo de rfrence,..

La politique du structure ou lorganisation

Le mode dapprovisionnement (march locale,
internationale, donations des programmes nationaux, etc. )

Lespace et les ressources humaines disponible

Lactivit du labo

Le niveau du stock: stock de travail ou stock centrale

Introduction
Ou commencer
Analyser la situation, lorganisation et identifier les faiblesses.

Structure: niveau diffrent? le circuit? (de gestion centralis: pharmacie
centrale de lhpital au stock de travail au labo)

Responsabilit: Qui? Gestionnaire de stock identifi?

Approvisionnement: Comment lapprovisionnement est-il organiser? Qui
fait la commande, est ce quil y a priodicit fixe? Quel est le budget
disponible?

Besoin: les examens fait? techniques utiliss? matriel ncessaire?
Disponibilit?

Future? Est-ce quil y a des nouveaux tests introduire?

Donation? Est-ce quil y a du matriel offert par des programmes
nationales? Quand et comment le rquisitionner.

Etat actuelle: Faire linventaire

Introduction
En gnral il existe deux niveaux:
Stock central:
Grer par un gestionnaire de stock
Distribution du matriel dans les diffrents services
Acquisition priodique (semestrielle, annuelle) du matriel
(nationale, internationale, programmes,..)

Stock de travail:
Localiser et grer (suivi de consommation) par le labo(rantin)
- Rquisition priodique au stock central (hebdomadaire, mensuel,..)
- Physiquement sparer du matriel sur les paillasses (accs limit)
= PRINCIPE, = GRANDEUR
Soit ralistes (adapter au terrain et aux ressources humaines)

STOCK CENTRALE

Si le labo gre son stock totale il faut le mme organisation et outils quun stock centrale

1. Gestionnaire de Stock
Tches en gnrale:

Rception et prparation des commandes

Gestion des stocks, bonne tenue et rangement des outils
de gestion

Scurit et entretien de lentrept

Surveillance de la chane de froid

Aide prparer la commande (local/international)
Certaines tches peuvent varier selon les procdures, organisations locale.

1. Gestionnaire de Stock
Quotidiennes / Hebdomadaire:

A chaque jour surveiller les conditions de stockage
(temprature chane de froide, nettoyer si ncessaire)
Selon lintervalle des commandes (hebdomadaire
mensuelles - durgence)

Fournir les produits aux services demandeur

Recevoir les produits et les stocker
Actualiser les fiches de stock
Surveiller les niveaux des stocks

1. Gestionnaire de Stock
Mensuelles:
Trier les stocks prims
Mettre jour le tableau de consommation
Remplir le rapport mensuel
Surveiller les niveaux des stock et adresser ventuellement
une commande durgence

Inspecter le local de stockage(gnrateur, insectes, etc.)

Mettre jour les fiches lectroniques de stock

1. Gestionnaire de Stock
Trimestrielles:

Procder un inventaire physique, mettre jour les fiches de
stock

Remplir un rapport dinventaire (liste de prims, pr
prims, etc.)

Evaluer ltat de stock, commande mensuelle moyenne
(CMM) des services et aider a soumettre la commande.

Rvaluer les niveaux de stock minimum et ajuster si
ncessaire.

2. Stockage Les Conditions

Toujours respecter les conditions de stockage (sur les
conditionnements)

Temprature
Contrler la temprature de lentrept. (max.30C)
ventilations, protection contre lensoleillement direct

Humidit
minimaliser par favoriser les courants dair. Jamais stock les produits
mme le sol ou au contact des murs Utilise des tagres ou des palettes.

Lumire:
Ne pas exposer les produits la lumire directe

2. Stockage Rangements des produits

Idalement des zones diffrents pour les diffrents activits

Zone arrive
stockage des commandes avant le contrle

Zone dpart
stockage des commandes prpares avant lexpdition

Plan de travail
pour faciliter la rception et prparation des commandes

Zone de stockage
adaptes aux catgories (chane de froid, dangereux, etc.)

Un bureau
rserv au travail administratif et conservation des
documents de gestion.

2. Stockage - Rangements des produits

Classification:
Selon ordre alphabtique (cf.liste standard)
Selon type/catgorie (ex. RDTs, ractifs, matriel de prlvement,
consommables, non-consommables etc.)

Placer les liquides sur les tagres les plus basses. Immdiatement
retirer les produits endommags ou prims et les liminer

Stocker les produits premier prim, premier sorti

Disposer les cartons que les tiquettes dindentification , les dates de
premption soient visible ou crit clairement

Produits inflammable / corrosifs

Entreposer dans lendroit le plus froid.

Entreposer les rserves importantes dans un locale spar si
possible

Toujours stocker les corrosives distances des inflammables.

3. Les outils de gestion - Liste Standard

Comprend les produits en stock, accompagn par leurs
spcifications (catgorie, quantit par emballage, etc.)

En fonction des examens fait, qualification du personnel,
protocoles et programmes nationaux, etc.

Permet de savoir quels produits doivent tre en stock

Facilite la gestion

Simplifie les commandes

Eventuellement indiqu distribution des produits par
service

La base des pr-impression des documents de gestion.

Doit tre ractualise aux volutions des activits, max.
une fois par an)

3. Les outils de gestion - Fiche de stock

Outil essentielle dans la gestion priorit n1 !
Intrts?

Suivi de tous les mouvements de stock

Connatre a chaque moment quantit exact en stock
FICHE DE STOCK
Produit:

Description:

Rf..:
Remarques: CMM (consommation mensuel moyenne) :
Stock Minimum :
Date

Origine/Destination

Entre

Sortie

Stock

Remarques

3. Les outils de gestion - Fiche de stock

Comment utiliss?

Une fiche = 1 article
produits identique, conditionnements diffrents = mme
fiche

Un mouvement = 1ligne
prcis la date, une seule information par ligne
plusieurs mouvements le mme jour => plusieurs lignes

Indiqu la date de premption (remarques) pour les
entres

Note la date le plus proche si produits avec plusieurs dates
sont livrs

Note les sorties telles que casses, dtriors ou primes

3. Les outils de gestion - Fiche de stock

O ranger les fiches?

Bote ou classeur: par famille et/ou alphabtiquement

Avec le produit (o il est stock)
Une fois compltement remplie:

Reporter stock thorique sur nouvelle fiche

Archiver la fiche prcdentes.
chaque mouvement de stock le gestionnaire compare le
stock disponible avec le seuil dalerte!!

3. Les outils de gestion

Tableau mensuel des consommations
Ce tableau (rempli chaque mois) indique les consommation
par produit (et par service).
Idalement un tableau par service et un tableau compil

Intrts?

Calculer les consommations mensuelles moyennes
(CMM) -> paramtre de commande

Visualiser lvolution des consommations (viter des
ruptures).

3. Les outils de gestion

Tableau mensuel des consommations
Article

Janv

Fev

Mars

CMM

Bact Alert

100

200

100

133

Gants

600

500

800

633

Seringue

20

50

30

33

Tableau de consommation mensuelles 2008 Service Microbiologie

Article

Microbiologie

Biochimie

Virologie

Bact Alert

100

100

Gants

600

300

400

1300

Seringue

20

50

10

80

Tableau de consommation mensuelles Jan 2008 Stock Central

Consommation
Total

3. Les outils de gestion

Tableau mensuel des consommations

Article

Janv

Fev

Mars

CMM

Bact Alert

100

100

Gants

1300

1300

80

80

Seringue

Tableau des consommations mensuelles 2008 Stock Central

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Intrts?

Reprend lessentiel des donnes lies lactivit au cours
dun mois

Permet vue ensemble des mouvements

Permet lanalyse de ltat en fin de priode

Facilite les commandes

Rapportage au responsable/superviseur

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Les informations contenues:

Etat de stock en dbut de priode:
stock thorique (ou physique si fait) du mois prcdent
date de premption la plus proche (aide mmoire)

Entres en stock
approvisionnement par origine: march local, international
autre: donation, retours, etc.

Sorties de stock
Total de consommation (reprend le total distribus au cours du mois)
autre: les prts, prim ou dgrad

Etat de stock en fin de priode

stock thorique calcul

si un inventaire est ralis, le stock physique est not
stock exprim en mois de consommation

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Etat de stock dbut

de priode
Produits

Stock

Date
Prempti
on

Entres en stock au cours de la priode

Sorties de stock au cours de la

priode

Etat de stock Fin de priode

Internation
al

Local

Autre

Total
entres
(E=B+C
+D)

Consom
mation

autre

Total
sorties (H=
F+G)

Stock
thor
(I=A+E-H)

Stock
Physique

Stock en
mois de
consomm

CMM

100

100

500

100

Bact Alert

600

3-2008

Gants

7800

1300

1300

6500

1300

Seringue

600

80

80

520

6,5

80

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur:

Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex.

Dlai livraison: 2 mois

Stock de scurit: 1 mois

=> Stock minimum = 3xCMM

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Dtermin le stock minimum (seuil dalerte) en mois bas sur:

Dlai de livraison et stock de scurit (en mois) x CMM
Ex.

Dlai livraison: 2 mois

Stock de scurit: 1 mois

=> Stock minimum = 3xCMM

3. Les outils de gestion Rapport mensuel

Les conclusion:

Stock exprim en mois de consommation
indicateur facilement interprtable

Risque de rupture
chaque fois stock (en mois) est < seuil dalerte

La validit du stock (dates de premption)
Si vous avez stock pour 5 mois mais qui prime dans deux mois. Pensez a
faire commande! (et donation)

4. Inventaire physique
Lopration consistant compter manuellement le nombre
des produits de chaque type prsents dans le magasin/labo.
Fait rgulire au moins avant chaque commande
Intrts?

Vrifier que le stock physique en stock (rellement
disponible) corresponds au stock thorique (enregistrs sur
les fiches)

Identifier les causes dcart et les corriger

Vrifier labsence des prims ou dtiors et les retirer

Identifier les produits avec premption infrieure 6 mois

Superviser la gestion

4. Inventaire physique La ralisation

1. Choisir la date lavance (aucune entre ou sortie pendant linventaire)
2. Affection du personnel (min. 2 personnes, ex. gestionnaire et
superviseur)
3. Ranger lentrept et les produits:
ranger premier prim, premier sorti
retirs les prims ou dtiors (remplir fiche de stock!)
sassurer que botes, dates sont bien visible
4. Dnombrement des produits
Compter les produits par units
5. Mise jour des fiches: noter date, inventaire et quantit en couleur
diffrent)
6. Mesures prises suite aux rsultats:
Comparer et vrifier thorique et physique sur les fiches, identification et
correction du problme.
7. Discussion des rsultats avec le personnel

4. Inventaire physique
En cas de discordances - les causes les plus frquentes:

Erreurs de comptage

Erreurs de calcul sur la fiche de stock

Erreurs lors de remplissage de fiche de stock (vrifier
avec les documents lis, bon de commande etc. )

Confusion entre items similaires

Sous notification des entres ou des sorties
Si les carts sont nombreux il faut faire des inventaires plus
souvent.

5. La commande
La commande doit couvrir la consommation entre 2
commandes.

Estime les besoins en fonction des consommations
antrieurs
Toujours sassurer de la cohrence des donnes de consommation

Tiens en compte le dlai de livraison

Pas de commande sans inventaire!!

Tiens en compte lvolution des activits.

5. La Commande
Priodicit (PC)
Le dlai entre 2 commandes, dpendant de la capacit de
stock, conditions dapprovisionnement, les capacits de
gestion, etc.
Dlai de livraison (DL)
Dlai entre llaboration dun commande et la rception des
produits.
Stock de Scurit (SS)
Permet de faire face aux imprvus (livraison retarde, hausse
de consommation) et dviter les ruptures.

5. La commande
Quantit commander =
CMM x (PC+DL+SS) stock disponible
Garde en compte si ventuellement certains quantits des produits nont pas
encore t livres lors de la prcdente commande.

CMM: consommation mensuelle par mois (en unit)

PC: priodicit des commande (en mois)
DL: dlai de livraison (en mois)
Stock disponible (en unit) : inventaire physique

6. Rception dune commande

La rception vrifie:

La conformit de la livraison: dsignation des produits et
quantits

Ltiquetage: lisibilit et prsence des dates de premption
- Garder la commande dans le zone intermdiaire de
rception
- Si des produits chane de froid: contrler lintgrit ds la
rception et placer au frigo.

6. Rception dune commande

Vrifier la contenu (facture, packing list,etc.) de la
livraison avec la commande (bon de commande)

Inspecter les emballages et vrifier le contenu

Vrifier les dates dexpiration (pas accept des prims,
renoter la date en gros)

Ranger en stock (en respectant la principe de rotation:
premier prims, premier sorti) et remplir les fiches de
stocks correspondantes

Ranger les documents (commande, facture, etc.) et les
archiver dans le classeur

7. Distribution du matriel
La commande doit tre valider par le responsable du
service
Etablir un planning pour les diffrents services
Prparation du commande (carton, chariot):

Prparation des produits: vrifier premption et intgrit

Remplir les fiches de stock

Vrifier le bon de commande

8. Scurit et Hygine

Sassurer que rien peut tomber et blesser le personnel

Mettre disposition des extincteurs (ou des seaux de
sable) et organiser des exercice dincendie

Protection contre les nuisibles:

Prserver la propret et ne pas entreposer ni laisser daliments

Peindre ou vernir le bois
Utiliser des palettes et des rayonnages
Empcher les nuisibles de pntrer le stock

Protection contre le vol:

Fermer cl et limiter le nombre de cls fabriques.

Restreindre laccs aux seuls membres du personnel dsigns.

8. Scurit et Hygine
Prvoir un point deau pour le lavage des mains du
personnel.

Dsigne une personne pour le nettoyage (idalement
1x/semaine)

Stock de travail

Stock de travail au labo

Mme principe que pour le stock centrale:
Identification dun responsable:
= taches que le gestionnaire de stock
Sparer physiquement du matriel en rotation (armoire cl)
Les laborantins sadresse au responsable si ils ont besoin du
matriel ou rapport le prise du matriel du stock
Utilisation dun fiche de Suivi Stock de Travail :
Fixe les unit de consommation par exemple:
Bandelette urine: par boite
Kit Biochimique lipase: par bouteille de ractif
Test de grossesse: par bandelette

Toujours faire un inventaire physique avant de placer la commande!!

Stock de travail au labo

Soit ralist!

Essensiellement pour les consommables et test diagnostiques (RDTs)

Si la situation lexiges on peut fixer galement une unit de consommation
pour les ractifs (colorants,..) et faire le suivi.
Ex. des aliquot de 100mL de Giemsa dans un bouteille

Conclusion

Faire lanalyse a partir des vcus des laborantins

Identification de(s) responsable(s)
Identifier les priorits et labore un plan daction (raliste)
Elabore les outils adapter pour la ralisation du gestion
Analyser les rsultats (consommation vs. activit)
Communication entre les diffrents acteurs

Mme si lapprovisionnement se fait par un service centrale

lengagement du labo est indispensable