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MANIEZ
Dominique Maniez
Word
Word 2000
Word 2002
Word 2003
Word 2007
Version dOffice
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
WORD
Cet ouvrage couvre toutes les versions de Word 2000 Word 2007 :
a crit et traduit
une cinquantaine douvrages
dont la plupart traitent
des technologies Microsoft.
Dveloppeur, journaliste
et universitaire, il prne une
conception de linformatique
proche de lutilisateur,
bannit le jargon technique
et milite pour que la chose
informatique ne soit pas
la proprit exclusive
des informaticiens.
AVEC
DOMINIQUE MANIEZ
DOCUMENTS LONGS
Formation VBA
Visual Basic pour Applications
pour Word, Excel, Powerpoint, Access et Outlook
Dominique Maniez
480 pages
Dunod, 2007
Le mmoire de master
Michel Kalika
208 pages
Dunod, 2005
IX
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VII
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Chapitre 6 Bibliographie . . . . . . . . . . . . .
Citations et rfrences . . . . . . . . . . . . . . .
Problmes de bibliographie . . . . . . . . . . . . .
Variations dans la rdaction des rfrences . . . .
Variations dans les appels de citation . . . . . . .
Informatique et bibliographie . . . . . . . . . . .
volution des normes et des styles bibliographiques
Cration de bases de donnes bibliographiques . .
Logiciels de gestion de rfrences bibliographiques .
La bibliographie avec Word 2003 . . . . . . . . .
Traitement manuel des problmes bibliographiques
Utiliser les notes . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire appel un logiciel bibliographique . . . . . .
Word 2007 et la bibliographie . . . . . . . . . . .
Choix du style de citation . . . . . . . . . . . . .
Gestionnaire de source . . . . . . . . . . . . . .
Ajout des sources . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insertion dune rfrence dans le document . . . .
Insertion de la bibliographie . . . . . . . . . . . .
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Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Avant-propos
qui sadresse ce livre ?
Ce livre a lambition de vous apprendre les subtilits de Word dans le cadre
de la rdaction dun document long. Mais, quest-ce que lon entend par
document long ? En effet, il ny a pas de norme ISO du document long et on
serait donc bien en peine den donner une dfinition claire. partir de
combien de pages considre-t-on quun document est long ? Nous sommes
dans limpossibilit de rpondre prcisment cette question, mais nous
dirons nanmoins quun document long comporte obligatoirement une
feuille de styles et une table des matires, et bien souvent des rfrences
bibliographiques et un index. Avec cette dfinition, on peut ranger dans la
catgorie des documents longs les mmoires dtudiants, les thses, les
rapports, les tudes et les livres en gnral, quil sagisse de romans, de
recueils de nouvelles ou douvrages techniques. Un document long est aussi
fortement structur et sa longueur implique galement un temps de travail
consquent, si bien que sa production peut staler sur plusieurs annes.
Il y a donc un changement considrable dchelle entre la rdaction
dun essai de quelques pages et celle dun document long. Cest cause de
la dure de cette tche quil faut investir du temps dans lapprentissage de
loutil de travail. Quand on va passer trois annes de sa vie rflchir sur
un sujet de thse pointu, il est raisonnable de se documenter sur le logiciel
qui va permettre de coucher noir sur blanc ses ides sur lcran.
Ce que ce livre nest pas
Ce livre est consacr aux fonctionnalits mises en uvre quand on rdige un
document long ; ce nest donc pas un manuel gnraliste sur lutilisation de
Word et vous ny trouverez aucune mention sur le publipostage, les formulaires
ou la programmation VBA (mme sil sagit dun sujet passionnant). Ainsi,
toutes les fonctions de Word qui ne sont pas spcifiques la production des
documents longs sont sciemment passes sous silence. Par consquent, si vous
ignorez les bases du traitement de texte, il faudra les acqurir ailleurs (par vousmme en parcourant laide en ligne, dans dautres ouvrages, avec un logiciel
dauto-formation, etc.). En effet, mme si le premier chapitre de ce livre
rappelle quelques rgles essentielles quil ne faut pas ignorer, vous tes cens
matriser le fonctionnement de base de Word. De la mme manire, vous
devez connatre les rudiments du systme dexploitation de votre machine de
faon savoir, par exemple, crer une sauvegarde de vos fichiers.
Si vous avez un document long rdiger et si vous pensez ne pas matriser suffisamment les bases de Word, nous vous conseillons la lecture de lun
des trois ouvrages suivants, tous publis par Dunod :
Word 2003 : Notions de base1
Word 2003 Au quotidien2
Word 2007 tape par tape3
Un livre issu de lexprience
Je connais bien les documents longs pour trois raisons principales :
Jcris et je traduis des ouvrages qui font tous plusieurs centaines de
pages ;
Jenseigne depuis dj de nombreuses annes lusage du traitement de
texte luniversit ;
Je lis des mmoires dtudiants qui sont des documents longs.
Je connais donc les piges classiques des documents longs pour y tre tomb
moi-mme, ou bien avoir vu dautres sy laisser prendre Mme si ce livre
sadresse tous ceux qui ont un document long produire, il faut bien avouer
que jai crit ces lignes en pensant surtout mes tudiants et ceux de mes collgues. Si les manuels sur Word sont fort nombreux, je me suis aperu quaucun
ouvrage napprenait vritablement constituer une bibliographie avec Word ou
1. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=48317
2. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=47564
3. http://dunod.com/pages/ouvrages/ficheouvrage.asp?id=50632
XI
Avant-propos
bien crer un index. Ce dernier sujet est dailleurs assez symptomatique : quelques livres abordent effectivement en deux pages lopration qui fait apparatre
la bote de dialogue de cration dune entre dindex, mais cela ne va jamais plus
loin. Dans ces conditions, il est impossible de crer un index digne de ce nom si
lon ne vous explique pas quil existe une norme ISO, quil y a plusieurs faons
dindexer un document et quil y a des rgles pour slectionner les entres.
Dautre part, quand on enseigne lusage du traitement de texte, on fait le
double constat que les tudiants connaissent dj loutil, mais produisent des
documents longs dont la qualit nest pas toujours optimale. Il y a principalement
deux raisons ce phnomne : la premire est que lutilisation dun traitement de
texte pour rdiger un CV ou une lettre de motivation ne prdispose pas
particulirement llaboration des comptences ncessaires la rdaction dun
mmoire de master. Deuximement, lintroduction dans les universits du
rfrentiel de comptences du C2i1, dans lequel figure la production de longs
documents, est somme toute fort rcente, si bien que relativement peu
dtudiants ont t forms ces techniques. Cet ouvrage a par consquent pour
objectif denseigner ces comptences spcialises tous ceux qui ont produire
des documents longs, quils soient tudiants, enseignants, chercheurs ou auteurs.
Quelle version de Word faut-il utiliser avec ce livre ?
Cet ouvrage couvre les versions de Word allant de la version 2000 la version 2007. Outre sa dnomination commerciale, chaque version de Word
comporte un numro de version interne quil est prfrable de connatre.
Le tableau suivant tablit la correspondance entre ces deux dnominations
et la version dOffice dans laquelle Word sintgre :
Word
Version dOffice
Numro de version
Word 2000
Office 2000
Word 2002
Office XP
10
Word 2003
Office 2003
11
Word 2007
Office 2007
12
XII
Remerciements
Il est bien rare quun livre technique soit une aventure individuelle et
celui-ci ne fait pas exception la rgle. Je remercie dabord tous mes tudiants passs, prsents et futurs pour toutes les questions quils me posent ;
leurs interrogations mobligent rflchir des problmes auxquels je
navais pas pens ou bien tout simplement acqurir des connaissances qui
me font dfaut
Je souhaite galement exprimer ma gratitude mes collgues de lEnssib
(cole nationale suprieure des sciences de linformation et des bibliothques) qui mont prodigu leurs conseils aviss sur la bibliographie.
Je remercie mon frre, Franois, pour sa relecture aussi scrupuleuse
quefficace.
Pour finir, le chapitre sur la cration des index doit beaucoup mon
pre, Jacques MANIEZ, qui je ddie ce livre.
Dominique MANIEZ
1
Principes fondamentaux
dun traitement de texte
Il convient ici de rappeler que cet ouvrage nest pas un manuel du traitement de texte Word en ce sens quil nenseigne pas toutes les subtilits de
cet outil. Ce livre se focalise sur les aspects spcifiques de la cration des
documents longs et il suppose donc que les bases du traitement de texte
sont acquises. Si tel nest pas le cas, il faudra vous former lutilisation des
fonctionnalits lmentaires de Word. Pour autant, nous allons parcourir
dans ce chapitre introductif les lments essentiels quil nous parat indispensable de matriser pour utiliser efficacement un traitement de texte. Si
vous tes parfaitement laise avec Word, vous pouvez passer directement
au chapitre suivant ; si au contraire, vous ne vous sentez pas tout fait au
point, ce chapitre servira dauto-valuation de vos comptences et vous
incitera parfaire vos connaissances si vous vous apercevez que les principes noncs ne sont pas totalement matriss.
SAISIE DU TEXTE
La saisie du texte du document se fait au kilomtre , ce qui signifie que
lon se contente dans un premier temps de taper le texte sans soccuper de
sa mise en forme. On sautorise simplement appuyer sur la touche Entre
pour matrialiser la fin dun paragraphe et passer ainsi la saisie du paragraphe suivant. Vous noterez que Word considre comme paragraphe tout
nonc qui est situ entre deux marques de paragraphe. Cette dfinition
diffre donc du sens classique que lon accorde gnralement au terme
paragraphe et Word considrera, par exemple, un titre comme un paragraphe.
Lors de la saisie, il est prfrable de faire afficher par Word les marques
de paragraphes ainsi que dautres symboles tels que ceux qui sont illustrs
dans le tableau suivant :
Caractre
Symbole
Marque de paragraphe
Nouvelle ligne
Tabulation
Espace
Espace inscable
La marque de paragraphe joue un rle trs important dans Word car elle
renferme tous les attributs de mise en forme du paragraphe.
Dune manire gnrale, on sinterdira de saisir deux fois de suite le
caractre espace ainsi que dappuyer deux fois de suite sur la touche Entre.
On peut formuler diffremment cette proposition : on ne positionne pas du
texte avec la barre despacement et on ne cre pas de lespace entre deux
paragraphes en appuyant plusieurs fois sur la touche Entre.
Si vous ne savez pas utiliser un clavier dordinateur et si vous envisagez
la rdaction dun trs long document, il nest peut-tre pas inutile de vous
former au bon usage de la dactylographie. Il existe des didacticiels peu onreux qui vous permettront dacqurir rapidement un niveau honorable et
qui vous inculqueront les bonnes habitudes. Considrez ce temps dapprentissage comme un investissement : si le temps de saisie de votre document
reprsente une centaine dheures, il est sans doute judicieux dinvestir dix
heures de formation qui, au final, doubleront votre productivit.
Mise en forme
De la mme manire, lapprentissage de quelques-uns des nombreux raccourcis clavier de Word vous fera gagner un temps prcieux. Un principe
extrmement simple mrite dtre systmatis : quand vous saisissez du
texte, il ne faut pas utiliser la souris pour raliser une commande qui peut
tre effectue au clavier. Noubliez pas, par exemple, que vous pouvez slectionner du texte, vous dplacer ou bien encore mettre en forme des caractres en vous servant uniquement du clavier.
Si vous tes vritablement rtif la dactylographie et si vous navez pas
les moyens de sous-traiter lopration de saisie de votre document, vous
pouvez galement envisager les solutions de dicte vocale qui sont
aujourdhui des techniques relativement au point. Vista, le dernier systme
dexploitation de Microsoft intgre dailleurs cette technologie.
MISE EN FORME
Pour un document long, il est sans doute prfrable de raliser la mise en
forme une fois que la quasi-totalit du texte a t saisie. On distingue en
gnral trois types de mise en forme dans un document : la mise en forme
des caractres (gras, italique, soulign, etc.), la mise en forme des paragraphes (alignement, retrait, interligne, etc.) et la mise en forme de la page
qui sapplique habituellement au document en entier (marges, taille du
papier, orientation, etc.). Quand on souhaite faire varier les paramtres de
mise en forme de la page au sein dun mme document, on est oblig de
dcouper le document en plusieurs sections ; ainsi, au sein de chaque section, on pourra modifier certains paramtres de mise en forme.
Mme si vous nutilisez pas lintgralit des nombreuses possibilits de
mise en forme de Word, il est important au moins den connatre lexistence et de localiser leur emplacement dans linterface du logiciel. Ainsi les
paramtres de mise en forme des caractres se trouvent dans le menu FormatPolice. Vous noterez dans la bote de dialogue Police la prsence de
longlet Espacement des caractres qui permet de modifier ce que lon
appelle lapproche ou linterlettrage. Ces commandes sont extrmement
pratiques quand on veut optimiser la mise en page et faire tenir absolument
un nonc dans un espace rduit. En rduisant quelque peu lespace entre
les caractres, vous pouvez gagner de la place et votre astuce sera indtectable lil nu.
Les commandes de mise en forme des paragraphes se trouvent dans le
menu FormatParagraphe. Vous noterez la prsence de loption Niveau
hirarchique, de longlet Enchanements et du bouton Tabulations.
Loption Niveau hirarchique permet de dfinir le niveau de titre dun
paragraphe, ce qui a des consquences dans son positionnement dans la
table des matires. Longlet Enchanements propose de nombreuses
options intressantes, notamment le contrle des veuves et des orphelines.
Rappelons quune veuve est la dernire ligne dun paragraphe qui se
retrouve toute seule en haut dune page et une orpheline est la premire
ligne dun paragraphe imprime toute seule en bas dune page.
Le bouton Tabulations ouvre la bote de dialogue Tabulations qui permet de dfinir (on dit aussi poser) des tabulations. Au dbut du traitement
de texte, les tabulations servaient principalement la cration des
tableaux. Dans la mesure o cette opration est aujourdhui totalement
automatise et interactive, on a un peu tendance oublier lutilisation des
tabulations. Pourtant, les tabulations reprsentent le seul moyen de positionner prcisment un texte. Si vous souhaitez par exemple avoir sur une
mme ligne un nonc centr sur la page et un autre nonc justifi
droite, vous vous rendrez vite compte que seules les tabulations permettent
de raliser cela, mme si lutilisation dun tableau sans bordures permet
dapprocher un rsultat quivalent.
Pour autant, dans le cadre dun document long, la mise en forme des
caractres et des paragraphes nest pas ralise avec les commandes des
menus FormatPolice et FormatParagraphe, mais laide de styles prdfinis. Le chapitre 3 de cet ouvrage aborde cette question en dtail.
Les commandes de mise en forme de la page se trouvent dans le menu
FichierMise en page. Nous vous encourageons vivement examiner
attentivement toutes les options de la bote de dialogue Mise en page qui
comporte trois onglets et de nombreuses possibilits. Comme nous lavons
dj signal, si vous souhaitez faire varier les paramtres de mise en forme
de vos pages au sein dun mme document, vous serez oblig dinsrer des
sections dans votre document grce la commande InsertionSaut.
Rgles typographiques
RGLES TYPOGRAPHIQUES
Quand on rdige un document, il existe un certain nombre de rgles formelles, appeles rgles typographiques, que lon doit respecter. Si vous avez
correctement paramtr Word, ce dernier vous assistera en vous signalant
les erreurs que vous commettez ou bien en les corrigeant automatiquement.
Ainsi, quand vous oubliez de saisir un espace entre deux phrases, Word
vous le signale. De la mme manire, quand vous saisissez un signe de
ponctuation double (point-virgule, point dinterrogation ou deux-points),
Word insre automatiquement un espace inscable avant. Il nest peut-tre
pas inutile de rappeler les rgles despacement concernant la ponctuation
franaise (ces rgles ntant pas identiques, par exemple, pour la langue
anglaise) :
Avant
Ponctuation
Signe
Aprs
pas despace
point
espace
espace inscable
point-virgule
espace
espace inscable
deux-points
espace
espace inscable
point dinterrogation
espace
espace inscable
point dexclamation
espace
pas despace
points de suspension
(133)
espace
pas despace
virgule
espace
pas despace
apostrophe
pas despace
pas despace
trait dunion
pas despace
espace
tiret
(151)
espace
espace
guillemet ouvrant
(171)
espace inscable
espace inscable
guillemet fermant
(187)
espace
espace
parenthse ouvrante
pas despace
pas despace
parenthse fermante
espace
Avant
Ponctuation
Signe
Aprs
espace
accolade ouvrante
pas despace
pas despace
accolade fermante
espace
espace
crochet ouvrant
pas despace
pas despace
crochet fermant
espace
1. American Standard Code for Interchange Information ; la table ASCII contient 256
caractres. Aujourdhui on utilise plus volontiers les caractres Unicode qui permettent
de grer toutes les langues trangres.
Rgles typographiques
OPTIONS DE WORD
Word regorge doptions : 169 pour Word 2000, 205 pour Word 2003 et 232
pour Word 2007. Mme sil est inutile de toutes les mmoriser, il faut au
minimum savoir accder la bote de dialogue qui permet de les paramtrer et connatre les grandes catgories doptions afin de pouvoir vous y
reporter en cas de besoin. Sous Word 2007, on accde aux options en cliquant sur le Bouton Office puis sur le bouton Options Word. Pour les
autres versions de Word, la commande OutilsOptions affiche la bote de
dialogue Options qui comporte une dizaine donglets regroupant les
options par catgorie. Nous vous encourageons vivement parcourir au
moins une fois tous les onglets afin de connatre toutes les possibilits de
paramtrage de Word.
Tout au long de cet ouvrage, nous vous signalerons les options importantes qui ont un impact sur la cration de votre document, mais nous allons
nous contenter dinsister pour linstant sur les options daffichage de Word.
Nous vous conseillons de cocher la case Tous dans la rubrique Marques de
format. Nous considrons en effet quil est important quand vous saisissez
le texte de votre document de pouvoir matrialiser les espaces, les tabula-
Correction orthographique
CORRECTION ORTHOGRAPHIQUE
Word dispose dun correcteur orthographique et grammatical ; mme si ces
deux outils sont loin dtre parfaits, ils peuvent constituer un premier filtre
dans le processus de relecture de votre document. Rappelons ici le principe
du correcteur orthographique de Word : ce dernier se contente de signaler
tous les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire. Cela a pour consquence que la phrase le hait tall hache th d zoo gnon sera considre par Word comme orthographiquement juste puisque tous les mots de
cette phrase figurent dans le dictionnaire de Word. Lautre consquence est que vous devez ajouter au dictionnaire de Word tous les mots
10
Rechercher et remplacer
11
RECHERCHER ET REMPLACER
Jai lhabitude de dire que la commande de recherche et de remplacement
ma souvent conomis des journes de travail. Quand on connat toutes
les subtilits de cette commande, on se rend compte de sa puissance et de
toutes les possibilits quelle offre. Cette commande (Ctrl + H) comporte
un bouton Plus qui permet dagrandir la bote de dialogue afin doffrir des
options supplmentaires. Dans la version complte de la bote de dialogue,
vous noterez la prsence des boutons Format et Spcial. Le premier bouton
permet de rechercher une mise en forme particulire et ventuellement de
la remplacer par une autre mise en forme. Il devient ainsi facile de remplacer sur tout un document un style par un autre. Le deuxime bouton donne
accs toute une srie de caractres spciaux (tabulation, saut de page,
marque de paragraphe, etc.) autorisant des remplacements en srie qui font
gagner un temps prcieux. Si vous voulez, par exemple, vous assurer quil y
a bien dans votre document un espace inscable devant chaque caractre
deux-points, une simple opration de recherche et de remplacement fera
laffaire en quelques secondes1.
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TABLEAUX
Linsertion des tableaux dans un document a t grandement facilite et on
nest plus aujourdhui oblig de poser des tabulations pour raliser un
tableau. En effet, la commande TableauInsrerTableau permet de
dfinir le nombre de lignes et de colonnes du tableau que lon souhaite. Il
est ensuite possible, avec la souris, de redimensionner de manire totalement interactive les colonnes dun tableau. Vous noterez quil est mme
possible de tracer entirement un tableau la souris grce la commande
TableauDessiner un tableau. Cette apparente facilit masque une relative complexit des tableaux qui comportent en fait de nombreuses
options. La premire difficult quand vous travaillez avec un tableau
consiste ne slectionner que le tableau lui-mme et ne pas faire dborder la slection sur les lignes au-dessus ou au-dessous qui ne font pas partie
du tableau. Par exemple, si vous slectionnez un tableau et la ligne qui est
juste en dessous, vous navez pas accs aux proprits du tableau. La
deuxime difficult provient du nombre doptions et nous vous invitons
prendre le temps de dcouvrir tous les onglets de la bote de dialogue
Proprits du tableau. Vous constaterez, par exemple, que loption Redimensionner automatiquement pour ajuster au contenu est coche par
dfaut, ce qui pose souvent des problmes, la largeur des colonnes voluant
au gr de la saisie. Retenez enfin que quand il cre un tableau, Word cre
automatiquement un quadrillage. Vous pouvez facilement vous en dbarrasser en supprimant les bordures du tableau. Quand vous devez positionner certains lments textuels sur une page, la cration dun tableau sans
bordures sera souvent plus facile que la pose de tabulations.
MODLES DE DOCUMENT
La notion de modle de document est trs importante dans Word et
malheureusement les utilisateurs de ce traitement de texte ignorent
souvent tout de cette notion que nous vous conseillons dapprofondir. Un
modle est un document spcial qui sert produire dautres documents.
Ainsi, chaque document Word est bas sur un modle (un moule, une
usine documents). Quand on cre un nouveau document, Word cre le
Aide en ligne
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AIDE EN LIGNE
Les logiciels ne sont plus aujourdhui fournis avec des manuels qui vous
guident dans le fonctionnement de lapplication. Il faut donc se rabattre
sur des ouvrages du commerce ou bien utiliser les possibilits de laide en
ligne. Cette dernire tant toujours accessible et intgre au logiciel, elle
sera souvent privilgie. Laide en ligne se compose en fait de deux parties :
des fichiers daide qui sont enregistrs sur votre disque dur lors de linstallation de Word, ainsi que des pages Web qui peuvent tre interroges si vous
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Images
IMAGES
Mme si les documents longs sont souvent des textes copieux sans beaucoup de graphismes, Word sait nanmoins grer de nombreux types et formats dimages1. Les images peuvent tre cres directement dans Word ou
bien importes dans le traitement de texte quand il ne sait pas les produire.
Parmi les types dimages importables, on peut citer les photographies
numriques, les reproductions duvres numrises, les graphismes produits par dautres logiciels, les copies dcran, etc. Nous allons dresser un
rapide panorama de toutes ces possibilits.
Insertion dimages
Pour insrer une image dont vous possdez le fichier, positionnez le curseur
lemplacement o vous voulez placer limage et choisissez la commande InsertionImage partir du fichier. Une fois limage insre, faites un clic droit
sur limage et choisissez Format de limage dans le menu contextuel. Les diffrents onglets de la bote de dialogue Format de limage permettent de param1. http://support.microsoft.com/kb/320314/en-us
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2
Organisation du travail
Un document long implique forcment un long travail, si bien quil convient
de protger son investissement en organisant au mieux le processus de
cration du document. Penser que la production dun document long se
rsume la rdaction de ce document serait une grave erreur. Un travail
dune telle ampleur ncessite une vritable organisation qui sassimile une
gestion de projet. Nous insisterons ensuite lourdement sur la ncessit des
sauvegardes puis nous montrerons comment optimiser son environnement
de travail.
PLANIFICATION
Quand on pense que la dure minimale dcriture dune thse est de trois
annes, on se dit que lon a intrt optimiser la gestion de son temps de
travail. Fort heureusement, la dure de production moyenne des autres
types de documents longs nest pas aussi importante ; cependant, mme
une rdaction stalant sur quelques mois ncessite une vritable
planification qui peut sapparenter une gestion de projet.
La premire des choses faire consiste inventorier toutes les tapes qui
seront ncessaires llaboration du document final ainsi qu son exploitation. Voici par exemple une liste non exhaustive de tches accomplir
pour la rdaction dun mmoire de master :
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dlimitation du sujet
laboration de la problmatique
tablissement du plan
lectures
compilation de rfrences bibliographiques
rdaction
indexation
relectures
impression
dpt du document
envoi aux membres du jury
prparation de la soutenance
soutenance
chacune de ces tapes, vous devez attribuer une dure et ensuite
raliser un planning qui sera compatible avec le temps dont vous disposez
jusqu la soutenance. Il est inutile demployer pour ce faire un logiciel de
gestion de projet et de formaliser vos tches laide de diagrammes de
Gantt ; contentez-vous de lister toutes les tapes dans un tableau et de leur
attribuer une dure raliste. Une fois cette planification ralise, le plus dur
sera de la respecter. Pour ne pas vous stresser outre mesure, prvoyez une
marge de scurit qui autorise de lgers dbordements. Le fait de prvoir du
temps pour lindexation et les relectures est un gage de qualit de votre
travail car vous tes ainsi assur que ces tapes importantes ne seront pas
bcles, voire carrment passes la trappe. Trop dtudiants avouent le
jour de leur soutenance ne pas avoir pris le temps de relire ou de faire relire
leur mmoire. Bien videmment, le jury pnalise ltudiant dont le
document comporte un trop grand nombre de coquilles et de fautes
dorthographe.
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ge. Pour ce faire, vous devrez utiliser une feuille de styles ; le prochain chapitre est entirement consacr cette question dlicate et nous y reviendrons
donc en dtail. Pour autant, la question du choix de la feuille de styles doit
tre rgle avant de commencer la rdaction. Il ny a en gnral que deux
solutions : soit la feuille de styles vous est impose, soit vous devez la crer
vous-mme. Dans le premier cas, vous naurez rien faire ; dans le second
cas, il vous faudra laborer avec soin ce qui donnera une identit visuelle
votre document. Mme si vous avez parfaitement le droit de modifier lissue
de la rdaction votre feuille de styles, vous devez au moins avoir prvu avant
de commencer la rdaction toutes les mises en forme que vous utiliserez dans
votre document. Bien videmment, il faut ce moment-l raliser de nombreux tests et vous emploierez pour ce faire un texte fictif dont la nature se
rapproche du type de document que vous avez crire.
Nommage du document
premire vue, cela peut sembler trange de sattarder sur le choix du nom
du document, mais vous allez vite comprendre lintrt de la chose. Si
votre document conserve toujours le mme nom, vous ne pouvez pas
conserver lhistorique des volutions de votre document. Pour ce faire, le
seul moyen est dattribuer un nom diffrent chacune des versions de votre
document. Dans ces conditions, il convient de dfinir une convention de
nommage que vous utiliserez tout au long de la rdaction de votre
document. Cette procdure vous permet de garder la trace des versions
successives. De plus, en cas de corruption dun fichier, il est facile de repartir de lavant-dernire version du document. Pour prendre en compte les
diffrentes versions dun mme document, vous devez le sauvegarder sous
des noms diffrents lissue de chaque modification. Vous aurez ainsi toute
une srie de documents dont les noms indiqueront le numro de version ou
bien la date du document (Document_V1.DOC, Document_V2.DOC,
Document_V3.DOC ou bien encore Document_10-01-07, Document_1401-07, Document_21-01-07, etc.). Ce systme est un peu contraignant au
dpart, mais une fois que lon en a pris lhabitude, il se rvle trs simple
utiliser et augmente considrablement la scurit de vos sauvegardes. Ce
systme accrot bien sr le volume sauvegarder, mais nous vivons une
poque o le Go est trs bon march.
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la fin de chaque journe de travail, vous faites une copie de sauvegarde de votre document (dont le nom respecte les conventions de nommage que vous avez dfinies) sur votre cl USB et vous envoyez par FTP
une copie de votre document sur votre espace perso (chez le FAI Free,
vous bnficiez gratuitement dun espace de 10 Go).
Toutes les semaines, vous gravez un CD-RW (ou un DVD-RW en fonction du volume de vos fichiers) qui contient lensemble des fichiers produits lors de la semaine.
Tous les mois, vous gravez un DVD rassemblant tous les fichiers produits
dans le mois et vous stockez ce DVD dans un lieu diffrent de votre
domicile.
Tout systme de secours doit tre rgulirement test et cest la raison
pour laquelle on fait des exercices dalerte au feu. Vos sauvegardes ne
font pas exception cette rgle de base en matire de scurit et vous
devez donc rgulirement vrifier la qualit de vos sauvegardes.
Pour un document vraiment important, il est prfrable de raliser
deux copies de sauvegarde et de les stocker dans deux endroits diffrents. En effet, si un incendie dtruit votre habitation, il y a de grands
risques pour que votre ordinateur et vos sauvegardes partent en
fume. Un utilisateur prudent conserve un deuxime jeu de sauvegarde dans un autre lieu (rsidence secondaire, coffre la banque,
etc.). Cette clause fait dailleurs partie de tous les contrats dassurance
qui couvrent le risque informatique.
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Si dans votre document vous avez beaucoup dexpressions qui reviennent souvent, vous avez tout intrt les dfinir en tant quoption de correction automatique ou bien en tant quinsertion automatique.
Vous pouvez enfin configurer compltement linterface utilisateur de
votre logiciel pour quil soit le plus ergonomique possible. Word permet en
effet une grande souplesse dans le paramtrage de son interface et vous
pouvez ainsi dfinir les barres doutils qui saffichent. Vous avez mme la
possibilit de dfinir vos propres barres doutils (AffichageBarres
doutilsPersonnaliser) qui contiendront les outils que vous avez slectionns. Si vous utilisez souvent des caractres qui ne figurent pas sur le
clavier et que vous avez du mal retenir des raccourcis clavier, vous pouvez
assez facilement crer une barre doutils qui contiendra ces caractres sur
lesquels vous naurez plus qu cliquer pour quils soient saisis dans votre
texte. Vous trouverez dans les fichiers qui accompagnent cet ouvrage une
srie de barres doutils personnalises, dont une barre doutils qui contient
les majuscules accentues.
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En matire dergonomie, il existe aussi un lment extrmement important qui est pourtant bien souvent nglig : laffichage du texte lcran.
Mme si vous ntes pas dficient visuel, vous pouvez viter facilement la
fatigue oculaire engendre par de longues sances de saisie lordinateur en
testant les diffrentes possibilits que Word met votre disposition. La
commande AffichageZoom permet dajuster la taille des caractres
lcran. La commande AffichageNormal permet un affichage des caractres plus grand car elle masque les dtails de la mise en page. Vous pouvez
bien videmment slectionner la couleur des caractres lcran ainsi que
celle du fond de lcran. Noubliez pas galement si vous tes quip de
Windows XP ou Windows Vista de slectionner la technologie ClearType
comme mthode de lissage des polices cran dans les proprits daffichage
de Windows.
En conclusion, vous devez bien comprendre que plus le travail de rdaction de votre document sera long, plus vous avez intrt investir du temps
dans la planification et loptimisation du processus rdactionnel.
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Gestion des styles
Quand on demande des utilisateurs de micro-ordinateurs sils ont dj
utilis Word, limmense majorit rpond par laffirmative. Quand on
demande ensuite ce mme groupe qui a dj utilis une feuille de styles,
les rponses sont en gnral ngatives. Ce constat nest finalement gure
tonnant car on na rellement besoin des feuilles de styles que lorsque lon
cre des documents longs. Si lon se contente de rdiger sous Word son
CV, une dissertation ou bien encore un document de quelques pages, on ne
ressent pas le besoin dutiliser les styles de Word. De plus, la mise en forme
de base du texte est tellement simple sous Word que la plupart des utilisateurs nimaginent mme pas quil puisse y avoir dautres solutions que de
cliquer sur les boutons de la barre doutils Mise en forme ou dutiliser les
commandes FormatPolice ou bien encore FormatParagraphe. Pourtant, ds quun document atteint un certain nombre de pages et possde
une structure un tant soit peu volue, lutilisation des styles devient obligatoire. Lemploi de styles dans un document Word offre les avantages suivants :
gain de temps,
homognisation de la mise en forme,
gnration automatique de la table des matires,
utilisation du mode plan,
conversion facilite pour une dition lectronique.
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texte par celui de la bonne citation. Grce ce bricolage, vous allez gagner
du temps car tout le travail de mise en forme sera dj ralis. Une autre
technique consiste utiliser loutil Reproduire la mise en forme dont
licne reprsente un pinceau. Cet outil trs pratique, qui est disponible sur
la barre doutils Standard, permet par mimtisme de reproduire facilement
une mise en forme. Si vous pensez pour autant pouvoir vous passer des styles, vous avez tort. Outre le fait que ces manipulations sont relativement
fastidieuses, imaginez qu la fin de la rdaction de votre mmoire, votre
directeur de recherche trouve que votre enrichissement typographique des
citations ne convient pas ; il vous demande alors de changer la taille de la
police quil juge trop importante et de passer du corps 12 au corps 11. Si
vous savez utiliser correctement la commande de recherche et de remplacement et sous rserve que vous nayez pas utilis la police employe pour
les citations et litalique pour dautres mises en forme de votre texte, vous
pourrez alors automatiser la modification du style de vos citations. Si tel
nest pas le cas, il va falloir modifier manuellement toutes les occurrences
de vos citations et appliquer la nouvelle mise en forme chaque citation.
Avouez que cela est plutt dcourageant et, bien videmment, cela intervient toujours en fin de rdaction alors que vous prfreriez consacrer du
temps la relecture du texte de votre mmoire ou bien la prparation de
votre soutenance.
Lutilisation dun style permet de rsoudre lgamment tous ces problmes. Un style est tout simplement la mmorisation dune srie de paramtres
de mise en forme laquelle on assigne un nom. Voyons prsent comment
laide dun style on peut rsoudre la situation dcrite prcdemment.
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Dans la suite de ce chapitre, afin dallger notre texte, nous dsignerons le volet Styles et mise en forme sous le terme volet.
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votre document, ce dernier cas devenant de plus en plus rare. En effet, dans la
plupart des cas, lorganisme (entreprise, diteur, universit, etc.) sous lautorit
duquel vous rdigez votre document vous imposera sa feuille de styles car les
organisations qui manipulent de nombreux documents ont rapidement peru
les avantages quelles avaient normaliser leur production documentaire. Dans
ce cas de figure, il ne vous reste plus qu vous familiariser avec la feuille de styles qui vous est impose, cest--dire prendre connaissance de tous les styles qui
sont mis votre disposition. Conscientes des lacunes de leurs tudiants, de plus
en plus duniversits imposent dailleurs leurs thsards des formations obligatoires lutilisation de la feuille de styles maison.
Vous trouverez souvent la graphie feuille de style crite au singulier ;
dans la mesure o nous considrons quune feuille de styles est une collection de styles, nous prfrons employer la marque du pluriel.
Si vous avez une totale latitude dans la mise en forme de votre
document, vous avez alors trois solutions votre disposition :
Reprendre intgralement une des nombreuses feuilles de styles que lon
trouve en ligne ;
Reprendre une feuille de styles et ladapter vos besoins ;
Crer une feuille de styles en partant de zro.
Si vous tes press et si vous navez pas une grande connaissance de
Word, la premire solution est sans doute la plus simple et la saisie dans un
moteur de recherche de la requte tlcharger universit "feuille de styles" vous apportera un grand nombre de rponses. Il ny a a priori pas de
problme juridique utiliser une feuille de styles produite par une universit car limmense majorit de ces documents est libre de droits1.
La deuxime solution est intressante car vous ne partez pas de rien,
mais vous allez quand mme pouvoir exercer votre crativit et personnaliser la feuille de styles en fonction de vos besoins.
1. Par exemple, la feuille de styles de luniversit Lyon 2 est diffuse en licence Creative Commons : http://theses.univ-lyon2.fr/?q=node/26
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La troisime solution est beaucoup plus dlicate car elle implique que
lon possde de lexprience et des comptences. Elle ncessite au minimum que lon ait pass du temps tudier des feuilles de styles produites
par dautres.
Quelle que soit la solution adopte, vous devez au final avoir une
collection de styles votre disposition et bien les connatre. Pour ce faire,
le plus simple est sans doute de crer un document contenant un exemple
dutilisation de chaque style, puis de limprimer afin de le garder porte de
main. Une autre solution consiste imprimer la liste des styles dun
document en paramtrant la bote de dialogue Imprimer (figure 3.3)
accessible par le menu FichierImprimer. Word imprime alors la liste
complte des styles du document en dcrivant les attributs de mise en
forme de chaque style, comme dans lexemple suivant :
Titre 1 Normal + Police : Arial, 14 pt, Gras, Tout en majuscule,
Retrait : Gauche : 1,5 cm, Suspendu : 0,8 cm, Droite : 2 cm, Interligne :
Exactement 18 pt, Espace Avant : 21,95 pt, Aprs : 8 pt, Paragraphes
solidaires, Niveau 1, Tabulations : 1,1 cm, Gauche.
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Si vous ne voulez plus que Word cre des mises en forme supplmentaires dans le volet, chaque fois que vous formatez du texte sans utiliser un style, ne cochez pas loption Suivi de la mise en forme de
longlet dition dans les options (OutilsOptions). En dsactivant
cette option, vous empchez en fait laffichage des mises en forme disponibles dans le volet.
Choix du type de style
Dans la bote de dialogue Nouveau style, le champ Type de style permet
de dfinir le type du style parmi les quatre options suivantes :
Paragraphe
Caractre
Tableau
Liste
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Si vous examinez les caractristiques de ces deux styles, vous remarquerez quils ne diffrent que par la taille de la police (24 points pour Titre
Encart 1 et 16 points pour Titre Encart 2). Lors de la dfinition du style
Titre Encart 2, il serait plus judicieux de se baser directement sur Titre
Encart 1, puis de modifier la taille de la police. La dfinition de Titre
Encart 2 apparatra de la manire suivante :
Titre Encart 1 + Police : 16 p
Si vous avez de nombreux styles assez similaires crer, vous gagnerez du
temps vous baser sur un style proche. Ce mcanisme dhritage des proprits est trs pratique, mais il convient den mesurer toutes les consquences. Si vous modifiez un style qui sert de base dautres styles, vous
modifiez par la mme occasion tous ces styles qui hriteront ainsi des nouvelles proprits du style sur lequel ils sont bass.
Vous noterez enfin que la premire option de la liste Style bas sur
(aucun style) permet quun style ne soit pas bas sur un autre style.
De la mme manire que Normal.dot est le modle par dfaut de Word,
le style Normal est le style par dfaut de chaque paragraphe. Ce style
jouant le rle de style de base , de nombreux styles seront par consquent bass sur le style Normal. Dans ces conditions, toute modification du style Normal entranera toute une srie de ractions en chane
et il convient donc dtre particulirement prudent en la matire. Cest
pour cette raison que bon nombre de spcialistes de Word recommandent de ne jamais toucher au style Normal et de crer un style que lon
nommera Texte courant ou Paragraphe courant qui reprsentera le
paragraphe dans lequel vous saisissez la majeure partie de votre texte. Il
est ensuite recommand de baser les styles proches sur ce style qui vous
servira alors de style par dfaut. Ainsi, par la suite, si vous tes dans
lobligation de modifier ce style de base, vous ne toucherez pas au style
Normal.
Choix du style du paragraphe suivant
Cette option, comme son nom lindique, permet dattribuer automatiquement le style du paragraphe qui suit immdiatement le paragraphe dont vous
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tes en train de dfinir le style. Cette option est intressante car elle permet
de gagner du temps dans la mesure o certains enchanements de paragraphes sont vidents. Par exemple, le paragraphe qui suit en gnral un titre est
un paragraphe de texte courant. De la mme manire, certains styles, comme
les listes, se retrouvent sur plusieurs paragraphes contigus si bien que dans ces
cas-l le style du paragraphe suivant est identique au style qui est dfini.
Si vous ne savez pas a priori quel sera le style du paragraphe, vous devez
choisir un style le plus neutre possible, par exemple le style que vous avez
dfini pour le texte courant.
Choix de la mise en forme
Grce aux options de la zone Mise en forme de la bote de dialogue Nouveau style, vous pouvez dj effectuer le formatage de base de votre style.
Rappelons galement que si vous avez slectionn un texte dj mis en
forme avant de cliquer sur le bouton Nouveau style, la mise en forme
hrite de toutes les proprits de formatage de la slection si bien que vous
navez pas besoin de les redfinir.
Si vous avez besoin de plus doptions de formatage la liste Format vous
donne accs aux menus suivants en fonction du type de style choisi :
Paragraphe
Caractre
Tableau
Liste
Police
Paragraphe
Tabulations
Bordure
Langue
Cadre
Numrotation
Police
Bordure
Langue
Proprits du tableau
Bordure et trame
Rayures
Police
Paragraphe
Tabulations
Police
Numrotation
Grce toutes ces options qui donnent accs aux diffrentes botes de
dialogue que vous avez lhabitude dutiliser en passant par le menu Format,
vous pouvez paramtrer trs finement la mise en forme de vos styles. Il nest
pas rare de trouver des styles qui comportent de nombreux paramtres de
formatage, comme dans lexemple suivant qui dfinit un style de type paragraphe utilis pour les numrations :
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Normal + Retrait : Gauche : 2 cm, Suspendu : 0,63 cm, Droite : 2 cm, Justifi,
Interligne : Exactement 15 pt, Espace Avant : 6 pt, Tabulations : 0,4 cm,
Gauche + 7 cm, Gauche, Hirarchisation + Niveau : 1 + Style de numrotation : Puce + Alignement : 2 cm + Tabulation aprs : 0 cm + Retrait : 2,64 cm
Au fur et mesure que vous dfinissez des paramtres de mise en forme,
les caractristiques de votre style saffichent en dessous de la zone qui
reprsente un aperu de votre style.
Si votre style comporte nanmoins de nombreux paramtres de formatage, laffichage sera incomplet et des points de suspension signalent que toutes les caractristiques du style ne sont pas affiches. Si vous voulez connatre
lensemble des paramtres de mise en forme de votre style une fois quil a t
dfini, vous pouvez imprimer la liste des styles comme nous lavons dj soulign (voir la figure 3.3) ; vous pouvez aussi afficher une info-bulle dans le
volet en passant le pointeur de votre souris sur le style en question.
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Dans la zone Nouvelle touche de raccourci, vous devez saisir la combinaison qui vous convient, par exemple Ctrl + E. Si cette combinaison de
touche nest pas attribue, Word affichera le message [non attribue] en face
du champ Affectes . Si tel nest pas le cas, Word affiche le nom de la commande laquelle ce raccourci est affect (dans le cas de Ctrl + E, le raccourci
est affect la commande ParaCentr, qui, comme son nom lindique, centre
un paragraphe). Dans ces conditions, vous avez la possibilit de chercher une
autre combinaison de touches qui ne soit pas affecte ou bien de redfinir le
raccourci pour votre style. La zone Enregistrer dans vous permet de stocker
votre raccourci dans le modle ou bien dans le document en cours. Pour terminer la dfinition du raccourci, cliquez sur les boutons Attribuer et Fermer.
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Une fois que le raccourci clavier a t dfini, il suffit de frapper la combinaison de touches affecte au style pour lappliquer.
Figure 3.10 Application dun style laide de la barre doutils Mise en forme
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Il existe un moyen plus simple qui consiste dfinir dans longlet Affichage loption Largeur de la zone de style (OutilsOptions.). Cela cre
dans la marge gauche du document une zone o les noms des styles appliqus sont affichs. La vrification est ainsi beaucoup plus facile car vous
navez plus qu faire dfiler votre texte, sans vous soucier de slectionner
chaque portion de texte styl.
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Nous avons dj plusieurs fois voqu le rle central du modle Normal.dot. Ce fichier essentiel est malheureusement parfois la source
des dysfonctionnements de Word si bien quun des premiers conseils
que donne Microsoft quand votre traitement de texte plante est de
renommer le fichier Normal.dot. Ceci a pour effet que Word cre au
dmarrage un nouveau fichier Normal.dot qui est vierge de toutes les
modifications que vous avez pu apporter au modle par dfaut. Bien
souvent, cela suffit rsoudre tous vos problmes, mais la consquence est que vous avez perdu toutes les personnalisations qui
taient stockes dans ce modle (styles, barres doutils, macros, etc.).
Dans ces conditions, il est prudent de faire rgulirement des copies
de sauvegarde de ce fichier tout en conservant lhistorique des modifications que vous avez pu apporter ce modle (le fichier se trouve
normalement dans le dossier Application Data\Microsoft\Modles
de lutilisateur sous le rpertoire Documents and Settings). Ainsi, en
cas de corruption de ce fichier, vous ne repartirez pas de zro, mais de
la dernire version saine du modle que vous avez sauvegarde. De la
mme manire, nous vous conseillons de conserver dans un modle,
qui ne servira qu cela, une copie de tous les styles que vous utilisez
dans lcriture de votre document long.
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Word 2007 introduit galement une galerie de styles rapides qui permet
de stocker une vingtaine de styles que vous utilisez frquemment. Laccs
ces styles est trs rapide et lorsque vous passez le pointeur de votre souris sur
lun deux, le texte slectionn est immdiatement mis en forme, ce qui
vous donne un aperu exact de lapplication du style. Vous tes alors libre
de valider ce choix en cliquant sur ce style ou bien de faire glisser votre
pointeur de souris sur un autre style afin de tester une autre mise en forme.
Conclusion
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CONCLUSION
Nous esprons vous avoir convaincu que ladoption des styles est indispensable pour la rdaction dun document long. De toutes les manires, il
existe de nombreuses situations o vous serez contraint dutiliser une
feuille de styles que vous naurez pas cre.
Mme si vous tes dans le cas de figure o vous venez de terminer de
rdiger un document de cinq cents pages qui na pas t du tout styl, il
nest pas trop tard pour bien faire ; vous pouvez envisager sereinement
dappliquer une feuille de styles une fois la rdaction acheve. Nous vous
conseillons cependant de bien prendre le temps de vous former lemploi
des styles avant de commencer le travail de mise en forme laide de styles.
Comme nous allons ltudier au chapitre suivant, les styles ne sont pas
importants uniquement pour la mise en forme du document car ils participent galement sa structuration.
4
Structure du document
Un document long, quel quen soit le type, comporte forcment une structure. Mme si nous sommes persuad que ce sont plus les ides qui forment
la structure dun texte que sa subdivision (parfois artificielle) en parties, il
nen reste pas moins que lossature dun texte apparat de prime abord
quand on en consulte le plan ou la table des matires. Si lon veut que les
parties et les sous-parties dun document apparaissent clairement au lecteur, il est ncessaire de les identifier quand on met en page le texte.
Comme vous laurez devin, cest grce lutilisation de styles que lon ralise cela.
Rptons-le une dernire fois : si vous ne stylez pas correctement votre
document, vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalits comme la cration automatique de la table des matires et le mode plan qui sont tudies
dans ce chapitre.
STYLES DE TITRES
Word possde une srie de styles prdfinis, appels styles de titres, dont les
noms vont de Titre 1 Titre 9. chacun de ces titres correspond un
niveau hirarchique qui va de 1 9, et qui indique limportance du niveau
du titre. Cette importance est dailleurs matrialise par la mise en forme
des titres, le corps des titres de niveau 1 (par dfaut Arial 16) tant bien
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videmment plus lev que le corps des titres de niveau 9 (par dfaut Arial
11). Il nexiste pas la possibilit davoir plus de neuf niveaux de titres, mais
dans la pratique il est bien rare que lon dpasse lutilisation de cinq
niveaux hirarchiques.
Si comme nous lavons vu, vous pouvez parfaitement modifier laspect
des styles prdfinis de Word, il est en revanche interdit de modifier le
niveau hirarchique des styles de titres.
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Si vous prfrez cette mthode, rien ne vous interdit, par exemple, de crer
la structure hirarchique suivante :
Nom du style
Niveau hirarchique
TitrePartie
TitreChapitre
TitreUn
TitreDeux
TitreTrois
TitreQuatre
Une fois que les styles de titres ont t attribus, Word vous permet
dexploiter cette structuration et vous allez vous rendre compte que vos
efforts nauront pas t vains.
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La troisime mthode consiste utiliser la commande AffichageExplorateur de documents. Ce type daffichage, pour peu que vous
ayez attribu votre document des styles de titres, prsente dans le volet de
gauche les diffrents niveaux de titres et le texte dans le volet de droite.
Pour vous dplacer rapidement, il suffit de cliquer sur un titre dans le volet
de gauche pour que le texte correspondant saffiche immdiatement dans le
volet de droite.
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Lexploitation de la structure du document milite pour une affectation des styles de titres au cours de la frappe. Mme sil est parfaitement possible de styler son document quand sa rdaction est acheve,
on se prive ainsi de la possibilit de lutilisation de lExplorateur de
documents.
MODE PLAN
Le mode plan de Word constitue une quatrime mthode pour se dplacer
rapidement dans un texte, et son interface en deux volets rappelle celle de
lExplorateur de documents. Pour autant, le mode plan est un outil beaucoup plus puissant qui permet rellement dintervenir sur la structure du
document.
Si vous avez dj explor le menu Affichage de Word, vous savez quil
existe cinq modes daffichage : Normal, Web, Page, Plan et Lecture. Chaque mode correspond une fonction bien prcise ; le mode Normal est en
gnral rserv la saisie car il offre laffichage le plus confortable lors de la
frappe. Le mode Page affiche un aperu le plus fidle possible de la page
imprime et le mode Plan permet de travailler sur la structure du document. Il est important de choisir le bon mode daffichage en fonction de ses
besoins et de savoir rapidement passer de lun lautre. Pour ce faire, vous
pouvez bien videmment utiliser le menu Affichage ou bien cliquer sur
lune des icnes situes en bas gauche de la fentre de Word et qui symbolisent chacun des modes daffichage.
Sil permet de naviguer entre les diffrentes parties dun texte, le mode
plan possde en outre de nombreuses commandes (rparties sur une barre
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Mode plan
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Si vous avez utilis les styles de titres prdfinis de Word, le fait de modifier le niveau hirarchique dun titre modifie automatiquement le style.
Ainsi, quand vous abaissez le niveau dun paragraphe qui est en style
Titre 2, son style est transform en Titre 3. Si vous avez utilis votre propre
jeu de styles de titres, seul le niveau hirarchique est modifi.
Vous pouvez afficher et utiliser la barre doutils Mode Plan alors que
votre document est en affichage Normal ou Page.
Le texte dont vous voulez modifier le niveau hirarchique doit tre
slectionn dans le volet de droite ; vous noterez quil est galement possi-
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Mode plan
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prtendent quune bonne table des matires vaut bien mieux quun
mauvais index. Dans ces conditions, il y a lieu de soigner le fond et la forme
de la table des matires. Pour le fond, on prendra garde construire un plan
cohrent et bien articul ; de plus, on attachera de limportance la clart
des styles et leur harmonisation. moins que cela ne soit une absolue
ncessit, les titres trop longs sont bannir car ils diminuent la lisibilit. La
forme dune table des matires doit galement tre trs soigne car, comme
nous lavons soulign, cest bien souvent par sa lecture que lon prendra
connaissance de votre document. Une mise en page bcle, des numros de
page mal aligns et des retours la ligne intempestifs donneront dentre
de jeu vos lecteurs une pitre impression de la qualit de votre travail.
Pour toutes ces raisons, vous devez attacher un soin tout particulier la
cration de la table des matires. Il peut paratre assez logique de crer la
table des matires une fois que la rdaction du document est acheve, mais
en fait il nen est rien. En effet, mme si vous allez finaliser la table des
matires quand vous aurez totalement termin dcrire votre texte, vous
pouvez crer une table des matires ds que vous avez dj crit quelques
dizaines de pages pour toutes les raisons suivantes :
la table des matires vous permet davoir votre plan sous les yeux,
sa gnration est automatique et ne prend que quelques secondes,
chaque titre de la table des matires se comporte comme un lien hypertexte, si bien que vous pouvez vous en servir comme outil de navigation
dans votre texte,
la table des matires est dynamique et saura voluer au fil des
modifications de votre plan, sa mise jour tant presque instantane.
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Assurez-vous que longlet Table des matires est bien slectionn et cliquez sur le bouton OK. Une table des matires est automatiquement gnre
puis insre lemplacement du curseur. Il existe bien videmment dans
cette bote de dialogue des options que nous allons dtailler, mais vous pouvez dj constater quen validant les options par dfaut, la cration dune
table des matires est extrmement rapide et le rsultat fort honorable.
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des parties et des chapitres sans numro de page. Il sagira en fait dune
deuxime table des matires avec des options diffrentes.
La liste droulante Caractres de suite propose diffrents caractres de
suite (points, tirets discontinus, tirets continus) qui relient le titre son
numro de page. Il est possible de ne pas imprimer de caractres de suite et
vous prendrez votre dcision en faisant diffrents essais afin de voir quel
choix est le plus lisible. En gnral, ds que la largeur de la page dpasse
une quinzaine de centimtres, on utilise des caractres de suite sous la
forme de points.
La liste Afficher les niveaux permet de choisir le nombre de niveaux de
titres qui figurera dans la table des matires. Dans la pratique, si lon souhaite indenter les niveaux de titres, ce qui assure une bonne reprsentation
de la hirarchisation du document, on ne pourra pas afficher un trop grand
nombre de niveaux de titres. Mme sil est toujours possible quun titre
occupe plusieurs lignes dans la table des matires, cela nest gure recommand. Nous vous conseillons par consquent de choisir un nombre de
niveaux de titres qui soit compatible avec une mise en page soigne de la
table des matires.
La liste droulante Formats permet de slectionner une mise en forme
parmi les choix suivants : Depuis modle, Classique, Soign, Recherch,
Moderne, Officiel et Simple. Nous vous conseillons de tester ces
diffrentes options afin de voir celle qui correspond le mieux votre type
de document. Attardons-nous cependant sur loption Depuis modle : si
vous observez bien la bote de dialogue Tables et index, le fait de
slectionner cette option active le bouton Modifier qui est gris dans le cas
contraire. Loption Depuis modle signifie tout simplement que Word va
utiliser ses styles prdfinis pour mettre en forme la table des matires. Par
dfaut, ces styles prdfinis baptiss TM 1, TM 2, jusqu TM 9, ne sont pas
affichs dans la liste des styles disponibles. Comme vous laurez compris,
chaque style correspond un niveau hirarchique de titre. En
slectionnant loption Depuis modle, vous avez la possibilit de modifier
ces styles votre guise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier. Dans
la bote de dialogue Style, slectionnez le style que vous voulez changer et
cliquez sur le bouton Modifier. Dans la bote de dialogue Modifier le style,
effectuez les modifications ncessaires.
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Figure 4.13 Modification des styles intgrs de mise en forme de la table des matires
Si vous avez utilis les styles de titres prdfinis de Word pour styler
votre document, vous avez tout intrt modifier les styles TM 1, TM 2,
etc. car vous exercerez ainsi un meilleur contrle sur la mise en forme que
vous souhaitez. Faites cependant attention ne pas cocher la case Ajouter
au modle de la bote de dialogue Modifier le style dans la mesure o la
mise en forme dune table des matires dpend troitement du type de
document que vous concevez ; si vous intgrez au modle vos styles de table
des matires, ces derniers risquent de ne pas convenir pour un futur document bas sur ce modle. De la mme manire, nous vous recommandons
de dsactiver la case Mettre jour automatiquement, qui est coche par
dfaut.
Le bouton Options de la bote de dialogue Tables et index affiche la
bote de dialogue Options de la table des matires.
Cette bote de dialogue est importante car elle vous permet dindiquer
les lments qui vont composer la table des matires. Nous avons vu
jusqu prsent quune table des matires est gnre partir des styles de
titres, en se basant sur lindication du nombre de niveaux de titres que vous
avez choisi. La bote de dialogue Options de la table des matires permet
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de sophistiquer les choses ; vous pouvez ajouter dautres styles qui seront
pris en compte dans la table des matires, mais galement des niveaux hirarchiques, ainsi que des entres que vous pourrez insrer manuellement.
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deux. Vous pouvez ensuite adopter la mise en page que vous voulez. Gardez
cependant bien lesprit que cette table des matires nest pas dynamique et
que si votre texte volue, elle ne pourra pas tre mise jour.
Vous pouvez tre galement amen intervenir au niveau de la mise en
forme de la table gnre, non pas tant sur le style que sur des dtails qui
posent problme. Un cas classique est le titre dont le dernier mot est rejet
sur la ligne suivante, ce qui est particulirement disgracieux ; si ce cas ne se
produit que sur un seul titre de la table des matires, il nest gure raisonnable daller modifier le style en question pour descendre le corps de la police.
Vous pouvez alors tricher et agir directement sur la ligne problmatique
en la slectionnant puis en modifiant sa mise en forme. Le fait de descendre le corps de la police de 0,5 point peut, par exemple, rsoudre le problme sans que cela ne se voie vritablement. Une autre solution consiste
modifier lespace entre les caractres.
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La figure 4.15 illustre cette technique : la modification de loption Espacement en choisissant de condenser le texte de 0,1 point ou 0,2 point permet de diminuer la longueur du texte sans que cela se dtecte lil nu.
Bien videmment, toutes ces modifications seront crases si vous mettez jour la table des matires.
Si la structure de vos titres na pas chang, vous pouvez simplement mettre jour les numros de page. Cette option a lavantage de conserver la
mise en forme de vos titres si vous avez modifi manuellement leur formatage. En revanche, si vous avez rajout des titres votre plan, vous devez
choisir loption Mettre jour toute la table.
Si vous constatez des erreurs dans la table des matires, comme des
fautes dorthographe, ne corrigez pas la table des matires, mais corrigez le titre o lerreur se situe, puis mettez jour la table des matires.
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En fait, vous devez bien comprendre quune table des matires nest
quune commande qui est donne Word, ce qui en fait une fonctionnalit
dynamique. Pour vous persuader de la chose, vous pouvez faire afficher
cette commande qui se matrialise sous la forme dun code de champ. Faites un clic droit sur une table des matires et, dans le menu contextuel,
choisissez Basculer les codes de champs. Laffichage de la table des matires disparat et vous dcouvrez le code de champ qui dfinit la table des
matires. Voici un exemple de code de champ dfinissant une table des
matires :
{ TOC \o "1-3" \u }
Pour revenir la table des matires, excutez nouveau la commande
Basculer les codes de champs. Un utilisateur qui connatrait dailleurs la
syntaxe de ce code de champ pourrait parfaitement insrer une table des
matires sans passer par la bote de dialogue Tables et index.
Si vous avez insr plusieurs tables des matires dans votre document,
vous ne pouvez les mettre jour quune par une. En effet, mme si vous
slectionnez toutes vos tables des matires, la bote de dialogue Mettre
jour la table des matires saffichera autant de fois quil y a de tables des
matires lorsque vous appuyez sur F9. Cest la raison pour laquelle il est
recommand de procder la mise jour de vos tables des matires en les
slectionnant les unes aprs les autres.
Pour supprimer une table des matires, vous pouvez utiliser la commande Basculer les codes de champs, puis slectionner le code de
champ et le supprimer.
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crer dans votre texte des champs pour grer les lgendes des figures et les
citations.
Pour insrer un champ de lgende, vous choisirez la commande InsertionRfrenceLgende. La bote de dialogue Lgende vous permet de
saisir la lgende de votre illustration ; le texte insr possde le style prdfini Lgende. En fait, cette bote de dialogue se contente pour partie
dattribuer le style Lgende au texte que vous avez saisi, si bien que si vous
stylez les lgendes de vos illustrations avec le style Lgende, vous navez pas
besoin de passer par cette bote de dialogue.
Pour insrer un code de champ de citation, vous devez slectionner le
texte rfrencer puis utiliser la combinaison de touches Alt + Maj + I qui
fait apparatre la bote de dialogue Citation. Remplissez les champs ncessaires et cliquez sur le bouton Marquer. En fait, Word entend par citation
un systme de rfrence des textes juridiques, comme des lois, des rglements ou de la jurisprudence. Ce type de table ne vous servira donc que si
vous avez traiter des documents de nature juridique.
Quand vous avez balis lensemble de votre texte pour crer des champs
de lgende ou bien des codes de champ de citation, vous pouvez alors crer
une table des illustrations ou une table des rfrences. Pour ce faire, choisissez la commande InsertionRfrenceTables et index et cliquez sur
longlet Table des illustrations ou bien Table des rfrences. Le processus
de gnration de ces tables est trs similaire celui de cration dune table
des matires.
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Paramtres de Mise en page,
en-ttes et pieds de page
Il peut paratre tonnant de consacrer un chapitre cette fonctionnalit
apparemment simple que sont les en-ttes et les pieds de page. Pourtant,
ceux qui ont un peu dexprience dans la production de documents longs
avec Word savent quel point ce problme est vraiment pineux et peut
faire perdre un temps considrable quand on sy prend mal. Enfin, par
nature, un problme dans len-tte ou dans le pied de page se retrouvera
bien souvent sur toutes les pages du document. Pour quiconque est habitu
lire des rapports ou des mmoires rdigs sous Word, le moindre problme
dans un en-tte ou un pied de page sautera aux yeux et fournira un bon
indicateur du niveau de comptence du rdacteur en matire de traitement
de texte
Dautre part, le problme des en-ttes et des pieds de page est en rapport
avec de nombreuses notions importantes comme limpression recto verso,
le rle des sections, les tabulations ou la numrotation des pages. Pour toutes ces raisons, il est important de bien matriser ces notions afin de faire
bonne impression en produisant des en-ttes et des pieds de page dune
qualit irrprochable.
Bien videmment, si lon vous impose une feuille de styles pour la rdaction de votre document long, vous navez, en principe, pas modifier les
paramtres de mise en page car ils sont dj dfinis dans le modle que lon
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vous a fourni. Cela vous laisse bien entendu beaucoup moins de libert
dans la mise en forme, mais vous pourrez au moins, en cas de problme,
incriminer la feuille de styles et dcharger ainsi votre responsabilit
PARAMTRES DIMPRESSION
Certaines caractristiques des pieds de page dpendent en fait troitement
des paramtres de mise en page qui ont t dfinis pour le document. Nous
allons nous attarder uniquement sur les points importants qui risquent de
vous poser problme.
La bote de dialogue Mise en page (FichierMise en page) permet de
dfinir tous les paramtres qui vont conditionner la mise en page et, par
consquent, avoir un impact sur les en-ttes et les pieds de page.
Paramtres dimpression
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Quand vous travaillez sur un format de papier qui nest pas standard,
cest--dire diffrent du format A4, vous avez deux manires de grer les
marges : vous calculez vos marges partir de la taille relle de votre papier
et vous devez ce moment-l dfinir la taille exacte du papier que vous utilisez ; vous pouvez aussi dfinir vos marges partir du format A4 et augmenter la taille de vos marges de la diffrence entre votre papier et le
format A4. Prenons un exemple : vous devez imprimer votre document sur
un format de papier de 13 par 20 centimtres avec des marges de 1,5 centimtre de chaque ct. La premire solution consiste indiquer ces marges
et dfinir dans longlet Papier un format de taille personnalise. La
deuxime solution consiste indiquer que lon travaille sur du papier A4 et
modifier les marges en consquence :
Marge du haut = (29,7 20) / 2 + 1,5 = 6,35
Marge de gauche = (21 13) / 2 + 1,5 = 4,5
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Recto verso
lheure o lexpression dveloppement durable est mise toutes les
sauces, il peut paratre assez tonnant que lon imprime si peu en recto
verso ! Regardez autour de vous et amusez-vous compter le nombre de
pages imprimes qui pourraient ltre en recto verso : rapports, mmoires
dtudiants, documents internes aux organisations, listes, etc. Il y a sans
doute des raisons historiques cela car les imprimantes qui sont capables
dimprimer en recto verso taient trs chres il y a encore quelques annes.
Mais on peut remarquer que malgr leur dmocratisation les mentalits
nont gure volu. Pourtant il ne faut pas rflchir trs longtemps pour
sapercevoir quen imprimant en recto verso, on conomise beaucoup de
papier, on obtient des documents moins lourds transporter et moins volumineux stocker. Avant de vouloir supprimer compltement le papier, on
pourrait peut-tre dj militer en faveur de ladoption du recto verso [fin
de la supplique cologique]
Outre une conomie en papier, limpression en recto verso va surtout
permettre de donner vos documents une qualit professionnelle que lon
rencontre notamment dans les livres car il ne vous aura pas chapp que les
pages du produit que vous tenez entre les mains sont imprimes des deux
cts. Cette sophistication engendre videmment un surcrot de complexit, mais rien de vritablement insurmontable.
Quand on imprime en recto verso, la notion de reliure est importante.
Rappelons ici une vidence qui mrite de ltre : si vous faites des essais
pour dterminer la taille optimale de vos marges, vous allez imprimer une
page dun extrait reprsentatif de votre document. Vous allez ensuite examiner cette feuille dans tous les sens pour voir si les marges vous paraissent
correctement dfinies. Le problme est que la donne changera compltement quand vous aurez imprim les 400 pages de votre document long et
que vous laurez reli. Si vous navez utilis quun ct de la feuille, vous
allez vite vous rendre compte quune partie importante de la marge gauche
est prise par la reliure.
Si vous avez imprim en recto verso et que vous ouvrez votre volume
peu prs au milieu, vous vous apercevrez alors que le bord droit des pages
paires et le bord gauche des pages impaires sont finalement trs proches
Paramtres dimpression
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lun de lautre. Le paramtre Reliure sert prendre en compte ce phnomne ; la dimension de la reliure dpend bien videmment du nombre de
pages de votre document ainsi que de lpaisseur de votre papier (comptez
une moyenne de 1 centimtre pour 200 pages). Si vous imprimez uniquement en recto, vous pouvez ignorer ce paramtre et vous contenter daugmenter la marge gauche.
En revanche, il faut obligatoirement indiquer une valeur pour le paramtre Reliure si vous imprimez en recto verso ; la valeur de la reliure viendra en fait augmenter la marge droite des pages de gauche (pages paires) et
la marge gauche des pages de droite (pages impaires).
Si vous envisagez une impression en recto verso, il est important que
vous intgriez bien la diffrence entre page paire et page impaire car
cette notion revient souvent.
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Paramtres dimpression
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Comme vous laurez compris, les sections vont jouer un rle prpondrant dans lutilisation des en-ttes et des pieds de page.
En effet, si vous voulez faire varier les en-ttes au fil des parties ou des
chapitres de votre document, vous allez tre oblig de crer une nouvelle
section chaque fois que votre en-tte sera modifi.
Pour mieux comprendre comment les choses sarticulent, prenez quelques livres au hasard et examinez attentivement la manire dont les
en-ttes sont composs et voluent au cours de louvrage.
Prenons un exemple pour illustrer notre propos : vous rdigez un document
que vous allez imprimer en recto verso et qui contient 7 parties ; vous souhaitez
imprimer sur len-tte de la page de gauche le titre du document et sur len-tte
de la page de droite le titre de la partie.
Pour ce faire, vous allez devoir crer autant de sections quil y a de parties.
Pour signifier que vous voulez que vos en-ttes soient diffrents sur les pages paires et les pages impaires, il faut cocher une case de longlet Disposition de la
bote de dialogue Mise en page. De la mme manire, il faudra cocher la case
Premire page diffrente car il est de coutume de laisser les premires pages
dune section vierges de tout titre courant.
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Loption partir du bord va dterminer les dimensions exactes des enttes et des bas de page. Si les marges dfinissent ce que lon appelle la zone
imprimable (lemplacement o votre texte sera imprim), la taille des enttes et pieds de page est dfinie selon la formule suivante :
Taille de la marge paramtre partir du bord
Dans la mesure o il nest pas trs esthtique que le texte de len-tte soit
coll au dbut du texte de la zone imprimable, vous devez prendre garde la
rpartition harmonieuse du texte de len-tte dans lespace qui lui est rserv.
De la mme manire, vous devez galement faire attention la dimension de
votre pied de page si vous utilisez de nombreuses notes de bas de page.
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Vous allez pouvoir composer dans ces espaces rservs vos en-ttes et vos
pieds de page. Pour ce faire, vous avez votre disposition les outils de la
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La dernire chose qui est importante savoir est que lorsque vous composez votre en-tte ou votre pied de page, les commandes de mise en forme
de Word sont toujours actives et vous pouvez donc effectuer tous les formatages que vous souhaitez. Vous pouvez, par exemple, tracer une bordure
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pour faire un filet ou bien insrer une image. Vous ne devez pas non plus
perdre de vue que vous pouvez insrer des tabulations ; il nest peut-tre pas
inutile de rappeler que les tabulations sont le seul moyen de positionner
prcisment du texte dans un en-tte ou un pied de page. Si vous voulez
centrer ou aligner correctement certains champs (notamment les numros
de page), vous serez oblig dutiliser des tabulations.
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Bibliographie
La bibliographie est lensemble des rgles et des pratiques qui permettent
didentifier les livres, et plus gnralement des documents, afin dy avoir
accs en cas de besoin. Les auteurs dun document long sont concerns par
la bibliographie chaque fois quils citent un ouvrage, et la fin quand ils
rdigent la liste des rfrences cites, quon appelle aussi la bibliographie
du document. Le terme bibliographie est donc polysmique, et les problmes relatifs la bibliographie peuvent vite devenir minemment complexes. Nous avons voulu, dans ce chapitre, identifier les principaux
problmes et donner des directives pratiques ceux qui ont grer une
bibliographie, quitte simplifier les choses. Nous envisagerons :
les problmes bibliographiques poss un auteur ;
les changements qua entrans linformatique dans les pratiques bibliographiques ;
lassistance bibliographique disponible dans Word jusqu la version 2003 ;
lassistance bibliographique dans Word 2007.
CITATIONS ET RFRENCES
Pour prciser le sens spcifique de ces termes ambigus, nous commentons
quatre exemples diffrents de citations :
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Chapitre 6. Bibliographie
Problmes de bibliographie
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PROBLMES DE BIBLIOGRAPHIE
Bien quelles soient encadres par des normes et par des usages, la citation
dun document externe dans le cours dun texte et la rdaction dune
bibliographie la fin dun chapitre ou dun ouvrage sont souvent une
source de difficults en raison de la multiplicit des solutions possibles.
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Chapitre 6. Bibliographie
Informatique et bibliographie
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INFORMATIQUE ET BIBLIOGRAPHIE
Les transformations apportes par la rvolution informatique dans la production et la gestion des documents ont influenc profondment lvolution des normes et des pratiques bibliographiques.
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Chapitre 6. Bibliographie
Pour nous en tenir au second point, la norme ISO 690 de 1987 (relaye
par la norme franaise AFNOR NF Z 44-005 de dcembre 1987) dcrit les
standards des rfrences bibliographiques aux documents imprims. Lvolution rapide des supports lectroniques et la prolifration consquente de
textes lectroniques ont impos llaboration dune seconde partie de cette
norme ; en effet, les ressources lectroniques du Web posent un problme
indit puisquelles ne disposent ni de la prennit du papier ou du polycarbonate (support physique des CD et des DVD), ni de la scurit du dpt
lgal. Le problme pos aux bibliographes tait le suivant : fallait-il intgrer ces nouvelles ressources aux normes bibliographiques classiques, ou
envisager deux types de rfrences distinctes ? Les experts du comit de
normalisation ISO ont opt pour la premire solution, et en fvrier 1997 ils
ont complt la norme ISO 690 par la norme ISO 690-2 qui est consacre
aux rfrences bibliographiques des documents lectroniques (la norme
correspondante franaise est la norme AFNOR NF Z 44-005-2 de janvier
1998). Cette norme reprend la plupart des spcifications imposes aux
autres types de documents mais y ajoute quatre nouvelles rubriques :
Type de support
Date de mise jour ou de rvision
Disponibilit et accs
Date de consultation de la rfrence
Exemple (les nouveaux lments sont en gras) :
Caron, Rosaire. Comment citer un document lectronique ? . In Universit Laval. Bibliothque. Site de la Bibliothque de lUniversit Laval,
[En ligne]. Page modifie le 26-07-2006.
http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html
(Page consulte le 27 mars 2000)
Les quatre nouveaux lments peuvent tre qualifis de "mesures de scurit" contre la non-prennit des documents numriques, un point dembarras
qui a entrav pendant longtemps les citations des publications lectroniques.
(Kyheng 2004, 2, Documents imprims / documents lectroniques)
Signalons aussi qu la mme priode des associations sectorielles amricaines (mdecine, agriculture, sciences sociales...) qui publient des revues
Informatique et bibliographie
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Chapitre 6. Bibliographie
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Chapitre 6. Bibliographie
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Chapitre 6. Bibliographie
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Les cases doption vous permettent de choisir le type de note que vous
voulez insrer : note de bas de page ou note de fin de document (ou de section). La zone Format permet de prciser la mise en forme de lappel de
note (1, 2, 3... / a, b, c...) ainsi que le systme de numrotation (Continu
ou Recommencer chaque page). Ces lments, une fois entrs, nont plus
besoin dtre confirms et ils sont gards en mmoire pour vos insertions de
notes suivantes. Cliquez sur le bouton Insrer pour insrer lappel de note.
Si vous tes en mode daffichage Normal, Word ouvre alors un volet dans
le bas de la fentre o vous pouvez saisir le texte de la note. Si vous tes en
mode daffichage Page, Word positionne le curseur dans le bas de la page o
vous pouvez saisir votre note.
104
Chapitre 6. Bibliographie
Figure 6.3 Le texte des notes peut safficher dans une info-bulle
105
Lappel de note ainsi cr nest pas mis en forme ; vous devez alors le
mettre en exposant ou bien lui attribuer le style prdfini Appel de note.
En cas de suppression ou dajout dune note, Word renumrote automatiquement la rfrence la note.
Comment constituer sa bibliographie partir des notes
Si lon travaille avec un fichier de rfrences autonome, le mieux est de
slectionner les rfrences utilises et de les classer alphabtiquement.
Si lon choisit les notes de fin de document, il suffit de les recopier puis
de les mettre en ordre alphabtique. Pour ce faire il est ncessaire de supprimer dabord manuellement les numros en dbut de rfrence.
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Chapitre 6. Bibliographie
Si lon a opt pour les notes en bas de page, il faut les convertir provisoirement en notes de fin, procder comme ci-dessus, puis les reconvertir en
notes de bas de page. Pour convertir les notes, affichez le volet des notes si
cela nest dj fait, puis faites un clic droit sur une des notes. Dans le menu
contextuel, choisissez la commande Options des notes puis cliquez sur le
bouton Convertir dans la fentre qui apparat. Vous pouvez aussi choisir
directement la commande Convertir en dans le menu contextuel.
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Chapitre 6. Bibliographie
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Nous allons, dans les pages qui suivent, vous montrer comment organiser au mieux votre bibliographie avec cette nouvelle fonctionnalit.
Comme toute nouvelle fonctionnalit dans un logiciel, la gestion de
la bibliographie dans Word 2007 nest pas exempte de critiques et on
peut parier que cette fonctionnalit samliorera au cours des prochaines versions, voire des mises jour dOffice 2007. Pour autant, cet
outil vous rendra de grands services et constitue une relle plus-value
par rapport aux versions prcdentes de Word.
Toutes les commandes relatives la gestion de la bibliographie se situent
dans longlet Rfrences du ruban.
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Chapitre 6. Bibliographie
Vous ferez bien attention au fait que certains styles de citation sont plus
appropris pour des appels mentionnant la rfrence de lauteur (APA,
ISO 690 Premier lment et date, MLA) que pour des appels utilisant une
rfrence numrique (Chicago, ISO 690 Rfrence numrique, Turabian).
Laide en ligne de Word 2007 sur la bibliographie est assez succincte et
nest pas un modle de clart. Entres autres, elle peut laisser croire que
lon peut changer de style de citation pour chaque citation ou source
que lon saisit. Bien videmment, il nen est rien et une fois que vous
avez slectionn un style de citation, vous ne devez pas en changer.
Gestionnaire de source
Word 2007 intgre une base de donnes spcialise pour grer les rfrences bibliographiques qui est appele Gestionnaire de source. Il existe deux
mthodes (qui ne sexcluent pas mutuellement) pour ajouter des sources :
soit vous saisissez toutes vos rfrences avant de commencer la rdaction,
soit vous saisissez les rfrences chaque fois que vous avez besoin dinsrer
une citation au cours de la rdaction.
Ces deux mthodes ont chacune leurs avantages, mais la premire vous
fera gagner du temps si vous connaissez dj presque toutes vos rfrences
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Chapitre 6. Bibliographie
de Word avec les nombreuses bases de donnes bibliographiques des grandes bases de donnes publiques.
Dans un premier temps, deux utilisateurs de Word 2007 peuvent facilement schanger des rfrences bibliographiques car il est extrmement
simple de copier des sources de la liste principale dans la liste active ou
inversement. Si Franois veut donner Dominique sa liste principale de
sources bibliographiques, il procdera de la manire suivante :
cration dun document vide
ouverture du Gestionnaire de source
slection de tous les lments de la liste principale
transfert dans la liste active en cliquant sur le bouton Copier
sauvegarde du document vide
envoi du document vide Dominique
En possession de ce fichier, Dominique naura plus qu faire lopration
inverse, qui consiste copier les sources de la liste active du document qui
lui a t transmis dans sa liste principale.
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Chapitre 6. Bibliographie
Dans la fentre Modifier le nom, vous pouvez saisir autant dauteurs que
vous le voulez en remplissant les champs Nom et Prnom (et ventuellement 2me prnom) puis en cliquant sur le bouton Ajouter. Les boutons
Monter et Descendre servent modifier lordre de la liste des noms
dauteurs. En gnral, cette liste est classe par ordre alphabtique, mais elle
peut galement reflter limportance des auteurs dans la paternit de luvre.
Il est bien videmment possible, dans le Gestionnaire de source, de supprimer une source ou bien de la modifier. On utilisera cette dernire possibilit en cas derreur de saisie ou bien dans le cas o une donne aurait t
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Chapitre 6. Bibliographie
lavons signal plus haut, il est prfrable que le style de citation que vous
avez choisi lors de la saisie de vos sources corresponde au style de citation
que vous allez insrer dans votre document, mais cela nest pas obligatoire.
Dans notre exemple, nous avons choisi le style MLA pour saisir nos sources, mais ce style naffiche que le nom de lauteur entre parenthses quand
vous insrez une citation. Si vous vous rendez compte que vous voulez galement afficher lanne de publication de luvre cite, vous devez alors
changer de style et opter, par exemple, pour ISO 690 Premier lment
et date. Mme si vous avez saisi vos sources avec le style MLA, Word est
suffisamment souple pour sadapter cette modification de style en cours
de route et il affichera correctement la citation.
117
118
Chapitre 6. Bibliographie
119
Insertion de la bibliographie
Tous ceux qui ont eu rcapituler la fin dun document la liste de toutes
les rfrences bibliographiques cites savent quil sagit l dune tche particulirement pnible, car elle demande une mticulosit laquelle bien
peu de personnes ont le courage de sastreindre Il faut classer les rfrences (le plus souvent par ordre alphabtique), vrifier que lon na pas commis derreurs dans la saisie de la rfrence et, ce qui est le plus fastidieux,
contrler que la forme des rfrences correspond bien ce qui est demand.
Toutes ces vrifications sont particulirement ingrates et vous serez certainement ravis de constater que Word 2007 est capable de raliser toutes ces
tches votre place en quelques secondes.
Pour insrer une bibliographie, positionnez votre curseur lendroit o
vous souhaitez quelle soit imprime (en gnral, la fin du document).
Dans le groupe Citations et bibliographie, cliquez sur la liste Bibliographie
et choisissez la commande Insrer la bibliographie.
120
Chapitre 6. Bibliographie
121
122
Chapitre 6. Bibliographie
123
Bibliographie MLA
Aubry, Christine. Prsentation dEndnote. 7 mars 2000. MSH-Alpes.
30 janvier 2007 <http://www.msh-alpes.prd.fr/Documentation/EndNote.
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Bibliothque Myriam & J.-Robert Ouimet. EndNote X. aot 2006. HEC
Montral. 20 janvier 2007 <http://www.hec.ca/biblio/endnote/30EndNoteX_HEC.pdf>.
Boulogne, Arlette et Sylvie Dalbin. Comment rdiger une bibliographie.
Paris : Armand Colin - ADBS, 2005.
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2006. Bibliothque de lUniversit Laval. 15 janvier 2007 <http://www.
bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html>.
Duhamel, Martine et Panijel Claire. Conseils aux tudiants pour une
Recherche dInformation Spcialise Efficace. 2007. URFIST de Paris.
30 janvier 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/cerise/index.htm>.
Hanser, Damien. Bibliographie et gestion des rfrences. 27 janvier
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Paris / cole des Chartes. 2 fvrier 2007 <http://www.ext.upmc.fr/urfist/
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Kyheng, Rossitza. La rfrence bibliographique : norme et praxis. juin
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dcembre 2006. URFIST de Lyon. 14 janvier 2007 <http://urfist.univlyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html>.
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repere.enssib.fr/valide/brochure.pdf>.
URFIST de Lyon. Rpertoire des bases de donnes gratuites disponibles
sur Internet. dcembre 2006. 14 janvier 2007 <http://dadi.enssib.fr/>.
Wheelwright, Verne. "Research Information Management with Biblioscape."
2002. BiblioExpress. 10 fvrier 2007 <http://www.biblioexpress.com/
Getting_Started.pdf>.
7
Cration dun index
Un index est une liste de termes classs selon un ordre naturel (ordre
numrique) ou conventionnel (ordre alphabtique) et suivis de leur
adresse (numro), ce qui permet de les retrouver rapidement en cas de
besoin. Cest un outil de recherche dinformation puissant, utilis ds
lantiquit, mais auquel linformatique a donn un essor considrable.
On peut distinguer deux catgories dindex selon que la recherche des
informations porte sur une collection dobjets ou sur un document unique :
lindex dun catalogue de bibliothque ou dune banque de donnes
porte sur une collection de documents divers. Il est indispensable et a
une fonction essentiellement slective ;
un index de livre (back-of-the-book index) porte sur un document unique,
auquel il apporte un complment facultatif mais prcieux : il offre au lecteur dsireux de trouver ou retrouver une information du livre un outil de
recherche bien plus rapide et plus prcis que la table des matires.
126
127
Aristote
critique littraire 35, 74, 96, 101-197
sur Aristophane 195
On dit dans ce cas que Aristote est lentre principale, alors que
critique littraire 35, 74, 96, 101-197 et sur Aristophane 195 sont
des sous-entres.
La subordination des sous-entres est marque par un retrait appel
indentation. Le bloc constitu par une entre principale et plusieurs sousentres est appel entre globale.
Un index matire permet au lecteur de localiser rapidement les informations du livre dont il a besoin, cest--dire :
de trouver une ou plus dune rponse une question qui lintresse et
que le livre est cens traiter ;
de retrouver un passage du livre qui la intress lors dune lecture prcdente ;
dtre guid efficacement vers linformation dsire ;
dtre guid dans le choix des termes appropris.
Un avantage secondaire de lindex matire est doffrir une image rduite
du contenu de louvrage, plus prcise que la table des matires, et permettant avant mme la lecture de tester ltendue et la spcificit du domaine
trait.
En conclusion, un index matire ajoute un livre une vraie plus-value,
condition dtre un outil de recherche plus prcis que la table des matires, et plus pertinent que les commandes de recherche en texte intgral qui
trouvent rapidement la prsence dun mot dans un fichier lectronique.
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129
130
Nous reviendrons longuement sur les subtilits de ces deux botes de dialogue dans la section consacre la saisie des entres dindex.
Quand vous saisirez le raccourci clavier Alt + Maj + X, il vous arrivera
parfois de vous retrouver en clavier QWERTY. Cela est d une
fausse manuvre de votre part : en effet, le raccourci Alt + Maj permet de passer du clavier AZERTY au clavier QWERTY et inversement. Pour peu que vous ne soyez pas assez rapide dans lexcution du
raccourci clavier pour marquer les index, vous vous retrouverez donc
en clavier QWERTY, ce qui risque doccasionner des fautes de frappe.
Ne soyez donc pas tonn quand vous voudrez saisir la lettre A de voir
safficher la lettre Q.
131
132
barre) et slectionnez la commande Ajouter/supprimer des boutonsStandard. Dans la liste des boutons, slectionnez Afficher tout.
Figure 7.3 Ajout du bouton Afficher tout sur la barre doutils Standard
133
Si vous voulez crer deux index, il est plus simple de travailler sur deux
copies parallles du mme fichier. Commencez par crer lindex matire sur
la copie A, puis indexez la copie B avec un fichier de concordance pour
crer un index des noms. Les deux copies doivent avoir exactement la
mme pagination.
Il est en thorie possible de crer des balises dentre dindex pour
crer plusieurs index au sein dun mme document Word. Pour ce
faire, vous devez indiquer un commutateur \f suivi dune lettre identifiant votre index dans le code de champ, comme dans les exemples
suivants o les deux entres sont dfinies pour des index diffrents :
{ XE "traitement de texte" \f"A" }
{ XE "Microsoft" \f"B" }
Malheureusement, il nest pas prvu dans la bote de dialogue Marquer
les entres dindex doption pour identifier lindex auquel on souhaiterait affecter lentre dindex. Cela signifie que cette opration doit tre
ralise manuellement en ditant le code de champ ou bien par programmation. Dans ces conditions, le fait dutiliser une copie de son document
pour baliser les entres du deuxime index savre plus pratique.
134
135
136
Assurez-vous que loption Trier selon la langue a bien la valeur Franais (France), puis validez en cliquant sur le bouton OK. Dans la bote
de dialogue Trier le texte, slectionnez loption Champ 1 dans la zone
1re cl et Champ 2 dans 2me cl, puis validez en cliquant sur le bouton
OK.
137
On obtient ainsi une liste classe par entres, sous-entres, sous-sousentres, mais les niveaux napparaissent pas physiquement. Les marques de
champ ( : et $ ) vont permettre de les manifester.
Utilisation de la commande EditionRemplacer
Word permet doprer des modifications en srie sur un texte laide de la
commande de recherche et de remplacement. Dans le cas qui nous proccupe, il suffit de remplacer le sparateur par des caractres spciaux qui
quivalent des commandes du clavier :
^p commande un passage la ligne (insre une marque de paragraphe)
^t commande un retrait (insre une tabulation)
Lindentation des sous-entres est alors obtenue par :
Rechercher :
Remplacer par
^p^t
138
index
dfinition, 3.5
fonctions, 4
qualits
cohrence, 6.3
prcision, 6.2
typologie
de numros de codes, 5.6
des auteurs, 5.2
des noms, 5.3
des noms gographiques, 5.4
des sujets, 5.1
des titres, 5.5
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Pkin
Beijing
Pkin
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141
Indexation
cheval
numrique
heure, changement
142
143
Planifier le travail
Nous supposons que vous tes dj familiaris avec le module dindexation
et que vous avez choisi lindexation page page en connaissance de cause.
Nous supposons aussi que vous avez consult les rgles de style propres aux
index, que nous rappelons dans la section suivante. La pratique de
lindexation doit tre cohrente dun bout lautre, et comme elle est laisse largement linitiative de lindexeur, elle exige des choix pralables
concernant la mthode de travail et le traitement de dtails techniques.
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145
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culires, qui sont recenses dans la norme ISO 999. Nous en donnons les
points essentiels.
Vocabulaire
Utilisez des noms communs pour les objets (ordinateur, arc--souder...).
Pour les actions et les tats employez soit des noms verbaux (ducation,
indexation, veille) soit des infinitifs (duquer, indexer, veiller).
Citez les noms propres sous leur forme complte, comme ils apparaissent
dans le texte.
Nemployez pas dadjectifs pour les entres principales (vertical ==>
verticalit).
Nemployez ni article ni prposition en tte des entres principales.
Les deux dernires rgles sont moins strictes pour les sous-entres, dont
le premier mot dpend dune entre principale. Elles peuvent admettre des
adjectifs (logiciel > spcialis), des prpositions (index matire > de livre
destruction des ordures > par incinration).
Synonymie et renvois Le bon fonctionnement de lindex implique que
vous employiez constamment le mme mot pour le mme concept. Quand
il existe plusieurs termes synonymes, vous devez choisir un terme prfrentiel et vous y tenir. Mais vous devez aussi renvoyer vers le terme prfrentiel le lecteur qui fait un choix diffrent du vtre (renvoi de type Voir).
Vous pouvez noter vos renvois en cours dindexation. Mais il est plus
rationnel de rserver en bloc cette tche pour la phase de rvision de
lindex, quand vous bnficiez dune vue globale des mots utiliss.
Singulier ou pluriel En franais et en allemand on prfre gnralement le
singulier alors quen anglais le pluriel est gnralement utilis pour les termes
dsignant des objets dnombrables et le singulier pour les noms non
dnombrables (ISO 999 ; 7.2.2.2.)
Renoncer la distinction singulier/pluriel revient se priver dun
moyen dexpression utile. Elle peut servir distinguer deux homonymes de
sens diffrent (mmoire et mmoires chec et checs), ou tre employe
comme dans la langue anglaise. On peut aussi lutiliser pour exprimer deux
aspects particuliers de la mme entit. Le singulier pourrait tre employ
147
TERME PROBABLE
problmes de circulation
circulation
maison de campagne
maison
148
rgles de syntaxe
syntaxe
facteurs de chmage
chmage
Cette priorit accorde au terme le plus efficace entrane souvent la ncessit dinverser lordre des termes, et en ce cas on les spare par une virgule :
thorie des ensembles ensemble, thorie des
loi de Mariotte Mariotte, loi de
En cas dinversion, ne gardez les prpositions et les articles que si la
clart lexige ( valeur ajoute, taxe , mais environnement, influence
sur ).
Syntaxe de la subordination entre principale/sous-entre Du point de
vue smantique, il nexiste pas de diffrence entre une formule globale, en
ordre normal ou inverse, et la mme formule fractionne en entre principale/sous-entre. Exemple :
catalogage des documents iconographiques
catalogage
document iconographique
document iconographique, catalogage
document iconographique
catalogage
Le principal intrt du fractionnement est de regrouper sous le mme
terme plusieurs sous-entres avec lesquelles il forme un bloc compact.
Mais la consquence du fractionnement est de marquer une diffrence
dimportance en faveur de lentre principale, qui bnficie dune lecture
prioritaire par lusager. Comme dans le cas de linversion, lordre de priorit
est guid par lefficacit optimale du point de vue de lusager, cest--dire
par limportance relative de chaque entre dans le contexte du livre. Ainsi,
selon quun livre sur lIrak privilgie laspect historique ou laspect militaire, le sujet complexe envoi de renforts militaires en Irak en 2007
pourra tre trait dans lindex par la subordination Irak 2007 envoi de
renforts ou par envoi de renforts Irak 2007 .
149
En rsum, il existe une quivalence smantique entre une entre principale complexe et la mme fractionne en entre principale sousentre. Il est difficile de dcider pour ou contre le fractionnement tant
quon ne connat pas la structure finale de lindex, mais on verra quil est
facile de passer dune formule lautre au moment voulu.
150
151
sieurs pages, Word utilise un signet1, qui mmorise lextrait du texte slectionn. Pour utiliser le signet dans votre index :
Placez le point dinsertion lintrieur de votre slection.
Dans la bote de dialogue de cration dindex, saisissez votre entre, puis
cochez loption tendue de pages et choisissez le signet voulu dans la
liste droulante.
Cliquez sur Marquer.
Noubliez pas de revenir aux options habituelles en slectionnant nouveau loption Page en cours.
Nous conseillons de nutiliser les signets que lorsque les extraits dpassent largement une page.
Format des numros de pages Tous les numros de page indiquent indistinctement la prsence dune information, que celle-ci se rduise une
ligne ou quelle occupe toute la page. Pour signaler une information importante, vous pouvez donner au numro de page correspondant un format
spcial (gras ou italique). Par exemple, dans lindex de ce livre, les numros
en gras indiquent que lentre renvoie une section, les numros en italique quelle renvoie une dfinition de terme.
Commande Marquer tout
Elle permet dindexer automatiquement un terme sur lensemble du document. Cette option na pas dintrt dans lindexation page page, sauf
pour les noms dauteurs cits.
Gnrer lindex
Il est conseill de gnrer votre index aprs lindexation de chaque chapitre.
Vous pourrez ainsi amliorer continment votre travail au vu du rsultat.
Choisir un style
Dans la bote de dialogue Tables et index, vous pouvez choisir vos options
de mise en forme en vous aidant de laperu avant impression. Choisissez
1. La procdure de cration dun signet est explique au chapitre 4.
152
un format qui spare les entres par des initiales (par exemple Moderne).
Loption Une par ligne (indentation) est loption par dfaut. Elle fait ressortir clairement les blocs Entre + Sous-entres.
Lindex intgr est alors prt tre gnr par Word conformment vos
choix.
Avant de lancer la gnration de lindex, vous devez absolument veiller
ce que les codes de champs des balises dindex soient masqus. Pour
cela, utilisez loutil Afficher/Masquer sur la barre doutils Standard.
Dans le cas contraire, lindex comportera des erreurs dans les numros
de page ; en effet, avant de gnrer lindex, Word repagine le texte et si
les codes de champs sont affichs, Word les considre comme du texte
imprimable et fausse ainsi le calcul de la pagination. Sur un document
assez long comportant de nombreuses entres dindex, vous pouvez
avoir un dcalage dune dizaine de pages.
Cration de lindex
Pour gnrer lindex, positionnez-vous dans votre texte o vous voulez, par
exemple la fin et validez la bote de dialogue Tables et index en cliquant
sur le bouton OK.
Le programme gnre immdiatement lindex sous la forme dun code de
champ particulier { INDEX } auquel il donne un nom de code.
Pour masquer lindex, cliquez dans lindex puis frappez simultanment
sur la squence Maj + F9 (vous pouvez aussi faire un clic droit sur lindex et
choisir la commande Basculer les codes de champs dans le menu contextuel). Lindex est remplac par son nom de code. Pour le faire afficher
nouveau, slectionnez le code de champ et frappez Maj + F9.
Suppression de lindex
Pour supprimer lindex, faites apparatre son code de champ, slectionnez
le code de champ et supprimez-le.
Le code de champ dindex, une fois gnr, devient autonome par rapport aux entres qui lont aliment, et les modifications apportes ultrieu-
153
Rviser lindex
ISO 999 souligne juste titre (6.3. Cohrence de lindexation) : Il convient que lindex soit construit selon un modle logique, quilibr, cohrent et
facilement identifiable. Le besoin de cohrence concerne le degr de prcision
donn, lemploi de la terminologie, des subdivisions, des inversions, des renvois,
de la localisation, ainsi que la prsentation gnrale de lindex. .
La phase de finition est le moment propice pour contrler la qualit du
produit et procder aux amliorations souhaitables. Le travail de mise au
point doit porter la fois sur les points de dtail (orthographe, exactitude
des donnes, graphisme) et sur les qualits essentielles qui font dun index
un outil de recherche efficace et agrable (complet, prcis, facile consulter). Ces diverses tches peuvent tre rparties sous les rubriques
suivantes :
complter et harmoniser les renvois ;
vrifier lexactitude matrielle des donnes et la rectitude du classement
squentiel ;
veiller la qualit de la prsentation matrielle ;
utiliser la structure hirarchique de lindex pour regrouper les sujets
apparents.
Complter et harmoniser les renvois
Importance des renvois On a vu que lindexeur est amen choisir un
terme prfrentiel quand un sujet peut tre rendu par deux termes quivalents. Mais sil choisit supprimer et si lusager recherche couper dans
lindex, la recherche choue bien que linformation soit prsente. Il est
donc indispensable de complter les termes prfrentiels par des renvois
impratifs de type Voir, qui aiguillent le lecteur vers le terme adquat : couper Voir supprimer.
154
Lensemble des renvois impratifs, sil est bien fait, tablit des passerelles
entre la terminologie du livre et le vocabulaire des lecteurs.
Avoir une politique des renvois La quantit de renvois rajouter
dpend de la place accorde lindex. Si elle est limite, il est clair quil
faut sacrifier les renvois Voir aussi, accessoires agrables mais non essentiels. Et mme si elle est gnreuse, on doit les utiliser avec discrtion car
un index nest pas un thsaurus.
Quant aux renvois de type Voir leur utilit ne fait pas de doute, mais il
est impossible de recenser tous les synonymes des termes de lindex, et il
faut sen tenir aux quivalences dusage courant.
Quand et comment crer les renvois Les renvois dun index sont des
entres trs particulires, sans localisateurs, et indpendantes du texte. Au
lieu daiguiller vers une page ils orientent vers un autre terme de lindex.
quelle tape de la ralisation de lindex convient-il de les crer, et quel
emplacement du texte faut-il les intgrer ?
Beaucoup dindexeurs crent des renvois au cours mme de lindexation,
quand ils choisissent en connaissance de cause un terme prfrentiel. Mais
lindexation est une longue tape qui stale sur plusieurs jours, et on nest
jamais certain de se rappeler ces initiatives si on ne les a pas notes. Il faut
donc les noter sur une liste indpendante, qui permettra de les juger dans
leur ensemble. Et de toute faon cest seulement la consultation de lindex
complet qui permet den juger les erreurs et les insuffisances. Cest pourquoi il nous semble prfrable de rserver lessentiel de cette cration pour
la dernire tape, et de traiter ce problme dans le cadre du dialogue entre
lindexeur et lusager.
On compltera la liste des renvois en passant en revue tous les termes de
lindex et en sinterrogeant sur les plus importants. Une fois acheve, cette
liste permet den vrifier la cohrence interne, qui serait difficile apprcier une fois quils seront mls aux autres entres par le classement alphabtique.
Quant lemplacement des renvois intgrs, il est en principe indiffrent, mais il est plus commode de les entrer tous la fin du texte, ce qui
permet de les consulter facilement en cas de besoin.
155
La cohrence des renvois nest pas contrle dans Word. Il est donc
important de vrifier :
si chaque renvoi oriente vers un terme dentre
si ce terme est bien lquivalent du renvoi.
Solutions alternatives Quand un terme prfrentiel est peu employ
dans lindex, une expression lgante du renvoi correspondant consiste
mentionner aussi les numros de page, pour pargner au lecteur un dplacement inutile :
Vinci, Lonard de Voir Lonard de Vinci, 29, 66
Une solution quivalente est la double entre (double posting), qui dispense le lecteur du renvoi sans occuper plus de place :
Lonard de Vinci, 29, 66
Vinci, Lonard de, 29, 66
Vrifier lexactitude des donnes et la rectitude du classement alphabtique
Il est bon de vrifier par sondage que le logiciel de compilation a bien fait
son travail. Les corrections sont apporter directement sur les champs
index intgrs, qui sont modifiables comme le reste du texte. Le contrle
portera sur la correction des donnes et du classement squentiel :
lorthographe des entres et lemploi judicieux des majuscules (vous
pouvez utiliser le correcteur orthographique) ;
lexactitude des localisateurs. Si les numros de page sont inexacts, cest
sans doute que vous avez oubli de masquer les champs dindex avant de
le gnrer ;
la cohrence des noms propres ;
la mention des figures, tableaux et autres outils auxiliaires de consultation ;
lordre de classement des localisateurs et des entres principales ;
lordre de succession des sous-entres.
156
157
158
travail
marchs monopolistiques 153-159, 225
politique des salaires 39-42
thorie de la distribution 46, 52
8
Finalisation du document
La rdaction dun document a beau tre longue, elle doit nanmoins tre
limite dans le temps. Cela signifie que vous devez intgrer dans le planning
de ralisation de votre document une date butoir de fin de rdaction. Ce
principe peut paratre simpliste, mais nous constatons tous les jours que certains rdacteurs de documents longs se font prendre par le temps et ne savent
pas mettre un point final leur travail dcriture. Or, une bonne partie du
problme vient du fait que la fin de la rdaction ne concide pas avec la fin
du projet de ralisation du document long puisquil reste encore de nombreuses oprations mener, une fois lcriture proprement dite termine. Do la
ncessit dune relle planification du projet (voir le chapitre 2) si lon veut
tenir les dlais et se rserver du temps pour mener bien toutes les tapes de
la finalisation du document qui ne doit en aucun cas tre nglige.
Toutes les manipulations que nous allons dcrire dans ce chapitre doivent tre ralises sur un texte stabilis. Il est important de respecter cette
consigne et de ne pas cder la tentation de revenir sur son texte au dernier moment, ce qui est une grande source derreurs potentielles.
RELECTURE
Nous avons dj voqu cette tape importante dans le chapitre 2, mais il
est ncessaire dy revenir tant cette tape est fondamentale. Vous devez
160
161
Relecture
Mode rvision
Si vous embauchez des relecteurs qui contrlent votre document Word, il
est trs important quils effectuent leurs corrections en mode rvision.
Grce ce mode, vous allez pouvoir instantanment prendre connaissance
des modifications quils ont apportes votre texte.
Pour activer le mode rvision, vous devez dabord faire afficher la barre
doutils Rvision (AffichageBarre doutilsRvision). Cette barre
doutils propose toute une srie doptions et de commandes qui vont faciliter le travail de rvision, aussi bien pour celui qui corrige que pour celui qui
passe en revue les corrections apportes au document.
Une fois la barre doutils Rvision affiche, vous devez cliquer sur le
bouton Suivi des modifications pour que toutes les modifications effectues puissent tre identifies. Chaque fois que le correcteur modifie le
texte, sa correction saffiche dans une couleur diffrente (qui est param1. VBA est le langage de programmation dOffice qui permet dautomatiser certaines
tches. Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez vous reporter notre
ouvrage, Formation VBA, paru chez Dunod.
162
trable). Ainsi, les ajouts, les suppressions et la mise en forme des caractres
sont clairement reprs. Chaque modification du texte est mme horodate et le nom du relecteur est galement inscrit. ce sujet, si vous avez plusieurs relecteurs, il est important que chaque relecteur enregistre
correctement
son
nom
dans
les
paramtres
de
Word
(OutilsOptionsUtilisateur) car ce champ nest pas toujours bien renseign. Il est ainsi courant davoir des modifications de plusieurs relecteurs
qui sappellent tous Administrateur
Outre les modifications quil peut tre amen faire sur le texte, le
relecteur peut insrer des commentaires dans le texte ou surligner certains
passages pour attirer lattention de lauteur. Les commentaires sont saisis
dans le volet de rvision, un peu la manire des notes de bas de page. Ils
sont par la suite visibles dans ce mme volet ou bien dans une info-bulle si
lon passe le pointeur de la souris sur la marque du commentaire.
Une fois que le relecteur a termin de rviser le texte, il renvoie le document lauteur qui prend connaissance des modifications. La prsence
dune rvision est indique dans la marge par un trait vertical de couleur
noire. De plus, la barre doutils Rvision possde des boutons pour passer
directement dune rvision lautre (boutons Prcdent et Suivant). Pour
chaque marque de rvision, lauteur peut accepter ou refuser la modifica-
163
tion. Sil a une confiance extrme dans son relecteur, il peut galement
accepter dun seul coup toutes les modifications.
Votre texte finalis doit tre vierge de toute marque de rvision, y compris des commentaires crits par les relecteurs. En effet, il est possible
dimprimer ces commentaires et il serait dommage que lors dune fausse
manipulation vous lanciez limpression de votre document et que les commentaires apparaissent dans la marge. Vous disposez dans la barre doutils
Rvision dune commande intitule Supprimer tous les commentaires du
document.
Lors de la phase de vrification de votre travail, assurez-vous que vos
relecteurs sachent bien activer le mode rvision de Word. Il serait
particulirement dommage quils fassent un important travail de
relecture qui engendre une grande perte de temps lors du contrle des
rvisions, en raison de leur ignorance du mode rvision. Il existe
cependant des outils intgrs Word (OutilsComparaison et
fusion de documents) qui vous permettent de comparer deux versions
dun mme document, mais leur utilisation est moins pratique.
164
harmonieux des sauts de page. Vous allez ainsi pouvoir contrler la gestion
du blanc au sein de votre page, et vrifier que des lignes isoles ne se
retrouvent pas en bas dune page ou au sommet dune page. Vous contrlerez enfin que les lments solidaires figurent bien sur la mme page. Vous
pouvez facilement dclarer dans Word que deux paragraphes doivent tre
solidaires, mais le problme est plus dlicat quand il sagit dune figure ou
dun tableau et de son commentaire. Or, il ny a rien de pire pour un lecteur
que de lire une analyse dun graphique qui se trouve sur la page prcdente
que lon vient de tourner
Si dans longlet Enchanements de la bote de dialogue Paragraphe vous
avez coch la case viter veuves et orphelines, Word exerce normalement
un contrle sur votre texte et vous devriez viter la plupart des ennuis de ce
ct-l. Les choses se passeront mieux galement si vous avez fait la chasse
aux doubles marques de paragraphe. En effet, le fait de laisser plusieurs
marques de paragraphe la suite peut perturber la mise en page et rendre la
gestion des ruptures de page plus complexe. Vous gagnerez donc du temps si
vous avez anticip ce phnomne.
La surveillance des sauts de page se fait en gnral dans le mode Aperu
avant impression avec un affichage en double page. Dans ce mode-l, le
texte est bien videmment impossible lire et seuls les titres sont parfaitement lisibles ; cela na aucune importance car le but recherch est davoir
une vision globale de la cohrence du document. Vous devez veiller la
rpartition harmonieuse du texte sur la page et contrler le bon agencement
des lments textuels et graphiques qui doivent tre sur la mme page.
Si vous avez suivi nos conseils et prvu une impression recto verso, vous
ne devez pas perdre de vue que lunit de base smantique du document
nest plus vraiment la page, mais la double page. Cest la raison pour
laquelle laperu avant impression doit se faire dans ce mode-l. Dans cette
phase de relecture, il est important de prendre un peu de recul par rapport
son texte pour avoir une vision densemble.
Outre le bon agencement des sauts de page, vous contrlerez aussi la disposition correcte des notes de bas de page et veillerez, autant que faire se
peut, ce quelles tiennent intgralement sur la page o se situe lappel de
note.
165
Encore une fois, si vous avez bien paramtr Word et respect la feuille de
styles, vous ne devez pratiquement jamais avoir intervenir sur les sauts de
page. Il arrivera cependant toujours des cas o vous serez dans lobligation
dinsrer un saut de page manuel. Si vous vous trouvez dans cette situation,
vous utiliserez la commande InsertionSaut pour insrer un saut de page
que lon qualifie de manuel ou de forc, dans la mesure o normalement
Word gre automatiquement le passage du texte dune page sur lautre. Ce
type de saut de page nest pas proscrire dans labsolu, mais son insertion ne
doit intervenir que dans la phase extrme de finalisation du document.
Dans cette phase doptimisation de la mise en pages, vous ne devez
pas hsiter tricher un peu et modifier lgrement la taille des
caractres ou bien leur espacement (voir la technique de modification de lespacement des caractres illustre au chapitre 4) si cela
savre ncessaire. Vous serez surpris de voir comme la diminution du
corps des caractres de 0,5 point est invisible pour le lecteur, mais
rend de grands services lauteur qui constate alors que la ligne qui lui
posait problme nest finalement plus rejete sur la page suivante.
166
167
Sur le plan purement formel, vous pouvez jouer sur la qualit du papier,
limpression (couleur ou monochrome) et la reliure. Plus un papier est
pais, meilleure sera en gnral sa qualit. Faites cependant attention ne
pas employer un papier dun grammage trop lev si vous imprimez plusieurs centaines de pages. En revanche, vous pouvez utiliser un papier de
fort grammage pour la couverture de votre document.
Si vous avez quelques illustrations en couleur dans votre document,
nhsitez pas sous-traiter limpression en couleur des quelques pages o
elles apparaissent. Encore une fois, mme si le prix est lev, le jeu en vaut
la chandelle dautant plus que, par exemple, limpression de graphiques en
couleur sur une imprimante monochrome peut tre totalement illisible. Il
sagit en effet dune erreur courante : vous voulez illustrer votre propos par
un graphique que vous avez produit dans Excel ou bien directement dans
Word. lcran, le graphique parat superbe et on distingue parfaitement
la diffrence entre les barres de votre histogramme. Malheureusement vous
allez imprimer ce graphique sur une imprimante laser monochrome et il y a
des risques importants pour que la transposition des couleurs lors de
limpression en monochrome annule toutes les diffrences qui taient
pourtant bien visibles lil nu sur votre cran. La bonne solution est
danticiper ce phnomne et de convertir le graphique en nuances de gris
avant limpression.
Dans bon nombre duniversits un service procure une assistance aux
tudiants qui veulent imprimer un mmoire ou une thse. Sous
rserve de satisfaire quelques conditions, limpression de votre
document peut mme tre prise entirement en charge dans certains
tablissements universitaires.
168
Pour ne prendre quun seul exemple, le dpt lectronique des thses est
trs fortement encourag et nous connaissons mme des universits o
cette formalit est une condition sine qua non de la soutenance. Si le papier
nest pas encore mort, le format lectronique est dsormais un srieux concurrent et lon ne saurait sen plaindre. Dans ces conditions, Word peut
tre considr avant tout comme un diteur de documents numriques qui
ne sont pas forcment destins tre imprims.
Outre le fait que lon vous oblige dans certains cas produire une version lectronique de votre document, il faut bien aussi reconnatre que la
conversion de votre fichier Word peut favoriser la diffusion de vos travaux.
Ainsi, la conversion en document HTML autorise la publication de votre
crit sur le Web.
Nous allons tudier les modalits de conversion dun document Word
dans trois formats de document lectronique reconnus : PDF, HTML et
XML.
169
170
Figure 8.6 Pour convertir en PDF, on imprime sur limprimante Adobe PDF
Quand vous avez choisi limprimante virtuelle Adobe PDF, cliquez sur le
bouton Proprits pour avoir accs aux nombreuses options dAcrobat. La
bote de dialogue Proprits de Document Adobe PDF comporte trois
onglets intituls Disposition, Papier/qualit et Options Adobe PDF.
Le premier onglet permet de slectionner lorientation du document
(portrait ou paysage). Le deuxime onglet permet de choisir entre une
impression en couleur ou en monochrome. Bien videmment, il ne sagit
171
La bote de dialogue qui souvre (figure 8.8) permet de dfinir trs finement tous les aspects de la conversion au format PDF. Si vous ne possdez
pas la documentation dAcrobat, le risque est grand que vous soyez vite
noy sous des dtails relativement techniques. Pour simplifier les choses, il
faut distinguer deux cas de figure : la conversion PDF pour un affichage du
document sur le Web et la conversion PDF pour une impression.
Dans le premier cas, vous naurez pas besoin dune trs grande qualit car
la rsolution de lcran est bien moins importante que celle dune imprimante.
172
Dans le deuxime cas, vous avez intrt obtenir la meilleure qualit possible.
Vous pouvez, par exemple, augmenter la rsolution en points par pouce. Vous
devez bien entendu dsactiver la case Optimiser pour laffichage rapide des
pages Web. Si vous avez beaucoup dimages dans votre document, nous vous
conseillons dexaminer le menu Images (dans le volet de gauche de la bote de
dialogue) qui offre des options trs pointues en matire de gestion des images.
173
Si vous avez pass du temps trouver les bons rglages pour optimiser la
conversion de votre document Word au format PDF, vous avez la possibilit denregistrer ces paramtres en leur attribuant un nom. Vous pourrez
ainsi les rutiliser ultrieurement car ils seront intgrs dans la liste
Options par dfaut.
Quand vous avez fini de choisir vos paramtres, vous pouvez lancer
limpression et Word, sous le contrle dAcrobat, gnrera un fichier PDF.
Word 2007
La conversion au format PDF est possible dans Word 2007 sous rserve que
vous tlchargiez un complment sur le Web qui est disponible gratuitement. Quand ce composant est install, vous pouvez convertir un fichier
Word au format PDF en cliquant sur le bouton Office et en choisissant la
commande Enregistrer sousPDF ou XPS
174
Vous remarquerez cependant que les options de conversion sont beaucoup moins nombreuses que dans le logiciel Acrobat. Word 2007 ne propose que deux qualits : standard et taille minimale. Le bouton Options
permet, entre autres, de dfinir ltendue de limpression (le nombre de
pages qui seront imprimes).
Pour lancer la conversion au format PDF, cliquez sur le bouton Publier.
Solution compatible PDF
Si vous ne possdez pas Word 2007 ni le logiciel Acrobat et si vous souhaitez nanmoins convertir votre document Word au format PDF, vous allez
175
devoir vous tourner vers une solution compatible PDF. Si vous saisissez les
mots convertir PDF dans un moteur de recherche, vous trouverez de
trs nombreuses rponses votre requte.
Il existe des logiciels commerciaux un prix tout fait raisonnable ainsi
que des produits entirement gratuits. Parmi ces derniers, nous citerons le
logiciel PDFCreator que lon peut tlcharger sur le site www.pdfforge.org.
Le processus de conversion au format PDF avec ces produits est relativement similaire avec ce qui vient dtre vu.
176
177
Conclusion
Lobjectif de ce livre est de vous guider dans la production dun document
long avec Word en vous montrant les pistes essentielles suivre ainsi que
les cueils viter. Nous esprons que cet ouvrage vous donnera les cls
pour crer mthodiquement des documents de qualit. La production dun
long document exige une grande discipline et de multiples comptences ; si
les choses sont devenues plus claires pour vous et si vous avez prsent une
bonne vision de tous les enjeux de la rdaction dun document long avec
Word, cest que nous avons russi dans notre entreprise pdagogique.
Noubliez pas que vous trouverez sur www.dunod.com des ressources
lectroniques qui viendront complter utilement ce livre.
Index
Les entres en caractres gras signalent les chapitres du livre.
Les sous-entres en italique signalent les dfinitions de termes.
Les numros de page en gras signalent des dveloppements denviron une page.
Les numros de page en caractres ordinaires signalent des dveloppements plus courts.
A
accolade, 6
Acrobat
options, 172
programme, 169
affichage
ergonomie, 25
mode plan, 60
AffichageExplorateur
de documents, 59
afficher
plan du document, 61
styles disponibles, 36
aide en ligne, 13
apostrophe, 5
appel de citation, 100
dfinition, 92
solutions possibles, 94
approche, 3
B
barre doutils
ajout dun bouton, 131
ajout dune commande, 77
cration, 24
En-tte et pied de page, 87
Mise en forme, 27, 46
Mode Plan, 61
Rvision, 161
Standard, 29, 131
bases de donnes bibliographiques,
97
BiblioExpress, logiciel gratuit, 107
bibliographie, 91125
dfinition, 91
difficults de rdaction, 93
gestion avec Word 2003, 98
gestion avec Word 2007, 108
gestion manuelle, 99
influence de linformatique, 95
problmes de citation, 99
Biblioscape Express
Voir BiblioExpress
C
cadratin, dfinition, 7
caractres
espacement, 3, 73, 165
182
caractres spciaux,
bote de dialogue, 7
csure, 8
champ
rupture de la liaison, 158
champ dentre
dans une table des matires, 72
de table, crer manuellement, 75
index, 130
choisir
feuille de styles, 19
modle de rfrence
bibliographique, 100
politique dindexation, 144
citation Voir aussi bibliographie,
rfrence
dfinition, 91
citations multiples
sur la mme page, 104
classement des rfrences
choisir, 100
code de champ
basculer, 75, 88, 116
citation, 116
de la table des matires, 75
index, 130
suppression automatique, 132
commandes Word
AffichageExplorateur
de documents, 59
Afficher / masquer, 152
EditionRechercher Ctrl + F, 57
Edition>Atteindre Ctrl B, 58
Marquer tout, 138
commentaire
insertion, 162
concordance
Voir fichier de concordance
contrler
les modifications, 163
sauts de page, 163
convertir
au format HTML, 175
au format PDF, 168
au format XML, 176
correction automatique, 50
options, 23
correction grammaticale,
logiciels, 10
correction orthographique, 9
importance, 10
corriger en mode rvision, 161
coupure de mots, 8
cration dun index, 125158
cration dune table des matires,
6577
crer Voir aussi gnrer
crer un index
avec les commandes Word, 134
dun document unique, 125
dune collection dobjets, 125
liste des tches, 127
module de cration, 127
prparatifs, 131
problme de deux index, 133
crochet, 6
D
dactylographie, didacticiel, 2
dpannage
normal.dot, 13
dplacer une partie de document, 64
deux-points, 5
183
Index
dicte vocale, 3
dictionnaire orthographique, rajout, 9
document
afficher le plan, 61
mise en forme, 3
nommer, 20
pagination, 87
rviser, 161
document lectronique
norme bibliographique, 96
document long
dcisions pralables, 19
dplacement rapide, 57
format lectronique, 167
imprimer, 166
planifier, 1726
relecture, 159
document matre, obsolescent, 19
E
criture des index
inversion des entres, 147
rgles, 145
syntaxe, 147
vocabulaire, 146
EditionAtteindre, 58
EditionRechercher, 57
Endnote
interface avec Word, 106
enregistrer, options, 23
en-tte et pied de page
dfinir, 87
insertion de champs, 87
insertion du numro de page, 88
lier au prcdent, 89
rupture de la liaison, 89
utilit des tabulations, 89
F
feuille de styles
avantages, 27
choisir, 19
dans les documents HTML
et XML, 31
dfinition, 31
feuille de styles, crer
trois solutions, 32
fichier
format propritaire, 177
normal.dot, 12
fichier de concordance
avantages, 141
crer, 139
dfinition, 128
Finalisation du document, 15978
finaliser
index de livre, 153
table des matires, 74
184
G
gnrer
index, 151
table des matires, 66
gestion de projet, 18
gestion des sauvegardes, 21
gestion des styles, 2754
Gestionnaire de source
dans Word 2007, 110
guillemet, 5
H
HTML
conversion au format, 175
nettoyage du code, 175
I
Ibidem, 104
impression
recto verso, 82
reliure, 82
imprimer
document long, 166
en couleur, 167
importance du paramtrage, 80
indentation
dfinition, 127
table des matires, 69
index
afficher, 152
catgories, 125
choix dun format, 151
convertir en fichier
autonome, 158
dfinition, 125
finaliser, 153
gnrer, 151
index des noms, 126
index matire, 126
qualit de la prsentation, 156
regrouper les entres
par thmes, 157
supprimer, 152
vrifier les donnes, 155
index des noms, crer, 138
index des sujets
Voir index / index matire
crer
par indexation page page, 142
par indexation rapide, 140
objectifs, 143
index intgr
dfinition, 130
index matire, dfinition, 140
indexation globale
corriger les dfauts, 142
indexation matire
choisir une politique, 144
liste des tches, 144
mthode globale, 140
nommer les sujets, 145
parties non indexables, 144
slectionner les sujets, 144
185
Index
K
KB Voir Knowledge Base
Knowledge Base, 14
figure, 15
recensement des bugs, 14
L
liste de rfrences
gnrer partir des notes, 105
localisateur
dfinition, 125
viter les suites de chiffres, 157
logiciels bibliographiques, 98
M
macro en langage VBA, 160
majuscules accentues, 7
marque de paragraphe, 2
marques de format, 8
afficher / masquer, 152
mmoire de master,
liste des tches, 17
menu Format, 3
mettre au point Voir finaliser
mise en page
importance des sections, 83
options, 4, 80
mises en forme
diffrentes des styles, 38
disponibles, 38
mode plan, 60
barre doutils, 61
dplacement du texte, 65
modification des titres, 62
paramtrage de laffichage, 63
mode rvision, 161
modle de document, 12
modle de rfrence, 100
modle Normal
dpannage, 41
module de cration dindex
avantages, 128
bote de dialogue, 129
prcautions prendre, 131
principe, 130
N
niveau de titre
modifier, 62
outils, 62
niveau hirarchique
des styles, 56
des titres, 4
nommer
document, 20
les sujets pertinents, 145
un style, 36
versions du document, 20
noms propres, criture, 147
Normal.dot, 37, 41, 44, 51
norme bibliographique
document lectronique, 96
186
normes
bibliographiques, 95
pour les index, 145
notes de bas de page
pour les rfrences
bibliographiques, 101
problmes dimpression, 102
numro de page
Voir aussi localisateur
insertion, 87
numrotation automatique
problmes, 40
O
Open XML, 177
optimiser Voir aussi corriger, rviser
affichage, 25
dmarrage, 23
environnement de travail, 22
options daffichage, 8
options de Word, importance, 8
orpheline, dfinition, 4
orthographe
Voir correction orthographique
P
page
impaire, 83
insertion du numro, 87
paire, 83
pagination, 87
pagination, figer, 166
paragraphe, dfinition de Word, 2
paramtrer
affichage des styles, 37
R
raccourcis clavier, 3
rechercher / remplacer, 11
styles, 49
suppression de code de champ, 132
tabulations, 137
recto verso
exemple, 85
impression, 82
saut de section, 84
rfrence bibliographique
auteurs multiples, 113
catgorie de document, 93
contrle dans Word 2007, 120
dfinition, 91
187
Index
S
saisie au kilomtre, 1
saisir les entres dindex, 149
bote de dialogue, 149
options, 150
sauts de page, contrle, 163
sauvegardes
frquence, 21
gestion, 21
section
dfinition, 83
types de saut, 84
sections, dcoupage en, 3
signet
dans les index, 151
insertion, 58
188
T
table des illustrations, 77
table des matires, 6577
aperu, 68
bote de dialogue, 68
finaliser, 74
gnrer, 66
mise en forme manuelle, 72
plusieurs, 77
sans numro de page, 68
table des rfrences, 77
tableau, 12
tabulation, 4
insertion dans un en-tte, 90
terme dentre, dfinition, 125
terme prfrentiel, 146, 153, 154, 155
tiret, 5
titre
modification du niveau, 62
style prdfini, 55, 62, 65, 70
trait dunion, 5, 8
traitement de texte
notions gnrales, 117
typographie
rgles, 5, 7
V
VBA, 160
vedette Voir terme dentre
veuve, dfinition, 4
virgule, 5
visualiser Voir afficher
volet Styles et mise en forme, 29
W
Word
bugs, 14
Word 2007
assistance bibliographique, 91, 108
espace rserv, 117
format XML, 176
Gestionnaire de source, 110
styles, 51
WordPad, logiciel, 72, 158
X
XML
conversion au format, 177
dfinition, 176
objectifs, 177
D. MANIEZ
Dominique Maniez
Word
Word 2000
Word 2002
Word 2003
Word 2007
Version dOffice
Office 2000
Office XP
Office 2003
Office 2007
WORD
Cet ouvrage couvre toutes les versions de Word 2000 Word 2007 :
a crit et traduit
une cinquantaine douvrages
dont la plupart traitent
des technologies Microsoft.
Dveloppeur, journaliste
et universitaire, il prne une
conception de linformatique
proche de lutilisateur,
bannit le jargon technique
et milite pour que la chose
informatique ne soit pas
la proprit exclusive
des informaticiens.
AVEC
DOMINIQUE MANIEZ
DOCUMENTS LONGS