QMS-AUD-01

QMS-AUD-01 Audits internes

1

Domaine et application

1.1

Objectif
Assurer la conformit du systme de gestion de la qualit (SGQ) par des audits internes.

1.2

Domaine dapplication
Tous les aspects du SGQ et de la documentation qui contrlent les activits du Programme de formation au
certificat de pilotage maritime dans les Grands Lacs, dvaluation et de certification de lAdministration de
pilotage des Grands Lacs (lAdministration).

1.3

Fondement statutaire
Article 18 de la Loi sur le pilotage.

1.4

Responsabilits
(1)

Le coordonnateur des audits internes est responsable envers le directeur gnral de la gestion de
lactivit daudit interne, de la formation des auditeurs internes, de la dlivrance des demandes de
mesure corrective de laudit interne, de lanalyse des rsultats des audits et de la prsentation de
recommandations sur les possibilits damlioration.

(2)

Lauditeur principal est responsable envers le coordonnateur des audits internes de la planification,
de lexcution et de la soumission des rapports daudit spcifiques, de la dlivrance et du suivi des
demandes de mesure corrective et de la rpartition du travail entre les membres de lquipe.

(3)

Le directeur gnral est charg :

(4)

1.5

1.6

a)

dassurer la disponibilit des ressources ncessaires lexcution des audits internes;

b)

dassurer quil y ait assez dauditeurs pour excuter les audits prescrits du systme de
gestion de la qualit;

c)

dassurer que lactivit daudit interne soit vrifie par un personnel comptent des
frquences adquates mais pas moins dune fois tous les cinq ans.

Le directeur de lexploitation est charg :

a)

dassurer la conformit du personnel au SGQ;

b)

de faciliter lexcution des audits internes et externes;

c)

de faciliter lexcution dans les dlais prescrits des demandes de mesure corrective
dlivres par les auditeurs internes et externes;

d)

daccorder aux membres auditeurs du personnel le temps de prparer et dexcuter les

audits auxquels ils sont assigns.

Dfinitions
(1)

Auditeur principal Personne responsable dexcuter les audits spcifiques internes. Elle devra
avoir russi un cours dauditeur principal et tre exprimente dans la conduite daudits.

(2)

Auditeur Un membre de lquipe daudit interne. Il devra avoir russi un cours dauditeur
approuv par le coordonnateur des audits internes.

Rfrences
(1)

Annexe A, Demande de mesure corrective.

(2)

Annexe B, Procs-verbal.

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1.7

(3)

Annexe C, Liste de contrle.

(4)

Annexe D, Registre des mesures correctives.

Rvisions
Espace rserv aux rvisions venir.

Procdure

2.1

Audits
(1)

Le directeur gnral est charg dassurer quil y ait assez dauditeurs pour excuter les audits
prescrits.

(2)

Le coordonnateur des audits internes est charg de la formation des auditeurs.

(3)

Le coordonnateur des audits internes planifie les audits du SGQ pour le prochain exercice
financier. La frquence des audits dune procdure est dtermine selon son importance dans le
SGQ. La frquence de ces audits doit tre dau moins une fois tous les cinq ans.

(4)

Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut tre chang tout moment. Les
raisons dun tel changement peuvent comprendre, entre autres, ce qui suit :
a)

rorganisation du service;

b)

changements de rsultats, de services ou de procdures;

c)

modifications de la lgislation;

d)

rsultats des audits internes;

e)

commentaires et plaintes;

f)

autres engagements nationaux ou internationaux.

(5)

Le coordonnateur des audits internes informe le directeur de lexploitation du calendrier et ladapte

au besoin lorsque les dates entrent en conflit avec les activits prvues. Tout autre changement
ultrieur ne peut tre approuv quen cas de force majeure.

(6)

Les audits sont effectus par un auditeur principal nomm par le coordonnateur des audits internes.

(7)

Sur rception du calendrier, lauditeur principal sassure de la disponibilit des membres de

lquipe dauditeurs et de leur comptence effectuer laudit objectivement.

(8)

Deux semaines auparavant, lauditeur principal et le directeur de lexploitation conviennent

mutuellement de la date de laudit. Afin de faciliter laudit interne, le directeur de lexploitation est
charg de fournir diligemment toutes les informations exiges et les ressources ncessaires et de
prendre les arrangements pour faciliter la tenue de laudit.

(9)

Lauditeur principal organise la prparation par lquipe dauditeurs des listes de contrle en
utilisant le formulaire Liste de contrle (annexe C). Les listes de contrle sont prpares
spcifiquement pour un audit et doivent tre values conformment au SGQ, y compris les
politiques, les procdures et les instructions de travail. La base de prparation de cette liste
pourrait tre les manuels ou autres documents, les listes de contrle antrieures, les rsultats
daudits prcdents et les problmes ou plaintes connus sur les processus ou la qualit de service.

(10)

Lauditeur principal planifie la mthode dexcution de laudit et attribue aux auditeurs dsigns
des responsabilits spcifiques. Il leur fournit aussi tous les documents applicables.

(11)

Laudit dbute par une runion douverture, sous la prsidence de lauditeur principal, avec les
auditeurs, le directeur de lexploitation (ou son dlgu en cas dabsence) et autres membres de
son personnel quil pourrait inviter. Lauditeur principal remplit la premire partie du formulaire
Procs-verbal (annexe B).

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(12)

Lauditeur principal prsente les membres de son quipe et explique, avec les dtails applicables,
les points suivants :
a)

lobjectif, le domaine dapplication et la dure de laudit;

b)

lattribution des responsabilits;

c)

les mthodes dchantillonnage ou autres techniques;

d)

le systme de classification des cas de non-conformit;

e)

les exemples de listes de contrle et leur raison dtre;

f)

le systme de rapport et de suivi;

g)

la date et lheure de la runion de clture.

(13)

Les auditeurs excutent laudit selon les principes fondamentaux dun audit de qualit.

(14)

Lauditeur principal examine, avec son quipe, les rsultats de laudit et approuve la dlivrance
des Demandes de mesure corrective (DMC) (annexe A). Tous les cas de non-conformit qui ont
t nots doivent donner lieu la dlivrance dune demande de mesure corrective.

(15)

Lauditeur principal prside la runion de clture o sont rassembls, autant que possible, les
mmes participants qu la runion douverture. Il remplit le procs-verbal, qui sera class dans le
dossier de laudit.

(16)

Chaque auditeur prsente ses observations et preuves, y compris les chantillons.

(17)

Dans le cas dune demande de mesure corrective, lauditeur principal prsente une description du
cas de non-conformit et la date dchance laquelle tout doit tre corrig. Tout commentaire ou
dcision est not dans le procs-verbal.

(18)

Dans les cinq jours qui suivent laudit, lauditeur principal soumet, par crit, au coordonnateur des
audits internes, avec copie au directeur de lexploitation, un rapport ainsi que les demandes de
mesure corrective. Le coordonnateur des audits internes les insre au dossier titre de documents
de laudit.

(19)

Le coordonnateur des audits internes tient un registre qui dmontre ltat de toutes les mesures
correctives (annexe D). Lauditeur principal utilise ce registre pour effectuer un suivi des
demandes en retard et pour fournir des renseignements statistiques au coordonnateur des audits
internes.

(20)

Le directeur de lexploitation prend des mesures pour rsoudre les demandes de mesure corrective
dans les dlais prescrits.

(21)

Si le directeur de lexploitation constate quun problme ne peut tre rsolu dans les dlais
prescrits, il peut transmettre lauditeur principal ses remarques et une demande de prolongation.
En cas de diffrend entre le directeur de lexploitation et lauditeur principal, il appartient au
coordonnateur des audits internes de le rsoudre.

(22)

La mesure corrective entreprise par le service est consigne et la demande de mesure corrective,
dment remplie, est retransmise lauditeur principal.

(23)

Lauditeur principal dtermine le type et limportance du suivi ncessaire pour valuer si la

solution est en place et efficace. Lauditeur principal et le directeur de lexploitation conviennent
de la date du suivi, lequel sera, autant que possible, effectu par lauditeur initial.

(24)

Lauditeur excute laudit de suivi et, en cas dautres situations de non-conformit, met une
nouvelle demande de mesure corrective, en suivant la mme procdure que pour la demande
prcdente.

(25)

Quand les rsultats de laudit et du suivi sont satisfaisants, lauditeur et lauditeur principal signent
les demandes de mesure corrective et transmettent une copie du dossier au directeur de
lexploitation et au coordonnateur des audits internes.

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2.2

2.3

Audit du systme
(1)

Le coordonnateur des audits internes planifie les audits internes pour le prochain exercice financier
afin dvaluer ltat et lintgrit du SGQ. La frquence des audits dune procdure est dtermine
par son importance pour le SGQ. Un audit complet du systme sera effectu tous les cinq ans.

(2)

Le calendrier des audits est un document dynamique qui peut tre chang tout moment. Les
raisons dun tel changement peuvent comprendre, entre autres, les raisons suivantes :
a)

rorganisation du service;

b)

changements de rsultats, de services ou de procdures;

c)

modifications la lgislation;

d)

rsultats des audits internes;

e)

commentaires et plaintes;

f)

autres engagements nationaux ou internationaux.

Runion de la direction
(1)

intervalles prescrits, le directeur gnral fournit au coordonnateur des audits internes un rapport
sur ltat de lactivit daudit interne.

(2)

Le coordonnateur des audits internes analyse les donnes des audits internes et prsente les
rsultats et ses recommandations damlioration la prochaine runion de la direction.

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ANNEXE A

DEMANDE DE MESURE CORRECTIVE AUDIT INTERNE

Activit ________________________________________

Auditeur _________________________________

Registre n __________________

Procdure rf. _____________

Rvision n ________

Description du problme

Signature ___________________________________ (Auditeur)

Date dchance __________________

Mesure corrective

Mesure prventive

Signature ___________________________________ (Directeur)

Date de mise en uvre ________________

Vrification de la mesure corrective mise en uvre

Signature ___________________________________ (Auditeur)

Date ___________________

Vrification de la mesure prventive mise en uvre

Signature ___________________________________ (Auditeur)

Date ___________________

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ANNEXE B

PROCS-VERBAL AUDIT INTERNE

Service

Procdure(s)

RUNION DOUVERTURE
Date

Heure : de

Participants - Service

Endroit
Auditeurs

Commentaires

RUNION FINALE
Date

Heure : de

Participants - Service

No.

Endroit
Auditeurs

Sujet

Prpar par

Responsable

Date
dchance

Date

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ANNEXE C

LISTE DE CONTRLE AUDIT INTERNE

Titre du document

Rf

Page

Auditeurs

Rvision

Date

No.

Question

Rponse

de

S/N

Rfrence des DMC

Signature

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LISTE DE CONTRLE (SUITE)

Rf no

Titre du document

No.

Question

Rponse

Page

de

S/N

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ANNEXE D

REGISTRE DES MESURES CORRECTIVES AUDIT INTERNE

No

Date

Rf.

Cas de non-conformit

Date dchance

Termin

Suivi